Onlinebanking

Zuletzt aktualisiert am 29. November 2024

Mit dem Onlinebanking in der VARIO 8 haben Sie direkten Zugriff auf die Kontodaten bei Ihrer Bank. Sammelüberweisungen und Sammellastschriften können direkt an die Bank übergeben werden.
Die Sicherheitsmechanismen erlauben nur Mitarbeitern mit ausreichenden Berechtigungen den Zugriff. Diese müssen zusätzlich Onlinekennwort und PIN kennen.

VARIO 8 weist die Kontoauszüge automatisch den offenen Posten zu. Durch den automatischen Zahlungsabgleich in der Offenen-Posten-Verwaltung ist ein händisches Buchen der Kontoauszüge weitestgehend unnötig. Mit dem farbigen Kontrollsystem behalten Sie Ihre Finanzen voll im Blick.

Kontoauszüge abrufen

Bankkonto – Umsätze

Wenn Sie das Online-Banking in VARIO erfolgreich eingerichtet haben, erhalten Sie über Menüpunkt 7.9.1. eine Finanzübersicht. Wenn Sie mehrere Banken verwenden und eingerichtet haben, werden diese oben im Fenster nebeneinander aufgeführt. Die Spalten können in Größe und Anordnung verändert werden.

Falls innerhalb der Spalte “Verwendungszweck” nicht alle Informationen angezeigt werden, kann die Zeilenhöhe vergrößert werden.

Mit einem Rechtsklick auf einen Umsatz können Sie sich die zugehörigen offenen Posten anzeigen lassen. Mit einem erneuten Rechtsklick auf den jeweiligen offenen Posten kann dort die Zuordnung storniert werden.

Offene Posten Abgleich

Wenn Sie unten auf den Button “Offene Posten abgleichen” klicken, werden die rot markierten, bisher also noch keinem offenen Posten zugeordneten Zahlungen abgeglichen:

Im nächsten Schritt können Sie Einstellungen zur Treffererfassung vornehmen. Über die Vergabe von Punkten kann gewichtet werden, wie wahrscheinlich ein offener Posten mit einer Zahlung in Verbindung steht. Kommt z. B. die Belegnummer innerhalb des Verwendungszwecks vor, wird dies im unteren Bild stärker gewichtet (30 Punkte), als wenn die Kundennummer vorkommt (12 Punkte).

Je nach Einstellung werden daraufhin verschiedene offene Posten zu Ihrem Zahlungseingang gefunden. Die erkannten Posten müssen anhand der Trefferwahrscheinlichkeit (TW) und der anderen Eckdaten nochmals kurz überprüft werden.

In diesem Beispiel wird nur einer von drei der weiter oben rot markierten Zahlungseingänge mittels Ihres individuellen Punkteverfahrens zugeordnet. Sie haben hier noch einmal die Möglichkeit die Mindestanzahl der Punkte für die Trefferwahrscheinlichkeit zu erhöhen bzw. herabzusetzen. Bei Änderung der TW kann es sein, dass OPs hinzukommen oder entfernt werden. Wenn ein OP gefunden wird, welcher gar nicht zum Umsatz gehört, können Sie den Haken bei “Buchen” manuell entfernen.

Mit Klick auf “Weiter” schließen Sie den Abgleich ab und erhalten folgende Meldung. Bei Bestätigung erhalten Sie eine Übersicht über die abgeschlossenen offenen Posten in Form eines Zahlungsprotokolls.

Hat ein Kunde mehrere Rechnungen durch eine Überweisung bezahlt, erhält der Umsatz in 7.9.1 die Markierung “teilweise zugeordnet“, bis der komplette Betrag den jeweiligen OP’s zugeordnet ist. Per Rechtsklick auf bereits zugeordnete (teilw. zugeordnete) Positionen können Sie sich die dazugehörigen offenen Posten anzeigen lassen.

Offene Posten manuell zuordnen

In der Finanzübersicht kann per Rechtsklick auf einen Eintrag der jeweilige Umsatz einem offenen Posten manuell zugeordnet werden, um diesen (teil-) abzuschließen.

Nach Klick auf “Offnen Posten manuell zuordnen” öffnet sich die Suchmaske der OP-Verwaltung unter 7.2. (siehe unten). Hier können Sie einen offenen Posten auswählen, dem der Umsatz aus 7.9.1. zugeordnet werden soll.

Wählen Sie einen Eintrag aus und bestätigen Sie per Klick auf “OK” oder durch Drücken der Enter-Taste.

Wenn Sie einen offenen Posten wählen, dessen noch offener Betrag kleiner gleich dem Betrag aus dem Eintrag in der Kontoübersicht ist, wird der offene Posten abgeschlossen.

Wenn gewünscht, kann der offene Posten aber auch manuell über die Checkbox “Abschließen” abgeschlossen werden z. B. bei akzeptierten Unterzahlungen.

Wenn der Betrag nicht ausreicht, um den offenen Posten zu begleichen, bleibt für den OP weiterhin ein offener Betrag bestehen, der Umsatzeintrag ist damit dann zugeordnet.

Wenn nach der Zuordnung noch eine Umsatzmenge übrig bleibt, kann über das Dropdown-Menü (siehe unten) ausgewählt werden, wie damit verfahren werden soll.

• offen lassen: Der verbleibende Betrag wird weiterhin in 7.9.1. als “nicht zugeordnet” geführt.
• zur Verrechnung vorgesehen: Betrag wird zur Verrechnung in nächster Rechnung vermerkt.
• zurück überweisen: Der Betrag wird direkt, ohne Verbindlichkeit, zurücküberwiesen (7.9.2.).
• als Deposit buchen: Der Betrag wird auf ein Deposit-Zwischenkonto gebucht. Dieses ist aufladbar und abbuchbar.

Bei Klick auf “OK” wird die Zuordnung ausgeführt.

In der Übersicht für die Kontoumsätze (7.9.1.) können Sie anhand der Farblegende (siehe unten) ablesen, inwieweit die Einträge offenen Posten zugeordnet sind.

Wenn der offene Posten nur aus Positionen besteht, die nach der Zuordnung abgeschlossen sind, wird er unter 7.9.1. als zugeordnet (also vollständig zugeordnet) angezeigt.
Erfolgte eine Zuordnung ohne dass der gesamte OP-Betrag ausgeglichen wurde, wird der Eintrag als teilweise zugeordnet vermerkt.

Per Rechtsklick kann über das Kontextmenü ein Eintrag als “abgeschlossen” markiert werden (“Umsatz abgeschlossen/nicht relevant”).

Die Farblegende zeigt, ob der Eintrag schon einem offenen Posten zugeordnet, nur teilweise zugeordnet, nicht zugeordnet oder abgeschlossen ist.

Frei konfigurierbarer Import für PayPal und eBay

Paypal und eBay weisen verschiedenen Transaktionen einen Typ und einen Status zu.

(Bisher wurde von uns bestimmt, welcher Typ und Status zu importieren war. Da der Status sich teilweise nachträglich noch geändert hat (bspw. bei zunächst von PayPal zurückgehaltenen Transaktionen) mussten wir für manche Status eine Zwischentabelle (BST_UMS_PPP) führen, damit wir diese Transaktionen auch im späteren Verlauf nochmal prüfen, um Freigaben von zurückgehaltenen Transaktionen zu erkennen.)

In den ‘Parametern -> Finanzen’ kann festgelegt werden, welche Transaktionen
-angezeigt
-überwacht (=Transaktion wird max. 3 Monate lang immer wieder abgerufen)
-als erledigt gekennzeichnet werden (setzt die Transaktion auf „nicht betriebsrelevant“/hellblau)

Die Liste wird von oben nach unten abgearbeitet. “*” steht dabei für „alle“. Die erste Zeile, die auf die Transaktion zutrifft, “gewinnt”.
Als Beispiel für PayPal: Alle Transaktionen mit dem Status „Pending“ oder „Placed“ werden nicht angezeigt, aber es wird überwacht, ob sich der Status ändert.
Bisher wurden nur die Transaktionen importiert, die wir auch anzeigen wollten. Zukünftig werden alle Transaktionen in die DB importiert und nur die angezeigt, die dem o. g. Mapping entsprechen.
Die Spalten „Anzeigen“ und „Überwachen“ wirken sich auch auf bereits importierte Daten aus. Die Spalte „Erledigt setzen“ nur auf neue Daten.
Die Einträge in den ComboBoxen der Spalten „Type“ und „Status“ werden beim Abruf von Transaktionen automatisch erweitert. Das heißt, dass dort nur die Einträge zur Verfügung stehen, für die auch bereits eine Transaktion vorhanden war.

Diese Einstellungen bitte nur bei Bedarf und mit Bedacht ändern!

Umsätze importieren über Offline-Konto

Auch Umsätze von sogenannten Offline-Konten können importiert werden, sodass diese in der Umsatzübersicht unter 7.9.1. angezeigt werden.

Hierzu müssen Sie zunächst in der Bankstammdatenverwaltung unter 1.4.3. eine Bank vom Kontotyp “Offline-Konto” anlegen.

Für die Bank muss mindestens eine VARIO-interne Bank-Nr. und ein Name eingetragen werden, der Kontotyp muss auf “Offline-Konto” eingestellt sein. Nach dem Eintragen dieser Pflichtangaben kann die Bank gespeichert werden.

Entsprechend ist danach unter 7.9.1. auch ein Eintrag für die neue Bank in der Kopfleiste verfügbar (‘Offline-Import’).

Wählen Sie die neu angelegte Bank durch Klick auf die entsprechende Box aus. In der Übersicht befinden sich noch keine Einträge.

Durch Klick auf ‘Umsätze importieren’, öffnet sich ein Kontextmenü mit verschiedenen Optionen für den Import:
“Amazon Pay (CSV)”, “CAMT.053-Datei”, “CAMT.054-Datei”, “Mollie (CSV)”, “MT940-Datei”, “Starmoney/CSV-Datei” und “Teba (CSV)”.

Besonders die CAMT-Dateitypen, MT940 und das Starmoney-Format können genutzt werden, um Umsätze eines zusätzlich verwendeten Bankingprogramms oder Umsatzdateien, die Sie direkt von einer Bank erhalten, in die VARIO-Umsatzübersicht zu importieren.
So können Sie auch Datenquellen in VARIO 8 nutzen, die nicht direkt an die Anwendung angebunden sind. Dies trifft auch für Bankinglösungen von außerhalb Deutschlands zu, so z.B. aus Österreich oder der Schweiz.

Importassistent

Bei ausgewählter vorhandener Offline-Bank kann unten links durch Klick auf ‘Umsätze importieren’ der erste Eintrag ‘Importassistent‘ geöffnet werden.
Es handelt sich um den Importassistenten von VARIO 8, der z. B. auch im Menü ‘Importe’ verwendet wird.

Auf der Hauptmaske des Importassistenten können zunächst das Dateiformat der Quelldatei (normalerweise ‘MS Excel’) und die Quelldatei selbst ausgewählt werden.
Falls eine zuvor abgespeicherte Vorlage vorhanden ist, kann diese geladen werden. In der Vorlage wird auch der Pfad der Quelldatei gespeichert. Hier beim Laden einer Vorlage also darauf achten, dass sich dieser in der Zwischenzeit nicht geändert hat.

Nach Klick auf ‘Weiter’ befindet man sich als Anwender im ersten Schritt des Importassistenten.
Importiert werden können hier folgende Felder:
DATUM, VALUTA, NAME, BLZ, KONTONR, BETRAG, VERWENDUNGSZWECK, WAEHRUNG, BEMERKUNG, GEBUEHREN_BETRAG, GEBUEHREN_WAEHRUNGSCODE

Beispielwerte für BETRAG: ’20’, ‘+20’, ‘20,5’, ‘20,50’

Beispielwerte für GEBUEHREN_BETRAG: ‘-2’, ‘-2,5’, ‘-2,50’

DATUM: Das Datum, zu dem die zu importierende Umsatz-Position angefallen ist.
VALUTA: Das dazugehörige Valuta-Datum – das Fälligkeitsdatum der Zahlung.
NAME: Name des Zahlenden.
BLZ: Bankleitzahl des Zahlenden.
KONTONR: Die Kontonummer des Zahlenden.
BETRAG: Zahlungsbetrag zu der Position. Ohne Gebühren, diese folgen wie unten beschriebenen im Feld GEBUEHREN_BETRAG.
VERWENDUNGSZWECK: Verwendungszweck zu der Umsatz-Position.
WAEHRUNG: Die Währung wird in dreistelliger Form nach ISO 4217 importiert. Z. B. ‘EUR’ für Euro oder ‘CHF’ für Schweizer Franken.
BEMERKUNG: Bemerkung zu der Umsatz-Position. Kann auch nachträglich in der Umsatzübersicht über das Kontextmenü erfasst werden.
GEBUEHREN_BETRAG: Betrag der Gebühren. Diese werden separat zu dem eigentlichen Betrag aufgeführt. Der oben genannte BETRAG hat implizit ein positives Vorzeichen und die dazu erfassten Gebühren sind mit negativem Vorzeichen zu importieren. Z. B. erhalte ich von meinem Kunden 100 Euro, wovon allerdings der Zahlungsanbieter 2 Euro Gebühr nimmt, dann ist der Wert für den Betrag (für das Feld ‘BETRAG’) +98,00 (Euro) und der Wert für die Gebühren (GEBUEHREN_BETRAG) -2,00 (Euro). In der Quelldatei müssen der Betrag und ggf. vorhandene Gebühren bereits separat in Spalten geführt werden. WICHTIG: Nach dem Minuszeichen darf KEIN Leerzeichen folgen, da in diesem Fall sonst ein Wert von null Euro eingelesen wird.
GEBUEHREN_WAEHRUNGSCODE: Währungscode für diese Gebühren.

Wie im Artikel zur freien Importschnittstelle erläutert, müssen Sie die aus Ihrer Quelldatei verfügbaren Spalten mit den Feldern aus VARIO in Beziehung setzen. Klicken Sie dazu links auf eines der Felder aus VARIO und wählen Sie dann rechts die entsprechende Quellspalte aus. Eingetragene Zuordnungen sehen Sie rechts neben den Feldern aus VARIO. Um diese Zuordnungen zu sehen, müssen Sie ggf. etwas die Größe der entsprechenden Tabellendarstellung in der Breite etwas vergrößern.

Im Schritt 2 von 3 können noch Einstellungen an den (Daten-) Formaten vor dem Import vorgenommen werden.

In Schritt 3, und hier im Reiter ‘Erweitert’ muss normalerweise ein Schlüsselfeld bzw. zusammengesetzte Schlüsselfelder angegeben werden. Dies kann beim Umsatzimport vernachlässigt werden, da die einzelnen Umsatzpositionen keinen Bezug über Schlüsselfelder darstellen, sondern nach dem Import aus der Umsatzübersicht heraus in VARIO verfügbaren Adressen zugeordnet werden.

Nach dem Import werden die entsprechenden Einträge in der Umsatzübersicht unter 7.9.1. (als ‘nicht zugeordnet’) angezeigt.

TEBA-Dateien-Import

Von TEBA erhaltene Rechnungs-Dateien im .csv-Format können in VARIO direkt in die Bankkonto-Umsatzübersicht unter 7.9.1. importiert werden. Legen Sie dazu, wie oben beschrieben, eine Offline-Konto-Bank unter 1.4.3. an.

Durch Klick auf “Umsätze importieren” in der Umsatzübersicht unter 7.9.1., öffnet sich ein Kontextmenü mit verschiedenen Optionen für den Import. Für TEBA-Dateien ist hier “Teba (CSV)” zu wählen.

Durch Klick auf “Teba (CSV)”, öffnet sich der Datei-Explorer zum Auswählen einer von TEBA erhaltenen .csv-Datei. Nach Bestätigung werden die Werte direkt in VARIO importiert und als Einträge unterhalb der zugehörigen Bank aufgelistet. Sie haben dann die Möglichkeit, von TEBA zurückgemeldete Beträge mit Rechnungsbeträgen aus VARIO zu vergleichen und diese offenen Posten zuzuordnen.

VARIO erwartet TEBA-CSV-Dateien im Format der von TEBA ausgegebenen Journal-Dateien des Typs Rechnungen.

Wenn ein Import auf direktem Weg über den Kontextmenüeintrag “Teba (CSV)” nicht erfolgreich ist und Sie eine Fehlermeldung erhalten, liegt das i.d.R. am Aufbau der Quelldatei. Die Spaltenbeschriftungen dieser stimmen dann nicht mit denen des in VARIO hinterlegten TEBA-Zielformats überein. In diesem Fall kann der Import dennoch über den im Kontextmenü verfügbaren Importassistenten durchgeführt werden. Mit Hilfe des Importassistenten können manuelle Spaltenzuordnungen für den Import aus verschiedenen Quellformaten (inkl. CSV) vorgenommen werden.

Mehr zum Import über den Importassistenten können Sie hier nachlesen: Importe in die VARIO 8 Warenwirtschaft erklärt – VARIO 8 Handbuch (vario-software.de)

Zahlungsverkehr

Über Menüpunkt 7.9.2. können Sie manuelle Überweisungen vornehmen.

Beim Klick auf “Neue Überweisung” öffnet sich eine Überweisungsvorlage wie Sie sie von Ihrer Bank kennen. Füllen Sie diesen wie Ihnen bekannt aus.

Wenn Sie anschließend auf “Aufträge absenden” klicken, müssen Sie, wie beim Online Banking üblich, die Zahlungen beispielsweise mittels TAN-Verfahren bestätigen:

Die erzeugte TAN geben Sie bitte anschließend hier ein:

Bei Lastschriften Gutschriften verrechnen

Beim Einzug über das Online-Banking können nun Zahlungsavisierungen erstellt werden. Dabei werden verschiedene Verbindlichkeiten eines Kunden zu einer Lastschrift zusammengefasst.
Außerdem ist es möglich, Gutschriften auszuwählen, die mit den Lastschriften verrechnet werden.
Die Avisierung kann dann wahlweise per E-Mail an Kunden gesendet, ausgedruckt oder als PDF im Export-Ordner abgelegt werden.

Umgang mit Rücklastschriften

Wie geht man in VARIO mit einer geplatzten SEPA-Lastschrift um?

In der Umsatzübersicht des Bankkontos kann der dadurch entstandene OP- manuell zugeordnet werden (Rechtsklick auf den Umsatz). Wenn wir erkennen, dass es sich um eine Rücklastschrift handelt (anhand des Textschlüssel), zeigen wir auch die bereits abgeschlossenen OPs in der Suche an. Dann muss nur der abgeschlossenen OP ausgewählt werden. Es wird dann automatisch der Betrag (inkl. Rücklastschriftgebühren) vom OP abgebucht und der abgeschlossene OP wird wieder geöffnet. Damit ist der OP dann bspw. auf “Rechnungsbetrag: 100€; Gezahlt: -6€” (6€ Gebühren). Da der OP offen ist, würde dieser dann mit 106€ in das Mahnverfahren gehen. Bei erneutem Einzug werden 106€ eingezogen.

Rücküberweisung von Fehlüberweisungen

Im Menüpunkt 7.9.1 können offene Posten manuell zugeordnet werden. Wenn Sie hier weniger als den Umsatz zuordnen, erscheint oben rechts ein Drop-Down mit Auswahlmöglichkeiten, wie mit dem Restbetrag verfahren werden soll.

Wählen Sie hier “Zurück überweisen” und klicken Sie auf OK, wird eine Verbindlichkeit erzeugt. Diese kann dann über die Lieferantenzahlung (Menüpunkt 7.3) beglichen werden.

Im Bereich Finanzen in der Parameterverwaltung können Sie hinterlegen, welche Bankverbindung für Gutschriften verwendet werden soll:

Diese Einstellung wird auch für die Rücküberweisung von Fehlüberweisungen verwendet.

Zahlungsaufträge

Im Reiter “Erledigte Aufträge” sehen sie die über das Online-Banking durchgeführten Zahlungsvorgänge, unterteilt in drei Tabellen.

Die linke Tabelle enthält die einzelnen Aufträge – beispielsweise eine Sammellastschrift.

Die mittlere Tabelle enthält alle Zahlungen innerhalb des ausgewählten Auftrags – beispielsweise alle Lastschriften innerhalb der ausgewählten Sammellastschrift.

Die rechte Tabelle enthält alle zu der in der Mitte ausgewählten Zahlung gehörigen Einträge im Zahlungsprotokoll. Wenn Sie also in einer Lastschrift beim Kunden die Offenen Posten zu zwei Rechnungen zusammengefasst eingezogen haben, sehen Sie hier die Verknüpfung zu den beiden Offenen Posten bzw. Rechnungen.

Mit einem Rechtsklick auf den Auftrag bzw. auf die Zahlung können Sie diese stornieren und damit den Offenen Posten bzw. die Verbindlichkeiten wieder auf “nicht abgeschlossen” setzen und somit erneut einziehen bzw. überweisen. Diese Funktion ist für den Fall gedacht, dass bei der Verarbeitung des Auftrags bei der Bank ein Problem aufgetreten ist und der Auftrag bzw. die Zahlung nicht durchgeführt wurde.

Im Normalfall sollten Sie die Funktion zum Zurücksetzen nicht nutzen. Wenn die Zahlung beispielsweise aufgrund einer falschen IBAN oder einer Rücklastschrift von der Bank gegengebucht wurde, so haben Sie auf dem Kontoauszug (=> Umsätze, 7.9.1) eine zusätzliche Gegenbuchung. Diese können Sie manuell dem ursprünglichen Offenen Posten zuweisen, ihn somit wieder als “nicht abgeschlossen” buchen und im nächsten Zahlungslauf erneut einziehen.