Verträge
Hier kannst Du deine Kundenverträge verwalten. Du hast die Möglichkeit, Verträge für deine Kunden anzulegen, zu ändern und zu löschen. In den folgenden Schritten werde ich dir diese Funktionen näherbringen, damit Du diese sicher und effizient verwenden kannst.
Verträge mit Dienstleistungspositionen und bestandslosen Artikeln können direkt abgerechnet werden. Verträge, die bestandsgeführte Artikel in den Positionen enthalten, kannst Du in einen Auftrag übernehmen. Dieser Auftrag kann anschließend in eine Rechnung, einen Lieferschein oder eine Lieferscheinrechnung übernommen werden.
Vertragsübersicht
In der Vertragsübersicht findest Du alle angelegten und laufenden Verträge. Wie auf allen anderen Seiten der VARIO Cloud hast Du zudem die Möglichkeit, deine Verträge zu filtern, zwischen verschiedenen Darstellungsoptionen zu wählen und mithilfe des Sliders die angezeigte Informationsmenge anzupassen.
In der Übersicht erhältst Du standardmäßig Informationen wie die Vertragsnummer, das Vertragsdatum, den Vertragsbeginn und das Vertragsende, die Kundennummer und vieles mehr. Wie auf allen anderen Übersichtsseiten, kannst Du die Übersicht für deine individuellen Bedürfnisse optimieren. Weitere Informationen hierzu findest Du auf unserer C-Unit Handbuchseite.
Vertragserfassung
Unter Verkauf -> Verträge (Menüpunkt 510) kannst Du deine Kundenverträge anlegen.
Mit einem Klick auf den Button “Kundenvertrag” öffnet sich eine Übersicht der Adressen. Hier kannst Du die gewünschte Kundenadresse für die Vertragserstellung auswählen.
Nach Anwahl der Kundenadresse befindest Du dich in der Vertragsbearbeitung.
Wir schlagen vor, dass wir den gesamten Prozess anhand eines Beispiels gemeinsam durchspielen.
Die Kundenadresse haben wir bereits ausgewählt, nun müssen wir den Abrechnungszyklus wählen, ein Pflichtfeld. Hier hast Du viele Möglichkeiten, wie beispielsweise die monatliche Abrechnung zum 1. oder 15. Tag des Monats, was die gängigsten Optionen sind. Weitere Varianten wie die quartalsweise Abrechnung am ersten oder letzten Tag des Quartals können ebenfalls realisiert werden.
Des Weiteren kannst Du Felder wie den Vertragsstart, das Vertragsende, die Laufzeit von/bis und weitere Details ausfüllen. Die Felder für das aktuelle und das nächste Fälligkeitsdatum sind “readonly” und werden somit automatisch befüllt.
Nun aber weiter in unserem konkreten Beispiel. Sind die Felder entsprechend gefüllt, kann dies wie folgt ausschauen:
Hinweis zur Artikelposition
Wie eingangs bereits erwähnt, möchte ich nochmals darauf hinweisen: Hast Du in deinem Kundenvertrag eine Position mit einem bestandsgeführten Artikel, kannst Du den Vertrag in einen Auftrag, Lieferschein, eine Rechnung oder eine Lieferscheinrechnung übernehmen. Ist hingegen ein Dienstleistungsartikel, oder ein bestandsloser Artikel in den Positionen enthalten, ist dein Vertrag direkt abrechenbar. Auf letzteres gehen wir im Abschnitt “Vertragsabrechnung” näher ein.
Reiter Vertragserfassung
Hier erstellst Du deinen Kundenvertrag, wie im oben genannten Beispiel beschrieben.
Aktionsmenü
Im Aktionsmenü kannst du sowohl die aktuelle Fälligkeit als auch die nächste Fälligkeit deines Vertrages nachträglich anpassen.
Bereich Vertragsdaten
Die jeweiligen Punkte kannst Du mit einem Klick aufklappen, um detailliertere Informationen zu erhalten.
Abrechnungszyklus
Hier gibst Du an, wie Du deinen Kundenvertrag abrechnen möchtest. Die gängigsten Varianten sind zum Beispiel monatlich zum 1. oder 15. des Monats oder quartalsweise. Halbjährliche oder jährliche Abrechnungen sind ebenfalls möglich. In unserem Beispiel wäre das der erste Tag des Monats, monatlich.
Vertragsstart-/Vertragsende
Hier legst Du den Start und das Ende des Kundenvertrages fest. In unserem Beispiel ist das der Zeitraum vom 01.05.2024 bis zum 30.06.2024.
Laufzeit von-/bis
Hier gibst Du die Vertragslaufzeit an. In diesem Beispiel startet sie am 01.05.2024 und endet am 30.06.2024.
Kündigungstermin Auftragnehmer-/Auftraggeber
Hier kannst Du den Kündigungstermin des Auftraggebers oder des Auftragnehmers eintragen. In diesem Beispiel wurde der Vertrag durch den Auftragnehmer am 15.06.2024 gekündigt..
Aktuelles Fälligkeitsdatum
Das aktuelle Fälligkeitsdatum informiert dich darüber, wann die aktuelle Zahlung fällig ist.
Nächstes Fälligkeitsdatum
Das nächste Fälligkeitsdatum informiert dich darüber, wann die nächste Zahlung fällig ist.
Reiter Erstellte Aufträge/Abrechnungen
Hier findest Du die Aufträge und Rechnungen zu deinem Vertrag
Reiter Vertragsprotokoll
Das Vertragsprotokoll listet detailliert auf, wann welche Änderungen von welchem Benutzer durchgeführt wurden, inklusive Zeitstempel, Datum, Aktion und Inhalt.
Reiter DMS
Wie in anderen Menüpunkten der VARIO Cloud, hast Du auch hier die Möglichkeit, Bilder und Dateien an die Verträge anzuhängen. Dies ist auf verschiedene Weise möglich: per Drag-and-Drop, durch Einfügen aus der Zwischenablage mit Strg+V oder über den Button 
. Diese werden direkt dem Bereich Dateimanagementsystem (DMS) hinzugefügt, der unter dem Menüpunkt “DMS” zu finden ist. Weitere Informationen dazu findest Du hier.
Mit einem Rechtsklick auf einen Datensatz kann die Datei über das Kontextmenü im Kundenportal veröffentlicht werden. Weitere Informationen dazu findest Du hier.
Vertragsabrechnung
Verträge mit bestandslosen Artikeln und Dienstleistungspositionen
können direkt im Vertrag abgerechnet werden und werden somit nicht erst in einen Auftrag überführt. Aus diesem Grund findest Du in Deinem Kundenvertrag auch den Button “Abo abrechnen”.
Du kannst Deine Verträge natürlich auch per Stapel abrechnen und musst nicht jeden Vertrag öffnen. Eine Anleitung hierzu findest Du auf unserer Handbuchseite zur Vertragsabrechnung.