Onlinebanking
Zuletzt aktualisiert am 30. Januar 2023
Mit dem Onlinebanking in der VARIO 8 haben Sie direkten Zugriff auf die Kontodaten bei Ihrer Bank. Sammelüberweisungen und Sammellastschriften können direkt an die Bank übergeben werden. Die Sicherheitsmechanismen erlauben nur Mitarbeitern mit ausreichenden Berechtigungen den Zugriff. Diese müssen zusätzlich Onlinekennwort und PIN kennen.
VARIO 8 weist die Kontoauszüge automatisch den offenen Posten zu. Durch den automatischen Zahlungsabgleich in der Offenen-Posten-Verwaltung ist ein händisches Buchen der Kontoauszüge weitestgehend unnötig. Mit dem farbigen Kontrollsystem behalten Sie Ihre Finanzen voll im Blick.
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Kontoauszüge abrufen
Bankkonto – Umsätze
Wenn Sie Online-Banking eingerichtet haben, erhalten Sie über diesen Menüpunkt eine Finanzübersicht. Wenn Sie mehrere Banken verwenden und eingerichtet haben, werden diese oben im Fenster nebeneinander aufgeführt. Die Spalten können in Größe und Anordnung verändert werden.
Falls innerhalb der Spalte “Verwendungszweck” nicht alle Informationen angezeigt werden, kann die Zeilenhöhe vergrößert werden. Mit einem Rechtsklick auf einen Umsatz können Sie sich die zugehörigen Offenen Posten anzeigen lassen. Mit einem erneuten Rechtsklick auf den jeweiligen Offenen Posten kann dort die Zuordnung storniert werden.
Offene Posten Abgleich
Wenn Sie unten auf den Button “Offene Posten abgleichen” klicken, werden die rot markierten, bisher also noch keinem offenen Posten zugeordneten Zahlungen abgeglichen:
Im nächsten Schritt können Sie Einstellungen zur Treffererfassung vornehmen. Über die Vergabe von Punkten kann gewichtet werden, wie wahrscheinlich ein offener Posten mit einer Zahlung in Verbindung steht. Kommt z. B. die Belegnr. innerhalb des Verwendungszwecks vor, wird dies im unteren Bild stärker gewichtet (30 Punkte), als wenn die Kundennr. vorkommt (12 Punkte).
Je nach Einstellung werden daraufhin verschiedene offene Posten zu Ihrem Zahlungseingang gefunden. Die erkannten Posten müssen anhand der Trefferwahrscheinlichkeit (TW) und der anderen Eckdaten nochmals kurz überprüft werden.
In diesem Beispiel wird nur einer von drei der weiter oben rot markierten Zahlungseingänge mittels Ihres individuellen Punkteverfahren zugeordnet. Sie haben hier noch einmal die Möglichkeit die Mindestanzahl der Punkte für die Trefferwahrscheinlichkeit zu erhöhen bzw. herabzusetzen. Bei Änderung der TW kann es sein, dass OPs hinzukommen oder entfernt werden. Wenn ein OP gefunden wird, welcher gar nicht zum Umsatz gehört, können Sie den Haken bei “Buchen” manuell entfernen.
Mit Klick auf “Weiter” schließen Sie den Abgleich ab und erhalten folgende Meldung. Bei Bestätigung erhalten Sie eine Übersicht über die abgeschlossenen offenen Posten in Form eines Zahlungsprotokolls.
Hat ein Kunde mehrere Rechnungen durch eine Überweisung bezahlt, erhält der Umsatz in 7.9.1 die Markierung “teilweise zugeordnet“, bis der komplette Betrag den jeweiligen OP’s zugeordnet ist. Per Rechtsklick auf bereits zugeordnete (teilw. zugeordnete) Positionen können Sie sich die dazugehörigen offenen Posten anzeigen lassen.
Offene Posten manuell zuordnen
In der Finanzübersicht kann per Rechtsklick auf einen Eintrag der jeweilige Umsatz einem offenen Posten manuell zugeordnet werden, um diesen (teil-) abzuschließen.
Nach Klick auf “Offnen Posten manuell zuordnen” öffnet sich die Suchmaske der OP-Verwaltung unter 7.2. (siehe unten). Hier können Sie einen offenen Posten auswählen, dem der Umsatz aus 7.9.1. zugeordnet werden soll.
Wählen Sie einen Eintrag aus und bestätigen Sie per Klick auf “OK” oder durch Drücken der Enter-Taste.
Wenn Sie einen offenen Posten wählen, dessen noch offener Betrag kleiner gleich dem Betrag aus dem Eintrag in der Kontoübersicht ist, wird der offene Posten abgeschlossen.
Wenn gewünscht, kann der offene Posten aber auch manuell über die Checkbox “Abschließen” abgeschlossen werden z. B. bei akzeptierten Unterzahlungen.
Wenn der Betrag nicht ausreicht, um den offenen Posten zu begleichen, bleibt für den OP weiterhin ein offener Betrag bestehen, der Umsatzeintrag ist damit dann zugeordnet.
Wenn nach der Zuordnung noch eine Umsatzmenge übrig bleibt, kann über das Dropdown-Menü (siehe unten) ausgewählt werden, wie damit verfahren werden soll.
- offen lassen: Der verbleibende Betrag wird weiterhin in 7.9.1. als “nicht zugeordnet” geführt.
- zur Verrechnung vorgesehen: Betrag wird zur Verrechnung in nächster Rechnung vermerkt.
- zurück überweisen: Der Betrag wird direkt, ohne Verbindlichkeit, zurücküberwiesen (7.9.2.).
- als Deposit buchen: Der Betrag wird auf ein Deposit-Zwischenkonto gebucht. Dieses ist aufladbar und abbuchbar.
Bei Klick auf “OK” wird die Zuordnung ausgeführt.
In der Übersicht für die Kontoumsätze (7.9.1.) können Sie anhand der Farblegende (siehe unten) ablesen, inwieweit die Einträge offenen Posten zugeordnet sind. Wenn der offene Posten nur aus Positionen besteht, die nach der Zuordnung abgeschlossen sind, wird er unter 7.9.1. als zugeordnet (also vollständig zugeordnet) angezeigt. Erfolgte eine Zuordnung ohne dass der gesamte OP-Betrag ausgeglichen wurde, wird der Eintrag als teilweise zugeordnet vermerkt.
Per Rechtsklick kann über das Kontextmenü ein Eintrag als “abgeschlossen” markiert werden (“Umsatz abgeschlossen/nicht relevant”).
Die Farblegende zeigt, ob der Eintrag schon einem offenen Posten zugeordnet, nur teilweise zugeordnet, nicht zugeordnet oder abgeschlossen ist.
Frei konfigurierbarer Import für PayPal und eBay
Paypal und eBay weisen verschiedenen Transaktionen einen Typ und einen Status zu.
(Bisher wurde von uns bestimmt, welcher Typ und Status zu importieren war. Da der Status sich teilweise nachträglich noch geändert hat (bspw. bei zunächst von PayPal zurückgehaltenen Transaktionen) mussten wir für manche Status eine Zwischentabelle (BST_UMS_PPP) führen, damit wir diese Transaktionen auch im späteren Verlauf nochmal prüfen, um Freigaben von zurückgehaltenen Transaktionen zu erkennen.)
In den ‘Parametern => Finanzen’ kann festgelegt werden, welche Transaktionen
-angezeigt
-überwacht (=Transaktion wird max. 3 Monate lang immer wieder abgerufen)
-als erledigt gekennzeichnet werden (setzt die Transaktion auf „nicht betriebsrelevant“/hellblau)
(Parameterverwaltung – Finanzen)
(Parameterverwaltung – Finanzen)
Die Liste wird von oben nach unten abgearbeitet. “*” steht dabei für „alle“. Die erste Zeile, die auf die Transaktion zutrifft, “gewinnt”.
Als Beispiel für PayPal: Alle Transaktionen mit dem Status „Pending“ oder „Placed“ werden nicht angezeigt, aber es wird überwacht, ob sich der Status ändert.
Bisher wurden nur die Transaktionen importiert, die wir auch anzeigen wollten. Zukünftig werden alle Transaktionen in die DB importiert und nur die angezeigt, die dem o. g. Mapping entsprechen.
Die Spalten „Anzeigen“ und „Überwachen“ wirken sich auch auf bereits importierte Daten aus. Die Spalte „Erledigt setzen“ nur auf neue Daten.
Die Einträge in den ComboBoxen der Spalten „Type“ und „Status“ werden beim Abruf von Transaktionen automatisch erweitert. Das heißt, dass dort nur die Einträge zur Verfügung stehen, für die auch bereits eine Transaktion vorhanden war.
Diese Einstellungen bitte nur bei Bedarf und mit Bedacht ändern!
Umsätze importieren über Offline-Konto
Sie können Umsätze verschiedener Quellen in die Umsatzübersicht unter 7.9.1. importieren.
Hierzu müssen Sie zunächst in der Bankstammdatenverwaltung unter 1.4.3. eine Bank vom Kontotyp “Offline-Konto” anlegen. Für die Bank muss mindestens eine VARIO-interne Bank-Nr. und ein Name eingetragen werden, der Kontotyp muss auf “Offline-Konto” eingestellt sein. Nach dem Eintragen dieser Pflichtangaben kann die Bank gespeichert werden.
Entsprechend ist danach unter 7.9.1. auch ein Eintrag für die neue Bank in der Kopfleiste verfügbar. Wählen Sie die neu angelegte Bank durch Klick auf die entsprechende Box aus. In der Übersicht befinden sich noch keine Einträge.
Durch Klick auf Umsätze importieren, öffnet sich ein Kontextmenü mit verschiedenen Optionen für den Import:
“Amazon Pay (CSV)”, “CAMT.053-Datei”, “CAMT.054-Datei”, “Mollie (CSV)”, “MT940-Datei”, “Starmoney/CSV-Datei” und “Teba (CSV)”.
Besonders die CAMT-Dateitypen, MT940 und das Starmoney-Format können genutzt werden, um Umsätze eines zusätzlich verwendeten Bankingprogramms oder Umsatzdateien, die Sie direkt von einer Bank erhalten, in die VARIO-Umsatzübersicht zu importieren. So können Sie auch Datenquellen mit VARIO zusammen nutzen, die nicht direkt an die Anwendung angebunden sind. Dies trifft auch für Bankinglösungen von außerhalb Deutschlands zu, so z.B. aus Österreich oder der Schweiz.
TEBA-Dateien-Import
Von TEBA erhaltene Rechnungs-Dateien im .csv-Format können in VARIO direkt in die Bankkonto-Umsatzübersicht unter 7.9.1. importiert werden. Legen Sie dazu, wie oben beschrieben, eine Offline-Konto-Bank unter 1.4.3. an.
Durch Klick auf “Umsätze importieren” in der Umsatzübersicht unter 7.9.1., öffnet sich ein Kontextmenü mit verschiedenen Optionen für den Import. Für TEBA-Dateien ist nur der Punkt “Teba (CSV)” interessant.
Durch Klick auf “Teba (CSV)”, öffnet sich der Datei-Explorer zum Auswählen einer von TEBA erhaltenen .csv-Datei. Nach Bestätigung werden die Werte direkt in VARIO importiert und als Einträge unterhalb der zugehörigen Bank aufgelistet. Sie haben dann die Möglichkeit, von TEBA zurückgemeldete Beträge mit Rechnungsbeträgen aus VARIO zu vergleichen und diese offenen Posten zuzuordnen.
VARIO erwartet TEBA-CSV-Dateien im Format der von TEBA ausgegebenen Journal-Dateien des Typs Rechnungen.
Wenn ein Import auf direktem Weg über den Kontextmenüeintrag “Teba (CSV)” nicht erfolgreich ist und Sie eine Fehlermeldung erhalten, liegt das i.d.R. am Aufbau der Quelldatei. Die Spaltenbeschriftungen dieser stimmen dann nicht mit denen des in VARIO hinterlegten TEBA-Zielformats überein. In diesem Fall kann der Import dennoch über den im Kontextmenü verfügbaren Importassistenten durchgeführt werden. Mit dessen Hilfe können manuelle Spaltenzuordnungen für den Import aus verschiedenen Quellformaten (inkl. CSV) vorgenommen werden.
Mehr zum Import über den Importassistenten können Sie hier nachlesen: Importe in die VARIO 8 Warenwirtschaft erklärt – VARIO 8 Handbuch (vario-software.de)
Zahlungsverkehr
Über Menüpunkt 7.9.2. können Sie manuelle Überweisungen vornehmen.
Beim Klick auf “Neue Überweisung” öffnet sich eine Überweisungsvorlage wie Sie sie von Ihrer Bank kennen. Füllen Sie diesen wie Ihnen bekannt aus.
Wenn Sie anschließend auf “Aufträge absenden” klicken, müssen Sie, wie beim Online Banking üblich, die Zahlungen beispielsweise mittels TAN-Verfahren bestätigen:
Die erzeugte TAN geben Sie bitte anschließend hier ein:
Bei Lastschriften Gutschriften verrechnen
Beim Einzug über das Online-Banking können nun Zahlungsavisierungen erstellt werden. Dabei werden verschiedene Verbindlichkeiten eines Kunden zu einer Lastschrift zusammengefasst.
Außerdem ist es möglich, Gutschriften auszuwählen, die mit den Lastschriften verrechnet werden.
Die Avisierung kann dann wahlweise per E-Mail an Kunden gesendet, ausgedruckt oder als PDF im Exportordner abgelegt werden.
FAQ
Beim Zuweisen von Offenen Posten im Onlinebanking kommt es beim gleichen Vorgang zu unterschiedlichen Restbeträgen, warum?
Beispiel 1: Es wurde eine Rechnung über 100€ an einen Kunden geschrieben. Der Kunde überweist 90 EUR, dann werden die 90€ für die Zuordnung vorgeschlagen.
Beispiel 2: Sie habe eine Eingangsrechnung über 100€ erhalten und überweisen dem Lieferanten 90€ (bzw. er zieht sie ein), so werden zunächst nur die 90€ der Eingangsrechnung zugewiesen.
Wenn bei der Zuordnung ein Beleg gewählt wird, der ein anderes Vorzeichen hat (also bei Belastung auf dem Konto ein offener Posten, bei Gutschrift auf dem Konto eine Verbindlichkeit), so gehen wir davon aus, dass der ausgewählte Beleg nur zur Verrechnung vorgesehen ist und später noch ein weiterer Beleg mit gleichem Vorzeichen ausgewählt wird. Aus diesem Grund wird dann nicht der Betrag aus dem Bankumsatz berücksichtigt, sondern der Betrag, der beim ausgewählten Beleg noch offen ist.
Beispiel 1: Sie haben auf Ihrem Konto eine Gutschrift von 90€ und wählen eine Verbindlichkeit (statt eines OPs) über 500€ aus. Der Geschäftsvorfall dahinter wäre also bspw. dass der Kunde für eine Rechnung über 590 EUR nur 90 EUR überweist, weil er noch eine Gutschrift über 500€ offen hat.
In diesem Fall werden für die Verrechnung die gesamten offenen 500€ herangezogen (obwohl diese höher sind als die 90€ auf dem Bankkonto). Der noch zuzuordnende Betrag wird dann als 590€ angezeigt. Anschließend können Sie dann die Rechnung über 590€ auswählen und alles miteinander verrechnen.
Gleiches Verfahren würde auch gehen, wenn Sie nicht eine Rechnung über 590€ hätten, sondern bspw. zwei Rechnungen á 295€.
Beispiel 2: Ist das gleiche, nur in die andere Richtung. Sie haben eine Eingangsrechnung über 590€ von einem Lieferanten erhalten und noch eine offene Gutschrift vom Lieferanten über 500€. Der Lieferante zieht jetzt die 90€ ein. Sie weise zunächst die 500€ zu, erhöhen damit den zuzuordnenden Betrag auf 590€ und weisen dann erst die Eingangsrechnung zu.