Freie Felder in Verwaltungen

Zuletzt aktualisiert am 5. Dezember 2024

Sie vermissen ein Feld in VARIO? Kein Problem! Erstellen Sie einfach ein Freies Feld nach Ihren Wünschen.

In VARIO können Sie an vielen Stellen frei konfigurierbare Felder verwenden. Mit diesen „Freien Feldern“ ist es Ihnen möglich, eine individuelle Datenstruktur aufzubauen.

Freie Felder können für die folgenden Programmteile angelegt werden

1.1.1 Adressen verwalten
1.2.1 Artikel verwalten
2.1 Verkaufsbelege
3.5 Assets verwalten
4.1 Einkaufsbelege
6.2.1 Projekte verwalten
6.3.1 Deals verwalten

Die Verwendung dieser freien Felder als Zusatzinformation wird im Folgenden erläutert.

Verwalten freier Felder

Dazu öffnen Sie in der Artikelmaske die Verwaltung der freien Felder, indem Sie auf das V8-Symbol oben links klicken:

Die Eingabemaske öffnet sich:

Auflistung aller Felder mit entsprechender Bedeutung

Bezeichnung

Hier kann die Bezeichnung des freien Feldes hinterlegt werden.

Aktiv

Zeigt an, ob dieses Feld zur Verwendung freigegeben ist. Wenn ein Feld inaktiv ist, wird es in der entsprechenden Maske nicht angezeigt.

Datentyp

Zeichenfeld	Es können Buchstaben und Zahlen eingegeben werden
Datumsfeld	Es kann nur ein Datum eingetragen werden
Datum-Zeit-Feld	Das Format muss folgendermaßen aufgebaut sein: dd.mm.yyyy hh:mm:ss
Währungsfeld	Es können Zahlen inklusive Nachkommastellen eingegeben werden
Ganzzahl	In diesem Feld dürfen nur Zahlen eingegeben werden
Boolean Ja/Nein	Eine Checkbox zum an- und abhaken
Memo	Der Textblock kann beliebig viele Zeichen enthalten
Button	Es kann eine Schaltfläche erstellt werden, die ein definiertes Programm öffnet oder ausführt
Tabelle	Hier kann eine Tabelle angelegt werden

Beispiel für einen Button wäre
“C:\Program Files\Mozilla Firefox\firefox.exe” <ART_FF.FELD1>

Die Umsetzung des Links könnte beispielsweise so aussehen:

Auswahlfenster

Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, kann eine Inhaltsverwaltung verwendet werden. Dies wird bei der Eingabe durch ein Dropdown-Menü angezeigt. (Um diese Option nutzen zu können, darf die Anzahl der Zeichen 25 nicht überschreiten.)

Groß/Kleinschreibung

Wählen Sie hier wie die Schreibweise von Buchstaben des Feldinhaltes, die gehandhabt werden soll.

Anzahl Zeichen

Hier kann die Länge des zu erwartenden Eintrages eingeschränkt werden. Bei Datentyp „Zeichenfeld“ beträgt diese max. 256 Zeichen. Soll mit einer Dropdownliste bei der Eingabe gearbeitet werden beträgt die max. Zeichenanzahl 25.

Suchfeld

Durch Anhaken der Checkbox stellen Sie ein, dass der Feldinhalt in der Artikelsuche angezeigt werden kann.

Filiale

Sie können hier, wenn gewünscht, einstellen, dass dieses Feld nur für eine bestimmte Filiale verwendet werden soll.

Ziel-Tabsheet

Hier definieren Sie auf welchem Tabsheet (Reiter) dieses Freifeld angezeigt werden soll. Mehrfachnennungen sind hier möglich.

Besonderheit Datentyp Tabelle

Wenn Sie als Datentyp “Tabelle” ausgewählt haben können Sie daneben auf dem Button die Tabelle bearbeiten. Sie legen also die einzelnen Spalten der Tabelle fest. Nach einem Neustart der VARIO wird Ihnen der neue Reiter angezeigt und Sie können im Ändern-Modus die Tabelle füllen.

Zusätzlich können Sie in der Verwaltung der freien Felder für den Datentyp Tabelle einen eigenen Report hinterlegen. Mit einem Rechtsklick auf die Tabelle kann dann der Report für die Datensätze aufgerufen werden.

TabSheets verwalten

Gerade wenn viele freie Felder unterschiedlicher Art verwendet werden sollen, bietet sich eine Kategorisierung in Form von Registerkarten an. Beispielsweise wollen Sie für einen Schrank andere Daten erfassen als für eine Leuchte.

Um dies zukunftssicher abzubilden, sollten Sie sich im Vorfeld Gedanken über die zu erfassenden Daten machen. Gerade im E-Commerce und auf Marktplätzen kann eine sinnvolle Nutzung der freien Felder viel Zeit sparen.

Vorteil: Daten einmal erfassen und dann in die gewünschten Shops ausspielen. (Lassen Sie sich hierzu gerne von unserer Consultant-Abteilung beraten).

Video

Im obigen Beispiel mit dem Kleiderschrank und der Lampe könnten z.B. 2 Registerkarten mit den Namen „Möbel“ und „Lampen“ angelegt werden.

Die Registerkarte „Möbel“ enthält dann Felder wie: Höhe, Breite, Tiefe, Einbautiefe, Anzahl der Schubladen, Anzahl der Türen…

Auf der Registerkarte „Lampen“ hingegen sind Felder wie: Durchmesser, Sockeltyp, Lichtstärke, Lichtfarbe, Lampentyp, Einbautiefe…

Beachten Sie, dass das Feld „Einbautiefe“ auf beiden Registerkarten benötigt wird. Dies muss dann in der Verwaltung der freien Felder unter dem Punkt „Ziel-Tabelle“ eingestellt werden.

Über den Artikelimport wird den Artikeln das jeweilige Tabsheet zugewiesen (es können auch mehrere Tabsheets pro Artikel zugewiesen werden. Ob dies sinnvoll ist, hängt von der Anzahl der zu verwendenden Felder ab) zuzuweisen. Wie das geht, erfahren Sie hier:

Anordnen der freien Felder

In diesem Bereich können Sie die angelegten freien Felder individuell verschieben und die Größe der Felder in der Eingabemaske anpassen.

In der Menüleiste stellen wir Ihnen einige nützliche Funktionen zur Verfügung, um neben de Anordnung der Felder per Drag and Drop auch eine Ausrichtung der Felder in der Maske zu ermöglichen:

Markieren Sie dazu die anzuordnenden Felder mit der Maus und wählen Sie die gewünschte Ausrichtungsfunktion. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit, die Höhen und Breiten der markierten Felder anzugleichen.

Neu Anordnen

Mit dieser Funktion können Sie die Anordnung der freien Felder auf den ursprünglichen Zustand zurücksetzen:

Freie Felder-Verwaltung Reiter Sonderfunktionen

Freie Felder löschen

Über den Button “Freie Felder löschen” können Sie angelegte “Freie Felder” im Stapel löschen, sofern diese nicht mehr benötigt werden. Nicht löschbare “Freie Felder” werden durchgestrichen dargestellt (wenn diese Felder gefüllt sind).

Freie Felder importieren

Hier haben Sie die Möglichkeit, freie Feldstrukturen zu importieren. Unterstützte Formate sind Excel und SCV. Die Datei muss den folgenden Aufbau haben:

Bezeichnung, Datentyp, Anzahl Zeichen, Suchfeld, Groß/Kleinschreibung, Pflichtfeld, Übersetzbar, Auswahl für wiederkehrende Einträge, Filiale, Ziel Tabsheet, Aktiv.

Eine Vorlage erhalten Sie hier.

Es wird empfohlen, maximal 250 Zeilen zu importieren, danach ein Datenbankupdate zu machen und dann weitere Datensätze zu importieren.

Die importierte Datei kann auch nachträglich noch bearbeitet werden. Fehler können angezeigt werden.

Gerade wenn es erforderlich ist viele freie Felder unterschiedlicher Art zu nutzen, bietet sich eine Kategorisierung in Form von Tabsheets an. So wollen Sie beispielsweise für einen Kleiderschrank andere Daten erfassen als für ein Leuchtmittel.

Um dies zukunftssicher abzubilden, sollten Sie sich im Vorfeld mit den zu erfassenden Daten beschäftigen. Gerade im eCommerce und auf den Marktplätzen kann eine sinnvolle Verwendung der freien Felder viel Zeit sparen. Vorteil: Einmal die Daten erfassen und dann in die gewünschten Filialen ausspielen. (Lassen Sie sich hierzu gerne durch unsere Consultants beraten.)

Im oben genannten Beispiel des Kleiderschrankes und des Leuchtmittels, würden sich beispielsweise 2 Tabsheets mit den Namen: „Möbel“ und „Lampen“ anbieten.

Auf dem Reiter „Möbel“ finden sich dann Felder wie: Höhe, Breite, Tiefe, Einbautiefe, Anzahl Schubladen, Anzahl Türen…

Hingegen auf dem Reiter „Lampen“ sind Felder wie: Durchmesser, Sockeltyp, Leuchtstärke, Lichtfarbe, Lampentyp, Einbautiefe…

Sie bemerken, dass das Feld „Einbautiefe“ auf beiden Reitern benötigt wird. Das ist dann in der Verwaltung der freien Felder unter dem Punkt „Zieltabsheet“ einzustellen.

Über den Artikelimport ist den Artikeln das jeweilige Tabsheet (es können pro Artikel auch mehrere Tabshetts zugewiesen werden. Ob dies sinnvoll ist, hängt von der Anzahl der zu verwendenden Felder ab.) zuzuweisen. Wie das vorzunehmen ist erfahren Sie hier.

Einträge für freie Felder in der Adressverwaltung importieren

Die freien Felder S01-S08 der Adressverwaltung können im Bearbeitungsmodus manuell oder durch das Importieren von Einträgen gefüllt werden. Über die drei Suchpunkte und den Button “Importieren” können die kopierten Inhalte aus einer CSV-Datei ohne Spaltenüberschriften oder aus einer Texteditor-Datei über die Zwischenablage importiert werden. Werte aus einer Texteditor-Datei müssen dabei durch Semikolon getrennt werden.