FAQ Verkauf
Hier finden Sie die von Ihnen häufig gestellten Fragen – beantwortet von Mitarbeiter:innen aus dem Support.
Weitere Infos zum Verkauf finden Sie hier:
https://help.vario-software.de/vario-8-handbuch/verkauf/
Verkauf
Im Beleg im Reiter Positionen, befindet sich der Cursor immer im Feld „Artikelnr“ statt in „Menge“. Wie und wo kann ich das ändern?
Die Mengenautomatik (Barcode-Erfassung) beim Reiter „Sonderfunktion“ muss deaktiviert werden. Dann befindet sich der Cursor wieder im Feld „Menge“.
Ich möchte, sobald eine Rechnung gebucht wird, dass diese automatisch per Mail an den Kunden versendet wird. Wo kann ich das Einstellen?
Sie können per Workflow (9.2.3) einstellen, dass Rechnungen, sobald diese gebucht werden, per Mail an den Rechnungsempfänger versendet werden.
Der Workflow könnte folgendermaßen aussehen:
Ich habe Kunden, die ein anderes Rechnungslayout bekommen sollen. Wie kann das umgesetzt werden?
Zunächst wird der abweichende Belegreport in der Adresse geändert, indem wir einen neuen Belegreport anlegen:
Wenn nun ein neuer Auftrag angelegt wird, sollte der abweichende Belegreport automatisch gezogen werden:
Wichtig ist nun, dass im Reportverzeichnis ein Report mit dem angegebenen Dateinamen liegt -> bREPORT0400.fr3.
Kann ich in VARIO Abschlagsrechnungen erstellen und abrechnen?
Ja, dafür muss zunächst ein “Abschlagsartikel” angelegt werden – ohne Bestandsführung. Denn für die Belegbuchung wird immer eine Position benötigt.
Wenn der Artikel angelegt wurde, muss dieser in den „Parametern -> Fakturierung -> Auftragsbearbeitung“ hinterlegt werden.
Nun kann, wenn in den Parametern bei den Belegarten die Abschlagsrechnung aktiviert wurde, der Auftrag in eine Abschlagsrechnung übernommen werden.
Bei der Übernahme können wir Festlegen wie viel Prozent vom Auftrag in die Abschlagsrechnung übernommen werden soll. Andernfalls kann auch ein fester Betrag übernommen werden.
Nachdem die Abschlagsrechnung erzeugt wurde, kann der Auftrag entweder erneut in eine Abschlagsrechnung oder in einen Lieferschein/eine Rechnung übernommen werden.
Wenn der Auftrag in Lieferschein/Rechnung übernommen wurde, wird der Abschlagsbetrag vom Rechnungsbetrag abgezogen, da dieser schon berechnet wurde.
Anzahlungen anstatt Abschlagsrechnungen an FiBu übergeben
Es können nun Anzahlungen anstatt Abschlagsrechnungen an die FiBu übergeben werden, um bei erhaltenen Vorkassezahlungen diese schon steuerlich an die Finanzbuchhaltung zu melden.
In der Parameterverwaltung Fibu-Schnittstellen -> Reiter Anzahlungen, stellen Sie dazu ein Zwischenkonto sowie ein Automatikkonto für erhaltene Anzahlungen je Mwst-Satz ein.
Erhalten Sie nun Geld zu einem steuerpflichtigen Inlands-Vorkasseauftrag, so wird zusätzlich zum Geldeingang auch auf dem passenden Mwst-Konto dieser Eingang gebucht und nach Rechnungsstellung wieder ausgebucht.
In dem nachfolgenden Bild sehen Sie eine unverdichtete Darstellung, die aber nicht der zeitlichen Reihenfolge der Vorgänge entspricht (diese wäre: 2. Buchungssatz Geldeingang, 3. Satz Steuerbuchung, 1. Satz Erlös, 4. Satz Korrektur Steuerbuchung)
Wird die Fibuübergabe erstmalig nach Vorkasseeingang und Rechnungsstellung durchgeführt, so werden die Steuerbuchungen verdichtet/eliminiert um keine unnötigen Buchungen zu erzeugen.
Ich möchte auf meinen Verkaufsbelegen Textbausteine/Informationen für den Kunden hinterlegen, die aber nur auf Aufträgen erscheinen sollen. Ist das möglich?
Ja, zunächst muss der Textbaustein unter Menü 1.9.3 angelegt werden:
Nun muss ein Workflow mit dem Typ Textbausteine angelegt werden und die Bedingung Tabelle = BEK, Feld = Belegart, Operator = gleich, Wert = 0200
Es ist auch möglich, den Operator auf „Größer gleich“ zu setzen. Dann würde ab Auftrag der Textbaustein in den Belegen übernommen werden. Bei der Aktion der Workflow Verwaltung muss der neuangelegte Textbaustein ausgewählt werden:
Ab sofort wird bei jedem Auftrag der Kopftextbaustein hinterlegt.
Beim Paketversand in die Schweiz bekomme ich die Meldung, dass das Gewicht nicht stimmt, obwohl im Belegfuß ein Gewicht hinterlegt ist. Woran liegt das?
Wenn Sie ein Paket in die Schweiz versenden, muss es verzollt werden. Dafür werden die genauen Gewichtangaben aus den Belegpositionen benötigt.
Es dürfen kein Belegpositionen ohne Gewicht vorhanden sein.
Können gelöschte Rechnungen wiederhergestellt werden?
Nein es ist nicht möglich, gelöschte Rechnungen wiederherzustellen.
Sie können im Menü 9.1.4 Logdateien ansehen im Feld „Inhalt“ nach der fehlenden Belegnummer suchen.
Wenn Sie nun ein Datensatz mit BEK.DELETE angezeigt bekommen, sehen Sie welcher Benutzer um wieviel Uhr die Rechnung gelöscht hat.
Ich habe kein Eigenes Lager, sondern mache nur Streckenlieferungen. Geht das?
In VARIO muss ein Lager vorhanden sein. Allerdings müssen in dem Lager keine Bestände gepflegt werden.
Wichtig ist die Auftragsart in den Aufträgen, die zwingend auf Streckengeschäften stehen muss:
Nun werden aus dem Lager keine Bestände abgebucht.
Ich möchte dem Kunden eine Ersatzlieferung schicken, die aber nicht berechnet werden soll. Wie gehe ich richtig vor?
Wenn Sie Kommissionierung nutzen, müssen Sie die Belegart “Auftrag nur Versand” aktivieren (dies geschieht in den Parametern unter dem Punkt Belegarten):
Wenn Sie keine Kommissionierung nutzen, kann direkt die Belegart „Lieferschein – nur Versand“ genutzt werden. Der Lieferschein mit der Belegart 0320 kann nicht in eine Rechnung übernommen werden und ist direkt im Status 5 vorzufinden.
Nach der Kommissionierung wird oftmals ein Lieferschein angelegt statt Lieferschein/Rechnung. Woran liegt das?
Zunächst sollten Sie im Auftrag prüfen was bei BA. n. K steht:
Hier müsste 0500 stehen für Lieferschein/Rechnung.
Ist dort 0500 eingetragen ist vermutlich die Lieferadresse abweichend zur Rechnungsadresse.
Sieht man im Beleg welche Seriennummer versendet wurde?
Ja, im Lieferschein oder Lieferschein/Rechnung kann man unter dem Reiter “Positionen -> Seriennummern” nachvollziehen, welche Seriennummer/Charge versendet wurde.
Kann ich die Komponentenliste einer Baugruppe im Beleg ändern?
Ja, unter Sonderfunktion Position -> Sonstiges -> Baugruppe bearbeiten.
Kann ich Belege für andere Lagerkreise anlegen?
Es ist nur möglich Belege für das Lagerkreis anzulegen, indem man sich befindet.
Kann ich irgendwo festlegen das der Auftrag nur komplett geliefert werden darf?
Ja, im Belegkopf gibt es die Option den Auftrag auf “nur komplett liefern” zu stellen:
Kann bei der Übernahme eines Auftrags in eine Bestellung und Änderung der Bestellmenge auch eine Splittung erfolgen, falls Strecke und Lager betroffen sind?
Nein, eine Splittung bei der Übernahme in die Bestellung und Änderung der Bestellmenge ist nicht möglich. In diesem Fall müssten zwei Positionen in der Bestellung erfasst werden. Eine Splittung zwischen Strecke und Nicht-Strecke ist auch künftig nicht geplant.
Haben Sie Fragen die hier dringend erscheinen sollten? Dann senden Sie uns bitte eine E-Mail mit Ihrer Frage an Support@vario.ag und dem Betreff FAQ.