Aktionsmenü
Im Aktionsmenü eines Verkaufsbelegs findest Du alle Aktionen zum geöffneten Beleg und erfährst, wann welche Aktion zur Verfügung steht.
Im Aktionsmenü werden Dir alle Aktionen zu dem aktuell geöffneten Beleg angezeigt. Diese können je nach z. B. OP-Status oder Belegart unterschiedlich ausfallen. So kann hier z. B. ein Zahlungsplan aktiviert oder eine manuelle Bezahlung durchgeführt werden. Nachfolgend erklären wir Dir hier alle möglichen Aktionsbuttons.
Das Aktionsmenü öffnest Du über den Button "Aktionen" oben im Beleg, per Rechtsklick über Aktionsmenü öffnen oder mit der Tastenkombination Alt+Umschalt+A. Jede Aktion zeigt unter ihrem Namen eine kurze Beschreibung. Ist eine Aktion gerade nicht verfügbar, ist sie ausgegraut. Ein Tooltip nennt Dir dann meist den Grund, z. B. Deaktiviert im Bearbeitungsmodus.
Lieferfreigabe zurücknehmen
Mit der Aktion "Lieferfreigabe zurücknehmen" kannst Du den Auftrag von der Lieferfreigabe zurücknehmen, so dass diese nicht in einen Lieferschein bzw. in eine Lieferschein/Rechnung übernommen werden kann.
Die Aktion steht Dir nur zur Verfügung, wenn der Toggle "Lieferung freigegeben" aktiviert ist und kann nur außerhalb des Bearbeitungsmodus für Aufträge ausgeführt werden. Der Toggle "Lieferung freigegeben" kann wiederum durch die Aktion "Lieferung freigeben" aktiviert werden.
Im Aktionsmenü erscheint immer nur eine der beiden Aktionen, passend zum Toggle. Für beide Aktionen benötigst Du das Recht Lieferung in Auftrag erlauben. Der Auftrag muss den Status Gespeichert oder Teilweise übernommen haben.
Lieferung freigeben
Mit der Aktion "Lieferung freigeben" kannst Du den Auftrag zur Lieferung freigeben, so dass dieser in einen Lieferschein bzw. in eine Lieferschein/Rechnung übernommen werden kann.
Die Aktion steht Dir nur zur Verfügung, wenn der Toggle "Lieferung freigegeben" deaktiviert ist, und kann nur außerhalb des Bearbeitungsmodus für Aufträge ausgeführt werden. Der Toggle "Lieferung freigegeben" kann wiederum durch die Aktion "Lieferfreigabe zurücknehmen" deaktiviert werden.
Wird eine Retourenankündigung mit der Retourenkategorie "Warenersatz, Ware wird zurückgeschickt" und die Option "Auf Retoure warten vor Warenersatz" in einen Auftrag übernommen, dann ist die Aktion ausgegraut. Diese bleibt solange ausgegraut bis die Ware bei abgeschlossener Retoure erhalten wurde.
Kommissionierungstest
Mit der Aktion "Kommissionierungstest" kannst Du prüfen, ob der Auftrag erfolgreich in die Kommissionierung übernommen werden kann. Wähle analog zur Kommissionierung im Menüpunkt "Warenausgang" eine der unter Einstellungen/Lager/Picklisten hinterlegten Vorlagen aus, um die Prüfung durchzuführen.
Dabei müssen die Voraussetzungen für die Kommissionierung auch erfüllt sein. Das Ergebnis wird dann im Reiter "Belegprotokoll" im Bereich "Auftrag-Übernahmeprotokoll" aufgeführt. Bei einer erfolgreichen Prüfung wird ein Haken in der Spalte "Erfolgreich?" eingetragen.
Die Aktion steht nur für Aufträge außerhalb des Bearbeitungsmodus zur Verfügung.
Weitere Informationen zur Kommissionierung findest Du hier.
Stapelverarbeitung ändern
Mit der Aktion "Stapelverarbeitung ändern" kannst Du die Angaben zur Stapelverarbeitung und Stapel-Priorität in Aufträgen nachträglich ändern. Diese können nach dem Speichern, Veröffentlichen und Übernehmen eines Auftrags geändert werden. Die Änderung gilt nur für den Auftrag selbst, Folgebelege werden dabei nicht angepasst.
Die Stapel-Priorität ist ein Pflichtfeld mit höchstens vier Stellen. Im Bearbeitungsmodus ist die Aktion ausgegraut, dort änderst Du die Felder direkt im Beleg.
Die Angaben findest Du im Bereich "Belegdaten" im Reiter "Belegerfassung".
Liefertermine ändern
Diese Aktion steht Dir in Aufträgen außerhalb des Bearbeitungsmodus zur Verfügung, z. B. in gespeicherten oder übernommenen Aufträgen. Mit ihr kannst Du das Lieferdatum (Wunsch), das Lieferdatum (Bestätigt) und das Versanddatum (reine Info) im Bereich "Lieferung" ändern. Die beiden Lieferdaten kannst Du auch als Zeitraum angeben. Du kannst diese Daten auch nach dem Übernehmen des Belegs anpassen, etwa wenn der Kunde die Ware früher abholt oder diese später geliefert werden soll.
Vertreter ändern
Mit der Aktion "Vertreter ändern" setzt Du den Vertreter für die Positionen des Belegs in einem Schritt. Die Aktion gibt es in allen Belegarten, verfügbar ist sie aber nur im Bearbeitungsmodus.
Übernommen wird der Vertreter in alle provisionsfähigen Positionen, für die bereits eine Provision hinterlegt ist. Gibt es keine solche Position, bleibt der Button "Speichern" ausgegraut. Provisionen können manuell in der Detailansicht zu den jeweiligen Positionen hinzugefügt werden. Wie automatische Provisionen hinzugefügt werden erklären wir Dir hier.
Etiketten drucken
Mit der Aktion "Etiketten drucken" druckst Du Artikeletiketten für die Positionen des Belegs. Die Reporte dafür werden unter System/Ausgabe/Artikel-Etiketten verwaltet. Die Aktion steht nur außerhalb des Bearbeitungsmodus zur Verfügung.
Oben im Dialog legst Du fest, wie gedruckt wird:
Report-Gruppe
Reportgruppe, über die die Etiketten für alle Positionen ausgegeben werden. Diese werden unter System/Ausgabe/Artikel-Etiketten verwaltet. ZU den einzelnen Positionen kannst Du abweichende Reporte auswählen.
Sprache
Sprache, in der die Etiketten gedruckt werden. Vorbelegt ist die Sprache des Belegs, sonst die Sprache Deiner Firma.
Suchen
Sind mehrere Positionen hinterlegt, kannst Du hier die Liste nach Artikelnummer, Artikelbezeichnung oder Seriennummer filtern.
Druckmenge
Mit dem Button "Auf alle anwenden" setzt Du diese Druckmenge für alle aktuell angezeigten Positionen. Der Toggle Drucken wird dabei passend ein- oder ausgeschaltet.
Darunter steht je Position eine Zeile mit Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Seriennummer, Report, Drucken und Druckmenge. Für Artikel mit Seriennummern gibt es je Seriennummer eine eigene Zeile.
Report und Druckmenge werden aus dem Bereich "Etikettendruck" im Artikel vorbelegt. Sind in der Artikel-Kunden-Beziehung zum Kunden des Belegs eigene Etiketteneinstellungen hinterlegt, gelten diese. Hat der Artikel keine Etiketteneinstellungen, ist Drucken ausgeschaltet und die Druckmenge 0.
Mit dem Toggle "Drucken" gibst Du an, für welche Artikel überhaupt Etiketten ausgedruckt werden sollen. Mit Alle auswählen und Alle abwählen schaltest Du den Toggle für alle angezeigten Zeilen um. Für die einzelnen Artikel kannst Du jeweils einen abweichenden Report auswählen. Der Button "Drucken" ist aktiv, sobald mindestens eine Zeile mit eingeschaltetem Toggle und einer Druckmenge über 0 vorhanden ist.
E-Rechnung validieren
Mit dieser Aktion prüfst Du einen Verkaufsbeleg, der als E-Rechnung ausgegeben wird, nach dem Standard EN16931. Die Aktion erscheint nur in finanzrelevanten Belegen mit hinterlegtem E-Rechnungsprofil, wenn die Validierungs-Lizenz aktiv ist und unter Einstellungen/Belege/Parameter der Parameter Verkauf: EN16931 Validierung mit Valitool auf Manuell steht. Im Dialog siehst Du links die Vorschau des Belegs und rechts das Prüfergebnis. Weitere Informationen zu den Einstellungen von E-Rechnungen findest Du hier und zur Validierung von E-Rechnungen hier.
FiBu-Übergabe Testlauf
Mit der Aktion "FiBu-Übergabe Testlauf" kannst Du eine FiBu-Buchung für den Beleg simulieren. Diese Aktion steht nur für finanzrelevante Belege zur Verfügung, also für Rechnungen, Lieferschein/Rechnungen, Rechnungskorrekturen, Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen, Provisionsabrechnungen sowie deren Stornos.
Nach dem Auswählen der Aktion werden Dir die dazugehörigen Buchungssätze mit den entsprechenden Angaben aufgeführt, wie sie bei einer FiBu-Übergabe aussehen würden. Dadurch kannst Du z. B. die Kontonummer, den Kontotyp und die Zahlungsart einsehen, die eingetragen würden bzw. ob die Buchung überhaupt zu einem Konto zugeordnet werden würde.
Bei anderen Belegarten ist die Aktion ausgegraut. Wurde der Beleg bereits an die FiBu übergeben, heißt die Aktion FiBu-Buchungen und zeigt die zugehörigen FiBu-Buchungssätze.
USt-IdNr.-Prüfprotokoll
In diesem Protokoll werden durchgeführte Prüfungen von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) mit Meldung der Prüfung sowie dem Zeitpunkt protokolliert. Details zur Eingabe der USt.-IdNr. in der Adresse findest Du hier. Die Aktion öffnet die Adresse des Belegs in einem neuen Tab und zeigt dort direkt das Prüfprotokoll an.
Manuell bezahlen
Die Aktionen Manuell bezahlen, Manuelle Rückerstattung, Abschließen und Zahlungsplan erscheinen nur, wenn zum Beleg ein offener Posten existiert.
Die Aktion “Manuell bezahlen” wird bei OPs mit dem Status “Offen” und “Teilweise gezahlt” angeboten. Die Aktion kann z. B. verwendet werden, wenn eine Barzahlung erfolgt. Für diese Aktion und für Manuelle Rückerstattung benötigst Du das Recht, offene Posten zu ändern. Weitere Details findest Du hier.
Manuelle Rückerstattung
Die Aktion “Manuelle Rückerstattung” wird für OPs mit dem Status “Überzahlt” und “In Erstattung” mit dem entsprechenden Betrag angeboten. Die Aktion kann z. B. für eine Rückzahlung bei einer Überzahlung verwendet werden. Weitere Details findest Du hier.
Abschließen
Die Aktion “Abschließen” wird bei allen OPs angeboten, die im Status "Offenen Posten" oder "Teilweise gezahlt" sind. Hier kann ein OP mit und ohne Rückerstattung geleisteter Zahlungen abgeschlossen werden. Du benötigst dafür das Recht Offenen Posten abschließen. Weitere Details findest Du hier.
Zahlungsplan
Die Aktion “Zahlungsplan” steht für jeden Beleg mit offenem Posten zur Verfügung und ermöglicht die Verwaltung eines Ratenzahlungsplans. Ohne die nötige Berechtigung ist die Aktion ausgegraut. Weitere Details findest Du hier.
Belegstatus korrigieren
Mit dieser Aktion kann der Belegstatus angepasst werden. Zum Beispiel kann ein Beleg mit dem Status "Gespeichert" in den Status "In Bearbeitung" versetzt werden. Damit kann auch der Status von z. B. veröffentlichten und übernommenen Belege geändert werden.
Die Aktion kann nur von uns oder unseren Partner mit einem entsprechenden Support Link ausgeführt werden. Die Änderung wird im Belegprotokoll festgehalten. Bei historischen Altdaten ist keine Korrektur möglich.
Offenen Posten entsperren
Mit der Aktion "Offenen Posten entsperren" kann ein gesperrten offenen Posten des Belegs wieder für die Bearbeitung freigegeben werden. Die Aktion steht nur dem Besitzer der Installation und uns sowie unseren Partner anhand eines Support Links zur Verfügung.
Positionen aus Vorbeleg
Mit der Aktion "Positionen aus Vorbeleg" übernimmst Du offene Positionen aus Vorbelegen desselben Kunden in den aktuellen Beleg. Die Aktion erscheint nur, wenn der Beleg den Status "In Bearbeitung" hat und für seine Belegart Vorbelege möglich sind. In Abschlags- und Schlussrechnungen ist die Übernahme nicht möglich.
Freier Report
Mit der Aktion "Freier Report" gibst Du den Beleg mit einem frei gewählten Report aus. Zur Auswahl stehen die Reportgruppen des Moduls Beleg - Freie Reporte im Menüpunkt System/Ausgabe, die für freie Reporte freigegeben sind. Weitere Informationen findest Du unter Freie Reporte.
Ausgabeart
Vorschau, Drucken, Datei-Export oder E-Mail. Vorbelegt ist Drucken.
Exportformat
PDF oder XLSX. Vorbelegt ist PDF.
Report-Gruppe
Reportgruppe, mit der ausgegeben wird.
Mit Drucken bzw. Vorschau startest Du die Ausgabe. Bei der Ausgabeart Vorschau wird der Report direkt im Dialog angezeigt. Über Herunterladen speicherst Du ihn lokal.
Neueste Workflow-Instanz
Mit dieser Aktion werden Dir alle Logs der letzten Workflow-Instanz zum geöffneten Beleg aufgelistet. Wähle eines der Logs aus, um die dazugehörigen Daten einzusehen. Über die Workflow-Instanzen-ID kannst Du Dir den Verlauf der Instanz in der Workflow-Darstellung in einem neuen Tab anzeigen lassen. Weitere Informationen dazu findest Du auf der Seite "Workflow-Protokolle und Logs”.
Workflow-Instanzen
Mit dieser Aktion werden Dir die verschiedenen Workflow-Instanzen aufgelistet, welche den geöffneten Beleg betreffen. Die Aktion steht mit aktiver Workflow-Lizenz und dem Recht Workflowläufe lesen zur Verfügung.
Beim Aufklappen einer Instanz über den Pfeil werden die Workflow-Elemente aufgelistet, die durchgelaufen sind. Bei einem Workflow, der unterbrochen wurde, kann dieser über die Icons 
manuell wieder zum Laufen gebracht oder komplett abgebrochen werden. Wieder aufnehmen ist nur bei unterbrochenen Instanzen aktiv, Abbrechen auch bei laufenden und wartenden Instanzen. Die Icons siehst Du nur mit den Rechten Workflowlauf wieder aufnehmen bzw. Workflowlauf abbrechen.
Wähle einer der Instanzen aus, um Dir den Verlauf der Instanz in der Workflowdarstellung anzeigen zu lassen. Weitere Informationen dazu findest Du in der Handbuchseite “Workflows” auf der Seite "Workflow-Protokolle und Logs”.
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