Generische Filiale / Datenaustausch zwischen Zentrale und Mandant(en)

Zuletzt aktualisiert am 16. November 2022

Mit der VARIO lässt sich eine Unternehmensstruktur aus Zentral- und Mandantensystem(en) verwalten. Ein organisierter und automatisierter Datenaustausch zwischen einer Zentrale sowie einem oder mehreren Mandanten mit VARIO-Anwendungen, lässt jeden Lizenznehmer innerhalb des Unternehmens von diesen Vorteilen profitieren. Nachfolgende Funktionen, Programme und Vorteile stehen mit Lizenzierung des Moduls „Generische Filiale“ zur Verfügung:

  • Parameter “Mandantenreplikation” zur Verwaltung von z.B. Exportpfaden, Benutzerrechten und Replikationsintervallen
  • das Programm “Artikel-Replikation: Felder Mappings” zur Verwaltung von Artikel-Feldern die den Datenaustausch von Artikeln, Beständen und Warengruppen organisieren
  • Administratorrechte für die Filiale “Zentrale” zur Artikel-Anlage, -Datenpflege und -Freigabe
  • eine doppelte Artikelanlage für Mandant(en) entfällt
  • Replikationsanwendungen und Webshop-Import
  • Belegaustausch für z.B. Streckengeschäfte durch “generische Mappings”

Parameter Mandantenreplikation

In der Mandantenreplikation legen Filiale und Mandant(-en) jeweils diverse Parameter fest, die den Export- und Import der Artikeldaten steuert. Voraussetzung für einen korrekte Zuordnung ist hierbei eine identische Filialnummer.

a). Einstellungen für die Zentrale (sendet Artikeldaten)

Die Zentrale exportiert aus VARIO festgelegte Artikel-Stammdaten, die bei dem/den Mandanten importiert werden. Der Export kann dabei lokal in einen oder mehreren Dateipfaden erfolgen. Zusätzlich kann als Export-Ziel ein FTP- bzw. SFTP-Verzeichnis hinterlegt werden. Für Artikel, Bestände und Warengruppen lassen sich unterschiedliche Replikationsintervalle einstellen. Diese steuern den Rhythmus der einzelnen Replikationen.

b). Voll-Replikation forcieren

Im unteren Bereich der Parameter kann an der Zentrale, über den Button “Voll-Replikation forcieren” diese angestoßen werden. Dabei werden alle zur Replikation aktivierten Artikel repliziert. Bei großer Artikelanzahl kann dieser Vorgang einige Zeit in Anspruch nehmen. Diese Aktion ist dann sinnvoll, wenn z.B. Änderungen an den Felder-Mappings durchgeführt wurden. Der Zeitstempel wird dabei zurückgesetzt, alles nochmals neu übermittelt und beim Mandanten importiert.

c). Einstellungen für den Mandanten (empfängt Artikeldaten)

Je Mandant sind hier Angaben zum Typ, Pfad und Benutzer der Quelle zu hinterlegen, damit die Exportdateien der Zentrale im gewünschten Quell-Ziel landen.

d). Felder-Mapping bearbeiten

Über den Button „Felder-Mapping bearbeiten“ können Mappings für einzelne Artikelfelder bestimmt und bearbeitet werden. Das bedeutet für die Zentrale, dass für die Artikel-Replikation zu dem/den Mandant(-en) festgelegt werden kann, welche Artikel-Felder geleert, mit einem anderen Wert oder mit einem festen Wert gefüllt werden sollen.

HINWEISE: Wenn die Option “Leeren” angehakt ist, dann wird eine Eintragung in den Feldern „Mapping-Feld“ und/oder „Fester Wert“ beim Speichern ignoriert und nur die angehakte Checkbox gespeichert.

Ist die Option „Leeren“ nicht angehakt, dann hat hingegen das „Mapping-Feld“ Priorität und der Eintrag in „Fester Wert“ wird beim Speichern ignoriert.
Wird nur ein „IMP_ART-Feld“ ausgewählt und  gespeichert, bleibt diese Zeile bestehen und kann z.B. als Platzhalter/Reminder genutzt werden.

Beispiele für Felder-Mappings auf Seiten der Zentrale:

Die “IMP_ART-Felder” HAUPTLFADRNR, HAUPTLIEFERANTENNUMMER, BERECHNUNG_VERFUEGBAR, LIEFERANTEN_ADRESSNR und LIEFERANTEN_NR sind laut Beispiel für den Mandanten mit einem festen Wert gefüllt. Der Wert im Feld „BERECHNUNG…“  stellt eine Kodierung der Verfügbarkeitsberechnung eines Artikels dar. Diese Einstellung kann in den Stammdaten des Artikels im Unterreiter „Zusatzinfos“ unter „Berechnung `Verfügbar`“ eingestellt werden.

Auch der Mandant kann für das Empfangen von Artikeldaten Felder-Mappings vorbereiten. Über die eingangsseitigen Felder-Mappings kann gesteuert werden, dass von der Zentrale kommende Feldwerte beim Mandanten in andere Felder importiert, ignoriert (fester Wert) oder nicht importiert (geleert) werden sollen.

Einstellungen je Artikel

a). Reiter Mandantenreplikation (Zentrale)

Im Artikelstamm der Zentrale lässt sich über den Reiter “Mandantenreplikation” eine Replikationsart festlegen. Hierbei kann je Artikel entschieden werden, ob dieser für alle, für keine oder nur für bestimmte Mandanten (Filialen) übergeben werden soll.

Die eingerichtete Mandantenreplikation sorgt beim Mandanten für einen aktualisierten Artikelstamm. Dieser wird benötigt, um sich im Rahmen bestimmter Geschäftsprozesse (z.B. Streckengeschäft) mit der Zentrale auszutauschen. Das Ergebnis (Artikeldaten) der Replikationsanwendung wird von der Zentrale in einer Zip-Datei ausgegeben, die je nach hinterlegter Zeitregel  automatisch beim Mandanten importiert wird:

Im Feld „Letzte Änderung in Zentrale“ wird nach der Replikation (Upload/Export) das aktuelle Datum übergeben. Seitens des Mandanten wird dieses Datumsfeld automatisch aktualisiert, sobald für einen Artikel neue Daten importiert wurden. Nur wenn die letzte Änderung in der Zentrale jünger als dieses Datum ist, werden entsprechende Artikeldaten importiert.

Beispiel Mandantenreplikation an der Zentrale

Beispiel Mandantenreplikation beim Mandanten

b). Verfügbarkeitsberechnung konfigurieren (Mandant)

Je Artikel kann beim Mandanten eine benutzerdefinierte Verfügbarkeitsrechnung eingestellt werden.

Dafür ist im Reiter „Zusatzinfos“ der Artikelverwaltung, der Hauptlieferant für den ausgewählten Artikel auszuwählen. Bei einer “Zentralen-Mandanten-Struktur” ist hier als Hauptlieferant die Zentrale anzugeben. Damit deren Bestand in die Verfügbarkeitsberechnung mit einbezogen wird, muss eine benutzerdefinierte Rechnung eingestellt werden, die den LF-Meldebestand hinzuzieht.

Zu empfehlen ist hier folgende Vorgehensweise: Für einen Beispielartikel die gewünschte Verfügbarkeitsrechnung einstellen und abspeichern. Jede einzelne mögliche Konfiguration für die Verfügbarkeitsrechnung wird als Datenbankeintrag mit einer Zahlenfolge dargestellt. Über eine freie SQL-Auswertung lässt sich der Code der Konfiguration des Beispielartikels ermitteln:

select art.BERECHNUNG_VERFUEGBAR, art.*
from art
where art.artikelnr = ‘hier art.artikelnr des Beispielartikels’

Der so ermittelte Konfigurations-Code kann anschließend kopiert und bei anderen Artikeln direkt in das Feld “Berechnung “Verfügbar”” eingefügt werden. Die Verfügbarkeitsberechnung wird damit automatisch angepasst.

Die hier gezeigte Verfügbarkeitsrechnung (Seite Mandant) zieht vom Bestand die reservierten Mengen ab und nimmt den LF-Meldebestand des Hauptlieferanten (Zentrale) hinzu.

[+Bestand -Reserviert +LF-Meldebestand]

Der verfügbare Bestand der Zentrale geht beim Mandanten als LF-Meldebestand ein und wird dann dem verfügbaren Bestand des Mandanten hinzugerechnet. Der Code zu der oben gezeigten Verfügbarkeitsrechnung (Feld: ART.BERECHNUNG_VERFUEGBAR) lautet 16393.

Replikationsanwendung

Nachdem alle notwendigen Einstellungen wie oben beschrieben vorgenommen wurden,  kann die Replikationsanwendung (rs.exe), die Bestandteil der VARIO-Installation ist, für die (Artikel-) Mandantenreplikation eingestellt werden.

Starten Sie hierzu die Replikationsanwendung „rs.exe“, die sich nach der Installation im Software-Ordner des VARIO-Pfades befindet.

Mehr Informationen zu den Einstellungen der Replikationsanwendung finden Sie hier unter „Replikationsserver“:

https://help.vario-software.de/vario-8-handbuch/admin-funktionen/parameter-verwalten#Mandantenreplikation

Generische Filiale – Streckengeschäft

Um Geschäftsbeziehungen zwischen einer Zentrale und Mandanten eines Unternehmens abzubilden, kann in VARIO die sogenannte „Generische Filiale“ genutzt werden. Gängige Vorgänge im Rahmen eines Streckengeschäfts können durch VARIO 8 weitestgehend automatisiert werden.

Die generische Filiale wird sowohl in der VARIO der Zentrale als auch in der VARIO des Mandanten als normale Filiale in der Filialverwaltung angelegt:

  • Filialtyp (Reiter „Stammdaten“):  –>            „Webshopreplikation“
  • Typ (Reiter „Webshop“):       –>            „Generisch“

Die generische Filiale ermöglicht das Ausführen generischer Mappings über die rs.exe-Anwendung (Replikation). Diese generischen Mappings werden in der Filiale hinterlegt, können dort bearbeitet und generell sehr vielseitig eingesetzt werden. Im Rahmen des Streckengeschäfts dienen sie dazu, Belege und Paketdaten zwischen Zentrale und Mandant auf bestimmte Art und Weise auszutauschen. Was bei der Ausführung der Mappings im Einzelnen passiert, hängt vom organisatorischen Aufbau des Streckengeschäfts ab. Die standardmäßigen Importe und Exporte, die im Folgenden beschrieben werden, können noch auf Spezialfälle beim Streckengeschäft angepasst werden.

Eine vereinfachte Darstellung des Streckengeschäfts:

  • Ein Kunde bestellt Ware bei einem „Mandanten“ (z.B. Filiale/Tochterunternehmen), für diesen stellt das Geschäft einen Kundenauftrag dar.
  • Der Mandant schickt dem Kunden die Ware allerdings nicht direkt zu, sondern tätigt wiederum eine Bestellung bei einer zentralen Stelle (Zentrale/Großhändler), welche im Anschluss die Ware an den Kunden verschickt.
  • Dabei werden vom Mandanten an den Kunden und von der Zentrale an den Mandanten Verkaufsbelege ausgestellt.
  • Die Beteiligung der Zentrale ist dabei für den Kunden nicht unbedingt ersichtlich.

Umsetzung durch generische Mappings

Belegexporte und -importe zwischen Mandanten und Zentrale laufen durch Ausführung entsprechender generischer Mappings ab. Im Schaubild wird der Austausch mit dem Endkunden ausgelassen und stattdessen werden nur die Belegübermittlungen zwischen Mandanten und Zentrale dargestellt. Das beschriebene Streckengeschäft soll hierbei dem Kunden verborgen bleiben, dieser tritt nur mit dem Mandanten in Kontakt.

Parameter “Fakturierung”

Für den Mandanten (und ggf. auch für die Zentrale) ist es bei dieser Struktur sinnvoll, in der Parameterverwaltung unter Fakturierung,  Vorgabe-Auftragsart auf „Streckengeschäft“ einzustellen. Der Wert für „Lieferschein zu Streckenaufträgen erzeugen“ sollte auf „manuell“ eingestellt sein.

Exemplarische Mappings für ein Streckengeschäft Mandant-Zentrale

Als grüne Boxen sind jeweils die Mappings der generischen Filiale von Mandant und Zentrale für das Streckengeschäft dargestellt. Ein Export beim Mandanten korrespondiert mit einem Import bei der Zentrale und umgekehrt. Die Dokumente stellen Belege innerhalb der VARIO-Anwendungen dar.

Als Initialschritt bestellt der Kunde Artikel beim Mandanten. Die Artikel sollen vom Mandanten bei der Zentrale angefragt und von dieser direkt an den Kunden geliefert werden.

In der VARIO des Mandanten wird passend dazu ein Verkaufsauftrag der Auftragsart „Streckengeschäft“ (0200) angelegt und gebucht (gespeichert und gebucht, Status 5).

Im Anschluss muss dieser Verkaufsauftrag einkaufsseitig in der Mandanten-VARIO wiederum in eine Bestellung (2200) bei der Zentrale übernommen werden [10_]. Der Import [20_] dieser erzeugten Bestellung als Kundenauftrag des Mandanten durch die Zentrale soll daraufhin automatisch ablaufen, weshalb die Bestelldaten passend übermittelt werden müssen.

Hierfür, sowie für alle weiteren Austausche zwischen Zentrale und Mandant im Rahmen des Streckengeschäfts werden Mappings der generischen Filiale genutzt. Die Mapping-Dateien definieren für den Import in VARIO, wo und wie genau Quelldaten gespeichert werden sollen – und umgekehrt für den Export, welche Daten aus den VARIO-Datenbankfeldern in welcher Form exportiert werden sollen.

Die Kommunikation der Dateien selbst geschieht dabei über die Replikationsanwendung rs.exe, die Bestandteil der VARIO-Installation ist. Eine Übertragung zwischen Zentrale und Mandant wird dabei immer durch ein Export- und ein entsprechendes Importmapping realisiert.

Die oben genannte, gebuchte Bestellung bei der Zentrale wird bei Ausführung der rs.exe vom entsprechenden Mapping („10_Bestellexport.map“) erfasst und aus VARIO werden dazu die passenden Daten für den Export generiert, in einer Datei gespeichert und von der Replikationsanwendung übertragen.

Auf Seiten der Zentrale wird die Bestellexport-Datei durch ein Mapping („20_Autragsimport.map“) im Rahmen des Replikations-Downloads importiert. Zieltabellen hierbei sind die Tabellen des Webshopimports RWEB_BEK (Belegdaten eines replizierten Belegs) und die RWEB_BEP (Positionsdaten dazu), welche auch für die Importe aus den bekannten E-Commerce-Schnittstellen genutzt werden.

Die weiteren Vorgänge laufen auf ähnliche Art ab, auch wenn die Mapping-Dateien jeweils unterschiedlich aufgebaut sind und andere Daten importiert/exportiert werden.

Aus dem Import heraus wird in der Zentrale nun die Bestellung des Mandanten als (Verkaufs-) Auftrag gehandhabt. Passend zu den Belegpositionen (Artikeln) wird der Auftrag in einen Lieferschein-Beleg übernommen.

Von der Zentrale wird an die VARIO des Mandanten zum einen der Lieferschein selbst [30_], und zum anderen eine dazu passende Paketnummerexport-Datei [40_] gesendet. Integriert werden beide Importdateien in einen Verkaufs-Lieferschein (Mandant verkauft an Endkunde), so als wäre der anfängliche Auftragsbeleg (0200) direkt innerhalb der Mandanten-VARIO in einen Verkaufs-Lieferschein übernommen wurden.

Der eigentliche Auftrag von Mandant an Zentrale wird separat gehandhabt: Export des Lieferscheins [30_] auf Seite der Zentrale, Import eines dazu passenden Eingangslieferscheins auf Seite des Mandanten [50_]. Intern wird der Eingangslieferschein mithilfe des Eingangsrechnungsimports [90_] in eine Eingangsrechnung übernommen, sobald aus dem Verkaufs-Lieferschein „Zentrale an Mandant“ auf Seite des Mandanten eine Rechnung gebucht wird.

Der Eingangslieferschein(-import) des Mandanten setzt den Verkaufslieferschein(-import) voraus.

Die Auslieferung der Artikel aus dem anfänglichen Kundenauftrag wird von der Zentrale übernommen.
Auf Seite des Mandanten wird der Verkaufs-Lieferschein in eine Verkaufs-Rechnung übernommen; beim Senden von Verkaufs-Lieferschein oder Verkaufs-Rechnung an den Endkunden tritt die Zentrale dabei nicht in Erscheinung.

Weitere Anmerkung: In diesem Aufbau sind keine Sammelrechnungen vorgesehen. Die einzelnen Belegketten müssen aufgrund der Vorbelgsreferenzen stimmig und in sich abgeschlossen sein. Innerhalb der einzelnen VARIOs können die finalen Belege dann außerhalb dieser Mandantenreplikationsstruktur (der generische Filiale) dann noch in Sammelrechnungen zusammengefasst werden.

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