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Eingangsrechnungs-Workflow

Zuletzt aktualisiert am 18. Dezember 2023

Mit unserem Modul “Rechnungseingangs-Workflow” digitalisieren Sie Ihre Rechnungseingangsprüfung. Hierbei können Sie den Ablauf der verschiedenen Prüfungsschritte und die Benutzer/Benutzergruppen, welche die Prüfung vornehmen sollen, über verschiedene Workflows definieren.

Dank der digitalen Buchhaltungsprozesse sorgen Sie für eine komplette, vorbereitende Buchhaltung der Einkaufs/Lieferantenseite inkl. Übergabe der Eingangsrechnungen – bspw. an den DATEV Buchungsdatenservice mit PDF. Auch das ELO Dokumentenarchivsystem ist einfach integriert.

Der “Rechnungseingangs-Workflow” ist ein eigenständiges Modul, setzt aber das Modul “Workflow” voraus.

Hinweis

Ein Grundgerüst dieser Workflows erhalten Sie beim Kauf des Moduls in unserer Auslieferung. Diese müssen jedoch von Ihnen individuell angepasst werden, hierbei unterstützen wir Sie selbstverständlich sehr gerne.

Video zum Eingangsrechnungs-Workflow

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Einstellungen

Parametereinstellungen

Empfehlenswert ist es, zuerst einmal in der Parameterverwaltung unter dem Reiter “Benutzer NEU” >Visualisierung> die “Autom. Anzeige der Genehmigungen” zu aktivieren, um eine Benachrichtigung zu erhalten, wenn eine Genehmigung aussteht. Des Weiteren haben Sie hier die Möglichkeit ein Aktualisierungsintervall festzulegen.

Wichtig: Damit der gesamte Prozess funktioniert, müssen Sie unbedingt den Worker über “Menüpunkt 9.2.1” aufrufen und starten. Dieser muss die gesamte Zeit im Hintergrund aktiv sein, da sonst der Ablauf nicht gegeben ist.

Parameter verwalten

Nun ist das Anlegen einer neuen Eingangsrechnung notwendig. Diese kann nur gespeichert und nicht gebucht werden! Im Anschluss müssen dann die einzelnen Prüfungsschritte abgearbeitet werden.

Scanner

Je nach Branche kommen noch einige Rechnungen in Papierformat, welche dann per Scan digitalisiert werden müssen. Dies geschieht direkt im Beleg selbst im Reiter Import/Export, über den Button “Dokument scannen”:

Dokument scannen

Die Einrichtung des Scanners erfolgt in den Parametereinstellungen im Reiter Workstation. Dort können Sie ihren Standard-Scanner festlegen.

Scanner Einrichtung

Lieferantenbeleg hinzufügen und andocken

Sie haben im Reiter “Akte” die Möglichkeit ihre Eingangsrechnung per Drag and Drop einzufügen. Unter dem Reiter Ansicht > PDF aus Akte, lässt sich die Rechnung als Vorschau öffnen. Sie können diese dann mit Klick auf “PDF aus Akte”, andocken.

Sie haben des Weiteren die Möglichkeit, mehrere Dokumente der Akte hinzufügen. In unserem Beispiel sind drei Dokumente beigefügt. In Rot dargestellt sind alle Dokumente die als Eingangsrechnung markiert wurden. Grün ist die aktuell zu prüfende Eingangsrechnung. Schwarz ist in unserem Beispiel ein Rechnungsanhang.

Eingangsrechnung_Akte

Mit Rechtsklick auf eines der Dokumente öffnet sich ein Kontextmenü. Dort können Sie die Dokumente umbenennen oder aber auch löschen. Ebenfalls können Sie die aktuell zu prüfende Rechnung als aktive Eingangsrechnung markieren und vorhandene Markierungen zurücksetzen.

Hinweis

Dokumente können nur gelöscht werden, sofern diese nicht als Eingangsrechnung gekennzeichnet sind, oder der Prüfprozess noch nicht begonnen hat.

Notwendige Benutzerrechte

In der Benutzergruppenverwaltung im Menüpunkt 1.3.2, können Sie die Benutzergruppen festlegen, welche sich Eingangsrechnungen aufrufen dürfen. “Artikel EK sehen” muss entsprechend angehakt sein um Eingangsrechungen einsehen und entsprechend prüfen zu können.

Benutzerrechte Artikel EK

DMS Sicherheitslevel

Dank des DMS-Sicherheitslevels können Einschränkungen auf die Sichtbarkeit von Belegen genommen werden. Bspw. sollen Leasing-Rechnungen von Firmenfahrzeugen nur von Mitarbeitenden der Finanzbuchhaltung- und Personalabteilung, sowie der Geschäftsführung gesehen werden.

Dann muss in der Adresse im Reiter Sonstiges der Leasingbank das Sicherheitslevel erhöht werden.

DMS Adresse

Damit sehen dann nur Benutzer die dieses, oder ein höheres Sicherheitslevel in Ihren Benutzereinstellungen haben diesen Beleg.

DMS Benutzerverwaltung

Das Sicherheitslevel ist natürlich auch individuell je Beleg einstellbar.

DMS Einkauf

Mail mit zu prüfenden Belegen

Mit dem Task gesteuerten Workflow vom Typ “Eingangsbelege im Prüfverfahren” kann eine Übersicht aller zur Prüfung ausstehender Belege, für den jeweiligen Benutzer, per E-Mail versendet werden. Dank integrierter VARIO Links, gelangen Sie mit nur einem Klick zu dem zu prüfenden Beleg. Den Aufbau der Liste können Sie in der Workflow-Aktion über Platzhalter selbst bestimmen.

Wir empfehlen Ihnen einmal am Tag eine solche Mail zu versenden – bspw. morgens um 8 Uhr. Hier ein Beispiel:

Workflow Name
Workflow Typ
Workflow Zeitplan
Workflow Aktion

Folgende Eingangsbelege sind Ihnen zur Prüfung zugeordnet.

{ER_PRUEFUNG.EINGANGSBELEGE: BSK.VARIOLINK (‘Link’), BSK.BELEGDATUM (‘Belegdatum’), BEN_ANGEFORDERT.name (‘Von’), bsk.STATUS_ER_PRÜFUNG (‘Ist-Status’), BSK.BELEGNR (‘Belegnr.’), BSK.BETRAGNETTO1 (‘Gesamt Netto’), ADR.BRIEFNAME1 (‘Briefname’), BSK.NETTOFAELLIG (‘Netto fällig’)}

Email-Screen

Des Weiteren gibt es ab der VARIO 8.5 unter Aktionen die Feldvorlagen: ER_Pruefung_Pruefer_Abwesend.Eingangsbelege

ER_Pruefung_Pruefer_Abwesend.Eingangsgutschriften

ER_Pruefung_Pruefer_Abwesend.Eingangsrechnung

Damit können Sie automatisiert eine E-Mail versenden um herauszufinden, ob zur Prüfung ausstehende Eingangsrechnungen bei einem abwesenden Benutzer liegen. Der Aufbau der Tabelle, die dann als E-Mail versendet wird, können Sie dem oben genannten Beispiel entnehmen. Sie müssen nur den Platzhalter BEN_ZUGEORDNET.name (‘liegt bei’) in die geschweifte Klammer mit einbauen.

Prüfung der Sachkonten – einkaufsseitig

Damit Eingangsrechnungen mit Bestellbezug an die Finanzbuchhaltung übergeben werden können, ist es wichtig, dass hinter den Artikel in den Positionen, entweder über den Artikel selbst oder über die Warengruppe Sachkonten für den Einkauf hinterlegt sind:

Warengruppe Sachkonto
Artikelverwaltung Sachkonto

Sachbuchungsartikel anlegen

Bei Kostenrechnung gibt es in der Regel keinen Bestellbezug und daher auch keine zu buchenden Artikel und damit keine Sachkonten. Damit die Eingangsrechnungen später aber als vorkontierte Buchungssätze an die Finanzbuchhaltung übergeben werden können, bedarf es jedoch der Sachkonten.

Für diesen Fall müssen sogenannte “Sachbuchungsartikel” angelegt werden. Dies sind normale Artikel der Artikelart “ohne Bestandsführung” aber mit dem Kennzeichen “Sachbuchung”. Die Artikelnummer ist das Konto, die Artikelbezeichnung die Kontobezeichnung.
Im Reiter “FiBu” muss dann noch das entsprechende Sachkonto eingetragen werden. Bei Konten mit ermäßigtem Steuersatz empfehlen wir ein minus direkt hinter die Kontonummer in der Artikelnummer zu schreiben.

Sachbuchungsartikel 1
Sachbuchungsartikel 2

Wird nun die Rechnung erfasst, kann direkt im Feld Artikelnummer das richtige Sachkonto der Positionen eingegeben und per Enter oder Tab ausgewählt werden.

Selektionen im Dashboard

Damit die Finanzabteilung jederzeit weiß, wo welcher Beleg hängt, können sich diese Benutzer eine entsprechende Selektion in Ihrem Dashboard platzieren:

Offene Eingangsrechnungen

Doch nicht nur ein Dashboard für die Belege die im Prüfungsprozess sind ist hilfreich, auch weitere Daten zu Zahlungsfälligkeiten können so immer im Blick behalten werden. 

Eingangsrechnungsprüfung anhand eines Beispiels

Um Ihnen die Funktionsweise der Prüfungsschritte und der zugrundeliegenden Workflows besser erklären zu können, spielen wir dies im Folgenden an einem Beispiel durch.

Angelegte Workflows für unser Beispiel

Workflow Verwaltung

Beim Speichern einer Eingangsrechnung wird das Eingangsrechnungsprüfverfahren gestartet. Im Anschluss daran beginnt die formelle Prüfung. Die formelle Prüfung beinhaltet beispielsweise das Prüfen der Adresse, der Rechnungs- und Kundennummer, das Datum u.v.m. Ist die formelle Prüfung erfolgreich, kann danach die sachliche Prüfung starten. Diese beinhaltet das Prüfen der bestellten Ware, dazu zählt beispielsweise die Menge, der Preis und der ordnungsgemäße Zustand der bestellten Artikel (liegen Schäden vor etc). Wird die formelle Prüfung abgelehnt, gilt das Prüfverfahren als abgeschlossen (abgelehnt). Ist nun die formelle und die sachliche Prüfung erfolgreich abgeschlossen, geht es im weiteren Verlauf in die Sub-Prüfung.

Die Sub-Prüfung erfolgt in unserem Beispiel ab einem Rechnungsbetrag von über 200€. Die Höhe des Betrages kann individuell festgelegt werden. Durchgeführt wird diese meist durch den Geschäftsführer oder dessen Vertreter. Fällt die Sub-Prüfung negativ aus, so ist auch hier das Prüfverfahren abgeschlossen (abgelehnt). Fällt diese positiv aus, so geht es im Anschluss mit der Kontierungsprüfung weiter. Hier sollte überprüft werden, ob in dem Beleg die korrekte Kostenstelle, sowie das korrekte FiBu-Konto eingetragen sind. Diese wird meist von einem Buchhalter durchgeführt. Wird diese abgelehnt, so wird auch hier wieder das Prüfverfahren abgeschlossen (abgelehnt). Ist die Kontierungsprüfung ebenfalls erfolgreich, ist das Prüfverfahren abgeschlossen (erfolgreich) und der Eingangsbeleg wird automatisch gebucht. Abschließend ist noch hinzuzufügen, dass in jedem Workflow festgelegt werden muss, welcher Benutzer/ Benutzergruppe für die jeweilige Prüfung zuständig und verantwortlich ist.

Formelle Prüfung

Liegt nun eine Eingangsrechnung zur formellen Prüfung vor, wird dem dafür zuständigen Benutzer dies oben in der Schalterleiste angezeigt.

Schalterleiste

Auf dem Button “ER-Pruefung” sehen Sie nun das eine Eingangsrechnung zur formellen Prüfung aussteht. Mit Klick auf diesen Button öffnet sich das Fenster “9.2.5- Workflow Eingangsrechnungsprüfung”.

In der Maske der Eingangsrechnungsprüfung wird die Skontofälligkeit farblich dargestellt. Rot bedeutet, die Fälligkeit der Rechnung ist überschritten. Grün bedeutet, Skontofälligkeit ist gegeben. Orange bedeutet, Skontofälligkeit überschritten, Rechnungsfälligkeit aber noch gegeben. Angezeigt wird dies nicht nur farblich, sondern auch in noch verbleibenden und- /oder überschrittenen Tagen.

Workflow Rechnungseingangsprüfung

Mit Rechtsklick auf diese Zeile öffnet sich ein Kontextmenü. Sie haben dort bereits die Möglichkeit die formelle Prüfung freizugeben, abzulehnen, oder sich den Beleg anzeigen zu lassen. Unsere Empfehlung ist es, sich den Beleg immer anzeigen zu lassen. Ist dieser geöffnet, wird im unteren Teil der Prüfungsstatus sichtbar.

formelle Prüfung

Hier sehen Sie genau in welchem Status sich der Beleg befindet und wer der verantwortliche Benutzer ist.

formelle Prüfung freigeben

Mit Klick auf “Formelle Prüfung” unten links öffnet sich ein Kontextmenü. Hier hat der zuständige Benutzer, in unserem Beispiel “HB”, die Möglichkeit, nach Prüfung der Rechnung, diese freizugeben, abzulehnen, oder an einen anderen Benutzer weiterzuleiten.

Wird die formelle Prüfung durch den zuständigen Benutzer abgelehnt, so erscheint zunächst ein Popupfenster indem ein Grund eingetragen werden muss. Ohne Angabe eines Grundes kann nicht abgelehnt werden. Der Ablehnungsgrund ist im Reiter “Historie” ersichtlich.

Ablehnungsgrund

Nachdem ein Grund angegeben und dieser mit Klick auf “OK” bestätigt wurde, erscheint im rechten unteren Bereich das “X” bei Prüfungsabschluss. Hier haben Sie die Möglichkeit, den Beleg zum letzten freigegebenen Prüfungsabschnitt, oder ihn komplett zurückzusetzen.

Historie

Über den Reiter Ansicht-> Rechnungshistorie gibt es nun die Möglichkeit sich die Rechnungshistorie anzeigen zu lassen und anzudocken. Dort werden auch die Gründe für eine Ablehnung einer Prüfung unter “Bemerkung” entsprechend ausgegeben.

Bemerkungen der Historie
letzte Freigabe

Wird die formelle Prüfung erteilt, erscheint nun das Fenster “Formelle Eingangsrechnungsprüfung”. Dieses beinhaltet eine Checkliste mit allen zu prüfenden wichtigen Parametern. Sie können diese einzeln anhaken, oder mit Hilfe der Checkbox “Umsatzsteuerkonform nach § 14 UStG” alle Haken setzen, Ausnahme für den Kleinbetrag (<250€)

Rechnungseingangsprüfung checkbox

Bestätigen Sie dies nun mit Klick auf ” OK” um die formelle Prüfung abzuschließen.

sachliche Prüfung

Sachliche Prüfung

Genau wie bei der formellen Prüfung wird auch bei der sachlichen Prüfung in der Schalterleiste auf dem Button „ER-Pruefung“ angezeigt, wenn eine Prüfung aussteht. In Unserem Beispiel ist für die sachliche Prüfung der zuständige Benutzer aus dem Beleg, (hier CC) zuständig.

sachliche Prüfung freigeben

Die sachliche Prüfung kann an der Stelle ebenfalls abgelehnt, oder freigegeben werden. Wird diese abgelehnt, befindet sich der Beleg wieder im “Prüfungsabschluss”. Hier haben Sie die Möglichkeit, den Beleg zum letzten freigegebenen Prüfungsabschnitt, oder komplett zurückzusetzen.

letzte freigabe

Wird die sachliche Prüfung durch den zuständigen Benutzer (CC) erteilt, so ist der nächste Schritt die Sub-Prüfung.

Sub-Prüfung

Genau wie bei der formellen und sachlichen Prüfung wird auch bei der Sub-Prüfung in der Schalterleiste auf dem Button „ER-Pruefung“ angezeigt, wenn eine Prüfung aussteht. In Unserem Beispiel ist für die Sub-Prüfung der zuständige Benutzer (Geschäftsführung TH), zuständig.

Sub- Prüfung freigabe

Die Sub-Prüfung kann an der Stelle ebenfalls wie in der formellen & sachlichen Prüfung abgelehnt, oder freigegeben werden. Wird diese abgelehnt, befindet sich der Beleg wieder im “Prüfungsabschluss”. Hier haben Sie erneut die Möglichkeit, den Beleg zum letzten freigegebenen Prüfungsabschnitt, oder komplett zurückzusetzen.

letzte Freigabe

Wird die Sub-Prüfung durch den zuständigen Benutzer (Geschäftsführung TH) erteilt, so ist der nächste Schritt die Kontierungsprüfung.

Kontierungsprüfung

Genau wie bei den vorherigen Prüfungen wird auch bei der Kontierungsprüfung in der Schalterleiste auf dem Button „ER-Pruefung“ angezeigt, wenn eine Prüfung aussteht. In Unserem Beispiel ist für die Kontierungsprüfung der zuständige Benutzer (Buchhalter HMU), zuständig.

Kontierungsprüfung freigabe

Die Kontierungsprüfung kann an der Stelle ebenfalls wie in den vorherigen Prüfungen abgelehnt, oder freigegeben werden. Wird diese abgelehnt, befindet sich der Beleg auch hier wieder im “Prüfungsabschluss”. Hier haben Sie erneut die Möglichkeit, den Beleg zum letzten freigegebenen Prüfungsabschnitt, oder komplett zurückzusetzen.

letzte Freigabe

Wird die Kontierungsprüfung durch den zuständigen Benutzer (Buchhalter HMU) erteilt, so sind nun alle Prüfungsschritte durchlaufen. Der Beleg befindet sich im Prüfungsabschluss und wird automatisch gebucht.

Prüfungsabschluss

Prüfungsabschluss

Ist der Prüfungsprozess abgeschlossen, so erscheint ein grüner Haken im “Prüfungsabschluss” und der Beleg ist automatisch im Status 3.

Eingangsrechnungsprüfung in der WebApp

Die Freigabe von Eingangsrechnungen ist auch in unserer VARIO WebApp möglich. Hierzu haben wir ein Video für Sie aufgenommen:

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Zurücksetzen nur in Desktop-Anwendung möglich!

Das Zurücksetzen der einzelnen Schritte im Eingangsrechnungsprüfungsprozess ist in der WebApp leider nicht möglich. Dies funktioniert ausschließlich in der Windowsanwendung der VARIO8.

FAQ

Was mache ich bei einer versehentlichen Freigabe oder wie setze ich die Rechnungsprüfung zurück?

Wurde der Beleg versehentlich freigegeben und ist automatisch gebucht worden besteht die Möglichkeit, diesen manuell zu stornieren und die Rechnungsprüfung komplett zurückzusetzen. Wichtig: Beleg muss storniert werden!

Storno
 
 

Bestätigen Sie das Storno mit Klick auf “OK”.

Beleg storniert
 
 

Der Beleg befindet sich nun wieder im Status 1 “gespeichert, nicht gebucht”.

Nun kann über Sonderfunktionen Beleg> Daten ändern> Rechnungsprüfung- Status zurücksetzen> Komplett, der Eingangsrechnungsprüfungsstatus des Belegs komplett zurückgesetzt werden .

Sonderfunktion Beleg
 
 

Ich erhalte in den Positionen nur Bruttowerte, muss aber in VARIO, weil es sich um Firmenkunden handelt, Netto-Werte erfassen. Kann VARIO dies umrechnen?

Ja! Sonderfunktionen Positionen -> …

Bei einer Rechnung mit Bestellbezug ist für diesen Fall bei einer Position ein anderes Konto notwendig. Wie passe ich es individuell für den Vorgang an?

Dies geht einfach in der Positionserfassung. Egal ob Konto, Buchungsschlüssel oder Kostenstelle – was hier eingetragen wird hat Vorrang vor den hinterlegten Werten im Artikel, die wiederum Vorrang vor den Werten in der Warengruppe haben.

 

 

 

 

Was ist mit Eingangs-Gutschriften?

Die Funktionen des “Eingangsrechnungs-Workflow” lassen sich auch genauso auf Gutschriften anwenden.

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