Belegerfassung
Im Reiter Belegerfassung werden die wichtigsten Eckdaten zu Deinem Verkaufsbeleg festgehalten und Dir stehen Funktionen zur Verfügung, um den Beleg selbst zu bearbeiten oder ihn in andere Belegtypen zu übernehmen.
Aufträge in Kommissionierung
Bei Aufträge in Kommissionierung wird neben dem Status des Auftrags auch der Status sowie die Nummer der Pickliste angegeben.
Bereich Hauptadresse
Im Bereich Hauptadresse werden die Adressdaten eingetragen, an die der Beleg ausgestellt ist. Im Verkauf folgt dies der Logik “Ich verkaufe die Positionen an folgende Adresse”.
Normalerweise wird durch Neuanlage eines Belegs direkt die Adresssuche (Übersicht) geöffnet, in welcher Du dann eine Adresse auswählen kannst. Ist die Adresse nicht als Kunde gekennzeichnet, muss dies vor Anlage eines Verkaufsbeleges in den Stammdaten erfolgen, wie oben beschrieben kannst Du dies aber auch bei der Belegerfassung erledigen.
Die Hauptadresse kann im Beleg händisch angepasst, bzw. geändert werden.
Unterhalb der Hauptadresse kann durch Klick auf einen der Buttons, eine abweichende Liefer- oder Rechnungsadresse aus den Zusatzadressen ausgewählt werden.
Bereich Belegdaten
Mit der Belegnummer ist jeder Beleg eindeutig identifiziert und das Belegdatum kennzeichnet das Erstellungsdatum eines jeden Beleges. Die Adressnummer zeigt die Adressnummer der ausgewählten Hauptadresse an.
Leistungsdatum
Wenn es ein vom Belegdatum abweichendes Leistungsdatum gibt, lässt sich dieses hier eintragen. Relevant u. a. für die FiBu.
Kundennummer
Zeigt die Kundennummer der ausgewählten Hauptadresse an. (Lieferantennummer und Kundennummer sind nicht mit der Adressnummer einer Adresse zu verwechseln.)
Toggle Steuerpflichtig
Wenn es sich um ein steuerpflichtiges Geschäft handelt, muss dieser Toggle aktiviert sein. Der entsprechende Mehrwertsteuersatz wird dann auf den Betrag angewandt.
Für steuerfreie Warenlieferungen werden unter folgenden Voraussetzungen diese Texte in der Belegausgabe ausgegeben:
Inland
Ja
Ja
Ja
Land Toggle “Steuerpflichtig” Toggle “§13b” geprüfte USt.-IdNr. Info Textausgabe
“Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger/ Reverse Charge Verfahren”
EU
Nein
Nein
Ja
“steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung”
Drittland
Nein
Nein
Ja
“steuerfreie Ausfuhrlieferung/ tax free Export”
Bestellt von
In diesem Feld wählst Du einen Ansprechpartner aus, der der im Beleg hinterlegten Kundenadresse zugeordnet ist. Die Auswahl erfolgt aus den beim Kunden hinterlegten Ansprechpartnern. Alternativ kannst Du auch einen freien Text eintragen – zum Beispiel, wenn der Ansprechpartner nicht im System gespeichert ist oder eine individuelle Bezeichnung erforderlich ist.
Die Information aus diesem Feld wird standardmäßig im zugehörigen Beleg-Report (z. B. Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung) mit ausgegeben.
Zuständiger Benutzer
Für den Beleg (bzw. für den Geschäftsvorgang der damit zusammenhängt) zuständiger VARIO Benutzer.
Wenn der ausgewählte Benutzer als Ansprechpartner in der eigenen Adresse hinterlegt ist– inklusive der zugehörigen Kontaktinformationen– werden diese automatisch im Belegausdruck übernommen. Weitere Informationen zum Thema Ansprechpartner findest Du hier.
Externe Belegnummer
Wenn es bei der im Beleg eingetragenen Adresse eine eigene (Beleg-) Nummer oder Referenznummer zu dem Vorgang gibt, kann diese hier eingetragen werden.
Vorgabelager
Hier kann ein Lager ausgewählt werden, dass für Aktionen im Zusammenhang mit dem Beleg als Standardlager ausgewiesen wird.
Reportgruppe
Hier kannst Du eine der unter System/Ausgabe angelegten Reportgruppen auswählen, die spezifisch für diesen Beleg gelten soll. Weitere Informationen zu den Reportgruppen findest Du hier.
Belegtyp nach Kommissionierung
In diesem Feld kannst Du auswählen, in welchen Belegtyp der Beleg (Auftrag) nach einer abgeschlossenen Kommissionierung übernommen werden soll. Hier kannst Du Belegarten aus den Kategorien “Lieferschein” und “Lieferschein/Rechnung” auswählen. Standardmäßig wird die Standardbelegart aus der Kategorie “Lieferschein” ausgewählt, sofern keine andere Belegart in der Adresse festgelegt ist.
Weitere Informationen zur Kommissionierung findest Du hier.
Max. Lieferungen
Hierüber kann für einen Beleg definiert werden, dass die enthaltenen Artikelpositionen in einer vorgegebenen Anzahl von Lieferungen komplett geliefert werden sollen.
Stapel-Priorität
Hier kannst Du einstellen, welche Priorität der Beleg bei der Stapelverarbeitung erhalten soll. Sofern keine weitere Priorität in der Adresse festgelegt wurde, wird standardmäßig die Priorität 5 angegeben.
Umsatzsteuerberechnung
Hier kannst Du zwischen der “Horizontalen” und der “Vertikalen” Umsatzsteuerberechnung wählen. Diese Einstellung hat Vorrang vor allen anderen Einstellungen. Weitere Details findest Du hier.
Sprache
Legt fest, in welcher Sprache der Beleg ausgegeben wird. Wie VARIO Cloud die Sprache ermittelt, liest Du unter Sprache.
Verkaufskanal
Hier kannst Du einen der unter dem Menüpunkt „Verkaufskanäle“ hinterlegten Verkaufskanäle auswählen. Wenn der Beleg in Verbindung mit einem angebundenen Verkaufskanal wie Shopware 6 erstellt wurde, wird der entsprechende Verkaufskanal hier hinterlegt. Standardmäßig wird der Standardverkaufskanal „default-channel“ hinterlegt.
Fakturierungsart
Mit diesem Feld kannst Du Dich entschieden, ob der Beleg als Brutto– oder Nettorechnung ausgegeben werden soll. Bei einer Bruttorechnung werden die Bruttopreise aller Positionen angezeigt, aus denen der Gesamtbruttobetrag inklusive der Umsatzsteuer errechnet wird. Bei einer Nettorechnung werden hingegen die Nettopreise der einzelnen Positionen aufgelistet. Diese werden zum Nettogesamtpreis zusammengerechnet bevor die Umsatzsteuer hinzugerechnet werden. Die Gesamtsumme der Rechnung ist in beiden Fällen gleich.
Toggle Lieferung freigegeben
Dieser Toggle wird ab dem Belegtyp “Auftrag” angezeigt. Wenn der Toggle deaktiviert ist, kannst Du nach Speichern des Auftrags diesen nicht in den nächsten Belegtyp (Lieferschein bzw. Lieferschein/Rechnung) übernehmen.
Toggle § 13b UStG
Der § 13b UStG regelt, dass bei bestimmten Geschäften die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht. Dieses Verfahren nennt man auch “Reverse Charge” und kommt vor allem bei Geschäften über die Landesgrenzen hinaus zum tragen. Die Umsatzsteuer wird dabei nicht auf der Rechnung ausgewiesen, sondern ist vom Leistungsempfänger an das zuständige Finanzamt zu entrichten. Dies betrifft unter anderem den Emissionshandel, Entsorgung von Produktionsabfällen, Bauleistungen und Leistungen aus dem Ausland. Aktiviere diesen Toggle, um Belege gemäß §13b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) zu behandeln. Weitere Details findest Du hier unter Toggle “Steuerpflichtig”).
Sprache
Die Sprache des Belegs bestimmt, in welcher Sprache VARIO Cloud die Texte auf dem Beleg ausgibt. VARIO Cloud übernimmt sie automatisch aus dem Feld Sprache einer der Belegadressen – welche das ist, hängt von der Belegart ab:
Lieferschein
Lieferadresse
Rechnung, Lieferschein/Rechnung, Gutschriften und deren Stornos
Rechnungsadresse
Alle anderen Belegarten, z. B. Angebot und Auftrag
Hauptadresse des Belegs
Ist in dieser Adresse keine Sprache hinterlegt, nimmt VARIO Cloud die Sprache der Hauptadresse. Fehlt auch dort eine Sprache, gilt die Sprache Deiner eigenen Adresse.
Du kannst die Sprache im Feld „Sprache“ von Hand ändern. Fährst Du mit der Maus über das Feld, zeigt Dir ein Hinweis, woher die ermittelte Sprache stammt, z. B. „Einstellung aus der Lieferadresse“ oder „Einstellung aus der eigenen Adresse“.
VARIO Cloud ermittelt die Sprache neu – und verwirft dabei eine von Hand gewählte Sprache –, wenn Du den Beleg in einen Folgebeleg übernimmst, eine andere Hauptadresse wählst, eine Rechnungsadresse einer anderen Adresse wählst oder sich das Land der Haupt- oder Lieferadresse ändert. Wählst Du dagegen nur eine andere Liefer- oder Rechnungsadresse derselben Adresse mit gleichem Land, bleibt die Sprache unverändert.
Was die Belegsprache steuert
Die Druckbeschreibungen aus den Übersetzungen von Versandart und Lieferbedingung (siehe Lieferungsmodalitäten) sowie von Zahlungsart und Zahlungsbedingung (siehe Zahlungsmodalitäten).
Die Bezeichnung Ausgabe der Belegart (siehe Belegarten).
Artikelbezeichnung und Artikeltext einer neuen Position: VARIO Cloud nimmt die Artikelbeschreibung in der Belegsprache aus dem Verkaufskanal des Belegs, sonst aus dem Standardverkaufskanal. Gibt es keine Beschreibung in der Belegsprache, nimmt VARIO Cloud die Beschreibung in der Sprache Deiner eigenen Adresse. Das gilt nur, solange Bezeichnung bzw. Text der Position noch leer sind.
Die Auswahl des Reports und die Textbausteine im Belegdruck (siehe Wie VARIO Cloud den passenden Report auswählt und Übersetzungen).
Belegtexte richten sich dagegen nicht nach der Belegsprache, sondern nach der Sprache der Hauptanschrift der Adresse, auf die der Beleg ausgestellt ist.
Stapelverarbeitung
Option hat aktuell nur Auswirkungen auf die Picklistenerstellung
Die Option greift nur, wenn der Vorgang über eine Stapelverarbeitung ausgeführt wird.
Momentan betrifft das nur die Stapelverarbeitung zur Picklistenerstellung.
Bei zukünftigen Stapelverarbeitungen, z. B. zur automatischen Übernahme von Aufträgen in Lieferbelege, wird die Option ebenfalls berücksichtigt.
Achtung: Bei manueller Übernahme von Aufträgen in Lieferbelege wird die Option nicht angewendet. In diesem Fall entscheidest Du als Benutzer aktiv, welche Positionen in den Lieferbeleg übernommen werden und wie die Lieferung erfolgen soll.
Hier hast Du die Wahl zwischen den folgenden Optionen:
Gemäß Kriterien im Stapel: Der Auftrag wird gemäß den Vorgaben der unter Einstellungen/Lager/Picklisten erstellten Picklistenvorlage in Einzel-Kommissionierung übernommen.
Keine Verarbeitung: Der Auftrag darf nur manuell in die Kommissionierung übernommen werden und wird bei der automatischen Picklistenerstellung im Menüpunkt Lager/Warenausgang nicht berücksichtigt.
Kompletten Auftrag liefern: Der Auftrag wird nur in die Kommissionierung übernommen, wenn alle Positionen lieferbar sind, indem ausreichend Bestand zur Verfügung steht.
Nur komplette Positionen liefern: Es werden nur Positionen in einen Kommissionierschein übernommen, deren Gesamtmenge lieferbar ist.
Nur komplette Positionen liefern, aber maximal zwei Teillieferungen: Entsprechend der Option „Nur komplette Position“ werden nur vollständig lieferbare Positionen berücksichtigt – es sind jedoch maximal zwei Teillieferungen zulässig.
Nur komplette Positionen liefern, aber maximal drei Teillieferungen: Entsprechend der Option “Nur komplette Position” werden nur vollständig lieferbare Positionen berücksichtigt – es sind jedoch maximal drei Teillieferungen zulässig.
Ohne Kommissionierung: Der Auftrag darf weder manuell in die Kommissionierung übernommen noch bei der Erstellung von Picklisten im Menüpunkt Lager/Warenausgang berücksichtigt werden.
Verfügbare Mengen liefern: Der Auftrag darf beliebig oft in einen Kommissionsschein übernommen werden, solange für die jeweiligen Positionen ausreichende Mengen verfügbar sind.
Verfügbare Mengen liefern, aber maximal zwei Teillieferungen: Entsprechend der Option “Verfügbare Mengen liefern” kann der Auftrag beliebig oft in einen Kommissionsschein übernommen werden – es sind jedoch maximal zwei Teillieferungen zulässig.
Verfügbare Mengen liefern, aber maximal drei Teillieferungen: Entsprechend der Option “Verfügbare Mengen liefern” kann der Auftrag beliebig oft in einen Kommissionsschein übernommen werden – es sind jedoch maximal drei Teillieferungen zulässig.
Verfügbare Mengen liefern, dann Auftrag abschließen: Nach der ersten Lieferung der im Lager verfügbaren Mengen können die verbleibenden Restmengen eines Auftrags nicht mehr in einen Kommissionsschein übernommen werden.
Weiterverarbeiten wenn Vor-Kommissionierung abgeschlossen: Auftrag erst weiterverarbeitet werden, nachdem er über den Menüpunkt Lager/Warenausgang vor-kommissioniert wurde. Dafür ist eine Picklistenvorlage vom Typ “Vor-Kommissionierung” unter Einstellungen/Lager/Picklisten erforderlich.
Sofern keine der Optionen in der Adresse bereits festgelegt wurde, ist standardmäßig die Option “Gem. Kriterien im Stapel” vorausgewählt.
Leistungsland
Leistungsland für den Steuerermittlungsprozess
Das Leistungsland ist entscheidend für die korrekte Steuerermittlung, insbesondere bei grenzüberschreitenden Lieferungen oder Dienstleistungen. Das System kann das Leistungsland auf unterschiedlichen Ebenen automatisch ermitteln.
Übersicht des Steuerermittlungsprozesses
Die folgende Reihenfolge zeigt, welche Einstellungsebene beim Leistungsland Vorrang hat (von höchster zu niedrigster Priorität):
Im Beleg selbst: Diese Einstellung hat Vorrang vor allen anderen Einstellungen
Aus dem Ländercode der USt-IdNr. der Lieferadresse
Aus dem Ländercode der USt-IdNr. der Hauptadresse
Aus dem Leistungsland der Hauptadresse
Aus dem Ländercode der Hauptadresse
FiBu-Übergabe anhand des Leistungslandes
Der Wert aus dem Feld “Leistungsland” wird auch bei der FiBu-Übergabe berücksichtigt, um die Buchung für den Verkaufsbeleg zu einem entsprechenden Konto zuzuordnen. Wenn z. B. Frankreich als Leistungsland eingetragen wurde, werden Buchungen automatisch zu einem Konto zugeordnet, das Europa als Region der Leistungserbringung enthält.
Dem §3a Abs. 1, 2 UStG nach ist die Bestimmung des umsatzsteuerlichen Leistungsortes bei Dienstleistungen, mit Ausnahmen, abhängig davon, ob:
der Leistungsempfänger eine Privatperson ist ( B2C): dabei gilt der Sitz des leistenden Unternehmens als Leistungsort
der Leistungsempfänger ein Unternehmen ist ( B2B): dabei gilt der Sitz des Leistungsempfängers als Leistungsort
Ermittlung des Wechselkurses, Umrechnungskurs, Basiswährung & Währung
Wir haben die Beschreibung dieser vier Felder nachfolgend zusammengefasst, da sie funktional zusammengehören.
Ermittlung des Wechselkurses
Mit dieser Option kann gezielt gesteuert werden, wie der Umrechnungskurs im Beleg ermittelt wird. Das ist besonders hilfreich, wenn z.B. zwischen Auftrag und Rechnungsstellung einige Zeit vergangen ist. Zur Auswahl stehen drei Optionen:
Automatisch ermittelt: Diese Einstellung ist standardmäßig hinterlegt. Der Kurs wird automatisch anhand des Leistungsdatums (vorrangig) oder des Belegdatums ermittelt.
Automatisch für das aktuelle Datum ermittelt: Wird diese Option manuell ausgewählt, verwendet das System den tagesaktuellen Kurs.
Manuell vorgegeben: Der Kurs kann hier individuell eingegeben werden, z.B. bei festen Vertragskursen oder Sondervereinbarungen.
Umrechnungskurs
Der Umrechnungskurs richtet sich nach den Angaben in den Feldern “Basiswährung” und “Währung”. Im Standard sind die Felder jeweils mit “EUR” belegt was einen Umrechnungskurs von 1 ergibt. Arbeitest Du hingegen mit einer fremden Währung, dann wird der von dir in den Einstellungen hinterlegte Umrechnungskurs ermittelt bzw. Dein manuell erfasster Kurs verwendet.
Basiswährung
Bei dem Feld “Basiswährung” handelt es sich um ein read-only Feld. Die Basiswährung (Hauswährung) ist aktuell auf “EUR” eingestellt und wird aus der Geschäftsbeziehung “Eigene Firma” der Adresse gezogen.
Währung
Das Feld “Währung” wird je nach Belegart aus den Geschäftsbeziehungen “Kunde”, “Lieferant” oder “Vertreter” der Adresse gezogen. Diese Einstellung legt fest, in welcher Währung dieser Beleg (VK, EK) inklusiver aller relevanter Bereiche und Aktionen geführt wird. In unserem Beispiel haben wir eine Lieferschein/Rechnung mit der Währung “BSD” (Bahama-Dollar) erstellt. In diesem Fall werden sämtliche Beträge (z.B. Artikelpreis, Rabatte/Zuschläge, Zahlungsstatus) in der Fremdwährung angezeigt. Wie Du siehst greifen Fremdwährungen an vielen Stellen in VARIO Cloud, weshalb wir Dir anhand unserer Zusammenfassung einen Überblick verschaffen wollen, wo und welche Bereiche betroffen sein.
Priorität von Währungen
Im Beleg (VK, EK) ist die Belegwährung (Fremdwährung) führend. Parallel werden die Beträge zusätzlich in der Basiswährung (EUR) gespeichert und beim Überfahren mit der Maus (über den Fremdwährungsbetrag) angezeigt.
Der Umrechnungskurs wird beim Anlegen automatisch aus dem Leistungs- bzw. Belegdatum gezogen.
Eine manuelle Anpassung des Umrechnungskurses ist über die Auswahl im Feld “Ermittlung des Wechselkurses” möglich, sofern die Währung von der Basiswährung abweicht.
Zusammenfassung aller Bereiche und Aktionen mit Fremdwährungsbezug
Im Reiter “Belegerfassung”
Im Bereich Positionen: Einzel- und Gesamtpreis
In der Detailansicht: Rabatt/Zuschlag, ggf. Provisionen
Im Bereich Versandkosten: Versandkosten
Im Bereich Rabatte und Gebühren: Rabatt- und Zuschlagsbeträge
In der Summenübersicht: Alle Beträge bis auf Rohertrag und Kreditlimit
Belegvorschau und -ausdruck
Im Reiter “Zahlungsstatus”
In der Summenübersicht
Im Buchungssatz: Alle Beträge inklusive Mahngebühren und -zinsen
Im Aktionsmenü des Belegs:
Aktion “Manuell bezahlen”
Aktion “Zahlungsplan”
Außerhalb des Belegs:
Auswertung/Finanzen: Gesamtumsatzsatistik
Auswertung/ Belege: Rechnungsausgangsbuch
Dashboard Adressen: Widgets OP-Salden, Adresse, OP
Finanzen/ Mahnwesen
Verkauf/ Provisionen
Hier, in der Adresse/Bereich Verwaltung findest Du eine Zusammenfassung aller Eingabefelder für Währungen.
Informationen zu den Einstellungen von Währungscodes und Umrechnungskursen findest Du hier.
Bereich Positionen
Im Bereich “Positionen” werden alle Positionen bzw. Artikel des Beleges erfasst.
Schieberegler
Mit dem Schieberegler kannst Du auswählen, wie viele Informationen Dir in der Belegbearbeitung zu Deinen Artikelpositionen angezeigt werden sollen. Du kannst hier zwischen den Größen “S” und “XL” wählen.
Zusätzlich sind in den Eingangsrechnungen mit der Einstellung ‘XL’ auch buchhalterische Informationen verfügbar.
Ab der Ansichtsgröße "M" wird Dir zu den Positionen einen der Belegposition-Dashboards angezeigt, die unter Einstellungen/Allgemein/Dashboards angelegt und zu Deinen Dashboards unter Persönliche Benutzereinstellungen/Dashboards hinzugefügt wurden. Über den Dropdown oberhalb die Belegpositionen kannst Du zwischen den verschiedenen hinterlegten Dashboards wechseln.
Positionen
Über das Feld "Artikelbezeichnung" kannst Du den Artikel hinzufügen. Über die Lupe kann die Artikelsuche geöffnet und der gewünschte Artikel ausgewählt werden.
Bei gedrückter “Strg“-Taste können mehrere Positionen zum Beleg hinzugefügt werden. Dazu müssen alle Positionen mit gedrückter “Strg”-Taste angeklickt und anschließend die Schaltfläche “Hinzufügen” angeklickt werden. Die Auswahl kann auch mit der “Enter“-Taste bestätigt werden. Zusätzlich können mehrere aufeinanderfolgende Positionsnummern mit gedrückter “Shift“-Taste dem Beleg hinzugefügt werden.
Es kann sich hierbei um Artikelpositionen handeln, deren Daten aus der Artikelverwaltung stammen. Zusätzlich können beliebig viele Textpositionen in den Beleg eingefügt werden.
Der Einzelpreis wird mit vier Nachkommastellen angezeigt, während der Gesamtpreis jeder Position auf zwei Nachkommastellen aufgerundet wird. Dadurch fließen Rabatte u. Ä. erst in den Gesamtpreis der Position ein.
Bei Klick auf das Plus-Symbol (‘+’) wird eine neue Artikelposition erfasst. Der Cursor wird dabei in die neue Zeile gesetzt und durch Texteingabe wird eine Volltextsuche in der Artikelverwaltung gestartet. Alternativ kann weiter rechts in der Zeile auf das Lupen-Symbol geklickt werden, um ohne Texteingabe die verfügbaren Artikel anzuzeigen.
Kennst Du die Artikelnummer oder EAN, gib sie im Feld „Artikelbezeichnung“ ein und drücke Enter – VARIO Cloud übernimmt den Artikel direkt. Mit Menge*Artikelnummer bzw. Menge*EAN setzt Du gleichzeitig die Menge, z. B. „5*4711“ + Enter für 5 Stück von Artikel 4711. Wird keine passende Nummer gefunden, erscheint „Artikelnummer 4711 nicht gefunden“ und die Artikelsuche öffnet sich.
Nach Auswahl eines Artikels wird dieser in die Zeile geladen. Dabei werden für die folgenden Felder verfügbaren Informationen aus den Stammdaten geladen:
Artikelnummer, Artikel (Artikelbezeichnung) und Einzelpreis (bzgl. Verkauf). Als Menge wird die Verkaufseinheit des Artikels eingetragen. Der Rabatt bzw. Aufschlag muss manuell hinzugefügt werden. Der Gesamtpreis wird passend zu den anderen Werten je Zeile automatisch berechnet.
Über die Benutzereinstellungen kannst Du festlegen, ob beim Hinzufügen einer Position der Fokus auf das Feld “Einzelpreis” oder “Menge” gesetzt werden soll, so dass die entsprechende Angabe direkt ausgefüllt werden kann.
Im Reiter „Arbeitsbereich“ der Benutzereinstellungen findest Du auch diese Einstellungen für die Positionserfassung:
Positionen je Seite: wie viele Positionen je Seite angezeigt werden (Standard 25).
Suchverzögerung in Belegpositionen (in Millisekunden): wie lange VARIO Cloud nach Deiner letzten Eingabe wartet, bevor die Artikelsuche startet (Standard 750).
Artikelsuche in Belegpositionen automatisch öffnen: Ist die Option ausgeschaltet, öffnet sich die Trefferliste beim Tippen nicht von selbst, sondern erst über die Lupe.
Funktionen bzgl. einzelner Position
Mithilfe des Symbols ganz rechts, können die Positionen per drag and drop verschoben bzw. untereinander getauscht werden, sofern Du mehrere Positionen erfasst hast.
Alternativ verwendest Du bei ausgewählten Positionen die Tastenkombination Umschalt + Alt + Pfeil nach oben/unten. Oder klicke mit der rechten Maustaste auf eine Position und wähle „Position verschieben nach …“. Wähle anschließend die Position aus, mit der die ausgewählte Position getauscht werden soll.
Tastenkürzel in der Positionserfassung
Alt + P
Positionserfassung fokussieren
Alt + Bild ↑ / Alt + Bild ↓
Position am Anfang / am Ende einfügen
Umschalt + Alt + P
Position duplizieren
Alt + Entf
Position löschen
Umschalt + Alt + Pfeil nach oben/unten
Position nach oben / unten verschieben
Alt + O
Positionsdetails öffnen
Alle Tastenkürzel siehst und änderst Du unter Benutzereinstellungen → Tastenkürzel.
Das Symbol neben dem Gesamtbetrag gibt an, ob der Preis manuell eingetragen wurde oder aus dem Artikel bzw. Vorbeleg stammt.
Das Checkbox-Icon zeigt den Lieferungsstatus für diese Position an:
Offen (graue Checkbox)
Teilweise abgeschlossen (gelbe Checkbox)
Abgeschlossen (grüne Checkbox)
Durch Klick auf das Mülleimer-Symbol wird die entsprechende Positionszeile gelöscht.
Das Löschen geschieht direkt beim Klick auf das Symbol und ggf. bereits in der Zeile erfasste Informationen gehen dabei verloren.
Daneben kann durch Klick auf das Icon die Detailansicht der Position geöffnet werden. Hier können die grundlegenden Merkmale der Belegposition, sowie die folgenden Bereiche im Detail bearbeitet werden:
Rabatt/Aufschlag
Zusatzfelder
Kalkulation
Bestände
Texte
Lieferung
Steuersätze
Außerdem findest Du noch diese Buttons:
Lieferwagen: zeigt die Lieferbarkeit von Positionen an (grün: vollständig lieferbar, gelb: teilweise lieferbar, rot: nicht lieferbar)
Sprechblase: ermöglicht die Eingabe bzw. das Einsehen von z.b. einem Artikeltext (grün: Text ist hinterlegt, grau: kein Text hinterlegt)
gibt an, dass die Position über das Feld "Auftragsposition" mit einem Einkaufsbeleg verknüpft wurde. Mit einem Klick auf den Button wird Dir der entsprechende Beleg angezeigt.
Verknüpfung von Auftragspositionen mit Bestellungen
Nach dem Übernehmen eines Auftrags in einer Bestellung wird die Verknüpfung der Auftragspositionen mit der Bestellung anhand des grünen Icons am Ende der Positionen gekennzeichnet.
Mit einem Klick darauf kannst Du die Bestellung in einem neuen Tab öffnen.
Artikel mit Zubehör
Wird ein Artikel mit Zubehör hinzugefügt, ist neben der Artikelnummer der grüne Zubehör-Icon 
zu sehen. Über diesen kannst Du die Zubehörverwaltung in der Detailansicht öffnen, über die Du weitere Zubehörartikel hinzufügen kannst. Die einzelnen Zubehörartikel werden mit dem Zauberstab-Icon 
gekennzeichnet. Beim Hoovern über diesen wird Dir die Einfügeart des Zubehörartikels angezeigt. Weitere Informationen dazu findest Du hier.
Verkaufspreis/Preisregel direkt anlegen
Mit einem Rechtsklick auf den Einzelpreis oder den Rabatt bzw. Zuschlag kannst Du den Preis bzw. Rabatt/Zuschlag als Verkaufspreis/Preisregel in einer Artikelbeziehung für die Adresse anlegen. Wähle im Kontextmenü die Option „Sonderpreis/Rabatt/Zuschlag für diesen Kunden anlegen“. Passe den Preis nach Bedarf an. In den Benutzereinstellungen kannst Du bestimmen, ob der Preis/Rabatt/Zuschlag direkt angelegt werden soll. Dann musst Du ihn nicht manuell über den Pop-up-Fenster anlegen. Ist die entsprechende Option aktiviert, kannst Du auch bestimmen, ob die Menge der Position im Verkaufspreis bzw. in der Preisregel hinterlegt wird.
Zwischensummen im Beleg
Über den markierten Button im Screen kannst Du Zwischensummen einfügen. Dieser Button befindet sich unter der letzten Position des Belegs. Mit einem Klick darauf wird die Zwischensumme eingefügt, und Du hast die Möglichkeit, eine Bezeichnung zu vergeben.
Falls der Beleg mehrere oder viele Positionen enthält und Du die Zwischensumme beispielsweise zwischen der ersten und zweiten Position einfügen möchtest, kannst Du sie per Drag-and-Drop mit Hilfe des 6-Punkte-Buttons verschieben. Um durch viele Positionen zu scrollen, ist es aufgrund der Browserbeschränkungen erforderlich, die Zwischensumme an den oberen Bildschirmrand zu ziehen und festzuhalten. Dadurch kannst Du durch die Positionen navigieren und die Zwischensumme an der gewünschten Stelle platzieren.
Wenn Du ein Angebot mit Zwischensummen in einen Auftrag, Lieferschein oder eine Lieferschein-Rechnung übernimmst, bleiben die Zwischensummen aus dem Angebot erhalten und werden entsprechend übernommen.
Positionen importieren
Mit dem Dialog Positionen importieren erfasst Du viele Positionen auf einmal aus einer Datei oder aus kopierten Zeilen, z. B. aus einer Excel-Tabelle oder einer Scanner-Liste. Die Artikel müssen bereits in der Artikelverwaltung angelegt sein. Der Import ist nur möglich, solange der Beleg bearbeitet werden kann.
So öffnest Du den Dialog:
Klicke im Positionsbereich auf das Import-Icon (Tooltip Positionen importieren).
Oder ziehe eine TXT- oder CSV-Datei direkt auf den Positionsbereich. Es erscheint der Hinweis Datei hier ablegen, um Positionen zu importieren, und der Dialog öffnet sich mit der Datei.
Quelle
Im oberen Bereich gibst Du die Daten an:
Datei: Klicke auf das Feld oder ziehe eine Datei (.txt, .csv, max. 5 MB) hinein.
Zeilen einfügen / bearbeiten: Füge Zeilen mit Strg + V in das Textfeld ein oder tippe sie direkt ein. Auch den Inhalt einer geladenen Datei kannst Du hier noch anpassen.
Pro Zeile steht eine Position, z. B. 8028485005312;10;9,99;5 (Artikel; Menge; Preis; Rabatt %).
Trennzeichen, Dezimaltrennzeichen und Überschrift
VARIO erkennt Trennzeichen (Semikolon, Komma, Tabulator oder Leerzeichen), Dezimaltrennzeichen (Komma oder Punkt) und eine Überschriftenzeile automatisch. Das zeigt der Hinweis Automatisch erkannt. Du kannst die Werte über die Auswahlfelder Trennzeichen und Dezimaltrennzeichen sowie den Schalter Erste Zeile ist Überschrift anpassen.
Enthält die erste Zeile Überschriften (z. B. „Artikelnummer“, „Menge“, „Preis“), werden die Spalten anhand dieser Überschriften zugeordnet. Ohne Überschriften ordnet VARIO die Spalten anhand ihres Inhalts zu.
Spaltenzuordnung
In der Vorschau siehst Du die Zeilen mit der aktuellen Zuordnung. Klicke auf einen Spaltenkopf, um der Spalte ein Feld zuzuordnen:
Artikel
Barcode, Artikel-, Serien- oder Chargennummer. Diese Zuordnung ist Pflicht.
Menge
Menge der Position.
Preis
Einzelpreis je Stück. Er ersetzt den ermittelten Artikelpreis.
Rabatt %
Prozentualer Rabatt. Er wird als Rabatt „Rabatt (Import)“ an der Position hinterlegt.
Seriennr. / Charge
Nur in Verkaufs- und Einkaufsbelegen. Siehe unten.
2. Seriennr.
Nur in Einkaufsbelegen: zweite Seriennummer der neuen Serie.
MHD
Nur in Einkaufsbelegen: Mindesthaltbarkeits- bzw. Verfallsdatum.
Ignorieren
Die Spalte wird nicht importiert.
Ist keine Spalte als Artikel zugeordnet, erscheint der Hinweis Bitte eine Spalte als „Artikel“ zuordnen. und Du kannst nicht übernehmen.
Sobald Du die Zuordnung änderst, wird nicht mehr automatisch neu erkannt. Mit Automatisch erkennen stellst Du die automatische Erkennung wieder her.
Seriennummern und Chargen:
Verkauf: Steht in der Artikelspalte eine Serien- oder Chargennummer, wird der zugehörige Artikel samt vorhandener Serie/Charge übernommen. Mit einer eigenen Spalte Seriennr. / Charge muss die Serie/Charge zum Artikel der Artikelspalte gehören. Bei einer Seriennummer wird die Menge auf 1 gesetzt.
Einkauf: Die Artikelspalte enthält Artikelnummer oder Barcode. Über Seriennr. / Charge, 2. Seriennr. und MHD legst Du neue Serien bzw. Chargen an.
Kommen Serien oder Chargen vor, kannst Du den Schalter Seriennummern zusammenfassen aktivieren. Dann werden Zeilen mit demselben Artikel (bei gleichem Preis und Rabatt) zu einer Position mit mehreren Serien-/Chargenbuchungen zusammengefasst.
Zuordnung als Standard speichern
Mit Als Standard für CSV speichern bzw. Als Standard für TXT speichern speicherst Du Trennzeichen, Dezimaltrennzeichen, Überschrift, Spaltenzuordnung und den Schalter Seriennummern zusammenfassen für Dich als Benutzer. Ob CSV oder TXT gilt, richtet sich nach der Dateiendung, sonst nach dem Trennzeichen (Semikolon oder Komma = CSV). Beim nächsten Import einer Datei dieses Formats wird die gespeicherte Zuordnung automatisch verwendet.
Prüfung und Übernahme
Jede Zeile wird geprüft. In der Vorschau siehst Du in der Spalte „Treffer“ den gefundenen Artikel und in der Spalte „Status“ das Ergebnis, z. B.:
Gefunden: Die Zeile wird übernommen.
Nicht gefunden: Zum Code gibt es keinen Artikel.
Serien-/Chargennummer nicht gefunden, Serie/Charge gehört zu anderem Artikel, Artikel ohne Serien-/Chargenführung, Ungültiges MHD/Verfallsdatum
Ungültige Menge, Kein Code
Mehrdeutig – übersprungen, Duplikat – übersprungen: Der Code passt zu mehreren Artikeln bzw. eine Seriennummer kommt mehrfach vor.
Zeilen, die nicht gefunden werden oder fehlerhaft sind, werden übersprungen. Über das Mülleimer-Symbol schließt Du einzelne Zeilen vom Import aus und stellst sie bei Bedarf wieder her. Unten siehst Du, wie viele Zeilen gültig sind und wie viele übersprungen werden.
Klicke auf Übernehmen. Die gültigen Zeilen werden als Positionen in den Beleg übernommen.
Detailansicht
Über den Beerenroten-Icon 
rechts in den Positionen kannst Du die Detailansicht öffnen, in der zusätzliche Angaben zu den einzelnen Positionen verwaltet werden können. Die Detailansicht ist in verschiedene Bereiche unterteilt.
Rabatt/Zuschlag
In Textform können hierüber Rabatte oder Zuschläge mit einer individuellen Bezeichnung zu einer Artikelposition erfasst werden. Bitte beachte die aufgeführten Beispiele zur Notation. Ohne Angabe des Euro-Zeichens wird die Zahl als Prozentwert interpretiert; keine Leerzeichen verwenden.
Zuschlag plus zwei Euro
+2€
Rabatt minus fünf Prozent
5
-5
Rabatt minus fünf Euro
5€
-5€
Über die kleine Lupe kannst Du bereits hinterlegte Rabatte/Zuschläge auswählen. Weitere Informationen zum hinterlegen der Rabatte/Zuschläge findest Du hier.
Kennzeichnung von Artikeln im Ausdruck, die nicht rabattierbar und/oder nicht skontierbar sind
Artikel, die nicht rabattfähig sind, erhalten in der Positionszeile einen Hinweis.
Artikel, die als nicht rabattierbar und/ oder nicht skontierbar markiert sind, werden durch eine hochgestellte ⁶ hinter der Positionsnummer gekennzeichnet. Zusätzlich wird diese Fußnote ausgegeben:
Die entsprechenden Toggle findest Du im Artikelstamm.
Zusatzfelder
Hier werden die Zusatzfelder, die über Einstellungen -> Allgemein -> Zusatzfelder den Belegpositionen zugeordnet wurden, hinterlegt. Wie Du Zusatzfelder anlegen und bearbeiten kannst, erfährst Du hier.
Kalkulation
Unter Kalkulation kannst Du neben dem oben beschriebenen Rabatt/Aufschlag eine noch detailliertere Kalkulation anwenden. Alle Anpassungen aus Rabatt/Aufschlag werden Dir auch hier angezeigt.
Klicke auf die Rabatt-/Aufschlag-Felder um diese anzupassen.
Ob ein Feldwert bearbeitbar ist, kannst Du an der Markierung des Werts und an der Grünfärbung der Linie erkennen.
Der Verkaufspreis sowie der effektive Verkaufspreis werden mit vier Nachkommastellen angezeigt, da erst der Gesamtpreis jeder Position auf zwei Nachkommastellen gerundet wird.
Nachdem Du alle Eingaben zur Kalkulation gemacht hast, wendest Du durch Klick auf den Button die Kalkulation auf den Beleg an.
Bestände
In dieser Detailansicht erhältst Du eine transparente Übersicht über die aktuellen Bestände eines Artikels.
Im oberen Bereich werden die Bestände je Lager dargestellt. Hier siehst Du pro Lager die Lagernummer, die Lagerbezeichnung sowie Werte für Bestand, Reserviert und Verfügbar. So erkennst Du auf einen Blick, in welchem Lager physischer Bestand vorhanden ist und welcher Anteil bereits durch z.B. Aufträge reserviert wurde.
Im unteren Bereich wird der Bestand des Verkaufslagers angezeigt. In Klammern () steht der jeweilige Gesamtbestand über alle Lager hinweg. Der Wert außerhalb der Klammern zeigt den tatsächlich für den Verkaufskanal verfügbaren Bestand, der sich aus der hinterlegten Verfügbarkeit (z.B. 100%, 50%, usw.) ergibt. Ist beispielsweise eine Verfügbarkeit von 50% definiert, wird nur die Hälfte des Gesamtbestandes als verfügbar ausgewiesen. Dadurch kannst Du gezielt steuern, welcher Anteil des Lagerbestands im jeweiligen Verkaufskanal angeboten wird – etwa zur Risikominimierung bei parallelem Verkauf auf mehreren Plattformen.
Texte
Hier können Texte für die einzelne Artikelposition eingetragen werden. Über das Platzhalter– Icon oder durch Rechtsklick auf die einzelnen Textfelder können Platzhalter in die Beschreibung eingefügt werden.
Außerhalb der Positionsansicht kannst Du Dir die finale Darstellung jederzeit über die Belegvorschau anzeigen lassen.
Lieferung
Hier kannst Du Lieferdaten für die einzelne Position eintragen.
Diese positionsbezogenen Lieferdaten können von den Lieferdaten für den Gesamtbeleg abweichen und haben (bezogen auf den Artikel) vor diesem Vorrang.
Das Lieferdatum des Artikels, beeinflusst das Feld “Nächste Lieferung” im Artikel. Das nächste Lieferdatum aller derzeitigen Versanddaten für diesen Artikel wird in dem Feld angezeigt.
In Verkaufsbelegen steht Dir hier bei Positionen mit den Artikelarten "Bestandgeführt", "Bestandslos" und "Dienstleistung" auch das Feld "Streckenlieferung" zur Verfügung. Darin wird angegeben, ob der Artikel nur aus dem eigenen Lager oder per Strecke geliefert werden soll. Dabei wird die vorausgewählte Option aus dem Bereich "Verwaltung" der Artikelstammdaten übernommen, in dem diese Einstellung verwaltet werden kann.
Sind die Optionen "Egal" und "Strecke, vorher Lager leeren" ausgewählt, können sie im Auftrag noch nachträglich geändert werden, solange dieser nicht in eine Bestellung übernommen wurde. Bei der Option "Egal" muss spätestens beim Übernehmen eines Auftrags in einer Bestellung eine der drei weiteren Optionen ausgewählt werden.
Kann eine Auftragsposition, für die die Option "Strecke, vorher Lager leeren" ausgewählt wurde, nur teilweise aus dem Lager geliefert werden, kann der Auftrag aufgeteilt werden. Die vorhandene Menge kann in einen Lieferschein, während die fehlende Menge in einer Bestellung übernommen und per Strecke geliefert werden kann.
Bei gemischten Angaben zur Streckenlieferung mit den Optionen "nur Lager" oder "nur Strecke" innerhalb eines Auftrags werden die Positionen in getrennte Belege übernommen – einen für die Streckenpositionen und einen für die Lagerpositionen. Müssen die Streckenpositionen bei mehreren Lieferanten bestellt werden, werden entsprechend mehrere Streckenbestellungen erstellt.
Je nach Angabe im Bereich "Lieferant" der Adressenstammdaten des Lieferanten wird neben der Bestellung auch direkt einen Lieferschein miterstellt.
Zubehör
Wenn ein Artikel Zubehör enthält, wird dieses hier aufgelistet. Durch das Anhaken eines Zubehörartikels kannst Du ihn über den Button „Übernehmen“ in den Beleg übernehmen. Je nach Einstellung wird er mit der hinterlegten Einfügemenge hinzugefügt, oder diese wird proportional zur Menge des Hauptartikels angepasst.
Weitere Informationen zu Zubehörartikel findest Du hier.
Komponenten
Für Verkaufssets steht Dir der Bereich "Komponenten" zur Verfügung. Hier werden Dir die unter dem Verkaufsset hinterlegten Komponenten aufgelistet. Du kannst hier die Menge für jede Komponente anpassen und einzelne Komponenten löschen. Auch die Reihenfolge kannst Du über das 6-Punkte-Symbol anpassen.
Mit "+Komponente hinzufügen" kannst Du weitere Artikel als Komponenten hinzufügen. Diese werden jedoch nur für den Beleg als Komponente hinzugefügt, nicht zum eigentlichen Verkaufsset-Artikel.
Falls sich der Preis einer Komponente geändert hat, kannst Du über den Button "Preis aus Komponenten übernehmen" den neuen Preis übernehmen.
Optional/Alternativ
Dieser Bereich steht ausschließlich für Belege vom Typ “Angebot” zur Verfügung. Du kannst damit einzelne Belegpositionen als optional oder alternativ kennzeichnen.
Optionale/alternative Positionen können über den Belegreport im Belegdruck gekennzeichnet werden. Wähle dafür im Report „Report-Designer“ unter den Position Parameter die Spalte „Positionsmarkierung“ aus.
Optionale Positionen
Optionale Positionen bieten Dir zusätzliche Auswahlmöglichkeiten, ohne dass diese fest in das Angebot eingeplant sind.
Ohne Verknüpfung (eigenständige Option)
Wenn eine Position als optional gekennzeichnet ist, ohne dass im Feld “Optional zu” eine Hauptposition angegeben wird, erscheint bei Übergabe in einen Folgebeleg (z. B. Auftrag) ein Hinweisdialog. Hier kannst Du entscheiden, ob diese Position übernommen ober ignoriert werden soll.
In der Belegansicht und -ausgabe (Vorschau, PDF) des Angebots wird die Position ganz normal aufgeführt, jedoch nicht in der Gesamtsumme des Angebots berücksichtigt.
Mit Verknüpfung (“Optional zu”)
Wenn im Feld “Optional zu” eine andere Belegposition angegeben wird, ist die aktuelle Position als Zusatzposition zu dieser verknüpft. In der Positionszeile wird dies durch ein entsprechendes Label deutlich.
Bei der Übergabe in einen Folgebeleg kannst Du per Checkbox festlegen, ob die optionale Position übernommen werden soll.
Auch hier gilt: Die optionale Position wird aufgeführt, aber nicht in der Gesamtsumme des Angebots berücksichtigt.
Alternative Positionen
Bei der Auswahl “Alternativ” gibst Du an, dass die aktuelle Position eine Alternative zu einer anderen Position darstellt. Es muss immer genau eine Alternativposition angegeben werden.
Im Angebotsbeleg werden beide Positionen angezeigt, jedoch nicht in die Gesamtsumme einbezogen.
Bei der Übernahme in einen Folgebeleg wirst Du aufgefordert, eine der beiden Alternativen auszuwählen. Dabei wird nur die gewählte Position in de neuen Beleg übernommen.
Steuersätze
Hier werden Dir zu der Position Informationen über den Steuersatz, den Steuertyp, den Steuerbetrag, sowie dem steuerpflichtigen Betrag angezeigt.
Provisionen
Hier werden Dir ermittelte Provisionen zur Position angezeigt. Die ausführliche Beschreibung zum Thema “Provisionen” findest Du hier.
Finanzbuchhaltung
Im Bereich “Finanzbuchhaltung” kannst Du dem Beleg eine Kontonummer und eine Kostenstelle zuweisen. Diese werden bei der FiBu-Übergabe automatisch übernommen.
Seriennummern/Chargennummern
Bei seriennummerngeführten Artikeln kannst Du die gewünschten Seriennummern über die integrierte Suche auswählen. Durch Halten der Strg-Taste und gleichzeitigen Linksklick lassen sich auch mehrere Seriennummern zeitgleich auswählen. Mit dem Plus-Icon kannst Du eine neue Seriennummer hinzufügen, mit dem Minus-Icon kannst Du sie wieder entfernen. Die Anzahl der Seriennummern, die hinzugefügt werden können, ist dabei auf die zuvor erfasste Positionsmenge beschränkt. Du kannst also nur so viele Seriennummern auswählen, wie Artikel im Beleg enthalten sind.
Die gleichen Mechanismen gelten ebenso für Chargen oder Artikel mit doppelter Seriennummer.
Lieferscheine oder Lieferschein/Rechnungen können nur gespeichert werden, wenn alle erforderlichen Seriennummern oder Chargen in den Positionen hinterlegt wurden.
Weitere Informationen zu Seriennummern- und Chargenartikeln findest Du hier.
Bereich Versandkosten
Der Bereich Versandkosten bezieht sich auf den gesamten Beleg.
Die Versandkosten werden verwaltet im Rahmen von Versandkostenartikeln.
Je Lieferbedingung muss einer dieser Versandkostenartikel hinterlegt sein. Die Konditionen für die Versandkosten werden in der Lieferbedingung festgelegt.
Um einen Versandkostenartikel anzulegen, wechsle in die Artikelverwaltung. Hier kannst Du durch Klick auf den Button ‘+Artikel’ einen neuen Artikel hinzufügen. Dieser muss dann die Artikelart ‘Versandkosten’ haben. Vergebe zusätzlich Artikelnummer, Artikelbezeichnung und Warengruppe, um durch Klick auf den entsprechenden Button den Artikel in den Stammdaten anzulegen. Hier kannst Du noch weitere Infos zum Versandkostenartikel festhalten.
Versandkosten
Die Höhe der Versandkosten für die Positionen dieses Belegs. Für die einzelnen Positionen lassen sich unter “Lieferung” unterschiedliche Versandarten einstellen.
Toggle Versandkostenfrei
Wenn dieser aktiviert ist, werden in der Berechnung für die Summen des Beleges keine Versandkosten aufgeführt oder berechnet.
Auch dann nicht, wenn innerhalb des Beleges Versandkosten bspw. aus der Versandart gezogen werden.
Bereich Rabatt/Zuschlag
In diesem Feld lassen sich Rabatte und Gebühren auf den gesamten Beleg anwenden.
Die Notation kann dabei direkt dem Infotext aus dem Feld entnommen werden, sie folgt dem oben bei den Positionen beschriebenen Muster.
Abrunden von Beträgen
Du kannst Beträge in den Positionsrabatten und im Gesamtrabattfeld (Belegrabatt) gezielt abrunden, indem Du “-” verwendest. Diese Funktion hilft Dir, Rechnungsbeträge einfach und flexibel anzupassen.
So funktioniert es:
Gib “-” ein, um die letzte Stelle (Cent) abzurunden.
Verwende “–”, um zwei Stellen (z. B. volle Euro) abzurunden.
Für weitere Stellen gibst Du entsprechend mehr “-” ein.
Ein Betrag von 3217,88 € wird:
Mit “–” auf 3217,80 € abgerundet.
Mit “—” auf 3217,00 € abgerundet.
Bereich Lieferung
In diesem Bereich werden alle für eine etwaige Lieferung wichtigen Eckdaten erfasst. Diese beziehen sich auf den gesamten Beleg und können für einzelne Artikelpositionen in der Detailansicht der Position angepasst werden.
Für das Abspeichern des Beleges müssen hier eine Versandart und Lieferbedingung ausgewählt werden.
Gesamtgewicht und Gewichtseinheit
In den Feldern “Gesamtgewicht” und “Gewichtseinheit” wird die Brutto-Gewichtsangabe aus den Artikelstammdaten der jeweiligen Positionen übernommen oder kann bei Bedarf manuell eingetragen werden. Dieses Gesamtgewicht wird anschließend ebenfalls automatisch für die Angabe des Paketgewichts verwendet, wenn beim Lieferschein Paket-Aufkleber erstellt werden.
Voraussichtliche Paketanzahl
Hier kannst Du die voraussichtliche Paketanzahl manuell eintragen.
Die Anzahl im Feld wird aktualisiert, wenn über den Versender (z. B. DHL) ein Paketaufkleber gedruckt wird und dabei mehrere Pakete angegeben werden. Zusätzlich können in der Lieferbedingung Versandkosten hinterlegt werden, die erst ab einer bestimmten Anzahl angewandt werden. Diese Anzahl bezieht sich auf das hier beschriebene Feld.
Versanddatum
Falls bekannt, kann hier das Versanddatum zum Beleg bzw. zu den Belegpositionen eingetragen werden.
Lieferdatum (Wunsch)
Wenn Dein Kunde einen Wunschtermin für das Lieferdatum angegeben hat, kann dieser hier eingetragen werden.
Lieferdatum (Bestätigt)
Hier lässt sich festhalten, welches Lieferdatum Du Deinem Kunden bestätigt hast.
Lieferbemerkung
Hierbei handelt es sich um ein Textfeld, mit dem ein Text “Lieferbemerkung” zur Lieferung festgehalten werden kann.
E-Mail & Telefonnummer an Versender weiterleiten
Über die Toggles “E-Mail an Versender weiterleiten” und “Telefonnummer an Versender weiterleiten” kannst Du festlegen, ob die entsprechenden Daten an DHL übergeben werden sollen. Falls bei der Adresse eine Versandart hinterlegt ist, werden die Einstellung der Toggles aus dieser übernommen.
Bereich Zahlung
Zahlungsart
Auswahl der Zahlungsart. Einträge stammen aus der Verwaltung der Zahlungsarten. Per Shortcut kann dorthin gewechselt werden, um Einträge für Zahlungsarten zu bearbeiten oder neue anzulegen.
Zahlungsbedingung
Auswahl der Zahlungsbedingung. Einträge stammen aus der Verwaltung der Zahlungsbedingungen. Per Shortcut kann dorthin gewechselt werden, um Einträge für Zahlungsbedingungen zu bearbeiten oder um neue anzulegen.
USt-IdNr.
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für den Beleg wird aus der hinterlegten Hauptadresse des Belegs geladen. Sie kann hier im Beleg aber auch händisch angepasst werden. Details findest Du hier.
Valutadatum
Optionales Feld zur Bestimmung des Startpunkts für die Zahlungsfrist. Ist ein Valutadatum hinterlegt, beginnt die Frist gemäß Zahlungsbedingung ab diesem Datum – andernfalls gilt das Rechnungsdatum.
Toggle “Zahlungsplan”
Mit Aktivierung des Toggles “Zahlungsplan” wird ab den Belegarten Rechnung und Lieferschein/Rechnung ein zusätzlicher Bereich “Zahlungsplan” eingeblendet. Dieser kann dann über den offenen Posten bearbeitet werden. Detaillierte Informationen zum Zahlungsplan findest Du hier.
Bereich Belegzusammenfassung
Dieser Bereich trägt als Titel immer die Belegart des aktuellen Belegs.
In der angezeigten Berechnung werden alle relevanten Werte zu dem Beleg erfasst, um eine Summe zum Beleg bzw. zu den Positionen zu berechnen. Darunter werden zusätzlich die Zahlungsart und die Versandart des Belegs angezeigt.
Unterhalb der Netto- und Brutto-Beträge findest Du die Infos zum Rohertrag aus dem Beleg. Dieser ergibt sich aus der Summe der Verkaufspreise abzüglich der Umsatzsteuer und abzüglich des Einkaufspreises.
Bei Rechnungen und Lieferschein Rechnungen wird hier auch der aktuelle Status des Belges innerhalb der FiBu-Übergabe angezeigt, mit einer entsprechende Verlinkung.
Kreditlimit
In den Adressstammdaten im Bereich Verwaltung kann einem Kunden ein Kreditlimit hinterlegt werden.
Für Adressen mit eingetragenem Kreditlimit werden im Belegunterhalb des Rohbetrags Infos dazu angezeigt. Die Kreditlimitprüfung ist aktiv bei Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Lieferschein/Rechnungen. Verkaufsbelege beeinflussen das offene Kreditlimit des Kunden.
Wenn Du mit einem zu speichernden Beleg das Kreditlimit einer Adresse überziehst, wird Dir das in der Berechnung angezeigt.
Wenn Du daraufhin den Beleg speichern möchtest, erhältst Du eine entsprechende Warnmeldung. Du kannst Dich trotz Überschreitung des Kreditlimits dazu entscheiden, den Beleg zu speichern.
Auch teilgelieferte Aufträge und offene Posten aus gebuchten Rechnungen werden bei Berechnungen im Zusammenhang mit dem Kreditlimit beachtet.
In den Benutzerrollen im Bereich Einstellungen/Allgemein kannst Du entscheiden, ob ein Benutzer das Kreditlimit überschreiten kann. Ist das Recht in der dem Benutzer zugewiesenen Benutzerrolle gesetzt, kann er in der Meldung neben "Speichern" auch "Ignorieren" auswählen, um den Beleg trotz Kreditlimitüberschreitung zu speichern.
Weitere Informationen zu den Benutzerrollen findest Du hier.
Belegvorschau
Durch Klick auf den Button “Belegvorschau anzeigen” wird Dir eine PDF-Vorschau des Belegs angezeigt. Diese lässt sich herunterladen oder ausdrucken. Wenn die Vorschau nicht gedruckt wurde, trägt sie bis dahin ein Stempel-Overlay (Draft).
Lieferscheine
In Lieferscheinen für abweichende Leistungsländer wird je nach Artikelart eine Liefer- bzw. Leistungsidentifikation angedruckt:
für bestandsgeführte und bestandslose Artikel:
an EU-Länder: "Steuerfreie Innergemeinschaftliche Lieferung"
an Drittländer: "Steuerfreie Ausfuhrlieferung/tax free Export"
für Dienstleistungsartikel an EU- und Drittländer: "Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger / Reverse Charge Verfahren"
Sind verschiedene Artikelarten vorhanden, entscheidet der höchste Gesamtpreis der Position darüber, welche Liefer- bzw. Leistungsidentifikation angedruckt wird.
Belegfunktionen
Unterhalb der Belegvorschau befinden sich die folgenden vier grundlegenden Belegfunktionen plus zwei zusätzlichen Optionen:
Speichern des Belegs ins Archiv: Beleg wird veröffentlicht (kann nicht weiter bearbeitet werden) und ins DMS gespeichert. Das Dokument ist im Reiter "DMS" und im Menüpunkt "DMS" zu finden. Die Option steht nur solange der Beleg nicht veröffentlicht wurde zur Verfügung.
Herunterladen eines PDF-Exports des Belegs.
Druck des Belegs anhand der Ausgaberegeln unter Einstellungen/Allgemein/Ausgabe.
Versenden des Belegs per Email. Wenn für die Adresse eine E-Mail-Adresse in einer Ausgaberegel im Reiter "Ausgaberegeln" hinterlegt ist, wird diese automatisch als Empfänger eingetragen. Unter System/Ausgabe/Belegdruck kann eine E-Mail-Vorlage für die entsprechenden Belege erstellt werden.
Über den Drop-Down-Menü stehen Dir zwei Optionen zur Verfügung: - Individuelle Empfängerauswahl: Ermöglicht Dir die E-Mail-Empfänger unabhängig von den hinterlegten Ausgaberegeln manuell anzupassen. - Ausgaberegeln verwalten: Öffnet die Ausgaberegeln der Adresse in einem neuen Tab, in dem diese angepasst werden können.
Die Belegfunktionen kannst Du auch in der Übersicht der Belege für mehrere Belege gleichzeitig ausführen. Wähle dafür die Belege aus und die gewünschte Funktion über das 3-Punkte-Menü.
Belege gesammelt ausgeben
Im 3-Punkte-Menü stehen Dir für die markierten Belege Drucken, Als E-Mail versenden, Im DMS ablegen und Herunterladen zur Verfügung. Es öffnet sich der Dialog „Belege ausgeben“:
Bestätige die Rückfrage mit „Ausgabe starten“. Beim Herunterladen kannst Du vorher „Als ZIP-Datei herunterladen“ einschalten – dann erhältst Du alle PDFs gesammelt in einer ZIP-Datei statt einzeln.
Während der Ausgabe zeigt ein Fortschrittsbalken den Stand an, z. B. „3 von 10 Belegen verarbeitet …“. Mit „Abbrechen“ stoppst Du die Ausgabe; sie endet nach dem aktuellen Beleg. Nicht mehr verarbeitete Belege erhalten den Hinweis „Abgebrochen – nicht verarbeitet“.
Am Ende siehst Du, wie viele Belege erfolgreich ausgegeben wurden. Darunter listet VARIO Cloud alle Belege, die nicht automatisch ausgegeben werden konnten, jeweils mit dem Grund. Über das Symbol „Beleg öffnen“ öffnest Du den Beleg. Konnte eine E-Mail nicht automatisch versendet werden, öffnest Du sie über „E-Mail öffnen“ und versendest sie manuell.
Mit „Wiederholen“ startest Du die Ausgabe für fehlgeschlagene oder abgebrochene Belege erneut, mit „Schließen“ beendest Du den Dialog.
Aktion
Im Bereich Aktion werden Dir alle verfügbaren Aktionen zu dem aktuell geöffneten Beleg angezeigt. Diese können je nach Belegart und -status unterschiedlich ausfallen. Typische Aktionen sind zum Beispiel:
Speichern und Bearbeiten eines Belegs
Die Übernahme in einen Folgebeleg
Das Kopieren des aktuellen Belegs
Das Auflösen eines Belegs (z.B. beim Auftrag)
Auflösen: Angebote und Aufträge können nur aufgelöst werden, wenn sie noch nicht in einen Folgebeleg übernommen wurden. Beim Auflösen werden bestehende Reservierungen in den Artikeln entfernt. Ein aufgelöster Auftrag kann nicht erneut übernommen werden – ein Kopieren ist jedoch weiterhin möglich.
Kopieren: Mit der Aktion “kopieren” erstellt Du einen neuen Beleg auf Basis der aktuellen Daten. Vor dem Erstellen kannst Du eine andere Belegart wählen.
Neue Version erstellen für veröffentlichte Belege
Bei veröffentlichten Angeboten, Aufträgen mit Vorkasse und teilweise übernommenen Aufträgen steht die Aktion „Neue Version erstellen“ zur Verfügung. Mit dieser Aktion wird der Beleg wieder in den Bearbeitungsmodus versetzt, sodass er nachträglich bearbeitet werden kann. Es können beliebig viele Versionen erstellt werden, solange der Beleg nicht übernommen wurde.
Der bereits veröffentlichte Beleg ist im Reiter „DMS“ zu finden. Beim Veröffentlichen der neuen Version wird diese ebenfalls im Reiter „DMS“ gespeichert. Sie wird dann als neues Hauptdokument markiert. Weitere Informationen zur Kennzeichnung als Hauptdokument findest Du hier.
Teilweise übernommene Aufträge abschließen
Wenn ein Auftrag mit einer geringeren Menge als die angegebenen Menge für eine Position übernommen wird, erhält er den Status „Teilweise übernommen“. Bei teilweise übernommenen Aufträgen stehen Dir zwei zusätzliche Aktionen zur Verfügung:
Auftrag abschließen: Der Status des Auftrags wird auf „Auftrag übernommen“ gesetzt. Damit gilt der Auftrag als abgeschlossen.
Auftrag wieder öffnen: Ein teilweise übernommener Auftrag, der mit der Aktion „Auftrag abschließen“ abgeschlossen wurde, kann wieder in den Status „Teilweise übernommen“ versetzt und bearbeitet werden. Die Aktion steht nur zur Verfügung, wenn noch keine Schlussrechnung vorhanden ist und nicht gelieferte sowie nicht fakturierte Restmengen bestehen.
Picklisten-Vorlage beim Übernehmen in Kommissionierung
Beim Übernehmen eines Auftrags in die Kommissionierung kannst Du Dir die Bezeichnung der Picklisten-Vorlage anzeigen lassen.
Lege dafür unter Einstellungen/Lager/Picklisten eine Picklisten-Vorlage für die Einzel-Kommissionierung an. Diese muss als Standard-Pickliste festgelegt und einem Verkaufskanal zugeordnet werden. Der Verkaufskanal darf keiner bereits hinterlegten Standardvorlage zugeordnet sein.
Wähle im Auftrag im Bereich „Belegdaten“ den entsprechenden Verkaufskanal aus. Nach dem Speichern wird die Aktion „In Einzelkommissionierung übernehmen“ mit der entsprechenden Vorlage angezeigt.
Liefermenge bei der Übernahme in Kommissionierung bestimmen
Bei der Übernahme eines Auftrags in die Einzelkommissionierung hängt die Angabe der kommissionierbaren Menge vom Lieferdatum der Position ab. Dieses kann in der Detailansicht der Position eingesehen und bearbeitet werden. Liegt das bestätigte Lieferdatum in der Zukunft, ist das Feld „Menge“ standardmäßig leer. Ist nur das Wunschdatum ausgefüllt und liegt dieses ebenfalls in der Zukunft, bleibt das Feld ebenfalls leer. Andernfalls wird das Feld mit der auszuliefernden Menge ausgefüllt.
Der Dialog erscheint jedoch nur, wenn mindestens ein Lieferdatum in der Zukunft liegt. Wählst Du stattdessen die Aktion „In Einzel-Kommissionierung mit Auswahl übernehmen“ aus, wird der Dialog unabhängig von den angegebenen Lieferdaten immer angezeigt.
Paketaufkleber drucken und Paket erzeugen und bearbeiten
Enthält ein Lieferscheine eine Versandart, die eine Anbindung an einen Versanddienstleister, z. B. DHL, stehen zwei weitere Aktionen zur Verfügung.
Mit der Aktion "Paketaufkleber drucken" wird einen Paketaufkleber für die Lieferung ausgedruckt entsprechend der hinterlegten Einstellungen in der Versandart.
Mit der Aktion "Paket erzeugen und bearbeiten" kannst Du eine Sendung erzeugen, die im Reiter "Sendungsübersicht" aufgelistet wird. In dieser kannst Du die Pakete und Versandaufkleber bearbeiten bzw. ausdrucken lassen.
Lieferscheine in Sammelrechnungen übernehmen
Wenn ein Auftrag in mehrere Lieferscheine übernommen wurde und diese veröffentlicht wurden, steht Dir für die Lieferscheine die Aktion „In Sammelrechnung übernehmen“ zur Verfügung. Mit dieser Aktion können die Lieferscheine zu einer Sammelrechnung zusammengefasst werden. Diese enthält alle Positionen der übernommenen Lieferscheine. Die Aktion kann unabhängig von den Einstellungen der Adresse ausgeführt werden.
Die Aktion wird nur angeboten, wenn der Auftrag vollständig übernommen wurde und mindestens zwei Lieferscheine für den Auftrag erstellt und veröffentlicht wurden. Bereits übernommene Lieferscheine sowie über Einzelrechnungen berechnete Mengen werden nicht in die Sammelrechnung einbezogen.
Weitere Informationen zu den Lieferscheinen findest Du hier.
Bereich Beleghistorie
Im Bereich Beleghistorie wird der aktuelle Beleg und seine Vorbelege angezeigt.
Die anderen Belege lassen sich in einer Vorschau anzeigen oder wahlweise in einem neuen Tab öffnen.
Mit Klick auf das entsprechende Icon lässt sich die Beleghistorie auch in einer maximierten Ansicht anzeigen.
In der Beleghistorie können Teilketten mehrerer Belegketten erfasst sein.
Das ist dann der Fall, wenn sich ein zusammengesetzter Geschäftsvorfall nicht in einer einzelnen abgeschlossenen Belegkette darstellen lässt. In der Belegkette wird dann angezeigt, wie die Belege zusammenhängen. Bei komplizierteren Konstellationen kannst Du Dir die Belegkette in der maximierten Ansicht anzeigen lassen um somit einen besseren Überblick gewinnen zu können.
Bereich Zusatzfelder
Im unteren Bereich werden die Zusatzfelder hinterlegt, die unter Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder den Belegen zugeordnet wurden. Über die Option “Einträge verwalten” wirst Du direkt zu den Einstellungen innerhalb eines neuen Tabs geleitet, in dem Du neue und bestehende Zusatzfelder definieren kannst. Eine ausführliche Hilfe dazu findest Du hier.
Über die Nutzereinstellungen/Zusatzfelder kannst Du die Reihenfolge festlegen, in der die Reiter mit den jeweiligen Zusatzfeldgruppen erscheinen sollen. Mehr dazu findest Du hier.
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