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# Die Kasse im Überblick

Kassiere direkt in VARIO Cloud und steuere Artikel, Preise, Rabatte, Zahlungen, Quittungen, Kassen-Schubladen und Abschlüsse zentral im ERP.

Mit der **VARIO Cloud Kasse** kassierst Du direkt im ERP – vom Scannen der Artikel bis zur Quittung. Eine Kassenquittung ist ein ganz normales Dokument (vergleichbar mit einer Lieferscheinrechnung), eine Kundenretoure verhält sich wie eine Gutschrift mit Warenrücknahme. Dadurch läuft auch die komplette Preisermittlung über die normale Verkaufspreisermittlung – auf den Barverkaufskunden oder einen von Dir gewählten Kunden.

Die Vorbereitung der Kasseneinstellungen und das Anlegen des Kassen-Standorts erklärt [Die Kasse einrichten](/vario-cloud-handbuch/verkaufskanaele/kasse/die-kasse-einrichten.md). Auf dieser Seite lernst Du die Kassieransicht, die Kasseneröffnung und den Kassenabschluss kennen.

{% hint style="info" %}
**Hinweis**

Die eigentliche Kassieransicht öffnest Du später über **Verkauf/**[**Kasse**](/vario-cloud-handbuch/verkaufskanaele/kasse/die-kasse-im-uberblick.md#die-kasse-offnen).

Für Mitarbeiter, die nur kassieren, gibt es im Admin-Center den Benutzertyp **Limitiert (Kasse)**. Ein solcher Benutzer kann nur die Rechte der Kasse nutzen, dazu Leserechte z. B. auf Adressen, Artikel und Preise – auch wenn seine Rollen mehr erlauben.
{% endhint %}

### Erste Schritte in der Kasse

#### Die Kasse öffnen

{% stepper %}
{% step %}
Gehe auf **Verkauf → Kasse**.
{% endstep %}

{% step %}
Im Dialog **„Kasse auswählen“** wählst Du die Kasse aus, an der Du arbeitest (z. B. *Leipzig Kasse 1*). Schließt Du den Dialog ohne Auswahl, verlässt Du die Kassieransicht wieder.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FIsmOWqSQLmjvF6lLaXgh%2Fimage.png?alt=media&amp;token=35bffbc6-60d3-49e4-984c-fa9cd0b8c5a6" alt="Auswahl der Kasse"><figcaption></figcaption></figure>

Ist für die Schublade der Kasse noch kein Kassenbuch geöffnet, erscheint der Dialog **„Kassen-Eröffnung“**. Gib dort den **Eröffnungsbetrag** je Zahlungsart ein – also wie viel Geld in der Schublade liegt. Abgefragt werden alle Zahlungsarten, die **In Kassenbuch geführt** werden, außer denen mit Abschöpfung *Vollständig*. Diese erscheinen mit dem Hinweis **Vollständige Abschöpfung** und einem festen Anfangsbestand von **0,00 €**, den Du nicht eingeben musst. Hat die Kasse nur solche Zahlungsarten, öffnest Du sie ohne Eingabe.

Wird keine der zugewiesenen Zahlungsarten im Kassenbuch geführt, nennt der Dialog den Grund und zeigt die zugewiesenen Zahlungsarten. Über **Kassen-Zahlungsarten** gelangst Du direkt in die Einstellungen, um **In Kassenbuch geführt** einzuschalten.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2Fw6UHdDjD8Zocz6VDxoDk%2Fimage.png?alt=media&amp;token=f2f75768-dd92-46f2-b83f-db0ca28962c0" alt="Eröffnungsbetrag je Zahlungsart eingeben"><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
**Hinweis**

Der Vorschlagswert entspricht dem Endsaldo des letzten geschlossenen Kassenbuchs derselben Schublade. Gab es noch keinen Abschluss, werden **0,00 €** vorgeschlagen.

**Wichtiger Hinweis**

Ob der Bestand einer Zahlungsart ins Minus gehen darf, legst Du je Kassen-Zahlungsart im Feld **„Negativer Bestand“** fest. Im Standard ist das **Nie erlaubt**: Eine Buchung, die den Bestand negativ machen würde, z. B. eine Auszahlung, für die nicht genug Bargeld in der Kasse ist, lehnt die Kasse ab.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}
Klicke auf **»Kasse öffnen«**.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2F3UoGN6MW5HmjFtTsN2q3%2Fimage.png?alt=media&amp;token=6125084e-69a4-485f-b7b6-04f402336999" alt="Button Kasse öffnen"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}
{% endstepper %}

#### In der Kasse arbeiten

Die Kassieransicht enthält folgende Bereiche. Ihre Anordnung kann auf einer individuell gestalteten [Kassen-Oberfläche](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/kasse/kassen-oberflachen.md) abweichen:

* **Oben links – Aktionen:** Kunde wählen, Artikel suchen, Quittung suchen, Quittung parken, Einzahlung, Auszahlung, Abschöpfung, Retoure, Kassenabschluss u. v. m. Aktionen, die gerade keinen Sinn ergeben (z. B. *Vorgang abbrechen* ohne ausgewählten Vorgang), sind ausgegraut.
  * Beim **Abbrechen eines Vorgangs** wird eine Ausgabe der **Kassenquittung** im DMS gespeichert. Diese ist im Menüpunkt **DMS** und im Reiter **DMS** des Belegs zu sehen.
  * Wurden für die Quittung schon Zahlungen erfasst, erstattest Du sie beim Abbrechen im Dialog **„Vorgang abbrechen – Zahlungen erstatten“** über **»Erstatten & Vorgang abbrechen«**.
* **Hauptfenster:** Hier siehst Du, was gerade los ist – z. B. alle gescannten Artikel mit Preis.
* **Eingabefeld:** Dein zentrales Multifunktionsfeld zum Scannen, Suchen und Rechnen.
* **Unten links:** Hier werden Dir alle letzten Aktionen angezeigt (z. B. die Kasseneröffnung, Bons, geparkte Quittungen etc.)

Ganz rechts in der Statusleiste findest Du den Button **»Zurück ins ERP«**. Ein Klick verlässt die Kassieransicht ohne Rückfrage und bringt Dich zu der ERP-Seite zurück, von der Du in die Kasse gewechselt bist. Ein aktives Vollbild wird dabei automatisch beendet.

Die Verfügbarkeit der Aktionen hängt vom aktuellen Vorgang ab:

* Während eine Zahlung läuft, beim Abschluss eines Vorgangs und bei der Auswahl des Kassenbuchs sind die Aktionskacheln gesperrt.
* **»Sofortstorno«** und **»Nachdruck«** benötigen einen geladenen, abgeschlossenen Beleg. Ein laufender Bon lässt sich über **»Quittung parken«** später fortsetzen oder über **»Vorgang abbrechen«** verwerfen.
* In der Standardoberfläche sind **»Kasse wechseln«**, **»Neuer Vorgang«**, **»Kassenabschluss«** und **»Retoure«** gesperrt, solange ein Vorgang läuft oder ein Beleg geladen ist. Schließe den Vorgang ab beziehungsweise verlasse den geladenen Beleg zuerst.
* Die Voraussetzungen und Besonderheiten von **»Beleg suchen«** und **»Kundeneinzahlung«** erklärt [Kassiervorgänge](/vario-cloud-handbuch/verkaufskanaele/kasse/kassiervorgaenge.md#offene-rechnung-bezahlen).

Du erfasst Artikel über den **Scanner**, die **Artikelnummer** oder einen **Barcode**. Über das Eingabefeld kannst Du Mengen und Preise direkt anpassen sowie Rabatte vergeben:

| Eingabe                     | Wirkung                                                                   |
| --------------------------- | ------------------------------------------------------------------------- |
| **Artikelnummer / Barcode** | Fügt den Artikel als Position hinzu.                                      |
| **+2**                      | Erhöht die Menge der ausgewählten (oder zuletzt erfassten) Position um 2. |
| **-2**                      | Verringert die Menge um 2.                                                |
| **\*2**                     | Multipliziert die Menge (z. B. mal 2).                                    |
| **/2**                      | Teilt die Menge (z. B. durch 2).                                          |
| **=2**                      | Setzt die Menge auf genau 2 (Fixmenge).                                   |
| **=-1**                     | Setzt eine Minusmenge, z. B. für die Rücknahme von Leergut.               |
| **12,50**                   | Setzt den Preis der ausgewählten (oder zuletzt erfassten) Position.       |
| **%10**                     | Gibt 10 % Rabatt auf die zuletzt erfasste bzw. ausgewählte Position.      |
| **%%10**                    | Gibt 10 % Rabatt auf **alle Artikelpositionen**.                          |

{% hint style="info" %}
**Hinweis**

Hast Du keine Position ausgewählt, beziehen sich die Rechen- und Rabattfunktionen auf die zuletzt erfasste Position. Wählst Du eine oder mehrere Positionen aus, wirken sie auf die ausgewählten Positionen. Mengen-, Preis- und Rabattbefehle gelten nur für Artikelpositionen.

Einen Preis gibst Du immer mit Komma ein (z. B. **12,00**). Eine Zahl ohne Komma sucht die Kasse als Artikelnummer bzw. Barcode.

Über das Hauptfenster kannst Du Positionen anklicken, mehrere markieren, bearbeiten oder löschen.

Weil eine Quittung ein normales Dokument ist, kannst Du sie parallel an einem anderen Arbeitsplatz in der Verkaufsliste sehen – wie jeden anderen Beleg. Über die Kasse ist der Beleg jedoch gesperrt: Du kannst ihn dort einsehen, aber nicht verändern.
{% endhint %}

Der **Nummernblock** schreibt in das aktive Eingabefeld. Zum [Importieren von Positionen](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege/belegerfassung.md#positionen-importieren) ziehst Du eine **TXT- oder CSV-Datei** in den Positionsbereich oder verwendest den Import-Knopf im Eingabefeld. Über dessen Scanner-Knopf öffnest Du den Barcode-Scanner. Welche Knöpfe eingeblendet sind, wird an der [Kassen-Oberfläche](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/kasse/kassen-oberflachen.md#eingabefeld-und-nummernblock) festgelegt.

#### Letzte Belege und Zusammenfassung <a href="#letzte-belege-und-zusammenfassung" id="letzte-belege-und-zusammenfassung"></a>

Im Widget **Letzte Belege** siehst Du die Belege des aktuell geöffneten Kassenbuchs. Du filterst mit **»Bons«**, **»Geparkt«**, **»Bewegungen«**, **»Eröffn./Abschl.«** und **»Alle«**. **Geparkt** zeigt noch nicht abgeschlossene Bons und Retouren der ganzen Kasse, unabhängig vom aktuellen Kassenbuch. Ein Klick lädt einen Bon, eine Retoure oder eine Kassenbewegung in die Kasse; Kasseneröffnungen und Kassenabschlüsse werden dabei nicht geladen.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FrrsvB2K67Q8YNCU2Mras%2Fimage.png?alt=media&amp;token=c3ceed63-3707-4233-a082-460a865a75ee" alt="Widget Letzte Belege"><figcaption></figcaption></figure>

Das Widget **Letzter Beleg** zeigt nach einem Abschluss Belegnummer, Positionszahl, Gesamtbetrag, gegebenen Betrag und Rückgeld.

Die **Zusammenfassung** zeigt den gewählten Kunden, die Positionszahl, den Gesamtbetrag und offene Posten. Außerdem siehst Du den letzten Artikel sowie verfügbare Zahlungsarten, Zahlungs- und Rückgeldinformationen.

#### Wie geht es weiter?

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Verkäufe, Rechnungszahlungen, Kundeneinzahlungen und Retouren findest Du unter [**Kassiervorgänge**](/vario-cloud-handbuch/verkaufskanaele/kasse/kassiervorgaenge.md).

Besondere Abläufe erklären [Artikel mit Zubehör erfassen](/vario-cloud-handbuch/verkaufskanaele/kasse/kassiervorgaenge.md#artikel-mit-zubehor-erfassen) und [bereits erfasste Zahlungen als Teilzahlung abschließen](/vario-cloud-handbuch/verkaufskanaele/kasse/kassiervorgaenge.md#bereits-erfasste-zahlung-als-teilzahlung-abschliessen).

Nach dem Erfassen folgt das **Bezahlen**: Du wählst die Zahlungsart und übergibst die Zahlung ggf. an ein Terminal. Bei Barzahlung kannst Du angeben, wie viel der Kunde gezahlt hat und es wird automatisch das Rückgeld angezeigt und der Bon bzw. die Quittung erstellt.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FTDEWPtYB8MWDxTT3F8Om%2Fimage.png?alt=media&amp;token=e07b1193-6717-4c94-8a59-9858513c71d2" alt="Bezahlen in der Kasse"><figcaption></figcaption></figure>

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2F0rXS26e24AwQDm8fZpr8%2Fimage.png?alt=media&amp;token=d5d4ee5d-bc39-4682-a83a-8192cb2f47a2" alt="Bezahlen in der Kasse"><figcaption></figcaption></figure>

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FjtIX8ebUdVoQc92XVVfU%2Fimage.png?alt=media&amp;token=34f0d6cd-37b5-4ef8-993b-aae0625a9441" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Ist die Endsumme einer Quittung negativ, z. B. weil Du nur Leergut zurücknimmst, öffnet sich beim Bezahlen der Dialog **„Auszahlung an den Kunden“**. Dort wählst Du das **Zahlungsmittel**, über das der Betrag erstattet wird. Über **»Auf weiteres Zahlungsmittel aufteilen«** verteilst Du den Betrag auf mehrere Zahlungsmittel. Mit **»Auszahlen & abschließen«** schließt Du die Quittung ab.

#### Den Kassenabschluss durchführen

Mit dem Kassenabschluss schließt Du das Kassenbuch der Schublade, z. B. am Ende des Tages. Du startest ihn über **»Kassenabschluss«**; in der Standardoberfläche heißt die Kachel **»Abschluss«**.

{% stepper %}
{% step %}

### Übersicht

Du siehst die Bewegungen des Kassenbuchs, z. B. Anfangsbestand, Kassenquittungen, Einzahlungen, Auszahlungen und Abschöpfungen. Offene Belege (Bons und Kassen-Retouren) musst Du vorher abschließen oder verwerfen.

**Gutscheine (Beta):** In der Übersicht erscheinen Gutscheinverkäufe unter **davon Umsatz** als **davon Gutscheinverkauf** mit der jeweiligen Gutscheinart und Anzahl. Rücknahmen von Gutscheinverkäufen werden mit negativem Betrag berücksichtigt. Eingelöste Gutscheine stehen bei den unbaren Zahlungen je Gutscheinart mit einem Geschenk-Symbol.
{% endstep %}

{% step %}

### Fiskalisierung

Du siehst die **Signatur-Vorgänge** des Kassenbuchs. Einen offenen Eintrag kannst Du per Klick stornieren.

{% hint style="info" %}
**Hinweis**

Bei angebundenem Fiskalisierungs-Backend startet die Signaturtransaktion bereits beim Anlegen einer Quittung; die erste Artikelposition wird erst danach verarbeitet. Bei Einzahlungen, Auszahlungen, Abschöpfungen sowie Eröffnung und Abschluss des Kassenbuchs wird die Transaktion erst beim Abschließen der Erfassung angelegt und beendet.
{% endhint %}

{% hint style="info" %}
**Hinweis**

Verwaiste aktive TSE-Transaktionen ohne zugehörigen Beleg werden im Hintergrund nach einer Schonfrist von fünf Minuten storniert. Schlägt dies fehl, findest Du im Protokoll den Hinweis „Verwaiste TSE-Transaktion … konnte nicht storniert werden“.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### Bargeld zählen

Du zählst das Bargeld nach **Scheinen** und **Münzen**. Die Kasse vergleicht das Ergebnis mit dem **Soll laut System**. Ist die Kasse leer, trage eine 0 ein.
{% endstep %}

{% step %}

### Endbestände & Abschöpfung

Je Zahlungsart, die **In Kassenbuch geführt** wird, siehst Du den Endbestand und den Abschöpfungsbetrag laut Abschöpfungs-Modus. Der Endbestand für *Bar* kommt aus der Bargeld-Zählung, für andere zählpflichtige Zahlungsarten trägst Du den gezählten Endbestand ein. Bei Zahlungsarten ohne **Zählpflicht** gilt beim Abschluss immer der Soll-Bestand als Endbestand; es entsteht keine Kassendifferenz. Eine gezählte 0 gilt dagegen als Endbestand 0 und wird als Differenz zum Soll gebucht. Im Modus *Manuell* trägst Du zusätzlich den **Restbetrag in der Kasse** ein.

Gutscheine musst Du nicht zählen. Der Bereich **Gutscheine** zeigt je Gutscheinart den Kassenbuchbestand aus Gutscheinzahlungen. Diesen Bestand bringt die Kasse beim Abschluss automatisch auf 0; eine Abschöpfungsart wählst Du dafür nicht aus. Im nächsten Kassenbuch starten diese Bestände mit 0. **Das Restguthaben der einzelnen Gutscheine bleibt davon unberührt.**
{% endstep %}

{% step %}

### Abschluss

Weicht das gezählte Bargeld vom Soll ab, fragt die Kasse bei einer größeren Differenz nach einem Grund, z. B. *Wechselgeldfehler* oder *Trinkgeld nicht erfasst*.

Klicke auf **»Abschluss bestätigen«** und anschließend auf **»Bestätigen & Drucken«**. Der Z-Bon wird erstellt und der Kassenabschluss verbucht. Für jede Zahlungsart, die **In Kassenbuch geführt** wird, erzeugt die Kasse gemäß Abschöpfungs-Modus einen Beleg über die Abschöpfung. Der Restbetrag bleibt als Anfangsbestand für die nächste Eröffnung in der Kasse.
{% endstep %}
{% endstepper %}

Gutscheinzahlungen erscheinen im Kassenbuch mit der Buchungsart **Gutscheinzahlung** und der zugehörigen Gutscheinart. Die Bedienwege erklärt [Gutscheine verkaufen und einlösen (Beta)](/vario-cloud-handbuch/verkaufskanaele/kasse/kassiervorgaenge.md#gutscheine-verkaufen-und-einlosen).

{% hint style="info" %}
**Hinweis**

Für Abschöpfungen beim Kassenabschluss brauchst Du in den [Einstellungen Kasse](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/kasse.md#einnahme-ausgabe-status-anlegen) mindestens einen aktiven **Abschöpfungstyp**. Der Abschluss lässt sich nicht rückgängig machen.
{% endhint %}


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