Verkaufsbelege

In diesem Artikel wird der Bereich „Verkauf“ in VARIO Cloud beschrieben. Hier verwaltest Du Deine Verkaufsbelege.

Anhand der Verkaufsbelege kannst Du in VARIO Cloud nachvollziehen, welche Geschäftsdokumente verkaufsseitig bei Dir vorliegen.

Die Belege stehen immer im Zusammenhang mit Deinen Adressen und Artikeln und stellen einen Kernaspekt von VARIO Cloud dar. In der Belegübersicht aus Einkauf und Verkauf sind Deine Geschäftsaktivitäten dokumentiert und für Dich nachvollziehbar angeordnet.

Die Belege können auch über den Reiter "Belege" in den entsprechenden Adressen und Artikel geöffnet werden.

Einen neuen Beleg anlegen

Klicke auf den Button "+Verkaufsbeleg" für die Neuanlage eines Verkaufsbeleges. Dabei musst Du nicht mit einem Angebot oder Auftrag beginnen, Du kannst bspw. auch direkt einen Lieferschein anlegen.

Ein Angebot kannst Du zu jeder Adresse anlegen, auch wenn diese nicht als Kunde gekennzeichnet ist. Übernimmst Du ein Angebot in einen Auftrag, wirst Du gefragt, ob Du diese als Kunden kennzeichnen möchtest. Bestätigst du dies, gelangst Du in die Stammdaten der Adresse.

Ein Auftrag oder ein Beleg, der nach diesem in der Belegkette des Verkaufs steht, kann nur auf Adressen ausgestellt werden, die in den Adressstammdaten als Kunde vorliegen (Geschäftsbeziehung: Kunde).

Sobald Du einen neuen Beleg anlegst, wird dieser in die Liste Deiner Verkaufsbelege aufgenommen. Hierzu reicht die Angabe der Adresse und des Belegtyps aus. Der Beleg liegt damit im Status “In Bearbeitung” vor. Dies ist nicht zu verwechseln mit dem Status “Gespeichert”:

Um den Beleg als wirksames Geschäftsdokument zu speichern, sind folgende Felder verpflichtend zu füllen:

• Artikelposition
• Versandart und Lieferbedingung
• Zahlungsart und Zahlungsbedingung

Klicke danach auf Speichern, um den Beleg in den Status “Gespeichert” zu versetzen.

Der Endbetrag eines Belegs darf keinen negativen Wert aufweisen. Der kleinste zulässige Betrag ist 0,00 €. Ebenso ist es nicht möglich, ein negatives Gewicht oder eine negative Preiseinheit anzugeben.

Icons der Belegübersicht

Die Icons innerhalb Deiner Verkaufsbelegübersicht zeigen Dir in welchem Status sich die Belege befinden.

Status Icons	Bedeutung
	Beleg in Bearbeitung
	Beleg gespeichert.
	Der Beleg befindet sich im Status ‘Gespeichert, Veröffentlicht’. Der Beleg wurde gespeichert und außerdem noch veröffentlicht, indem er z.B. als Email-Ausgabe generiert wurde.
	Beleg veröffentlicht & aufgelöst
	Beleg übernommen
	Beleg übernommen, veröffentlicht
	Beleg übernommen, in Bearbeitung
	Beleg teilweise übernommen
	In Kommissionierung
	Beleg aufgelöst
	Folgebeleg wird Bearbeitet
	In Workflow-Verarbeitung

Angaben zu einzelnen Belegen

Eine Zeile in der Übersicht (Datensatz für einen Verkaufsbeleg) lässt sich links in der Zeile durch Klick auf den grauen dropdown Pfeil erweitern. Dir werden zusätzliche Informationen zu dem Beleg angezeigt.

Links wird Dir in einer Ansicht der Beleg in der Belegkette angezeigt. So kannst Du Dir Vorbelege in einer Vorschau ansehen und öffnen.

Rechts davon werden in einer Schnell-Übersicht die Positionen des Beleges dargestellt. Mit Klick auf eine dieser Positionen, öffnet sich der entsprechende Artikel in einem neuen Tab (Artikelverwaltung).

Tabellendarstellung

Die dargestellten Informationen in der Kopfzeile der Belegübersicht sind abhängig von Deinen Einstellungen für die Spaltenselektion (C-Unit genannt). Hierüber kannst Du eingrenzen, welche Informationen Dir angezeigt werden sollen. Die Selektionen kannst Du individuell konfigurieren. Mehr dazu findest Du hier.

Im Standard werden Dir folgende Spalten dargestellt:

Belegnummer

Jeder Beleg wird bei der Erzeugung mit einer eindeutigen Belegnummer versehen.

Belegstatus

Ein Beleg befindet sich in VARIO Cloud immer in einem bestimmten Status. Mit einem gewissen Status gehen weitere Eigenschaften einher, z. B. welche Aktionen auf den Beleg ausgeführt werden können.

Belegart

Ein Beleg ist immer ein Beleg einer bestimmten Belegart. Eine Änderung der Belegart ist nicht vorgesehen. So bleibt z. B. ein Angebots-Beleg genau als solcher inklusive eindeutiger Belegnummer bestehen und kann dann ggf. in einen Auftrag übernommen werden. Der Auftrag stellt dann den zweiten eigenständigen Beleg innerhalb der Belegkette dar. Die Belege der Belegkette stellen in der Übersicht separate Datensätze dar. Die Referenzierung zwischen verschiedenen Belegen kannst Du jederzeit anhand der Belegkette in der erweiterten Ansicht eines Datensatzes oder im Beleg selbst einsehen.

Adressname

Ein Beleg ist immer auf eine bestimmte Zieladresse ausgestellt. Verkaufsseitig legst Du hierüber fest, an wen verkauft wird. Im Feld Name wird hier der Name, der im Beleg hinterlegten Adresse angezeigt.

Belegdatum

Das Datum der Belegerstellung.

Betrag Netto/ Brutto

Der sich aus den Positionen des Belegs ergebende Gesamtbetrag in Netto/- Brutto.

Erstellt am

Für einen schnellen Überblick wird Dir hier in einer relativen Formulierung angezeigt, wie lange die Erstellung des Beleg zurückliegt. Wenn Du am PC mit der Maus auf das Feld zeigst (Mouseover), wird Dir hier nochmal das Datum mit genauem Zeitstempel angezeigt.

Kundennummer

Zu der Belegadresse wird Dir hier die entsprechende Kundennummer angezeigt.

Offener Betrag

Sobald Du einen Lieferschein in eine Rechnung übernimmst, wird für diese Rechnung der Bruttobetrag aus den Positionen des Eingangslieferscheins als offener Betrag im Reiter “Zahlungsstatus” erfasst.

Der Zahlungsstatus des Belegs ist solange offen, bis der Kunde den offenen Betrag durch die Summe seiner Zahlungen beglichen hast.

Wenn Du auf einen Datensatz zu einem Beleg klickst, wird dieser im aktuellen Tab Deines Browsers geöffnet. In dieser Detailansicht des Belegs kannst Du alle wichtigen Informationen zu einem Beleg erfassen und bearbeiten.

Land	Toggle “Steuerpflichtig”	Toggle “§13b”	geprüfte Ust.-IdNr.	Info	Textausgabe
Inland	Ja	Ja	Ja	Land Toggle “Steuerpflichtig” Toggle “§13b” geprüfte USt.-IdNr. Info Textausgabe	“Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger/ Reverse Charge Verfahren”
EU	Nein	Nein	Ja		“steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung”
Drittland	Nein	Nein	Ja		“steuerfreie Ausfuhrlieferung/ tax free Export”

Ob sich die Artikelsuche während Deiner Eingabe automatisch öffnet, legst Du in den Benutzereinstellungen fest.

Die einzelne Positionen kannst Du per Drag & Drop verschieben oder bei ausgewählten Position mit dem Tastekürzel Shift + Alt + Pfeile nach oben/unten. Mit einem Rechtsklick auf die Position kannst Du hierfür auch die Option "Position verschieben nach ...". Wähle dabei die Position aus, mit der die ausgewählte Position gewechselt werden soll.

Belegausgabe über die Belegverwaltung

Zuschlag plus zwei Prozent	+2	+2%
Zuschlag plus zwei Euro	+2€
Rabatt minus fünf Prozent	5	-5
Rabatt minus fünf Euro	5€	-5€

Durch die Auswahl eines oder mehrerer Belege kannst Du diese über das 3-Punkte-Menü direkt im DMS ablegen, drucken, per E-Mail versenden oder herunterladen. Beim Herunterladen mehrerer Belege steht Dir die Option zur Verfügung, diese als ZIP-Datei herunterzuladen.

Dabei werden die Belege veröffentlicht und können nicht weiter bearbeitet werden!

Ist das Veröffentlichen einiger Belege nicht möglich, erscheint ein Hinweis mit dem Grund, warum die Belege nicht veröffentlicht werden können. Über den Pfeil kannst Du den jeweiligen Beleg in einem neuen Tab öffnen.

Nachdem Du den Beleg angepasst hast, kannst Du den Vorgang über den Button „Wiederholen“ erneut starten.