Belegarten und Belegkategorien

Beim Anlegen eines neuen Belegs stehen Dir verschiedene Belegarten zur Verfügung, die in Belegkategorien eingeteilt werden. Standardmäßig ist jeweils eine Belegart pro Kategorie vorhanden. In Einstellungen/Belege/Belegarten kannst Du weitere Belegarten zu den Belegkategorien anlegen.

Übersicht der Belegkette

Es stehen Dir folgende Belegarten bzw. Belegkategorien in der Reihenfolge zur Verfügung:

• Angebot
• Auftrag
• Proformarechnung
• Lieferschein
• Rechnung
• Eingangs-Provisions-Gutschrift
• Lieferschein/Rechnung
• Rechnungskorrektur m. WR (mit Warenrücknahme)
• Rechnungskorrektur o. WR (ohne Warenrücknahme)
• Storno-Lieferschein/Rechnung

Belegarten im Detail

Beim Anlegen eines Beleg muss Du nicht mit der ersten Belegart in der Belegkette starten; innerhalb eines Vorgangs kann bspw. auch direkt ein Lieferschein angelegt werden. Belege können über die Aktionsbuttons in der Belegzusammenfassung in die Folgebelege übernommen werden.

Hier eine kurze Beschreibung bzw. Hinweise zu den einzelnen Belegarten.

Angebot

Angebot bzgl. der Belegpositionen für Kunden

Auftrag

Positionen, die in einem Verkaufsauftrag hinterlegt sind, können im Feld “Auftragsposition” zu den Positionen in eine Anfrage, Bestellung, einen Eingangslieferschein oder eine Eingangslieferschein/-rechnung übernommen werden.

Wenn ein Auftrag direkt in eine Bestellung übernommen wird, wird das Feld “Auftragsposition” in der Bestellung automatisch mit der entsprechenden Position aus dem Auftrag gefüllt. Bestände, welche über eine mit einem Auftrag verknüpften Eingangslieferung gebucht werden, sind nur für diesen verknüpften Auftrag verfügbar.

Lieferschein

Der Lieferschein für die Lieferung der Artikel

Rechnung

Die Rechnung zu einem erfolgten Verkauf.

Proforma-Rechnung

Aufträge und Lieferscheine können in Proforma-Rechnungen übernommen werden, die als eigene Belegart gelten. Diese gelten als eine finanzunrelevante Variante der Rechnung, die nicht in einen weiteren Folgebeleg übernommen werden können. Dabei werden alle Positionen und ihre Angaben sowie die Währungs- und Steuerdarstellung aus dem Ursprungsbeleg übernommen.

Der Ursprungsbeleg bleibt dabei im Ursprungs-Belegstatus und kann weiterhin in die gewünschte Folgebelegart übernommen werden. Pro Auftrag/Lieferschein kann jeweils nur eine Proforma-Rechnung erstellt werden. Die Belegausgabe gleicht der der Rechnung, mit dem Unterschied, dass diese auf den entsprechenden Ursprungsbeleg referenziert wird.

Da die Proforma-Rechnung eine finanzunrelevante Belegart ist, wird sie, anders als die Rechnung, nicht bei der FiBu-Übergabe beachtet, wirkt sich nicht auf den Umsatz aus und es wird kein OP zu dieser erstellt.

Lieferschein/Rechnung

Kombination aus Lieferschein und Rechnung.

Rechnungskorrektur mit oder ohne Warenrücknahme

Gutschrift mit oder ohne Warenrücknahme: Belegarten, um die Gutschrift von Kunden bestellten Artikeln darzustellen.

Bei der Übernahme von veröffentlichten und noch offenen Rechnungen sowie von Lieferscheinen/Rechnungen in eine Rechnungskorrektur mit oder ohne Warenrücknahme erscheint eine Abfrage, mit der beide Belege automatisch miteinander verrechnet werden können.

Eingangs-Provisions-Gutschrift

Diese Belegart dient dazu, Provisionen, die Du von Partnern erhältst, korrekt im System abzubilden. Anders als klassische Eingangsbelege wird diese Gutschrift wie ein Verkauf (debitorisch) behandelt: Sie erhöht Deinen Umsatz in der Statistik und wird als Offener Posten auf einem Kundenkonto geführt. Damit wird ein typischer Sonderfall aus der Praxis – z. B. Vermittlungsprovisionen – sauber und nachvollziehbar integriert. Fachlich gesprochen handelt es sich um eine debitorische Buchungslogik (also buchhalterisch auf der „Kundenseite“), obwohl der Beleg aus dem Einkaufskontext kommt – ein bewusst gewählter „Bruch“ im Standardprozess, der genau diesen Anwendungsfall korrekt abbildet.

Ablauf der Geschäftsvorfälle in VARIO Cloud

Angebot = keine Änderungen

Auftrag = Verfügbarkeit

Lieferschein = Bestand

Rechnung = Geldforderung

Lieferschein/Rechnung = Bestand & Geldforderung

Rechnungskorrektur mit/-ohne Warenrücknahme (WR) = neue Belegnummer, Offener Posten wird verrechnet bei Zahlungsart VmV (zur Verrechnung mit Vorbeleg), bei mit WR Rückbuchung Bestand auf Retourenlager, bei ohne WR keine Lagerbewegung

Storno-Lieferschein/Rechnung = Belegnummer bleibt, Rückbuchung Bestand auf Retourenlager, der offene Posten wird aufgehoben

Wenn Du einen Lieferschein durch Neuanlage erstellst, werden die Belegtypen Angebot und Auftrag übersprungen. Um einen Lieferschein passend zu einem Auftrag anzulegen, musst Du erst den Auftrag (Status: Gespeichert) öffnen und kannst diesen dann in einen Lieferschein übernehmen.

So kann bspw. ein Angebot in einen Auftrag übernommen werden und dieser Auftrag widerrum kann in einen Lieferschein übernommen werden.