Verkaufsbelege
In diesem Artikel wird der Bereich „Verkauf“ in VARIO Cloud beschrieben. Hier verwaltest Du Deine Verkaufsbelege.
Anhand der Verkaufsbelege kannst Du in VARIO Cloud nachvollziehen, welche Geschäftsdokumente verkaufsseitig bei Dir vorliegen.
Die Belege stehen immer im Zusammenhang mit Deinen Adressen und Artikeln und stellen einen Kernaspekt von VARIO Cloud dar. In der Belegübersicht aus Einkauf und Verkauf sind Deine Geschäftsaktivitäten dokumentiert und für Dich nachvollziehbar angeordnet.
Verkaufsbelege
Wenn Du mit VARIO Cloud neu startest, hast Du noch keine Belege die Dir angezeigt werden können. Die Übersicht ist ungefüllt.
Klicke auf den Button “+Verkaufsbeleg anlegen” um einen neuen Verkaufsbeleg anzulegen.
Hierbei stehen Dir folgende Belegtypen zur Verfügung:
Angebot
Auftrag
Lieferschein
Rechnung
Lieferschein/Rechnung
Rechnungskorrektur m. WR (mit Warenrücknahme)
Rechnungskorrektur o. WR (ohne Warenrücknahme)
Storno-Lieferschein/Rechnung
Von oben nach unten sind diese Belegtypen nach ihrer Position in der Belegkette angeordnet.
Ablauf der Geschäftsvorfälle in VARIO Cloud
Angebot = keine Änderungen
Auftrag = Verfügbarkeit
Lieferschein = Bestand
Rechnung = Geldforderung
Lieferschein/Rechnung = Bestand & Geldforderung
Rechnungskorrektur mit/-ohne Warenrücknahme (WR) = neue Belegnummer, Offener Posten wird verrechnet bei Zahlungsart VmV (zur Verrechnung mit Vorbeleg), bei mit WR Rückbuchung Bestand auf Retourenlager, bei ohne WR keine Lagerbewegung
Storno-Lieferschein/Rechnung = Belegnummer bleibt, Rückbuchung Bestand auf Retourenlager, der offene Posten wird aufgehoben
Wenn Du einen Lieferschein durch Neuanlage erstellst, werden die Belegtypen Angebot und Auftrag übersprungen. Um einen Lieferschein passend zu einem Auftrag anzulegen, musst Du erst den Auftrag (Status: Gespeichert) öffnen und kannst diesen dann in einen Lieferschein übernehmen.
So kann bspw. ein Angebot in einen Auftrag übernommen werden und dieser Auftrag widerrum kann in einen Lieferschein übernommen werden.
Einen neuen Beleg anlegen
Klicke auf den Button "+Verkaufsbeleg" für die Neuanlage eines Verkaufsbeleges.
Dabei musst Du nicht mit einem Angebot oder Auftrag beginnen, Du kannst bspw. auch direkt einen Lieferschein anlegen.
Ein Angebot kannst Du zu jeder Adresse anlegen, auch wenn diese nicht als Kunde gekennzeichnet ist. Übernimmst Du ein Angebot in einen Auftrag, wirst Du gefragt, ob Du diese als Kunden kennzeichnen möchtest. Bestätigst du dies, gelangst Du in die Stammdaten der Adresse.
Ein Auftrag oder ein Beleg, der nach diesem in der Belegkette des Einkaufs steht, kann nur auf Adressen ausgestellt werden, die in den Adressstammdaten als Kunde vorliegen (Geschäftsbeziehung: Kunde).
Sobald Du einen neuen Beleg anlegst, wird dieser in die Liste Deiner Verkaufsbelege aufgenommen. Hierzu reicht die Angabe der Adresse und des Belegtyps aus. Der Beleg liegt damit im Status “In Bearbeitung” vor. Dies ist nicht zu verwechseln mit dem Status “Gespeichert”:
Um den Beleg als wirksames Geschäftsdokument zu speichern, sind folgende Felder verpflichtend zu füllen:
Artikelposition
Versandart und Lieferbedingung
Zahlungsart und Zahlungsbedingung
Klicke danach auf Speichern, um den Beleg in den Status “Gespeichert” zu versetzen.
Der Endbetrag eines Belegs darf keinen negativen Wert aufweisen. Der kleinste zulässige Betrag ist 0,00 €. Ebenso ist es nicht möglich, ein negatives Gewicht oder eine negative Preiseinheit anzugeben.
Belege in der Belegkette
Die Belege sind, sowohl im Einkauf, als auch im Verkauf, in eine eigene Belegkette eingegliedert.
Verkaufsseitig besteht die Belegkette aus folgenden Belegtypen. Dabei muss nicht mit dem Angebot gestartet werden; innerhalb eines Vorgangs kann bspw. auch direkt ein Lieferschein angelegt werden. Angebote und Aufträge können durch den entsprechenden Aktionsbutton aufgelöst werden.
Angebot
Angebot bzgl. der Belegpositionen für Kunden
Auftrag
Positionen, die in einem Verkaufsauftrag hinterlegt sind, können im Feld “Auftragsposition” zu den Positionen in eine Anfrage, Bestellung, einen Eingangslieferschein oder eine Eingangslieferschein/-rechnung übernommen werden.
Wenn ein Auftrag direkt in eine Bestellung übernommen wird, wird das Feld “Auftragsposition” in der Bestellung automatisch mit der entsprechenden Position aus dem Auftrag gefüllt. Bestände, welche über eine mit einem Auftrag verknüpften Eingangslieferung gebucht werden, sind nur für diesen verknüpften Auftrag verfügbar.
Lieferschein
Der Lieferschein für die Lieferung der Artikel
Rechnung
Die Rechnung zu einem erfolgten Verkauf.
Lieferschein/Rechnung
Kombination aus Lieferschein und Rechnung.
Rechnungskorrektur mit oder ohne Warenrücknahme
Gutschrift mit oder ohne Warenrücknahme: Belegarten, um die Gutschrift von Kunden bestellten Artikeln darzustellen.
Bei der Übernahme von veröffentlichten und noch offenen Rechnungen sowie von Lieferscheinen/Rechnungen in eine Rechnungskorrektur mit oder ohne Warenrücknahme erscheint eine Abfrage, mit der beide Belege automatisch miteinander verrechnet werden können.
Eingangs-Provisions-Gutschrift
Diese Belegart dient dazu, Provisionen, die Du von Partnern erhältst, korrekt im System abzubilden. Anders als klassische Eingangsbelege wird diese Gutschrift wie ein Verkauf (debitorisch) behandelt: Sie erhöht Deinen Umsatz in der Statistik und wird als Offener Posten auf einem Kundenkonto geführt. Damit wird ein typischer Sonderfall aus der Praxis – z. B. Vermittlungsprovisionen – sauber und nachvollziehbar integriert. Fachlich gesprochen handelt es sich um eine debitorische Buchungslogik (also buchhalterisch auf der „Kundenseite“), obwohl der Beleg aus dem Einkaufskontext kommt – ein bewusst gewählter „Bruch“ im Standardprozess, der genau diesen Anwendungsfall korrekt abbildet.
Belegübersicht
Deine Verkaufsbelegübersicht findest Du unter Menüpunkt 500 “Verkauf”. Diese werden Dir tabellarisch dargestellt.
Icons der Belegübersicht
Beleg in Bearbeitung
Beleg gespeichert.
Der Beleg befindet sich im Status ‘Gespeichert, Veröffentlicht’. Der Beleg wurde gespeichert und außerdem noch veröffentlicht, indem er z.B. als Email-Ausgabe generiert wurde.
Beleg veröffentlicht & aufgelöst
Beleg übernommen
Beleg übernommen, veröffentlicht
Beleg übernommen, in Bearbeitung
Beleg teilweise übernommen
In Kommissionierung
Beleg aufgelöst
Folgebeleg wird Bearbeitet
In Workflow-Verarbeitung
Eine Zeile in der Übersicht (Datensatz für einen Verkaufsbeleg) lässt sich links in der Zeile durch Klick auf den grauen dropdown Pfeil erweitern. Dir werden zusätzliche Informationen zu dem Beleg angezeigt.
Links wird Dir in einer Ansicht der Beleg in der Belegkette angezeigt. So kannst Du Dir Vorbelege in einer Vorschau ansehen und öffnen.
Rechts davon werden in einer Schnell-Übersicht die Positionen des Beleges dargestellt. Mit Klick auf eine dieser Positionen, öffnet sich der entsprechende Artikel in einem neuen Tab (Artikelverwaltung).
Die dargestellten Informationen in der Kopfzeile der Belegübersicht sind abhängig von Deinen Einstellungen für die Spaltenselektion (C-Unit genannt). Hierüber kannst Du eingrenzen, welche Informationen Dir angezeigt werden sollen.
Im Standard werden Dir folgende Spalten dargestellt:
Belegnummer
Jeder Beleg wird bei der Erzeugung mit einer eindeutigen Belegnummer versehen.
Belegstatus
Ein Beleg befindet sich in VARIO Cloud immer in einem bestimmten Status. Mit einem gewissen Status gehen weitere Eigenschaften einher, z. B. welche Aktionen auf den Beleg ausgeführt werden können.
Belegart
Ein Beleg ist immer ein Beleg einer bestimmten Belegart. Eine Änderung der Belegart ist nicht vorgesehen. So bleibt z. B. ein Angebots-Beleg genau als solcher inklusive eindeutiger Belegnummer bestehen und kann dann ggf. in einen Auftrag übernommen werden. Der Auftrag stellt dann den zweiten eigenständigen Beleg innerhalb der Belegkette dar. Die Belege der Belegkette stellen in der Übersicht separate Datensätze dar. Die Referenzierung zwischen verschiedenen Belegen kannst Du jederzeit anhand der Belegkette in der erweiterten Ansicht eines Datensatzes oder im Beleg selbst einsehen.
Adressname
Ein Beleg ist immer auf eine bestimmte Zieladresse ausgestellt. Verkaufsseitig legst Du hierüber fest, an wen verkauft wird. Im Feld Name wird hier der Name, der im Beleg hinterlegten Adresse angezeigt.
Belegdatum
Das Datum der Belegerstellung.
Betrag Netto/ Brutto
Der sich aus den Positionen des Belegs ergebende Gesamtbetrag in Netto/- Brutto.
Erstellt am
Für einen schnellen Überblick wird Dir hier in einer relativen Formulierung angezeigt, wie lange die Erstellung des Beleg zurückliegt. Wenn Du am PC mit der Maus auf das Feld zeigst (Mouseover), wird Dir hier nochmal das Datum mit genauem Zeitstempel angezeigt.
Kundennummer
Zu der Belegadresse wird Dir hier die entsprechende Kundennummer angezeigt.
Offener Betrag
Sobald Du einen Lieferschein in eine Rechnung übernimmst, wird für diese Rechnung der Bruttobetrag aus den Positionen des Eingangslieferscheins als offener Betrag im Reiter “Zahlungsstatus” erfasst.
Der Zahlungsstatus des Belegs ist solange offen, bis der Kunde den offenen Betrag durch die Summe seiner Zahlungen beglichen hast.
Wenn Du auf einen Datensatz zu einem Beleg klickst, wird dieser im aktuellen Tab Deines Browsers geöffnet. In dieser Detailansicht des Belegs kannst Du alle wichtigen Informationen zu einem Beleg erfassen und bearbeiten.
Reiter Belegerfassung
Im Reiter Belegerfassung werden die wichtigsten Eckdaten zu Deinem Verkaufsbeleg festgehalten und Dir stehen Funktionen zur Verfügung, um den Beleg selbst zu bearbeiten oder ihn in andere Belegtypen zu übernehmen.
Hauptadresse
Im Bereich Hauptadresse werden die Adressdaten eingetragen, an die der Beleg ausgestellt ist. Im Verkauf folgt dies der Logik “Ich verkaufe die Positionen an folgende Adresse”.
Normalerweise wird durch Neuanlage eines Belegs direkt die Adresssuche (Übersicht) geöffnet, in welcher Du dann eine Adresse auswählen kannst. Ist die Adresse nicht als Kunde gekennzeichnet, muss dies vor Anlage eines Verkaufsbeleges in den Stammdaten erfolgen, wie oben beschrieben kannst Du dies aber auch bei der Belegerfassung erledigen.
Die Hauptadresse kann im Beleg händisch angepasst, bzw. geändert werden.
Unterhalb der Hauptadresse kann durch Klick auf einen der Buttons, eine abweichende Liefer- oder Rechnungsadresse aus den Zusatzadressen ausgewählt werden.
Bei Auswahl einer abweichenden Liefer- oder Rechnungsadresse kannst Du über den Toggle “Neuer Filter für Zusatzadressen in Verkaufsbelegen” bestimmen, ob Du nur auf die Zusatzadressen zur Hauptadresse oder auf alle gespeicherten Adressen im System zugreifen und diese auswählen willst.
Belegdaten
Mit der Belegnummer ist jeder Beleg eindeutig identifiziert und das Belegdatum kennzeichnet das Erstellungsdatum eines jeden Beleges. Die Adressnummer zeigt die Adressnummer der ausgewählten Hauptadresse an.
Leistungsdatum
Wenn es ein vom Belegdatum abweichendes Leistungsdatum gibt, lässt sich dieses hier eintragen. Relevant u. a. für die FiBu.
Kundennummer
zeigt die Kundennummer der ausgewählten Hauptadresse an. (Lieferantennummer und Kundennummer sind nicht mit der Adressnummer einer Adresse zu verwechseln.)
Toggle Steuerpflichtig
Wenn es sich um ein steuerpflichtiges Geschäft handelt, muss dieser Toggle aktiviert sein. Der entsprechende Mehrwertsteuersatz wird dann auf den Betrag angewandt.
Für steuerfreie Warenlieferungen werden unter folgenden Voraussetzungen diese Texte in der Belegausgabe ausgegeben:
Inland
Ja
Ja
Ja
Land Toggle “Steuerpflichtig” Toggle “§13b” geprüfte USt.-IdNr. Info Textausgabe
“Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger/ Reverse Charge Verfahren”
EU
Nein
Nein
Ja
“steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung”
Drittland
Nein
Nein
Ja
“steuerfreie Ausfuhrlieferung/ tax free Export”
Bestellt von
In diesem Feld wählst Du einen Ansprechpartner aus, der der im Beleg hinterlegten Kundenadresse zugeordnet ist. Die Auswahl erfolgt aus den beim Kunden hinterlegten Ansprechpartnern. Alternativ kannst Du auch einen freien Text eintragen – zum Beispiel, wenn der Ansprechpartner nicht im System gespeichert ist oder eine individuelle Bezeichnung erforderlich ist.
Die Information aus diesem Feld wird standardmäßig im zugehörigen Beleg-Report (z. B. Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung) mit ausgegeben.
Zuständiger Benutzer
Für den Beleg (bzw. für den Geschäftsvorgang der damit zusammenhängt) zuständiger VARIO Benutzer.
Wenn der ausgewählte Benutzer als Ansprechpartner in der eigenen Adresse hinterlegt ist– inklusive der zugehörigen Kontaktinformationen– werden diese automatisch im Belegausdruck übernommen. Weitere Informationen zum Thema Ansprechpartner findest Du hier.
Vorgabelager
Hier kann ein Lager ausgewählt werden, dass für Aktionen im Zusammenhang mit dem Beleg als Standardlager ausgewiesen wird.
Reportgruppe
Hier kannst Du eine der unter System/Ausgabe angelegten Reportgruppen auswählen, die spezifisch für diesen Beleg gelten soll. Weitere Informationen zu den Reportgruppen findest Du hier.
Belegtyp nach Kommissionierung
In diesem Feld kannst Du auswählen, in welchen Belegtyp der Beleg (Auftrag) nach einer abgeschlossenen Kommissionierung übernommen werden soll. Hier kannst Du Belegarten aus den Kategorien “Lieferschein” und “Lieferschein/Rechnung” auswählen. Standardmäßig wird die Standardbelegart aus der Kategorie “Lieferschein” ausgewählt, sofern keine andere Belegart in der Adresse festgelegt ist.
Weitere Informationen zur Kommissionierung findest Du hier.
Externe Belegnummer
Wenn es bei der im Beleg eingetragenen Adresse eine eigene (Beleg-) Nummer oder Referenznummer zu dem Vorgang gibt, kann diese hier eingetragen werden.
Max. Lieferungen
Hierüber kann für einen Beleg definiert werden, dass die enthaltenen Artikelpositionen in einer vorgegebenen Anzahl von Lieferungen komplett geliefert werden sollen.
Stapel-Priorität
Hier kannst Du einstellen, welche Priorität der Beleg bei der Stapelverarbeitung erhalten soll. Sofern keine weitere Priorität in der Adresse festgelegt wurde, wird standardmäßig die Priorität 5 angegeben.
Fakturierungsart
Mit diesem Feld kannst Du Dich entschieden, ob der Beleg als Brutto– oder Nettorechnung ausgegeben werden soll. Bei einer Bruttorechnung werden die Bruttopreise aller Positionen angezeigt, aus denen der Gesamtbruttobetrag inklusive der Umsatzsteuer errechnet wird. Bei einer Nettorechnung werden hingegen die Nettopreise der einzelnen Positionen aufgelistet. Diese werden zum Nettogesamtpreis zusammengerechnet bevor die Umsatzsteuer hinzugerechnet werden. Die Gesamtsumme der Rechnung ist in beiden Fällen gleich.
Die Fakturierungsart wird standardmäßig aus der Adresse in den Beleg übernommen, kann jedoch bei Bedarf direkt im Beleg angepasst werden. Bei manueller Preiseingabe bleibt der Einzelpreis auch bei Wechsel der Fakturierungsart im Beleg bestehen.
Leistungsland
Leistungsland für den Steuerermittlungsprozess
Das Leistungsland ist entscheidend für die korrekte Steuerermittlung, insbesondere bei grenzüberschreitenden Lieferungen oder Dienstleistungen. Das System kann das Leistungsland auf unterschiedlichen Ebenen automatisch ermitteln.
Übersicht des Steuerermittlungsprozesses
Die folgende Reihenfolge zeigt, welche Einstellungsebene beim Leistungsland Vorrang hat (von höchster zu niedrigster Priorität):
Im Beleg selbst: Diese Einstellung hat Vorrang vor allen anderen Einstellungen
Aus dem Ländercode der USt-IdNr. der Lieferadresse
Aus dem Ländercode der USt-IdNr. der Hauptadresse
Aus dem Leistungsland der Hauptadresse
Aus dem Ländercode der Hauptadresse
FiBu-Übergabe anhand des Leistungslandes
Der Wert aus dem Feld “Leistungsland” wird auch bei der FiBu-Übergabe berücksichtigt, um die Buchung für den Verkaufsbeleg zu einem entsprechenden Konto zuzuordnen. Wenn z. B. Frankreich als Leistungsland eingetragen wurde, werden Buchungen automatisch zu einem Konto zugeordnet, das Europa als Region der Leistungserbringung enthält.
Dem §3a Abs. 1, 2 UStG nach ist die Bestimmung des umsatzsteuerlichen Leistungsortes bei Dienstleistungen, mit Ausnahmen, abhängig davon, ob:
der Leistungsempfänger eine Privatperson ist ( B2C): dabei gilt der Sitz des leistenden Unternehmens als Leistungsort
der Leistungsempfänger ein Unternehmen ist ( B2B): dabei gilt der Sitz des Leistungsempfängers als Leistungsort
Für die automatische Zuordnung einer Buchung zu einem Konto anhand des Leistungslandes muss unter Einstellungen -> Finanzen -> Reiter “Finanzbuchhaltung” eine Kontozuordnung mit der betreffenden Region hinterlegt sein.
Ermittlung des Wechselkurses, Umrechnungskurs, Basiswährung & Währung
Wir haben die Beschreibung dieser vier Felder nachfolgend zusammengefasst, da sie funktional zusammengehören.
Ermittlung des Wechselkurses
Mit dieser Option kann gezielt gesteuert werden, wie der Umrechnungskurs im Beleg ermittelt wird. Das ist besonders hilfreich, wenn z.B. zwischen Auftrag und Rechnungsstellung einige Zeit vergangen ist. Zur Auswahl stehen drei Optionen:
Automatisch ermittelt: Diese Einstellung ist standardmäßig hinterlegt. Der Kurs wird automatisch anhand des Leistungsdatums (vorrangig) oder des Belegdatums ermittelt.
Automatisch für das aktuelle Datum ermittelt: Wird diese Option manuell ausgewählt, verwendet das System den tagesaktuellen Kurs.
Manuell vorgegeben: Der Kurs kann hier individuell eingegeben werden, z.B. bei festen Vertragskursen oder Sondervereinbarungen.
Umrechnungskurs
Der Umrechnungskurs richtet sich nach den Angaben in den Feldern “Basiswährung” und “Währung”. Im Standard sind die Felder jeweils mit “EUR” belegt was einen Umrechnungskurs von 1 ergibt. Arbeitest Du hingegen mit einer fremden Währung, dann wird der von dir in den Einstellungen hinterlegte Umrechnungskurs ermittelt bzw. Dein manuell erfasster Kurs verwendet.
Basiswährung
Bei dem Feld “Basiswährung” handelt es sich um ein read-only Feld. Die Basiswährung (Hauswährung) ist aktuell auf “EUR” eingestellt und wird aus der Geschäftsbeziehung “Eigene Firma” der Adresse gezogen.
Währung
Das Feld “Währung” wird je nach Belegart aus den Geschäftsbeziehungen “Kunde”, “Lieferant” oder “Vertreter” der Adresse gezogen. Diese Einstellung legt fest, in welcher Währung dieser Beleg (VK, EK) inklusiver aller relevanter Bereiche und Aktionen geführt wird. In unserem Beispiel haben wir eine Lieferschein/Rechnung mit der Währung “BSD” (Bahama-Dollar) erstellt. In diesem Fall werden sämtliche Beträge (z.B. Artikelpreis, Rabatte/Zuschläge, Zahlungsstatus) in der Fremdwährung angezeigt. Wie Du siehst greifen Fremdwährungen an vielen Stellen in VARIO Cloud, weshalb wir Dir anhand unserer Zusammenfassung einen Überblick verschaffen wollen, wo und welche Bereiche betroffen sein.
Im Beleg (VK, EK) ist die Belegwährung (Fremdwährung) führend. Parallel werden die Beträge zusätzlich in der Basiswährung (EUR) gespeichert und beim Überfahren mit der Maus (über den Fremdwährungsbetrag) angezeigt.
Der Umrechnungskurs wird beim Anlegen automatisch aus dem Leistungs- bzw. Belegdatum gezogen.
Eine manuelle Anpassung des Umrechnungskurses ist über die Auswahl im Feld “Ermittlung des Wechselkurses” möglich, sofern die Währung von der Basiswährung abweicht.
Zusammenfassung aller Bereiche und Aktionen mit Fremdwährungsbezug
Im Reiter “Belegerfassung”
Im Bereich Positionen: Einzel- und Gesamtpreis
In der Detailansicht: Rabatt/Zuschlag, ggf. Provisionen
Im Bereich Versandkosten: Versandkosten
Im Bereich Rabatte und Gebühren: Rabatt- und Zuschlagsbeträge
In der Summenübersicht: Alle Beträge bis auf Rohertrag und Kreditlimit
Belegvorschau und -ausdruck
Im Reiter “Zahlungsstatus”
In der Summenübersicht
Im Buchungssatz: Alle Beträge inklusive Mahngebühren und -zinsen
Im Aktionsmenü des Belegs:
Aktion “Manuell bezahlen”
Aktion “Zahlungsplan”
Außerhalb des Belegs:
Auswertung/Finanzen: Gesamtumsatzsatistik
Auswertung/ Belege: Rechnungsausgangsbuch
Dashboard Adressen: Widgets OP-Salden, Adresse, OP
Finanzen/ Mahnwesen
Verkauf/ Provisionen
Hier, in der Adresse/Bereich Verwaltung findest Du eine Zusammenfassung aller Eingabefelder für Währungen.
Informationen zu den Einstellungen von Währungscodes und Umrechnungskursen findest Du hier.
Umsatzsteuerberechnung
Hier kannst Du zwischen der “Horizontalen” und der “Vertikalen” Umsatzsteuerberechnung wählen. Diese Einstellung hat Vorrang vor allen anderen Einstellungen. Weitere Details findest Du hier.
Sprache
Die Sprache wird automatisch gemäß folgender Logik gesetzt:
Standardmäßig wird die Sprache aus der Adresse übernommen, auf die der Beleg ausgestellt wird.
Existiert eine abweichende Rechnungsadresse, hat deren Sprache Vorrang.
Ausnahme bei Lieferscheinen: Hier hat die Sprache der Lieferadresse Vorrang.
Die Sprache kann weiterhin manuell im Beleg geändert werden.
Stapelverarbeitung
Option hat aktuell nur Auswirkungen auf die Picklistenerstellung
Die Option greift nur, wenn der Vorgang über eine Stapelverarbeitung ausgeführt wird.
Momentan betrifft das nur die Stapelverarbeitung zur Picklistenerstellung.
Bei zukünftigen Stapelverarbeitungen, z. B. zur automatischen Übernahme von Aufträgen in Lieferbelege, wird die Option ebenfalls berücksichtigt.
Achtung: Bei manueller Übernahme von Aufträgen in Lieferbelege wird die Option nicht angewendet. In diesem Fall entscheidest Du als Benutzer aktiv, welche Positionen in den Lieferbeleg übernommen werden und wie die Lieferung erfolgen soll.
Hier hast Du die Wahl zwischen den folgenden Optionen:
Gemäß Kriterien im Stapel: Der Auftrag wird gemäß den Vorgaben der unter Einstellungen/Lager/Picklisten erstellten Picklistenvorlage in Einzel-Kommissionierung übernommen.
Keine Verarbeitung: Der Auftrag darf nur manuell in die Kommissionierung übernommen werden und wird bei der automatischen Picklistenerstellung im Menüpunkt Lager/Warenausgang nicht berücksichtigt.
Kompletten Auftrag liefern: Der Auftrag wird nur in die Kommissionierung übernommen, wenn alle Positionen lieferbar sind, indem ausreichend Bestand zur Verfügung steht.
Nur komplette Positionen liefern: Es werden nur Positionen in einen Kommissionierschein übernommen, deren Gesamtmenge lieferbar ist.
Nur komplette Positionen liefern, aber maximal zwei Teillieferungen: Entsprechend der Option „Nur komplette Position“ werden nur vollständig lieferbare Positionen berücksichtigt – es sind jedoch maximal zwei Teillieferungen zulässig.
Nur komplette Positionen liefern, aber maximal drei Teillieferungen: Entsprechend der Option “Nur komplette Position” werden nur vollständig lieferbare Positionen berücksichtigt – es sind jedoch maximal drei Teillieferungen zulässig.
Ohne Kommissionierung: Der Auftrag darf weder manuell in die Kommissionierung übernommen noch bei der Erstellung von Picklisten im Menüpunkt Lager/Warenausgang berücksichtigt werden.
Verfügbare Mengen liefern: Der Auftrag darf beliebig oft in einen Kommissionsschein übernommen werden, solange für die jeweiligen Positionen ausreichende Mengen verfügbar sind.
Verfügbare Mengen liefern, aber maximal zwei Teillieferungen: Entsprechend der Option “Verfügbare Mengen liefern” kann der Auftrag beliebig oft in einen Kommissionsschein übernommen werden – es sind jedoch maximal zwei Teillieferungen zulässig.
Verfügbare Mengen liefern, aber maximal drei Teillieferungen: Entsprechend der Option “Verfügbare Mengen liefern” kann der Auftrag beliebig oft in einen Kommissionsschein übernommen werden – es sind jedoch maximal drei Teillieferungen zulässig.
Verfügbare Mengen liefern, dann Auftrag abschließen: Nach der ersten Lieferung der im Lager verfügbaren Mengen können die verbleibenden Restmengen eines Auftrags nicht mehr in einen Kommissionsschein übernommen werden.
Weiterverarbeiten wenn Vor-Kommissionierung abgeschlossen: Auftrag erst weiterverarbeitet werden, nachdem er über den Menüpunkt Lager/Warenausgang vor-kommissioniert wurde. Dafür ist eine Picklistenvorlage vom Typ “Vor-Kommissionierung” unter Einstellungen/Lager/Picklisten erforderlich.
Sofern keine der Optionen in der Adresse bereits festgelegt wurde, ist standardmäßig die Option “Gem. Kriterien im Stapel” vorausgewählt.
Toggle Lieferung freigegeben:
Dieser Toggle wird ab dem Belegtyp “Auftrag” angezeigt. Wenn der Toggle deaktiviert ist, kannst Du nach Speichern des Auftrags diesen nicht in den nächsten Belegtyp (Lieferschein bzw. Lieferschein/Rechnung) übernehmen.
Toggle § 13b UStG
Der § 13b UStG regelt, dass bei bestimmten Geschäften die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht. Dieses Verfahren nennt man auch “Reverse Charge” und kommt vor allem bei Geschäften über die Landesgrenzen hinaus zum tragen. Die Umsatzsteuer wird dabei nicht auf der Rechnung ausgewiesen, sondern ist vom Leistungsempfänger an das zuständige Finanzamt zu entrichten. Dies betrifft unter anderem den Emissionshandel, Entsorgung von Produktionsabfällen, Bauleistungen und Leistungen aus dem Ausland. Aktiviere diesen Toggle, um Belege gemäß §13b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) zu behandeln. Weitere Details findest Du hier unter Toggle “Steuerpflichtig”)
Schieberegler
Mit dem Schieberegler kannst Du auswählen, wie viele Informationen Dir in der Belegbearbeitung zu Deinen Artikelpositionen angezeigt werden sollen. Du kannst hier zwischen den Größen “S” und “XL” wählen.
Zusätzlich sind in den Eingangsrechnungen mit der Einstellung ‘XL’ auch buchhalterische Informationen verfügbar.
Positionen
Im Bereich “Positionen” werden alle Positionen bzw. Artikel des Beleges erfasst. Über die Lupe kann die Artikelsuche geöffnet und der gewünschte Artikel ausgewählt werden.
Bei gedrückter “Strg“-Taste können mehrere Positionen zum Beleg hinzugefügt werden. Dazu müssen alle Positionen mit gedrückter “Strg”-Taste angeklickt und anschließend die Schaltfläche “Hinzufügen” angeklickt werden. Die Auswahl kann auch mit der “Enter“-Taste bestätigt werden. Zusätzlich können mehrere aufeinanderfolgende Positionsnummern mit gedrückter “Shift“-Taste dem Beleg hinzugefügt werden.
Es kann sich hierbei um Artikelpositionen handeln, deren Daten aus der Artikelverwaltung stammen. Zusätzlich können beliebig viele Textpositionen in den Beleg eingefügt werden.
Bei Klick auf das Plus-Symbol (‘+’) wird eine neue Artikelposition erfasst. Der Cursor wird dabei in die neue Zeile gesetzt und durch Texteingabe wird eine Volltextsuche in der Artikelverwaltung gestartet. Alternativ kann weiter rechts in der Zeile auf das Lupen-Symbol geklickt werden, um ohne Texteingabe die verfügbaren Artikel anzuzeigen.
Nach Auswahl eines Artikels wird dieser in die Zeile geladen. Dabei werden für die folgenden Felder verfügbaren Informationen aus den Stammdaten geladen:
Artikelnummer, Artikel (Artikelbezeichnung) und Einzelpreis (bzgl. Verkauf). Als Menge wird die Verkaufseinheit des Artikels eingetragen. Der Rabatt bzw. Aufschlag muss manuell hinzugefügt werden. Der Gesamtpreis wird passend zu den anderen Werten je Zeile automatisch berechnet.
Über die Benutzereinstellungen kannst Du festlegen, ob beim Hinzufügen einer Position der Fokus auf das Feld “Einzelpreis” oder “Menge” gesetzt werden soll, so dass die entsprechende Angabe direkt ausgefüllt werden kann.
Funktionen bzgl. einzelner Position
Mithilfe des Symbols ganz rechts, können die Positionen per drag and drop verschoben bzw. untereinander getauscht werden, sofern Du mehrere Positionen erfasst hast. Das Symbol neben dem Gesamtbetrag gibt an, ob der Preis manuell eingetragen wurde oder aus dem Artikel bzw. Vorbeleg stammt.
Das Checkbox-Icon zeigt den Lieferungsstatus für diese Position an:
Offen (graue Checkbox)
Teilweise abgeschlossen (gelbe Checkbox)
Abgeschlossen (grüne Checkbox)
Durch Klick auf das Mülleimer-Symbol wird die entsprechende Positionszeile gelöscht.
Das Löschen geschieht direkt beim Klick auf das Symbol und ggf. bereits in der Zeile erfasste Informationen gehen dabei verloren.
Daneben kann durch Klick auf das Icon die Detailansicht der Position geöffnet werden. Hier können die grundlegenden Merkmale der Belegposition, sowie die folgenden Bereiche im Detail bearbeitet werden:
Rabatt/Aufschlag
Zusatzfelder
Kalkulation
Bestände
Texte
Lieferung
Steuersätze
Außerdem findest Du noch diese Buttons:
Lieferwagen: zeigt die Lieferbarkeit von Positionen an (grün: vollständig lieferbar, gelb: teilweise lieferbar, rot: nicht lieferbar)
Sprechblase: ermöglicht die Eingabe bzw. das Einsehen von z.b. einem Artikeltext (grün: Text ist hinterlegt, grau: kein Text hinterlegt)
gibt an, dass die Position über das Feld "Auftragsposition" mit einem Einkaufsbeleg verknüpft wurde. Mit einem Klick auf den Button wird Dir der entsprechende Beleg angezeigt.
Zwischensummen im Beleg
Über den markierten Button im Screen kannst Du Zwischensummen einfügen. Dieser Button befindet sich unter der letzten Position des Belegs. Mit einem Klick darauf wird die Zwischensumme eingefügt, und Du hast die Möglichkeit, eine Bezeichnung zu vergeben.
Falls der Beleg mehrere oder viele Positionen enthält und Du die Zwischensumme beispielsweise zwischen der ersten und zweiten Position einfügen möchtest, kannst Du sie per Drag-and-Drop mit Hilfe des Buttons 
verschieben. Um durch viele Positionen zu scrollen, ist es aufgrund der Browserbeschränkungen erforderlich, die Zwischensumme an den oberen Bildschirmrand zu ziehen und festzuhalten. Dadurch kannst Du durch die Positionen navigieren und die Zwischensumme an der gewünschten Stelle platzieren.
Wenn Du ein Angebot mit Zwischensummen in einen Auftrag, Lieferschein oder eine Lieferschein-Rechnung übernimmst, bleiben die Zwischensummen aus dem Angebot erhalten und werden entsprechend übernommen.
Detailansicht
Rabatt/Zuschlag
In Textform können hierüber Rabatte oder Zuschläge mit einer individuellen Bezeichnung zu einer Artikelposition erfasst werden. Bitte beachte die aufgeführten Beispiele zur Notation. Ohne Angabe des Euro-Zeichens wird die Zahl als Prozentwert interpretiert; keine Leerzeichen verwenden.
Zuschlag plus zwei Euro
+2€
Rabatt minus fünf Prozent
5
-5
Rabatt minus fünf Euro
5€
-5€
Beim Hovern über den Betrag in der Belegzusammenfassung werden die Rabatte und Zuschläge detailliert angezeigt. Das gilt sowohl für positionsbezogene als auch für den Gesamtrabatt im Beleg.
Über die kleine Lupe kannst Du bereits hinterlegte Rabatte/Zuschläge auswählen. Weitere Informationen zum hinterlegen der Rabatte/Zuschläge findest Du hier.
Kennzeichnung von Artikeln im Ausdruck, die nicht rabattierbar und/oder nicht skontierbar sind
Artikel, die nicht rabattfähig sind, erhalten in der Positionszeile einen Hinweis.
Artikel, die als nicht rabattierbar und/ oder nicht skontierbar markiert sind, werden durch eine hochgestellte ⁶ hinter der Positionsnummer gekennzeichnet. Zusätzlich wird diese Fußnote ausgegeben:
Die entsprechenden Toggle findest Du im Artikelstamm.
Zusatzfelder
Hier werden die Zusatzfelder, die über Einstellungen -> Allgemein -> Zusatzfelder den Belegpositionen zugeordnet wurden, hinterlegt. Wie Du Zusatzfelder anlegen und bearbeiten kannst, erfährst Du hier.
Kalkulation
Unter Kalkulation kannst Du neben dem oben beschriebenen Rabatt/Aufschlag eine noch detailliertere Kalkulation anwenden. Alle Anpassungen aus Rabatt/Aufschlag werden Dir auch hier angezeigt.
Klicke auf die Rabatt-/Aufschlag-Felder um diese anzupassen.
Ob ein Feldwert bearbeitbar ist, kannst Du an der Markierung des Werts und an der Grünfärbung der Linie erkennen.
Nachdem Du alle Eingaben zur Kalkulation gemacht hast, wendest Du durch Klick auf den Button die Kalkulation auf den Beleg an.
Zurück im Beleg selbst siehst Du in der Belegberechnung nur die Rabatte/Aufschläge aus dem gleichnamigen Detailbereich. Die Berechnungen aus der Kalkulation werden nur in der Detailansicht angezeigt.
Bestände
In dieser Detailansicht erhältst Du eine transparente Übersicht über die aktuellen Bestände eines Artikels.
Im oberen Bereich werden die Bestände je Lager dargestellt. Hier siehst Du pro Lager die Lagernummer, die Lagerbezeichnung sowie Werte für Bestand, Reserviert und Verfügbar. So erkennst Du auf einen Blick, in welchem Lager physischer Bestand vorhanden ist und welcher Anteil bereits durch z.B. Aufträge reserviert wurde.
Im unteren Bereich wird der Bestand des Verkaufslagers angezeigt. In Klammern () steht der jeweilige Gesamtbestand über alle Lager hinweg. Der Wert außerhalb der Klammern zeigt den tatsächlich für den Verkaufskanal verfügbaren Bestand, der sich aus der hinterlegten Verfügbarkeit (z.B. 100%, 50%, usw.) ergibt. Ist beispielsweise eine Verfügbarkeit von 50% definiert, wird nur die Hälfte des Gesamtbestandes als verfügbar ausgewiesen. Dadurch kannst Du gezielt steuern, welcher Anteil des Lagerbestands im jeweiligen Verkaufskanal angeboten wird – etwa zur Risikominimierung bei parallelem Verkauf auf mehreren Plattformen.
Texte
Hier können Texte für die einzelne Artikelposition eingetragen werden. Über das Platzhalter– Icon oder durch Rechtsklick auf die einzelnen Textfelder können Platzhalter in die Beschreibung eingefügt werden.
Außerhalb der Positionsansicht kannst Du Dir die finale Darstellung jederzeit über die Belegvorschau anzeigen lassen.
Lieferung
Hier kannst Du Lieferdaten für die einzelne Position eintragen.
Diese positionsbezogenen Lieferdaten können von den Lieferdaten für den Gesamtbeleg abweichen und haben (bezogen auf den Artikel) vor diesem Vorrang.
Das Lieferdatum des Artikels, beeinflusst das Feld “Nächste Lieferung” im Artikel. Das nächste Lieferdatum aller derzeitigen Versanddaten für diesen Artikel wird in dem Feld angezeigt.
Optional/Alternativ
Dieser Bereich steht ausschließlich für Belege vom Typ “Angebot” zur Verfügung. Du kannst damit einzelne Belegpositionen als optional oder alternativ kennzeichnen.
Optionale Positionen
Optionale Positionen bieten Dir zusätzliche Auswahlmöglichkeiten, ohne das diese fest in das Angebot eingeplant sind.
Ohne Verknüpfung (eigenständige Option)
Wenn eine Position als optional gekennzeichnet ist, ohne dass im Feld “Optional zu” eine Hauptposition angegeben wird, erscheint bei Übergabe in einen Folgebeleg (z.B. Auftrag) ein Hinweisdialog. Hier kannst Du entscheiden, ob diese Position übernommen ober ignoriert werden soll.
In der Belegansicht und -ausgabe(Vorschau, PDF) des Angebots wird die Position ganz normal aufgeführt, jedoch nicht in der Gesamtsumme des Angebots berücksichtigt.
Mit Verknüpfung (“Optional zu”)
Wenn im Feld “Optional zu” eine andere Belegposition angegeben wird, ist die aktuelle Position als Zusatzposition zu dieser verknüpft. In der Positionszeile wird dies durch ein entsprechendes Label deutlich.
Bei der Übergabe in einen Folgebeleg kannst Du per Checkbox festlegen, ob die optionale Position übernommen werden soll.
Auch hier gilt: Die optionale Position wird aufgeführt, aber nicht in der Gesamtsumme des Angebots berücksichtigt.
Alternative Positionen
Bei der Auswahl “Alternativ” gibst Du an, dass die aktuelle Position eine Alternative zu einer anderen Position darstellt. Es muss immer genau eine Alternativposition angegeben werden.
Im Angebotsbeleg werden beide Positionen angezeigt, jedoch nicht in die Gesamtsumme einbezogen.
Bei der Übernahme in einen Folgebeleg wirst Du aufgefordert, eine der beiden Alternativen auszuwählen. Dabei wird nur die gewählte Position in de neuen Beleg übernommen.
Steuersätze
Hier werden Dir zu der Position Informationen über den Steuersatz, den Steuertyp, den Steuerbetrag, sowie dem steuerpflichtigen Betrag angezeigt.
Provisionen
Hier werden Dir ermittelte Provisionen zur Position angezeigt. Die ausführliche Beschreibung zum Thema “Provisionen” findest Du hier.
Finanzbuchhaltung
Im Bereich “Finanzbuchhaltung” kannst Du dem Beleg eine Kontonummer und eine Kostenstelle zuweisen. Diese werden bei der FiBu-Übergabe automatisch übernommen.
Seriennummern/Chargennummern
Bei seriennummerngeführten Artikeln kannst Du die gewünschten Seriennummern über die integrierte Suche auswählen. Durch Halten der Strg-Taste und gleichzeitigen Linksklick lassen sich auch mehrere Seriennummern zeitgleich auswählen. Mit dem Plus-Icon kannst Du eine neue Seriennummer hinzufügen, mit dem Minus-Icon kannst Du sie wieder entfernen. Die Anzahl der Seriennummern, die hinzugefügt werden können, ist dabei auf die zuvor erfasste Positionsmenge beschränkt. Du kannst also nur so viele Seriennummern auswählen, wie Artikel im Beleg enthalten sind.
Die gleichen Mechanismen gelten ebenso für Chargen oder Artikel mit doppelter Seriennummer.
Lieferscheine oder Lieferschein/Rechnungen können nur gespeichert werden, wenn alle erforderlichen Seriennummern oder Chargen in den Positionen hinterlegt wurden.
Weitere Informationen zu Seriennummern- und Chargenartikeln findest Du hier.
Versandkosten
Der Bereich Versandkosten bezieht sich auf den gesamten Beleg.
Die Versandkosten werden verwaltet im Rahmen von Versandkostenartikeln.
Je Lieferbedingung muss einer dieser Versandkostenartikel hinterlegt sein. Die Konditionen für die Versandkosten werden in der Lieferbedingung festgelegt.
Um einen Versandkostenartikel anzulegen, wechsle in die Artikelverwaltung. Hier kannst Du durch Klick auf den Button ‘+Artikel’ einen neuen Artikel hinzufügen. Dieser muss dann die Artikelart ‘Versandkosten’ haben. Vergebe zusätzlich Artikelnummer, Artikelbezeichnung und Warengruppe, um durch Klick auf den entsprechenden Button den Artikel in den Stammdaten anzulegen. Hier kannst Du noch weitere Infos zum Versandkostenartikel festhalten.
Versandkosten im Beleg
Die Höhe der Versandkosten für die Positionen dieses Belegs. Für die einzelnen Positionen lassen sich unter “Lieferung” unterschiedliche Versandarten einstellen.
Toggle Versandkostenfrei
Wenn dieser aktiviert ist, werden in der Berechnung für die Summen des Beleges keine Versandkosten aufgeführt oder berechnet.
Auch dann nicht, wenn innerhalb des Beleges Versandkosten bspw. aus der Versandart gezogen werden.
Bereich Rabatt/Zuschlag
In diesem Feld lassen sich Rabatte und Gebühren auf den gesamten Beleg anwenden.
Die Notation kann dabei direkt dem Infotext aus dem Feld entnommen werden, sie folgt dem oben bei den Positionen beschriebenen Muster.
Abrunden von Beträgen
Du kannst Beträge in den Positionsrabatten und im Gesamtrabattfeld (Belegrabatt) gezielt abrunden, indem Du “-” verwendest. Diese Funktion hilft Dir, Rechnungsbeträge einfach und flexibel anzupassen.
So funktioniert es:
Gib “-” ein, um die letzte Stelle (Cent) abzurunden.
Verwende “–”, um zwei Stellen (z. B. volle Euro) abzurunden.
Für weitere Stellen gibst Du entsprechend mehr “-” ein.
Ein Betrag von 3217,88 € wird:
Mit “–” auf 3217,80 € abgerundet.
Mit “—” auf 3217,00 € abgerundet.
Lieferung
In diesem Bereich werden alle für eine etwaige Lieferung wichtigen Eckdaten erfasst. Diese beziehen sich auf den gesamten Beleg und können für einzelne Artikelpositionen in der Detailansicht der Position angepasst werden.
Für das Abspeichern des Beleges müssen hier eine Versandart und Lieferbedingung ausgewählt werden.
Gesamtgewicht und Gewichtseinheit
In den Feldern “Gesamtgewicht” und “Gewichtseinheit” wird die Brutto-Gewichtsangabe aus den Artikelstammdaten der jeweiligen Positionen übernommen oder kann bei Bedarf manuell eingetragen werden. Dieses Gesamtgewicht wird anschließend ebenfalls automatisch für die Angabe des Paketgewichts verwendet, wenn beim Lieferschein Paket-Aufkleber erstellt werden.
Voraussichtliche Paketanzahl
Hier kannst Du die voraussichtliche Paketanzahl manuell eintragen.
Die Anzahl im Feld wird aktualisiert, wenn über den Versender (z. B. DHL) ein Paketaufkleber gedruckt wird und dabei mehrere Pakete angegeben werden. Zusätzlich können in der Lieferbedingung Versandkosten hinterlegt werden, die erst ab einer bestimmten Anzahl angewandt werden. Diese Anzahl bezieht sich auf das hier beschriebene Feld.
Versanddatum
Falls bekannt, kann hier das Versanddatum zum Beleg bzw. zu den Belegpositionen eingetragen werden.
Lieferdatum (Wunsch)
Wenn Dein Kunde einen Wunschtermin für das Lieferdatum angegeben hat, kann dieser hier eingetragen werden.
Lieferdatum (Bestätigt)
Hier lässt sich festhalten, welches Lieferdatum Du Deinem Kunden bestätigt hast.
Lieferbemerkung
Hierbei handelt es sich um ein Textfeld, mit dem ein Text “Lieferbemerkung” zur Lieferung festgehalten werden kann.
E-Mail & Telefonnummer an Versender weiterleiten
Über die Toggles “E-Mail an Versender weiterleiten” und “Telefonnummer an Versender weiterleiten” kannst Du festlegen, ob die entsprechenden Daten an DHL übergeben werden sollen. Falls bei der Adresse eine Versandart hinterlegt ist, werden die Einstellung der Toggles aus dieser übernommen.
Zahlung
Zahlungsart
Auswahl der Zahlungsart. Einträge stammen aus der Verwaltung der Zahlungsarten. Per Shortcut kann dorthin gewechselt werden, um Einträge für Zahlungsarten zu bearbeiten oder neue anzulegen.
Zahlungsbedingung
Auswahl der Zahlungsbedingung. Einträge stammen aus der Verwaltung der Zahlungsbedingungen. Per Shortcut kann dorthin gewechselt werden, um Einträge für Zahlungsbedingungen zu bearbeiten oder um neue anzulegen.
USt-IdNr.
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für den Beleg wird aus der hinterlegten Hauptadresse des Belegs geladen. Sie kann hier im Beleg aber auch händisch angepasst werden. Details findest Du hier.
Valutadatum
Optionales Feld zur Bestimmung des Startpunkts für die Zahlungsfrist. Ist ein Valutadatum hinterlegt, beginnt die Frist gemäß Zahlungsbedingung ab diesem Datum – andernfalls gilt das Rechnungsdatum.
Toggle “Zahlungsplan”
Mit Aktivierung des Toggles “Zahlungsplan” wird ab den Belegarten Rechnung und Lieferschein/Rechnung ein zusätzlicher Bereich “Zahlungsplan” eingeblendet. Dieser kann dann über den offenen Posten bearbeitet werden. Detaillierte Informationen zum Zahlungsplan findest Du hier.
Belegzusammenfassung
Dieser Bereich trägt als Titel immer die Belegart des aktuellen Belegs.
In der angezeigten Berechnung werden alle relevanten Werte zu dem Beleg erfasst, um eine Summe zum Beleg bzw. zu den Positionen zu berechnen. Darunter werden zusätzlich die Zahlungsart und die Versandart des Belegs angezeigt.
Unterhalb der Netto- und Brutto-Beträge findest Du die Infos zum Rohertrag aus dem Beleg. Dieser ergibt sich aus der Summe der Verkaufspreise abzüglich der Umsatzsteuer und abzüglich des Einkaufspreises.
Bei Rechnungen und Lieferschein Rechnungen wird hier auch deraktuelle Status des Belges innerhalb der FiBu-Übergabe angezeigt, mit einer entsprechende Verlinkung.
Kreditlimit
In den Adressstammdaten im Bereich Verwaltung kann einem Kunden ein Kreditlimit hinterlegt werden.
Für Adressen mit eingetragenem Kreditlimit werden im Belegunterhalb des Rohbetrags Infos dazu angezeigt. Die Kreditlimitprüfung ist aktiv bei Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Lieferschein/Rechnungen. Verkaufsbelege beeinflussen das offene Kreditlimit des Kunden.
Wenn Du mit einem zu speichernden Beleg das Kreditlimit einer Adresse überziehst, wird Dir das in der Berechnung angezeigt.
Wenn Du daraufhin den Beleg speichern möchtest, erhältst Du eine entsprechende Warnmeldung. Du kannst Dich trotz Überschreitung des Kreditlimits dazu entscheiden, den Beleg zu speichern.
Auch teilgelieferte Aufträge und offene Posten aus gebuchten Rechnungen werden bei Berechnungen im Zusammenhang mit dem Kreditlimit beachtet.
In den Benutzerrollen im Bereich Einstellungen/Allgemein kannst Du entscheiden, ob ein Benutzer das Kreditlimit überschreiten kann. Ist das Recht in der dem Benutzer zugewiesenen Benutzerrolle gesetzt, kann er in der Meldung neben ‘Speichern‘ auch ‘Ignorieren‘ auswählen, um den Beleg trotz Kreditlimitüberschreitung zu speichern.
Weitere Informationen zu den Benutzerrollen findest du hier.
Belegvorschau
Durch Klick auf den Button “Belegvorschau anzeigen” wird Dir eine PDF-Vorschau des Belegs angezeigt. Diese lässt sich herunterladen oder ausdrucken. Wenn die Vorschau nicht gedruckt wurde, trägt sie bis dahin ein Stempel-Overlay (Draft).
Belegfunktionen
Unterhalb der Belegvorschau befinden sich die folgenden drei grundlegenden Belegfunktionen plus zwei zusätzlichen Optionen:
Herunterladen eines PDF-Exports des Belegs.
Druck des Belegs anhand der Ausgaberegeln unter Einstellungen/Allgemein/Ausgabe.
Versenden des Belegs per Email. Wenn für die Adresse eine E-Mail-Adresse in einer Ausgaberegel im Reiter "Ausgaberegeln" hinterlegt ist, wird diese automatisch als Empfänger eingetragen. Unter System/Ausgabe/Belegdruck kann eine E-Mail-Vorlage für die entsprechenden Belege erstellt werden.
Über den Drop-Down-Menü stehen Dir zwei Optionen zur Verfügung: - Individuelle Empfängerauswahl: Ermöglicht Dir die E-Mail-Empfänger unabhängig von den hinterlegten Ausgaberegeln manuell anzupassen. - Ausgaberegeln verwalten: Öffnet die Ausgaberegeln der Adresse in einem neuen Tab, in dem diese angepasst werden können.
Aktion
Im Bereich Aktion werden Dir alle verfügbaren Aktionen zu dem aktuell geöffneten Beleg angezeigt. Diese können je nach Belegart und -status unterschiedlich ausfallen. Typische Aktionen sind zum Beispiel:
Speichern und Bearbeiten eines Belegs
Die Übernahme in einen Folgebeleg
Das Kopieren des aktuellen Belegs
Das Auflösen eines Belegs (z.B. beim Auftrag)
Auflösen: Angebote und Aufträge können nur aufgelöst werden, wenn sie noch nicht in einen Folgebeleg übernommen wurden. Beim Auflösen werden bestehende Reservierungen in den Artikeln entfernt. Ein aufgelöster Auftrag kann nicht erneut übernommen werden – ein Kopieren ist jedoch weiterhin möglich.
Kopieren: Mit der Aktion “kopieren” erstellt Du einen neuen Beleg auf Basis der aktuellen Daten. Vor dem Erstellen kannst Du eine andere Belegart wählen.
Beleghistorie
Im Bereich Beleghistorie wird der aktuelle Beleg und seine Vorbelege angezeigt.
Die anderen Belege lassen sich in einer Vorschau anzeigen oder wahlweise in einem neuen Tab öffnen.
Mit Klick auf das entsprechende Icon lässt sich die Beleghistorie auch in einer maximierten Ansicht anzeigen.
In der Beleghistorie können Teilketten mehrerer Belegketten erfasst sein.
Das ist dann der Fall, wenn sich ein zusammengesetzter Geschäftsvorfall nicht in einer einzelnen abgeschlossenen Belegkette darstellen lässt. In der Belegkette wird dann angezeigt, wie die Belege zusammenhängen. Bei komplizierteren Konstellationen kannst Du Dir die Belegkette in der maximierten Ansicht anzeigen lassen um somit einen besseren Überblick gewinnen zu können.
Zusatzfelder
Im unteren Bereich werden die Zusatzfelder hinterlegt, die unter Einstellungen -> Allgemein -> Zusatzfelder den Belegen zugeordnet wurden. Über die Option “Einträge verwalten” wirst Du direkt zu den Einstellungen innerhalb eines neuen Tabs geleitet, in dem Du neue und bestehende Zusatzfelder definieren kannst. Eine ausführliche Hilfe dazu findest Du hier.
Über die Nutzereinstellungen/Zusatzfelder kannst Du die Reihenfolge festlegen, in der die Reiter mit den jeweiligen Zusatzfeldgruppen erscheinen sollen. Mehr dazu findest Du hier.
Aktionsmenü
Im Aktionsmenü werden Dir alle Aktionen zu dem aktuell geöffneten Beleg angezeigt. Diese können je nach z. B. OP-Status oder Belegart unterschiedlich ausfallen. So kann hier z. B. ein Zahlungsplan aktiviert oder eine manuelle Bezahlung durchgeführt werden. Nachfolgend erklären wir Dir hier alle möglichen Aktionsbuttons.
Lieferfreigabe zurücknehmen
Mit der Aktion "Lieferfreigabe zurücknehmen" kannst Du den Auftrag von der Lieferfreigabe zurücknehmen, so dass diese nicht in einen Lieferschein bzw. in eine Lieferschein/Rechnung übernommen werden kann.
Die Aktion steht Dir nur zur Verfügung, wenn der Toggle "Lieferung freigegeben" aktiviert ist und kann nur außerhalb des Bearbeitungsmodus für Aufträge ausgeführt werden. Der Toggle "Lieferung freigegeben" kann wiederum durch die Aktion "Lieferung freigeben" aktiviert werden.
Lieferung freigeben
Mit der Aktion "Lieferung freigeben" kannst Du den Auftrag zur Lieferung freigeben, so dass dieser in einen Lieferschein bzw. in eine Lieferschein/Rechnung übernommen werden kann.
Die Aktion steht Dir nur zur Verfügung, wenn der Toggle "Lieferung freigeben" deaktiviert ist und kann nur außerhalb des Bearbeitungsmodus nur für Aufträge ausgeführt werden. Der Toggle "Lieferung freigeben" deaktiviert kann wiederum durch die Aktion "Lieferfreigabe zurücknehmen" deaktiviert werden.
Kommissionierungstest
Mit der Aktion "Kommissionierungstest" kannst Du prüfen, ob der Auftrag erfolgreich in die Kommissionierung übernommen werden kann. Wähle analog zur Kommissionierung im Menüpunkt "Warenausgang" eine der unter Einstellungen/Lager/Picklisten hinterlegten Vorlagen aus, um die Prüfung durchzuführen.
Dabei müssen die Voraussetzungen für die Kommissionierung auch erfüllt sein. Das Ergebnis wird dann im Reiter "Belegprotokoll" im Bereich "Kommissionierungsergebnis" aufgeführt. Bei einer erfolgreichen Prüfung wird ein grüner Hacken in der Spalte "Erfolgreich" eingetragen.
Die Aktion steht nur für Aufträge außerhalb des Bearbeitungsmodus zur Verfügung.
Weitere Informationen zur Kommissionierung findest Du hier.
Etiketten drucken
Mit der Aktion "Etiketten drucken" kannst Du Etiketten anhand eines der Reporte ausdrucken, die unter System/Ausgabe/Artikel-Etiketten angelegt wurden. Über das erste Feld "Report" kannst Du einen Report auswählen, den Du auf alle Reporte anwenden kannst. Für die einzelnen Artikel kannst Du jeweils einen abweichenden Report auswählen.
Mit dem Toggle "Drucken" gibst Du an für welche Artikel überhaupt Etiketten ausgedruckt werden sollen. Über das Feld "Menge" bestimmst Du wie viele Etiketten für den jeweiligen Artikel ausgedruckt werden sollen.
Die Aktion steht nur außerhalb des Bearbeitungsmodus zur Verfügung.
E-Rechnung validieren
Mit dieser Aktion kannst Du Eingangsrechnungen, die als E-Rechnungen ausgegeben werden, validiert werden. Weitere Informationen zu den Einstellungen von E-Rechnungen findest Du hier und zur Validierung von E-Rechnungen hier.
FiBu-Übergabe Testlauf
Mit der Aktion "FiBu-Übergabe Testlauf" kannst Du eine FiBu-Buchung für den Beleg simulieren. Diese Aktion steht nur für finanzrelevante Belege, also Eingangsrechnungen und Eingangsgutschriften zur Verfügung, die ebenfalls für FiBu-Übergabe relevant sind.
Nach dem Auswählen der Aktion werden Dir die dazugehörigen Buchungssätze mit den entsprechenden Angaben aufgeführt, wie sie bei einer FiBu-Übergabe aussehen würden. Dadurch kannst Du z. B. die Kontonummer, den Kontotyp und die Zahlungsart einsehen, die eingetragen würden bzw. ob die Buchung überhaupt zu einem Konto zugeordnet werden würde.
Die Aktion steht nur für finanzrelevante Belege zur Verfügung.
USt.-IdNr.-Prüfprotokoll
In diesem Protokoll werden durchgeführte Prüfungen von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) mit Meldung der Prüfung sowie dem Zeitpunkt protokolliert. Details zur Eingabe der USt.-IdNr. in der Adresse findest Du hier. Über den kleinen Pfeil oben rechts kannst Du Dir das USt.-IdNr.-Prüfprotokoll für die Adresse in einem neuen Reiter öffnen lassen.
Manuell Bezahlen
Die Aktion “Manuell Bezahlen” wird bei OPs mit dem Status “Offen” und “Teilweise gezahlt” angeboten. Sie kann z. B. verwendet werden, wenn eine Barzahlung erfolgt. Weitere Details findest Du hier.
Manuelle Rückerstattung
Die Aktion “Manuelle Rückerstattung” wird für OPs mit dem Status “Überzahlt” und “In Erstattung” mit dem entsprechenden Betrag angeboten. Sie kann z.B. für eine Rückzahlung bei einer Überzahlung verwendet werden. Weitere Details findest Du hier.
Abschließen
Die Aktion “Abschließen” wird bei OPs mit dem Status “Offenen Posten” oder “Teilweise gezahlt” angeboten. Hier kann ein OP mit und ohne Rückerstattung geleisteter Zahlungen abgeschlossen werden. Weitere Details findest Du hier.
Die Aktion “Manuell Bezahlen” wird bei OPs mit dem Status “Offen” und “Teilweise gezahlt” angeboten. Sie kann z.B. verwendet werden, wenn eine Barzahlung erfolgt. Weitere Details findest Du hier.
Die Aktion “Manuelle Rückerstattung” wird für OPs mit dem Status “Überzahlt” und “In Erstattung” mit dem entsprechenden Betrag angeboten. Sie kann z.B. für eine Rückzahlung bei einer Überzahlung verwendet werden. Weitere Details findest Du hier.
Zahlungsplan
Bei der Aktion “Zahlungsplan” wird nur bei den Belegarten “Rechnung” und Lieferschein/ Rechnung” angeboten. Sie ermöglicht die Verwaltung eines Ratenzahlungsplans. Weitere Details findest Du hier.
Zahlungsplanberechnung auslösen
Diese Aktion “Zahlungsplanberechnung auslösen” lässt sich ausführen, sobald für diesen offenen Posten ein Zahlungsplan mit Fälligkeitsregeln bzw. Buchungsvorgaben angelegt wurde. Mit Anwahl wird eine manuelle anstatt automatische Zahlungsplanberechnung durchgeführt. Weitere Details findest Du hier.
Belegstatus korrigieren
Mit dieser Aktion kannst Du den Belegstatus anpassen. Zum Beispiel kannst Du einen Beleg mit dem Status "Gespeichert" in den Status "In Bearbeitung" versetzen. Damit kann auch der Status von z. B. veröffentlichten und übernommenen Belege geändert werden.
Aktion mit Bedacht einsetzen
Je nach Fall, z. B. das Ändern des Status von "Übernommen" auf "In Bearbeitung", sollte die Aktion nur mit Bedacht eingesetzt werden, da damit Daten verändert werden können, die im normalen Geschäftsablauf nicht verändert werden sollten!
Freier Report
Hier bewegt sich was!
Noch ist dieser Bereich nicht ganz vollständig. Aber keine Sorge: Unser Team für Dokumentation und Qualität füllt sie Schritt für Schritt mit allem was Dir im Alltag weiterhilft. Schau bald wieder vorbei, es lohnt sich.
Neueste Workflow-Instanz
In diesem Protokoll werden durchgeführte Prüfungen von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) mit Meldung der Prüfung sowie dem Zeitpunkt protokolliert. Details zur Eingabe der USt.-IdNr. in der Adresse findest Du hier.
Mit dieser Aktion werden Dir alle Logs der letzten Workflow-Instanz zum geöffneten Beleg aufgelistet. Wähle eines der Logs aus, um die dazugehörigen Daten einzusehen. Über die Workflow-Instanzen-ID kannst Du Dir den Verlauf der Instanz in der Workflow-Darstellung in einem neuen Tab anzeigen lassen. Weitere Informationen dazu findest Du auf der Seite "Workflow-Protokolle und Logs”.
Workflow-Instanzen
Bei der Aktion “Zahlungsplan” wird nur bei den Belegarten “Rechnung” und Lieferschein/ Rechnung” angeboten. Sie ermöglicht die Verwaltung eines Ratenzahlungsplans. Weitere Details findest Du hier.
Diese Aktion “Zahlungsplanberechnung auslösen” lässt sich ausführen, sobald für diesen offenen Posten ein Zahlungsplan mit Fälligkeitsregeln bzw. Buchungsvorgaben angelegt wurde. Mit Anwahl wird eine manuelle anstatt automatische Zahlungsplanberechnung durchgeführt. Weitere Details findest Du hier.
Mit dieser Aktion werden Dir die verschiedenen Workflow-Instanzen aufgelistet, welche den geöffneten Beleg betreffen. Beim Aufklappen einer Instanz über den grünen Pfeil werden die Workflow-Elemente aufgelistet, die durchgelaufen sind. Bei einem Workflow, der unterbrochen wurde, kann dieser über die Icons 
manuell wieder zum Laufen gebracht oder komplett abgebrochen werden.
Wähle einer der Instanzen aus, um Dir den Verlauf der Instanz in der Workflowdarstellung anzeigen zu lassen. Weitere Informationen dazu findest Du in der Handbuchseite “Workflows” auf der Seite "Workflow-Protokolle und Logs”.
Reiter Zahlungsstatus
Dieser Reiter wird für Belege der Belegarten “Rechnung”, “Lieferschein/Rechnung”, “Rechnungskorrektur m. Warenrücknahme” und “Rechnungskorrektur o. Warenrücknahme” angezeigt. Direkt in der Reiterbeschreibung wird der ggf. noch offene Betrag angezeigt.
Hier wird Dir eine Übersicht der Zahlungen für den Beleg angezeigt.
Das Kreisdiagramm zeigt an, wie viel von der Gesamtsumme bezahlt wurde und wie viel noch offen ist. Rechts daneben findest Du verschiedene wichtige Informationen und Eckdaten zum offenen Posten des Belegs. Auftrag und Rechnung sind über die jeweilige Belegnummer verlinkt.
Weitere Informationen findest Du auf der Handbuchseite “Offene Posten“.
Darunter werden Dir die Einzelbuchungen zum offenen Posten des Belegs angezeigt.
Reiter Deals
Dieser Reiter wird nur angezeigt, wenn mindestens ein Deal mit dem Beleg verknüpft ist. In diesem Fall werden alle zugehörigen Projekte aufgelistet.
Reiter Projekte
Dieser Reiter wird nur angezeigt, wenn mindestens ein Projekt mit dem Beleg verknüpft ist. In diesem Fall werden alle zugehörigen Projekte aufgelistet.
Sendungsübersicht
Dieser Reiter wird für Belege der Belegart “Lieferschein” angezeigt. Hier werden, sofern vorhanden, die Einzelsendungen zum Beleg aufgelistet, die durch die Optionen “Paketaufkleber drucken” oder “Paket erzeugen und bearbeiten” in der Belegzusammenfassung entstehen. Diese stehen zur Verfügung, wenn im Bereich “Lieferung” innerhalb der Belegerfassung eine Versandart hinterlegt ist, die eine Anbindung an einen Versanddienstleister, z. B. DHL, enthält. Weitere Informationen zu diesen findest Du hier.
Reiter Belegprotokoll
Im Belegprotokoll werden verschiedene Aktionen im Bezug auf den Beleg angezeigt.
Bspw. wird hier angezeigt, wenn Vorbelege exisitieren oder wenn der Beleg in einen nachfolgenden Belegtyp aus der Belegkette übernommen wurde.
Wenn bspw. durch einen Workflow Änderungen am Beleg vorgenommen wurden, wird dies hier ebenfalls abgebildet.
Jeder Eintrag ist mit einem Zeitstempel, dem Benutzer (falls verfügbar), dem Typ der Aktion und der entsprechenden Meldung versehen.
Es besteht die Möglichkeit, Belegprotokolleinträge manuell zu erfassen. Diese manuellen Einträge können anschließend auch bearbeitet werden. Ein Löschen dieser Einträge ist nicht möglich.
Reiter DMS
Im Reiter “DMS” kannst Du Dateien verschiedenster Formate in Deinen Beleg hochladen. Dies ist auf verschiedene Weise möglich: per Drag-and-Drop, durch Einfügen aus der Zwischenablage mit Strg+V oder über den Button “+Datei”. Auch E-Mails können per Drag-and-Drop hinzugefügt werden. Über das Download-Symbol kannst Du die Dateien auch wieder herunterladen. Weitere Informationen zum Dateimanagementsystem (DMS) findest Du hier.
Über das Auge-Icon können verschiedene Dateitypen, darunter PDF, PNG und JPG, sowie auch E-Mails in VARIO als Vorschau angezeigt werden. Durch das Anklicken einer Datei wird diese im Bereich DMS unter CRM/DMS geöffnet. Mit einem Rechtsklick auf einen Datensatz kannst Du im Kontextmenü nicht nur die Datei im Kundenportal veröffentlichen, sondern auch den DMS-Typ ändern, ohne die Datei dafür öffnen zu müssen.
Beim Herunterladen des Belegs über die Belegzusammenfassung wird die Datei automatisch im Reiter “DMS” gespeichert und dabei als Hauptdokument gekennzeichnet. Die als Hauptdokument gekennzeichnete Datei wird als Vorschau des Belegs angezeigt und für die FiBu-Übergabe verwendet.
Sind zu einem Beleg mehrere Dateien hinterlegt, kannst Du per Rechtsklick auf eine andere Datei festlegen, dass diese stattdessen als Hauptdokument gekennzeichnet werden soll. Dies ist jedoch nur möglich wenn unter Einstellungen/Belege/Belegarten die Option “Veröffentlichungsrichtlinie” für die entsprechende Belegart auf “Manuell” gesetzt ist.
Die für einen Beleg zusätzlich hinterlegten Dateien werden nicht in Folgebelege übernommen. Wenn Du zu einem Beleg eine Zusatzdatei hochlädst, so ist diese nur dem aktuellen Beleg und nicht automatisch auch allen Folgebelegen zugeordnet.
Rückabwicklung einer Rechnung
In VARIO stehen Dir drei Möglichkeiten zur Verfügung, um eine bereits erstellte Rechnung rückgängig zu machen:
Stornierung einer Rechnung oder Lieferschein/Rechnung (R, L/R) und
Rechnungskorrektur bzw. Gutschriftsforderung mit Warenrücknahme (m. WR)
Rechnungskorrektur bzw. Gutschriftsforderung ohne Warenrücknahme (o. WR)
Stornierung einer veröffentlichten Rechnung oder Lieferschein/Rechnung
Diese Methode kann verwendet werden, wenn beispielsweise die Ware noch nicht ausgeliefert wurde und die Rechnung intern nochmal korrigiert werden muss, weil die Rechnungsadresse z.B. fehlerhaft eingetragen wurde.
Voraussetzung
R, L/R muss veröffentlicht sein
ein Lagerplatz oder ein Lager für Retouren muss in den Einstellungen hinterlegt sein
Auswirkungen
Belegtyp: “in Storno Rechnung übernehmen” bzw. “in Storno-Lieferschein/Rechnung übernehmen”
Belegnummer: bleibt gleich
Bestand bei L/R: Zugang ins Retourenlager (Prio hat der Retourenlagerplatz des Beleges, sonst Retourenlager)
Bestand bei R: keine Lagerbewegung
Offene Posten: wird automatisch ausgeglichen, der Reiter “Zahlungsstatus” verschwindet
Bearbeitung: nicht mehr möglich, kopieren bleibt erlaubt
Belegkette: = 2 Belege, R, L/R und Stornobeleg mit einer Belegnummer
Ausgabe: R, L/R mit Wasserzeichen “Storno” (s.o.), = Stornobeleg mit entsprechendem Titel
Statussymbol:
Rechnungskorrektur mit Warenrücknahme
Diese Methode wird verwendet, wenn die Ware bereits versendet wurde und der Kunde die Ware zurücksendet.
Die folgenden Beispiele und Beschreibungen beziehen sich auf die Rechnungskorrektur mir Warenrücknahme im Verkauf. Für die Gutschriftsforderung mit Warenrücknahme im Einkauf gelten jedoch die gleichen Voraussetzungen und Auswirklungen.
Voraussetzungen
R, L/R muss gespeichert oder veröffentlicht sein. (nur beim veröffentlichten Beleg wird die automatische Verrechnung angeboten, sonst manuell).
Lagerplatz oder Lager für Retouren muss im Lager vorhanden sein
Zahlungsart “VmV-Zur Verrechnung mit Vorbeleg” (für die manuelle Verrechnung)
Auswirkungen
Belegtyp: “in Rechnungskorrektur mit WR übernehmen”
Belegnummer: neue Belegnummer wird vergeben
Bestand: Zugang ins Retourenlager (Prio hat der Retourenlagerplatz des Beleges, sonst Retourenlager)
Verrechnen: Mit Anwahl des Belegtyps “Rechnungskorrektur….” wird der Dialog “Direkt verrechnen” angeboten:
mit Ja: wird die R, L/R automatisch mit der Rechnungskorrektur verrechnet
mit Nein: muss manuell die Zahlungsart auf “VmV” zur Verrechnung geändert werden. In beiden Fällen werden im Reiter “Zahlungsstatus”:
der Zahlungsstatus auf “Keine Zahlung” und der Status auf “Abgeschlossen” gesetzt
unter “Buchungen” wird der OP durch einen Buchungssatz mit Kommentar ausgeglichen (s. Beispiele)
Bearbeitung: nach Veröffentlichung nicht mehr möglich, kopieren bleibt erlaubt
Belegkette = 2 Belege, R, L/R und Rechnungskorrektur m. WR mit unterschiedlichen Belegnummern
Ausgabe: “Rechnungskorrektur zur Rechnung [Belegnummer]“
Statussymbol: je nach Bearbeitungsstatus (gespeichert, veröffentlicht)
Rechnungskorrektur ohne Warenrücknahme
Diese Variante wird genutzt, wenn der Kunde die Ware behält, aber eine Korrektur der Rechnung notwendig ist, beispielsweise aufgrund einer Beanstandung der Ware, die er aber trotzdem bereit ist zu behalten. Du kannst Deinem Kunden dann über die Rechnungskorrektur einen Nachlass gewähren.
Die folgenden Beispiele und Beschreibungen beziehen sich auf die Rechnungskorrektur ohne Warenrücknahme im Verkauf. Für die Gutschriftsforderung ohne Warenrücknahme im Einkauf gelten jedoch die gleichen Voraussetzungen und Auswirklungen.
Voraussetzungen
R, L/R muss gespeichert oder veröffentlicht sein. (nur beim veröffentlichten Beleg wird die automatische Verrechnung angeboten, sonst manuell).
Zahlungsart “VmV” (Zur Verrechnung mit Vorbeleg)
Auswirkungen
Die Auswirkungen sind bis auf diese Punkte identisch mit der Rechnungskorrektur m. WR:
Belegtyp: “in Rechnungskorrektur ohne WR übernehmen”
Bestand: Keine Lagerbewegung
Belegkette = 2 Belege, R, L/R und Rechnungskorrektur o. WR mit unterschiedlichen Belegnummern
Rechnungskorrekturen mit und ohne Warenrücknahme können im Aktionsmenü über “bearbeiten” und “löschen” rückgängig gemacht werden. Dabei wird der Beleg “Rechnungskorrektur” aus der Belegkette gelöscht und zurück in den Ursprungsbeleg verzweigt.
Berechnungsmethode der Steuer in VARIO Cloud
In Deutschland sind zwei Arten zur Berechnung der Steuer zugelassen. Die sogenannte vertikale (gesamtpositionsbezogen) und die sogenannte horizontale Berechnung (zeilenweise).
Bei der horizontalen Berechnung der Mehrwertsteuer wird für jede Position im Vorgang die Steuer separat ermittelt. Für jedes Produkt oder jede Dienstleistung wird die Mehrwertsteuer individuell berechnet. Bei mehreren Positionen werden die Steuerbeträge summiert, um den Gesamtbetrag der Mehrwertsteuer für den Vorgang zu bestimmen, der am Ende separat ausgewiesen wird.
Bei der vertikalen Berechnung der Mehrwertsteuer wird zuerst der Nettobetrag jeder einzelnen Position im Vorgang summiert, um den Gesamtnettobetrag zu ermitteln. Anschließend wird die Mehrwertsteuer basierend auf dem Steuersatz der jeweiligen Position auf diesen Gesamtnettobetrag angewendet. Das bedeutet, dass trotz unterschiedlicher Mehrwertsteuersätze für verschiedene Produkte oder Dienstleistungen die Steuer für den gesamten Vorgang basierend auf dem kumulierten Nettobetrag berechnet wird.
VARIO Cloud berechnen wir die Steuer anhand der horizontalen Berechnung. In der VARIO 8 wird die Steuer jedoch mit der vertikalen Berechnung ermittelt. Daher kann es zu Rundungsdifferenzen kommen.
Ein Beleg befindet sich immer in einem bestimmten Status und ist Teil einer Belegkette/Beleghistorie. Andere Belege aus der Belegkette kannst Du ganz einfach per Link öffnen. So behältst Du immer den Überblick und kannst schnell zwischen den einzelnen Belegen wechseln.
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