Serviceaufträge

Zuletzt aktualisiert am 27. Oktober 2023

Serviceaufträge bzw. Vor-Ort-Services können über den Menüpunkt 3.2. “Serviceaufträge” erstellt bzw. verwaltet werden.

Zu einem Serviceauftrag kann ein dem Auftrag zugehöriges Asset existieren. Ist das Asset einem Kunden zugeordnet, werden beim Laden des Assets in den Werkstattauftrag neben den Assetdaten auch automatisch die Kundendaten übernommen. Existiert kein Asset, können Sie entsprechende Kundendaten über die Adressnummer suchen und in den Serviceauftrag laden.

Existiert zu einem Asset bereits ein Serviceauftrag, so öffnet sich folgender Hinweis:

Bei Klick auf “Ja” gelangen Sie direkt zum angezeigten Serviceauftrag, bei Klick auf “Nein” können Sie mit der Eingabe für einen neuen Serviceauftrag zu dem Asset fortfahren.

Bei Anlegen eines neuen Serviceauftrags, wird die Auftragsnummer (unter Auftragsdaten) vom System automatisch fortlaufend vergeben.

Reiter Stammdaten

In diesem Reiter finden Sie die verschiedenen Stammdaten für die Erstellung des Vor-Ort-Service:
Adress- und Assetdaten, sowie Auftragsdaten als Basisdaten des Auftrags.

Reiter Kundendaten, Rechnungsdaten, Händlerdaten

Hier müssen die Adressdaten für den Kunden bzw. Händler eingegeben werden. Wenn man anhand der Adressnummer einen Kunden bzw. Händler auswählt, werden die restlichen Adressdaten automatisch vervollständigt. Diese können auch manuell angepasst oder eingegeben werden.

Mit Aktivierung der Checkbox “Abw. Rechnungsdaten” kann ein zusätzlicher Reiter innerhalb des Stammdaten-Reiters zugeschaltet werden, um von den Kundendaten abweichende Rechnungsdaten einzutragen.

Reiter Störmelder

Über diesen Reiter ist es möglich, Telefonnummer und/oder Email-Adresse für einen, dem Auftrag zugeordneten, vorhandenen Störmelder anzugeben.

Reiter Assetdaten

Hier können die Assetdaten für den Serviceauftrag eingetragen werden. Die Assetdaten selbst können unter 3.5. “Assets verwalten” verändert oder neuangelegt werden. Durch Suchauswahl der Nr./Seriennr. werden die restlichen verfügbaren Angaben für das Asset automatisch geladen.

Reiter Zeiten

In diesem Reiter können Datum und Uhrzeit für verschiedene Service-Ereignisse im Rahmen des Serviceauftrags eingetragen werden (Service Level Agreements).

• Eröffnet: Termin, zu welchem die Service-Anfrage eröffnet bzw. der Serviceauftrag angelegt wurde.
• SLA Reaktion: Termin, zu welchem der Service auf die Anfrage reagiert hat.
• SLA Vor-Ort: Termin, zu welchem eine Servicekraft vor Ort eingetroffen ist.
• SLA Reparatur: Termin, zu welchem die Reparatur entsprechend der SLAs durchgeführt wurde.

Reiter Projekt

Falls der Serviceauftrag einem Projekt zugeordnet ist, kann über eine Suchauswahl anhand der Projektnummer das passende Projekt (inklusive der Eckdaten Projektname, Zeitraum “von/bis” und Beschreibung) ausgewählt werden. Die Projekte selbst können unter Menüpunkt 6.2.1. verwaltet werden.

Sektion Information bei Reparaturende

Mithilfe der drei Checkboxen kann hier ausgewählt werden, wie der Kunde über das Reparaturende für das Asset informiert werden soll (E-Mail, telefonisch, SMS).

Sektion Bemerkung

Hier ist Platz für eigene Bemerkungen zum Serviceauftrag.

Sektion “angelegt bzw. geändert am / von”

Innerhalb dieser Felder wird nachgehalten, welcher VARIO-Benutzer den konkreten Serviceauftrag angelegt bzw. zuletzt geändert hat.

Sektion Auftragsdaten

Auf der rechten Seite der Maske zu 3.2. “Vor-Ort-Service” finden Sie die Auftragsdaten mit Informationen über Status, verantwortliche Personen und Aufwand. Unterhalb befindet sich die Sektion “Einsätze”, über die einzelne Einsatzaktionen verbucht werden können, was sich wiederum auf den Auftragsstatus und die Funktionen im rechten Teil der Maske auswirken kann.

Auftrags-/Materialstatus

Innerhalb der Auftragsdaten werden die verschiedenen aktiven Status für den aktuellen Serviceauftrag als farbige Anzeigefelder dargestellt. Von diesen Zuständen hängt u.a. ab, welche Funktionsbuttons für den Serviceauftrag rechts in der Maske verfügbar sind. Die Status für Auftragsstatus und Materialstatus können in der VARIO unter 1.8.2.2. “Vor-Ort-Servicestatus verwalten” angepasst werden (Beschreibungstext und Hintergrundfarbe).

Auftragsnr.

Die Auftragsnummer wird als laufende Nummer automatisch vom System vergeben und kann hier nicht verändert werden.

Auftragsart

Hier kann die Auftragsart für den Serviceauftrag ausgewählt werden. Die verschiedenen Auftragsarten mit bspw. zugeordneter Zahlungsart und Positionen können unter 1.8.4. “Service-Auftragsarten verwalten” aufgerufen und editiert werden, sodass sie anschließend im Dropdown-Menü verfügbar sind.

Servicemeister

Hier kann der Servicetechniker ausgewählt werden. Die verschiedenen Techniker können unter 1.8.1.1. “Techniker verwalten” aufgerufen und editiert werden.
Anmerkung: Eine manuelle Eingabe eines Technikernamens ist innerhalb dieses Felds nicht möglich. Hierzu muss 1.8.1.1. aufgerufen werden.

Kundenberater

Auswahl des zugeteilten Kundenberaters bzw. VARIO-Benutzers per Suchauswahl.

Abrechnung

Hier kann ausgewählt werden, auf welche Art der Serviceauftrag abgerechnet werden soll (Kunde, interner Auftrag, Reklamation, Gewährleistung).

• “Kunde”: Der Kunde zahlt die Rechnung im Rahmen eines Kundenauftrags.
• “Interner Auftrag”: Ein interner Auftrag am eigenen Asset.
• “Reklamation” und “Gewährleistung”: Der Serviceauftrag erfolgt aufgrund einer Reklamation oder aufgrund genutzten Gewährleistungsrechts.

Reparaturtermin

Genaue Angabe des geplanten Reparaturtermins. Mithilfe der Checkbox kann der Reparaturtermin freigegeben werden.

Aufwandsschätzung

Hier kann eine Aufwandsschätzung eingetragen werden. Als Grundlage für die Berechnung wird hier ein achtstündiger Arbeitstag genutzt (nutzen Sie die Kürzel “d” für Tage, “h” für Stunden und “m” für Minuten).
Gibt man beispielsweise im linken Feld “1d” für einen Tag Aufwand ein, so wird dies zu 1 * 8 * 60 min = 480 Minuten verrechnet.
Die Länge des Arbeitstags, sowie der Arbeitstags-Zeitraum eines Technikers können in der Parameterverwaltung unter “Vor-Ort-Service” angepasst werden.

DMS-ID/Barcode

Möglichkeit, passend zum Serviceauftrag eine DMS-ID (Dokumentenmanagement-System-ID) bzw. einen Barcode einzutragen, um so eine Verknüpfung in eine digitale Dokumentenverwaltung herzustellen.

Bu.Matrix

Jede Position des Serviceauftrags im Reiter “Positionen” wird auf eine bestimmte Art abgerechnet (gemäß Auftrag, Kunde, interner Auftrag, Reklamation, Gewährleistung). Dies kann im Reiter “Positionen” für jede Zeile eingestellt werden.

Für jede der Abrechnungsarten kann in den Auftragsdaten eine Buchungsmatrix gewählt werden. Die Checkbox “LS” (LS für Lieferschein) kann genutzt werden, um die aktuelle Buchungsmatrix über einen Lieferschein für die Position zu bebuchen, und nicht per Rechnung.

Die Verwaltung der Buchungsmatrizen erfolgt über Menüpunkt 1.8.7. (“Buchungsmatrix verwalten“).

Textbausteine

Mithilfe der Sektion Textbausteine können vorgespeicherte oder manuell erstellte Kopf- und Fußtexte für den Serviceauftrag bzw. das zugehörige Druck-Dokument hinzugefügt werden.

Aufwandsbeschreibung

In diesem Feld kann ein Text für die Aufwandsbeschreibung eingetragen werden.
Weiter können hier, zusätzlich zum Feld “Bemerkung” andere wichtige Eckdaten für den Serviceauftrag in Textform festgehalten werden.

Auftragsübersicht

Die verschiedenen Übersichtswerte werden vom System passend zum Auftrag bzw. passend zu den Positionen ermittelt.

Einsätze

Einsätze von Technikern für den Serviceauftrag können innerhalb dieser Sektion bearbeitet werden. Hierzu lässt sich der einzelne Einsatz durch Klick auf das “+” ausklappen und es lassen sich per Rechtsklick im Kontextmenü Zeitpunkte für einzelne Aktionen wie den Servicetermin selbst, die Annahme des Termins, den Reisebeginn, die Ankunft des Technikers vor Ort und für die Erledigung des Termins eintragen. Diese Aktionen bewirken Statusänderungen, welche in den Statusfeldern innerhalb der Auftragsdaten-Sektion abgebildet werden.

Einsätze lassen sich für einen Techniker annehmen und ablehnen, zugehöriges Material lässt sich aus dem Kofferraum einbuchen (dem Techniker zugeordnetes Gutteile-Lager unter 1.8.1.1.), Einsätze können als erledigt markiert werden und es lassen sich neue Einsätze anlegen. Die Einsätze sind ausschlaggebend u.a. für Status und Funktionen des Auftrags.

Einsätze (und Serviceaufträge) können außerdem noch über die Technikerplanung unter 3.3. angelegt werden. Entweder kann dort über den Ribbon-Button “Neu Auftrag” ein neuer Serviceauftrag angelegt werden oder es kann per Rechtsklick auf eine Terminspalte des jeweiligen Technikers ein Kontextmenü aufgerufen werden, in welchem für den aktuellen Tag ein neuer Vor-Ort-Service geplant werden kann.

Es öffnet sich 3.2. zur Erstellung eines Serviceauftrags – hier müssen mindestens Aufwand und Adresse gewählt werden. Wenn der Auftrag gespeichert wird, öffnet sich das Fenster “Termin-Assistent”.

Im Termin-Assistent werden nochmal die Eckdaten für den Technikertermin aufgeführt. Wenn es zu Terminkollisionen kommen sollte, wird dies unterhalb des Felds “Techniker” angezeigt und kann dann entweder über Beginn/Dauer des Termins oder über die Wahl eines anderen Technikers behoben werden. Nach Klick auf “OK” wird der Termin für den entsprechenden Techniker in seinen Kalender eingetragen. Für weitere Informationen hierzu, lesen Sie bitte den Hilfebeitrag zu “Technikerplanung”.

Sektion Funktionen

Je nachdem, in welchem Zustand sich der Serviceauftrag befindet, können im Abschnitt “Funktionen” unterschiedliche Buttons verfügbar sein.

Reparatur abgeschlossen

Versetzt den Serviceauftrag in einen abgeschlossenen Zustand.

Reparaturende (SLA) setzen

Zeitpunkt für Reparaturende setzen, um diesen mit SLA abzugleichen

Rechnung

Mit diesem Button kann die Rechnung zum Serviceauftrag erstellt werden.
Um eine Rechnung für einen Serviceauftrag zu generieren, muss es für den gewählten Lagerkreis ein Lager geben, für das die Checkbox “Vor-Ort-Service Transitlager” unter 1.5.2. “Lager verwalten” aktiviert ist. Alternativ zur Rechnung lässt sich durch Anhaken der Checkbox “LS” für die Buchungsmatrizen hier ein Lieferschein erstellen.

Telefonisch erledigt

Wird der Serviceauftrag telefonisch abgesagt, lässt sich dies mit dem Button “Telefonisch erledigt” in VARIO abbilden. Der Nutzer kann hierzu eine textuelle Bemerkung abspeichern.

Unterbrechen

Mithilfe dieses Buttons lässt sich der Serviceauftrag unterbrechen und in den Status “Auftrag unterbrochen” versetzen.

Auftrag abbrechen

Mithilfe dieses Buttons lässt sich der Serviceauftrag gänzlich abbrechen. Der Nutzer kann hierzu eine textuelle Bemerkung abspeichern.

Lagerkreis ändern

Hier kann der Lagerkreis für den Auftrag in einem separaten Fenster geändert werden.

Fremdreparatur-Lieferschein erstellen

Wenn im Reiter “Positionen” eine der Positionen angehakt ist für “Asset wird fremd repariert” kann mit dieser Funktion ein Lieferschein erstellt werden.

Druckvorschau

Mit diesem Button lässt sich eine Druckvorschau für den zu erstellenden Serviceauftrag anzeigen.

Gebuchte Zeiten zu Auftrag

Mit diesem Button lassen sich die für diesen Auftrag gebuchten Zeiten (z.B. Dienstleistungen) in einem eigenen Tabellenfenster anzeigen.

Serviceauftrag drucken

Hiermit lässt sich der Serviceauftrag als PDF-Datei ausdrucken bzw. abspeichern.

Ausgabe von “VOS_REPs”

Diese Buttons öffnen Druckvorschauen für Reporte zum aktuellen Serviceauftrag.

Reiter Positionen

Im Reiter Positionen werden alle Positionen, die dem Serviceauftrag hinzugefügt wurden, in einer Tabellenübersicht angezeigt. Mit einem Rechtsklick auf eine der Positionen lassen sich weitere Aktionen durchführen, so z.B. das Bestellen von entsprechendem Material in ein entsprechendes Lager (~Gutteilelager/Kofferraumbelieferung).

Unterhalb der Tabellenübersicht befindet sich eine Statusleiste, die für die Summe der eingetragenen Positionen Werte für Lohn, Material, MwSt. und Gesamtpreis anzeigt.

Darunter befindet sich das Vorschaufeld für die Artikeldaten. Hier lassen sich Artikel den Positionen hinzufügen oder editieren. Bei Auswahl eines der Felder wie der Artikelnr., kann durch mehrmaliges Drücken der Enter-Taste durch die Felder gewechselt werden, bis dann eine neue, leere Zeile für die Positionen hinzugefügt wird (alternativ kann durch Drücken der “einfg”-Taste auf der Tastatur eine neue Zeile hinzugefügt werden).
Eine leere Zeile kann über Wahl der Artikelnr. ausgefüllt werden.

Mit den Feldern auf der rechten Seite des Vorschaufelds für eine einzelne Position lassen sich Abrechnungsart, Rabatt und Umlagerung für diese eintragen.

• Abrechnung: In diesem Feld lässt sich für den entsprechenden Artikel auswählen, wie dieser abgrechnet werden soll. Zur Verfügung stehen hier die Werte “gemäß Auftrag”, “Kunde”, “interner Auftrag”, “Reklamation” und “Gewährleistung”. “Gemäß Auftrag” bezeichnet hierbei eine Abrechnung verknüpft mit dem angelegten Serviceauftrag, für die anderen Werte siehe weiter oben bei Sektion Auftragsdaten, Punkt “Abrechnung”.
• Rabatt: Wenn auf den Artikel ein Rabatt gewährt wird, lässt sich dieser hier eintragen.
• Prio: Allgemeine Prioritätssortierung des entsprechenden Artikels.
• Lagerort: In diesem Feld kann textuell der Lagerort des Artikels beschrieben werden.
• Umlagerung: Mithilfe eines Dropdown-Menüs kann hier die Art der Umlagerung für den Artikel ausgewählt werden:
  • “unbekannt”: Typ der Umlagerung ist nicht genau bekannt bzw. nicht zutreffend oder unwichtig.
  • “Abholung”: Der Artikel wird vom Techniker selbst an einem Lagerort abgeholt. “Ziel” bezeichnet hierbei den entsprechenden Techniker.
  • “Kofferraumbelieferung”: Der Techniker erhält den Artikel durch eine Kofferraumbelieferung.
  • “Kundenbelieferung”: Das Material wird direkt zum Kunden gesendet. Später kann entsprechend des Serviceauftrags das Material dann einem Techniker für den Service zugeordnet werden.
  • “Kofferraumentnahme”: Eine vorher erfolgte Kofferraumbelieferung ist für den Techniker direkt verfügbar und wird von ihm nur noch entnommen.
  • “Ziel”: Hier wird das Ziel der Artikelumlagerung (ein Techniker) angegeben.

Reiter Unteraufträge

Im Reiter “Unteraufträge” werden dem aktuellen Serviceauftrag zugeordnete Unteraufträge angezeigt, falls dieser über Unteraufträge verfügt. Zu einem vorhandenen Serviceauftrag lassen sich über den Button “Neuer Unterauf.” im Ribbon-Menü Unteraufträge erstellen.

Reiter Belege

Dieser Reiter stellt eine Übersicht über alle Belege zur Verfügung, die im Rahmen des Serviceauftrags erstellt wurden. Durch Doppelklick auf einen der Belege öffnet sich dieser in einem eigenen Fenster und kann dort editiert werden.

Unterhalb der Beleg-Übersicht werden die mit den Belegen verknüpften Artikel/Positionen angezeigt.

Reiter Dateien

Wenn im Serviceauftrag Dateien eingebunden sind, werden diese im Reiter “Dateien” in einer Übersichtstabelle angezeigt (assoziierte Dateien).

Reiter Bilder

Wenn im Serviceauftrag Bilder eingebunden sind, werden diese im Reiter “Bilder” angezeigt (assoziierte Bilder).

Reiter Akte

Aktenfunktion um mit Serviceauftrag verknüpfte Dokumente aufzulisten.

Reiter Historie

Eine Übersichtsseite, die anzeigt, welche Aktionen im Rahmen der Serviceauftrag-Erstellung bisher vorgefallen sind bzw. getätig worden sind.

Reiter Karte

Im Reiter “Karte” finden Sie eine Kartenansicht vor. Auf dieser sind der Zielort des aktuellen Serviceauftrags, sowie die Adressen weiterer Orte für Serviceaufträge markiert, sodass ein Techniker oder ein Dispatcher besser die weitere Route planen kann. Führt man den Mauszeiger über einen der Koordinatenpunkte, so wird in der Mouseover-Information die entsprechende Adresse aus VARIO bzw. aus dem Auftrag angezeigt (Name, Adresse, Telefonnr.).

Reiter Abfragewerte

Hier werden alle von Technikern zu diesem Auftrag erfassten Abfragewerte angezeigt. Die Abfrageschemata für verschiedene Objekte/Normen/Services können unter 1.8.9. angelegt und verwaltet werden.

Mehraufwände

Hier können Mehraufwandsarten eingetragen werden, die Sie zuvor über den Menüpunkt (1.8.0. Mehraufwandsartenverwaltung) angelegt haben.