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Deals

Zuletzt aktualisiert am 6. September 2023

Deals verwalten

Sie können mit Hilfe der Deals alle relevanten Informationen Ihrer Interessenten vom ersten Kundenkontakt bis zum Abschluss eines Auftrags in einer Maske erfassen, verwalten und bearbeiten.

Dealverwaltung

Im Reiter ‘Erster Kontakt’ können Sie eine bestehende Adresse auswählen oder neue Kontaktdaten eingeben. Des Weiteren können Sie Ansprechpartner eintragen oder auswählen, Angaben zur Investition hinterlegen und Notizen hinterlassen.

Ab der VARIO 8.5 muss das Thema erst in der Deal-Themen-Verwaltung angelegt werden

Damit Sie ein Thema für Ihren Deal auswählen können, müssen Sie Ihre Deal-Themen erst in der Deal-Thema-Verwaltung anlegen (Menüpunkt 6.3.3) Ein Thema, welches bereits in einem Deal hinterlegt wurde kann nicht mehr gelöscht werden. Ihre bereits eingetragenen Themen werden in die Deal-Thema-Verwaltung übernommen.

In der hier (siehe unten) aufgeführten Maske finden Sie das Symbol um Erinnerungen zu erstellen. Bei Klick darauf öffnet sich folgende Auswahl:

Erinnerungen

Bei Klick auf eine der Auswahlmöglichkeiten erscheinen folgende Eingabefelder zum Erstellen einer Erinnerung:

Erstellen einer Erinnerung

Die Erinnerungen zum Deal können Sie oben im Reiter mit dem Erinnerungssymbol sehen:

Erinnerungen zum Deal

Außerdem können Sie aus den Deals heraus auch Aktivitäten anlegen:

Aktivitäten anlegen

Wenn Sie weitere Aktivitätsarten anlegen möchten, können Sie diese unter 1.1.9.7 Aktivitätsarten verwalten definieren.

Es öffnet sich folgendes Fenster:

Aktivitätsarten verwalten

Sie können auch ein bestehendes Angebot per Rechtsklick in ein Angebot übernehmen. Somit haben Sie in den Belegen der Auftragshistorie alle Dokumente zusammen:

Angebot in ein Angebot übernehmen

Wenn Sie mehr als einen Deal zu einer Adresse angelegt haben, werden Ihnen diese in folgender Historie angezeigt:

Dealhistorie

Sie können nach Klick auf Abgeschlossen (im Ändern-Modus) auswählen, ob der Deal gewonnen oder verloren wurde:

Deal abgeschlossen

Wenn Sie Verloren anwählen, dann öffnet sich ein Textfeld, in welchem Sie entsprechende Gründe eingeben können. Dieser Text wird dann unterhalb der Notizen im Deal angezeigt.
Wenn ein Angebot in einen Auftrag übernommen wird, wird der Deal automatisch als Gewonnen abgeschlossen.

Sie finden in der Adressverwaltung unter dem Reiter ‘Deals’ alle vorhandenen Deals zur jeweiligen Adresse:

Reiter Deals in der Adressverwaltung

Sie können ausgewählte Deals ändern/löschen oder direkt aus der Adresse heraus einen neuen Deal anlegen. Es öffnet sich dann die Dealverwaltung.

Außerdem können Sie in der Parameterverwaltung einstellen, ob sich beim Speichern und Buchen eines Angebots die Dealverwaltung mit vorgefüllten Informationen aus dem Angebot heraus öffnen soll:

Parameterverwaltung der Deals

Wenn Sie hier Deals statt ‘Chancen‘ ausgewählt haben, sehen Sie in der Adressverwaltung auch nur den entsprechenden Reiter.

Wichtig: Sollte ein Benutzer, der Deals angelegt hat gesperrt werden, weil er z.B. das Unternehmen verlässt, werden die Deals nicht mehr angezeigt. Hier muss der Admin vor dem Sperren des Benutzers die Deals umverteilen.

Import-Mapping Adressanlage für Deals

In der Dealverwaltung können E-Mails mit Kontaktinformationen gemappt werden um eine automatische Adress/Dealanlage anzustoßen.

Import-Mapping Adressanlage für Deals

Mit einem Klick auf “Neu (Mapping) können Sie ein Import-Mapping für die Adressanlage anlegen.

Import Mapping Neuanlage

Hier müssen Sie zunächst eine Bezeichnung vergeben und können dann das Mapping hinzufügen.

Mapping hinzufügen

Hier wählen Sie bei “Feld” das zu füllende Adressfeld der Vario aus und bei Schlüssel, das Schlüsselwort aus den Kontaktinformationen der Kunden-E-Mail, z.B. “Unternehmen”.

Beispiel Mapping

In das Fenster auf der linken Seite mit dem Briefumschlag können Sie jetzt die E-Mail mit den Kontaktinformationen per “Drag & Drop” reinziehen und die Felder werden korrekt zugeordnet (dies ist dann in der Spalte Match abzulesen). Auf der rechten Seite mit dem Speichern-Icon wird das Mapping gespeichert, der Deal und die Adresse werden daraufhin angelegt.

Die genutzte Mail ist dann damit auch in der Dealverwaltung als Aktivität verfügbar.

Fertiges Importmapping

Die Dealanlage befindet sich dann aber noch im Editiermodus, da noch ein Theme und eine Chance hinterlegt werden muss.

Deal-Übersicht

In der Dealübersicht können Sie alle vorhandenen Deals einsehen, die Anzeige nach Phase oder Status einschränken und neue Deals anlegen oder bestehende öffnen.

Deal-Übersicht

Bei Benutzer wählen Sie bitte den jeweils zuständigen Mitarbeiter aus, von welchem Sie die Deals angezeigt bekommen möchten.

Benutzer auswählen

In der Benutzerverwaltung können Sie im Reiter Deals die Sichtbarkeit der Deals von Benutzern ändern:

Benutzer verwalten

Im Reiter Deals nach Phase finden Sie eine weitere Übersicht Ihrer Deals, gruppiert nach Phase. In der jeweiligen Phase wird Ihnen die Summe und der Gesamtbetrag der Deals angezeigt. Sie können einen Deal per Doppelklick auf eins der Felder im jeweiligen Deal öffnen:

Deals nach Status

Phasen des Deals

Erstkontakt

Hier befindet sich der Deal, nachdem dieser angelegt wurde.

Follow-Up

Hier befindet sich der Deal, wenn es zu diesem eine Aktivität gibt.

In Verhandlung

Hier befindet sich der Deal, wenn bereits ein Angebot, ein Auftrag, oder ein Folgebeleg geschrieben wurde (nicht gebucht Status <=2).

Abgeschlossen

Vertriebsdeal gewonnen:
  • Vertrag zu Deal erstellt.
  • Auftrag oder Folgebelegart (gebucht, teilweise übernommen, übernommen, in Kommissionierung [Status: 3, 4, 5, 8]).
Vertriebsdeal verloren:
  • Auftrag oder Folgebelegart (aufgelöst [Status: 6])
  • Vertrag zu Deal gelöscht
Marketingdeal abgeschlossen

Manuell als gewonnen/verloren deklariert

Auswertungen

Über den Menüpunkt Datei können Sie die Auswertungen aufrufen:

Datei Auswertung

Sie erhalten nun Auswertungen zu Ihrem Benutzer, können oben das Jahr einstellen und im folgenden Reiter wird Ihnen das erwartete Auftragsvolumen der Deals für das Jahr zusammengefasst angezeigt:

Auswertung der Deals nach Auftragsvolumen

Außerdem können Sie sich noch zusätzlich das Auftragsvolumen nach Phase anzeigen lassen:

Auswertung Deals nach Phase

Zusätzlich sehen Sie noch einen weiteren Reiter: Deals nach Mitarbeiter. Die geplante Investitionssumme wird Ihnen angezeigt, wenn Sie die Maus auf einen Balkenabschnitt mit jeweiligem Status bewegen (Mouseover).

Auswertung Deals nach MItarbeiter

Deal-Abschlussgründe

Hier können Sie mögliche Gründe konfigurieren, die dazu führen, dass ein Deal abgeschlossen werden kann.

Über den Button “Neu” können Sie neue Abschlussgründe hinzufügen. Sobald ein vorhandener Abschlussgrund ausgewählt ist, kann dieser über den Button “Bearbeiten” bearbeitet werden oder durch einen Klick auf den Button “Löschen” auch gelöscht werden.

Deal Abschlussgründe

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