# Vertreter und Provisionen In dieser Beschreibung erklären wir Dir Schritt für Schritt, wie Du Handelsvertreter anlegst, verwaltest und deren Provisionen abrechnest, wenn sie eine Provision für die bei Kunden erzielten Umsätze erhalten sollen. Dabei zeigen wir Dir anhand von Beispielen die verschiedenen Möglichkeiten auf, z. B. ob die **Provision fix und/oder prozentual**, **für bestimmte Adressen, Artikelnummern, Warengruppen** oder für einen **bestimmten Zeitraum** ermittelt werden soll. Außerdem kannst Du zwischen verschiedenen **Provisionstypen** pro Vertreter wählen, also ob die Provision bei Auftrag, Rechnung oder Zahlung ermittelt werden soll. ## Vorbereitungen Damit Provisionen in Verkaufsbelegen korrekt ermittelt werden können, müssen zunächst diese Vorbereitungen getroffen werden. {% hint style="info" %} Für Vertreter gibt es einen eigenen Zählerkreis. Wir empfehlen, die Zählerkonfiguration **vor der Erfassung der Vertreter** festzulegen. Die Hilfeseite zum Thema “Zählerkreise” findest Du [hier](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/allgemein/#Z%C3%A4hlerkreise). {% endhint %} ### Schritt 1: Vertreter anlegen Jeder Vertreter, für den Provisionen ermittelt werden sollen, muss zunächst als Adresse angelegt werden. Erforderlich ist hierbei, dass im Bereich “Verwaltung” die Geschäftsbeziehung “**Vertreter**” gewählt wird. Im neu eingeblendeten Bereich “Vertreter” sind Dir die meisten Pflichtfelder wie z.B. Zahlungsart oder Lieferbedingung bereits aus der Geschäftsbeziehung “Kunde” bekannt. Entscheidend für die Provisionsermittlung ist die Auswahl im Feld “**Provisionstyp**“.
**Hier die Bedeutung der wichtigsten Felder:** * **Provisionstyp:** Legt fest, ab wann eine Provisionszahlung anfällt. * Auftrag: Sobald ein Auftrag angelegt wurde * Rechnung: Sobald eine Rechnung, oder ein Lieferschein/Rechnung erstellt wurde * Zahlung: Bei Zahlungseingang, wenn der OP-Status auf “Abgeschlossen” gesetzt ist **Vertreter mit verschiedenen Provisionstypen:** Für die folgenden Beispiele haben wir uns 3 Vertreter mit unterschiedlichen Provisionstypen angelegt, damit wir Dir in dieser Beschreibung die Unterschiede verdeutlichen können. * Tilly mit dem Typ “Auftrag” * Susi mit dem Typ “Rechnung” * Tom mit dem Typ “Zahlung”. ### Schritt 2: Artikel anlegen Im Artikelstamm muss einmalig ein Artikel für die Provisionsabrechnung angelegt werden. Wir haben ihn einfach “Provisionsabrechnung” genannt. **Wichtig** ist, dass in den Feldern die **Artikelart “Bestandslos”**, die **Mengeneinheit “Stück”** und die **Preiseinheit “1”** sowie das entsprechende **“Steuerschema”** ausgewählt werden. Die Toggles “Lieferbar”, “Aktiv”, “Provisionierbar”, “Alleine lieferbar” sind bei einer Neuanlage bereits korrekt aktiviert. **Lediglich** der **Toggle “Verkaufsartikel”** ist hier noch zu **aktivieren**. Des Weiteren sollte der Artikel keinen hinterlegten Verkaufspreis haben, da dieser sich ja aus den Provisionssätzen ermittelt.
### Schritt 3: Provision anlegen Unter Einstellungen/ Allgemein/ Provisionen ist zunächst im Bereich “**Provisionsabrechnungsparameter**” der Artikel für die Provisionsabrechnung zu hinterlegen. Anschließend **empfehlen** wir, für jeden Vertreter über **“+Provision”** einen Provisionssatz anzulegen. Dies hat den **Vorteil**, dass die Provisionssätze in Verbindung mit einer Adressbeziehung (s. Schritt 4) beim Anlegen des Verkaufsbeleges **automatisch ermittelt** werden.
**Die Bedeutung der wichtigsten Felder:** * **Beschreibung:** Freitext zur individuelle Beschreibung des Provisionssatzes * **Typ:** * Fix: Legt eine feste Provision in Euro fest * Prozent: Legt eine prozentuale Provision auf den Verkaufsartikel fest * **Provisionswert:** Eingabe des Wertes in € oder % * **Artikel:** Die Provision erfolgt nur für einem bestimmten Artikel. * **Adresse:** Die Provision erfolgt nur für eine bestimmte Adresse. * **Vertreteradresse:** Der ausgewählte Vertreter ist für diesen Provisionssatz gültig. * **Gültig von/bis:** Eine Datumsangabe begrenzt den Provisionssatz auf den angegebenen Zeitraum {% hint style="info" %} **Verschiedene Provisionssätze** Für jeden Vertreter können mehrere unterschiedliche Provisionssätze erfasst werden. **Eine Selektion** über Artikel, Adresse und/oder Gültigkeit **schränkt** die Provisionsermittlung auf diese Auswahl ein. Wird **keine Einschränkung** vorgenommen, wird beim Anlegen eines Verkaufs-Beleges **automatisch** eine Provision für jeden provisionsfähigen Artikel (unabhängig von der Menge) ermittelt, **sofern** zu dieser Belegadresse eine Adressbeziehung “Vertreter” existiert. Die Provisionen können auch je Vertreter in der Vertreteradresse über den Reiter “Provisionen” verwaltet werden. {% endhint %}
### Schritt 4: Adressbeziehung anlegen Damit die **automatische** Provisionsermittlung und die spätere Provisionsabrechnung funktionieren, muss für jede **Adresse mindestens** **eine Adressbeziehung** zu einem Vertreter angelegt werden. Klicke bitte in der Adresse auf den **Button “+Adressbeziehung”**, wähle den **Typ “Vertreter”** und den Namen des Vertreters aus:
{% hint style="info" %} Unserer Adresse “Manufaktur “Feines aus der Deichstadt”” haben wir unsere beiden Vertreter “Susi” und “Tilly” zugeordnet. ![](/files/T63AfwxIeI0MYigqpJpL) {% endhint %} ## Automatische Provisionsermittlung Nachdem die in den Schritten 1 bis 4 beschriebenen Vorbereitungen durchgeführt wurden, wird im Verkaufsbeleg beim Hinzufügen jedes Artikels (im Hintergrund) geprüft, ob und für welchen Vertreter eine Provision anfällt. Die ermittelten Provisionen sind je Artikel in der Detailansicht einsehbar. ### Beispiel: Verkaufsbeleg mit zwei provisionierbaren Artikeln Wir haben dem Verkaufsbeleg für die Adresse **Manufaktur „Feines aus der Deichstadt“** die Artikel **SG1502** und **SG4444** hinzugefügt. Über die **Detailansicht > Provisionen** kann für jede Position die automatisch ermittelte Provision eingesehen werden. Für den Artikel **SG1502** wurde für **Susi** eine Provision von **1,00 €** ermittelt, da laut Provisionssatz diese Provision für jeden provisionsfähigen Artikel gilt. Für **Tilly** wurden **2,50 €** ermittelt, da für diese Artikelnummer eine spezielle Selektion vorliegt. Für den Artikel **SG4444** gibt es aus den oben genannten Gründen nur für **Susi** eine Provision. Die automatische Ermittlung ist an der Spalte **„Herkunft“** zu erkennen. Jede ermittelte Provision kann geändert werden – in diesem Fall ändert sich der Eintrag auf **„Manuell“**. Der zweite Provisionssatz von **Tilly** führt jedoch nicht zu einer Provision von **5,00 €**, da eine Einschränkung auf eine andere Adresse besteht. Auch **Tom** erhält keine Provision: Obwohl beide Artikel der Warengruppe **„Seide (SE, ST)“** zugeordnet sind, findet keine automatische Ermittlung statt, da die Adressbeziehung fehlt. (s. dazu das zweite Bild der Provisionssätze aus Schritt 3)
## Manuelle Provisionserfassung Aus der Detailansicht/ Provisionen des Verkaufbeleges, kann über **“+Provision”** auch manuell eine Provision zugefügt oder eine ermittelte geändert werden. ### Beispiel: Verkaufsbeleg mit manueller Provision Wir haben dem Verkaufsbeleg für unsere Adresse “Seidenspinner” den Artikel SG1502 hinzugefügt. In der Detailansicht/ Provision wurde **keine automatische Provision** ermittelt, da für diese Adresse keine Adressbeziehung zu einem Vertreter besteht. Wir haben für “Tom” eine **individuelle Provision** von 8,00 € hinzugefügt. In der Spalte “Herkunft” erkennt man das am Eintrag “Manuell”.
## Provisionsabrechnung Unter Verkauf/ Provisionen werden im **Reiter “Provisionsabrechnungen”** über **“+Provisionslauf”** die Provisionsabrechnungen erstellt. Abhängig von den Einstellungen (Provisionen ab/bis, Vertreternummer von/bis) im Dialog **“Abrechnung anlegen”** sowie vom Provisionstyp in der **Vertreteradresse** werden alle Provisionen der Herkunft **“Automatisch”** und **“Manuell”** aus den Verkaufsbelegen ermittelt.
**Dabei werden folgende Einträge erzeugt:** * Eine **Provisionsabrechnung „Gesamt**” mit dem Status “Offen” * Pro Vertreter ein **Verkaufsbeleg „Provisionsabrechnung (gespeichert)**“ * Ein **Eintrag „Provisionsabrechnung“** im Rechnungsausgangsbuch
Mit Auswahl wird der Inhalt geöffnet. In unserem Beispiel werden alle 3 Vertreter unserer beiden Verkaufsbelege aufgelistet. Für “Susi” und “Tilly” werden die Provisionsbeträge sowie die Belegnummer angezeigt. Bei “Tom” fehlt beides, was daran liegt, dass bei ihm der Provisionstyp “Zahlung” hinterlegt ist, der offene Posten aber noch nicht ausgeglichen ist. **(Dazu später mehr)**.
Durch Auswahl der Belegnummer wird in den Verkaufsbeleg “Provisionsabrechnung (gespeichert)” des Vertreters verzweigt und der Entwurf geöffnet. Es können weitere Details wie z.B. Kundenadresse, Artikel, Provisionsdatum oder Provisionswert pro Vertreter eingesehen werden.
Wie oben beschrieben wurde für den Vertreter “Tom” zunächst keine Provision ermittelt. Bei einer nächsten Provisionsabrechnung für diesen Zeitraum, wird sobald der OP den Status “Abgeschlossen” erhält, diese Provision berücksichtigt. Es wird also nichts vergessen! Die Bedeutung der Buttons: | | | | ------------ | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Abschließen | Die Provisionsabrechnung “Gesamt” wechselt den Status von “Offen” auf “Abgeschlossen.” Änderungen sind nicht mehr möglich. | | Zurücksetzen | **In der Provisionsabrechnung** wird die Provisionsabrechnung “Gesamt” storniert, erhält den Status “Zurückgesetzt” und der Beleg wird als Storno gekennzeichnet. Im Verkauf werden die Belege “Provisionsabrechnung” pro Vertreter ebenfalls storniert ![Beleg Provisionsabrechnung storniert](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/wp-content/uploads/sites/5/2024/11/Beleg-Provisionsabrechnung-storniert.png) und im Rechnungsausgangsbuch wird ein Stornosatz erzeugt ![Rechnungsausgangsbuch-Stornosatz](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/wp-content/uploads/sites/5/2025/01/Rechnungsausgangsbuch_Stornosatz.png). Für eine neue Provisionsabrechnung **muss** **ein neuer** Provisionslauf angelegt werden. | Im **Reiter “Provisionssätze”** können alle Provisionen der ermittelten Provisionsabrechnungen eingesehen werden:
## Verkaufsbeleg-Provisionsabrechnung Beim Erstellen einer Provisionsabrechnung und einer ermittelten Vertreterprovision wird ein Verkaufsbeleg “Provisionsabrechnung Gespeichert” und im Reiter “Zahlungsstatus” eine Verbindlichkeit über den offenen Betrag erzeugt:
Über die Belegaktion “**in Storno-Provisionsabrechnung übernehmen**” wird die Belegnummer für diesen Beleg aus der Provisionsabrechnung entfernt. Diese Funktion empfiehlt sich, wenn nur ein Beleg und nicht die gesamte Provisionsabrechnung storniert/ zurückgesetzt werden soll. {% hint style="info" %} Für eine automatische FiBu-Kontierung empfehlen wir ein Konto, ggf. eine Kostenstelle sowie eine Kontozuordnung mit dem Zuordnungstyp “Provision” anzulegen. Im Beleg kann über die Aktionen/ Finanzen ein “FiBu-Übergabe Testlauf” durchgeführt werden, um die Buchungssätze direkt zu erkennen. Die Hilfeseite zum Thema “Finanzbuchhaltung” findest Du [hier](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/finanzen/#Finanzbuchhaltung). {% endhint %} --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/verkauf/vertreter-und-provisionen.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.