VARIO Mailclient
Zuletzt aktualisiert am 16. November 2022
Hier können Sie Ihre Posteingangs- und Postausgangsserver konfigurieren.
Bei den Servereinstellungen müssen Sie die jeweils für Ihr Postfach spezifischen Angaben machen. Bei den Benutzereinstellungen müssen Sie Ihre E-Mail-Adresse als Benutzernamen und Ihr Passwort eintragen.
Bei den Benutzereinstellungen für den Postausgangsserver haben Sie zusätzlich noch die Felder “Anzeige-Name” und “Versender E-Mail” als Anzeigeeinstellungen für Ihre ausgehenden Mails.
E-Mail-Gruppen verwalten
Der VARIO-Mailclient ist gruppenbasiert, sodass Sie über diese Maske Gruppen anlegen und diesen Gruppen Benutzer zuweisen können. Außerdem können Sie hier der Gruppe einen Postausgangsserver zuweisen und optional einen Text für eine automatische Antwort aufs Eingangs-E-Mails eingeben.
Im Reiter Posteingang können Sie der Gruppe einen oder mehrere Posteingangsserver zuweisen. Klicken Sie hierfür zunächst auf Ändern und wählen anschließend einen Posteingangsserver aus, der der bisher noch nicht in den Posteingangsservern der Gruppe gelistet ist.
Klicken Sie anschließend auf den Button Posteingangsserver hinzufügen. Der Server wird jetzt im obigen Feld angezeigt. Wenn Sie einen Posteingangsserver entfernen möchten klicken Sie per Rechtsklick auf den betroffenen Server und klicken auf Server entfernen:
Im Reiter Gruppen-Mitglieder können Sie Benutzer oder Benutzergruppen der E-Mailgruppe hinzufügen. Bei Klick auf die 3 Punkte können Sie in den Benutzern bzw. vorhandenen Benutzergruppen suchen und diese per Klick auf OK auswählen:
Klicken Sie anschließend auf den Button Benutzergruppe hinzufügen. Entfernen können Sie einen Benutzer oder eine Benutzergruppe per Rechtsklick und Benutzer entfernen:
Falltypen verwalten
In dieser Maske können Sie Falltypen zu Fällen anlegen, bearbeiten oder löschen. Sie können dem Falltyp eine Farbe zuweisen welche in der Fallverwaltung als Rahmen um den Stammdatenreiter angezeigt werden soll.
Fallverwaltung öffnen
In der Fallverwaltung haben Sie Zugriff auf alle bestehenden Fälle. Die Farbe außen kennzeichnet den Falltyp und der Balken neben den Reiter die Priorität der zugehörigen E-Mail.
Falls der Fall aus einer Mail heraus eröffnet wurde sehen Sie einen weiteren Reiter Historie, in dem Sie den zugehörigen Mailverkehr verfolgen können.
VARIO-Mailclient öffnen
Ihnen steht jetzt ein VARIOinterner Mailclient zur Verfügung. Dieser ist gruppenbasiert, was bedeutet, dass Sie Mailgruppen anlegen und ihnen gemeinsame Posteingänge zuweisen können. Desweiteren haben Sie die Möglichkeit interne Mails an die Benutzer oder an ganze Mailgruppen zu versenden, Mails per Drag’n’Drop weiterzuleiten und Fälle zu eröffnen/zu bearbeiten oder abzuschließen. Diese können Sie beispielsweise mit einer Adresse oder einem Beleg verknüpfen.
Einstellungen für die oben genannten Funktionen können Sie in den Menüpunkten 6.7.1 bis 6.7.3 vornehmen.
Um die E-Mails über den Mailclient abrufen und versenden zu können muss eine Instanz der rs.exe als Replikation laufen. Bitte setzen Sie den Haken bei ‘eMails abrufen’:
Nach dem Replizieren werden Mails gesendet und empfangen:
Wenn Sie erstmals Ihren Mailclient einrichten, werden die Ordnerstrukturen und die bereits gelesenen Mails aus Ihrem Posteingang über Nacht synchronisiert, sind also nicht direkt verfügbar.
Das VARIO-Mailing ist von dem VARIO-Fenster losgelöst so, dass es als separates Fenster (beispielsweise auf einen anderen Monitor) verschiebbar ist. Im Menüpunkt 6.7. können Sie mehrere Posteingangs- und Postausgangs-Server konfigurieren sowie E-Mail Gruppen und Fälle verwalten.
Um einen Fall zu einer E-Mail zu eröffnen müssen Sie mit der rechten Maustaste auf die betroffene E-Mail klicken. Sie können auf diese Weise einen Fall auch bearbeiten oder abschließen. Es öffnet sich 6.7.4 Fallverwaltung.
