DATEV

Zuletzt aktualisiert am 5. Januar 2025

Leistungsbeschreibung

In unserer Leistungsbeschreibung der DATEV Schnittstelle haben wir für Sie eine praktische Übersicht der einzelnen Funktionen erstellt. Die tabellarische Darstellung ermöglicht es Ihnen, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, welche Daten zwischen der VARIO Wawi und DATEV ausgetauscht werden können. Erfahren Sie mehr über die Leistungsmerkmale der DATEV Schnittstelle in unserer Leistungsbeschreibung!

Übergabe an DATEV (Dateibasiert)

Mithilfe der FiBu-Übergabe werden Ihre Daten so aufbereitet, dass diese an einen externen Dienstleister (in diesem Fall DATEV) übergeben werden können. Die aufbereiteten Daten werden in eine Datei exportiert, welche die Software des Dienstleisters importieren kann.

Auflistung aller Felder mit entsprechender Bedeutung

Belegdatum von/bis

Wählen Sie hier den Zeitraum aus, aus dem die Belege für die DATEV-Übergabe gewählt werden sollen.

Belege übergeben

Wenn diese Checkbox angehakt ist, werden die entsprechenden Belege an DATEV übergeben.

Adressen übergeben

Hier können Sie auswählen, welche Adressen übergeben werden sollen. Sie haben hier die Auswahl zwischen „nur bebuchte“, „alle“ oder „keine“.

Nur Filiale

Wählen Sie hier aus, ob Sie für eine bestimmte Filiale oder für <alle> eine Übergabe wünschen.

Warenausgangsrechnungen übergeben

Wenn diese Checkbox angehakt ist, werden Warenausgangsrechnungen übergeben.

Wareneingangsrechnungen übergeben

Wenn diese Checkbox angehakt ist, werden Wareneingangsrechnungen übergeben.

Barkäufe übergeben

Wenn diese Checkbox angehakt ist, werden Barkäufe übergeben.

Kasse übergeben

Wenn diese Checkbox angehakt ist, wird die Kasse übergeben (gilt nur für bereits abgerechnete Kassen). Sollten unter 9.7.7.7 im Reiter „Import-Stapel Belege“ noch nicht importierte Kassenbelege vorhanden sein, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Die FiBu-Übergabe kann nicht ausgeführt werden bis alle Kassenbelege übernommen wurden. Diese Funktion hilft dabei, Differenzen bei der FiBu-Übergabe zu vermeiden.

Zahlungen übergeben

Wenn diese Checkbox angehakt ist, werden alle Zahlungen übergeben.

Export nach

Wählen Sie ggf. das Laufwerk, bzw. den Pfad aus, wohin die Datei exportiert werden soll. Im Optimalfall wählen Sie ein Verzeichnis aus, auf das von DATEV auch lesend und schreibend zugegriffen werden kann.

Ungebuchte Belege

Nachdem Sie die Einstellungen zur Selektion der DATEV-Daten unter 7.8.1. vorgenommen haben, wird Ihnen ggf. das Fenster “Fibu-Übergabe – Ungebuchte Belege” angezeigt. Für den zuvor ausgewählten Zeitraum wird Ihnen hier eine Liste der nicht gebuchten (aber gespeicherten) Belege angezeigt.

Durch Klick auf Exportieren können Sie diese Liste der ungebuchten Belege über den VARIO-Export-Dialog in verschiedene Zielformate exportieren. Nutzen Sie die Export-Funktion, falls Sie vor der DATEV-Übergabe ggf. noch Belege aus der Liste in VARIO buchen möchten. Hierfür müssen Sie (nach Klick auf Abbrechen) anhand der Beleg-Nr., die einzelnen Belege manuell über die Belegverwaltung öffnen (je nach Art des Belegs Menüpunkt 2.1. oder 4.1.).

Bei Klick auf Ignorieren werden nur die gebuchten Belege in die DATEV-Übergabe-Datei geschrieben.

Generierung und Vorschau der Exportergebnisse

Nachdem Sie im Reiter “Selektion” auf “OK” klicken (und ggf. noch ungebuchte Belege behandeln, siehe oben), wird der erste Teilschritt des Exports in die DATEV-Übergabe-Datei ausgeführt:

Die zu Ihrer Selektion passenden Belege und ggf. Adressen werden ermittelt und für Sie im Reiter “Vorschau” vorbereitet. Dieser Prozess erfordert je nach Datenmenge eine kurze Wartezeit. Den Fortschritt können Sie unten im Reiter “Selektion” anhand der Fortschrittsbalken ablesen.

Nach der Durchführung öffnet sich automatisch der Reiter “Vorschau”. Die ermittelten Belege werden in einer Übersicht angezeigt.

Bei roten Einträgen handelt es sich um inkorrekte Buchungssätze, bei denen z.B. über die Eckdaten des Belegs (wie die Warengruppe) kein FiBu-Konto bzw. -Gegenkonto ermittelt werden konnte.

Im unteren Teil werden je die Anzahl korrekter und inkorrekter Buchungssätze angezeigt.

Wenn Sie den Haken bei “nur problematische Buchungen anzeigen” setzen, zeigt Ihnen die Vorschau auch nur die inkorrekten Datensätze an.

Wenn Sie den Haken bei “problematische Buchungen trotzdem übergeben” setzen, übergeben Sie die problematischen Buchungen an DATEV. Das bedeutet, dass sowohl rote, durchgestrichene Einträge (fehlerhafte Buchungen) als auch nicht eingefärbte, durchgestrichene Buchungen (partiell korrekte Buchungspositionen von Belegen, die auch inkorrekte Buchungssätze enthalten) danach nicht mehr durchgestrichen dargestellt werden. (Ggf. kurz Scrollen damit die Font-Darstellung aktualisiert wird).

HINWEIS: Es wird empfohlen, alle problematischen Buchungen vor der DATEV-Übergabe zu prüfen und fehlende Konten zu ergänzen.

Wenn Sie die Checkbox “Hinweise anzeigen” anhaken, finden Sie im mittleren Teil ein Hinweisfenstern mit detaillierten Infos zum ausgewähltem Buchungseintrag. Per Doppelklick auf den blau markierten Hinweis, wird der entsprechende Datensatz direkt in der VARIO geöffnet. Nehmen Sie bitte Ihre Korrektur vor und öffnen die Vorschau erneut.

Ziel sollte es sein, dass die VARIO alle Buchungen laut Ihren Kontenzuordnungen zukünftig selbständig ermitteln kann.

Sie können die Vorschauliste auch über den Button “Exportieren” im Excel-Dateiformat “.xlsx” oder anderen Dateiformaten speichern. ACHTUNG: Sie exportieren hierbei alle angezeigten Einträge, auch wenn diese fehlerhaft sind. Außerdem erfolgt der Export in einem Format, das nicht konform bzgl. einer FiBu-Übergabe an DATEV ist! Wir empfehlen, diese Funktion nur für den internen Gebrauch, um sich eine Übersicht der selektierten Buchungssätze zu schaffen, die Sie für sich lokal speichern können.

Der eigentliche Export der Buchungssätze in eine DATEV-konforme Datei erfolgt im nächsten Schritt:

Per Klick auf OK wird eine Datei generiert, die in DATEV eingespielt werden kann. Es öffnet sich das Übergabeprotokoll. Dieses können Sie über die entsprechenden Buttons drucken und/oder speichern:

Nach Anwahl von “OK” wird folgende Meldung angezeigt:

ACHTUNG: Es wird empfohlen, erst nach dem Einspielen der erzeugten Dateien in DATEV auf “Buchungen abschließen” zu klicken. Falls Fehler auftreten, können Sie auf “Nicht abschließen” klicken und die FiBu-Übergabe erneut starten. Andernfalls müssen Sie diese über 7.8.0. zurücksetzen.

Die DATEV-konformen Exportdateien liegen nun in dem von Ihnen angegebenen Verzeichnis inkl. Datum und Zeitstempel im Dateinamen. Dieses Dateien können Sie in DATEV importieren.

In DATEV importieren

Hier eine kurze Anleitung, wie die von VARIO8 exportierten Daten in DATEV importiert werden können:

Auf der Startseite der DATEV-Anwendung „Rechnungswesen“, muss ein Doppelklick auf das gewünschte Unternehmen erfolgen. Hier im Beispiel auf “VARIO Test”:

Danach öffnet sich die Maske “Rechnungswesen”. Auf der linken Seite bitte per Doppelklick den Menüpunkt “Stapelverarbeitung” anwählen.

In diesem Dialog können Sie jetzt die gewünschten Daten importieren.

WICHTIG: Entfernen Sie unter Einstellungen den Haken bei „Die Felder Datum und Konto schleppen”. Damit geben Sie an, dass nicht gefüllte Felder, nicht mit Daten aus vorherigen Feldern gefüllt werden.

(!) Zu beachten ist, dass die Werte für die Spalten “Berater” und “Mandant” mit den Feldern “Mandanten-Nr.” und “Berater-Nr.” aus der VARIO-Parameterverwaltung unter “Fibu-Schnittstellen” – “DATEV” übereinstimmen müssen.

Nach Überprüfung bitte auf “Importieren” klicken.

Der importierte Datensatz wird angezeigt und kann von Ihnen verarbeitet werden.

Als nächstes bitte einen Doppelklick auf den Menüpunkt “Belege buchen”.

Im Dialog “Stapel auswählen” wird der Buchungsstapel angezeigt, der per Doppelklick oder mit dem Öffnen-Button geöffnet wird.

Die angezeigten Belege können mit einem Doppelklick ausgewählt und bearbeitet werden.

Beim Schließen haben Sie die Möglichkeit den Buchungsstapel festzuschreiben. Bitte beachten Sie die Hinweise im Dialog “Erfassung beenden”!

DATEV Buchungsdatenservice

Der DATEV Buchungsdatenservice ist jetzt in der VARIO verfügbar. Mit dem Buchungsdatenservice können Buchungsdaten, Stammdaten und die zugehörigen Belegbilder über die DATEV-Cloud an DATEV Kanzlei-Rechnungswesen übertragen werden.

Bei Verwendung des DATEV Buchungsdatenservices werden nun alle PDF-Dokumente einer Akte, die zu einer Eingangsrechnung gehören, als Stapel mit zu DATEV übertragen und sind damit für den Steuerberater einsehbar.
Die Übertragung des von VARIO generierten Eingangsrechnungs-PDF-Dokuments entfällt.

Um den Buchungsdatenservice einzurichten öffnen Sie bitte die Parameterverwaltung -> Fibu-Schnittstellen -> DATEV.

..und klicken auf Langzeittoken hinzufügen.

Die Zugangsdaten erhalten Sie von Ihrem Steuerberater. Jetzt muss eine Authentifikation z. B. mit dem Handy erfolgen. Scannen Sie dazu den QR-Code.

Als nächstes wählen Sie bitte den Mandanten aus und fordern für diesen einen Langzeittoken an.

Belegtransfer PDF-Export

Beleg- und Kassenbuch-PDF-Dateien können nun für den Datev Belegtransfer, bei der Fibu-Übergabe als Alternative zum Buchungsdatenservice für Selbstbucher mit eigener Datev, ausgespielt werden.
Aktivieren Sie dazu in der Parameterverwaltung unter “Fibu-Schnittstellen -> Datev -> Belegtransfer PDF Export” die Option “PDFs zu Buchungen exportieren” und geben Sie den Übergabepfad an, von dem aus manuell oder per Datev-Belegtransfer die Datev-Übergabe erfolgen soll.

(!) Zu beachten ist, dass die Werte für die Spalten “Berater Nr.” und “Mand. Nr.” mit den Feldern “Mandanten-Nr.” und “Berater-Nr.” aus der VARIO-Parameterverwaltung unter “Fibu-Schnittstellen” – “DATEV” übereinstimmen müssen.

Jetzt bitte den Berechtigungen zustimmen…

..und abschließend die VARIO neu starten.

Zur Kontrolle sollte jetzt in der Parameterverwaltung ein grüner Langzeittoken hinterlegt sein.

Bei Klick auf den Token öffnet sich ein Browser-Fenster, in dem die erteilten Berechtigungen angezeigt werden.

Nachdem Sie den Langzeittoken hinterlegt haben, wird in der Fibu-Übergabe (Menüpunkt 7.8.1.) ein neuer Reiter „DATEV Buchungsservice“ eingeblendet. Hier können Sie jetzt die Belege an den DATEV Buchungsservice übergeben.

Die PDF-Datei darf maximal 500 kB groß sein. Dies kann z.B. über die Belegverwaltung -> Ausgabe -> PDF speichern geprüft werden.

Des Weiteren gibt es die Möglichkeit die Schrift als nicht eingebettet darzustellen (Parameterverwaltung), dadurch wird die Datei kleiner, ist aber nicht auf allen Endgeräten darstellbar.

Wenn die Übergabe erfolgreich war, wird Ihnen dies in der Spalte “Status” angezeigt.

1. Anwendung Belege öffnen.
2. Einstellungen, Bearbeitungsform, Bearbeitungsform ändern auswählen.
3. Die Bearbeitungsform für Lieferantenrechnungen und Kundenrechnungen anpassen und auf weiter klicken.
4. Bei der Umstellung von der Bearbeitungsform “Standard” auf “Erweitert” auf Wirtschaftsjahr auswählen klicken. Die im DATEV-Rechenzentrum, oder in DATEV Unternehmen online gespeicherten Wirtschaftsjahresdaten werden zur Auswahl angezeigt. Hier müssen Sie auf “Neues Wirtschaftsjahr anlegen klicken und anschließend auf weiter.
5. Bei der Umstellung der Bearbeitungsform von “Standard” auf “Erweitert” und optional auf “neues Wirtschaftsjahr anlegen” klicken erscheint der folgende Dialog:
   Wenn weder im DATEV-Rechenzentrum noch in DATEV Unternehmen online Wirtschaftsjahresdaten gespeichert sind.
   Wenn im Menüpunkt Wirtschaftsjahr auswählen die Anlage eines neuen Wirtschaftsjahres gewählt wurde.
   Für eine manuelle Eingabe werden vor der Neuanlage folgende Daten vom steuerlichen Berater benötigt:
   Wirtschaftsjahr mit Beginn und Ende
   Sachkontennummernlänge in der FiBu
   Das Wirtschaftsjahr ist standardmäßig mit Jahresanfang und Jahresende des aktuellen Kalenderjahres und der Sachkontennummernlänge 4 vorbelegt. Auf die Schaltfläche weiter klicken.
6. In der Zusammenfassung werden die Änderungen angezeigt. Hier bitte auf Fertigstellen klicken.

DATEVconnect

HINWEISE: Um DATEVconnect zu nutzen, ist eine lokale, installierte DATEV-Version notwendig. DATEV muss auf einem lokal erreichbaren Server gespeichert sein!

Über das DATEV-Rechnungswesen-Programm muss die DATEVconnect-Schnittstelle eingerichtet werden. Für diese benötigen Sie eine entsprechende Lizenz.

Einrichtung in der Parameterverwaltung

Um DATEVconnect in VARIO einzurichten, müssen Sie in der Parameterverwaltung Ihre Zugangsdaten hinterlegen und einige Einstellungen vornehmen:
Den Abschnitt zu DATEVconnect finden Sie innerhalb der Kategorie „Fibu-Schnittstellen“ im Unterpunkt “DATEV”.

In der Parameterverwaltung sind im unten gezeigten Abschnitt der Name (bzw. IP) und Port des Servers einzutragen. Hierbei bitte auf Richtigkeit der Eingaben achten und die Portnummer kontrollieren.
Für die Benutzer/Passwort-Kombination sind die Login-Daten der Windows-Domäne (Windows-Account) einzutragen, über die Sie per Anwendung die Verbindung zu DATEV herstellen.

ACHTUNG: Nach der Einrichtung von DATEVconnect wird das OP-Wesen (Mahnungen, Zahlungen, OP-Ausgleich) über DATEV/DATEVconnect abgewickelt und nicht mehr direkt über VARIO. Wenn offene Posten in Ihrer VARIO-Anwendung entstehen, werden diese direkt an DATEV übermittelt und nicht mehr in VARIO erfasst.

Nachdem Sie Servername und Port, sowie Ihre Login-Daten eingegeben haben, können Sie durch Klick auf “Verbindung testen” kontrollieren, ob grundsätzlich eine Verbindung zu DATEVconnect hergestellt werden kann. Gegebenenfalls müssen für eine tatsächliche Nutzung noch Konfigurationen an der Firewall des Clients vorgenommen werden.

Nach erfolgreichem Verbindungstest klicken Sie bitte auf “Stammdaten neu laden” – dies gibt dem Replikationsserver die Anweisung, im nächsten Replikationsintervall Fibu-Konten und Kostenstellen einmalig neu abzurufen. Erst danach können Sie per Dropdown-Menü den (DATEV-) Mandant und das derzeitige Wirtschaftsjahr eintragen.

ACHTUNG: Bitte denken Sie jährlich daran, für DATEVconnect das Wirtschaftsjahr in der Parameterverwaltung zu aktualisieren. Dieses ist dann im Dropdown-Menü verfügbar.

Auto-Übergabe: Automatische DATEV-Übergabe aller Buchungen, die älter als die hinterlegte Anzahl im Feld “Tage” sind. Nach Ablauf der angegebenen Anzahl an Tagen werden Buchungen automatisch übergeben. Hier ist eine gewisse Pufferzeit von wenigen Tagen sinnvoll.

Fehlerhafte Buchungen übergeben: Bei aktivierter Checkbox werden auch solche Buchungen übergeben, deren zugehörige Stammdaten nicht (korrekt) gepflegt wurden oder bei denen die entsprechende Zuordnung zu Fibu-Konten nicht vorgenommen wurde. Eine weitere Behandlung der fehlerhaften Buchungen wäre dann in DATEV selbst möglich. Ist die Checkbox deaktiviert, werden fehlerhafte Buchungen nicht automatisch an DATEV übergeben.

Replikation

Von VARIO zu DATEV werden über den RS (Replikationsserver) nur neue und geänderte Kunden- und Lieferantenstammdaten repliziert (hochgeladen). OP-Salden werden je Adresse/Beleg von DATEV zu VARIO abgerufen. Somit sieht man in der Adressverwaltung unter 1.1.1. das DATEV-OP-Saldo (zum Stand der letzten Replikation) zzgl. aller offenen Beträge, die noch nicht an DATEV übergeben wurden.

Der automatische Datenaustausch über DATEVconnect erfolgt durch Ausführung der Replikation mittels Replikationsserver “rs.exe” (oder durch eingerichteten VARIO-Dienst). Lesen Sie hierzu die Hilfeseite zu Replikationen: Replikationen – VARIO Hilfecenter (vario-software.de, bzw. zum VARIO-Dienst: VARIO Dienst als Windows Dienst auf dem Server einrichten | VARIO 8 (vario-software.de).

Um die Schnittstelle zu aktivieren und um offene Posten abzugleichen muss in den Einstellungen der Replikationsanwendung (rs.exe) die Checkbox “DATEV-OPOS-Abgleich” aktiviert sein. Die Checkbox “Fibu-Abgleich” muss aktiviert sein, um die oben beschriebene Funktion “Auto-Übergabe” aus der Parameterverwaltung zu nutzen. Für die Replikation zwecks DATEVconnect-Kommunikation muss als zu replizierende Filiale “keine Filialen” ausgewählt sein! Diese Option im Dropdown-Menü ist allerdings erst verfügbar, wenn die Checkbox “DATEV-OPOS-Abgleich” angehakt wurde.

Vorkasse Aufträge

Im Zusammenspiel mit Datev Connect (lokale API) können nun Vorkasse-Aufträge in Vario gegen OPs in Datev geprüft werden. Damit ein Vorkasse-Auftrag in Vario freigegeben wird, muss in den Parametern unter Fibu-> Datev-> DatevConnect-> die Option “offene Vorkasseaufträge gegen manuell in Datev gebuchte OPs prüfen” aktiviert sein. Es muss in Datev ein bezahlter OP existieren, dessen Debitor dem Kunden des Vario-Auftrags-, und wo das Belegfeld 1 der Beleg-Nr. des Auftrags in Vario entspricht.
Der OP muss mindestens die Höhe des Brutto-Auftragswerts haben und komplett bezahlt sein.

Da Datev KEINE Vorkasse-Aufträge von Vario erhalten kann, muss der OP und die Zahlung durch geeignete manuelle Buchungen in Datev selbst hergestellt werden, (Auftragsnummer und Anzahlungssachverhalt erfassen). Bitte sprechen Sie dazu mit Ihrem Steuerberater oder Ihrem Datev-Betreuer.

Eine spätere Rechnung wird dann mit dem Kennzeichen Schlussrechnung und der Auftragsnummer übergeben, damit Datev dort dann Vorkasse und Rechnungen verrechnen kann.

FAQ