Weitere Reiter

Neben der Belegerfassung bietet Dir ein Verkaufsbeleg weitere Reiter, z. B. für Zahlungsstatus, Sendungen, Belegprotokoll und DMS.

Neben dem Reiter "Belegerfassung" stehen Dir weitere Reiter zur Verfügung, in denen Du weitere Angaben zum Beleg hinterlegen kannst. Welche Reiter angezeigt werden, hängt von der Belegart, Deinen Rechten und den installierten Apps ab. Apps können auch eigene Reiter mitbringen.

Reiter Zahlungsstatus

Dieser Reiter wird für Belege der Belegarten “Rechnung”, “Lieferschein/Rechnung”, “Rechnungskorrektur m. Warenrücknahme” und “Rechnungskorrektur o. Warenrücknahme” angezeigt. Außerdem erscheint er bei Abschlags-, Teil-, Schluss- und Anzahlungsrechnungen samt ihren Stornos, bei Provisionsabrechnungen und bei Aufträgen, deren Zahlungsbedingung die Zahlungsmethode Vorauszahlung hat. Voraussetzung ist, dass zum Beleg ein offener Posten existiert und Du offene Posten lesen darfst. Direkt in der Reiterüberschrift wird der ggf. noch offene Betrag angezeigt, bei bezahlten Belegen den bezahlten Betrag mit Datum.

Hier wird Dir eine Übersicht der Zahlungen für den Beleg angezeigt. Die Ansicht besteht aus den Bereichen Offener Posten, Adresse, Zahlungsplan (falls vorhanden) und Buchungen.

Das Kreisdiagramm zeigt an, wie viel von der Gesamtsumme bezahlt wurde und wie viel noch offen ist. Rechts daneben findest Du verschiedene wichtige Informationen und Eckdaten zum offenen Posten des Belegs. Auftrag und Rechnung sind über die jeweilige Belegnummer verlinkt. Darunter werden Dir die Einzelbuchungen zum offenen Posten des Belegs angezeigt.

Weitere Informationen findest Du auf der Handbuchseite “Offene Posten“.

Sendungsübersicht

Dieser Reiter wird für Belege der Belegarten “Lieferschein” und “Lieferschein/Rechnung” angezeigt. Hier werden die Sendungen zum Beleg aufgelistet, die durch die Aktionen “Paketaufkleber drucken” oder “Paket erzeugen und bearbeiten” in der Belegzusammenfassung entstehen. Die Liste zeigt u. a. das Versanddatum und die Trackingnummer. Ein Klick auf die Trackingnummer öffnet die Sendungsverfolgung des Versanddienstleisters.

Die Aktionen “Paketaufkleber drucken” oder “Paket erzeugen und bearbeiten” stehen zur Verfügung, wenn im Bereich “Lieferung” innerhalb der Belegerfassung eine Versandart hinterlegt ist, die eine Anbindung an einen Versanddienstleister, z. B. DHL, enthält. Weitere Informationen zu diesen findest Du hier.

Liegen für alle Pakete mit Trackingnummer Zustellmeldungen vor, zeigt ein Badge am Reiter "Belegerfassung" den Zustellstatus, z. B. Teilweise zugestellt, Komplett zugestellt oder Probleme bei mind. 1 Sendung.

Durch das Auswählen einer Sendung wird diese geöffnet. In der Maske kannst Du mehrere Angaben zur Sendung über den Button “Bearbeiten” anpassen. In der oberen Leiste siehst Du den Status der Sendung: Offen, In Bearbeitung, sobald kein Paket mehr offen ist, und Abgeschlossen, sobald alle Pakete abgeschlossen sind.

Empfänger Adresse & Belegdaten

Die Daten in den Bereichen “Empfänger Adresse” und “Belegdaten” werden automatisch aus dem Beleg übernommen. Die Empfängeradresse kannst Du hier nachträglich bearbeiten.

Pakete

Hier werden die für den Beleg angeforderten Pakete aufgelistet. Über den Pfeil kannst Du den Datensatz aufklappen, um Dir die Zusatzfelder zum Paket anzeigen zu lassen. Über den Button “Versandlabel anfordern” forderst Du die Versandlabel beim Versanddienstleister an. Der Button erscheint, solange noch nicht alle Pakete abgeschlossen sind. Über den Button "Paket hinzufügen" legst Du ein weiteres Paket an. Bei abgeschlossenen Paketen kannst Du das Label über die Symbole für Vorschau und Drucken ansehen oder drucken.

Durch Klicken auf das Paket kannst Du die Angaben zum Paket ändern, beispielsweise das Gewicht und die Gewichtseinheit. Für das Gewicht wird die Angabe des Gesamtgewichtes im Bereich "Lieferung" der Belegzusammenfassung übernommen.

Hier kannst Du auch die Dimensionen des Pakets angeben. Darunter kannst Du die Einstellungen zum Paket aus der Versandart, z. B. die gewünschte Leistungen, nachträglich bearbeiten. Der Bereich "Paketinhalt" zeigt, was im Paket enthalten ist.

Je nach Versanddienstleister kannst Du das Paket über den Button "Paket intern stornieren" stornieren und ein bereits angefordertes Versandlabel über den Button "Versandlabel stornieren" wieder stornieren.

Im Bereich "Sendungsverfolgung" siehst Du den aktuellen Zustellstatus, die Trackingnummer mit Link zum Versanddienstleister und den Verlauf der Sendung. Über Per E-Mail senden öffnest Du eine E-Mail an den Empfänger mit den Sendungsdaten.

Zusatzfelder

Hier kannst Du die in den Einstellungen unter Allgemein/Zusatzfelder angelegten Sendungs-, Versender- und Empfängerzusatzfelder ausfüllen.

Reiter Aufgaben

Hier werden Dir Aufgaben aufgelistet, die zum Beleg zugeordnet sind. Aufgaben können mit dem Beleg über den Bereich "Abhängigkeiten" in der Aufgabe verknüpft werden. Über den Button "+Aufgabe" kannst Du neue Aufgaben anlegen, die automatisch mit dem Beleg verknüpft werden.

Über das Verknüpfungs-Symbol oben rechts im Kontextmenü kannst Du ebenfalls eine bestehende Aufgabe auswählen, um diese mit dem Beleg zu verknüpfen.

Markierst Du eine der bereits verknüpfen Aufgaben in der Liste, kannst Du die Verknüpfung dieser über das Drei-Punkte-Menü lösen. Die Aufgabe selbst bleibt dabei erhalten. Ein Klick auf eine Aufgabe öffnet sie in einem neuen Tab. Der Reiter wird nur angezeigt, wenn Du Aufgaben lesen darfst.

Reiter Deals

In diesem Reiter werden Dir die Deals angezeigt, die zum Beleg über den Bereich "Abhängigkeiten" im Deal verknüpft wurden.

Wie bei den Aufgaben legst Du über den Button "+Deal" neue Deals an, verknüpfst bestehende über Deal verknüpfen und löst Verbindungen über das Drei-Punkte-Menü. Der Reiter wird nur angezeigt, wenn Du Deals lesen darfst.

Reiter Projekte

In diesem Reiter werden Dir die Projekte angezeigt, die zum Beleg über den Bereich "Abhängigkeiten" verknüpft wurden.

Wie bei den Aufgaben legst Du über den Button "+Projekt" neue Projekte an, verknüpfst bestehende über Projekt verknüpfen und löst Verbindungen über das Drei-Punkte-Menü. Der Reiter wird nur angezeigt, wenn Du Projekte lesen darfst.

Reiter Belegprotokoll

Im Belegprotokoll werden verschiedene Aktionen im Bezug auf den Beleg angezeigt.

Bspw. wird hier angezeigt, wenn Vorbelege existieren oder wenn der Beleg in einen nachfolgenden Belegtyp aus der Belegkette übernommen wurde.

Wenn bspw. durch einen Workflow Änderungen am Beleg vorgenommen wurden, wird dies hier ebenfalls abgebildet.

Jeder Eintrag ist mit einem Zeitstempel, dem Benutzer (falls verfügbar), dem Typ der Aktion und der entsprechenden Meldung versehen.

Es besteht die Möglichkeit, Belegprotokolleinträge manuell zu erfassen. Diese manuellen Einträge können anschließend auch bearbeitet werden. Ein Löschen dieser Einträge ist nicht möglich.

Einen manuellen Eintrag legst Du über den Button "+Protokolleintrag" an und gibst den Text im Feld "Eintrag" ein. Manuelle Einträge sind mit einem Stift-Symbol gekennzeichnet, über den diese sich nachträglich bearbeiten lassen.

Liegen zum Beleg Protokolle aus der Übernahme in die Kommissionierung vor, z. B. aus einem Kommissionierungstest, erscheinen diese im darunterliegender Bereich "Auftrag-Übernahmeprotokoll". Ein Klick auf eine Zeile zeigt die Details.

Reiter DMS

Im Reiter “DMS” kannst Du Dateien verschiedenster Formate in Deinen Beleg hochladen. Dies ist auf verschiedene Weise möglich: per Drag-and-Drop, durch Einfügen aus der Zwischenablage mit Strg+V oder über den Button “+Datei”. Auch E-Mails können per Drag-and-Drop hinzugefügt werden. Über das Download-Symbol kannst Du die Dateien auch wieder herunterladen. Weitere Informationen zum Dateimanagementsystem (DMS) findest Du hier.

Über das Auge-Icon können verschiedene Dateitypen, darunter PDF, PNG und JPG, sowie auch E-Mails in VARIO als Vorschau angezeigt werden. Durch das Anklicken einer Datei wird diese im Bereich DMS unter CRM/DMS geöffnet. Mit einem Rechtsklick auf einen Datensatz kannst Du im Kontextmenü nicht nur die Datei im Kunden-Admin-Center veröffentlichen, sondern auch den DMS-Typ ändern, ohne die Datei dafür öffnen zu müssen. Bilder kannst Du über die Option "Bild in neuem Tab öffnen" auch in einem neuen Tab öffnen.

Markierst Du Dateien, legst Du über das Drei-Punkte-Menü das Löschstatus der Datei fest: Automatisch gemäß Systemeinstellungen löschen (Standard), Zur Löschung vormerken oder Manuell behalten. Über Herunterladen lädst Du die markierten Dateien herunter.

Beim Herunterladen des Belegs über die Belegzusammenfassung wird die Datei automatisch im Reiter “DMS” gespeichert und dabei als Hauptdokument gekennzeichnet. Die als Hauptdokument gekennzeichnete Datei wird als Vorschau des Belegs angezeigt und für die FiBu-Übergabe verwendet.

Sind zu einem Beleg mehrere Dateien hinterlegt, kannst Du per Rechtsklick auf eine andere Datei über "Als Hauptdokument setzen" festlegen, dass diese stattdessen als Hauptdokument gekennzeichnet werden soll. Dies ist jedoch nur möglich wenn unter Einstellungen/Belege/Belegarten die Option “Veröffentlichungsrichtlinie” für die entsprechende Belegart auf “Manuell” gesetzt ist.

Ist die Veröffentlichungsrichtlinie als "Manuell" gesetzt und hat der Beleg noch kein Hauptdokument, wird eine hochgeladene Datei automatisch als Hauptdokument markiert, wenn ihr DMS-Typ dem DMS-Typ der Belegart entspricht.

Erstellst Du bei einem Angebot oder Auftrag über die Aktion "neue Version erstellen" in der Belegzusammenfassung eine neue Version und veröffentlichst sie, wird diese als Revision der vorhandenen Datei abgelegt. Es entsteht also keine zweite Datei.

Dateien werden nicht in Folgebelege übernommen

Die für einen Beleg zusätzlich hinterlegten Dateien werden nicht in Folgebelege übernommen. Wenn Du zu einem Beleg eine Zusatzdatei hochlädst, so ist diese nur dem aktuellen Beleg und nicht automatisch auch allen Folgebelegen zugeordnet.

Reiter Verkaufskanal

Bei Belegen, die über das Feld „Verkaufskanal“ im Reiter „Belegerfassung“ einem mit einer App verbundenen Verkaufskanal wie Shopware 6 zugeordnet wurden, wird der Reiter „Verkaufskanal“ eingeblendet. Am Reiter steht der Name des Verkaufskanals.

Hier werden die Status der jeweiligen Belege im Onlineshop angezeigt. Bei Shopware 6 sind dies beispielsweise der Bestellstatus, Lieferstatus und Zahlungsstatus. Dieser Bereich bringen die Apps jeweils mit.

Über den Button „Öffnen“ wird die Bestellung im Onlineshop angezeigt. Über den Button „Warteschlange“ werden Dir alle Änderungen angezeigt, die am Beleg vorgenommen wurden. Mit dem Button „Abarbeiten“ kannst Du diese an den Onlineshop übergeben.