Workflow

Zuletzt aktualisiert am 11. Februar 2025

Mithilfe der Definition von für Ihren Betrieb geeigneten Workflows können Sie Ihre wiederkehrenden Arbeitsabläufe automatisieren, mögliche Fehler abfangen und somit Zeit und Kosten sparen. Sie haben über die VARIO8 die Möglichkeit, Workflows anzulegen, die bspw. Genehmigungen anderer Benutzer erfordern, bei denen E-Mails versendet werden oder bei denen andere VARIO-Benutzer Erinnerungen erhalten. So können Sie Informationsflüsse einfacher gestalten oder beispielsweise das Buchen von Belegen an gewisse Bedingungen knüpfen und somit eigene Kontrollflüsse einbauen. In der Menüleiste finden Sie dazu folgende Icons:

Wenn neue E-Mails, Erinnerungen oder zu genehmigende Workflows eingehen, wird Ihnen dies dort angezeigt.

Übersicht der Funktionen

Die Menüpunkte 9.2.1 „Workflows verarbeiten“ (“Worker”) , 9.2.3 „Workflow-Verwaltung“ und 9.2.4 “Workflow-Warteschlangeneinträge” sind auch ohne Workflow-Modul sichtbar. Der Menüpunkt 9.2.2. „Workflow-Genehmigungen“ nur mit Workflow-Modul.

Im folgenden haben wir Ihnen eine Übersicht der Funktionen erstellt, welche mit kostenpflichtigen Modul enthalten sind und auf welche Sie in der Basis-Version bereits Zugriff haben:

Tutorial-Video

Mit dem Workflow-System von VARIO organisieren und automatisieren Sie Routine-Prozesse. Das Warenwirtschaftssystem VARIO 8 bietet Ihnen mit dem V8-Workflow-Manager vielfältige Optionen, mit denen Sie die Effizienz der Prozesse in Ihrem Unternehmen steigern, Kosten senken und neue Kapazitäten freisetzen können. Arbeitsabläufe lassen sich dabei jederzeit nach Bedarf individuell anlegen und verändern.

Mit der VARIO 8 Workflow-Software bleiben Sie flexibel und entlasten Ihre Ressourcen:

• Komfortable, benutzerfreundliche Anwendung
• Höhere Flexibilität: Regeln nach individuellem Bedarf definieren
• Effizienz steigern: Arbeitsprozesse optimieren und automatisieren
• Kosten senken durch effiziente, standardisierte und nachvollziehbare Prozesse
• Klare Vorgaben für Ihre Mitarbeiter geben Sicherheit
• Bessere Zuordnung von Ressourcen gibt Planungsgewissheit
• Minimaler Dokumentationsaufwand dank Workflow-Historie

Workflow-Verwaltung

Mithilfe der Workflow-Verwaltung können Sie viele verschiedene Workflows anlegen, bearbeiten oder löschen. Workflows sind vordefinierte, automatische Arbeitsabläufe, die bestimmten Bedingungen unterliegen und ggf. mit Informationsflüssen verbunden sind. Im Workflow-Assistenten können Sie diese Bedingungen definieren und Aktionen bestimmen, die bei Eintritt dieser Bedingungen ausgeführt werden sollen.

Einen neuen Workflow anlegen

Bei Klick auf Neuanlage können Sie zunächst einen Namen für Ihren Workflow eingeben. Da Sie idealerweise mehrere verschiedene Workflows nutzen, vergeben Sie eindeutige Namen, um so später einen besseren Überblick zu haben. Hier können Sie Workflows außerdem aktivieren oder deaktivieren und ein Logging für diesen Workflow aktiveren:

Ist das Logging aktiv, können Sie in der Workflow-Verwaltung den Button ‘Logs (mark. Workflow) nutzen, um zum Menüpunkt 9.1.4 – Logdateien ansehen zu gelangen. Dort können Sie zu Ihrem angelegten Workflow Protokolle einsehen, sofern der Workflow schon ausgeführt wurde.

Bereich und Typ

Mit Klick auf “Weiter” können Sie den Bereich auswählen, der Ihren Workflow betrifft. Je nach ausgewähltem Bereich stehen Ihnen hier verschiedene Typen zur Auswahl.

Sie haben je nach Modulumfang folgende Auswahl bei den Bereichen:

Bei den Bereichen Angebot bis einschließlich Eingangsgutschrift werden Ihnen beim Typ folgende Auswahlmöglichkeiten angezeigt:

Im Bereich Finanzbuchhaltung beispielsweise gibt es weitere zahlreiche Möglichkeiten:

Sie können mit dem Workflow-Typ Mahnlauf im Bereich Offene Posten das Feld ‘Kreditlimit’ mit dem Wert ‘0,01 €’ befüllen, wenn sich ein offener Posten des Kunden in der Mahnstufe 3 befindet, eine Liefersperre oder freie Felder setzen.

Als Platzhalter kann für die Pakete aus der Paketdatenübermittlung entweder PAK:PAK.TRACKINGPFAD_KOMMA oder PAK:PAK.TRACKINGPFAD_ZEILE genutzt werden. Der zweite Platzhalter sorgt dafür, dass bei mehreren Paketen je Beleg auch mehrere Links ausgegeben werden.

Für den Bereich Webimport und Lieferbedingung gibt es eine Besonderheit. Wenn mehr als ein Workflow die Bedingungen erfüllt kann nun gesteuert werden, ob diese zusätzlichen Workflows auch ausgeführt werden sollen. Die Workflows werden in der festgelegten Reihenfolge geprüft. Nach der Ausführung des ersten Workflows, der die Bedingungen erfüllt, wird auf das neue Feld “Nach Durchführung auf weitere passende Workflows prüfen” geprüft. Wenn in diesem Feld ein Haken gesetzt ist, wird der nächste Workflow (in Reihenfolge), der die Bedingungen erfüllt, ausgelöst. Auch da wird dann erneut auf das Feld geprüft um gegebenenfalls einen weiteren Workflow auszulösen.

Für den Bereich Auftrag gibt es auch den Typ “nach Freigabe erteilt (Vorkasse)“. Hiermit können Aktionen ausgefürt werden wenn ein Vorkasseauftrag freigegeben wurde.

Zeitplan hinterlegen

Bei Klick auf Weiter können Sie, wenn diese Option für Ihren ausgewählten Workflow-Typ vorhanden ist, einen Zeitplan festlegen, wann der jeweilige Workflow ausgeführt werden soll. Wenn Sie keine Auswahl vornehmen, wird Ihre Workflow-Aktion sofort nach Eintreffen der Bedingung ausgeführt. Zeitpläne können beispielsweise dort sinnvoll sein, wo es noch nicht absehbar ist ob, Sie eventuell noch Änderungen an Belegen etc. vornehmen müssen oder wenn Sie ausgehende E-Mails erst zu einer bestimmten Tageszeit oder gebündelt versenden möchten.

Bedingungen hinterlegen

Im nächsten Schritt gilt es, eine oder mehrere Bedingungen für den Workflow festzulegen. Wenn die Bedingungen erfüllt sind, werden die Aktionen ausgeführt, die im Folgefenster definiert werden.

Wenn Sie auf “anlegen” klicken, können Sie eine Regel definieren. Hierzu können Sie, je nach Auswahl Ihres Workflow-Typs, verschiedene Tabellen auswählen, in welchen Sie wiederum eines der zugehörigen Felder auswählen, welches Bestandteil der Prüfung sein soll. Es ist wichtig den korrekten Datentyp des jeweiligen Feldes anzugeben, damit die Bedingung korrekt geprüft werden kann. Dieser wird im Standard vorausgewählt, passend zum Feld, welches ausgewählt wurde.

Entsprechend der geplanten Bedingung können Sie anschließend einen Operator und einen Prüfwert auswählen. Beispielsweise können Sie einen Workflow anlegen, in welchem Angebote vor Buchung genehmigt werden müssen, die in der Tabelle BEP (Belegpositionen) eine Menge größer 50 Stück oder einen Gesamtpreis größer 1000 € haben:

SQL-Bedingungen

Mit unserem Workflow-Modul haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, neben den festen Bedingungen, die in Form von Tabellenfeldern auswählbar sind, auch eigene SQL-Prüfungen als Bedingungen zu hinterlegen.

Dies ist im Reiter ‘Regel-SQL’ möglich. Dort können Sie eine eigene SQL hinterlegen und über SQL-Parameter über die verfügbaren Tabellen weitere Tabellen in der VARIO mittels join oder ähnlichen SQL-Methoden dazuselektieren, die im Standard nicht enthalten sind:

Außerdem können über diese Regel-SQL Aggregatfunktionen wie eine Summenbildung oder ein Zählen von Datensätzen als Bedingung eingefügt werden oder mit “exists” bzw. “not exists” selektiert werden.

select first 1 'J'
from bek
where bek.belegnr = :BEK___BELEGNR

and exists (select first 1 1             
from bep         
where bep.bek_id = bek.id            
and bep.artikelnr in ('3511801', '3511835'))

and not exists 
(select first 1 1                 
from bep                  
where bep.bek_id = bek.id      
and bep.artikelnr not in ('3511801', '3511835')       
and bep.poart in ('A', 'B')) 

Eine SQL-Bedingung gilt als erfüllt, sobald es ein Ergebnis gibt, was dabei als Ergebnis selektiert wird spielt dabei keine Rolle. In unserem oberen Beispiel ist dies durch ein ‘Select first 1 ‘J’ ‘ gelöst.

Platzhalter, in unserem oberen Beispiel ‘:BEK___BELEGNR‘ können über eine Auswahl der entsprechend im Workflow-Typ verfügbaren Tabelle, sowie des Datenbankfeld darunter ausgewählt und über den Button ‘Als SQL-Parameter einfügen’ an die entssprechende Stelle eingefügt werden:

Aktionen auswählen

Bei Klick auf Weiter gelangen Sie in die Bearbeitungsmaske der nach Eintritt der zuvor festgelegten Bedingung auszuführenden Aktion(-en). Wenn Sie auf “anlegen” klicken können Sie, wieder je nach ausgewähltem Workflow-Typ, eine der in diesem Beispiel folgenden Optionen auswählen:

In unserem nächsten Beispiel wollen wir ein Angebot genehmigen lassen. Wenn Sie “Freigabe anfordern” auswählen, können Sie einen Benutzer auswählen, der eine Benachrichtigung in 9.2.2 “Workflow – Genehmigungen” erhält und die Freigabe erst erteilen muss damit der Beleg gebucht werden kann. Bei Eingangsbelegen kann man über das Feld “Benutzer” gehen (in aller Regel der Ersteller des Belegs) bzw. über den Benutzer des Ursprungsbelegs (z.B. derjenige, der die Bestellung zu einer Rechnung erstellt hat). Bei Ausgangsbelegen ist dies auch möglich, zusätzlich kann hier das gleiche über den zuständigen Benutzer aus dem Beleg geschehen (dieser kann in dem Reiter Belegfuß hinterlegt werden).

Mit Klick auf Fertigstellen speichern Sie Ihren Workflow und sollten anschließend beim Versuch, ein Angebot mit einer Menge über 50 Stück und einem Gesamtpreis über 1000 € zu buchen, folgende Meldung erhalten:

Generell gilt es, vorher genau zu überlegen, welche Arbeitsabläufe automatisiert ablaufen können und bei welchen daher ein Workflow sinnvoll ist. Vielleicht gibt es Bereiche in denen Ihnen bisher der Überblick fehlt, sodass diese Stellen durch Workflows in der VARIO systematisch abgedeckt werden können. Die Einrichtung der Workflows mag einige Zeit in Anspruch nehmen, jedoch können Sie bei korrekter Einrichtung Ihre Abläufe wesentlich effizienter gestalten und können gleichzeitig ein breites Spektrum an Fehlerquellen abdecken. Deshalb lassen Sie sich bitte von der auf den ersten Blick komplexen Einrichtung der Workflows nicht abschrecken – unser Support steht Ihnen bei Fragen, welche durch die Hilfe möglicherweise noch nicht abgedeckt sind, gerne zur Verfügung.

Formeln hinterlegen

Außerdem ist es möglich, Formeln im Workflow-Ergebnis (unter Aktion) einzugeben. Es können Platzhalter für Datenbankfelder eingetragen werden. Die Felder müssen mit ‘{‘ ‘}’ umschlossen werden (bspw. beim Workflow-Typ “Webimport/-export”).

Beispiel: (({RWEB_BEP.EINZELPREIS}*1.19)+{RWEB_BEP.VERPACKUNGBRUTTO})

Aktion E-Mail-Versand

Des Weiteren ist es bei den Aktionen möglich, die Anzahl der Wiederholungen bei fehlgeschlagener Ausführung anzugeben. Die Aktion wird dann noch so oft wiederholt, wie im Feld angegeben.

In der Workflow-Verwaltung gibt es für Mailingaktionen die zusätzliche Checkbox “ggfls. erneut senden”. Somit können Sie entscheiden, ob eine E-Mail mehrfach versendet werden soll. Diese Option gibt es für die Aktionen “Beleg als E-Mail senden” und “E-Mail senden”. Defaultmäßig ist der Haken nicht gesetzt.

Beispiel: Sie verfügen über einen Workflow der eine E-Mail beim Buchen einer Bestellung versendet. Ist der Haken für “ggfls. erneut senden” gesetzt, und Sie stornieren die Bestellung und buchen diese erneut, so wird nochmals eine E-Mail versendet.

Die Aktion “Auftrag auflösen” ist nur möglich bei unbezahlten Vorkasseaufträgen und Aufträgen auf Rechnung – bei Teillieferungen und bezahlten Vorkasseaufträge ist ein Auflösen des Auftrags nicht möglich.

Für ausgangsseitige Workflows die für Aktion “Beleg per E-Mail senden” oder “PDF in Datenbank speichern” ausgewählt haben, ist es jetzt möglich eine Mailvorlage auszuwählen. Die Mailvorlage können Sie in der Mail Templates Verwaltung (Menüpunkt 1.9.6) erstellen. Wenn Sie eine Mailvorlage ausgewählt haben, wird der Betreff und der Mailbody ausgeblendet.

Platzhalter für Funktion ‘Email senden’

In den Adressaten-Feldern kann mit Platzhaltern gearbeitet werden.

Diese folgen dem Muster {TABELLE:FELDNAME}.

Wenn Sie priorisiert an Adressen verschicken möchten, sodass an die erste E-Mail-Adresse verschickt wird, die nicht NULL ist, können Sie dies durch folgenden Aufbau in dem entsprechenden Adressaten-Feld umsetzen:

{{Platzhalter 1}, {Platzhalter 2}, {Platzhalter 3}}

Bzw.: {{TABELLE:FELDNAME}, {TABELLE:FELDNAME}, {TABELLE:FELDNAME}}

Wenn Sie an mehrere Platzhalter gleichzeitig verschicken möchten, müssen Sie hier die Platzhalter wie folgt nutzen:

{Platzhalter 1}; {Platzhalter 2}; {Platzhalter 3}

Bzw.: {TABELLE:FELDNAME}; {TABELLE:FELDNAME}; {TABELLE:FELDNAME}

Abweichende SMTP-Daten einer Filiale verwenden

Im Bereich der E-Mail-Aktionen im Menüpunkt 9.2.3 – Workflow-Verwaltung ist es möglich, über eine optionale Filialauswahl, die SMTP-Daten aus der  dort ausgewählten Filiale für den E-Mail-Versand von Belegen, die über den Worker versendet werden, zu verwenden:

Wenn dort eine Filiale auswählt wird, werden die unter 1.7.1 im Reiter Mailing hinterlegten SMTP-Daten, anstelle der in den Parametern des Systembenutzers hinterlegten, verwendet.

In den Parametern im Bereich Kommunikation muss für den Systembenutzer weiterhin ‘SMTP-Server verwenden’ eingestellt sein.

Workflows verarbeiten

Um ihre Workflows im Hintergrund automatisch zu verarbeiten starten Sie bitte den “Worker”.

Fenster “Workflow verarbeiten” innerhalb der VARIO8

Eine Möglichkeit ist es, diesen in Ihrer VARIO8 über den Menüpunkt 9.2.1 “Workflows verarbeiten” zu starten. Es öffnet sich folgendes Fenster:

Sie können unten links das Aktualisierungsintervall einstellen und bei Bedarf auf “Starten” klicken. Sie können das Intervall jederzeit ändern. Nach Ablauf der neu eingestellten Zeit sehen Sie unten im Fenster eine Restanzeige für die Zeit bis zur nächsten Replikation:

Mit Klick auf “Abbrechen” unterbrechen Sie die automatische Workflow-Verarbeitung. Das Fenster bleibt jedoch geöffnet und Sie können die Verarbeitung jederzeit wieder durch Betätigen des Starten-Buttons beginnen.

Worker als aus der VARIO8 ausgelagertes Fenster

Die zweite Möglichkeit für die Verarbeitung der Workflows ist es, den Worker außerhalb der VARIO8, ähnlich der rs.exe, im Hintergrund laufen zu lassen. Hierzu erstellen Sie eine Verknüpfung Ihrer Vario8.exe (bspw. auf dem Desktop). Per Rechtsklick auf die Verknüpfung öffnen Sie bitte die Einstellungen. Tragen Sie am Ende des Zielpfades (hinter “.exe”) getrennt durch ein einzelnes Leerzeichen den Startparameter “-worker” ein. Wenn Sie diese Verknüpfung nun öffnen, dann müssen Sie einmalig den Datenbankpfad Ihrer VARIO8 eintragen. Diesen können Sie per Rechtsklick wie folgt aus Ihrer VARIO8 kopieren:

Wenn Sie anschließend Ihre Verknüpfung öffnen, sollte sich der VARIO8-Startbildschirm öffnen, über welchen Sie sich nun wie gewohnt anmelden. Anschließend öffnet sich der Workflow-Worker im folgenden Fenster:

Sie können hier nun, genau wie über Menüpunkt 9.2.1 das Aktualisierungsintervall einstellen. Der Worker startet automatisch. Wenn Sie den Worker beenden wollen, drücken Sie auf “Abbrechen”. Im Gegensatz zum Fenster innerhalb der VARIO8 wird die Anwendung jedoch komplett geschlossen. Wenn Sie das Fenster minimieren, läuft der Worker im Hintergrund und Sie können ihn jederzeit wieder öffnen um sich das Protokoll der letzten Aktualisierungen anzusehen.

Workflow-Worker über den VARIO Dienst

Der Worker kann auch über den VARIO-Dienst laufen. Hierfür gibt es in der VARIO-Dienstverwaltung (Menüpunkt 9.1.5.3) einen neuen Task “Workflow Worker”.

Des Weiteren muss in der VARIO-Dienst Konfiguration der Haken bei “PDF Service” gesetzt und im Reiter “Pfade” ein Report-Pfad hinterlegt werden.

Workflow-Genehmigungen

Wenn Sie den Menüpunkt 9.2.2 öffnen, sehen Sie dort alle ausstehenden Genehmigungen. Diese sind im Zusammenhang mit einem bestimmten Workflow, durch das Erfüllen einer Bedingung und somit durch Aktivierung der Aktion “Freigabe erforderlich” in der VARIO8 entstanden. Per Rechtsklick auf die jeweilige Zeile können Sie eine Genehmigung erteilen, sodass der jeweilige Beleg gebucht bzw. die zugehörige Aktion, für die eine Genehmigung durch den Benutzer erforderlich war, ausgeführt werden kann.

Unten links sowie in der jeweils ausgewählten Zeile sehen Sie weitere Informationen zum Beleg. Nachdem Sie eine Genehmigung erteilt haben, ist es nicht mehr möglich den betroffenen Beleg zu ändern ohne eine neue Genehmigungsanfrage auszulösen. Falls Sie keinen eigenen Workflow eingerichtet haben der Ihnen den Beleg nach einer Genehmigung bucht, erhalten Sie beim Versuch den genehmigten Beleg zu ändern folgenden Hinweis:

Bei Klick auf “Ja” wird der Beleg in den Status “gebucht” geändert. Sie können den Beleg auch manuell zu buchen. Es gibt in der VARIO8 einen “Buchen-Button” über den Sie einen Beleg buchen können, ohne zuvor auf “Ändern” und dann auf “Beleg speichern und buchen” zu klicken:

Workflow Warteschlangeneinträge

Die ausgeführten Workflows werden jetzt im Menüpunkt 9.2.4 “Workflow – Warteschlangeneinträge” aufgeführt. Diese Einträge werden auch nicht mehr automatisch gelöscht, sondern nur auf “Verarbeitet” gesetzt. Mit Rechtsklick auf eine Zeile werden weitere Optionen für diese angezeigt: löschen, Beleg anzeigen, Workflow öffnen, erneut verarbeiten.

In diesem Dropwdown-Menü hat man die Möglichkeit nach Verarbeitungsstatus zu filtern z.B “Alle”, oder “Erfolgreich verarbeitet”.

Der Unterschied zwischen “Nicht erfolgreich verarbeitet” und “Endgültig nicht erfolgreich verarbeitet” besteht darin, dass bei “Nicht erfolgreich verarbeitet” alle Wiederholungen des Workflows einzeln aufgeführt werden.

Workflow Logs

Es besteht jetzt auch in der Workflowverwaltung die Möglichkeit alle Workflows zu loggen. Sie können entscheiden, ob das Logging immer erfolgen soll oder nur bei positiven bzw. negativen Bedingungen.

Zu den Logdateien kommen Sie durch Klick auf den Button “Logs (mark. Workflow)” in der Workflowverwaltung.

Anwendungs-Beispiele zu Workflows

Nachfolgend finden Sie Beispiele, wofür Workflows verwendet werden können.

Rechnungseingangs-Workflow

Mit dem VARIO Eingangsrechnungsworkflow können Sie den Ablauf der verschiedenen Prüfungsschritte von Eingangsrechnungen durch die Benutzer/Benutzergruppen, welche die Prüfung vornehmen sollen, über verschiedene Workflows definieren.

Der Rechnungseingangs-Workflow ist aufgrund des Funktions-Umfangs ein eigenes Modul. Auf dieser Seite erfahren Sie hierzu mehr.

Workflowtyp Taskgesteuert Ausgangsbelege

In der Workflow-Verwaltung (Menüpunkt 9.2.3) finden Sie den Workflowtyp “Task gesteuert”. Damit ist es möglich, Belege periodisch zu prüfen.

Für das Setup [Bereich “Task gesteuert”, Typ “Ausgangsbelege”] gibt es derzeit sechs Auswahlmöglichkeiten für die Prüfung. Drei davon für freigegebene Belege und drei für noch nicht freigegebene Belege:

• Offene Aufträge mit Liefertermin-Rückstand (freigegeben): Hier wird geprüft, ob der Liefertermin in der Vergangenheit liegt.
• Offene Aufträge mit unterlieferten Positionen (freigegeben)
• Gebuchte (nicht übernommene) Lieferscheine (freigegeben)

• Offene Aufträge mit Liefertermin-Rückstand (nicht freigegeben)
• Offene Aufträge mit unterlieferten Positionen (nicht freigegeben)
• Gebuchte (nicht übernommene) Lieferscheine (nicht freigegeben)

Wenn eine der Optionen ausgewählt wird, wird im Bereich darunter das entsprechende SQL-Statement angezeigt.

Zusätzlich zu dieser Prüfung können Sie noch weitere Bedingungen hinterlegen z.B. Nettobetrag ist größer als 100.

Beispiel 1

Sie möchten allen Kunden eine E-Mail zusenden, deren Liefertermin überschritten wurde und deren Nettobetrag größer als 100 Euro ist.

Im Bereich Aktion können Sie nun in Ihrem E-Mail Text verschiedene Platzhalter für die Ausgabe der noch offenen Positionen/Lieferterminrückstand nutzen.

Wählen Sie hierfür beispielsweise die Funktion Beleg als E-Mail senden aus und Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Nachricht und wählen Sie Feld-Template hinzufügen:

Wählen Sie nun den Bereich ‘Beleg Verkauf‘ aus:

Ganz unten bei den Platzhaltern für diesen Bereich finden Sie verschiedene Möglichkeiten der Ausgabe der Positionen zum entsprechenden Beleg:

Wenn Sie den Workflow eingerichtet haben, müssen Sie als nächstes den Task über die VARIO-Dienst-Verwaltung (Menüpunkt 9.1.5.3.) erstellen. Beispielsweise soll der oben angelegte Workflow jeden Tag um 10:45 ausgeführt werden.

In den Workflow-Warteschlangeneinträgen (Menüpunkt 9.2.4) werden dann alle Aktionen aufgelistet, bei denen die Bedingungen erfüllt wurden. Diese können wie gewohnt über die Workflow-Verarbeitung (Menüpunkt 9.2.1) abgearbeitet werden.

Der Task läuft täglich und prüft alle Aufträge, deren Liefertermin überschritten sind. Sofern dies der Fall ist und die Zusatzbedingungen auch erfüllt sind, wird eine Email verschickt. Die Email wird dabei pro Beleg und Workflow nur einmalig versendet. Somit können Sie Ihre Kunden automatisch informieren, sobald der Liefertermin überschritten wurde – ohne jeden Beleg einzeln bearbeiten zu müssen.

Beispiel 2: Gebuchte (nicht übernommene) Lieferscheine

Bei diesem Workflow gibt es zwei zusätzliche Aktion:

• In Rechnung übernehmen und buchen
• In Rechnung übernehmen (nicht buchen)

Mit diesem Workflow können gebuchte Lieferscheine automatisch nach einer bestimmten Anzahl Tage in eine Rechnung übernommen werden. Dies kann man entweder mit einer zusätzlichen SQL-Bedingung steuern, oder über die Zeitregel. Bei der Zeitregel gilt es jedoch zu beachten, dass man zusätzlich eine Bedingung für den Belegstatus aufnimmt (z.B. Belegstatus =3), damit aktualisiert geprüft wird, ob der Lieferschein in der Zwischenzeit nicht schon übernommen wurde.

Beispiel:
Man bucht um 14:30 Uhr einen Lieferschein. Zusätzlich hat man einen Task eingerichtet, der den Lieferscheinübernahme-Workflow auslöst (/den Warteschlangeneintrag schreibt). Der Task läuft täglich um 22:00 Uhr und als Zeitregel ist “7 Tage” hinterlegt. Es sollen also alle Lieferscheine automatisch nach einer Woche übernommen werden. Wird jetzt jedoch am nächsten Tag ein Lieferschein schon manuell übernommen, besteht der Warteschlangeneintrag trotzdem weiter und der Lieferschein würde in 7 Tagen erneut übernommen. Daher ist eine Bedingung für die Prüfung des Belegstatus sinnvoll.

Hinzu kommt, dass für den Lieferschein jedes Mal um 22:00 Uhr ein neuer Warteschlangeneintrag erzeugt wird. Dies ist zwar nicht problematisch, aber wird sehr schnell sehr unübersichtlich.

Workflow zur Überprüfung überschrittener Liefertermine einzelner Positionen mit Positionsplatzhaltern

Es ist möglich Workflows zu erstellen, die Belegpositionen auf z.B. offene Mengen, oder einen überschrittenen Liefertermin prüfen. Hierfür legen Sie am besten einen Workflowtyp “Task gesteuert” an.

“Zeitplan” und “Bedingung” können Sie leer lassen. Unter Aktionen geben Sie als Funktion z.B. “Beleg als E-Mail senden” an. In der Nachricht klicken Sie dann auf die drei […] und wählen “Feld Template einfügen” aus.

Hier können Sie unter “Beleg Verkauf” ganz unten die folgenden Funktionen auswählen.

• BEK:POSITIONEN_ALLE – Hier werden alle Positionen des Belegs ausgegeben
• BEK:POSITIONEN_OFFENE_MENGEN – Hier werden alle Positionen mit offenen Mengen des Belegs ausgegeben
• BEK:POSITIONEN_LIEFERTERMIN_UEBERSCHRITTEN – Hier werden alle Positionen des Belegs ausgegeben, bei denen der Liefertermin für die jeweilige Position überschritten ist.
• BEK:POSITIONEN_LIEFERTERMIN_UEBERSCHRITTEN_UND_OFFENE_MENGE – dieser Platzhalter ist eine Kombination aus den vorherigen beiden

In unserem Beispiel haben wir den 2. Punkt verwendet.

An die angegebene E-Mail Adresse wird nach Verabeitung des Workflows eine Mail mit allen Positionen des jeweiligen Belegs, indem der Liefertermin der Position überschritten wurde, versendet. Hier haben Sie die Möglichkeit noch weitere Informationen zu senden z.B. um welche Positionsnummer es sich bei dem beleg handelt, um welche Menge es sich handelt, wie hoch der Einzelpreisbrutto ist, oder wie die Artikelbezeichnung lautet.

Wichtig: Hinter dem Doppelpunkt müssen Sie die Felder angeben, die Sie angezeigt bekommen möchten. Anhand der Felder wird eine Tabelle erzeugt, die dann per E-Mail versendet wird. Z.B: {BEK:POSITIONEN_ALLE: Posi, Menge, Einzelpreisbrutto}

Diese Platzhalter müssen dann wie folgt eingefügt werden. (Platzhalter der ART_FF und der BEK_FF werden auch aufgelöst)

Es ist weiter möglich die Bezeichnung der Platzhalter zu ändern, dafür muss dann lediglich hinter den Platzhalter z.B. Einzelpreisbrutto (‘gewünschter Name’) geschrieben werden.

In der E-Mail sieht das dann wie folgt aus:

Das Design der HTML-Table kann durch CSS bestimmt werden, im Standard wird es aussehen wie im oberen Bild.

SQL als Anhang per E-Mail versenden

Für die Workflowaktion “Beleg als E-Mail senden” haben Sie die Möglichkeit, eine SQL-Abfrage hinzuzufügen und diese als CSV oder xlsx an die E-Mail anzuhängen. Die SQL muss dabei eine Referenz zu dem Beleg als Parameter beinhalten (:beleg_id oder :belegschluessel). So kann z.B. eine Auswertung angehangen werden, die allen Positionen des Belegs ausgibt die als Gefahrgut gekennzeichnet sind.

Workflowtyp Taskgesteuert SQL-Auswertung

Mit dem Workflowtyp “SQL-Auswertung” ist es möglich, unter Aktionen eine E-Mail mit einer freien SQL-Auswertung zu versenden.

Hierfür müssen Sie zunächst unter Menüpunkt Freie SQL Auswertungen (8.0.0) eine Auswertung erstellen und speichern.

Dieser SQL-Auswertung muss dann ein Report hinterlegt werden. Diese Möglichkeit finden Sie über die Sonderfunktion “Freie SQL verwalten”, eine genaue Beschreibung finden Sie in unserem Handbuch.

Im Workflow unter Aktionen können Sie dann diese SQL Auswertung hinterlegen, bei Ausführung des Workflows wird dann eine E-Mail versendet, welcher der hinterlegte Report als PDF angefügt ist.

Abruf von zusätzlichen Infos aus Shopbestellungen

Sie können beispielsweise die Kundengruppen oder andere Informationen, die wir nicht über die API im Standard mit importieren, aus Shopware per Workflow abrufen.

Für unser Beispiel wählen Sie bitte als Bereich “Webimport” und als Typ “Webshop-Import Beleg-Kopf” aus. Danach können Sie in den Bedingungen auf die Filiale prüfen. Die Aktion sollte wie folgt aussehen:

Aktion:
Im Feld bitte folgendes Platzhalter-Schema verwenden:
{XPATH:<Tabelle>.<Feld>:<xpath/jsonpath>}

Tabelle und Feld sollte dann idr RWEB_BEK.EXT_ORDERINFO lauten.
“XPATH:” ist fest (auch für jsonpath).

Workflowtyp Textbausteine

Vorbemerkung

Mit VARIO haben Sie die Möglichkeit, vordefinierte Textbausteine an verschiedenen Stellen innerhalb der Software zu verwenden. Die Textbausteine können dazu unter 1.9.3. verwaltet werden.
Ein angelegter Textbaustein kann dann z.B. für einen einzelnen Beleg (2.1.) verwendet werden, indem im Reiter “Belegkopf” bzw. “Belegfuß” der jeweilige Textbaustein ausgewählt wird.

Um für bestimmte Belegarten standardmäßig immer dieselben Textbausteine einzusetzen, kann über die Parameterverwaltung unter “Belegarten” eine einzelne Belegart geöffnet und für diese Kopf- und Fußtextbausteine ausgesucht werden. Immer wenn dann ein Beleg dieser Belegart abgespeichert wird, werden für Fuß- und Kopftext die ausgesuchten Textbausteine verwendet.

Typ “Textbausteine” in der Workflow-Verwaltung

Für eine noch flexiblere Nutzung von Textbausteinen innerhalb der VARIO kann in der Workflow-Verwaltung unter 9.2.3. ein Workflow vom Typ “Textbausteine” durch Klick auf “Neu” angelegt werden.

Geben Sie hierzu in den ersten zwei Schritten des Workflow-Assistenten nach Anlage des neuen Workflows erst einen Namen für diesen ein und wählen für Bereich und Typ “Textbausteine” aus. Im Bereich Typ können Sie auch noch die Option setzen, dass nach Durchführung dieses Workflows auf weitere passende Workflows geprüft werden soll. Die Reihenfolge wird bei der Abarbeitung beachtet.

Schritt Textbausteine-Bedingungen

Anschließend können Sie im Schritt “Bedingungen” die Bedingungen für die Verwendung der Textbausteine verwalten. Klicken Sie auf “anlegen”, um so das oben gezeigt Fenster zu öffnen.

Das Feld “Gruppe (oder)” kann genutzt werden, um die im Folgefenster wählbaren Textbausteine an mehrere verschiedene Bedingungen zu knüpfen. Alle Bedingungen innerhalb derselben Gruppe sind mit UND verknüpft, sodass die Summe der Bedingungen erfüllt sein muss, um über diese Gruppe eine Aktion auszulösen. Wenn Sie zwei Bedingungen in zwei unterschiedlichen Gruppen anlegen, so reicht es aus, wenn eine der beiden Gruppen “zutrifft”.

Das Feld “Tabelle” bietet Ihnen die Möglichkeit, die Textbausteine im Hauptbereich oder in den freien Feldern des Belegs anzuzeigen.

Über “Feld / Typ” erfolgt nun die Auswahl eines VARIO-Datenbankfelds, an das die Bedingung geknüpft ist. Damit der Workflow korrekt ausgelöst wird, muss zusätzlich der zugeordnete Datentyp gewählt werden (z.B. float oder string). Mithilfe logischer Operatoren kann dann die Verwendung der Textbausteine in Abhängigkeit vom ausgewählten VARIO-Feld realisiert werden.

In der oben gezeigten Beispielbedingung soll der Textbaustein-Workflow nur ausgelöst werden, wenn der Nettobetrag auf dem Beleg größer gleich 20 (€) ist.

Über die Reiter “Regel – SQL” und “Regel – Skript (result)” können Sie die Bedingungen für den Textbaustein-Workflow anhand von SQL-Statements noch flexibler setzen.

Schritt Aktion

Im Schritt “Aktion” können nun verschiedenen Kopf- und Fußtextbausteine ausgewählt werden, sofern diese vorher unter 1.9.3. “Textbausteine verwalten” angelegt wurden.

Das gilt für die Beleganlage und für die Belegübernahme. Für die Belegübernahme kann mit Platzhaltern gearbeitet werden, welche dann auf den Vorbeleg zurückgreifen.

Die Workflow-Textbausteine werden erst in einen bestimmten Beleg geladen, sobald dieser abgespeichert wurde.

Für jeden “Workflow”-Textbaustein kann zusätzlich per Checkbox ausgewählt werden, ob dieser bei Workflow-Auslösung den im Beleg ggf. schon vorhandenen Textbaustein überschreiben soll oder nicht (“vorhandenen Wert überschreiben”). Ist der Haken nicht gesetzt, schreibt der Workflow Textbausteine nur in noch leere Textbausteinfelder. Ist der Haken gesetzt, werden sowohl Textbausteine überschrieben, die einzeln für einen Beleg gewählt wurden, als auch solche, die über die Parameterverwaltung für eine Belegart ausgewählt wurden.

Klicken Sie anschließend auf “Fertigstellen” um den Workflow abzuspeichern. Der Workflow wird daraufhin in der Liste der Workflows unter 9.2.3. angezeigt.

Beachten Sie hierbei bitte, dass, wenn mehrere Textbausteine-Workflows bestimmte Bedingungen erfüllen, nur die Aktion des letzten (untersten) Workflows ausgelöst wird.

Workflowtyp Offene Posten

Um einen Workflow vom Typ “Offene Posten” anzulegen, öffnen Sie bitte die Workflow-Verwaltung unter 9.2.3. Hier können Sie über den Button “Neu” einen neuen Workflow anlegen.

Geben Sie hierzu in den ersten zwei Schritten des Workflow-Assistenten nach Anlage des neuen Workflows erst einen Namen für diesen ein und wählen für Bereich “Offene Posten” aus.

Im nächsten Schritt, “Zeitplan”, können Sie passend zu Ihren Anforderungen einen Zeitplan für die Ausführungsregelmäßigkeit des neuen Workflows auswählen.

Im Bereich offene Posten gibt es nun die Möglichkeit “nach Mahnlauf”. Im Bereich “Bedingungen” können Sie Felder aus den Tabellen Adressen (ADR), Offene Posten (OPV) und Mahnlaufprotokoll (MLP) auswählen und entsprechend prüfen lassen. Im Bereich “Aktionen” ist es bei diesem Workflow-Typ möglich Adress-Felder zu setzen. Sie können hier also beispielsweise das Feld ‘Kreditlimit’ mit dem Wert ‘0,01’ befüllen, wenn sich ein Offener Posten des Kunden in der Mahnstufe 3 befindet, eine Liefersperre oder freie Felder setzen.

Dieser Mahnlauf wird durch Menüpunkt 7.7.1 ausgelöst. Die darauffolgende Frage muss mit “Ja” beantwortet werden:

Beispiel-Workflow

Eine sinnvolle Nutzung des Workflowtyps “Offene Posten” könnte wie folgt aussehen:

Es soll eine Notifikations-E-Mail versendet werden, wenn eine Teilzahlung zum offenen Posten geleistet wurde (per Online-Banking), aber noch ein Restbetrag offen ist [1]. Später soll eine weitere derartige Mail versendet werden, wenn der entsprechende Restbetrag komplett gezahlt wurde [2]. Es werden zwei Workflows erstellt, einer je beschriebener E-Mail.

Anmerkung: Der Workflow wird nur ausgelöst, falls eine Zahlung per Online-Banking überwiesen wird.

Workflow 1)

Eine Bedingung um zu prüfen, ob zum offenen Posten bereits eine Online-Banking-Zahlung getätigt wurde.
(Ist dies nicht der Fall muss auch noch keine Notifikations-E-Mail über einen ggf. offenen Betrag versendet werden.)

Eine weitere Bedingung, um zu prüfen ob zusätzlich noch ein offener Betrag besteht.

Da beide Bedingungen der Gruppe “1” zugeordnet sind, werden sie mit dem logischen UND verknüpft – der Workflow wird also nur ausgeführt, wenn bisher bereits etwas gezahlt wurde, aber noch ein offener Restbetrag existiert.

Im nächsten Schritt “Aktion” soll nun eine E-Mail an den Schuldner versendet werden, die diesen an den offenen Restbetrag erinnert. Klicken Sie hierzu auf den Button “anlegen” und wählen Sie die Funktion “E-Mail senden”. Die E-Mail-Headerfelder (An, CC, …) können Sie entweder händisch füllen, oder rechts über das Icon für das erweiterte Suchmenü ein E-Mail-Adressfeld aus den VARIO-Feld-Templates auswählen. Es können Feld-Templates in die Nachricht eingebunden werden, um so eine dynamische Nutzung des Workflows zu ermöglichen.

Klicken Sie anschließend auf “Fertigstellen” um den Workflow zu aktivieren und ihn in die Workflow-Verwaltung aufzunehmen.

Workflow 2)

Der zweite Workflow soll eine Mail versenden, sobald der offene Posten komplett beglichen wird. Hierzu wird diesmal in den Bedingungen geprüft, ob der offene Betrag gleich '0' ist.

Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, kann eine E-Mail versendet werden, die den Schuldner nochmals darüber informiert, dass der offene Posten nun komplett bezahlt ist.

Klicken Sie anschließend auf “Fertigstellen” um den Workflow zu aktivieren und ihn in die Workflow-Verwaltung aufzunehmen.

Workflowtyp Finanzbuchhaltung

Um einen Workflow vom Typ “Finanzbuchhaltung” anzulegen, öffnen Sie bitte die Workflow-Verwaltung unter 9.2.3. Hier können Sie über den Button “Neu” einen neuen Workflow anlegen.

In einem neuen Fenster öffnet sich der Workflow-Assistent, der Sie in wenigen Schritten durch das Anlegen eines neuen Workflows führt.

Der Workflow kann durch Anhaken der Checkbox “Aktiv” aktiv gesetzt werden, dies kann jedoch auch im Nachgang geschehen.

Geben Sie hierzu in den ersten zwei Schritten des Workflow-Assistenten nach Anlage des neuen Workflows erst einen Namen für diesen ein und wählen für Bereich “Finanzbuchhaltung” aus.

Der Workflow-Bereich “Finanzbuchhaltung” umfasst verschiedene Typen, aus denen Sie auswählen können:

Der Schritt “Zeitplan” des Workflow-Assistenten ist für Finanzbuchhaltungs-Workflows ausgegraut und nicht verfügbar.

Im nächsten Schritt “Bedingungen” können verschiedene Bedingungen für die Ausführung Ihres Workflows angelegt und verändert werden.

Hierfür können je nach Bedingung verschiedene Tabellen aus VARIO abgefragt werden.
So z.B. Tabelle Ausgangsbeleg, Feld/Typ LKZ, Operator gleich, Wert CH um bzgl. Ausgangsbeleg Besonderheiten für die Schweiz zu realisieren.

Sobald Sie für den Workflow eine Tabelle ausgewählt haben, können Sie logische Operatoren auf ausgewählte Felder der Tabelle anwenden, um die Bedingung zu definieren.

Bedingungen aus der selben Gruppe sind mit einem UND verknüpft, sodass alle diese Bedingungen erfüllt sein müssen, um den Workflow zu aktivieren. Bedingungen unterschiedlicher Gruppen sind mit einem ODER verknüpft.

Haben Sie alle Bedingungen definiert, können Sie im Schritt “Aktion” mehrere Aktionen festlegen, die ausgeführt werden sollen, falls Bedingungen des Workflows wahr werden. Für FiBu-Workflows stehen dazu verschiedene Aktionen zur Verfügung, je nach ausgewähltem Typ des FiBu-Workflows (Ausgangsbelege/Eingangsbelege/Kassenquittungen/…).

Workflowtyp Freie Felder

Um einen Workflow vom Typ “Freie Felder” anzulegen, öffnen Sie bitte die Workflow-Verwaltung unter 9.2.3. Hier können Sie über den Button “Neu” einen neuen Workflow anlegen.

In einem neuen Fenster öffnet sich der Workflow-Assistent, der Sie in wenigen Schritten durch das Anlegen eines neuen Workflows führt.

Der Workflow kann durch Anhaken der Checkbox “Aktiv” aktiv gesetzt werden, dies kann jedoch auch im Nachgang geschehen.

Geben Sie hierzu in den ersten zwei Schritten des Workflow-Assistenten nach Anlage des neuen Workflows erst einen Namen für diesen ein und wählen für Bereich “Belegübernahme Verkauf” aus.

Der Workflow-Bereich “Belegübernahme Verkauf” umfasst ausschließlich den Typ “Übernahme Freie Felder”, den Sie auswählen können.

Im nächsten Schritt, “Zeitplan” nach Auswahl des Bereichs und des Typs, können Sie passend zu Ihren Anforderungen einen Zeitplan für die Ausführungsregelmäßigkeit des neuen Workflows auswählen.

Danach können im Schritt “Bedingungen” verschiedene Bedingungen für die Anwendung des Workflows angelegt und verändert werden.

Workflowtyp Tickets

Um einen Workflow vom Typ “Tickets” anzulegen, öffnen Sie bitte die Workflow-Verwaltung unter 9.2.3. Hier können Sie über den Button “Neu” einen neuen Workflow anlegen.

Geben Sie hierzu in den ersten zwei Schritten des Workflow-Assistenten nach Anlage des neuen Workflows erst einen Namen für diesen ein und wählen für Bereich “Tickets” aus.

Wie auch für andere Workflow-Bereiche haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Ausführungstypen für den Workflow zu wählen. Klicken Sie zum Beispiel auf “nach Speichern”, so wird der der Workflow an den Vorgang des Speicherns eines Tickets geknüpft.

Im nächsten Schritt, “Zeitplan” nach Auswahl des Bereichs und des Typs, können Sie passend zu Ihren Anforderungen einen Zeitplan für die Ausführungsregelmäßigkeit des neuen Workflows auswählen.

Danach können im Schritt “Bedingungen” verschiedene Bedingungen für die Anwendung des Workflows angelegt und verändert werden. Bei Anlage einer neuen Bedingung können Sie im Reiter “Regel” gewisse Bedingungen an Datenbankfelder aus der Tabelle “Tickets” knüpfen. Wählen Sie hierzu das Datenbankfeld aus und kontrollieren Sie rechts davon, ob der Datentyp passend voreingestellt ist. Zusätzlich wählen Sie Operator und Wert für die Prüfung aus. Des Weiteren ist es möglich, die Bedingung per SQL-Code oder Regelskript zu formulieren. Dazu braucht es gewisse Vorkenntnisse.

Im oberen Bild wurde die Bedingung so angelegt, dass das entsprechende Ticket auf seine Priorität geprüft wird. Der Beispiel-Workflow wird nur ausgelöst für Tickets, die eine Priorität > 5 besitzen, also nur für besonders wichtige Tickets.

Nach Formulierung der Workflow-Bedingungen können eine oder mehrere auszulösende Aktionen angelegt werden. Für den Beispiel-Workflow soll der Benutzer mit der Kennung “VAR” eine Erinnerung erhalten, wenn ein Workflow mit einer Priorität > 5 abgespeichert wurde.

Eine Erinnerung über die hochpriorisierten Tickets wird also täglich um 7:30 Uhr an den Benutzer “VAR” versendet.

Klicken Sie im Anschluss hieran auf “Fertigstellen” um den Workflow zu aktivieren und ihn in die Workflow-Verwaltung aufzunehmen.

Workflowtyp Log-Dateien Dienst

Dieser Workflowtyp kann dazu genutzt werden, um informiert zu werden, dass ein Dienst-Task nicht erfolgreich ausgeführt wurde.

Im Workflow-Bereich müssen Sie “Log-Dateien” und im Feld Workflow-Typ “Dienst” auswählen.

Workflowbedingungen können hier nur auf das Feld “Dienst-Log” ausgeführt werden. Damit Sie informiert werden, wenn ein Dienst-Task nicht erfolgreich ausgeführt wurde, sollte Sie folgende Bedingung hinterlegen:

Unter Aktionen Können Sie dann die Funktion “Email senden” auswählen und als Nachricht einen Platzhalter setzen.

Workflowtyp Paketversand ausgehend

Weitere Informationen und Beispiele für Workflows zum Thema Sendungsverfolgung finden Sie hier.

Workflowtyp Assetvermietung

Es gibt jetzt Workflows für die Assetvermietung. Dafür muss der Bereich Assetvermietung ausgewählt werden. Als Typ stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• Nach Übergabe
• Nach Rücknahme
• Nach Speichern

Nach Übergabe bedeutet, dass der Vermietauftrag auf den Status “Übergeben” geprüft wird. Ist dies der Fall, kann als Aktion eine E-Mail versendet, eine Erinnerung angelegt oder eine E-Mail mit dem Übergabeprotokoll versendet werden. Somit kann z.B. automatisiert eine E-Mail mit dem Übergabeprotokoll versendet werden, sobald sie Übergabe per WebApp bestätigt wurde.

Nach Rücknahme bedeutet, dass der Vermietauftrag auf den Status “Zurückgenommen” geprüft wird. Ist dies der Fall, kann als Aktion eine E-Mail versendet, eine Erinnerung angelegt oder eine E-Mail mit dem Rücknahmeprotokoll versendet werden.

Nach Speichern hat keine vordefinierten Prüfungen. Hier können Sie den Workflow individuell nach Ihren Anforderungen gestalten.

FAQ Workflow

Hier finden Sie die von Ihnen häufig gestellten Fragen.