Vermietung Pro: Einrichtung, Belege erstellen und abrechnen
Zuletzt aktualisiert am 10. August 2023
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Das Modul “Vermietung Pro” empfehlen wir bei der Vermietung großer bis sehr großer Mengen von (Massen-) Mietgegenständen.
Für z.B. hochpreisige Einzelobjekte ist die “normale” Vermietung als Assets sinnvoller, da hier die Vermietung detaillierter abgehandelt und nachvollzogen werden kann (Vermietkalender). Die Vermietung Pro hingegen erleichtert eine massenhafte Vermietung, da hier der Fokus auf der Bestandsführung liegt und z.B. ein gewisser Bruch von vornherein eingeplant werden kann.
Die Vermietung Pro wird nicht in einem eigenem Menüpunkt dargestellt. Stattdessen sind folgende Programmteile betroffen:
- Felder in der Artikelverwaltung
- Felder in der Belegverwaltung
- Auftragsarten-Typ “Vermietung (Pro)”
Um die Vermietung Pro einzusetzen, müssen Sie sich in den Parametereinstellungen eine neue Auftragsart des Auftragsarten-Typs “Vermietung (Pro)” anlegen.
Nach der Neuanlage kann diese Auftragsart über ihre Bezeichnung bei der Anlage eines Belegs ausgewählt werden.
Es empfiehlt sich, zusätzlich eigene Belegarten für die Vermietung Pro anzulegen, die als Vorgabeauftragsart die angelegte Auftragsart des Typs “Vermietung Pro” besitzen. Die Belegnummer (z.B. 0322) wird dabei als Unternummer des Standardbelegs (Vorziffer 03 für Lieferschein) genutzt.
Beim kopieren von Belegen wird dann dabei auch die Belegart der Quelle berücksichtigt.
Z.B. aus Quellbelegart ‘0322’ wird jetzt auch die Zielbelegart ‘0122’ und nicht ‘0100’
Diese eigens für die Vermietung (Pro) angelegten Belegarten können dann in den Parametereinstellungen, Navigationsmenü – Abschnitt “Belegarten”, Unterpunkt “Beleg-Nachfolger“, zu sinnvollen Belegketten bzgl. Vermietung Pro angelegt werden, sodass man in eine solche Belegkette nur Belegarten der Vermietung Pro einfügt und innerhalb eines Vermietungsvorgangs nutzt.
In dem im oberen Bild gezeigten Beispiel wird für den Vermietlieferschein (0322) die Vermietrechnung (0422) als Nachfolger hinzugefügt.
Weitere Informationen zu den Belegarten finden Sie hier: https://help.vario-software.de/vario-8-handbuch/admin-funktionen/parameter-verwalten#Belegarten
Artikelverwaltung
Die Mietgegenstände werden als Artikel in der Artikelverwaltung unter 1.2.1. verwaltet.
Vergeben Sie eine Bezeichnung für den Artikel und, falls in Ihrem VARIO-Setup eine manuelle Eingabe erforderlich ist, eine Artikelnummer.
Mietgegenstände müssen als Artikel mit Bestandsführung (Art 1) angelegt werden, da nur so die Verfügbarkeit nachgehalten werden kann.
In VARIO gibt es für Artikel keine spezielle Funktion, die Artikel als Mietgegenstände markiert. Stattdessen muss der Artikel bestandsgeführt und zusätzlich die im Folgenden beschriebene Preistabelle aktiviert sein.
Innerhalb der Stammdaten in den Unterreiter “Preise” kann über das Feld “Periodizität” eingestellt werden, mit welcher Regelmäßigkeit der Mietpreis abgerechnet wird (bzw. Preise in der Preistabelle). Für Vermietungsartikel muss die Checkbox “Neue Preisbildung” angehakt werden. Hierdurch werden die Werte für durchschnittlichen und letzten EK gelöscht und im Reiter “Preise” nur noch für die Vermietung relevante Felder angezeigt. Statt der normalen Preise wird für die Berechnung der Vermietung der dann zugeschaltete Unterreiter “Preistabelle” genutzt. Die Preistabelle stellt somit eine wichtige Funktion der Vermietung Pro dar.
(Speichern Sie den Mietartikel erst nach Aktivierung der Preistabelle. Wenn Sie den Mietartikel vor Aktivierung der Preistabelle abspeichern, werden Sie gebeten, einen EK-Preis einzutragen, welcher allerdings durch Nutzung der Preistabelle direkt wieder entfernt wird.)
Nachdem Sie die Abrechnung über die Preistabelle aktiviert haben, können Sie diese mit Einträgen füllen. Sofern keine andere Periodizität für eine Position ausgewählt wird, gilt die übergeordnete Periodizität aus dem Reiter “Preise”.
Beispiele für Einträge in der Preistabelle
Grundpreis
Der grundsätzliche Vermietungspreis kann folgendermaßen abgebildet werden:
Ab Menge “1”, Netto-/Bruttopreis eintragen, ggf. “ab Dauer” einstellen.
Generell: Für jeden Eintrag in der Preistabelle kann ein Gültigkeitszeitraum von/bis eingestellt werden (z.B. für saisonale Unterschiede, Rabattzeiträume). Über das Feld Adresse kann eingestellt werden, dass eine Kondition nur für eine bestimmte Adresse gültig ist, wenn diese in einem Beleg ausgewählt wird.
Mengenrabatte
Geben Sie eine Menge an, ab welcher der reduzierte Preis (Netto-/Bruttopreis) gilt, sowie einen Rabatt Nr. 1 und ggf. einen Rabatt Nr. 2 in Prozent.
Bruchpreis
Wenn es zu Bruch kommt und nicht mehr alle Mietartikel nach Ende des Vermietungszeitraums durch den Kunden zurückgegeben werden können, lässt sich dies über einen Eintrag in der Preistabelle darstellen – Ab Menge “1”, mit einmalig Nachher.
Verbrauchsmaterial
Verbrauchsmaterial muss auch über die Periodizität kenntlich gemacht werden. Es gibt die möglichkeit der Berechnung einmalig Vorher, oder einmalig Nachher. Bei einmalig Vorher, wird die Position auf der ersten Abrechnung aufgeführt und dann auf keiner weiteren mehr sofern es für diesen Auftrag weitere Abrechnungen gibt. Bei einmalig Nachher, wird die Position erst auf der Abschlussrechnung aufgeführt.
Übersicht aller Vermietungen zu einem Artikel
Des Weiteren kann über die Artikelverwaltung mit einem Doppelklick auf “Best.-Me./Vermietet” eine Anzeige der aktuellen Vermietungen zu einem Artikel aufgerufen werden.
Belegverwaltung
Belegkopf
Für den Beleg muss die Auftragsart “Vermietung Pro” ausgewählt sein. Dann erst erscheint am unteren Rand der Belegverwaltung der Abschnitt “Vermietung Pro”, in dem wichtige Bedingungen bezüglich des Vermietungsbelegs definiert werden können.
Vermietung von/bis: von Datum, bis Datum
Vermietungsdauer von einem Startdatum bis zu einem Enddatum. Hierbei ist das Enddatum eher als fest zu betrachten, kann aber über eine Sonderfunktion (siehe FAQs) für die Rechnung ggf. noch angepasst werden.
Anlieferung von/bis: von Datum & Uhrzeit, bis Uhrzeit am selben Tag
Hier kann der Zeitraum eingetragen werden, zu dem der Mietartikel beim Kunden angeliefert werden soll.
Abholung von/bis: von Datum & Uhrzeit, bis Uhrzeit am selben Tag
Hier kann der Zeitraum eingetragen werden, zu dem der Mietartikel beim Kunden wieder abgeholt werden soll.
Abrechnungszyklus:
Hier kann definiert werden, wie der Mietartikel bei einer Vermietung abgerechnet werden soll. Eine einmalige Abrechnung ist möglich, oder je nach Vermietungszeitraum eine wöchentliche, monatliche oder jährliche Abrechnung.
Letzte Abrechnung:
Im Feld “letzte Abrechnung” wird der Zeitpunkt der letzten Abrechnung angegeben, sofern es z.B. bei wöchentlichem Abrechnungszyklus zu mehreren Abrechnungen im Rahmen der Vermietung kommt.
Positionen setzen:
Mit einem Klick auf diesen Button können Sie geänderte Daten zu dem Vermietzeitraum auf die Positionen übertragen. Es kann ausgewählt werden, ob hierbei nur die Positionen geändert werden sollen, bei welchen der Feldwert mit dem vorherigen übereingestimmt hat, oder alle Positionen.
Beispiel: Im Belegkopf ist als Vermietzeitraum vom 06.03.2023 bis 10.03.2023 hinterlegt. Jetzt werden zwei Positionen hinzugefügt, für welche im default der Vermietzeitraum aus dem Belegkopf übernommen wird. Bei der 2. Position wird der Vermietzaitraum aber händisch auf den 08.03.2023 geändert. Jetzt wird im Belegkopf das Vermietdatum von vom 06.03.2023 auf den 07.03.2023 gesetzt und auf den Button “Positionen setzen geklickt”. Der folgende Dialog erscheint.
Bei der Option “Auf alle Positionen” wird das geänderte vermietet von Datum auf beide Positionen übertragen.
Bei der Option “Auf alle Positionen mit den gleichen gespeicherten Werten kopieren” wird das geänderte vermietet von Datum nur auf die 1. Position übertragen, weil nur in der 1. Position das gleiche vermietet von Datum wie im Belegkopf steht.
Positionen
Im Reiter “Positionen” können dem Vermietungsauftrag verschiedene Positionen hinzugefügt werden. Je Position können unterschiedliche Einstellungen vorgenommen werden.
Der Gesamtabschnitt am unteren Rand des Fensters bezieht sich jeweils auf einen Positionseintrag des Belegs. Die Werte für Vermietungsdauer und co. werden erst einmal aus den Daten im Belegkopf übernommen. Je Position kann man im Reiter “Positionen” dann nochmal eigene Daten je Position eintragen, insbesondere auch eine abweichende Lieferbedingung je Position.
Das Feld “Dauer” zeigt in Abhängigkeit von der Vermietungsdauer diese automatisch in Tagen an. Rechts daneben kann die Checkbox “manuell” genutzt werden, um manuell eine Dauer einzutragen, so können auch spezielle Situationen erfasst werden, die mit eine normalen Ermittlung von/bis nicht abgebildet werden können.
Sollte Sie den Vermietzeitraum nachträglich ändern und in der Zwischenzeit haben sich für den Vermietartikel Preise, oder Rabatte geändert, haben Sie die Möglichkeit Preisänderungen anzustoßen.
Per Rechtsklick auf eine Position lässt sich im Kontextmenü dazu “Verfügbarkeit im Zeitbereich” auswählen. Dies öffnet ein zusätzliches Fenster, das eine Auswertung der verfügbaren Menge in einem bestimmten Zeitraum anzeigt. Für einen Artikel wird automatisch geprüft, wie viel Bestand in Abhängigkeit von vorhandenen Mietaufträgen in einem bestimmten Zeitraum noch verfügbar ist.
Die Bestandsverfügbarkeit richtet sich nach der Vermietungsdauer einschließlich Lage zum Starttermin der Vermietung, da sonst passend zum Auftrag überhaupt nicht vollständig angeliefert werden kann.
Zusätzlich zur detaillierten Verfügbarkeitsauswertung lässt sich auch direkt innerhalb der Positionsübersicht eine Bestandsanzeige zuschalten. Diese lässt sich im Ribbon-Reiter “Ansicht” über den Button “Ansicht ändern” durch Klick auf “Bestände anzeigen” einblenden (alternativ durch Tastenkombination Umsch+Strg+x).
In den weiteren Unterreitern lassen sich zu den Positionseinträgen außerdem Kopf- und Fußtexte manuell hinzufügen und in Folgebelege übernehmen, für Vertreter können Provisionen eingetragen werden und für Fremdsysteme können im Unterreiter “ext. Infos” Werte für eine externe Referenz bzw. für externe Attribute eingetragen werden.
Bei der Übernahme in eine Vermietrechnung wird ein Dialog geöffnet, indem das Datum der Rechnung eingetragen werden kann. Da hier auch als Periodizität monatlich u.s.w. eingestellt werden werden kann, kann an der Stelle das Datum der Rechnung ausgewählt werden.
Berechnung der Verfügbarkeit innerhalb eines Artikels
Je Artikel lässt sich konfigurieren, wie genau dessen Verfügbarkeit im System ermittelt werden soll. Öffnen Sie hierzu innerhalb der Stammdaten der Artikelverwaltung unter 1.2.1. den Unterreiter “Zusatzinfos”. Hier kann im Feld “Berechnung “Verfügbar”” von der standardmäßigen Erfassung der Verfügbarkeit über Bestand ‘minus’ Reserviert abgewichen werden. Durch “+” und “-” können z.B. zusätzlich Werte wie “Bestellt” oder “Reserviert (Vorkasse)” von der Verfügbarkeit abgezogen werden.
Rücknahme
Nachdem die Vermietungsdauer abgelaufen ist, und Ihr Kunde die Vermietungsartikel über eine entsprechende Lieferbedingung oder durch Abholung an Sie zurückgegeben hat, können Sie mit der Vermietung Pro entstandene Bruchware erfassen. Bei der Übernahme in eine Vermietwarenrücknahme und Änderung der Menge (geringere Menge als im Vermietauftrag angegeben ist, da Bruchmenge) wird die Differenzmenge in der Vermietrechnung separat als Position aufgeführt. Der Preis wird aus der Preistabelle berechnet, welcher mit Menge „1“ und Periodizität „einmalig“ angegeben ist.
Im Beispiel-Screenshot wurden eigene Belegarten bei aktivierter Kommissionierung verwendet. Nach Angebot und Auftrag wurde der Vermietlieferschein (wie 0300 – Lieferschein) in einen Vermietrücknahmeschein (wie 0700 – Rücksendeschein (RMA)) übernommen, hierbei wird im Ändern-Modus für die Position des Vermietungsartikels nur die tatsächlich zurückerlangte Menge eingetragen.
Der Rücknahmeschein wird dann weiter in eine Vermietwarenrücknahme (wie 0800 Warenrücknahme) übernommen. Vom Lieferschein aus wird der im Rücknahmeschein dargestellte Bruch bei Übernahme in eine Rechnung mit übernommen. Die Bruchmenge und das Freifeld S07 werden rot eingefärbt dargestellt.
Vermietung Zwischenabrechnung / Endabrechnung
Sie haben auch die Möglichkeit, für mehrere Vermietlieferscheine eine Zwischen- oder Endabrechnung zu erstellen. Dafür nutzen Sie bitte den Menüpunkt 2.7.4.
Hier können Sie verschiedene Selektionskreterien für die Übernahme von Vermietlieferscheinen in Vermietrechnungen hinterlegen. Z.B. Sie möchten alle Vermietlieferscheine eines bestimmten Kunden übernehmen, oder mit einem bestimmten Belegdatum. Nach dem Klick auf “Weiter” erhalten Sie eine Übersicht der selektierten Belege. Sie können hier unter anderem nochmal den Vermietzeitraum, oder den Abrechnungszyklus überprüfen.
Des Weiteren können Sie nochmal entscheiden, ob Sie alle Belege übernehmen möchte, oder ob Sie einzelne Belege doch nicht übernehmen möchten. Es werden alle Belege übernommen, welche einen Haken in der Spalte übernahme gesetzt haben. Mit Klick auf “Start” erfolgt die Übernahme.
Vermietlieferscheine können in der Belegverwaltung manuell über “Sonderfunktionen Beleg” ->”Daten ändern” manuell abgeschlossen werden z.B. wenn keine Abrechnung mehr erfolgen soll.
FAQ
Wie kann ich bei Nutzung der Vermietung Pro die Vermietungsdauer verlängern?
Es ist möglich den Endzeitpunkt der Vermietung für die Rechnung anzupassen. Im Vermietungsauftrag kann über “Sonderfunktionen Positionen” im Ribbon-Menü die Funktion “Vermietzeiträume anpassen” ausgeführt werden. Es öffnet sich ein Übersichtsfenster, das die derzeitigen Vermietungen anzeigt. Hier kann dann der Zielzeitraum einer Vermietung angepasst werden. Es wird ein neues “Vermietung bis”-Datum eingetragen und die Dauer wird passend dazu neu berechnet. Der “Gesamtbetrag Brutto” des Vorgangs wird aber nicht auf dem aktuellen Beleg geändert, sondern erst auf der Rechnung.