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# Belegerfassung
Im Reiter **Belegerfassung** werden die wichtigsten Eckdaten zu Deinem Verkaufsbeleg festgehalten und Dir stehen Funktionen zur Verfügung, um den Beleg selbst zu bearbeiten oder ihn in andere Belegtypen zu übernehmen.
{% hint style="info" %}
## Aufträge in Kommissionierung
Bei **Aufträgen in Kommissionierung** wird neben dem Status des Auftrags auch der **Status** sowie die **Nummer der Pickliste** angegeben.
Daneben stehen Dir die Aktionen **„Vorschau anzeigen“** und **„Drucken“** zur Verfügung. Damit öffnest Du die Pickliste als PDF oder schickst sie nach einer Rückfrage direkt an den Drucker, ohne erst in die Kommissionierung zu wechseln – das funktioniert auch direkt nach einer Sofortkommissionierung.
Angezeigt wird immer die **neueste Pickliste** des Auftrags, auch wenn sie bereits abgeschlossen ist. Stornierte Picklisten erscheinen nicht. Gibt es zum Auftrag ältere Picklisten, öffnet der Pfeil neben den Aktionen das Menü **„Weitere Picklisten (Anzahl)“**. Dort findest Du jede ältere Pickliste mit Nummer und Status sowie mit eigenen Aktionen für die Vorschau und das Drucken.
{% endhint %}
## Bereich Hauptadresse
Im Bereich Hauptadresse werden die Adressdaten eingetragen, an die der Beleg ausgestellt ist. Im Verkauf folgt dies der Logik “Ich verkaufe die Positionen an folgende Adresse”.
Normalerweise wird durch Neuanlage eines Belegs direkt die Adresssuche (Übersicht) geöffnet, in welcher Du dann eine Adresse auswählen kannst. Ist die Adresse nicht als **Kunde** gekennzeichnet, muss dies vor Anlage eines **Verkaufsbeleges** in den Stammdaten erfolgen, wie oben beschrieben kannst Du dies aber auch bei der Belegerfassung erledigen.
Die Hauptadresse kann im Beleg händisch angepasst, bzw. geändert werden.
Wählst Du die Standardadresse eines **B2C-Kunden**, übernimmt VARIO Cloud Anrede, Titel, Telefonnummer und E-Mail-Adresse in die Belegadresse. Hat die Adresse dafür keine eigenen Angaben, verwendet VARIO Cloud die Angaben des **Standard-Ansprechpartners** aus dem [Reiter „Ansprechpartner“](/vario-cloud-handbuch/adressen/weitere-reiter-in-adressen.md#reiter-ansprechpartner). Eigene Angaben der Adresse haben Vorrang. Bei B2B-Kunden und bei weiteren Adressen eines B2C-Kunden übernimmt VARIO Cloud nichts vom Standard-Ansprechpartner.
Unterhalb der Hauptadresse wählst Du im Bearbeitungsmodus über die Buttons **Lieferadresse**, **Rechnungsadresse** und **Retoure-Lieferadresse** eine abweichende Adresse aus. Ist in der Hauptadresse der Toggle **"Sammelrechnung erlauben"** aktiviert, ist der Button **"Rechnungsadresse"** gesperrt. Eine abweichende Adresse entfernst Du über das **X**.
{% hint style="info" %}
## Auswahl von abweichenden Adressen
Bei Auswahl einer abweichenden Adresse bestimmst Du mit dem Schalter **"nur Zusatzadressen der Hauptadresse"**, ob Du nur die Zusatzadressen der Hauptadresse oder alle gespeicherten Adressen sehen willst. Im Standard ist der Schalter aktiv. Zusatzadressen der Hauptadresse erkennst Du in der Liste an dem Symbol .
In der Auswahl abweichender Liefer- und Rechnungsadressen erscheinen nur **aktive Adressen**.
{% endhint %}
## Bereich Belegdaten
Mit der Belegnummer ist jeder Beleg eindeutig identifiziert und das Belegdatum kennzeichnet das Erstellungsdatum eines jeden Beleges. Die Adressnummer zeigt die Adressnummer der ausgewählten Hauptadresse an. Solange der Beleg nicht veröffentlicht ist, kannst Du die Hauptadresse im Bearbeitungsmodus über die **Lupe** am Feld **"Adressnummer"** austauschen.
**Leistungsdatum**
Wenn es ein vom Belegdatum abweichendes Leistungsdatum gibt, lässt sich dieses hier eintragen. Relevant u. a. für die FiBu.
**Kundennummer**
Zeigt die Kundennummer der ausgewählten Hauptadresse an. (Lieferantennummer und Kundennummer sind nicht mit der Adressnummer einer Adresse zu verwechseln.)
**Toggle Steuerpflichtig**
Wenn es sich um ein steuerpflichtiges Geschäft handelt, muss dieser Toggle aktiviert sein. Der entsprechende Mehrwertsteuersatz wird dann auf den Betrag angewandt.
Für **steuerfreie Warenlieferungen** werden unter folgenden Voraussetzungen diese Texte in der Belegausgabe ausgegeben:
| Land | Toggle “Steuerpflichtig” | Toggle “§13b” | geprüfte Ust.-IdNr. | Textausgabe |
| --------- | ------------------------ | ------------- | ------------------- | -------------------------------------------------------------------------------- |
| Inland | Ja | Ja | Ja | “Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger/ Reverse Charge Verfahren” |
| EU | Nein | Nein | Ja | “steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung” |
| Drittland | Nein | Nein | Ja | “steuerfreie Ausfuhrlieferung/ tax free Export” |
**Bestellt von**
In diesem Feld wählst Du einen **Ansprechpartner** aus, der der im Beleg hinterlegten Kundenadresse zugeordnet ist. Die Auswahl erfolgt aus den beim Kunden hinterlegten Ansprechpartnern. Alternativ kannst Du auch einen **freien Text eintragen** – zum Beispiel, wenn der Ansprechpartner nicht im System gespeichert ist oder eine individuelle Bezeichnung erforderlich ist.
Über den Button neben dem Feld legst Du im Bearbeitungsmodus einen neuen Ansprechpartner an. Dafür öffnet sich der Reiter **Ansprechpartner** der Adresse in einem neuen Tab.
Die Information aus diesem Feld wird standardmäßig im zugehörigen Beleg-Report (z. B. Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung) mit ausgegeben.
**Zuständiger Benutzer**
Für den Beleg (bzw. für den Geschäftsvorgang, der damit zusammenhängt) zuständiger VARIO Benutzer.
Wenn der ausgewählte Benutzer **als Ansprechpartner** in der **eigenen Adresse** hinterlegt ist– inklusive der zugehörigen **Kontaktinformationen**– werden diese automatisch im Belegausdruck übernommen. Weitere Informationen zum Thema Ansprechpartner findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/adressen/weitere-reiter-in-adressen.md#reiter-ansprechpartner).
**Externe Kennung**
Freies Textfeld mit bis zu 255 Zeichen für eine zusätzliche Kennung des Vorgangs, z. B. aus einem anderen System.
**Externe Belegnummer**
Wenn es bei der im Beleg eingetragenen Adresse eine eigene (Beleg-) Nummer oder Referenznummer zu dem Vorgang gibt, kann diese hier eingetragen werden.
Ist dieselbe externe Belegnummer schon an anderen Belegen vergeben, erscheint beim Speichern die Meldung **"Die folgenden Belege existieren bereits mit derselben externen Belegnummer"** mit den betroffenen Belegnummern. Der Beleg wird trotzdem gespeichert.
**Vorgabelager**
Hier kann ein Lager ausgewählt werden, das für Aktionen im Zusammenhang mit dem Beleg als Standardlager ausgewiesen wird.
**Reportgruppe**
Hier kannst Du eine der unter **System/Ausgabe** angelegten Reportgruppen auswählen, die spezifisch für diesen Beleg gelten soll. Weitere Informationen zu den **Reportgruppen** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-belegdruck.md#reportgruppen).
**Belegtyp nach Kommissionierung**
In diesem Feld kannst Du auswählen, in welchen Belegtyp der Beleg (Auftrag) nach einer abgeschlossenen Kommissionierung übernommen werden soll. Hier kannst Du Belegarten aus den Kategorien “Lieferschein” und “Lieferschein/Rechnung” auswählen. Standardmäßig wird die Standardbelegart aus der Kategorie “Lieferschein” ausgewählt, sofern keine andere Belegart in der Adresse festgelegt ist.
Weitere Informationen zur Kommissionierung findest Du [**hier**.](/vario-cloud-handbuch/lager/kommissionierung.md)
**Max. Lieferungen**
Hierüber kann für einen Beleg definiert werden, dass die enthaltenen Artikelpositionen in einer vorgegebenen Anzahl von Lieferungen komplett geliefert werden sollen.
**Stapel-Priorität**
Hier kannst Du einstellen, welche Priorität der Beleg bei der Stapelverarbeitung erhalten soll. Sofern keine weitere Priorität in der Adresse festgelegt wurde, wird standardmäßig die Priorität 5 angegeben.
**Umsatzsteuerberechnung**
Hier kannst Du zwischen der “**Horizontalen**” und der “**Vertikalen**” Umsatzsteuerberechnung wählen. Diese Einstellung hat Vorrang vor allen anderen Einstellungen. Weitere Details findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege/parameter.md#methode-zur-berechnung-der-umsatzsteuer).
Legt fest, in welcher Sprache der Beleg ausgegeben wird. Wie VARIO Cloud die Sprache ermittelt, liest Du unter [Sprache](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege/belegerfassung.md#sprache).
**Auftrag abschließen:** Der Status des Auftrags wird auf **„Auftrag übernommen“** gesetzt. Damit gilt der Auftrag als **abgeschlossen**. Im **Belegprotokoll** erscheint der Eintrag „… mit offener Restmenge abgeschlossen“. Für die nicht gelieferte Restmenge ist danach nichts mehr reserviert.
Fährst Du mit der Maus über das Feld, siehst Du, woher die Einstellung stammt, z. B. **Einstellung aus der Rechnungsadresse** oder **Einstellung manuell**. Das gilt auch für die Felder **Sprache**, **Format E-Rechnung** und **Leitweg-ID**.
#### Sprache
Die **Sprache** des Belegs bestimmt, in welcher Sprache VARIO Cloud die Texte auf dem Beleg ausgibt. VARIO Cloud übernimmt sie automatisch aus dem Feld **Sprache** einer der Belegadressen – welche das ist, hängt von der Belegart ab:
| Belegart | Sprache aus |
| --------------------------------------------------------------- | ----------------------- |
| Lieferschein | Lieferadresse |
| Rechnung, Lieferschein/Rechnung, Gutschriften und deren Stornos | Rechnungsadresse |
| Alle anderen Belegarten, z. B. Angebot und Auftrag | Hauptadresse des Belegs |
Ist in dieser Adresse keine Sprache hinterlegt, nimmt VARIO Cloud die Sprache der Hauptadresse. Fehlt auch dort eine Sprache, gilt die Sprache Deiner eigenen Adresse.
Du kannst die Sprache im **Feld „Sprache“** von Hand ändern.
{% hint style="warning" %}
VARIO Cloud ermittelt die Sprache neu – und verwirft dabei eine von Hand gewählte Sprache –, wenn Du den Beleg in einen Folgebeleg übernimmst, eine andere Hauptadresse wählst, eine Rechnungsadresse einer anderen Adresse wählst oder sich das Land der Haupt- oder Lieferadresse ändert. Wählst Du dagegen nur eine andere Liefer- oder Rechnungsadresse derselben Adresse mit gleichem Land, bleibt die Sprache unverändert.
{% endhint %}
**Was die Belegsprache steuert**
* Die Druckbeschreibungen aus den **Übersetzungen** von Versandart und Lieferbedingung (siehe [Lieferungsmodalitäten](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-lager/lieferungsmodalitaten.md#ubersetzungen)) sowie von Zahlungsart und Zahlungsbedingung (siehe [Zahlungsmodalitäten](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-finanzen/zahlungsmodalitaten.md)).
* Die **Bezeichnung Ausgabe** der Belegart (siehe [Belegarten](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege/belegarten.md#bereich-ubersetzungen)).
* Artikelbezeichnung und Artikeltext einer neuen Position: VARIO Cloud nimmt die Artikelbeschreibung in der Belegsprache aus dem Verkaufskanal des Belegs, sonst aus dem Standardverkaufskanal. Gibt es keine Beschreibung in der Belegsprache, nimmt VARIO Cloud die Beschreibung in der Sprache Deiner eigenen Adresse. Das gilt nur, solange Bezeichnung bzw. Text der Position noch leer sind.
* Die Auswahl des Reports und die Textbausteine im Belegdruck (siehe [Wie VARIO Cloud den passenden Report auswählt](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe.md#wie-vario-cloud-den-passenden-report-auswahlt) und [Übersetzungen](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe.md#ubersetzungen)).
[Belegtexte](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege/belegtexte.md) richten sich dagegen nicht nach der Belegsprache, sondern nach der Sprache der Hauptanschrift der Adresse, auf die der Beleg ausgestellt ist.
**Verkaufskanal**
Hier kannst Du einen der unter dem **Menüpunkt „Verkaufskanäle“** hinterlegten Verkaufskanäle auswählen. Wenn der Beleg in Verbindung mit einem **angebundenen Verkaufskanal** wie Shopware 6 erstellt wurde, wird der entsprechende Verkaufskanal hier hinterlegt. Standardmäßig wird der **Standardverkaufskanal „default-channel“** hinterlegt.
**Fakturierungsart**
In diesem Feld kannst Du entscheiden, ob der Beleg als **Brutto**– oder **Nettorechnung** ausgegeben werden soll. Bei einer **Bruttorechnung** werden die Bruttopreise aller Positionen angezeigt, aus denen der Gesamtbruttobetrag inklusive der Umsatzsteuer errechnet wird. Bei einer **Nettorechnung** werden hingegen die Nettopreise der einzelnen Positionen aufgelistet. Diese werden zum Nettogesamtpreis zusammengerechnet, bevor die Umsatzsteuer hinzugerechnet wird. Die Gesamtsumme der Rechnung ist in beiden Fällen gleich.
{% hint style="info" %}
Die Fakturierungsart wird standardmäßig aus der Adresse in den Beleg übernommen, kann jedoch bei Bedarf direkt im Beleg angepasst werden. Bei manueller Preiseingabe bleibt der Einzelpreis auch bei Wechsel der Fakturierungsart im Beleg bestehen.
{% endhint %}
**Format E-Rechnung**
Legt fest, ob der Beleg als E-Rechnung im Format **xRechnung** oder **ZUGFeRD** erstellt wird. Mit der Option **"Keine E-Rechnung"** wird keine E-Rechnung erzeugt. Die Vorgabe kommt aus dem **Bereich "Sonstiges"** der Rechnungsadresse, der Standardadresse oder den Adressparametern, mit dieser Reihenfolge als Priorität.
**Leitweg-ID**
Käuferreferenz für die E-Rechnung, z. B. die Leitweg-ID eines öffentlichen Auftraggebers. Die Vorgabe kommt aus dem **Bereich "Sonstiges"** der Rechnungsadresse oder der Standardadresse.
**Toggle Lieferung freigegeben**
Dieser Toggle wird ab dem Belegtyp **“Auftrag”** angezeigt. Wenn der Toggle deaktiviert ist, kannst Du nach Speichern des Auftrags diesen nicht in den nächsten Belegtyp (Lieferschein bzw. Lieferschein/Rechnung) übernehmen.
Im Beleg selbst kannst Du den Toggle nicht umschalten. Die Lieferung gibst Du über die **Aktion "Lieferung freigeben"** im Beleg oder im Offenen Posten zu einem Auftrag frei.
**Toggles Streckengeschäft**
Bei Belegen aus einem Streckengeschäft zeigt der Toggle [**Streckengeschäft** ](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelstammdaten.md#streckenlieferung)das an. In Lieferscheinen eines Streckengeschäfts zeigt der **Toggle "Streckengeschäfts-Beleg zur Rechnung freigegeben"**, ob der Beleg zur Rechnung freigegeben ist. Beide Toggles dienen nur zur Information und können nicht manuell umgeschaltet werden.
**Toggle § 13b UStG**
Der § 13b UStG regelt, dass bei bestimmten Geschäften die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht. Dieses Verfahren nennt man auch “Reverse Charge” und kommt vor allem bei Geschäften über die Landesgrenzen hinaus zum Tragen. Die Umsatzsteuer wird dabei nicht auf der Rechnung ausgewiesen, sondern ist vom Leistungsempfänger an das zuständige Finanzamt zu entrichten. Dies betrifft unter anderem den Emissionshandel, Entsorgung von Produktionsabfällen, Bauleistungen und Leistungen aus dem Ausland. Aktiviere diesen Toggle, um Belege gemäß **§13b des Umsatzsteuergesetzes (UStG)** zu behandeln. Weitere Details findest Du [**hier** ](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege/parameter.md#schwellwert-fur-13b)unter Toggle “Steuerpflichtig”.
#### **Stapelverarbeitung**
Die Stapelverarbeitung legt fest, wie der Auftrag in die Kommissionierung übernommen wird.
{% hint style="info" %}
## **Übernahme der Aufträge über den Warenausgang**
Bei dieser Option geht es um die Übernahme der Aufträge in die Kommissionierung über den **Menüpunkt Warenausgang**. Dabei können alle offenen Aufträge, die zur Kommissionierung bereitstehen, übernommen werden.
Übernimmst Du einen Auftrag **von Hand in einen Lieferbeleg**, entscheidest Du selbst, welche Positionen und Mengen Du übernimmst.
{% endhint %}
Hier hast Du die Wahl zwischen den folgenden Optionen:
* **Gem. Kriterien im Stapel**: Der Auftrag wird gemäß den Vorgaben der **unter** [**Einstellungen/Lager/Picklisten** ](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-lager/picklisten.md)erstellten **Picklistenvorlage** in Einzel-Kommissionierung übernommen.
* **Keine Verarbeitung**: Der Auftrag darf **nur manuell** in die Kommissionierung übernommen werden und wird bei der automatischen Picklistenerstellung im [**Menüpunkt Lager/Warenausgang**](/vario-cloud-handbuch/lager/warenausgang.md) nicht berücksichtigt.
* **Kompletten Auftrag liefern**: Der Auftrag wird nur in die Kommissionierung übernommen, wenn **alle Positionen** lieferbar sind, indem ausreichend Bestand zur Verfügung steht.
* **Nur komplette Positionen liefern**: Es werden **nur Positionen** in einen Kommissionierschein übernommen, deren Gesamtmenge lieferbar ist.
* **Nur komplette Positionen liefern, aber max. 2 Teillieferungen**: Entsprechend der Option **„Nur komplette Positionen liefern“** werden nur vollständig lieferbare Positionen berücksichtigt – es sind jedoch maximal zwei Teillieferungen zulässig.
* **Nur komplette Positionen liefern, aber max. 3 Teillieferungen**: Entsprechend der Option **„Nur komplette Positionen liefern“** werden nur vollständig lieferbare Positionen berücksichtigt – es sind jedoch maximal drei Teillieferungen zulässig.
* **Ohne Kommissionierung:** Der Auftrag darf weder manuell in die Kommissionierung übernommen noch bei der Erstellung von Picklisten im **Menüpunkt Lager/Warenausgang** berücksichtigt werden. Dafür kannst Du ihn direkt in einen Lieferschein oder eine Lieferschein/Rechnung übernehmen, auch wenn das Lager eine Kommissionierung verlangt.
* **Verfügbare Mengen liefern**: Der Auftrag darf beliebig oft in einen Kommissionsschein übernommen werden, solange für die jeweiligen Positionen ausreichende Mengen verfügbar sind.
* **Verfügbare Mengen liefern, aber max. 2 Teillieferungen**: Entsprechend der Option **“Verfügbare Mengen liefern”** kann der Auftrag beliebig oft in einen Kommissionsschein übernommen werden – es sind jedoch maximal zwei Teillieferungen zulässig.
* **Verfügbare Mengen liefern, aber max. 3 Teillieferungen**: Entsprechend der Option **“Verfügbare Mengen liefern”** kann der Auftrag beliebig oft in einen Kommissionsschein übernommen werden – es sind jedoch maximal drei Teillieferungen zulässig.
* **Verfügbare Mengen liefern, dann Auftrag abschließen**: Nach der ersten Lieferung der im Lager verfügbaren Mengen können die **verbleibenden Restmengen** eines Auftrags nicht mehr in einen Kommissionsschein übernommen werden.
Sofern keine der Optionen in der Adresse bereits festgelegt wurde, ist **standardmäßig** die **Option “Gem. Kriterien im Stapel”** vorausgewählt.
#### **Leistungsland**
**Leistungsland für den Steuerermittlungsprozess**
Das **Leistungsland** ist entscheidend für die korrekte Steuerermittlung, insbesondere bei grenzüberschreitenden Lieferungen oder Dienstleistungen. Das System kann das Leistungsland auf unterschiedlichen Ebenen automatisch ermitteln.
**Übersicht des Steuerermittlungsprozesses**
Die folgende Reihenfolge zeigt, welche Einstellungsebene beim Leistungsland Vorrang hat (von höchster zu niedrigster Priorität):
* **Im Beleg** **selbst**: Diese Einstellung hat Vorrang vor allen anderen Einstellungen
* **Aus dem Ländercode der USt-IdNr. der Lieferadresse**
* **Aus dem Ländercode der USt-IdNr. der Hauptadresse**
* **Aus dem Leistungsland der Hauptadresse**
* **Aus dem Ländercode der Hauptadresse**
**FiBu-Übergabe anhand des Leistungslandes**
Der Wert aus dem Feld “Leistungsland” wird auch bei der **FiBu-Übergabe** berücksichtigt, um die Buchung für den Verkaufsbeleg zu einem entsprechenden Konto zuzuordnen. Wenn z. B. Frankreich als Leistungsland eingetragen wurde, werden Buchungen automatisch zu einem Konto zugeordnet, das Europa als **Region der Leistungserbringung** enthält.
Dem §3a Abs. 1, 2 UStG nach ist die Bestimmung des umsatzsteuerlichen Leistungsortes bei **Dienstleistungen**, mit Ausnahmen, abhängig davon, ob:
* der Leistungsempfänger eine Privatperson ist (**B2C**): dabei gilt der Sitz des leistenden Unternehmens als Leistungsort
* der Leistungsempfänger ein Unternehmen ist (**B2B**): dabei gilt der Sitz des Leistungsempfängers als Leistungsort
{% hint style="info" %}
Für die automatische Zuordnung einer Buchung zu einem Konto anhand des Leistungslandes muss unter [**Einstellungen/Finanzen/Reiter “Finanzbuchhaltung”** ](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-finanzen/finanzbuchhaltung.md)eine Kontozuordnung mit der betreffenden **Region** hinterlegt sein.
{% endhint %}
#### Ermittlung des Wechselkurses, Umrechnungskurs, Basiswährung & Währung
Wir haben die Beschreibung dieser vier Felder nachfolgend zusammengefasst, da sie funktional zusammengehören.
**Ermittlung des Wechselkurses**
Diese Option ist nur bearbeitbar, wenn eine abweichende Währung zur Basiswährung ausgewählt ist. Mit dieser kann gezielt gesteuert werden, wie der Umrechnungskurs im Beleg ermittelt wird. Das ist besonders hilfreich, wenn z. B. zwischen Auftrag und Rechnungsstellung einige Zeit vergangen ist. Zur Auswahl stehen drei Optionen:
* **Anhand des Wechselkurses zum Belegdatum/Leistungsdatum**: Diese Einstellung ist standardmäßig hinterlegt. Der Kurs wird automatisch anhand des **Leistungsdatums** (vorrangig) oder des **Belegdatums** ermittelt.
* **Anhand des tagesaktuellen Wechselkurses**: Wird diese Option manuell ausgewählt, verwendet das System den **tagesaktuellen Kurs**.
* **Manuelle Kurseingabe**: Der Kurs kann hier individuell eingegeben werden, z.B. bei festen Vertragskursen oder Sondervereinbarungen.
**Umrechnungskurs**
Der **Umrechnungskurs** richtet sich nach den Angaben in den Feldern “Basiswährung” und “Währung”. Im Standard sind die Felder jeweils mit “EUR” belegt, was einen Umrechnungskurs von 1 ergibt. Arbeitest Du hingegen mit einer fremden Währung, dann wird der von dir in den Einstellungen hinterlegte Umrechnungskurs ermittelt bzw. Dein manuell erfasster Kurs verwendet.
**Basiswährung**
Bei dem Feld “**Basiswährung**” handelt es sich um ein read-only Feld. Die Basiswährung (Hauswährung) ist aktuell auf “EUR” eingestellt und wird aus der Geschäftsbeziehung “Eigene Firma” der Adresse gezogen.
**Währung**
Das Feld “**Währung**” wird je nach Belegart aus den Geschäftsbeziehungen “Kunde”, “Lieferant” oder “Vertreter” der Adresse gezogen. Diese Einstellung legt fest, in welcher Währung dieser Beleg (VK, EK) inklusive aller relevanten Bereiche und Aktionen geführt wird. In unserem Beispiel haben wir eine Lieferschein/Rechnung mit der Währung “BSD” (Bahama-Dollar) erstellt. In diesem Fall werden sämtliche Beträge (z.B. Artikelpreis, Rabatte/Zuschläge, Zahlungsstatus) in der Fremdwährung angezeigt. Wie Du siehst, greifen Fremdwährungen an vielen Stellen in VARIO Cloud, weshalb wir Dir anhand unserer Zusammenfassung einen Überblick verschaffen wollen, wo und welche Bereiche betroffen sind.
{% hint style="info" %}
## Priorität von Währungen
Im Beleg (VK, EK) ist die Belegwährung (Fremdwährung) führend. Parallel werden die Beträge zusätzlich in der Basiswährung (EUR) gespeichert und beim Überfahren mit der Maus (über den Fremdwährungsbetrag) angezeigt.
Der Umrechnungskurs wird beim Anlegen automatisch aus dem Leistungs- bzw. Belegdatum gezogen.
Eine manuelle Anpassung des Umrechnungskurses ist über die Auswahl im Feld “Ermittlung des Wechselkurses” möglich, sofern die Währung von der Basiswährung abweicht.
{% endhint %}
**Zusammenfassung aller Bereiche und Aktionen mit Fremdwährungsbezug**
**Im Reiter “Belegerfassung”**
* Im Bereich Positionen: Einzel- und Gesamtpreis
* In der Detailansicht: Rabatt/Zuschlag, ggf. Provisionen
* Im Bereich Versandkosten: Versandkosten
* Im Bereich Rabatte und Gebühren: Rabatt- und Zuschlagsbeträge
* In der Summenübersicht: Alle Beträge bis auf Rohertrag und Kreditlimit
* Belegvorschau und -ausdruck
**Im Reiter “Zahlungsstatus”**
* In der Summenübersicht
* Im Buchungssatz: Alle Beträge inklusive Mahngebühren und -zinsen
* **Im Aktionsmenü des Belegs:**
* Aktion “Manuell bezahlen”
* Aktion “Zahlungsplan”
* **Außerhalb des Belegs**:
* Auswertung/Finanzen: Gesamtumsatzstatistik
* Auswertung/ Belege: Rechnungsausgangsbuch
* Dashboard Adressen: Widgets OP-Salden, Adresse, OP
* Finanzen/ Mahnwesen
* Verkauf/ Provisionen
[Hier](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressstammdaten.md#bereich-verwaltung), in der Adresse/Bereich Verwaltung findest Du eine **Zusammenfassung aller Eingabefelder für Währungen**.
Informationen zu den **Einstellungen** von **Währungscodes** und **Umrechnungskursen** findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-finanzen/wahrungen.md).
## Bereich Positionen
Im Bereich “**Positionen**” werden alle Positionen bzw. Artikel des Beleges erfasst.
### Schieberegler
Mit dem Schieberegler kannst Du auswählen, wie viele Informationen Dir in der Belegbearbeitung zu Deinen Artikelpositionen angezeigt werden sollen. Du kannst hier zwischen den Größen **S**, **M**, **L** und **XL** wählen. Den Schieberegler siehst Du nur auf großen Bildschirmen.
Zusätzlich sind in den **Eingangsrechnungen** mit der Einstellung ‘XL’ auch **buchhalterische Informationen** verfügbar.
Ab der **Ansichtsgröße "M"** wird Dir zu den Positionen eines der **Belegposition-Dashboards** angezeigt, die unter [**Einstellungen/Allgemein/Dashboards**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/dashboards.md) angelegt und zu Deinen Dashboards unter [**Persönliche Benutzereinstellungen/Dashboards**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/personliche-benutzereinstellungen.md#reiter-dashboards) hinzugefügt wurden. Über den **Dropdown oberhalb** der Belegpositionen kannst Du zwischen den verschiedenen hinterlegten Dashboards wechseln.
### Positionen
Über das **Feld "Artikelbezeichnung"** kannst Du den Artikel hinzufügen. Über die **Lupe** kann die Artikelsuche geöffnet und der gewünschte Artikel ausgewählt werden.
Kennst Du die Nummer, gibst Du im Feld direkt die Artikelnummer oder EAN ein und bestätigst mit **Enter**. Mit der Schreibweise **Menge\*Artikelnummer**, z. B. **5\*4711**, übernimmst Du gleichzeitig die Menge. Hierfür muss jedoch das automatische Öffnen der Artikelsuche in den **Benutzereinstellungen** deaktiviert sein.
Wird die Nummer nicht gefunden, erscheint die Meldung **Artikelnummer … nicht gefunden** mit der eingegebenen Nummer und die Artikelsuche öffnet sich. Ist der Artikel schon im Beleg enthalten, erscheint der Hinweis **Artikel … ist bereits als Position … im Beleg enthalten**.
In den Benutzereinstellungen unter **Arbeitsbereich** legst Du fest, ob sich die Artikelsuche beim Tippen automatisch öffnen soll (**Artikelsuche in Belegpositionen automatisch öffnen**) und wie lange VARIO nach der letzten Eingabe warten soll (**Suchverzögerung in Belegpositionen (in Millisekunden)**, Standard 750 ms). Wenn Du überwiegend Artikelnummern manuell eintippst, ohne nach diesen suchen zu müssen, empfehlen wir Dir, die Suche zu deaktivieren.
Bei gedrückter “**Strg**“-Taste können mehrere Positionen zum Beleg hinzugefügt werden. Dazu müssen alle Positionen mit gedrückter “Strg”-Taste angeklickt und anschließend die Schaltfläche “**Hinzufügen**” angeklickt werden. Die Auswahl kann auch mit der “**Enter**“-Taste bestätigt werden. Zusätzlich können mehrere aufeinanderfolgende Positionsnummern mit gedrückter “**Shift**“-Taste dem Beleg hinzugefügt werden.
Es kann sich hierbei um Artikelpositionen handeln, deren Daten aus der **Artikelverwaltung** stammen. Zusätzlich können beliebig viele Textpositionen in den Beleg eingefügt werden.
Der Einzelpreis wird mit **vier Nachkommastellen** angezeigt, während der **Gesamtpreis** jeder Position auf **zwei Nachkommastellen kaufmännisch gerundet** wird. Dadurch fließen **Rabatte** u. Ä. erst in den Gesamtpreis der Position ein.
Bei Klick auf das **Plus-Symbol (‘+’)** wird eine neue Artikelposition erfasst. Der Cursor wird dabei in die neue Zeile gesetzt und durch Texteingabe wird eine Volltextsuche in der Artikelverwaltung gestartet. Alternativ kann weiter rechts in der Zeile auf das Lupen-Symbol geklickt werden, um ohne Texteingabe die verfügbaren Artikel anzuzeigen.
Nach Auswahl eines Artikels wird dieser in die Zeile geladen. Dabei werden die für die folgenden Felder verfügbaren Informationen aus den Stammdaten geladen:
Artikelnummer, Artikel (Artikelbezeichnung) und Einzelpreis (bzgl. Verkauf). Als **Menge** wird die [**Verkaufseinheit**](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelverwaltung.md) des Artikels eingetragen. Rabatte, die für den Kunden hinterlegt sind, z. B. aus Preisregeln oder Rabattgruppen, übernimmt VARIO bei rabattfähigen Artikeln automatisch. Weitere Rabatte oder Zuschläge trägst Du selbst ein. Der Gesamtpreis wird passend zu den anderen Werten je Zeile automatisch berechnet.
Über die [**Benutzereinstellungen**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/personliche-benutzereinstellungen.md#reiter-arbeitsbereich) kannst Du festlegen, ob beim **Hinzufügen einer Position** der **Fokus** auf das **Feld “Einzelpreis”** oder **“Menge”** gesetzt werden soll, so dass die entsprechende Angabe direkt ausgefüllt werden kann. Die Einstellung heißt **"Feldreihenfolge in Belegpositionen"** mit den Optionen **Einzelpreis zuerst** (Standard) und **Menge zuerst**. Das gewählte Feld wird dann in der Belegposition rechts von der Artikelbezeichnung angezeigt.
Unter den Positionen findest Du im Bearbeitungsmodus die Buttons zum Hinzufügen von **Artikelpositionen**, **Textpositionen** und [**Zwischensummen** ](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege/belegerfassung.md#zwischensummen-im-beleg)sowie das [**Importieren von Positionen** ](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege/belegerfassung.md#positionen-importieren)aus einer Datei.
Ab zwei Positionen kannst Du die Liste über das Feld **Positionen durchsuchen…** filtern. Unter den Positionen siehst Du die Anzahl der Positionen. Ab mehr als zehn Positionen wählst Du dort, wie viele **Positionen je Seite** erscheinen. Die Vorgabe legst Du in den [**Benutzereinstellungen** ](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/personliche-benutzereinstellungen.md#reiter-arbeitsbereich)fest, im Standard sind es 25.
### Funktionen bzgl. einzelner Position
Mithilfe des Symbols ganz rechts können die Positionen per **drag and drop verschoben** bzw. untereinander getauscht werden, sofern Du mehrere Positionen erfasst hast.
Alternativ verwendest Du bei ausgewählten Positionen die **Tastenkombination Umschalt + Alt + Pfeil nach oben/unten**. Oder klicke mit der **rechten Maustaste** auf eine Position und wähle **„Position verschieben nach …“**. Wähle anschließend die Position aus, mit der die ausgewählte Position getauscht werden soll.
#### Icons zu den Positionen
Die **Symbole** zu den einzelnen Positionen zeigen Dir weitere Angaben zu den Positionen und stellen Dir weitere Optionen zur Verfügung:
{% columns %}
{% column width="16.666666666666664%" valign="middle" %}
{% endcolumn %}
{% column width="83.33333333333334%" %}
Öffnet den Rechner [Menge in Maßeinheit umrechnen](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege/belegerfassung.md#menge-in-masseinheit-umrechnen), wenn an der Position ein positiver Inhalt in einer anderen Maßeinheit hinterlegt ist.
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}
{% columns %}
{% column width="16.666666666666664%" valign="middle" %}
 /
{% endcolumn %}
{% column width="83.33333333333334%" valign="middle" %}
Das Symbol neben dem Gesamtbetrag gibt an, ob der Preis manuell eingetragen wurde oder aus dem Artikel bzw. Vorbeleg stammt.
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}
{% columns %}
{% column width="16.666666666666664%" valign="middle" %}
{% endcolumn %}
{% column width="83.33333333333334%" %}
Kennzeichnet, dass die [**Auftragsposition mit Einkaufsbelegen verknüpft**](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege/belegerfassung.md#verknupfung-von-auftragspositionen-mit-bestellungen) ist. Mit einem Klick auf das Icon werden Dir die verknüpften Belege aufgelistet. Klicke auf einen Beleg, um diesen in einem neuen Tab zu öffnen.
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}
{% columns %}
{% column width="16.666666666666664%" valign="middle" %}
{% endcolumn %}
{% column width="83.33333333333334%" valign="middle" %}
Positionsmenge ist vollständig lieferbar
Positionsmenge ist teilweise lieferbar
Positionsmenge ist nicht lieferbar
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}
{% hint style="info" %}
Über die [**Belegparameter** ](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege/parameter.md#anzeige-der-verfugbarkeit-im-beleg)kannst Du bestimmen, ob die Lieferbarkeit als **Bestand - Menge in Kommissionierung** oder **Bestand - reservierte Menge** berechnet werden soll.
{% endhint %}
{% columns %}
{% column width="16.666666666666664%" valign="middle" %}
{% endcolumn %}
{% column width="83.33333333333334%" valign="middle" %}
Detailansicht der Position öffnen. Hier stehen verschiedene Bereiche zur Verfügung, in denen grundlegende Merkmale zur Belegposition bearbeitet werden können. Weitere Informationen zu den einzelnen Bereichen findest Du im [**Abschnitt "Detailansicht"**](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege/belegerfassung.md#detailansicht).
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}
{% columns %}
{% column width="16.666666666666664%" valign="middle" %}
{% endcolumn %}
{% column width="83.33333333333334%" valign="middle" %}
Position löschen
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}
{% hint style="warning" %}
Das Löschen geschieht direkt beim Klick auf das Symbol und ggf. bereits in der Zeile erfasste Informationen gehen dabei verloren.
{% endhint %}
{% columns %}
{% column width="16.666666666666664%" %}
{% endcolumn %}
{% column width="83.33333333333334%" valign="middle" %}
Lieferstatus Offen
Lieferstatus Teilweise abgeschlossen
Lieferstatus Abgeschlossen
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}
{% hint style="info" %}
Mit einem Klick auf das Icon kannst Du direkt den **Bereich "Lieferung"** in der **Detailansicht** der Position öffnen.
{% endhint %}
{% columns %}
{% column width="16.666666666666664%" valign="middle" %}
{% endcolumn %}
{% column width="83.33333333333334%" valign="middle" %}
Position verschieben
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}
#### Tastenkürzel
Für die Positionserfassung gibt es verschiedene Tastenkürzel. Diese änderst Du in den Benutzereinstellungen im Reiter [**Tastenkürzel**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/tipps-zur-bedienung.md#tastenkurzel-anpassen).
| Tastenkürzel | Funktion |
| ------------------------------------- | ------------------------------------- |
| **Alt + Bild auf** | Position am Anfang einfügen |
| **Alt + Bild ab** | Position am Ende einfügen |
| **Alt + P** | Feld "Artikelbezeichnung" fokussieren |
| **Alt + Umschalt + P** | Position duplizieren |
| **Alt + Entf** | Position löschen |
| **Alt + Umschalt + Pfeil nach oben** | Position nach oben verschieben |
| **Alt + Umschalt + Pfeil nach unten** | Position nach unten verschieben |
| **Alt + O** | Detailansicht der Position öffnen |
#### Menge und Verkaufseinheit
In Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Lieferschein/Rechnungen prüft VARIO beim Speichern der Positionen, ob die Menge ein Vielfaches der Verkaufseinheit ist. Geprüft werden neue Positionen sowie Positionen, deren Artikel oder Menge geändert wurde. Das Verhalten steuert der **Belegparameter "Menge muss Vielfaches der Verkaufseinheit sein"**:
* **Aktiviert** (Standard): Ist die Menge kein Vielfaches der Verkaufseinheit, rundet VARIO sie auf das nächste Vielfache auf. Dazu erscheint der Hinweis **"Die Menge wird auf ein Vielfaches der Verkaufseinheit aufgerundet"**.
* **Deaktiviert**: Ist die Menge kein Vielfaches der Verkaufseinheit, fragt VARIO für die betroffene Position nach, ob aufgerundet werden soll. Mit **Ja** wird aufgerundet; mit **Nein** bleibt die Menge unverändert.
Weitere Informationen zu diesem Belegparameter findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege/parameter.md#menge-muss-vielfaches-der-verkaufseinheit-sein).
#### Menge in Maßeinheit umrechnen
Ist an der Position ein positiver Inhalt je Mengeneinheit in einer anderen Maßeinheit hinterlegt, zeigt der Feldname die umgerechnete Menge, z. B. „Menge (Stk) ≙ 2,5 QM“ bei 10 Stück mit 0,25 QM je Stück.
Im Bearbeitungsmodus öffnest Du über das Taschenrechner-Symbol im Mengenfeld den Rechner. Der Tooltip lautet z. B. „Menge in QM umrechnen“.
1. Gib entweder die Menge in der Mengeneinheit ein; die Menge in der Maßeinheit wird mitgerechnet.
2. Oder gib die benötigte Menge in der Maßeinheit ein. VARIO rundet dann auf ganze Mengeneinheiten auf: Bei 0,9 QM und 0,25 QM je Stück ergeben sich 4 Stück. Die zusätzliche Zeile zeigt die abgedeckte Menge „4 Stk ≙ 1 QM“. Ist für den Artikel eine [**Verkaufseinheit**](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelstammdaten.md#verkaufseinheit) hinterlegt, rundet VARIO auf ein Vielfaches der Verkaufseinheit auf. Bei einer Verkaufseinheit von 5 ergeben sich im Beispiel also 5 Stück.
3. Übernimm die positive Menge mit „Übernehmen“ oder Enter.
Ohne positiven Inhalt oder bei identischer Mengen- und Maßeinheit erscheint das Symbol nicht. Der Rechner steht auch in Einkaufspositionen zur Verfügung.
#### Bestandsprüfung im Auftrag
Ist der [**Belegparameter "Bestandsprüfung bei Auftragserfassung"** ](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege/parameter.md#bestandsprufung-bei-auftragserfassung)aktiviert, prüft VARIO beim Hinzufügen von Positionen in Aufträgen den verfügbaren Bestand.
* Reicht der Bestand nur teilweise aus, fragt VARIO beim Eintragen der Menge nach, ob diese auf die verfügbare Menge angepasst werden soll.
* Ist gar kein Bestand verfügbar, erscheint beim Hinzufügen der Position der Hinweis **"Es gibt keinen verfügbaren Bestand. Menge bleibt unverändert"**.
Im Standard ist der Parameter deaktiviert. In diesem Fall erscheinen keine Meldungen bei nicht vorhandenem oder nur teilweise verfügbarem Bestand.
#### **Verknüpfung von Auftragspositionen mit Bestellungen**
Nach dem **Übernehmen** eines **Auftrags** in eine **Bestellung** wird die Verknüpfung der Auftragspositionen mit der **Bestellung** anhand des **grünen Icons** am Ende der **Positionen** gekennzeichnet.
Mit einem Klick darauf kannst Du die Bestellung in einem **neuen Tab** öffnen.
#### **Artikel mit Zubehör**
Wird ein Artikel mit Zubehör hinzugefügt, ist **neben der Artikelnummer** das **grüne Zubehör-Icon**  zu sehen. Über dieses kannst Du die Zubehörverwaltung in der **Detailansicht** öffnen, über die Du weitere **Zubehörartikel hinzufügen** kannst. Die einzelnen Zubehörartikel werden mit dem **Zauberstab-Icon**  gekennzeichnet. Beim **Hovern** über dieses wird Dir die **Einfügeart** des Zubehörartikels angezeigt. Weitere Informationen dazu findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/artikel/weitere-reiter-in-artikel.md#zubehor).
#### Preisinfo am Positionspreis
Die Preisinfo zeigt Dir die letzten Preise und Verkäufe des Artikels an den Kunden über dem Preisfeld. Sie nimmt weder Fokus noch Klicks an; Du kannst weiter erfassen. Sie erscheint in Verkaufsbelegen mit einem Kunden und einer Artikelposition auf ausreichend breiten Bildschirmen, wenn Du sie in den [persönlichen Benutzereinstellungen](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/personliche-benutzereinstellungen.md#bereich-zusatzliche-einstellungen) aktiviert hast. Standard ist Aus.
Je nach Einstellung öffnet sie sich beim Überfahren des Preisfelds mit der Maus oder zusätzlich, solange Du den Preis bearbeitest. Es ist immer nur eine Preisinfo geöffnet.
Die Verkaufshistorie berücksichtigt Rechnungen, Lieferschein/Rechnungen und Kassenbelege; stornierte, gelöschte oder aufgelöste Belege und der gerade geöffnete Beleg werden dabei ausgenommen.
| Anzeige | Bedeutung |
| ------------------------------ | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Letzter Preis / Abweichung** | Letzter passender Preis in der Belegwährung aus den bis zu fünf zuletzt geladenen Verkaufspositionen; dazu der Vergleich mit Deinem aktuellen Preis. |
| **Durchschnitt** | Durchschnitt und Spanne der Kundenpreise. Hier zählen nur Positionen in derselben Belegwährung und mit derselben Preiseinheit. |
| **Letzte 12 Monate** | Verkaufte Menge und Anzahl der Verkaufspositionen des Kunden (in der Anzeige als „Käufe“ bezeichnet). |
| **Rohertrag 12 Monate** | Rohertrag und DEK-Einsatz aus der Kundenumsatzstatistik, soweit diese Werte geladen werden können und Du die erforderlichen Rechte hast. |
| **Letzte Verkäufe** | Bis zu fünf Positionen mit Datum, Beleg, Menge, Preis, Rabatt und Netto je Einheit; Rohertrag bei entsprechendem Statistikzugriff. |
„Alle Kunden“ zeigt zusätzlich Durchschnitt und Preisspanne über die Kunden dieses Artikels, ebenfalls für die Belegwährung und Preiseinheit. Soweit die Daten verfügbar sind, erscheinen außerdem „Rohertrag aktuell“ in Prozent und bei abweichender Belegwährung der Preis „In Basiswährung“. Ohne Zugriff auf die Rohertragswerte bleibt die Verkaufshistorie nutzbar.
Im Bearbeitungsmodus übernimmst Du den letzten passenden Kundenpreis über das Uhr-Symbol neben „Preis“ oder per Rechtsklick auf den Preis und „Letzten Preis dieses Kunden übernehmen“. VARIO rechnet ihn auf die Preiseinheit der Position um.
Ist in den geladenen Verkäufen kein passender Preis vorhanden, erscheint „Diesen Artikel hat der Kunde bisher nicht gekauft.“ Kann die Verkaufshistorie nicht geladen werden, erscheint „Die Verkaufshistorie konnte nicht geladen werden.“
#### **Verkaufspreis/Preisregel direkt anlegen**
Mit einem **Rechtsklick** auf den **Einzelpreis** oder den **Rabatt bzw. Zuschlag** kannst Du den **Preis** bzw. **Rabatt/Zuschlag** als **Verkaufspreis/Preisregel** in einer Artikelbeziehung für die Adresse anlegen. Wähle im Kontextmenü die **Option „Sonderpreis/Rabatt/Zuschlag für diesen Kunden anlegen“**. Passe den Preis nach Bedarf an. In den [**Benutzereinstellungen** ](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/personliche-benutzereinstellungen.md#bereich-zusatzliche-einstellungen)kannst Du bestimmen, ob der Preis/Rabatt/Zuschlag **direkt** angelegt werden soll. Dann musst Du ihn nicht manuell über das Pop-up-Fenster anlegen. Ist die entsprechende Option **aktiviert**, kannst Du auch bestimmen, ob die **Menge der Position** im Verkaufspreis bzw. in der Preisregel hinterlegt wird.
### Zwischensummen im Beleg
Über den markierten Button im Screen kannst Du Zwischensummen einfügen. Dieser Button befindet sich unter der letzten Position des Belegs. Mit einem Klick darauf wird die Zwischensumme eingefügt, und Du hast die Möglichkeit, eine Bezeichnung zu vergeben.
Falls der Beleg mehrere oder viele Positionen enthält und Du die Zwischensumme beispielsweise zwischen der ersten und zweiten Position einfügen möchtest, kannst Du sie per **Drag-and-Drop** mit Hilfe des **6-Punkte-Buttons** verschieben. Um durch viele Positionen zu scrollen, ist es aufgrund der Browserbeschränkungen erforderlich, die Zwischensumme an den oberen Bildschirmrand zu ziehen und festzuhalten. Dadurch kannst Du durch die Positionen navigieren und die Zwischensumme an der gewünschten Stelle platzieren.
{% hint style="warning" %}
Wenn Du ein Angebot mit Zwischensummen in einen Auftrag, Lieferschein oder eine Lieferschein-Rechnung übernimmst, bleiben die Zwischensummen aus dem Angebot erhalten und werden entsprechend übernommen.
{% endhint %}
### Positionen importieren
Mit dem Dialog **„Positionen importieren“** erfasst Du viele Positionen auf einmal aus einer Datei oder aus kopierten Zeilen, z. B. aus einer Excel-Tabelle oder einer Scanner-Liste. Die Artikel müssen bereits in der Artikelverwaltung angelegt sein. Der Import ist nur möglich, solange der Beleg bearbeitet werden kann.
So öffnest Du den Dialog:
* Klicke im Positionsbereich auf das **Import**-Icon (Tooltip **»Positionen importieren«**).
* Oder ziehe eine **TXT**- oder **CSV-Datei** direkt auf den Positionsbereich. Es erscheint der Hinweis **„Datei hier ablegen, um Positionen zu importieren“**, und der Dialog öffnet sich mit der Datei.
#### Quelle
Im oberen Bereich gibst Du die Daten an:
* **Datei:** Klicke auf das Feld oder ziehe eine Datei (**.txt**, **.csv**, max. 5 MB) hinein.
* **Zeilen einfügen / bearbeiten:** Füge Zeilen mit **Strg + V** in das Textfeld ein oder tippe sie direkt ein. Auch den Inhalt einer geladenen Datei kannst Du hier noch anpassen.
Pro Zeile steht eine Position, z. B. `8028485005312;10;9,99;5` (Artikel; Menge; Preis; Rabatt %).
#### Trennzeichen, Dezimaltrennzeichen und Überschrift
VARIO erkennt **Trennzeichen** (Semikolon, Komma, Tabulator oder Leerzeichen), **Dezimaltrennzeichen** (Komma oder Punkt) und eine Überschriftenzeile automatisch. Das zeigt der Hinweis **„Automatisch erkannt“**. Du kannst die Werte über die Auswahlfelder **Trennzeichen** und **Dezimaltrennzeichen** sowie den Schalter **»Erste Zeile ist Überschrift«** anpassen.
Enthält die erste Zeile Überschriften (z. B. „Artikelnummer“, „Menge“, „Preis“), werden die Spalten anhand dieser Überschriften zugeordnet. Ohne Überschriften ordnet VARIO die Spalten anhand ihres Inhalts zu.
#### Spaltenzuordnung
In der **Vorschau** siehst Du die Zeilen mit der aktuellen Zuordnung. Klicke auf einen **Spaltenkopf**, um der Spalte ein Feld zuzuordnen:
| Feld | Bedeutung |
| ---------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Artikel** | Barcode, Artikel-, Serien- oder Chargennummer. Diese Zuordnung ist Pflicht. |
| **Menge** | Menge der Position. |
| **Preis** | Einzelpreis je Stück. Er ersetzt den ermittelten Artikelpreis. |
| **Rabatt %** | Prozentualer Rabatt. Er wird als Rabatt „Rabatt (Import)“ an der Position hinterlegt. |
| **Seriennr. / Charge** | Nur in Verkaufs- und Einkaufsbelegen. Siehe unten. |
| **2. Seriennr.** | Nur in Einkaufsbelegen: zweite Seriennummer der neuen Serie. |
| **MHD** | Nur in Einkaufsbelegen: Mindesthaltbarkeits- bzw. Verfallsdatum. |
| **Ignorieren** | Die Spalte wird nicht importiert. |
Ist keine Spalte als **Artikel** zugeordnet, erscheint der Hinweis **„Bitte eine Spalte als ‚Artikel‘ zuordnen.“** und Du kannst nicht übernehmen.
Sobald Du die Zuordnung änderst, wird nicht mehr automatisch neu erkannt. Mit **»Automatisch erkennen«** stellst Du die automatische Erkennung wieder her.
**Seriennummern und Chargen:**
* **Verkauf:** Steht in der Artikelspalte eine Serien- oder Chargennummer, wird der zugehörige Artikel samt vorhandener Serie/Charge übernommen. Mit einer eigenen Spalte **Seriennr. / Charge** muss die Serie/Charge zum Artikel der Artikelspalte gehören. Bei einer Seriennummer wird die Menge auf 1 gesetzt.
* **Einkauf:** Die Artikelspalte enthält Artikelnummer oder Barcode. Über **Seriennr. / Charge**, **2. Seriennr.** und **MHD** legst Du neue Serien bzw. Chargen an.
Kommen Serien oder Chargen vor, kannst Du den Schalter **»Seriennummern zusammenfassen«** aktivieren. Dann werden Zeilen mit demselben Artikel (bei gleichem Preis und Rabatt) zu einer Position mit mehreren Serien-/Chargenbuchungen zusammengefasst.
#### Lagerplatz und Pickwagen im Eingangslieferschein
Im Eingangslieferschein wählst Du unter „Wareneingang: Ziel für alle importierten Positionen“ einen Pickwagen oder einen Lagerplatz als gemeinsames Wareneingangsziel. Wählst Du das eine, wird das andere geleert. Ist ein Vorgabelager am Beleg gesetzt, ist die Lagerplatzauswahl auf dieses Lager begrenzt.
Die Dateispalte „Lagerplatz“ enthält die Bezeichnung des Lagerplatzes. Eine Überschrift wie „Lagerplatz“, „Stellplatz“ oder „Lagerort“ wird automatisch zugeordnet; ohne Überschrift ordnest Du die Spalte von Hand zu. Enthalten die gültigen, nicht ausgeschlossenen Zeilen mit Lagerplatzangabe denselben Lagerplatz, wird er im Zielfeld vorbelegt. Eine eigene Auswahl hat Vorrang.
Kann VARIO eine Lagerplatzbezeichnung nicht auflösen, zeigt die Zeile „Lagerplatz „…“ nicht gefunden“ und wird übersprungen. Korrigiere die Angabe oder ordne eine nicht benötigte Spalte „Ignorieren“ zu.
{% hint style="warning" %}
Unterschiedliche Lagerplätze in der Datei legen keine getrennten Wareneingangsziele je Position fest. Verwende die Lagerplatzspalte deshalb nicht, um einen Import auf mehrere Wareneingangsziele zu verteilen.
Lässt Du das gemeinsame Zielfeld leer, verwendet VARIO Cloud für die importierten Positionen beim Speichern ein bereits am Beleg hinterlegtes Wareneingangsziel. Ist keines hinterlegt, versucht VARIO Cloud, einen Wareneingangsplatz für das Lager zu ermitteln. Findet VARIO Cloud keinen passenden Platz, lässt sich der Eingangslieferschein nicht speichern. Prüfe das Ziel vor dem Speichern.
{% endhint %}
#### Zuordnung als Standard speichern
Mit **»Als Standard für CSV speichern«** bzw. **»Als Standard für TXT speichern«** speicherst Du Trennzeichen, Dezimaltrennzeichen, Überschrift, Spaltenzuordnung und den Schalter **»Seriennummern zusammenfassen«** für Dich als Benutzer. Ob CSV oder TXT gilt, richtet sich nach der Dateiendung, sonst nach dem Trennzeichen (Semikolon oder Komma = CSV). Beim nächsten Import einer Datei dieses Formats wird die gespeicherte Zuordnung automatisch verwendet.
#### Prüfung und Übernahme
Jede Zeile wird geprüft. In der **Vorschau** siehst Du in der Spalte **„Treffer“** den gefundenen Artikel und in der Spalte **„Status“** das Ergebnis, z. B.:
* **Gefunden:** Die Zeile wird übernommen.
* **Nicht gefunden:** Zum Code gibt es keinen Artikel.
* **Serien-/Chargennummer nicht gefunden**, **Serie/Charge gehört zu anderem Artikel**, **Artikel ohne Serien-/Chargenführung**, **Ungültiges MHD/Verfallsdatum**
* **Ungültige Menge**, **Kein Code**
* **Mehrdeutig – übersprungen**, **Duplikat – übersprungen:** Der Code passt zu mehreren Artikeln bzw. eine Seriennummer kommt mehrfach vor.
* Lagerplatz „…“ nicht gefunden: Die Lagerplatzangabe der Zeile konnte nicht aufgelöst werden; die Zeile wird übersprungen.
Zeilen, die nicht gefunden werden oder fehlerhaft sind, werden übersprungen. Über das **Mülleimer**-Symbol schließt Du einzelne Zeilen vom Import aus und stellst sie bei Bedarf wieder her. Unten siehst Du, wie viele Zeilen gültig sind und wie viele übersprungen werden.
Klicke auf **»Übernehmen«**. Die gültigen Zeilen werden als Positionen in den Beleg übernommen.
{% hint style="info" %}
Den Dialog gibt es auch in [Einkaufsbelegen](/vario-cloud-handbuch/einkauf/einkaufsbelege/reiter-belegerfassung.md#positionen) und in der [Kasse](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/kasse/kassen-oberflachen.md#eingabefeld-und-nummernblock).
{% endhint %}
### Detailansicht
Über das **beerenrote Icon**  rechts in den Positionen kannst Du die Detailansicht öffnen, in der zusätzliche Angaben zu den einzelnen Positionen verwaltet werden können. Die Detailansicht ist in verschiedene Bereiche unterteilt.
#### Rabatt/Zuschlag
In Textform können hierüber **Rabatte** oder **Zuschläge** mit einer individuellen Bezeichnung zu einer Artikelposition erfasst werden. Bitte beachte die aufgeführten Beispiele zur Notation. Ohne Angabe des Euro-Zeichens wird die Zahl als Prozentwert interpretiert. Eine eigene Bezeichnung stellst Du dem Wert mit einem Leerzeichen voran, z. B. **Treuerabatt 5**. Um den Wert als **festen Betrag** zu übernehmen, gibst Du den Betrag mit dem entsprechenden **Währungszeichen** an oder bestätigst diesen mit **Umschalt + Enter**.
{% columns %}
{% column width="50%" %}
Zuschlag plus zwei Prozent
Zuschlag plus zwei Euro
Rabatt minus fünf Prozent
Rabatt minus fünf Euro
{% endcolumn %}
{% column width="25%" %}
+2
+2€
5
5€
{% endcolumn %}
{% column width="24.999999999999986%" %}
+2%
-5
-5€
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}
{% hint style="info" %}
Beim Hovern über den Betrag in der Belegzusammenfassung werden die Rabatte und Zuschläge detailliert angezeigt. Das gilt sowohl für positionsbezogene als auch für den Gesamtrabatt im Beleg.
{% endhint %}
Rabatte und Zuschläge kannst Du mit derselben Notation auch direkt in der Positionszeile im Feld **Rabatt und Zuschlag** eingeben. Mit **Enter** übernimmst Du den Wert und springst zur nächsten Position. Mit **Strg + Enter** öffnest Du die Rabattdetails. Bei Artikeln, die nicht rabattfähig sind, zeigt das Feld **nicht rabattfähig**.
Über die kleine Lupe kannst Du bereits hinterlegte Rabatte/Zuschläge auswählen. Weitere Informationen zum Hinterlegen der Rabatte/Zuschläge findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege/rabatte-und-zuschlage.md).
{% hint style="info" %}
### **Kennzeichnung von Artikeln im Ausdruck, die nicht rabattierbar und/oder nicht skontierbar sind**
Artikel, die nicht rabattfähig sind, erhalten in der Positionszeile einen Hinweis.
Artikel, die als nicht rabattierbar und/ oder nicht skontierbar markiert sind, werden durch eine hochgestellte **⁶** hinter der Positionsnummer gekennzeichnet. Die entsprechenden Toggles findest Du im Artikelstamm.
{% endhint %}
#### Zusatzfelder
Hier werden die **Zusatzfelder**, die über **Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder** den Belegpositionen zugeordnet wurden, hinterlegt. Wie Du Zusatzfelder anlegen und bearbeiten kannst, erfährst Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder.md).
#### Kalkulation
Unter **Kalkulation** kannst Du neben dem oben beschriebenen **Rabatt/Aufschlag** eine noch detailliertere Kalkulation anwenden. Alle Anpassungen aus **Rabatt/Aufschlag** werden Dir auch hier angezeigt.
Klicke auf die **Rabatt-/Aufschlag**-Felder, um diese anzupassen.
Ob ein Feldwert bearbeitbar ist, kannst Du an der Markierung des Werts und an der Grünfärbung der Linie erkennen.
Der **Verkaufspreis** sowie der **effektive Verkaufspreis** werden mit **vier Nachkommastellen** angezeigt, da erst der **Gesamtpreis jeder Position** auf **zwei Nachkommastellen** gerundet wird.
Nachdem Du alle Eingaben zur Kalkulation gemacht hast, wendest Du durch Klick auf den **Button "Übernehmen"** die Kalkulation auf den Beleg an.
{% hint style="info" %}
Zurück im Beleg selbst siehst Du in der Belegberechnung nur die Rabatte/Aufschläge aus dem gleichnamigen Detailbereich. Die Berechnungen aus der Kalkulation werden nur in der Detailansicht angezeigt.
{% endhint %}
#### Bestände
In dieser Detailansicht erhältst Du eine transparente Übersicht über die aktuellen Bestände eines Artikels.
Im **oberen Bereich** werden die **Bestände je Lager** dargestellt. Hier siehst Du pro Lager die Lagernummer, die Lagerbezeichnung sowie Werte für Bestand, Reserviert und Verfügbar. So erkennst Du auf einen Blick, in welchem Lager physischer Bestand vorhanden ist und welcher Anteil bereits durch z.B. Aufträge reserviert wurde.
{% hint style="info" %}
Trägt der Artikel oder das gewählte Lager einen **Kommissionierungshinweis** (siehe [Artikel → Reiter Bestände](/vario-cloud-handbuch/artikel/weitere-reiter-in-artikel.md#reiter-bestande)), übernimmt VARIO Cloud diesen beim Speichern automatisch in die Position; ein lagerbezogener Hinweis geht dabei vor. Ist der Beleg bereits veröffentlicht, änderst Du den Hinweis über die **Aktion "Kommissionierungshinweise ändern"**, ohne den Beleg wieder in Bearbeitung nehmen zu müssen.
{% endhint %}
Im **unteren Bereich** wird der **Bestand des Verkaufslagers** angezeigt. In Klammern () steht der jeweilige Gesamtbestand über alle Lager hinweg. Der Wert außerhalb der Klammern zeigt den tatsächlich für den Verkaufskanal verfügbaren Bestand, der sich aus der hinterlegten Verfügbarkeit (z.B. 100%, 50%, usw.) ergibt. Ist beispielsweise eine Verfügbarkeit von 50% definiert, wird nur die Hälfte des Gesamtbestandes als verfügbar ausgewiesen. Dadurch kannst Du gezielt steuern, welcher Anteil des Lagerbestands im jeweiligen Verkaufskanal angeboten wird – etwa zur Risikominimierung bei parallelem Verkauf auf mehreren Plattformen.
#### Texte
Hier können Texte für die einzelne Artikelposition eingetragen werden. Über das **Platzhalter**– **Icon** oder durch Rechtsklick auf die einzelnen Textfelder können **Platzhalter** in die Beschreibung eingefügt werden.
Außerhalb der Positionsansicht kannst Du Dir die finale Darstellung jederzeit über die Belegvorschau anzeigen lassen.
#### Lieferung
Hier kannst Du Lieferdaten für die einzelne Position eintragen.
Diese positionsbezogenen Lieferdaten können von den Lieferdaten für den Gesamtbeleg abweichen und haben (bezogen auf den Artikel) vor diesem Vorrang.
Neben **Versandart**, **Versanddatum (reine Info)**, **Lieferdatum (Wunsch)** und **Lieferdatum (Bestätigt)** findest Du hier **CBM pro Einheit**, **CBM Gesamt** und das **Herkunftsland** der Position.
Das Lieferdatum des Artikels beeinflusst das Feld **“Nächste Lieferung”** im Artikel. Das nächste Lieferdatum aller derzeitigen Versanddaten für diesen Artikel wird in dem Feld angezeigt.
In Verkaufsbelegen steht Dir hier bei Positionen mit den **Artikelarten "Bestandgeführt", "Bestandslos"** und **"Dienstleistung"** auch das **Feld "Streckenlieferung"** zur Verfügung. Darin wird angegeben, ob der Artikel nur **aus dem eigenen Lager** oder per **Strecke** geliefert werden soll. Dabei wird die vorausgewählte Option aus dem [**Bereich "Verwaltung"**](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelstammdaten.md#bereich-verwaltung) der **Artikelstammdaten** übernommen, in dem diese Einstellung verwaltet werden kann.
Sind die **Optionen "Egal"** und **"Strecke, vorher Lager leeren"** ausgewählt, können sie im Auftrag noch **nachträglich** geändert werden, solange dieser nicht in eine Bestellung übernommen wurde. Bei der **Option "Egal"** muss spätestens beim **Übernehmen** eines **Auftrags** in eine **Bestellung** eine der drei weiteren Optionen ausgewählt werden.
Kann eine Auftragsposition, für die die **Option "Strecke, vorher Lager leeren"** ausgewählt wurde, nur teilweise aus dem Lager geliefert werden, kann der Auftrag aufgeteilt werden. Die **vorhandene Menge** kann in einen **Lieferschein** übernommen werden, während die **fehlende Menge** in eine **Bestellung** übernommen und per Strecke geliefert werden kann.
Bei **gemischten Angaben** zur Streckenlieferung mit den **Optionen "nur Lager"** oder **"nur Strecke"** innerhalb eines Auftrags werden die Positionen in **getrennte Belege** übernommen – einen für die **Streckenpositionen** und einen für die **Lagerpositionen**. Müssen die Streckenpositionen bei **mehreren Lieferanten** bestellt werden, werden entsprechend **mehrere Streckenbestellungen** erstellt.
Je nach Angabe im [**Bereich "Lieferant"**](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressstammdaten.md#bereich-lieferant) der **Adressenstammdaten** des Lieferanten wird neben der Bestellung auch direkt ein **Lieferschein** miterstellt.
#### Attributwerte
Bei Variantenartikeln zeigt dieser Bereich die Attributwerte der Variante.
#### Zubehör
Wenn ein Artikel Zubehör enthält, wird dieses hier aufgelistet. Durch das Anhaken eines Zubehörartikels kannst Du ihn über den **Button „Übernehmen“** in den Beleg übernehmen. Je nach Einstellung wird er mit der hinterlegten **Einfügemenge** hinzugefügt, oder diese wird **proportional** zur Menge des Hauptartikels angepasst.
Weitere Informationen zu Zubehörartikeln findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/artikel/weitere-reiter-in-artikel.md#zubehor).
#### Komponenten
Für Verkaufssets steht Dir der **Bereich "Komponenten"** zur Verfügung. Hier werden Dir die unter dem Verkaufsset hinterlegten Komponenten aufgelistet. Du kannst hier die **Menge** für jede Komponente anpassen und einzelne Komponenten **löschen**. Auch die Reihenfolge kannst Du über das **6-Punkte-Symbol** anpassen.
Mit **"+Komponente hinzufügen"** kannst Du weitere Artikel als Komponenten hinzufügen. Diese werden jedoch **nur für den Beleg** als Komponente hinzugefügt, nicht zum eigentlichen **Verkaufsset-Artikel**.
Falls sich der **Preis einer Komponente geändert** hat, kannst Du über den **Button "Preis aus Komponenten übernehmen"** den neuen Preis übernehmen.
#### Stückliste
In Angeboten und Aufträgen zeigt der Bereich **Stückliste** die Stücklistenbestandteile der Position. Im Bearbeitungsmodus passt Du die Bestandteile für diesen Beleg an und ergänzt mit **Komponente hinzufügen** weitere.
#### Optional/Alternativ
Dieser Bereich steht ausschließlich für Belege vom Typ **“Angebot”** zur Verfügung. Du kannst damit einzelne Belegpositionen als **optional** oder **alternativ** kennzeichnen.
Optionale/alternative Positionen können über den **Belegreport** im **Belegdruck** gekennzeichnet werden. Wähle dafür im **Report „Report-Designer“** unter den [**Position Parameter**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-belegdruck.md#bereich-belegdruck) die **Spalte „Positionsmarkierung“** aus.
**Optionale Positionen**
**Optionale Positionen** bieten Dir zusätzliche Auswahlmöglichkeiten, ohne dass diese fest in das Angebot eingeplant sind.
* **Ohne Verknüpfung (eigenständige Option)**
* Wenn eine Position als **optional** gekennzeichnet ist, **ohne** dass im Feld “**Optional zu**” eine Hauptposition angegeben wird, erscheint bei Übergabe in einen Folgebeleg (z. B. Auftrag) ein Hinweisdialog. Hier kannst Du entscheiden, ob diese Position übernommen oder ignoriert werden soll.
* In der **Belegansicht und -ausgabe** (Vorschau, PDF) **des Angebots** wird die Position ganz normal aufgeführt, jedoch **nicht in der Gesamtsumme des Angebots** berücksichtigt.
**Mit Verknüpfung (“Optional zu”)**
* Wenn im Feld “**Optional zu**” eine andere Belegposition angegeben wird, ist die aktuelle Position als Zusatzposition zu dieser verknüpft. In der Positionszeile wird dies durch ein entsprechendes Label deutlich.
* Bei der Übergabe in einen Folgebeleg kannst Du per Checkbox festlegen, ob die optionale Position übernommen werden soll.
* **Auch hier gilt:** Die optionale Position wird aufgeführt, aber nicht in der Gesamtsumme des Angebots berücksichtigt.
**Alternative Positionen**
Bei der Auswahl “**Alternativ**” gibst Du an, dass die aktuelle Position **eine Alternative** **zu einer anderen Position** darstellt. Es muss immer genau eine Alternativposition angegeben werden.
* Im Angebotsbeleg werden beide Positionen angezeigt, jedoch nicht in die Gesamtsumme einbezogen.
* Bei der Übernahme in einen Folgebeleg wirst Du aufgefordert, eine der beiden Alternativen auszuwählen. Dabei wird nur die gewählte Position in den neuen Beleg übernommen.
#### Kennzahlen
In Angeboten, Aufträgen und Rechnungen zeigt dieser Bereich für die Position **Rohertrag**, **Rohertrag in %**, **Einkaufspreis** und **Netto-Umsatz**.
#### Steuersätze
Hier werden Dir zu der Position Informationen über den Steuersatz, den Steuertyp, den Steuerbetrag sowie den steuerpflichtigen Betrag angezeigt.
#### Provisionen
Hier werden Dir ermittelte Provisionen zur Position angezeigt. Die ausführliche Beschreibung zum Thema “Provisionen” findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/verkauf/vertreter-und-provisionen.md).
#### Finanzbuchhaltung
Im **Bereich “Finanzbuchhaltung”** kannst Du dem Beleg eine **Kontonummer** und eine **Kostenstelle** zuweisen. Diese werden bei der **FiBu-Übergabe** automatisch übernommen.
#### Seriennummern/Chargennummern
Bei seriennummerngeführten Artikeln kannst Du die gewünschten Seriennummern über die integrierte **Suche** auswählen. Durch **Halten der Strg-Taste** und gleichzeitigen Linksklick lassen sich auch **mehrere Seriennummern** zeitgleich auswählen. Mit dem **Plus-Icon** kannst Du eine neue Seriennummer hinzufügen, mit dem **Mülleimer-Symbol** kannst Du sie wieder entfernen. Die **Anzahl der Seriennummern**, die hinzugefügt werden können, ist dabei auf die zuvor erfasste **Positionsmenge** beschränkt. Du kannst also nur so viele Seriennummern auswählen, wie Artikel im Beleg enthalten sind.
Die gleichen Mechanismen gelten ebenso für **Chargen** oder Artikel mit **doppelter Seriennummer**.
{% hint style="warning" %}
Lieferscheine oder Lieferschein/Rechnungen können nur gespeichert werden, wenn alle erforderlichen Seriennummern oder Chargen in den Positionen hinterlegt wurden.
{% endhint %}
**Weitere Informationen** zu Seriennummern- und Chargenartikeln findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelarten/seriennummern-und-chargen.md).
#### Vorbelegsposition
Stammt die Position aus einem Vorbeleg, verweist dieser Bereich auf die **Vorbelegsposition**.
#### Garantie
Im Feld **Garantie (in Monaten)** hinterlegst Du die Garantiedauer der Position.
## Bereich Versandkosten
Der Bereich **Versandkosten** bezieht sich auf den gesamten Beleg. Er erscheint, sobald der Beleg Versandkosten enthält.
Um Versandkosten zum Beleg hinzuzufügen, muss ein **Versandkostenartikel** zu der **Lieferbedingung** hinterlegt werden. Die Konditionen für die Versandkosten werden in der Lieferbedingung festgelegt.
**Versandkostenartikel anlegen**
Um einen Versandkostenartikel anzulegen, musst Du in der [**Artikelverwaltung** ](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelverwaltung.md)einen neuen Artikel mit der [**Artikelart "Versandkosten"** ](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelarten/versandkostenartikel.md)anlegen. Nachdem Du weitere Angaben zu diesem hinterlegt hast, kannst Du den Versandkostenartikel zu der [**Lieferbedingung** ](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-lager/lieferungsmodalitaten.md#lieferbedingungen)zuordnen.
**Versandkosten**
Die Höhe der Versandkosten für die Positionen dieses Belegs. Dabei werden die Versandkosten aus der **Lieferbedingung priorisiert**. Dabei gilt:
* Sind nur bei der Versandart **oder** Lieferbedingung Versandkosten hinterlegt, werden diese übernommen.
* Sind **sowohl** bei der Versandart als auch bei der Lieferbedingung Versandkosten hinterlegt, werden die Versandkosten aus der Lieferbedingung übernommen.
VARIO berechnet die Versandkosten neu, wenn Du Versandart oder Lieferbedingung änderst. Die Versandkosten können jedoch auch **manuell** für den Beleg angepasst werden. Das Symbol am Feld zeigt die Preisherkunft:
* **Preisherkunft: System** - Wenn diese anhand der Lieferbedingung oder Versandart ermittelt werden.
* **Preisherkunft: Benutzer -** von Hand eingetragene Versandkosten.
In Aufträgen rechnet VARIO die Versandkosten außerdem neu, wenn sich Belegwerte wie die Postleitzahl und das Gesamtgewicht ändern, nach denen die Versandkosten gefiltert werden.
Auch die **Bezeichnung** der Versandkosten kann geändert werden. Über den Pfeil klappst Du den **Zusatztext** und den **Steuersatz** auf. Der Zusatztext wird im Versandkostenartikel als [**Artikeltext** ](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelstammdaten.md#bereich-artikel)hinterlegt.
**Toggle Versandkostenfrei**
Wenn dieser **aktiviert** ist, werden in der Berechnung für die Summen des Beleges keine Versandkosten aufgeführt oder berechnet.
Auch dann nicht, wenn innerhalb des Beleges Versandkosten bspw. aus der Versandart gezogen werden.
Werden keine Versandkosten aus der Versandart und Lieferbedingung gezogen oder trägst Du **0** als Kosten ein, wird der Toggle automatisch aktiviert.
## Bereich Rabatt/Zuschlag
In diesem Feld lassen sich **Rabatte und Gebühren** auf den gesamten Beleg anwenden.
Die Notation kann dabei direkt dem Infotext aus dem Feld entnommen werden, sie folgt dem oben bei den Positionen beschriebenen Muster.
{% hint style="info" %}
## Abrunden von Beträgen
Du kannst Beträge in den **Positionsrabatten** und im **Gesamtrabattfeld** (Belegrabatt) gezielt abrunden, indem Du **“-”** verwendest. Diese Funktion hilft Dir, Rechnungsbeträge einfach und flexibel anzupassen.
**So funktioniert es:**
* Gib **“-”** ein, um die letzte Stelle (Cent) abzurunden.
* Verwende **“--”**, um zwei Stellen (z. B. volle Euro) abzurunden.
* Mit **“---”** rundest Du auf volle zehn Euro ab.
* Für weitere Stellen gibst Du entsprechend mehr **“-”** ein.
Ein Betrag von **3217,88 €** wird:
* Mit “**-**” auf **3217,80 €** abgerundet.
* Mit “**--**” auf **3217,00 €** abgerundet.
* Mit “**---**” auf **3210,00 €** abgerundet.
Während der Eingabe zeigt das Feld **Potenzieller Nachlass** und **Neuer Gesamtbetrag** an.
{% endhint %}
## Bereich Lieferung
In diesem Bereich werden alle für eine etwaige Lieferung wichtigen Eckdaten erfasst. Diese beziehen sich auf den gesamten Beleg und können für einzelne Artikelpositionen in der [**Detailansicht der Position**](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege/belegerfassung.md#detailansicht) angepasst werden.
Für das Abspeichern des Belegs müssen hier eine **Versandart** und eine **Lieferbedingung** ausgewählt werden.
**Gesamtgewicht und Gewichtseinheit**
In den **Feldern “Gesamtgewicht”** und **“Gewichtseinheit”** wird die **Brutto-Gewichtsangabe** aus den [**Artikelstammdaten**](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelstammdaten.md#bereich-metriken) **der jeweiligen Positionen** übernommen oder kann bei Bedarf **manuell** eingetragen werden. Dieses Gesamtgewicht wird anschließend ebenfalls automatisch für die Angabe des **Paketgewichts** verwendet, wenn beim **Lieferschein Paket-Aufkleber** erstellt werden.
Für ein eigenes Gewicht klickst Du im Bearbeitungsmodus auf den Stift am Feld (**Benutzerdefiniertes Gewicht**). Über das **Kalender-Icon**  an derselben Stelle mit dem Tooltip **"Gewicht automatisch berechnen"** kehrst Du zur Berechnung zurück.
**CBM Gesamt**
Zeigt das Gesamtvolumen der Positionen in Kubikmetern, sofern bei den Artikeln hinterlegt.
**Voraussichtliche Paketanzahl**
Hier kannst Du die voraussichtliche Paketanzahl manuell eintragen. Sie wird automatisch anhand des Gesamtgewichts ermittelt, wenn in **Einstellungen/Lager/Lieferungsmodalitäten/Versandarten** die Option **Paketgewicht-Quelle** auf **automatisch** gesetzt ist. Dafür müssen in der Versandart ein **minimales und ein maximales Gewicht pro Paket** angegeben sein.
Die Anzahl im Feld wird aktualisiert, wenn über den Versender (z. B. DHL) ein Paketaufkleber gedruckt wird und dabei mehrere Pakete angegeben werden. Zusätzlich können in der Lieferbedingung Versandkosten hinterlegt werden, die erst ab einer bestimmten Anzahl angewandt werden. Diese Anzahl bezieht sich auf das hier beschriebene Feld.
**Versanddatum (reine Info)**
Falls bekannt, kann hier das Versanddatum zum Beleg bzw. zu den Belegpositionen eingetragen werden.
**Lieferdatum (Wunsch)**
Wenn Dein Kunde einen Wunschtermin für das Lieferdatum angegeben hat, kann dieser hier eingetragen werden. Hier kann auch ein Zeitraum angegeben werden.
**Lieferdatum (Bestätigt)**
Hier lässt sich festhalten, welches Lieferdatum Du Deinem Kunden bestätigt hast. Hier kannst Du auch einen Zeitraum angeben.
**Lieferbemerkung**
Hierbei handelt es sich um ein Textfeld, mit dem ein Text “Lieferbemerkung” zur Lieferung festgehalten werden kann.
**E-Mail & Telefonnummer an Versender weiterleiten**
Über die **Toggles “E-Mail an Versender weiterleiten”** und **“Telefonnummer an Versender weiterleiten”** kannst Du festlegen, ob die entsprechenden Daten **an DHL übergeben** werden sollen. Falls bei der **Adresse** eine **Versandart** hinterlegt ist, werden die **Einstellungen der Toggles** aus dieser übernommen.
## Bereich Zahlung
**Zahlungsart**
Auswahl der Zahlungsart. Einträge stammen aus der Verwaltung der Zahlungsarten. Per Shortcut kann dorthin gewechselt werden, um Einträge für Zahlungsarten zu bearbeiten oder neue anzulegen.
**Zahlungsbedingung**
Auswahl der Zahlungsbedingung. Einträge stammen aus der Verwaltung der **Zahlungsbedingungen**. Per Shortcut kann dorthin gewechselt werden, um Einträge für Zahlungsbedingungen zu bearbeiten oder um neue anzulegen.
**USt-IdNr.**
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für den Beleg wird aus der hinterlegten Hauptadresse des Belegs geladen. Du kannst sie hier im Beleg aber auch händisch anpassen. Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressstammdaten.md#bereich-verwaltung).
Außerhalb des Bearbeitungsmodus zeigt ein Symbol am Feld den Prüfstatus, z. B. **Überprüfung notwendig**, **Überprüfung erfolgreich** oder **USt-IdNr. fehlerhaft**. Mit einem Klick auf das Symbol prüfst Du die USt-IdNr.
**Valutadatum**
Optionales Feld zur Bestimmung des Startpunkts für die Zahlungsfrist. Es erscheint in Rechnungen, Lieferschein/Rechnungen und Gutschriften. Ist ein Valutadatum hinterlegt, beginnt die Frist gemäß Zahlungsbedingung ab diesem Datum – andernfalls gilt das Rechnungsdatum.
**Anzahlungsdatum und Anzahlungsbetrag**
Hat die gewählte Zahlungsbedingung den Typ **Anzahlung**, trägst Du hier Datum und Betrag der Anzahlung ein.
**Toggle “Zahlungsplan”**
Mit Aktivierung des Toggles “**Zahlungsplan**” wird ab den Belegarten **Rechnung** und **Lieferschein/Rechnung** ein zusätzlicher **Bereich “Zahlungsplan”** eingeblendet. Dieser kann dann über den offenen Posten bearbeitet werden. Detaillierte Informationen zum Zahlungsplan findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten.md#bereich-zahlungsplan).
## Bereich Texte
Im Bereich **Texte** erfasst Du Kopf- und Fußtexte für den gesamten Beleg.
Je Text wählst Du, ob er als **Kopftext** oder **Fußtext** gedruckt wird, und schreibst ihn im Editor. Über **+** (**Belegtext hinzufügen**) fügst Du einen weiteren Text hinzu, über eine Textvorlage übernimmst Du vorbereitete Inhalte. Die Reihenfolge änderst Du per Drag-and-Drop. Texte, die VARIO automatisch einfügt, sind als **Automatischer Belegtext** gekennzeichnet.
Wie Du Belegtexte und Textvorlagen einrichtest, erfährst Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege/belegtexte.md).
## Bereich Tags
In der Seitenleiste weist Du dem Beleg **Tags** zu. Wie Du Tags anlegst, erfährst Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/tags.md).
## Bereich Belegzusammenfassung
Dieser Bereich trägt als Titel immer die **Belegart** des aktuellen Belegs.
In der angezeigten Berechnung werden alle relevanten Werte zu dem Beleg erfasst, um eine Summe zum Beleg bzw. zu den Positionen zu berechnen. Darunter werden zusätzlich die Zahlungsart und die Versandart des Belegs angezeigt.
Unterhalb der Netto- und Brutto-Beträge findest Du die Infos zum **Rohertrag** aus dem Beleg. Dieser ergibt sich aus der Summe der Verkaufspreise abzüglich der Umsatzsteuer und abzüglich des Einkaufspreises.
Den Rohertrag siehst Du in Angeboten (als voraussichtlichen Rohertrag), Aufträgen, Lieferscheinen, Lieferschein/Rechnungen und Rechnungen. Dazu zeigt VARIO den Rohertrag in %, den Einkaufspreis und den Netto-Umsatz. Dafür brauchst Du das Recht **Einkaufspreis lesen**.
Gibt es zum Beleg bereits **Abschlagsrechnungen**, **Teilrechnungen** oder eine **Anzahlungsrechnung**, zeigt die Zusammenfassung deren Summe. Über den Button daneben lässt Du sie Dir anzeigen.
Bei **Rechnungen** und **Lieferschein Rechnungen** wird hier auch der aktuelle **Status des Belegs** innerhalb der **FiBu-Übergabe** angezeigt, mit einer entsprechenden Verlinkung.
### Kreditlimit
In den [Adressstammdaten im Bereich Verwaltung](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressstammdaten.md#bereich-verwaltung) kann einem Kunden ein Kreditlimit hinterlegt werden.
Für Adressen mit eingetragenem **Kreditlimit** werden im Beleg unterhalb des Rohbetrags Infos dazu angezeigt. Die Angaben erscheinen in Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen, Lieferschein/Rechnungen und Rechnungen: **Kreditlimit**, **Kreditlimit offen** bzw. **Kreditlimit überzogen** und **Aktueller Belegbetrag**. Verkaufsbelege beeinflussen das offene Kreditlimit des Kunden. Gutschriften sind von der Prüfung ausgenommen.
Ist die gewählte Zahlungsart von der Prüfung ausgenommen, erscheint der Hinweis **Für die gewählte Zahlungsart findet keine Kreditlimitprüfung statt**.
Wenn Du mit einem zu speichernden Beleg das Kreditlimit einer Adresse überziehst, wird Dir das in der Berechnung angezeigt.
Wenn Du daraufhin den Beleg speichern möchtest, erhältst Du die Rückfrage **Kreditlimit überschritten**. Mit **Speichern** speicherst Du den Beleg trotz Überschreitung des Kreditlimits.
Auch teilgelieferte Aufträge und offene Posten aus gebuchten Rechnungen werden bei Berechnungen im Zusammenhang mit dem Kreditlimit beachtet.
In den **Benutzerrollen** im Bereich Einstellungen/Allgemein kannst Du entscheiden, ob ein Benutzer das **Kreditlimit überschreiten** kann. Nur mit diesem Recht erhält er die Rückfrage und kann den Beleg trotzdem speichern. Ohne das Recht erscheint die Meldung **Keine Berechtigung zum Überschreiten des Kreditlimits** und der Beleg wird nicht gespeichert. Angebote kannst Du auch ohne das Recht nach der Rückfrage speichern.
Weitere Informationen zu den Benutzerrollen findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/benutzer-gruppen-and-rollen.md).
### Belegvorschau
Durch Klick auf den **Button “Belegvorschau anzeigen”** wird Dir eine PDF-Vorschau des Belegs angezeigt. Diese lässt sich herunterladen oder ausdrucken. Wenn die Vorschau nicht gedruckt wurde, trägt sie bis dahin ein Stempel-Overlay (Draft).
#### Lieferscheine
In **Lieferscheinen** für abweichende Leistungsländer wird **je nach Artikelart** eine **Liefer- bzw. Leistungsidentifikation** angedruckt:
* für **bestandsgeführte** und **bestandslose** Artikel:
* an **EU-Länder**: "Steuerfreie Innergemeinschaftliche Lieferung"
* an **Drittländer**: "Steuerfreie Ausfuhrlieferung/tax free Export"
* für **Dienstleistungsartikel** an **EU- und Drittländer**: "Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger / Reverse Charge Verfahren"
Sind **verschiedene Artikelarten** vorhanden, entscheidet der **höchste Gesamtpreis** der Position darüber, welche **Liefer- bzw. Leistungsidentifikation** angedruckt wird.
### Belegfunktionen
Unterhalb der Belegvorschau befinden sich die folgenden vier grundlegenden Belegfunktionen plus zwei zusätzliche Optionen:
* **Speichern des Belegs ins Archiv** (Tooltip **Nur Archiv**): Beleg wird veröffentlicht (kann nicht weiter bearbeitet werden) und ins DMS gespeichert. Das **Dokument** ist im **Reiter "DMS"** und im **Menüpunkt "DMS"** zu finden. Die Option steht nur zur Verfügung, solange der Beleg noch nicht veröffentlicht ist.
* **Herunterladen** eines PDF-Exports des Belegs.
* **Druck** des Belegs anhand der Ausgaberegeln unter [**Einstellungen/Allgemein/Ausgabe**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/ausgabe.md#reiter-ausgabe).
* Versenden des Belegs per E-Mail. Wie VARIO Cloud den Empfänger ermittelt, liest Du unter [Wer wird beim E-Mail-Versand eines Belegs als Empfänger eingetragen?](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege/belegerfassung.md#wer-wird-beim-e-mail-versand-eines-belegs-als-empfanger-eingetragen) Unter [**System/Ausgabe/Belegdruck**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-belegdruck.md) kannst Du eine **E-Mail-Vorlage** für die entsprechenden Belege erstellen.
* Über das **Drop-Down-Menü** stehen Dir zwei Optionen zur Verfügung: - **Individuelle Empfängerauswahl**: Ermöglicht Dir, die E-Mail-Empfänger unabhängig von den hinterlegten Ausgaberegeln manuell anzupassen. - **Ausgaberegeln verwalten:** Öffnet die Ausgaberegeln der Adresse in einem neuen Tab, in dem diese angepasst werden können.
Für diese Funktionen brauchst Du in Verkaufsbelegen das Recht **Verkaufsbelege veröffentlichen**.
Ist in einer Rechnung, Lieferschein/Rechnung, Gutschrift oder einem Storno davon als **Format E-Rechnung** **xRechnung** oder **ZUGFeRD** gewählt, kannst Du den Beleg nicht drucken. Der Tooltip am Button nennt den Grund.
#### Wer wird beim E-Mail-Versand eines Belegs als Empfänger eingetragen?
Wenn Du keinen Empfänger individuell ausgewählt hast, prüft VARIO Cloud nacheinander die passende Belegadresse, bei aktivierter Option die Person „Bestellt von“, die Kontakte aus der Ausgaberegel der Adresse und schließlich die Kontaktarten-Priorisierung. Sobald eine Stufe Empfänger liefert, werden die folgenden Stufen nicht ergänzt.
Beim Kunden-Lieferschein wird die E-Mail-Adresse der Lieferadresse verwendet, bei anderen Belegen die der Standardadresse. Bei **finanzrelevanten Verkaufsbelegen**, z. B. Rechnungen, wird die Stufe „Belegadresse“ übersprungen. Die Einzelheiten und die Option „Bestellt von als E-Mail-Empfänger nutzen“ findest Du unter [Einstellungen/Allgemein/Ausgabe](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/ausgabe.md#welche-ausgaberegel-gewinnt). Über „Individuelle Empfängerauswahl“ kannst Du die Empfänger selbst festlegen.
Die Belegfunktionen kannst Du auch in der Übersicht der Belege für **mehrere Belege** gleichzeitig ausführen. Wähle dafür die Belege aus und die gewünschte Funktion über das **3-Punkte-Menü**.
#### Belege gesammelt ausgeben
Im **3-Punkte**-Menü stehen Dir für die markierten Belege **»Drucken«**, **»Als E-Mail versenden«**, **»Im DMS ablegen«** und **»Herunterladen«** zur Verfügung. Es öffnet sich der Dialog **„Belege ausgeben“**:
1. Bestätige die Rückfrage mit **»Ausgabe starten«**. Beim **Herunterladen** kannst Du vorher **»Als ZIP-Datei herunterladen«** einschalten – dann erhältst Du alle PDFs gesammelt in einer ZIP-Datei statt einzeln.
2. Während der Ausgabe zeigt ein Fortschrittsbalken den Stand an, z. B. „3 von 10 Belegen verarbeitet …“. Mit **»Abbrechen«** stoppst Du die Ausgabe; sie endet nach dem aktuellen Beleg. Nicht mehr verarbeitete Belege erhalten den Hinweis „Abgebrochen – nicht verarbeitet“.
3. Am Ende siehst Du, wie viele Belege erfolgreich ausgegeben wurden. Darunter listet VARIO Cloud alle Belege, die nicht automatisch ausgegeben werden konnten, jeweils mit dem Grund. Über das Symbol **»Beleg öffnen«** öffnest Du den Beleg. Konnte eine E-Mail nicht automatisch versendet werden, öffnest Du sie über **»E-Mail öffnen«** und versendest sie manuell.
4. Mit **»Wiederholen«** startest Du die Ausgabe für fehlgeschlagene oder abgebrochene Belege erneut, mit **»Schließen«** beendest Du den Dialog.
### Aktion
Im Bereich **Aktion** werden Dir alle verfügbaren Aktionen zu dem aktuell geöffneten Beleg angezeigt. Diese können je nach Belegart und -status unterschiedlich ausfallen. Typische Aktionen sind zum Beispiel:
* **Speichern** und **Bearbeiten** eines Belegs
* Die **Übernahme in einen Folgebeleg**
* Das **Kopieren** des aktuellen Belegs
* Das **Auflösen** eines Belegs (z.B. beim Auftrag)
{% hint style="warning" %}
**Auflösen:** Angebote und Aufträge können nur aufgelöst werden, wenn sie noch nicht in einen Folgebeleg übernommen wurden. Beim Auflösen werden bestehende Reservierungen in den Artikeln entfernt. Ein aufgelöster Auftrag kann nicht erneut übernommen werden – ein **Kopieren** ist jedoch weiterhin möglich.
**Kopieren:** Mit der Aktion “kopieren” erstellst Du einen neuen Beleg auf Basis der aktuellen Daten. Vor dem Erstellen kannst Du eine andere Belegart wählen.
{% endhint %}
#### Beleg wurde zwischenzeitlich geändert
Vor einer Aktion im Bereich **Aktion**, z. B. **Speichern**, prüft VARIO Cloud, ob der angezeigte Belegstand noch aktuell ist. Hat ein anderer Benutzer oder ein zweiter Tab den Beleg inzwischen geändert, erscheint die Meldung **„Der Beleg wurde zwischenzeitlich geändert“**. Die gewählte Aktion wird dann nicht ausgeführt; stattdessen wird der aktuelle Stand geladen. Das kann beispielsweise nach Ablauf oder Aufhebung der [Datensatzsperre](/vario-cloud-handbuch/system/datensatzsperren.md) passieren.
Über „Änderungen anzeigen“ in der Benachrichtigung öffnest Du den Dialog „Belegänderungen“. Dort vergleichst Du Deinen bisherigen Stand mit dem aktuellen Stand des Belegs. Mit „Nur Änderungen anzeigen“ blendest Du unveränderte Bereiche aus. Die Benachrichtigung bleibt stehen, bis Du sie schließt.
Prüfe die Änderungen und löse die gewünschte Aktion anschließend erneut aus.
#### Lieferschein stornieren oder löschen
Ob Du einen **Lieferschein** stornieren oder löschen kannst, hängt davon ab, ob er schon weiterverarbeitet wurde:
| Zustand des Lieferscheins | Möglich |
| -------------------------------------------------------------------- | ---------- |
| Gespeichert, nicht veröffentlicht, ohne Folgebeleg | Löschen |
| Veröffentlicht, teilweise übernommen, übernommen oder mit Folgebeleg | Stornieren |
Ein Lieferschein mit **Folgebeleg** lässt sich nicht löschen, sondern nur stornieren. Das Stornieren ist nicht möglich, solange ein aktiver Folgebeleg existiert – mit einer Ausnahme: Eine **Proforma-Rechnung** verhindert das Stornieren nicht, auch wenn sie noch aktiv ist. Ist der Folgebeleg z. B. eine Rechnung, musst Du diese zuerst stornieren.
Beim Stornieren wird die Lagerbuchung des Lieferscheins zurückgenommen und die Menge wieder für den Auftrag reserviert. Der Auftrag ist danach wieder offen und kann erneut in einen Lieferschein übernommen werden. Für das Stornieren von Lieferscheinen benötigst Du ein eigenes Benutzerrecht.
#### Neue Version erstellen für veröffentlichte Belege
Bei **veröffentlichten Angeboten**, **Aufträgen mit Vorkasse** und **teilweise übernommenen Aufträgen** steht die Aktion **„Neue Version erstellen“** zur Verfügung. Mit dieser Aktion wird der Beleg wieder in den **Bearbeitungsmodus** versetzt, sodass er nachträglich bearbeitet werden kann. Es können beliebig viele Versionen erstellt werden, solange der Beleg nicht übernommen wurde.
Der bereits veröffentlichte Beleg ist im Reiter **„DMS“** zu finden. Beim **Veröffentlichen** der **neuen Version** wird diese ebenfalls im Reiter **„DMS“** gespeichert. Die neue Version wird dann als neues **Hauptdokument** markiert. Weitere Informationen zur Kennzeichnung als Hauptdokument findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege/weitere-reiter.md#reiter-dms).
#### Teilweise übernommene Aufträge abschließen
Wenn ein Auftrag **mit einer geringeren Menge als der angegebenen Menge** für eine Position übernommen wird, erhält er den **Status „Teilweise übernommen“**. Bei **teilweise übernommenen Aufträgen** stehen Dir **zwei zusätzliche Aktionen** zur Verfügung:
**Auftrag abschließen:** Der Status des Auftrags wird auf **„Auftrag übernommen“** gesetzt. Damit gilt der Auftrag als **abgeschlossen**.
**Auftrag wieder öffnen:** Ein teilweise übernommener Auftrag, der mit der **Aktion „Auftrag abschließen“** abgeschlossen wurde, kann wieder in den **Status „Teilweise übernommen“** versetzt und bearbeitet werden. Die Aktion steht nur zur Verfügung, wenn noch **keine Schlussrechnung** vorhanden ist und **nicht gelieferte** sowie **nicht fakturierte Restmengen** bestehen.
#### Picklisten-Vorlage beim Übernehmen in Kommissionierung
Beim Übernehmen eines Auftrags in die Kommissionierung kannst Du Dir die Bezeichnung der **Picklisten-Vorlage** anzeigen lassen.
Lege dafür unter [**Einstellungen/Lager/Picklisten**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-lager/picklisten.md#selektion-von-auftragen) eine Picklisten-Vorlage für die **Einzel-Kommissionierung** an. Diese muss als **Standard-Pickliste** festgelegt und einem **Verkaufskanal** zugeordnet werden. Der Verkaufskanal darf keiner bereits hinterlegten Standardvorlage zugeordnet sein.
Wähle im **Auftrag** im **Bereich „Belegdaten“** den entsprechenden **Verkaufskanal** aus. Nach dem Speichern wird die Aktion „In Einzelkommissionierung übernehmen“ mit der entsprechenden Vorlage angezeigt.
#### Liefermenge bei der Übernahme in Kommissionierung bestimmen
Bei der Übernahme eines **Auftrags** in die Einzelkommissionierung hängt die Angabe der kommissionierbaren Menge vom **Lieferdatum der Position** ab. Dieses kann in der **Detailansicht der Position** eingesehen und bearbeitet werden. Liegt das bestätigte Lieferdatum in der Zukunft, ist das **Feld „Menge“** standardmäßig **leer**. Ist nur das **Wunschdatum** ausgefüllt und liegt dieses ebenfalls in der Zukunft, bleibt das Feld ebenfalls leer. Andernfalls wird das Feld mit der **auszuliefernden Menge** ausgefüllt.
Der Dialog erscheint jedoch **nur**, wenn **mindestens** ein Lieferdatum in der Zukunft liegt. Wählst Du stattdessen die **Aktion „In Einzel-Kommissionierung mit Auswahl übernehmen“** aus, wird der Dialog unabhängig von den angegebenen Lieferdaten immer angezeigt.
#### Paketaufkleber drucken und Paket erzeugen und bearbeiten
Enthält ein **Lieferschein** eine Versandart mit einer **Anbindung an einen Versanddienstleister**, z. B. DHL, stehen zwei weitere Aktionen zur Verfügung.
Mit der **Aktion "Paketaufkleber drucken"** wird ein Paketaufkleber für die Lieferung entsprechend den hinterlegten Einstellungen der Versandart ausgedruckt.
Mit der **Aktion "Paket erzeugen und bearbeiten"** kannst Du eine Sendung erzeugen, die im [**Reiter "Sendungsübersicht"**](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege/weitere-reiter.md#sendungsubersicht) aufgelistet wird. In dieser kannst Du die **Pakete** und **Versandaufkleber** bearbeiten bzw. ausdrucken lassen.
#### Lieferscheine in Sammelrechnungen übernehmen
Wenn ein Auftrag in **mehrere Lieferscheine übernommen** wurde und diese **veröffentlicht** wurden, steht Dir für die **Lieferscheine** die **Aktion „In Sammelrechnung übernehmen“** zur Verfügung. Mit dieser Aktion können die Lieferscheine zu einer Sammelrechnung zusammengefasst werden. Diese enthält **alle Positionen** der übernommenen **Lieferscheine**. Die Aktion kann unabhängig von den **Einstellungen** der **Adresse** ausgeführt werden.
Die Aktion wird nur angeboten, wenn der Auftrag **vollständig übernommen** wurde und mindestens **zwei Lieferscheine** für den Auftrag erstellt und **veröffentlicht** wurden. Bereits übernommene **Lieferscheine** sowie über **Einzelrechnungen** berechnete **Mengen** werden nicht in die Sammelrechnung einbezogen.
Weitere Informationen zu den Lieferscheinen findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/adressen/kontextmenu-in-adressen.md#sammelrechnung).
## Bereich Belegkette
Im Bereich **Belegkette** werden der aktuelle Beleg und seine Vorbelege angezeigt. Zu jedem Beleg siehst Du den Nettobetrag, den Bruttobetrag zeigt der Tooltip.
Die anderen Belege lassen sich in einer Vorschau anzeigen oder wahlweise in einem neuen Tab öffnen.
Mit Klick auf das entsprechende **Icon** lässt sich die Belegkette auch in einer maximierten Ansicht anzeigen.
In der Belegkette können Teilketten mehrerer Belegketten erfasst sein.
Das ist dann der Fall, wenn sich ein zusammengesetzter Geschäftsvorfall nicht in einer einzelnen abgeschlossenen Belegkette darstellen lässt. In der Belegkette wird dann angezeigt, wie die Belege zusammenhängen. Bei komplizierteren Konstellationen kannst Du Dir die Belegkette in der maximierten Ansicht anzeigen lassen, um somit einen besseren Überblick gewinnen zu können.
## Bereich Zusatzfelder
Im unteren Bereich werden die Zusatzfelder hinterlegt, die unter **Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder** den Belegen zugeordnet wurden. Über die Option “Einträge verwalten” wirst Du direkt zu den Einstellungen innerhalb eines neuen Tabs geleitet, in dem Du neue und bestehende Zusatzfelder definieren kannst. Eine ausführliche Hilfe dazu findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder.md).
Über die Nutzereinstellungen/Zusatzfelder kannst Du die Reihenfolge festlegen, in der die Reiter mit den jeweiligen Zusatzfeldgruppen erscheinen sollen. Mehr dazu findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/personliche-benutzereinstellungen.md#reiter-zusatzfelder).
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# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.
## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question.
Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters:
```
GET https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege/belegerfassung.md?ask=&goal=
```
`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.
Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.
Daneben stehen Dir die Aktionen **„Vorschau anzeigen“** und **„Drucken“** zur Verfügung. Damit öffnest Du die Pickliste als PDF oder schickst sie nach einer Rückfrage direkt an den Drucker, ohne erst in die Kommissionierung zu wechseln – das funktioniert auch direkt nach einer Sofortkommissionierung.
Angezeigt wird immer die **neueste Pickliste** des Auftrags, auch wenn sie bereits abgeschlossen ist. Stornierte Picklisten erscheinen nicht. Gibt es zum Auftrag ältere Picklisten, öffnet der Pfeil neben den Aktionen das Menü **„Weitere Picklisten (Anzahl)“**. Dort findest Du jede ältere Pickliste mit Nummer und Status sowie mit eigenen Aktionen für die Vorschau und das Drucken.
{% endhint %}
## Bereich Hauptadresse
Im Bereich Hauptadresse werden die Adressdaten eingetragen, an die der Beleg ausgestellt ist. Im Verkauf folgt dies der Logik “Ich verkaufe die Positionen an folgende Adresse”.
Normalerweise wird durch Neuanlage eines Belegs direkt die Adresssuche (Übersicht) geöffnet, in welcher Du dann eine Adresse auswählen kannst. Ist die Adresse nicht als **Kunde** gekennzeichnet, muss dies vor Anlage eines **Verkaufsbeleges** in den Stammdaten erfolgen, wie oben beschrieben kannst Du dies aber auch bei der Belegerfassung erledigen.
Die Hauptadresse kann im Beleg händisch angepasst, bzw. geändert werden.
Wählst Du die Standardadresse eines **B2C-Kunden**, übernimmt VARIO Cloud Anrede, Titel, Telefonnummer und E-Mail-Adresse in die Belegadresse. Hat die Adresse dafür keine eigenen Angaben, verwendet VARIO Cloud die Angaben des **Standard-Ansprechpartners** aus dem [Reiter „Ansprechpartner“](/vario-cloud-handbuch/adressen/weitere-reiter-in-adressen.md#reiter-ansprechpartner). Eigene Angaben der Adresse haben Vorrang. Bei B2B-Kunden und bei weiteren Adressen eines B2C-Kunden übernimmt VARIO Cloud nichts vom Standard-Ansprechpartner.
Unterhalb der Hauptadresse wählst Du im Bearbeitungsmodus über die Buttons **Lieferadresse**, **Rechnungsadresse** und **Retoure-Lieferadresse** eine abweichende Adresse aus. Ist in der Hauptadresse der Toggle **"Sammelrechnung erlauben"** aktiviert, ist der Button **"Rechnungsadresse"** gesperrt. Eine abweichende Adresse entfernst Du über das **X**.
{% endcolumn %}
{% column width="83.33333333333334%" %}
Öffnet den Rechner [Menge in Maßeinheit umrechnen](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege/belegerfassung.md#menge-in-masseinheit-umrechnen), wenn an der Position ein positiver Inhalt in einer anderen Maßeinheit hinterlegt ist.
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}
{% columns %}
{% column width="16.666666666666664%" valign="middle" %}
 /
{% endcolumn %}
{% column width="83.33333333333334%" valign="middle" %}
Das Symbol neben dem Gesamtbetrag gibt an, ob der Preis manuell eingetragen wurde oder aus dem Artikel bzw. Vorbeleg stammt.
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}
{% columns %}
{% column width="16.666666666666664%" valign="middle" %}
{% endcolumn %}
{% column width="83.33333333333334%" %}
Kennzeichnet, dass die [**Auftragsposition mit Einkaufsbelegen verknüpft**](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege/belegerfassung.md#verknupfung-von-auftragspositionen-mit-bestellungen) ist. Mit einem Klick auf das Icon werden Dir die verknüpften Belege aufgelistet. Klicke auf einen Beleg, um diesen in einem neuen Tab zu öffnen.
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}
{% columns %}
{% column width="16.666666666666664%" valign="middle" %}
{% endcolumn %}
{% column width="83.33333333333334%" valign="middle" %}
Positionsmenge ist vollständig lieferbar
Positionsmenge ist teilweise lieferbar
Positionsmenge ist nicht lieferbar
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}
{% hint style="info" %}
Über die [**Belegparameter** ](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege/parameter.md#anzeige-der-verfugbarkeit-im-beleg)kannst Du bestimmen, ob die Lieferbarkeit als **Bestand - Menge in Kommissionierung** oder **Bestand - reservierte Menge** berechnet werden soll.
{% endhint %}
{% columns %}
{% column width="16.666666666666664%" valign="middle" %}
{% endcolumn %}
{% column width="83.33333333333334%" valign="middle" %}
Detailansicht der Position öffnen. Hier stehen verschiedene Bereiche zur Verfügung, in denen grundlegende Merkmale zur Belegposition bearbeitet werden können. Weitere Informationen zu den einzelnen Bereichen findest Du im [**Abschnitt "Detailansicht"**](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege/belegerfassung.md#detailansicht).
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Position löschen
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Das Löschen geschieht direkt beim Klick auf das Symbol und ggf. bereits in der Zeile erfasste Informationen gehen dabei verloren.
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{% endcolumn %}
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Lieferstatus Offen
Lieferstatus Teilweise abgeschlossen
Lieferstatus Abgeschlossen
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{% hint style="info" %}
Mit einem Klick auf das Icon kannst Du direkt den **Bereich "Lieferung"** in der **Detailansicht** der Position öffnen.
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Position verschieben
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#### Tastenkürzel
Für die Positionserfassung gibt es verschiedene Tastenkürzel. Diese änderst Du in den Benutzereinstellungen im Reiter [**Tastenkürzel**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/tipps-zur-bedienung.md#tastenkurzel-anpassen).
| Tastenkürzel | Funktion |
| ------------------------------------- | ------------------------------------- |
| **Alt + Bild auf** | Position am Anfang einfügen |
| **Alt + Bild ab** | Position am Ende einfügen |
| **Alt + P** | Feld "Artikelbezeichnung" fokussieren |
| **Alt + Umschalt + P** | Position duplizieren |
| **Alt + Entf** | Position löschen |
| **Alt + Umschalt + Pfeil nach oben** | Position nach oben verschieben |
| **Alt + Umschalt + Pfeil nach unten** | Position nach unten verschieben |
| **Alt + O** | Detailansicht der Position öffnen |
#### Menge und Verkaufseinheit
In Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Lieferschein/Rechnungen prüft VARIO beim Speichern der Positionen, ob die Menge ein Vielfaches der Verkaufseinheit ist. Geprüft werden neue Positionen sowie Positionen, deren Artikel oder Menge geändert wurde. Das Verhalten steuert der **Belegparameter "Menge muss Vielfaches der Verkaufseinheit sein"**:
* **Aktiviert** (Standard): Ist die Menge kein Vielfaches der Verkaufseinheit, rundet VARIO sie auf das nächste Vielfache auf. Dazu erscheint der Hinweis **"Die Menge wird auf ein Vielfaches der Verkaufseinheit aufgerundet"**.
* **Deaktiviert**: Ist die Menge kein Vielfaches der Verkaufseinheit, fragt VARIO für die betroffene Position nach, ob aufgerundet werden soll. Mit **Ja** wird aufgerundet; mit **Nein** bleibt die Menge unverändert.
Weitere Informationen zu diesem Belegparameter findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege/parameter.md#menge-muss-vielfaches-der-verkaufseinheit-sein).
#### Menge in Maßeinheit umrechnen
Ist an der Position ein positiver Inhalt je Mengeneinheit in einer anderen Maßeinheit hinterlegt, zeigt der Feldname die umgerechnete Menge, z. B. „Menge (Stk) ≙ 2,5 QM“ bei 10 Stück mit 0,25 QM je Stück.
Im Bearbeitungsmodus öffnest Du über das Taschenrechner-Symbol im Mengenfeld den Rechner. Der Tooltip lautet z. B. „Menge in QM umrechnen“.
1. Gib entweder die Menge in der Mengeneinheit ein; die Menge in der Maßeinheit wird mitgerechnet.
2. Oder gib die benötigte Menge in der Maßeinheit ein. VARIO rundet dann auf ganze Mengeneinheiten auf: Bei 0,9 QM und 0,25 QM je Stück ergeben sich 4 Stück. Die zusätzliche Zeile zeigt die abgedeckte Menge „4 Stk ≙ 1 QM“. Ist für den Artikel eine [**Verkaufseinheit**](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelstammdaten.md#verkaufseinheit) hinterlegt, rundet VARIO auf ein Vielfaches der Verkaufseinheit auf. Bei einer Verkaufseinheit von 5 ergeben sich im Beispiel also 5 Stück.
3. Übernimm die positive Menge mit „Übernehmen“ oder Enter.
Ohne positiven Inhalt oder bei identischer Mengen- und Maßeinheit erscheint das Symbol nicht. Der Rechner steht auch in Einkaufspositionen zur Verfügung.
#### Bestandsprüfung im Auftrag
Ist der [**Belegparameter "Bestandsprüfung bei Auftragserfassung"** ](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege/parameter.md#bestandsprufung-bei-auftragserfassung)aktiviert, prüft VARIO beim Hinzufügen von Positionen in Aufträgen den verfügbaren Bestand.
* Reicht der Bestand nur teilweise aus, fragt VARIO beim Eintragen der Menge nach, ob diese auf die verfügbare Menge angepasst werden soll.
* Ist gar kein Bestand verfügbar, erscheint beim Hinzufügen der Position der Hinweis **"Es gibt keinen verfügbaren Bestand. Menge bleibt unverändert"**.
Im Standard ist der Parameter deaktiviert. In diesem Fall erscheinen keine Meldungen bei nicht vorhandenem oder nur teilweise verfügbarem Bestand.
#### **Verknüpfung von Auftragspositionen mit Bestellungen**
Nach dem **Übernehmen** eines **Auftrags** in eine **Bestellung** wird die Verknüpfung der Auftragspositionen mit der **Bestellung** anhand des **grünen Icons** am Ende der **Positionen** gekennzeichnet.
Mit einem Klick darauf kannst Du die Bestellung in einem **neuen Tab** öffnen.
am Feld (**Benutzerdefiniertes Gewicht**). Über das **Kalender-Icon**  an derselben Stelle mit dem Tooltip **"Gewicht automatisch berechnen"** kehrst Du zur Berechnung zurück.
**CBM Gesamt**
Zeigt das Gesamtvolumen der Positionen in Kubikmetern, sofern bei den Artikeln hinterlegt.
**Voraussichtliche Paketanzahl**
Hier kannst Du die voraussichtliche Paketanzahl manuell eintragen. Sie wird automatisch anhand des Gesamtgewichts ermittelt, wenn in **Einstellungen/Lager/Lieferungsmodalitäten/Versandarten** die Option **Paketgewicht-Quelle** auf **automatisch** gesetzt ist. Dafür müssen in der Versandart ein **minimales und ein maximales Gewicht pro Paket** angegeben sein.
Die Anzahl im Feld wird aktualisiert, wenn über den Versender (z. B. DHL) ein Paketaufkleber gedruckt wird und dabei mehrere Pakete angegeben werden. Zusätzlich können in der Lieferbedingung Versandkosten hinterlegt werden, die erst ab einer bestimmten Anzahl angewandt werden. Diese Anzahl bezieht sich auf das hier beschriebene Feld.
**Versanddatum (reine Info)**
Falls bekannt, kann hier das Versanddatum zum Beleg bzw. zu den Belegpositionen eingetragen werden.
**Lieferdatum (Wunsch)**
Wenn Dein Kunde einen Wunschtermin für das Lieferdatum angegeben hat, kann dieser hier eingetragen werden. Hier kann auch ein Zeitraum angegeben werden.
**Lieferdatum (Bestätigt)**
Hier lässt sich festhalten, welches Lieferdatum Du Deinem Kunden bestätigt hast. Hier kannst Du auch einen Zeitraum angeben.
**Lieferbemerkung**
Hierbei handelt es sich um ein Textfeld, mit dem ein Text “Lieferbemerkung” zur Lieferung festgehalten werden kann.
**E-Mail & Telefonnummer an Versender weiterleiten**
Über die **Toggles “E-Mail an Versender weiterleiten”** und **“Telefonnummer an Versender weiterleiten”** kannst Du festlegen, ob die entsprechenden Daten **an DHL übergeben** werden sollen. Falls bei der **Adresse** eine **Versandart** hinterlegt ist, werden die **Einstellungen der Toggles** aus dieser übernommen.
## Bereich Zahlung
