Vertreter / Autoren

Zuletzt aktualisiert am 4. März 2024

Vertreter und Autoren verwalten

Handelsvertreter und Autoren, die eine Provision bzw. ein Honorar von bei Kunden erzielten Umsätzen oder Erlösen erhalten sollen, müssen hier, in der Vertreterverwaltung (1.1.4.1), als “Vertreter” bzw. “Autor” erfasst werden. Voraussetzung hierbei ist, dass der Handelsvertreter/Autor als Adresse in der Adressverwaltung (1.1.1) mit der Fakturierungsart “Netto” angelegt ist.

Bei Auswahl der Adress-Nr. werden dann die entsprechenden Daten übergeben und die individuellen Einstellungen können angepasst werden.

Reiter ‘Stammdaten’

Die Bedeutung der wichtigsten Felder:

Vertreter Nr.

Tragen Sie eine freie Nummer (max. vier Stellen, alphanumerisch) für den Vertreter bzw. Autor ein.

Adress-Nr.

Fügen Sie hier die Adressnummer des Handelsvertreter/Autors ein oder wählen diese über die 3 Punkte aus der Adresssuche aus. Die Adressfelder werden mit der Übernahme automatisch ausgefüllt.

Aktiv

Diese Checkbox kann von Ihnen deaktiviert werden, um einen Vertreter als nicht mehr aktiv zu kennzeichnen. Eine Vertreter-Nr. , die einem Beleg zugeordnet wurde, kann nicht mehr gelöscht, aber hierüber deaktiviert werden.

MwSt.-Satz

Hier können Sie den aktuellen MwSt.-Satz eintragen.

Offene Posten anlegen

Mit Anhaken wird für diese Vertreter/Autoren-Abrechnung ein OP angelegt.

Stellvertretend für Vertreter

Dieses Feld spielt nur dann eine Rolle, wenn der Vertreter auch einen Benutzer in der VARIO-Benutzerverwaltung hat und diesem über das Feld Vertreternummer zugewiesen wurde. In diesem Fall dürfen Stellvertreter die Adressen der zu stellvertretenden Person sowie die Auswertungen “Kundengruppen Gesamtstatistik” und der “Kundenpreisliste der Artikel” einsehen.

Art

Hier definieren Sie, ob es sich um einen Vertreter handelt, der Provisionen mit festgelegten Prozentsätzen erhält (z.B. Provisionszuweisung= Adresse-> Reiter Stammdaten/ Bereich Verwaltung/ Feld “Vertreter”) oder um einen Autor, der keine Provision auf Prozentbasis erhält, sondern ein festes Honorar je Artikel (Honorarzuweisung: Artikel -> Reiter Autoren).

Art “Autor” = Honorarzahlung

Mit Auswahl der Art “Autor” und dem Neustart der VARIO, wird in der Artikelverwaltung der unten gezeigte Reiter “Autoren” eingeblendet. Hier können die Honorare (feste Beträge) je Artikel hinterlegt werden.

Reiter “Autoren” im Artikelstamm

Im Feld “Autor” wird der Autor und ggf. ein Vertreter per Suchmenü ausgewählt. Für jeden Autor können in den Spalten “Inland”, “EU” und “Ausland” individuelle Honorarbeträge hinterlegt werden.

Das Honorar wird damit ausnahmslos in jedem Beleg, für jeden “Honorar-Artikel” und zu jeder Adresse automatisch generiert und hinterlegt. Hierbei wird natürlich beachtet, zu welcher LKZ-Zuordnung die Stammadresse des Belegs gehört, um die entsprechenden Honorare zu ermitteln. Die Honorar-Abrechnung erfolgt über Verkauf/ Provisionsabrechnungen/ Provisionsabrechnungen durchführen (2.9.1).

Art “Vertreter” = Provisionszahlung

Mit Auswahl der Art “Vertreter“, werden Provisionen errechnet, die als Prozentsätze entweder über die Artikel oder die Adresse festgelegt werden können. Für diese Art sind auch die nachfolgenden Felder von Bedeutung:

Bei Rechnungsbuchung

Legt den Provisionssatz an, sobald eine Rechnung gebucht wird und gibt ihn gleichzeitig zur Auszahlung frei.

Bei Auftragsbuchung

Legt den Provisionssatz an, sobald ein Auftrag gebucht wird und gibt ihn gleichzeitig zur Auszahlung frei.

Bei Zahlungseingang (RE)

Legt den Provisionssatz an, sobald eine Rechnung gebucht wird. Dieser wird zur Auszahlung an den Vertreter freigegeben, wenn ein Zahlungseingang zu dieser Rechnung erfasst wird bzw. eine Umbuchung aus seinem Vorkasse-Auftrag zur Rechnung erfolgt.

Bei Zahlungseingang (VK/RE)

Legt den Provisionssatz an, wenn ein Vorkasse-Auftrag oder eine Rechnung gebucht wird. Dieser wird zur Auszahlung an den Vertreter freigegeben, sobald ein Zahlungseingang zum Beleg erfasst wird.

Provisionsart

Auf Erlöse wird der Provisionsbetrag auf Basis des Erlöses berechnet (VK-EK).

Auf Umsatz wird der Provisionsbetrag auf Basis des Gesamtwarenumsatzes berechnet.

Angelegt am/von

Die Felder werden programmseitig mit dem aktuellen Datum und dem Kürzel des angemeldeten Users ausgefüllt.

Geändert am/von

Die Felder werden programmseitig mit dem Änderungsdatum und dem Kürzel des angemeldeten Users ausgefüllt.

Reiter ‘Info’

Im Reiter “Info” können über den Button “Ändern” interne Notizen zum ausgewählten Vertreter bzw. Autor erfasst werden.

Tipp: In diesem Texteditor kann ein Zeilenumbruch mit den Tasten Strg+Return erzielt werden.

PLZ-Zuordnungen für Vertreter verwalten

Für Vertreter können Provisionen über die Artikel, die Adressen sowie über eine erweiterte Provisionsverwaltung (1.4.3 Vertreterprovisionszuordnungen verwalten) errechnet werden. Bei einer Provisionsberechnung nach Adressen empfiehlt es sich, über die Vertreter-PLZ-Zuordnung (1.1.4.2), eine Berechnungsvorlage anzulegen, die auf Wunsch nach Länderkennzeichen, Postleitzahlenbereich, Neukunden, Altkunden und Vertreter unterscheiden kann. Diese Vorlage greift automatisch bei der Neuanlage einer Adresse und lädt die entsprechenden Angaben in die Adresse. Die Angaben in der Adresse können jederzeit geändert werden.

ACHTUNG!: Ein Änderung der Berechnungsgrundlage in der Vertreter-PLZ-Zuordnung ändert die Angaben in bestehenden Adressen nicht automatisch! Diese können bei kleinem Umfang durch die erneute Eingabe der Postleitzahl oder bei größerem Umfang über die Adress-Manipulation in den Sonderfunktionen der Adressen (1.1.1) angepasst werden.

Die Bedeutung der wichtigsten Felder:

LKZ

Erfassen Sie das Länderkennzeichen, für welches die weiteren Eingabe gelten sollen. Dieses Feld muss einen Wert erhalten.

PLZ von/bis

Definiert den Postleitzahlenbereich, für den diese Zuordnung angelegt werden soll. Diese Felder müssen einen Wert erhalten.

NeuProv. bis

Über eine Datumseingabe in diesem Feld können Sie steuern, ob Provisionssätze nach Neu- und Altkunden gesplittet werden sollen. Bedeutet, bis zum festgelegtem Zeitpunkt gilt der Kunde als Neukunde und danach als Altkunde. In den nachfolgenden Feldern “Provision neu und alt” würden dann beide Provisionssätze entsprechend gelten. Außerdem würde das Datum ins gleichnamige Feld der Adressverwaltung bei einer Neuanlage (abhängig vom hinterlegten LKZ/PLZ-Bereich) übernommen werden.

Wünschen Sie keine Unterscheidung, dann lassen Sie dieses Feld leer und erfassen die Provisionssätze nur im Feld “Provision neu %”!

Vertreter 1-3

Jeder hier eingetragene Vertreter wird in eine neu angelegte Adresse mit entsprechendem LKZ/PLZ-Bereich übernommen. Wenn z.B. zwei Vertreter hinterlegt werden, erhalten auch beide eine Provision.

Provision neu % 1-3

Hier tragen Sie je Vertreter die entsprechenden Provisionssätze ein, unabhängig davon, ob die Provisionen zwischen Neu- und Altkunden getrennt werden sollen. (s. weitere Details unter “NeuProv. bis”)

Provision alt % 1-3

Hier tragen Sie je Vertreter die Provisionssätze ein, wenn Sie nach Neu- und Altkunden trennen möchten. Ist das nicht der Fall, werden die Provisionen nur unter “Provision neu %” erfasst. (s. weitere Details unter “NeuProv. bis”)

Angelegt am/von

Felder werden programmseitig mit dem aktuellen Datum und dem Kürzel des angemeldeten Users ausgefüllt.

Geändert am /von

Felder werden programmseitig mit dem Änderungsdatum und dem Kürzel des angemeldeten Users ausgefüllt.

Vertreterprovisionszuordnungen verwalten

Wenn eine Provisionsverwaltung nach Artikeln oder Adressen mit PLZ-Zuordnung nicht ausreichend ist, dann stehen Ihnen über die Vertreterprovisionszuordnung unter 1.1.4.3. erweiterte Funktionen zur Verfügung. In diesem Programm kann die Ermittlung eines Provisionssatzes bzw. -wertes anhand eines Rasters (Einstellungen nach einem Kunden, einer Kundengruppe, Artikelnummer, Hauptwarengruppe, Warengruppe Auftragsart oder Menge) ermittelt werden.

HINWEIS: Für diese erweiterte Provisionsabrechnung sind für die einzelne Vertreter in den Parametern unter Fakturierung -> Provision die Checkboxen “Erweiterte Provisionsverwaltung Vertreter entsprechend anzuhaken.

Das Feld Vertreter muss angegeben werden, alle anderen Felder sind optional. Der hier angegebene Vertreter muss auch der Adresse hinterlegt sein. Sie können Sich eine Hierarchie aus Provisionssätzen anlegen. Je mehr Werte übereinstimmen, umso eher wird der Provisionssatz des Datensatzes verwendet.

Beispiel

In unserem Beispiel haben wir die Vertreter-Nr. 3 erfasst, die Warengruppe von 1100 bis 3100 ausgewählt, den Provisionssatz auf 4 festgelegt und alle anderen Felder leer gelassen. Das würde bedeuten, dass der Provisionssatz nur dann verwendet wird, wenn ein Beleg für einen Kunden erstellt wird, dem der Vertreter 3 zugeordnet ist und ein Artikel eingefügt wurde der zu den Warengruppen 1100 bis 3100 gehört.

Würden Sie den Datensatz um die Kundengruppe ‚Großhändler‘ erweitern, dann würde zusätzlich geprüft, ob der Kunde der Kundengruppe ‚Großhändler‘ angehört und nur dann der Provisionssatz berechnet. Für einen Vertreter können mehrere Datensätze angelegt werden, die laut Ihren Einstellungen entsprechend greifen.

Die Bedeutung der wichtigsten Felder:

Vertreter

Die in diesem Datensatz erfassten Kriterien gelten für den hier angegebenen Vertreter. Dieses Feld muss gefüllt sein.

Kunde

Wenn Sie hier einen Kunden angeben gilt dieser Datensatz nur für diesen Kunden. Andernfalls gilt er für alle Kunden.

Kundengruppe

Wenn Sie hier eine Kundengruppe angeben gilt dieser Datensatz nur für diese Kundengruppe. Andernfalls gilt er für alle Kundengruppen.

Artikel

Wenn Sie hier einen Artikel angeben gilt dieser Datensatz nur für diesen Artikel. Andernfalls gilt er für alle Artikel.

Hauptwarengruppe

Wenn Sie hier eine Hauptwarengruppe angeben gilt dieser Datensatz nur für Artikel, die zu dieser Hauptwarengruppe gehören. Andernfalls gilt er für alle Artikel.

Warengruppe von/bis

Wenn Sie hier Warengruppen angeben gilt dieser Datensatz nur für Artikel, die zu diesem Warengruppenbereich gehören. Andernfalls gilt er für alle Artikel.

Auftragsart

Wenn Sie hier eine Auftragsart angeben gilt dieser Datensatz nur für Belege, die zu dieser Auftragsart gehören. Andernfalls gilt er für alle Belege.

ab Menge

Hier kann hinterlegt werden, ab welcher Menge der Vertreter eine Provision erhält.

Provisionssatz

Hier kann der Provisionssatz in % hinterlegt werden.

Provisionswert

Hier kann ein fester Provisionsbetrag hinterlegt werden.

HINWEIS: Es darf nur ein Provisionssatz oder ein Provisionswert erfasst werden!

Angelegt am/ von

Felder werden programmseitig mit dem aktuellen Datum und dem Kürzel des angemeldeten Users ausgefüllt.

Geändert am/ von

Felder werden programmseitig mit dem Änderungsdatum und dem Kürzel des angemeldeten Users ausgefüllt.