Kassennachschau und Kassenprüfung

Zuletzt aktualisiert am 13. Juni 2023

Da eine Kassensoftware von Finanzämtern nicht testiert oder zertifiziert wird, möchten wir nachfolgend darlegen, wie das VARIO Kassensystem ab der Version 2.6 in Verbindung mit dem Warenwirtschaftssystem ab Version 7.6 den Ansprüchen des BMF genügt.

Kassensturz

Diesen machen wir mit dem X-BON. Dazu gehört dann, dass der Kassierer beim Eröffnen und Abrechnen der Kasse eine Zählung des Kassenbargeldbestandes durchführt.

(Für die Prüfer zwingend erforderlich!)

Gewährleistung der maschinellen Auswertbarkeit

Die Daten der Warenwirtschaft und der Kasse können aus der Warenwirtschaft über den GDPdU-Export für einen zu prüfenden Zeitraum bereitgestellt werden. In Zusammenarbeit mit dem Finanzamt Neuwied wurde diese Übergabe (incl. der maschinenlesbaren Datenbeschreibung) anhand von Musterdaten im Februar 2016 geprüft. Die Daten konnten in das System des Finanzamts eingelesen und ausgewertet werden (IDEA-Software).

Verfahrendsdokumentation

„Im Rahmen der Facharbeit beim DFKA sind zum einen ein Muster für die Dokumentation der Aufstellung und Einrichtung eines Kassensystems aus Sicht des Kassenaufstellers/-herstellers, sowie ein Muster zur Dokumentation der ordnungsmäßigen Kassenführung aus Sicht des kassenführenden Unternehmers, erstellt worden.“

Dazu kann man unsere Kassenfibel als Vorlage verwenden und/oder die Muster-VD der DFKA (Deutscher Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik im bargeld- und bargeldlosen Zahlungsverkehr e.V.):

• Kassenfibel: https://help.vario-software.de/vario-8-handbuch/kasse/kassiervorgaenge/ (Die Verfahrensdokumentation ist nicht = Kassenfibel! Dort muss beschrieben werden, wie die Kasse, speziell auf das Unternehmen bezogen, die Vorgänge für ihre Zwecke nutzt.)
• Muster-VD: https://dfka.net/wp-content/uploads/2019/04/VD-Kassenf%C3%BChrung_Stand_April-2019.pdf
• Bezüglich der Installation und Einrichtung eines Kassensystems steht folgende Anleitung zur Verfügung: https://help.vario-software.de/vario-8-handbuch/kasse/neue-kasse-einrichten/

Weitere wichtige Dokumente bzgl. Kassennachschau/-prüfung

Bitte beachten Sie die “Anlage „Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)“ zur Verfahrensdokumentation” (Version 1.0) der Deutsche Fiskal GmbH. Diese Anlage liefert wichtige Beschreibungen zur Nutzung (Betriebsszenarien), Konfiguration und zu Sicherheitsaspekten von Fiskal Cloud in Zusammenhang mit zertifizierter Cloud-TSE “D-Trust TSE-Web” (SMAERS / Crypto Service Provider CSP / TSE Web-Service).

Bitte beachten Sie auch die “Checkliste Umgebungsschutz“, mit der Sie die von Ihnen getroffenen Maßnahmen zum sicheren Betrieb der SMAERS-Komponente für die Nutzung eines EAS (elektronischen Aufzeichnungssystems) kontrollieren und dokumentieren können. Nur ein ausreichender Umgebungsschutz gewährleistet eine Nutzung der TSE in zertifizierter Art und Weise.

Technischer Prozess des digitalen Datenverkehrs

Arbeitsweise von VARIO und VARIO 8 KASSE über die Replikationsprogramme V8Repl.exe und K8Repl.exe.

Programmier- und Stammdatenänderungen

Damit sind die Anpassungen der Parameter (Programmieränderungen) und z.B.: Preisanpassungen eines Artikels (Stammdatenänderungen) gemeint. Um den Anforderungen der Protokollierung von Datenänderungen zu genügen, empfehlen wir auf Seite der Warenwirtschaft die Übergabedateien der Kassenreplikation (V8Repl) zu sichern und aufzubewahren. Dies kann je nach Anzahl der Artikel, Änderungen und Replikationen auf die vorgeschriebene Dauer von 10 Jahren eine große Datenmenge sein, sorgen Sie daher durch geeignete Maßnahmen (externe Backupsoftware, großes Speichermedium) für die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht. Den Speicherort für die Dateien finden Sie in der Warenwirtschaft unter 1.9.1 Parameter verwalten – Kassen – Kasse-Datenaustausch – Pfadeinstellungen.

Protokolle nachträglicher Programmieränderungen

Über Änderungen an der Software wird mit den News-Dokumenten zu den Updates informiert.
• VARIO News – Unter dem Menüpunkt „?“ rechts neben 9. Extras in ihrer Vario zu finden.
• KASSE News – Wird beim Update als PDF-Datei beigefügt („Release Notes VARIO Kasse.pdf“).

Archivierung / Datensicherung

Die Kasse bietet die Möglichkeit, eine Datensicherung manuell bzw. nach Aufforderung vor Beenden der Kassensoftware durchzuführen. Auch ist es möglich, eine periodische Sicherung einzurichten. Die Einrichtung und Durchführung der Datensicherung liegt in der Verantwortung des Benutzers.

Durch die Replikation der Kassenbewegungsdaten (Abrechnungen, Quittungen, Einlagen und Ausgaben) an die Warenwirtschaft liegen auch dort die Daten zur Einsicht vor und werden mit der Datensicherung der Warenwirtschaft auch mitgesichert.

Der Gesetzgeber besagt das auch die Bestandsänderungen Programmier- und Stammdatenänderungen zu archivieren und 10 Jahre lang aufzubewahren sind.

Altsysteme müssen vom Prüfer gesichtet werden können! Sprich beim Umstieg von KASSE7 auf KASSE8 sollte man die Installation der KASSE7 nicht löschen!

All das obliegt in der Verantwortung des Benutzers.

Absicherung gegen Verfälschung der Datenbestände

Es ist dem Kassenbenutzer in der Kasse durch programmseitige Funktionen nicht möglich, Bewegungsdaten nachträglich zu ändern. Sämtliche „Korrekturen“ (z.B. Sofortstornos, Storno einer Ausgabe) müssen als Gegenbuchungen erfasst werden und werden damit wie normale Buchungen protokolliert. Es können auch keine Buchungen nachträglich unsichtbar gemacht werden. Der einzige Zugriff auf die Datenbank „direkt“ ist über den Hotline-SQL-Editor auf den lediglich unser Support in dringlichen Fällen Zugriff bekommt.

Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle

Alle Buchungsvorgänge werden in der Kassen-Datenbank mit aufsteigender ID gespeichert. In zeitlicher Reihenfolge und sachlicher Ordnung. Unterdatenmengen (z.B. Positionen einer Quittung) enthalten relationale Beziehungen zu übergeordneten Daten (z.B. Quittungsposition.KopfID verweist auf Quittungskopf.ID). Die Daten sind je nach Herkunft in unterschiedlichen Tabellen abgelegt (Quittungen, Ausgaben und Einlagen) und den Abrechnungen zugeordnet.

Belegwesen

Zu jedem Kassier- sowie Einlagen- und Ausgabenvorgang werden im Standard Belege gedruckt, die in Verbindung mit der Datenbank alle notwendigen Informationen zu Identifizierbarkeit, Zeitpunkt, Umfang, Betrag, Mehrwertsteuer (und sofern vom Kunden gepflegt auch FiBu-Konten) enthalten. Angaben, die nicht mit dem Kundenbeleg mitgedruckt werden, können über separate Protokolle oder Einsicht in die Datenbank nachgeschaut werden.

Internes Kontrollsystem (IKS)

Der Administrator kann verschiedene Rechte vergeben, um unterschiedlichen Bedienern unterschiedliche Vorgänge zu erlauben sowie die möglichen Funktionen an der Kasse zu bestimmen.

Eingaben werden soweit möglich und sinnvoll auf Plausibilität geprüft und der Benutzer bei Unstimmigkeiten darauf hingewiesen.