> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://help.vario-software.de/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege/aktionsmenu.md). # Aktionsmenü Im Aktionsmenü eines Verkaufsbelegs findest Du alle Aktionen zum geöffneten Beleg und erfährst, wann welche Aktion zur Verfügung steht. Im **Aktionsmenü** werden Dir alle Aktionen zu dem aktuell geöffneten Beleg angezeigt. Diese können je nach z. B. OP-Status oder Belegart **unterschiedlich** ausfallen. So kann hier z. B. ein Zahlungsplan aktiviert oder eine manuelle Bezahlung durchgeführt werden. Nachfolgend erklären wir Dir hier alle möglichen Aktionsbuttons. Das Aktionsmenü öffnest Du über den Button **»Aktionen«** oben im Beleg, per Rechtsklick über **»Aktionsmenü öffnen«** oder mit der Tastenkombination **Alt+Umschalt+A**. Jede Aktion zeigt unter ihrem Namen eine kurze Beschreibung. Ist eine Aktion gerade nicht verfügbar, ist sie ausgegraut. Ein Tooltip nennt Dir dann meist den Grund, z. B. „Deaktiviert im Bearbeitungsmodus“.

## Lieferfreigabe zurücknehmen Mit der Aktion **»Lieferfreigabe zurücknehmen«** kannst Du den **Auftrag** von der Lieferfreigabe zurücknehmen, so dass diese nicht in einen **Lieferschein** bzw. in eine **Lieferschein/Rechnung** übernommen werden kann. Die Aktion steht Dir nur zur Verfügung, wenn der Toggle **»Lieferung freigegeben«** **aktiviert** ist und kann nur außerhalb des **Bearbeitungsmodus** für Aufträge ausgeführt werden. Der Toggle **Lieferung freigegeben** kann wiederum durch die Aktion **»Lieferung freigeben«** **aktiviert** werden. Im Aktionsmenü erscheint immer nur eine der beiden Aktionen, passend zum Toggle. Für beide Aktionen benötigst Du das Recht **„Lieferung in Auftrag erlauben“**. Der Auftrag muss den Status **Gespeichert** oder **Teilweise übernommen** haben.

## Lieferung freigeben Mit der Aktion **»Lieferung freigeben«** kannst Du den **Auftrag** zur Lieferung freigeben, so dass dieser in einen **Lieferschein** bzw. in eine **Lieferschein/Rechnung** übernommen werden kann. Die Aktion steht Dir nur zur Verfügung, wenn der Toggle **»Lieferung freigegeben«** **deaktiviert** ist, und kann nur außerhalb des **Bearbeitungsmodus** für Aufträge ausgeführt werden. Der Toggle **Lieferung freigegeben** kann wiederum durch die Aktion **»Lieferfreigabe zurücknehmen«** **deaktiviert** werden. Wird eine **Retourenankündigung** mit der **Retourenkategorie "Warenersatz, Ware wird zurückgeschickt"** und die **Option "Auf Retoure warten vor Warenersatz"** in einen **Auftrag** übernommen, dann ist die Aktion ausgegraut. Diese bleibt solange ausgegraut bis die Ware bei abgeschlossener Retoure erhalten wurde.

## Kommissionierungstest Mit der Aktion **»Kommissionierungstest«** kannst Du prüfen, ob der **Auftrag erfolgreich** in die **Kommissionierung** übernommen werden kann. Wähle analog zur Kommissionierung im Menüpunkt [**Warenausgang**](/vario-cloud-handbuch/lager/warenausgang.md) eine der unter [**Einstellungen/Lager/Picklisten**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-lager/picklisten.md) hinterlegten Vorlagen aus, um die Prüfung durchzuführen.

Auswahl der Picklisten-Vorlage für den Kommissionierungstest

Dabei müssen die **Voraussetzungen** für die Kommissionierung auch erfüllt sein. Das Ergebnis wird dann im Reiter **»Belegprotokoll«** im Bereich **Auftrag-Übernahmeprotokoll** aufgeführt. Bei einer erfolgreichen Prüfung wird ein **Haken** in der Spalte **„Erfolgreich?“** eingetragen. Die Aktion steht nur für **Aufträge außerhalb** des **Bearbeitungsmodus** zur Verfügung.

Ergebnis des Kommissionierungstests im Belegprotokoll

Weitere Informationen zur Kommissionierung findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/lager/kommissionierung.md). ## Stapelverarbeitung ändern Mit der Aktion **»Stapelverarbeitung ändern«** kannst Du die Angaben zur **Stapelverarbeitung** und **Stapel-Priorität** in **Aufträgen** nachträglich ändern. Diese können nach dem **Speichern**, **Veröffentlichen** und **Übernehmen** eines Auftrags geändert werden. Die Änderung gilt nur für den Auftrag selbst, Folgebelege werden dabei nicht angepasst. Die **Stapel-Priorität** ist ein Pflichtfeld mit höchstens vier Stellen. Im **Bearbeitungsmodus** ist die Aktion ausgegraut, dort änderst Du die Felder direkt im Beleg.

Die Angaben findest Du im Bereich **Belegdaten** im Reiter **»Belegerfassung«**.

Stapelverarbeitung und Stapel-Priorität im Bereich Belegdaten

## Liefertermine ändern Diese Aktion steht Dir in **Aufträgen** außerhalb des **Bearbeitungsmodus** zur Verfügung, z. B. in gespeicherten oder übernommenen Aufträgen. Mit ihr kannst Du das **Lieferdatum (Wunsch)**, das **Lieferdatum (Bestätigt)** und das **Versanddatum (reine Info)** im Bereich **Lieferung** ändern. Die beiden Lieferdaten kannst Du auch als Zeitraum angeben. Du kannst diese Daten auch **nach dem Übernehmen** des Belegs anpassen, etwa wenn der Kunde die Ware früher abholt oder diese später geliefert werden soll.

## Zusatzfelder ändern Mit der **Aktion "Zusatzfelder ändern"** änderst Du die **Zusatzfelder** des Belegs außerhalb des **Bearbeitungsmodus**, ohne den Beleg erneut in Bearbeitung nehmen zu müssen. Die Aktion erscheint nur, wenn zum Beleg Zusatzfelder vorhanden sind. Im **Bearbeitungsmodus** ist sie ausgegraut, dort änderst Du die Zusatzfelder direkt im Beleg. Sie steht auch in Einkaufsbelegen, Retouren, Verträgen und Fertigungsaufträgen zur Verfügung. Im Dialog passt Du die Zusatzfelder an und klickst auf **Speichern**. Der Button ist erst aktiv, sobald Du etwas geändert hast. Gespeichert werden nur die geänderten Felder. Wie Du Zusatzfelder einrichtest, erfährst Du auf der Seite [Zusatzfelder](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder.md). ## Vertreter ändern Mit der Aktion **»Vertreter ändern«** setzt Du den **Vertreter** für die Positionen des Belegs in einem Schritt. Die Aktion gibt es in allen Belegarten, verfügbar ist sie aber nur im **Bearbeitungsmodus**. Übernommen wird der Vertreter in alle provisionsfähigen Positionen, für die bereits eine Provision hinterlegt ist. Gibt es keine solche Position, bleibt der Button "Speichern" ausgegraut. Provisionen können manuell in der [**Detailansicht** ](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege/belegerfassung.md#provisionen)zu den jeweiligen Positionen hinzugefügt werden. Wie automatische Provisionen hinzugefügt werden erklären wir Dir [**hier**](/vario-cloud-handbuch/verkauf/vertreter-und-provisionen.md).

## Etiketten drucken Mit der Aktion **»Etiketten drucken«** druckst Du Artikeletiketten für die Positionen des Belegs. Die Reporte dafür werden unter [**System/Ausgabe/Artikel-Etiketten**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-artikel-etiketten.md) verwaltet. Die Aktion steht nur **außerhalb** des **Bearbeitungsmodus** zur Verfügung.

{% hint style="info" %} Enthält der Beleg Artikel mit **Seriennummern**, ist der Etikettendruck nur in **Lieferscheinen** und **Lieferschein/Rechnungen** möglich. {% endhint %} Oben im Dialog legst Du fest, wie gedruckt wird: | Feld | Bedeutung | | ----------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Report-Gruppe** | Reportgruppe, über die die Etiketten für alle Positionen ausgegeben werden. Diese werden unter **System/Ausgabe/Artikel-Etiketten** verwaltet. ZU den einzelnen Positionen kannst Du abweichende Reporte auswählen. | | **Sprache** | Sprache, in der die Etiketten gedruckt werden. Vorbelegt ist die Sprache des Belegs, sonst die Sprache Deiner Firma. | | **Suchen** | Sind mehrere Positionen hinterlegt, kannst Du hier die Liste nach Artikelnummer, Artikelbezeichnung oder Seriennummer filtern. | | **Druckmenge** | Mit dem **Button "Auf alle anwenden"** setzt Du diese Druckmenge für alle aktuell angezeigten Positionen. Der Toggle **Drucken** wird dabei passend ein- oder ausgeschaltet. | Darunter steht je Position eine Zeile mit **Artikelnummer**, **Artikelbezeichnung**, **Seriennummer**, **Report**, **Drucken** und **Druckmenge**. Für Artikel mit Seriennummern gibt es je Seriennummer eine eigene Zeile. **Report** und **Druckmenge** werden aus dem Bereich **Etikettendruck** im [Artikel](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelstammdaten.md) vorbelegt. Sind in der Artikel-Kunden-Beziehung zum Kunden des Belegs eigene Etiketteneinstellungen hinterlegt, gelten diese. Hat der Artikel keine Etiketteneinstellungen, ist **Drucken** ausgeschaltet und die **Druckmenge** 0. Mit dem Toggle **»Drucken«** gibst Du an, für welche Artikel überhaupt Etiketten ausgedruckt werden sollen. Mit **»Alle auswählen«** und **»Alle abwählen«** schaltest Du den Toggle für alle angezeigten Zeilen um. Für die einzelnen Artikel kannst Du jeweils einen **abweichenden Report** auswählen. Der Button **Drucken** ist aktiv, sobald mindestens eine Zeile mit eingeschaltetem Toggle und einer Druckmenge über 0 vorhanden ist. ## E-Rechnung validieren Mit dieser Aktion prüfst Du einen Verkaufsbeleg, der als E-Rechnung ausgegeben wird, nach dem Standard EN16931. Die Aktion erscheint nur in finanzrelevanten Belegen mit hinterlegtem E-Rechnungsprofil, wenn die **Validierungs-Lizenz** aktiv ist und unter [**Einstellungen/Belege/Parameter**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege/parameter.md) der Parameter **„Verkauf: EN16931 Validierung mit Valitool“** auf **Manuell** steht. Im Dialog siehst Du links die Vorschau des Belegs und rechts das Prüfergebnis. Weitere Informationen zu den **Einstellungen von E-Rechnungen** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/e-rechnungen/einstellungen-and-voraussetzungen-fur-e-rechnungen.md) und zur **Validierung von E-Rechnungen** [**hier**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/e-rechnungen/validieren-von-e-rechnungen.md).

## FiBu-Übergabe Testlauf Mit der Aktion **»FiBu-Übergabe Testlauf«** kannst Du eine FiBu-Buchung für den Beleg simulieren. Diese Aktion steht nur für finanzrelevante Belege zur Verfügung, also für **Rechnungen**, **Lieferschein/Rechnungen**, **Rechnungskorrekturen**, **Abschlags-**, **Teil-** und **Schlussrechnungen**, **Provisionsabrechnungen** sowie deren Stornos. Nach dem Auswählen der Aktion werden Dir die dazugehörigen Buchungssätze mit den entsprechenden Angaben aufgeführt, wie sie bei einer FiBu-Übergabe aussehen würden. Dadurch kannst Du z. B. die Kontonummer, den Kontotyp und die Zahlungsart einsehen, die eingetragen würden bzw. ob die Buchung überhaupt zu einem Konto zugeordnet werden würde. Bei anderen Belegarten ist die Aktion ausgegraut. Wurde der Beleg bereits an die FiBu übergeben, heißt die Aktion **»FiBu-Buchungen«** und zeigt die zugehörigen FiBu-Buchungssätze.

## USt-IdNr.-Prüfprotokoll In diesem Protokoll werden durchgeführte Prüfungen von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) mit Meldung der Prüfung sowie dem Zeitpunkt protokolliert. Details zur Eingabe der USt.-IdNr. in der Adresse findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressstammdaten.md#bereich-verwaltung). Die Aktion öffnet die Adresse des Belegs in einem neuen Tab und zeigt dort direkt das Prüfprotokoll an.

## Manuell bezahlen Die Aktionen **»Manuell bezahlen«**, **»Manuelle Rückerstattung«**, **»Abschließen«** und **»Zahlungsplan«** erscheinen nur, wenn zum Beleg ein offener Posten existiert. Die Aktion **»Manuell bezahlen«** wird bei OPs mit dem Status **Offen** und **Teilweise gezahlt** angeboten. Die Aktion kann z. B. verwendet werden, wenn eine Barzahlung erfolgt. Für diese Aktion und für **»Manuelle Rückerstattung«** benötigst Du das Recht, offene Posten zu ändern. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten.md#aktion-manuell-bezahlen).

## Manuelle Rückerstattung Die Aktion **»Manuelle Rückerstattung«** wird für OPs mit dem Status **Überzahlt** und **In Erstattung** mit dem entsprechenden Betrag angeboten. Die Aktion kann z. B. für eine Rückzahlung bei einer Überzahlung verwendet werden. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten.md#manuelle-ruckerstattung).

## Abschließen Die Aktion **»Abschließen«** wird bei allen OPs angeboten, die im Status **Offene Posten** oder **Teilweise gezahlt** sind. Hier kann ein OP mit und ohne Rückerstattung geleisteter Zahlungen abgeschlossen werden. Du benötigst dafür das Recht **„Offenen Posten abschließen“**. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten.md#abschliessen).

## Zahlungsplan Die Aktion **»Zahlungsplan«** steht für jeden Beleg mit offenem Posten zur Verfügung und ermöglicht die Verwaltung eines Ratenzahlungsplans. Ohne die nötige Berechtigung ist die Aktion ausgegraut. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten.md#zahlungsplan).

## Belegstatus korrigieren Mit dieser Aktion kann der Belegstatus angepasst werden. Zum Beispiel kann ein Beleg mit dem Status **Gespeichert** in den Status **In Bearbeitung** versetzt werden. Damit kann auch der Status von z. B. veröffentlichten und übernommenen Belege geändert werden. Die Aktion kann nur von uns oder unseren Partner mit einem entsprechenden Support Link ausgeführt werden. Die Änderung wird im Belegprotokoll festgehalten. Bei historischen Altdaten ist keine Korrektur möglich. ## Offenen Posten entsperren Mit der Aktion **»Offenen Posten entsperren«** kann ein gesperrten offenen Posten des Belegs wieder für die Bearbeitung freigegeben werden. Die Aktion steht nur dem Besitzer der Installation und uns sowie unseren Partner anhand eines Support Links zur Verfügung. ## Positionen aus Vorbeleg Mit der Aktion **»Positionen aus Vorbeleg«** übernimmst Du offene Positionen aus Vorbelegen desselben Kunden in den aktuellen Beleg. Die Aktion erscheint nur, wenn der Beleg den Status **In Bearbeitung** hat und für seine Belegart Vorbelege möglich sind. In Abschlags- und Schlussrechnungen ist die Übernahme nicht möglich. {% stepper %} {% step %} ### Auswahl festlegen Wähle im Feld **„Ausgewählte Datensätze:“** wie die Markierung von Positionen wirken soll: {% endstep %} {% step %} ### Positionen markieren Die Liste zeigt die Positionen der möglichen Vorbelege. Markiere die Positionen, um die es geht. | Option | Bedeutung | | --------------- | ------------------------------------------------ | | **Einbeziehen** | Nur die markierten Positionen werden übernommen. | | **Ignorieren** | Markierte Positionen werden ignoriert. | | {% endstep %} | | {% step %} ### Übernehmen Klicke auf **»Hinzufügen«**. Übernommen wird jeweils die noch offene Menge der Position. In der Belegzusammenfassung werden die entsprechende Vorbelege mitaufgelistet.

{% endstep %} {% endstepper %} ## Freier Report Mit der **Aktion "Freier Report"** gibst Du den Beleg mit einem frei gewählten Report aus. Zur Auswahl stehen die Reportgruppen des Moduls **Beleg - Freie Reporte** im **Menüpunkt System/Ausgabe**, die für freie Reporte freigegeben sind. Weitere Informationen findest Du unter [Freie Reporte](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe.md#freie-reporte). | Feld | Bedeutung | | ----------------- | --------------------------------------------------------------------------------------- | | **Ausgabeart** | **Vorschau**, **Drucken**, **Datei-Export** oder **E-Mail**. Vorbelegt ist **Drucken**. | | **Exportformat** | **PDF** oder **XLSX**. Vorbelegt ist **PDF**. | | **Report-Gruppe** | Reportgruppe, mit der ausgegeben wird. | Mit **»Drucken«** bzw. **»Vorschau«** startest Du die Ausgabe. Bei der Ausgabeart **Vorschau** wird der Report direkt im Dialog angezeigt. Über **»Herunterladen«** speicherst Du ihn lokal. ## Neueste Workflow-Instanz Mit dieser Aktion werden Dir alle Logs der **letzten Workflow-Instanz** zum geöffneten Beleg aufgelistet. Wähle eines der Logs aus, um die **dazugehörigen Daten** einzusehen. Über die **Workflow-Instanzen-ID** kannst Du Dir den **Verlauf** der Instanz in der **Workflow-Darstellung** in einem neuen Tab anzeigen lassen. Weitere Informationen dazu findest Du auf der Seite [**Workflow-Protokolle und Logs**](/vario-cloud-handbuch/system/workflows/protokolle-und-logs.md).

{% hint style="info" %} Die Aktion steht nur mit **aktiver Workflow-Lizenz** und das **Benutzerrecht Workflowläufe lesen** zur Verfügung. {% endhint %} ## Workflow-Instanzen Mit dieser Aktion werden Dir die **verschiedenen Workflow-Instanzen** aufgelistet, welche den geöffneten Beleg betreffen. Die Aktion steht mit aktiver Workflow-Lizenz und dem Recht **„Workflowläufe lesen“** zur Verfügung. Beim **Aufklappen** einer Instanz über den **Pfeil** werden die Workflow-Elemente aufgelistet, die durchgelaufen sind. Bei einem Workflow, der **unterbrochen** wurde, kann dieser über die **Icons** Icons Wieder aufnehmen und Abbrechen

manuell wieder **zum Laufen** gebracht oder komplett **abgebrochen** werden. **»Wieder aufnehmen«** ist nur bei unterbrochenen Instanzen aktiv, **»Abbrechen«** auch bei laufenden und wartenden Instanzen. Die Icons siehst Du nur mit den Rechten **„Workflowlauf wieder aufnehmen“** bzw. **„Workflowlauf abbrechen“**.

Wähle einer der **Instanzen** aus, um Dir den **Verlauf** der Instanz in der **Workflowdarstellung** anzeigen zu lassen. Weitere Informationen dazu findest Du in der Handbuchseite **Workflows** auf der Seite [**Workflow-Protokolle und Logs**](/vario-cloud-handbuch/system/workflows/protokolle-und-logs.md). --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege/aktionsmenu.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.