Bestellverträge

Zuletzt aktualisiert am 13. März 2023

Bestellverträge verwalten

In diesem Bereich können Sie Verträge mit Ihren Lieferanten verwalten. Bestellabrufaufträge sind Vereinbarungen mit Ihren Lieferanten, bezüglich bestimmter Artikel, welche Sie in einem gewissen Zeitraum oder bis Sie die vereinbarte Stückanzahl erreicht haben, zu einem günstigeren Einkaufspreis erhalten.

Sie können nun im Tabsheet “Bearbeiten” direkt eine Bestellung zu diesem Vertrag generieren:

Sie sehen bereits abgerufene Positionen und können im Feld “Auftrag” eine Menge für die aktuelle Bestellung eingeben. Bei Klick auf “OK” wird automatisch eine Bestellung generiert. Im Tabsheet “Belege” sehen Sie alle getätigten Bestellungen zu diesem Vertrag:

Reiter Vertragskopf

Über “Neu” und “Ändern” können Datensätze neu angelegt bzw. geändert werden. Mit “Löschen” wird der angezeigte bzw. markierte Datensatz gelöscht.

Auflistung aller Felder mit entsprechender Bedeutung:

Selektion Adressen

Adresse

Über die Suchschaltfläche können Sie unter “Hauptadresse” den Lieferanten auswählen. Alle Felder wie Anrede, Name 1, Straße usw. werden automatisch aus der Adresse des Lieferanten übernommen. Individuelle Änderungen an den Adressdaten sind jederzeit möglich. Auf den Unterreitern “Rechnungsadresse” und “Lieferadresse” wird automatisch Ihre eigene Adresse angezeigt. Die Daten werden aus den Stammdaten Ihrer Adresse ermittelt und können beliebig geändert werden.

Selektion Vertragsdaten

Nummer

Hier sehen Sie die automatisch generierte Nummer des Vertrags. Eine Änderung der vergebenen Nummer ist nicht möglich.

Vertrag ist aktiv

Standardmäßig ist jeder Vertrag aktiv, d.h. er kann abgerufen werden.

Art

Hier lässt sich aktuell nur die Vertragsart “Bestellabrufauftrag” auswählen.

Beginn

Tragen Sie hier das Datum ein, ab wann der Abrufauftrag laufen soll.

Ende

Hier lässt sich ein Enddatum für den Abrufauftrag eingeben.

Lieferbedingung

Tragen Sie hier die Lieferbedingung ein, die im Bestellbeleg verwendet werden soll. Vorgabe ist die in der Adresse des Lieferanten hinterlegte Lieferbedingung auf dem Reiter Lieferant.

Zahlungsart

Tragen Sie hier die Zahlungsart ein, die im Bestellbeleg verwendet werden soll. Vorgabe ist die in der Adresse des Lieferanten hinterlegte Zahlungsart auf dem Reiter Lieferant.

Lager

Geben Sie hier das Lager an, dass bei Anlage der Bestellung verwendet werden soll. Dies ist nur die Vorgabe für die Bestellung. Das Lager lässt sich in der Bestellverwaltung beliebig ändern.

Belegreport

Soll ein abweichender Belegreport verwendet werden, können Sie diesen hier angeben. Bleibt das Feld leer, wird ebenso der Standard-Report verwendet.

Bestellnummer

Hier können Sie optional eine externe Bestellnummer angeben, die Sie auch beim Ausdruck der Bestellung anzeigen lassen können.

Lieferbemerkung

Optional können Sie hier eine Kurzbemerkung hinterlegen.

Bestellt von

Hier tragen Sie den Namen der Person ein, die bestellt hat.

Textbaustein 1

Soll im Bestellbeleg ein Textbaustein mit ausgegeben werden, können Sie diesen hier auswählen.

Textbaustein 2

Soll im Bestellbeleg ein zweiter Textbaustein mit ausgegeben werden, können Sie diesen hier auswählen.

Zus. Kopftext

Sie können über diese Schaltfläche optional einen zusätzlichen Kopftext erfassen. Dieser wird standardmäßig auch in den Bestellreporten ausgegeben.

Reiter Positionen

Wie Sie es aus der Bestell- und Belegverwaltung gewohnt sind, können Sie hier die Position(en) erfassen, die in dem Abrufvertrag enthalten sein sollen.

Reiter Vertragsfuß

Über “Neu” und “Ändern” können Datensätze neu angelegt bzw. geändert werden. Mit “Löschen” wird der angezeigte bzw. markierte Datensatz gelöscht.

Auflistung aller Felder mit entsprechender Bedeutung:

Rabatt-Text 1, Rabatt 1/ Rabatt-Text 2, Rabatt 2

Sollen spezielle Rabatte Ihres Lieferanten im Belegfuß abgebildet werden, so können Sie hier bis zu zwei verschiedene Rabattbezeichnungen und -Sätze angeben.

Frei 01 – Frei 05

Möchten Sie Inhalte in die freien Felder des Eingangsbelegs einfügen, können Sie diese hier angeben.

Textbaustein 1/2

Hier können Sie ebenso Textbausteine für die Eingangsbelege zu diesem Vertrag angeben.

Betrag Netto

Dieses Feld kann nicht manuell bearbeitet werden.

Rabatt 1 Betrag

Dieses Feld kann nicht manuell bearbeitet werden.

Rabatt 2 Betrag

Dieses Feld kann nicht manuell bearbeitet werden.

Gesamtbetrag Netto

Dieses Feld kann nicht manuell bearbeitet werden.

Abrufen einer Bestellung

Um einen Bestellvertrag abzurufen (Bestellvertrag muss beim Vertragskopf als aktiv markiert sein) bzw. diesen in einen Bestellbeleg zu überführen, rufen Sie bitte in der Vertragsverwaltung den Menüpunkt Bearbeiten > Bestellung zu diesem Vertrag anlegen auf:

Der Fokus steht automatisch im Feld “Auftrag”. Sie können jetzt direkt die zu bestellende Menge eingeben. Durch Betätigung der Eingabetaste gelangen Sie, wenn vorhanden, in das gleiche Feld der nächsten Position. Ist nur eine Position vorhanden, wie im obigen Beispiel, oder Sie haben für die letzte Position eine Menge eingegeben, gelangen Sie mit der Eingabetaste direkt auf die Schaltfläche “OK”. Damit können Sie die Bestellung generieren. Der erzeugte Beleg öffnet sich daraufhin automatisch und kann dann weiterbearbeitet werden. Wurden bereits Teile des Vertrages abgerufen, werden die entsprechenden Werte in der Übersicht abgebildet. Ebenso wird die übrig gebliebene Restmenge auch in der Artikelverwaltung angezeigt.

E-Mail Adressen auswählen

Hier können Sie E-Mail-Adressen auswählen.

Wählen Sie hier eine E-Mail Adresse der aktuell ausgewählten Firma aus, der Sie etwas senden möchten. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit ‘OK’.

Vertragsübersicht

Über diese Auswertung erhalten Sie eine Übersicht all Ihrer Verträge.

Die angezeigten Daten können durch die entsprechenden Eingaben in den Feldern eingeschränkt werden.

Auflistung aller Felder mit entsprechender Bedeutung

Vertrags-Nr. von/bis

Tragen Sie hier die gewünschte Vertrags-Nr. von/bis ein, welche ausgewertet werden soll.

Adress-Nr. von/bis

Tragen Sie hier die gewünschte Adress-Nr. von/bis ein, welche ausgewertet werden soll.

Vertragsbeginn von/bis

Tragen Sie hier den gewünschten Vertragsbeginn von/bis ein, welcher ausgewertet werden soll.

Vertragsende von/bis

Tragen Sie hier das gewünschte Vertragsende von/bis ein, welches ausgewertet werden soll.

Vertragsart

Suchen Sie hier Ihre gewünschte Vertragsart aus, welche ausgewertet werden soll.

Sie können die Auswertung auf dem Bildschirm betrachten, direkt auf den Drucker senden oder das Ergebnis in eine Datei exportieren.