Mahnwesen

Zuletzt aktualisiert am 13. März 2023

Über das Mahnwesen können Sie Mahnungen oder Kontoauszüge drucken, Mahnstufen bearbeiten, einen Mahnlauf stornieren oder sich eine Mahnliste nach Benutzer ausgeben lassen.

Mahnungen drucken

In diesem Programmteil können Sie Mahnungen mit der entsprechenden Stufe ausdrucken. Nach dem Ausdruck wird das Mahndatum in dem dazugehörigen offenen Posten gesetzt und die Stufe erhöht. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, unter bestimmten Voraussetzungen Sammelmahnungen durchzuführen.

Auflistung aller Felder mit entsprechender Bedeutung:

Selektion

Kundennummer von/bis

Schränken Sie die zu mahnenden Adressen über die Kundennummer ein. Tragen Sie die Von/Bis-Nummern direkt ein oder verwenden Sie die Suchschaltfläche.

Gruppe/Kennung

Ebenso die Beschränkung auf eine einzelne Kundengruppe ist möglich. Wählen Sie die gewünschte Gruppe mit der Suchschaltfläche aus.

Zust. Mitarbeiter

Hier können Sie nach dem zuständigen Mitarbeiter selektieren, der in der Adresse angegeben sein muss. Sie sehen dann ausschließlich Belege, deren Adresse dem gewählten Mitarbeiter zugeordnet ist.

Mahndatum

Hier steht standardmäßig das aktuelle Datum. Alle bis zu diesem Datum anfallenden Mahnungen werden mit ausgegeben.

Zahlungseingang bis

Hier können Sie ein Zahlungseingangsdatum angeben, bis zu dem Zahlungen berücksichtigt werden sollen

Mahnstufe

Hier können Sie vorgeben, ob der Mahnlauf für alle oder bestimmte Stufen ausgelöst werden soll.

Versandart

Über die Versandart können Sie vorgeben, wie die Mahnungen versendet werden:
Alle
Die Mahnungen werden auf Papier gedruckt
E-Mail
Alle Kunden mit E-Mail Adressen erhalten die Mahnung via E-Mail, alle anderen müssen in einem separaten Mahnlauf erfasst werden.
Fax
Alle Kunden mit Faxnummern erhalten die Mahnung via Fax, alle anderen müssen in einem separaten Mahnlauf erfasst werden.

Lastschriften mahnen

Offene Posten mit Lastschriften können mit dieser Option für die Mahnung vorgesehen werden. Ansonsten werden sie bei der Ermittlung anzumahnender offener Posten nicht berücksichtigt.

OP in Klärung mahnen

Offene Posten in Klärung werden für den Mahnlauf standardmäßig nicht berücksichtigt. Durch Aktivieren dieser Option können Sie auch offene Posten mit dem Status “in Klärung” in den Mahnlauf aufnehmen.

Optionen

Sammelmahnung/je Stufe

Durch Aktivierung dieser Option können Sie offene Posten für eine Adresse, die aus mehreren Belegen stammen, in einer Mahnung zusammenfassen. Standardmäßig geht diese nur, wenn die offenen Posten dieselbe Mahnstufe haben. Die Option je Stufe allerdings kann diesen Standard abschalten.

Protokoll drucken

Mit dieser Option können Sie im Anschluss an den erfolgreich ausgeführten Mahnlauf ein Protokoll für Ihre Unterlagen ausdrucken. Mit Klick auf OK (Alt+O) starten Sie nach einer Sicherheitsabfrage den Mahnlauf. Der Ausdruck wird automatisch gestartet. Im Anschluss erhalten Sie eine wichtige Abfrage:

Export

PDF extra ablegen in

Wenn die Checkbox angehakt ist, werden die Mahnungen in dem angegebenen Ordner, mit einem eindeutigen Namen (“mahnung-<Adressnrummer>-<Rechnungsnummer>”), abgelegt.

Mahnlauf durchführen

Mit einem Klick auf OK wird der Mahnlauf durchgeführt und die Mahnungen entsprechend den Selektionskriterien gedruckt. Mit Bestätigen dieser Abfrage werden die Mahnungen als durchgeführt gekennzeichnet und die nächste Mahnstufe wird aktiviert. Antworten Sie mit “Nein”, bleibt die aktuelle Mahnstufe erhalten und keinerlei Veränderungen finden statt.

Kontoauszüge drucken

Hier können Sie sich einen Überblick über ausstehende Zahlungen machen, die Sie noch von Ihren Kunden erhalten möchten.

Sie können die auszugebenden Auszüge auf festgelegte Kundennummernbereiche beschränken, indem Sie die Von/Bis-Kundennummern eingeben. Lassen Sie beide Felder leer, werden alle Kunden berücksichtigt. Bei Fälligkeitsdatum wählen Sie aus, ob Sie alle fälligen Zahlungen sehen möchten oder nur diejenigen, welche bereits abgelaufen sind. Sie können weiterhin auswählen, ob Sie den normalen Report für Kontoauszüge oder den eigens angepassten für den E-Mail-Versand ausgegeben werden soll. Zudem können Sie wie gewohnt angeben, ob Sie das Ergebnis nur auf dem Bildschirm sehen möchten oder ob esausgedruckt werden soll.

Mahnlauf stornieren

Hier können Sie alle getätigten Mahnläufe nachträglich stornieren.

Geben Sie im Feld Bitte Mahnlauf eingeben die Nummer des Mahnlaufes ein.

Hier sehen Sie alle bisher gestarteten Mahnläufe. Um einen bestimmten Mahnlauf schneller wiederzufinden, können Sie im Feld “Gesuchte Zeichen” Teile des gesuchten Mahnlaufs eingeben. Hierfür stehen in der Auswahlliste die Nummer des Mahnlaufs oder das Mahndatum zur Verfügung. Im Ursprungsfenster können Sie mit Klick auf OK die Stornierung starten.

Wichtig:
Alle im angezeigten Mahnlauf enthaltenen Buchungen werden wieder rückgängig gemacht, inklusive Mahnstufe, Mahn-gebühren und Mahndaten. Auch alle bereits gespeicherten Mahnungsdrucke werden gelöscht.

Mahnliste nach Benutzer

Hier erhalten Sie eine Mahnliste gruppiert nach den Benutzern die Sie als Mitarbeiter in den Adressen zugeordnet haben.

Benutzer von/bis

Suchen Sie hier nach dem Benutzer von/bis.

Mahndatum

Wählen Sie hier das gewünschte Mahndatum aus.

Ausgabeeinheit

Sie können die Auswertung auf dem Bildschirm betrachten, direkt auf den Drucker senden oder das Ergebnis in eine Datei exportieren.

Mahnlauf nachdrucken

Hier kann der gewünschte Mahnlauf selektiert und nachgedruckt bzw. gespeichert werden.

Mahnstufen bearbeiten

Hier haben Sie die Möglichkeit, zusätzlich zu den Mahnvorgaben aus den Parametern individuelle Mahngebühren je Mahnstufe zu definieren sowie sprachlich unterschiedliche Mahntexte zu hinterlegen.

Auflistung aller Felder mit entsprechender Bedeutung:

Mahnstufe

Tragen Sie hier die Mahnstufe ein.

Beschreibung

Hier können Sie die Mahnstufen beschreiben.

Mahngebühr

Tragen Sie hier die Mahngebühr, die Sie für die jeweiligen Mahnstufen berechnen wollen.

Angelegt am/von

Felder werden programmseitig mit dem aktuellen Datum und dem Kürzel des angemeldeten Users ausgefüllt.

Geändert am/von

Felder werden programmseitig mit dem Änderungsdatum und dem Kürzel des angemeldeten Users ausgefüllt.

Mahntexte verwalten

Über den Reiter Mahntexte, können Sie Sammelmahntexte und Einzelmahntexte bearbeiten bzw. verwalten.