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Sammelrechnungen

Zuletzt aktualisiert am 20. Januar 2023

Die Sammelrechnungen eignen sich gut, wenn aus Ihren Kundenbestellungen mehrere Lieferungen hervorgingen und diese nun zu einem mit dem Kunden festgelegten Zeitpunkt gesammelt abgerechnet werden müssen.

Tutorial-Video

In diesem Video erhalten Sie einen Einblick, welche Voreinstellungen in VARIO 8 getroffen werden müssen und welche beiden Möglichkeiten es gibt, eine Sammelrechnung zu erzeugen.

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Voreinstellungen

In der Adressverwaltung im Menüpunkt 1.1.1. öffnen Sie die Adresse, die zyklisch Sammelrechnungen erhalten soll. Setzen Sie bei “Sammelrechnungen” einen Haken und bei “Sammeldruck” wählen Sie den Zyklus aus, in welchem für den Kunden eine Rechnung geschrieben werden soll.

Adressverwaltung Reiter Stammdaten

Diese Einstellung ist ein Selektionskriterium für die Stapelverarbeitung. Weitere Informationen zur Stapelverarbeitung erhalten Sie hier: https://help.vario-software.de/vario-8-handbuch/verkauf/stapelverarbeitungen

Im Reiter “Ansehenfinden Sie unter “Verkaufsbelege” eine Übersicht von den bereits erstellten Lieferscheinen zu der Adresse.

Adressverwaltung Reiter Ansehen Verkaufsbelege
Ausgangsbelege Lieferscheine

Sammelrechnungen aus der Adresse heraus erzeugen

Im Reiter “Sonderfunktionen” klicken Sie auf “Sammelbelege erzeugen” und wählen “Rechnung aus Lieferscheinen” aus.

Adressverwaltung Reiter Sonderfunktionen Sammelbelege erzeugen

Im folgenden Fenster können Sie jetzt die Lieferscheine in eine Sammelrechnung überführen.

Sammelrechnung ausführen

Im Hintergrund erzeugt VARIO den neuen Beleg und öffnet diesen automatisch. In der Beleghistorie sehen Sie den jeweiligen Folgebeleg mit der gleichen Rechnungsnummer zu unterschiedlichen Lieferscheinen.

Belegverwaltung Beleghistorie
Wichtiger Hinweis:

Bedenken Sie, dass die Zahlungsart im Lieferschein im Reiter “Belegfuß” identisch zu der, in den Adressstammdaten sein muss, um ihn in den Folgebeleg zu überführen, sonst erhalten Sie folgende Warnung:

Sammelbeleg Warnung

Sammelrechnungen aus der Stapel-Belegbearbeitung erzeugen

Im Menüpunkt 2.7.9. gelangen Sie zur Stapel-Belegbearbeitung. Dort wählen Sie die entsprechende Belegart aus. Wenn Sie nur Kunden abrechnen wollen, die Sammelrechnungen erhalten, klicken Sie auf “Weitere” und wählen im Bereich Sammelrechnung “Nur Kunden mit Sammelrechnung aus”. Der “Abrechnungszyklus” wird darunter eingestellt.

Stapel-Belegbearbeitung Sammelrechnung

Setzen Sie einen Haken bei “Übernehmen” und “Buchen” und bestimmen Sie den Folgebeleg wonach der Beleg übernommen werden soll.

Stapel-Belegbearbeitung Übernahme

Nach einem Klick auf “Ermitteln” werden Ihnen alle Lieferungen zu Ihrer Selektion zusammengefasst angezeigt.

Stapel-Belegbearbeitung Ermitteln

Mit Klick auf “Ok” wird die Sammelrechnung durchgeführt.

Stapel-Belegbearbeitung durchführen

Sie können das Protokoll der Stapel-Belegbearbeitung einsehen, oder dieses als Datei abspeichern.

Stapel-Belegbearbeitung Protokolleinsicht

Sie haben die Möglichkeit, sich die neu erzeugte Sammelrechnung in der Belegverwaltung, mit einem Klick auf “Vorschau” aufzurufen.

Sammelrechnung

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