# Verkaufsbelege In diesem Artikel wird der Bereich **„Verkauf“** in VARIO Cloud beschrieben. Hier verwaltest Du Deine Verkaufsbelege. Anhand der **Verkaufsbelege** kannst Du in VARIO Cloud nachvollziehen, welche Geschäftsdokumente verkaufsseitig bei Dir vorliegen. Die Belege stehen immer im Zusammenhang mit Deinen **Adressen** und **Artikeln** und stellen einen Kernaspekt von VARIO Cloud dar. In der Belegübersicht aus Einkauf und Verkauf sind Deine Geschäftsaktivitäten dokumentiert und für Dich nachvollziehbar angeordnet.
## Verkaufsbelege Wenn Du mit **VARIO Cloud** neu startest, hast Du noch keine Belege die Dir angezeigt werden können. Die Übersicht ist ungefüllt. Klicke auf den **Button “+Verkaufsbeleg anlegen”** um einen neuen **Verkaufsbeleg** anzulegen. Hierbei stehen Dir folgende **Belegtypen** zur Verfügung: * Angebot * Auftrag * Lieferschein * Rechnung * Lieferschein/Rechnung * Rechnungskorrektur m. WR (mit Warenrücknahme) * Rechnungskorrektur o. WR (ohne Warenrücknahme) * Storno-Lieferschein/Rechnung Von oben nach unten sind diese Belegtypen nach ihrer Position in der Belegkette angeordnet. ### Ablauf der Geschäftsvorfälle in VARIO Cloud **Angebot** = keine Änderungen **Auftrag** = Verfügbarkeit **Lieferschein** = Bestand **Rechnung** = Geldforderung **Lieferschein/Rechnung** = Bestand & Geldforderung **Rechnungskorrektur mit/-ohne Warenrücknahme (WR)** = neue Belegnummer, Offener Posten wird verrechnet bei Zahlungsart VmV (zur Verrechnung mit Vorbeleg), bei mit WR Rückbuchung Bestand auf Retourenlager, bei ohne WR keine Lagerbewegung **Storno-Lieferschein/Rechnung** = Belegnummer bleibt, Rückbuchung Bestand auf Retourenlager, der offene Posten wird aufgehoben {% hint style="info" %} Wenn Du einen Lieferschein durch Neuanlage erstellst, werden die Belegtypen Angebot und Auftrag übersprungen. Um einen Lieferschein passend zu einem Auftrag anzulegen, musst Du erst den Auftrag (Status: Gespeichert) öffnen und kannst diesen dann in einen Lieferschein übernehmen. So kann bspw. ein Angebot in einen Auftrag übernommen werden und dieser Auftrag widerrum kann in einen Lieferschein übernommen werden. {% endhint %} ### Einen neuen Beleg anlegen Klicke auf den **Button "+Verkaufsbeleg"** für die Neuanlage eines **Verkaufsbeleges**. Dabei musst Du nicht mit einem Angebot oder Auftrag beginnen, Du kannst bspw. auch direkt einen **Lieferschein** anlegen. {% hint style="info" %} Ein Angebot kannst Du zu jeder Adresse anlegen, auch wenn diese nicht als Kunde gekennzeichnet ist. Übernimmst Du ein Angebot in einen Auftrag, wirst Du gefragt, ob Du diese als Kunden kennzeichnen möchtest. Bestätigst du dies, gelangst Du in die Stammdaten der Adresse. {% endhint %} Ein Auftrag oder ein Beleg, der nach diesem in der Belegkette des Einkaufs steht, kann nur auf Adressen ausgestellt werden, die **in den Adressstammdaten als Kunde** vorliegen (Geschäftsbeziehung: Kunde). Sobald Du einen neuen Beleg anlegst, wird dieser in die Liste Deiner Verkaufsbelege aufgenommen. Hierzu reicht die Angabe der Adresse und des Belegtyps aus. Der Beleg liegt damit im Status “In Bearbeitung” vor. Dies ist nicht zu verwechseln mit dem Status “Gespeichert”: Um den Beleg als wirksames Geschäftsdokument zu **speichern**, sind folgende Felder verpflichtend zu füllen: * **Artikelposition** * **Versandart** und **Lieferbedingung** * **Zahlungsart** und **Zahlungsbedingung** Klicke danach auf Speichern, um den Beleg in den Status “**Gespeichert**” zu versetzen. {% hint style="info" %} Der Endbetrag eines Belegs darf keinen negativen Wert aufweisen. Der kleinste zulässige Betrag ist **0,00 €**. Ebenso ist es nicht möglich, ein negatives Gewicht oder eine negative Preiseinheit anzugeben. {% endhint %} ## Belege in der Belegkette Die Belege sind, sowohl im **Einkauf**, als auch im **Verkauf**, in eine eigene Belegkette eingegliedert. **Verkaufsseitig** besteht die Belegkette aus folgenden Belegtypen. Dabei muss nicht mit dem **Angebot** gestartet werden; innerhalb eines Vorgangs kann bspw. auch direkt ein **Lieferschein** angelegt werden. Angebote und Aufträge können durch den entsprechenden Aktionsbutton aufgelöst werden. ### Angebot Angebot bzgl. der Belegpositionen für Kunden ### Auftrag Positionen, die in einem **Verkaufsauftrag** hinterlegt sind, können im **Feld “Auftragsposition”** zu den Positionen in eine **Anfrage**, **Bestellung**, einen **Eingangslieferschein** oder eine **Eingangslieferschein/-rechnung** übernommen werden. Wenn ein Auftrag direkt in eine Bestellung übernommen wird, wird das Feld **“Auftragsposition”** in der Bestellung automatisch mit der entsprechenden Position aus dem Auftrag gefüllt. Bestände, welche über eine mit einem Auftrag verknüpften Eingangslieferung gebucht werden, sind nur für diesen verknüpften Auftrag verfügbar. ### Lieferschein Der Lieferschein für die Lieferung der Artikel ### Rechnung Die Rechnung zu einem erfolgten Verkauf. ### Lieferschein/Rechnung Kombination aus Lieferschein und Rechnung. ### Rechnungskorrektur mit oder ohne Warenrücknahme Gutschrift mit oder ohne Warenrücknahme: Belegarten, um die Gutschrift von Kunden bestellten Artikeln darzustellen. Bei der Übernahme von **veröffentlichten und noch offenen Rechnungen** sowie von **Lieferscheinen/Rechnungen** in eine Rechnungskorrektur mit oder ohne Warenrücknahme erscheint eine Abfrage, mit der beide Belege automatisch miteinander verrechnet werden können. ### Eingangs-Provisions-Gutschrift Diese Belegart dient dazu, Provisionen, die Du von Partnern erhältst, korrekt im System abzubilden. Anders als klassische Eingangsbelege wird diese Gutschrift **wie ein Verkauf (debitorisch)** behandelt: Sie erhöht Deinen Umsatz in der Statistik und wird als **Offener Posten auf einem Kundenkonto** geführt. Damit wird ein typischer Sonderfall aus der Praxis – z. B. Vermittlungsprovisionen – sauber und nachvollziehbar integriert. Fachlich gesprochen handelt es sich um eine **debitorische Buchungslogik** (also buchhalterisch auf der „Kundenseite“), obwohl der Beleg aus dem Einkaufskontext kommt – ein bewusst gewählter „Bruch“ im Standardprozess, der genau diesen Anwendungsfall korrekt abbildet. ## Belegübersicht Deine **Verkaufsbelegübersicht** findest Du unter **Menüpunkt 500** **“Verkauf”**. Diese werden Dir tabellarisch dargestellt.
### Icons der Belegübersicht
Status IconsBedeutung
Beleg in Bearbeitung
Beleg gespeichert.
Der Beleg befindet sich im Status ‘Gespeichert, Veröffentlicht’. Der Beleg wurde gespeichert und außerdem noch veröffentlicht, indem er z.B. als Email-Ausgabe generiert wurde.
Beleg veröffentlicht & aufgelöst
Beleg übernommen
Beleg übernommen, veröffentlicht
Beleg übernommen, in Bearbeitung
Beleg teilweise übernommen
In Kommissionierung
Beleg aufgelöst
Folgebeleg wird Bearbeitet
In Workflow-Verarbeitung
Eine Zeile in der Übersicht (Datensatz für einen Verkaufsbeleg) lässt sich links in der Zeile durch Klick auf den grauen dropdown Pfeil erweitern. Dir werden zusätzliche Informationen zu dem Beleg angezeigt.
Links wird Dir in einer Ansicht der Beleg in der **Belegkette** angezeigt. So kannst Du Dir Vorbelege in einer Vorschau ansehen und öffnen. Rechts davon werden in einer Schnell-Übersicht die Positionen des Beleges dargestellt. Mit Klick auf eine dieser Positionen, öffnet sich der entsprechende Artikel in einem neuen Tab **(Artikelverwaltung).** Die dargestellten Informationen in der **Kopfzeile** der Belegübersicht sind abhängig von Deinen Einstellungen für die Spaltenselektion (C-Unit genannt). Hierüber kannst Du eingrenzen, welche Informationen Dir angezeigt werden sollen. Im Standard werden Dir folgende Spalten dargestellt: ### Belegnummer Jeder Beleg wird bei der Erzeugung mit einer eindeutigen Belegnummer versehen. ### Belegstatus Ein Beleg befindet sich in **VARIO Cloud** immer in einem bestimmten Status. Mit einem gewissen Status gehen weitere Eigenschaften einher, z. B. welche Aktionen auf den Beleg ausgeführt werden können. ### Belegart Ein Beleg ist immer ein Beleg einer bestimmten Belegart. Eine Änderung der Belegart ist nicht vorgesehen. So bleibt z. B. ein Angebots-Beleg genau als solcher inklusive eindeutiger Belegnummer bestehen und kann dann ggf. in einen Auftrag übernommen werden. Der Auftrag stellt dann den zweiten eigenständigen Beleg innerhalb der Belegkette dar. Die Belege der Belegkette stellen in der Übersicht separate Datensätze dar. Die Referenzierung zwischen verschiedenen Belegen kannst Du jederzeit anhand der Belegkette in der erweiterten Ansicht eines Datensatzes oder im Beleg selbst einsehen. ### Adressname Ein Beleg ist immer auf eine bestimmte Zieladresse ausgestellt. Verkaufsseitig legst Du hierüber fest, an wen verkauft wird. Im Feld Name wird hier der Name, der im Beleg hinterlegten Adresse angezeigt. ### Belegdatum Das Datum der Belegerstellung. ### Betrag Netto/ Brutto Der sich aus den Positionen des Belegs ergebende Gesamtbetrag in Netto/- Brutto. ### Erstellt am Für einen schnellen Überblick wird Dir hier in einer relativen Formulierung angezeigt, wie lange die Erstellung des Beleg zurückliegt. Wenn Du am PC mit der Maus auf das Feld zeigst (Mouseover), wird Dir hier nochmal das Datum mit **genauem Zeitstempel** angezeigt. ### Kundennummer Zu der Belegadresse wird Dir hier die entsprechende Kundennummer angezeigt. ### Offener Betrag Sobald Du einen Lieferschein in eine Rechnung übernimmst, wird für diese Rechnung der Bruttobetrag aus den Positionen des Eingangslieferscheins als offener Betrag im Reiter “Zahlungsstatus” erfasst. Der Zahlungsstatus des Belegs ist solange offen, bis der Kunde den offenen Betrag durch die Summe seiner Zahlungen beglichen hast. Wenn Du auf einen Datensatz zu einem Beleg klickst, wird dieser im aktuellen Tab Deines Browsers geöffnet. In dieser **Detailansicht des Belegs** kannst Du alle wichtigen Informationen zu einem Beleg erfassen und bearbeiten. ## Reiter Belegerfassung Im Reiter **Belegerfassung** werden die wichtigsten Eckdaten zu Deinem Verkaufsbeleg festgehalten und Dir stehen Funktionen zur Verfügung, um den Beleg selbst zu bearbeiten oder ihn in andere Belegtypen zu übernehmen.
### Hauptadresse Im Bereich Hauptadresse werden die Adressdaten eingetragen, an die der Beleg ausgestellt ist. Im Verkauf folgt dies der Logik “Ich verkaufe die Positionen an folgende Adresse”. Normalerweise wird durch Neuanlage eines Belegs direkt die Adresssuche (Übersicht) geöffnet, in welcher Du dann eine Adresse auswählen kannst. Ist die Adresse nicht als **Kunde** gekennzeichnet, muss dies vor Anlage eines **Verkaufsbeleges** in den Stammdaten erfolgen, wie oben beschrieben kannst Du dies aber auch bei der Belegerfassung erledigen. Die Hauptadresse kann im Beleg händisch angepasst, bzw. geändert werden. Unterhalb der Hauptadresse kann durch Klick auf einen der Buttons, eine **abweichende Liefer- oder Rechnungsadresse** aus den Zusatzadressen ausgewählt werden.
{% hint style="info" %} Bei Auswahl einer abweichenden Liefer- oder Rechnungsadresse kannst Du über den **Toggle “Neuer Filter für Zusatzadressen in Verkaufsbelegen”** bestimmen, ob Du nur auf die Zusatzadressen zur Hauptadresse oder auf alle gespeicherten Adressen im System zugreifen und diese auswählen willst. {% endhint %} ### Belegdaten Mit der Belegnummer ist jeder Beleg eindeutig identifiziert und das Belegdatum kennzeichnet das Erstellungsdatum eines jeden Beleges. Die Adressnummer zeigt die Adressnummer der ausgewählten Hauptadresse an. #### Leistungsdatum Wenn es ein vom Belegdatum abweichendes Leistungsdatum gibt, lässt sich dieses hier eintragen. Relevant u. a. für die FiBu. #### Kundennummer zeigt die Kundennummer der ausgewählten Hauptadresse an. (Lieferantennummer und Kundennummer sind nicht mit der Adressnummer einer Adresse zu verwechseln.) #### Toggle Steuerpflichtig Wenn es sich um ein steuerpflichtiges Geschäft handelt, muss dieser Toggle aktiviert sein. Der entsprechende Mehrwertsteuersatz wird dann auf den Betrag angewandt. Für **steuerfreie Warenlieferungen** werden unter folgenden Voraussetzungen diese Texte in der Belegausgabe ausgegeben: | Land | Toggle “Steuerpflichtig” | Toggle “§13b” | geprüfte Ust.-IdNr. | Info | Textausgabe | | --------- | ------------------------ | ------------- | ------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------ | -------------------------------------------------------------------------------- | | Inland | Ja | Ja | Ja |

Land
Toggle “Steuerpflichtig”
Toggle “§13b”
geprüfte USt.-IdNr.
Info
Textausgabe

| “Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger/ Reverse Charge Verfahren” | | EU | Nein | Nein | Ja | | “steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung” | | Drittland | Nein | Nein | Ja | | “steuerfreie Ausfuhrlieferung/ tax free Export” | #### Bestellt von In diesem Feld wählst Du einen **Ansprechpartner** aus, der der im Beleg hinterlegten Kundenadresse zugeordnet ist. Die Auswahl erfolgt aus den beim Kunden hinterlegten Ansprechpartnern. Alternativ kannst Du auch einen **freien Text eintragen** – zum Beispiel, wenn der Ansprechpartner nicht im System gespeichert ist oder eine individuelle Bezeichnung erforderlich ist. Die Information aus diesem Feld wird standardmäßig im zugehörigen Beleg-Report (z. B. Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung) mit ausgegeben. #### Zuständiger Benutzer Für den Beleg (bzw. für den Geschäftsvorgang der damit zusammenhängt) zuständiger VARIO Benutzer. Wenn der ausgewählte Benutzer **als Ansprechpartner** in der **eigenen Adresse** hinterlegt ist– inklusive der zugehörigen **Kontaktinformationen**– werden diese automatisch im Belegausdruck übernommen. Weitere Informationen zum Thema Ansprechpartner findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressverwaltung.md#reiter-ansprechpartner). #### Vorgabelager Hier kann ein Lager ausgewählt werden, dass für Aktionen im Zusammenhang mit dem Beleg als Standardlager ausgewiesen wird. #### Reportgruppe Hier kannst Du eine der unter **System/Ausgabe** angelegten Reportgruppen auswählen, die spezifisch für diesen Beleg gelten soll. Weitere Informationen zu den **Reportgruppen** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-belegdruck.md#reportgruppen). #### Belegtyp nach Kommissionierung In diesem Feld kannst Du auswählen, in welchen Belegtyp der Beleg (Auftrag) nach einer abgeschlossenen Kommissionierung übernommen werden soll. Hier kannst Du Belegarten aus den Kategorien “Lieferschein” und “Lieferschein/Rechnung” auswählen. Standardmäßig wird die Standardbelegart aus der Kategorie “Lieferschein” ausgewählt, sofern keine andere Belegart in der Adresse festgelegt ist. Weitere Informationen zur Kommissionierung findest Du [**hier**.](/vario-cloud-handbuch/lager/kommissionierung.md) #### Externe Belegnummer Wenn es bei der im Beleg eingetragenen Adresse eine eigene (Beleg-) Nummer oder Referenznummer zu dem Vorgang gibt, kann diese hier eingetragen werden. #### Max. Lieferungen Hierüber kann für einen Beleg definiert werden, dass die enthaltenen Artikelpositionen in einer vorgegebenen Anzahl von Lieferungen komplett geliefert werden sollen. #### Stapel-Priorität Hier kannst Du einstellen, welche Priorität der Beleg bei der Stapelverarbeitung erhalten soll. Sofern keine weitere Priorität in der Adresse festgelegt wurde, wird standardmäßig die Priorität 5 angegeben. #### Fakturierungsart Mit diesem Feld kannst Du Dich entschieden, ob der Beleg als **Brutto**– oder **Nettorechnung** ausgegeben werden soll. Bei einer **Bruttorechnung** werden die Bruttopreise aller Positionen angezeigt, aus denen der Gesamtbruttobetrag inklusive der Umsatzsteuer errechnet wird. Bei einer **Nettorechnung** werden hingegen die Nettopreise der einzelnen Positionen aufgelistet. Diese werden zum Nettogesamtpreis zusammengerechnet bevor die Umsatzsteuer hinzugerechnet werden. Die Gesamtsumme der Rechnung ist in beiden Fällen gleich. {% hint style="info" %} Die Fakturierungsart wird standardmäßig aus der Adresse in den Beleg übernommen, kann jedoch bei Bedarf direkt im Beleg angepasst werden. Bei manueller Preiseingabe bleibt der Einzelpreis auch bei Wechsel der Fakturierungsart im Beleg bestehen. {% endhint %} #### Leistungsland **Leistungsland für den Steuerermittlungsprozess** Das **Leistungsland** ist entscheidend für die korrekte Steuerermittlung, insbesondere bei grenzüberschreitenden Lieferungen oder Dienstleistungen. Das System kann das Leistungsland auf unterschiedlichen Ebenen automatisch ermitteln. **Übersicht des Steuerermittlungsprozesses** Die folgende Reihenfolge zeigt, welche Einstellungsebene beim Leistungsland Vorrang hat (von höchster zu niedrigster Priorität): * **Im Beleg** **selbst**: Diese Einstellung hat Vorrang vor allen anderen Einstellungen * **Aus dem Ländercode der USt-IdNr. der Lieferadresse** * **Aus dem Ländercode der USt-IdNr. der Hauptadresse** * **Aus dem Leistungsland der Hauptadresse** * **Aus dem Ländercode der Hauptadresse** **FiBu-Übergabe anhand des Leistungslandes** Der Wert aus dem Feld “Leistungsland” wird auch bei der **FiBu-Übergabe** berücksichtigt, um die Buchung für den Verkaufsbeleg zu einem entsprechenden Konto zuzuordnen. Wenn z. B. Frankreich als Leistungsland eingetragen wurde, werden Buchungen automatisch zu einem Konto zugeordnet, das Europa als **Region der Leistungserbringung** enthält. Dem §3a Abs. 1, 2 UStG nach ist die Bestimmung des umsatzsteuerlichen Leistungsortes bei **Dienstleistungen**, mit Ausnahmen, abhängig davon, ob: * der Leistungsempfänger eine Privatperson ist ( **B2C**): dabei gilt der Sitz des leistenden Unternehmens als Leistungsort * der Leistungsempfänger ein Unternehmen ist ( **B2B**): dabei gilt der Sitz des Leistungsempfängers als Leistungsort {% hint style="info" %} Für die automatische Zuordnung einer Buchung zu einem Konto anhand des Leistungslandes muss unter [**Einstellungen -> Finanzen -> Reiter “Finanzbuchhaltung”**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-finanzen.md) eine Kontozuordnung mit der betreffenden **Region** hinterlegt sein. {% endhint %} #### Ermittlung des Wechselkurses, Umrechnungskurs, Basiswährung & Währung Wir haben die Beschreibung dieser vier Felder nachfolgend zusammengefasst, da sie funktional zusammengehören. **Ermittlung des Wechselkurses** Mit dieser Option kann gezielt gesteuert werden, wie der Umrechnungskurs im Beleg ermittelt wird. Das ist besonders hilfreich, wenn z.B. zwischen Auftrag und Rechnungsstellung einige Zeit vergangen ist. Zur Auswahl stehen drei Optionen: * **Automatisch ermittelt**: Diese Einstellung ist standardmäßig hinterlegt. Der Kurs wird automatisch anhand des **Leistungsdatums** (vorrangig) oder des **Belegdatums** ermittelt. * **Automatisch für das aktuelle Datum ermittelt**: Wird diese Option manuell ausgewählt, verwendet das System den **tagesaktuellen Kurs**. * **Manuell vorgegeben**: Der Kurs kann hier individuell eingegeben werden, z.B. bei festen Vertragskursen oder Sondervereinbarungen. **Umrechnungskurs** Der **Umrechnungskurs** richtet sich nach den Angaben in den Feldern “Basiswährung” und “Währung”. Im Standard sind die Felder jeweils mit “EUR” belegt was einen Umrechnungskurs von 1 ergibt. Arbeitest Du hingegen mit einer fremden Währung, dann wird der von dir in den Einstellungen hinterlegte Umrechnungskurs ermittelt bzw. Dein manuell erfasster Kurs verwendet. **Basiswährung** Bei dem Feld “**Basiswährung**” handelt es sich um ein read-only Feld. Die Basiswährung (Hauswährung) ist aktuell auf “EUR” eingestellt und wird aus der Geschäftsbeziehung “Eigene Firma” der Adresse gezogen. **Währung** Das Feld “**Währung**” wird je nach Belegart aus den Geschäftsbeziehungen “Kunde”, “Lieferant” oder “Vertreter” der Adresse gezogen. Diese Einstellung legt fest, in welcher Währung dieser Beleg (VK, EK) inklusiver aller relevanter Bereiche und Aktionen geführt wird. In unserem Beispiel haben wir eine Lieferschein/Rechnung mit der Währung “BSD” (Bahama-Dollar) erstellt. In diesem Fall werden sämtliche Beträge (z.B. Artikelpreis, Rabatte/Zuschläge, Zahlungsstatus) in der Fremdwährung angezeigt. Wie Du siehst greifen Fremdwährungen an vielen Stellen in VARIO Cloud, weshalb wir Dir anhand unserer Zusammenfassung einen Überblick verschaffen wollen, wo und welche Bereiche betroffen sein. {% hint style="info" %} Im Beleg (VK, EK) ist die Belegwährung (Fremdwährung) führend. Parallel werden die Beträge zusätzlich in der Basiswährung (EUR) gespeichert und beim Überfahren mit der Maus (über den Fremdwährungsbetrag) angezeigt. Der Umrechnungskurs wird beim Anlegen automatisch aus dem Leistungs- bzw. Belegdatum gezogen. Eine manuelle Anpassung des Umrechnungskurses ist über die Auswahl im Feld “Ermittlung des Wechselkurses” möglich, sofern die Währung von der Basiswährung abweicht. {% endhint %} **Zusammenfassung aller Bereiche und Aktionen mit Fremdwährungsbezug** * **Im Reiter “Belegerfassung”** * Im Bereich Positionen: Einzel- und Gesamtpreis * In der Detailansicht: Rabatt/Zuschlag, ggf. Provisionen * Im Bereich Versandkosten: Versandkosten * Im Bereich Rabatte und Gebühren: Rabatt- und Zuschlagsbeträge * In der Summenübersicht: Alle Beträge bis auf Rohertrag und Kreditlimit * Belegvorschau und -ausdruck
* **Im Reiter “Zahlungsstatus”** * In der Summenübersicht * Im Buchungssatz: Alle Beträge inklusive Mahngebühren und -zinsen
* **Im Aktionsmenü des Belegs:** * Aktion “Manuell bezahlen” * Aktion “Zahlungsplan” * **Außerhalb des Belegs**: * Auswertung/Finanzen: Gesamtumsatzsatistik * Auswertung/ Belege: Rechnungsausgangsbuch * Dashboard Adressen: Widgets OP-Salden, Adresse, OP * Finanzen/ Mahnwesen * Verkauf/ Provisionen [Hier](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressverwaltung.md), in der Adresse/Bereich Verwaltung findest Du eine **Zusammenfassung aller Eingabefelder für Währungen**. Informationen zu den **Einstellungen** von **Währungscodes** und **Umrechnungskursen** findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-finanzen/wahrungen.md). #### Umsatzsteuerberechnung Hier kannst Du zwischen der “**Horizontalen**” und der “**Vertikalen**” Umsatzsteuerberechnung wählen. Diese Einstellung hat Vorrang vor allen anderen Einstellungen. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege.md). #### Sprache Die Sprache wird automatisch gemäß folgender Logik gesetzt: * **Standardmäßig** wird die Sprache aus der Adresse übernommen, auf die der Beleg ausgestellt wird. * Existiert eine **abweichende Rechnungsadresse**, hat deren Sprache Vorrang. * **Ausnahme bei Lieferscheinen:** Hier hat die Sprache **der Lieferadresse** Vorrang. Die Sprache kann weiterhin manuell im Beleg geändert werden. #### Stapelverarbeitung {% hint style="info" %} **Option hat aktuell nur Auswirkungen auf die Picklistenerstellung** Die Option greift nur, **wenn der Vorgang über eine Stapelverarbeitung ausgeführt wird**. Momentan betrifft das **nur die Stapelverarbeitung zur Picklistenerstellung**. Bei zukünftigen Stapelverarbeitungen, z. B. zur **automatischen Übernahme von Aufträgen in Lieferbelege**, wird die Option ebenfalls berücksichtigt. **Achtung:** Bei **manueller Übernahme von Aufträgen in Lieferbelege** wird die Option **nicht angewendet**. In diesem Fall entscheidest Du als Benutzer aktiv, welche Positionen in den Lieferbeleg übernommen werden und wie die Lieferung erfolgen soll. {% endhint %} Hier hast Du die Wahl zwischen den folgenden Optionen: * **Gemäß Kriterien im Stapel**: Der Auftrag wird gemäß den Vorgaben der **unter** [**Einstellungen/Lager/Picklisten** ](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-lager/picklisten.md)erstellten **Picklistenvorlage** in Einzel-Kommissionierung übernommen. * **Keine Verarbeitung**: Der Auftrag darf **nur manuell** in die Kommissionierung übernommen werden und wird bei der automatischen Picklistenerstellung im [**Menüpunkt Lager/Warenausgang**](/vario-cloud-handbuch/lager/warenausgang.md) nicht berücksichtigt. * **Kompletten Auftrag liefern**: Der Auftrag wird nur in die Kommissionierung übernommen, wenn **alle Positionen** lieferbar sind, indem ausreichend Bestand zur Verfügung steht. * **Nur komplette Positionen liefern**: Es werden **nur Positionen** in einen Kommissionierschein übernommen, deren Gesamtmenge lieferbar ist. * **Nur komplette Positionen liefern, aber maximal zwei Teillieferungen**: Entsprechend der Option **„Nur komplette Position“** werden nur vollständig lieferbare Positionen berücksichtigt – es sind jedoch maximal zwei Teillieferungen zulässig. * **Nur komplette Positionen liefern, aber maximal drei Teillieferungen**: Entsprechend der Option **“Nur komplette Position”** werden nur vollständig lieferbare Positionen berücksichtigt – es sind jedoch maximal drei Teillieferungen zulässig. * **Ohne Kommissionierung:** Der Auftrag darf weder manuell in die Kommissionierung übernommen noch bei der Erstellung von Picklisten im **Menüpunkt Lager/Warenausgang** berücksichtigt werden. * **Verfügbare Mengen liefern**: Der Auftrag darf beliebig oft in einen Kommissionsschein übernommen werden, solange für die jeweiligen Positionen ausreichende Mengen verfügbar sind. * **Verfügbare Mengen liefern, aber maximal zwei Teillieferungen**: Entsprechend der Option **“Verfügbare Mengen liefern”** kann der Auftrag beliebig oft in einen Kommissionsschein übernommen werden – es sind jedoch maximal zwei Teillieferungen zulässig. * **Verfügbare Mengen liefern, aber maximal drei Teillieferungen**: Entsprechend der Option **“Verfügbare Mengen liefern”** kann der Auftrag beliebig oft in einen Kommissionsschein übernommen werden – es sind jedoch maximal drei Teillieferungen zulässig. * **Verfügbare Mengen liefern, dann Auftrag abschließen**: Nach der ersten Lieferung der im Lager verfügbaren Mengen können die **verbleibenden Restmengen** eines Auftrags nicht mehr in einen Kommissionsschein übernommen werden. * **Weiterverarbeiten wenn Vor-Kommissionierung abgeschlossen**: Auftrag erst weiterverarbeitet werden, nachdem er über den **Menüpunkt Lager/Warenausgang** vor-kommissioniert wurde. Dafür ist eine **Picklistenvorlage** vom **Typ “Vor-Kommissionierung”** unter **Einstellungen/Lager/Picklisten** erforderlich. Sofern keine der Optionen in der Adresse bereits festgelegt wurde, ist **standardmäßig** die **Option “Gem. Kriterien im Stapel”** vorausgewählt. #### Toggle Lieferung freigegeben: Dieser Toggle wird ab dem Belegtyp **“Auftrag”** angezeigt. Wenn der Toggle deaktiviert ist, kannst Du nach Speichern des Auftrags diesen nicht in den nächsten Belegtyp (Lieferschein bzw. Lieferschein/Rechnung) übernehmen. #### Toggle § 13b UStG Der § 13b UStG regelt, dass bei bestimmten Geschäften die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht. Dieses Verfahren nennt man auch “Reverse Charge” und kommt vor allem bei Geschäften über die Landesgrenzen hinaus zum tragen. Die Umsatzsteuer wird dabei nicht auf der Rechnung ausgewiesen, sondern ist vom Leistungsempfänger an das zuständige Finanzamt zu entrichten. Dies betrifft unter anderem den Emissionshandel, Entsorgung von Produktionsabfällen, Bauleistungen und Leistungen aus dem Ausland. Aktiviere diesen Toggle, um Belege gemäß **§13b des Umsatzsteuergesetzes (UStG)** zu behandeln. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege.md) unter Toggle “Steuerpflichtig”) ### Schieberegler Mit dem Schieberegler kannst Du auswählen, wie viele Informationen Dir in der Belegbearbeitung zu Deinen Artikelpositionen angezeigt werden sollen. Du kannst hier zwischen den Größen “S” und “XL” wählen.
Zusätzlich sind in den **Eingangsrechnungen** mit der Einstellung ‘XL’ auch **buchhalterische Informationen** verfügbar. ### Positionen Im Bereich “**Positionen**” werden alle Positionen bzw. Artikel des Beleges erfasst. Über die **Lupe** kann die Artikelsuche geöffnet und der gewünschte Artikel ausgewählt werden. Bei gedrückter “**Strg**“-Taste können mehrere Positionen zum Beleg hinzugefügt werden. Dazu müssen alle Positionen mit gedrückter “Strg”-Taste angeklickt und anschließend die Schaltfläche “**Hinzufügen**” angeklickt werden. Die Auswahl kann auch mit der “**Enter**“-Taste bestätigt werden. Zusätzlich können mehrere aufeinanderfolgende Positionsnummern mit gedrückter “**Shift**“-Taste dem Beleg hinzugefügt werden.
Es kann sich hierbei um Artikelpositionen handeln, deren Daten aus der **Artikelverwaltung** stammen. Zusätzlich können beliebig viele Textpositionen in den Beleg eingefügt werden. Bei Klick auf das **Plus-Symbol (‘+’)** wird eine neue Artikelposition erfasst. Der Cursor wird dabei in die neue Zeile gesetzt und durch Texteingabe wird eine Volltextsuche in der Artikelverwaltung gestartet. Alternativ kann weiter rechts in der Zeile auf das Lupen-Symbol geklickt werden, um ohne Texteingabe die verfügbaren Artikel anzuzeigen. Nach Auswahl eines Artikels wird dieser in die Zeile geladen. Dabei werden für die folgenden Felder verfügbaren Informationen aus den Stammdaten geladen: Artikelnummer, Artikel (Artikelbezeichnung) und Einzelpreis (bzgl. Verkauf). Als **Menge** wird die [**Verkaufseinheit**](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelverwaltung.md) des Artikels eingetragen. Der **Rabatt** bzw. **Aufschlag** muss **manuell** hinzugefügt werden. Der Gesamtpreis wird passend zu den anderen Werten je Zeile automatisch berechnet. Über die [**Benutzereinstellungen**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation.md#reiter-arbeitsbereich) kannst Du festlegen, ob beim **Hinzufügen einer Position** der **Fokus** auf das **Feld “Einzelpreis”** oder **“Menge”** gesetzt werden soll, so dass die entsprechende Angabe direkt ausgefüllt werden kann. #### Funktionen bzgl. einzelner Position Mithilfe des Symbols ganz rechts, können die Positionen per drag and drop verschoben bzw. untereinander getauscht werden, sofern Du mehrere Positionen erfasst hast. Das Symbol neben dem Gesamtbetrag gibt an, ob der Preis manuell eingetragen wurde oder aus dem Artikel bzw. Vorbeleg stammt. **Das Checkbox-Icon zeigt den Lieferungsstatus für diese Position an:** * Offen (graue Checkbox) * Teilweise abgeschlossen (gelbe Checkbox) * Abgeschlossen (grüne Checkbox) Durch Klick auf das Mülleimer-Symbol wird die entsprechende Positionszeile gelöscht. {% hint style="warning" %} Das Löschen geschieht direkt beim Klick auf das Symbol und ggf. bereits in der Zeile erfasste Informationen gehen dabei verloren. {% endhint %} Daneben kann durch Klick auf das Icon die **Detailansicht der Position** geöffnet werden. Hier können die grundlegenden Merkmale der Belegposition, sowie die folgenden Bereiche im Detail bearbeitet werden: * Rabatt/Aufschlag * Zusatzfelder * Kalkulation * Bestände * Texte * Lieferung * Steuersätze Außerdem findest Du noch diese Buttons: * Lieferwagen: zeigt die **Lieferbarkeit** von Positionen an (grün: vollständig lieferbar, gelb: teilweise lieferbar, rot: nicht lieferbar) * Sprechblase: ermöglicht die Eingabe bzw. das Einsehen von z.b. einem Artikeltext (grün: Text ist hinterlegt, grau: kein Text hinterlegt) * gibt an, dass die Position über das[ **Feld "Auftragsposition"** ](/vario-cloud-handbuch/einkauf/einkaufsbelege.md#positionen)mit einem **Einkaufsbeleg** verknüpft wurde. Mit einem Klick auf den Button wird Dir der entsprechende Beleg angezeigt. ### Zwischensummen im Beleg
Über den markierten Button im Screen kannst Du Zwischensummen einfügen. Dieser Button befindet sich unter der letzten Position des Belegs. Mit einem Klick darauf wird die Zwischensumme eingefügt, und Du hast die Möglichkeit, eine Bezeichnung zu vergeben.
Falls der Beleg mehrere oder viele Positionen enthält und Du die Zwischensumme beispielsweise zwischen der ersten und zweiten Position einfügen möchtest, kannst Du sie per **Drag-and-Drop** mit Hilfe des **Buttons** ![verschieben Button](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/wp-content/uploads/sites/5/2024/12/Button_verschieben.png) verschieben. Um durch viele Positionen zu scrollen, ist es aufgrund der Browserbeschränkungen erforderlich, die Zwischensumme an den oberen Bildschirmrand zu ziehen und festzuhalten. Dadurch kannst Du durch die Positionen navigieren und die Zwischensumme an der gewünschten Stelle platzieren. {% hint style="info" %} Wenn Du ein Angebot mit Zwischensummen in einen Auftrag, Lieferschein oder eine Lieferschein-Rechnung übernimmst, bleiben die Zwischensummen aus dem Angebot erhalten und werden entsprechend übernommen. {% endhint %} ### Detailansicht #### Rabatt/Zuschlag In Textform können hierüber **Rabatte** oder **Zuschläge** mit einer individuellen Bezeichnung zu einer Artikelposition erfasst werden. Bitte beachte die aufgeführten Beispiele zur Notation. Ohne Angabe des Euro-Zeichens wird die Zahl als Prozentwert interpretiert; keine Leerzeichen verwenden. | Zuschlag plus zwei Prozent | +2 | +2% | | -------------------------- | --- | --- | | Zuschlag plus zwei Euro | +2€ | | | Rabatt minus fünf Prozent | 5 | -5 | | Rabatt minus fünf Euro | 5€ | -5€ | {% hint style="info" %} Beim Hovern über den Betrag in der Belegzusammenfassung werden die Rabatte und Zuschläge detailliert angezeigt. Das gilt sowohl für positionsbezogene als auch für den Gesamtrabatt im Beleg. {% endhint %} Über die kleine Lupe kannst Du bereits hinterlegte Rabatte/Zuschläge auswählen. Weitere Informationen zum hinterlegen der Rabatte/Zuschläge findest Du[ hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege/rabatte-und-zuschlage.md).
{% hint style="info" %} **Kennzeichnung von Artikeln im Ausdruck, die nicht rabattierbar und/oder nicht skontierbar sind** Artikel, die nicht rabattfähig sind, erhalten in der Positionszeile einen Hinweis. Artikel, die als nicht rabattierbar und/ oder nicht skontierbar markiert sind, werden durch eine hochgestellte **⁶** hinter der Positionsnummer gekennzeichnet. Zusätzlich wird diese Fußnote ausgegeben: Die entsprechenden Toggle findest Du im Artikelstamm. {% endhint %} #### Zusatzfelder Hier werden die **Zusatzfelder**, die über **Einstellungen -> Allgemein -> Zusatzfelder** den Belegpositionen zugeordnet wurden, hinterlegt. Wie Du Zusatzfelder anlegen und bearbeiten kannst, erfährst Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder.md). #### Kalkulation Unter **Kalkulation** kannst Du neben dem oben beschriebenen **Rabatt/Aufschlag** eine noch detailliertere Kalkulation anwenden. Alle Anpassungen aus **Rabatt/Aufschlag** werden Dir auch hier angezeigt. Klicke auf die **Rabatt-/Aufschlag**-Felder um diese anzupassen. Ob ein Feldwert bearbeitbar ist, kannst Du an der Markierung des Werts und an der Grünfärbung der Linie erkennen. Nachdem Du alle Eingaben zur Kalkulation gemacht hast, wendest Du durch Klick auf den Button die Kalkulation auf den Beleg an. {% hint style="info" %} Zurück im Beleg selbst siehst Du in der Belegberechnung nur die Rabatte/Aufschläge aus dem gleichnamigen Detailbereich. Die Berechnungen aus der Kalkulation werden nur in der Detailansicht angezeigt. {% endhint %}
#### Bestände In dieser Detailansicht erhältst Du eine transparente Übersicht über die aktuellen Bestände eines Artikels.
Im **oberen Bereich** werden die **Bestände je Lager** dargestellt. Hier siehst Du pro Lager die Lagernummer, die Lagerbezeichnung sowie Werte für Bestand, Reserviert und Verfügbar. So erkennst Du auf einen Blick, in welchem Lager physischer Bestand vorhanden ist und welcher Anteil bereits durch z.B. Aufträge reserviert wurde. Im **unteren Bereich** wird der **Bestand des Verkaufslagers** angezeigt. In Klammern () steht der jeweilige Gesamtbestand über alle Lager hinweg. Der Wert außerhalb der Klammern zeigt den tatsächlich für den Verkaufskanal verfügbaren Bestand, der sich aus der hinterlegten Verfügbarkeit (z.B. 100%, 50%, usw.) ergibt. Ist beispielsweise eine Verfügbarkeit von 50% definiert, wird nur die Hälfte des Gesamtbestandes als verfügbar ausgewiesen. Dadurch kannst Du gezielt steuern, welcher Anteil des Lagerbestands im jeweiligen Verkaufskanal angeboten wird – etwa zur Risikominimierung bei parallelem Verkauf auf mehreren Plattformen. #### Texte Hier können Texte für die einzelne Artikelposition eingetragen werden. Über das **Platzhalter**– **Icon** oder durch Rechtsklick auf die einzelnen Textfelder können **Platzhalter** in die Beschreibung eingefügt werden. Außerhalb der Positionsansicht kannst Du Dir die finale Darstellung jederzeit über die Belegvorschau anzeigen lassen. #### Lieferung Hier kannst Du Lieferdaten für die einzelne Position eintragen. Diese positionsbezogenen Lieferdaten können von den Lieferdaten für den Gesamtbeleg abweichen und haben (bezogen auf den Artikel) vor diesem Vorrang. Das Lieferdatum des Artikels, beeinflusst das Feld **“Nächste Lieferung”** im Artikel. Das nächste Lieferdatum aller derzeitigen Versanddaten für diesen Artikel wird in dem Feld angezeigt.
#### Optional/Alternativ Dieser Bereich steht ausschließlich für Belege vom Typ **“Angebot”** zur Verfügung. Du kannst damit einzelne Belegpositionen als **optional** oder **alternativ** kennzeichnen. **Optionale Positionen** **Optionale Positionen** bieten Dir zusätzliche Auswahlmöglichkeiten, ohne das diese fest in das Angebot eingeplant sind. * **Ohne Verknüpfung (eigenständige Option)** * Wenn eine Position als **optional** gekennzeichnet ist, **ohne** dass im Feld “**Optional zu**” eine Hauptposition angegeben wird, erscheint bei Übergabe in einen Folgebeleg (z.B. Auftrag) ein Hinweisdialog. Hier kannst Du entscheiden, ob diese Position übernommen ober ignoriert werden soll. * In der **Belegansicht und -ausgabe**(Vorschau, PDF) **des Angebots** wird die Position ganz normal aufgeführt, jedoch **nicht in der Gesamtsumme des Angebots** berücksichtigt.
* **Mit Verknüpfung (“Optional zu”)** * Wenn im Feld “**Optional zu**” eine andere Belegposition angegeben wird, ist die aktuelle Position als Zusatzposition zu dieser verknüpft. In der Positionszeile wird dies durch ein entsprechendes Label deutlich. * Bei der Übergabe in einen Folgebeleg kannst Du per Checkbox festlegen, ob die optionale Position übernommen werden soll. * **Auch hier gilt:** Die optionale Position wird aufgeführt, aber nicht in der Gesamtsumme des Angebots berücksichtigt.
**Alternative Positionen** Bei der Auswahl “**Alternativ**” gibst Du an, dass die aktuelle Position **eine Alternative** **zu einer anderen Position** darstellt. Es muss immer genau eine Alternativposition angegeben werden. * Im Angebotsbeleg werden beide Positionen angezeigt, jedoch nicht in die Gesamtsumme einbezogen. * Bei der Übernahme in einen Folgebeleg wirst Du aufgefordert, eine der beiden Alternativen auszuwählen. Dabei wird nur die gewählte Position in de neuen Beleg übernommen.
#### Steuersätze Hier werden Dir zu der Position Informationen über den Steuersatz, den Steuertyp, den Steuerbetrag, sowie dem steuerpflichtigen Betrag angezeigt.
#### Provisionen Hier werden Dir ermittelte Provisionen zur Position angezeigt. Die ausführliche Beschreibung zum Thema “Provisionen” findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/verkauf/vertreter-und-provisionen.md). #### Finanzbuchhaltung Im **Bereich “Finanzbuchhaltung”** kannst Du dem Beleg eine **Kontonummer** und eine **Kostenstelle** zuweisen. Diese werden bei der **FiBu-Übergabe** automatisch übernommen.
#### Seriennummern/Chargennummern Bei seriennummerngeführten Artikeln kannst Du die gewünschten Seriennummern über die integrierte **Suche** auswählen. Durch **Halten der Strg-Taste** und gleichzeitigen Linksklick lassen sich auch **mehrere Seriennummern** zeitgleich auswählen. Mit dem **Plus-Icon** kannst Du eine neue Seriennummer hinzufügen, mit dem **Minus-Icon** kannst Du sie wieder entfernen. Die **Anzahl der Seriennummern**, die hinzugefügt werden können, ist dabei auf die zuvor erfasste **Positionsmenge** beschränkt. Du kannst also nur so viele Seriennummern auswählen, wie Artikel im Beleg enthalten sind. Die gleichen Mechanismen gelten ebenso für **Chargen** oder Artikel mit **doppelter Seriennummer**.
{% hint style="warning" %} Lieferscheine oder Lieferschein/Rechnungen können nur gespeichert werden, wenn alle erforderlichen Seriennummern oder Chargen in den Positionen hinterlegt wurden. {% endhint %} **Weitere Informationen** zu Seriennummern- und Chargenartikeln findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelarten/seriennummern-und-chargen.md). ### Versandkosten Der Bereich **Versandkosten** bezieht sich auf den gesamten Beleg. Die Versandkosten werden verwaltet im Rahmen von **Versandkostenartikeln**. Je **Lieferbedingung** muss einer dieser Versandkostenartikel hinterlegt sein. Die Konditionen für die Versandkosten werden in der Lieferbedingung festgelegt. {% hint style="info" %} Um einen Versandkostenartikel anzulegen, wechsle in die Artikelverwaltung. Hier kannst Du durch Klick auf den Button ‘+Artikel’ einen neuen Artikel hinzufügen. Dieser muss dann die Artikelart ‘Versandkosten’ haben. Vergebe zusätzlich Artikelnummer, Artikelbezeichnung und Warengruppe, um durch Klick auf den entsprechenden Button den Artikel in den Stammdaten anzulegen. Hier kannst Du noch weitere Infos zum Versandkostenartikel festhalten. {% endhint %} #### Versandkosten im Beleg Die Höhe der Versandkosten für die Positionen dieses Belegs. Für die einzelnen Positionen lassen sich unter “Lieferung” unterschiedliche Versandarten einstellen.
#### Toggle Versandkostenfrei Wenn dieser **aktiviert** ist, werden in der Berechnung für die Summen des Beleges keine Versandkosten aufgeführt oder berechnet. Auch dann nicht, wenn innerhalb des Beleges Versandkosten bspw. aus der Versandart gezogen werden. ### Bereich Rabatt/Zuschlag In diesem Feld lassen sich **Rabatte und Gebühren** auf den gesamten Beleg anwenden. Die Notation kann dabei direkt dem Infotext aus dem Feld entnommen werden, sie folgt dem oben bei den Positionen beschriebenen Muster. {% hint style="info" %} ### Abrunden von Beträgen Du kannst Beträge in den **Positionsrabatten** und im **Gesamtrabattfeld** (Belegrabatt) gezielt abrunden, indem Du **“-”** verwendest. Diese Funktion hilft Dir, Rechnungsbeträge einfach und flexibel anzupassen. **So funktioniert es:** * Gib **“-”** ein, um die letzte Stelle (Cent) abzurunden. * Verwende **“–”**, um zwei Stellen (z. B. volle Euro) abzurunden. * Für weitere Stellen gibst Du entsprechend mehr **“-”** ein. Ein Betrag von **3217,88 €** wird: * Mit “**–**” auf **3217,80 €** abgerundet. * Mit “**—**” auf **3217,00 €** abgerundet. {% endhint %} ### Lieferung In diesem Bereich werden alle für eine etwaige Lieferung wichtigen Eckdaten erfasst. Diese beziehen sich auf den gesamten Beleg und können für einzelne Artikelpositionen in der [**Detailansicht der Position**](#Detailansicht) angepasst werden. Für das Abspeichern des Beleges müssen hier eine **Versandart und Lieferbedingung** ausgewählt werden.
#### Gesamtgewicht und Gewichtseinheit In den **Feldern “Gesamtgewicht”** und **“Gewichtseinheit”** wird die **Brutto-Gewichtsangabe** aus den [**Artikelstammdaten**](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelverwaltung.md#bereich-metriken) **der jeweiligen Positionen** übernommen oder kann bei Bedarf **manuell** eingetragen werden. Dieses Gesamtgewicht wird anschließend ebenfalls automatisch für die Angabe des **Paketgewichts** verwendet, wenn beim **Lieferschein Paket-Aufkleber** erstellt werden. #### **Voraussichtliche Paketanzahl** Hier kannst Du die voraussichtliche Paketanzahl manuell eintragen. Die Anzahl im Feld wird aktualisiert, wenn über den Versender (z. B. DHL) ein Paketaufkleber gedruckt wird und dabei mehrere Pakete angegeben werden. Zusätzlich können in der Lieferbedingung Versandkosten hinterlegt werden, die erst ab einer bestimmten Anzahl angewandt werden. Diese Anzahl bezieht sich auf das hier beschriebene Feld. #### **Versanddatum** Falls bekannt, kann hier das Versanddatum zum Beleg bzw. zu den Belegpositionen eingetragen werden. #### **Lieferdatum (Wunsch)** Wenn Dein Kunde einen Wunschtermin für das Lieferdatum angegeben hat, kann dieser hier eingetragen werden. #### **Lieferdatum (Bestätigt)** Hier lässt sich festhalten, welches Lieferdatum Du Deinem Kunden bestätigt hast. #### **Lieferbemerkung** Hierbei handelt es sich um ein Textfeld, mit dem ein Text “Lieferbemerkung” zur Lieferung festgehalten werden kann. #### **E-Mail & Telefonnummer an Versender weiterleiten** Über die **Toggles “E-Mail an Versender weiterleiten”** und **“Telefonnummer an Versender weiterleiten”** kannst Du festlegen, ob die entsprechenden Daten **an DHL übergeben** werden sollen. Falls bei der **Adresse** eine **Versandart** hinterlegt ist, werden die **Einstellung der Toggles** aus dieser übernommen. ### Zahlung
#### Zahlungsart Auswahl der Zahlungsart. Einträge stammen aus der Verwaltung der Zahlungsarten. Per Shortcut kann dorthin gewechselt werden, um Einträge für Zahlungsarten zu bearbeiten oder neue anzulegen. #### Zahlungsbedingung Auswahl der Zahlungsbedingung. Einträge stammen aus der Verwaltung der **Zahlungsbedingungen**. Per Shortcut kann dorthin gewechselt werden, um Einträge für Zahlungsbedingungen zu bearbeiten oder um neue anzulegen. #### USt-IdNr. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für den Beleg wird aus der hinterlegten Hauptadresse des Belegs geladen. Sie kann hier im Beleg aber auch händisch angepasst werden. Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressverwaltung.md#bereich-verwaltung). #### Valutadatum Optionales Feld zur Bestimmung des Startpunkts für die Zahlungsfrist. Ist ein Valutadatum hinterlegt, beginnt die Frist gemäß Zahlungsbedingung ab diesem Datum – andernfalls gilt das Rechnungsdatum. #### Toggle “Zahlungsplan” Mit Aktivierung des Toggles “**Zahlungsplan**” wird ab den Belegarten **Rechnung** und **Lieferschein/Rechnung** ein zusätzlicher **Bereich “Zahlungsplan”** eingeblendet. Dieser kann dann über den offenen Posten bearbeitet werden. Detaillierte Informationen zum Zahlungsplan findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten.md#bereich-zahlungsplan). ### Belegzusammenfassung
Dieser Bereich trägt als Titel immer die **Belegart** des aktuellen Belegs. In der angezeigten Berechnung werden alle relevanten Werte zu dem Beleg erfasst, um eine Summe zum Beleg bzw. zu den Positionen zu berechnen. Darunter werden zusätzlich die Zahlungsart und die Versandart des Belegs angezeigt. Unterhalb der Netto- und Brutto-Beträge findest Du die Infos zum **Rohertrag** aus dem Beleg. Dieser ergibt sich aus der Summe der Verkaufspreise abzüglich der Umsatzsteuer und abzüglich des Einkaufspreises. Bei **Rechnungen** und **Lieferschein Rechnungen** wird hier auch deraktuelle **Status des Belges** innerhalb der **FiBu-Übergabe** angezeigt, mit einer entsprechende Verlinkung. #### Kreditlimit In den [Adressstammdaten im Bereich Verwaltung](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressverwaltung.md#bereich-verwaltung) kann einem Kunden ein Kreditlimit hinterlegt werden. Für Adressen mit eingetragenem **Kreditlimit** werden im Belegunterhalb des Rohbetrags Infos dazu angezeigt. Die Kreditlimitprüfung ist aktiv bei Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Lieferschein/Rechnungen. Verkaufsbelege beeinflussen das offene Kreditlimit des Kunden.
Wenn Du mit einem zu speichernden Beleg das Kreditlimit einer Adresse überziehst, wird Dir das in der Berechnung angezeigt. Wenn Du daraufhin den Beleg speichern möchtest, erhältst Du eine entsprechende **Warnmeldung**. Du kannst Dich trotz Überschreitung des Kreditlimits dazu entscheiden, den Beleg zu speichern.
Auch teilgelieferte Aufträge und offene Posten aus gebuchten Rechnungen werden bei Berechnungen im Zusammenhang mit dem Kreditlimit beachtet. In den **Benutzerrollen** im Bereich Einstellungen/Allgemein kannst Du entscheiden, ob ein Benutzer das **Kreditlimit überschreiten** kann. Ist das Recht in der dem Benutzer zugewiesenen Benutzerrolle gesetzt, kann er in der Meldung neben ‘**Speichern**‘ auch ‘**Ignorieren**‘ auswählen, um den Beleg trotz Kreditlimitüberschreitung zu speichern.
Weitere Informationen zu den Benutzerrollen findest du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/benutzer-gruppen-and-rollen.md). #### Belegvorschau Durch Klick auf den **Button “Belegvorschau anzeigen”** wird Dir eine PDF-Vorschau des Belegs angezeigt. Diese lässt sich herunterladen oder ausdrucken. Wenn die Vorschau nicht gedruckt wurde, trägt sie bis dahin ein Stempel-Overlay (Draft). #### Belegfunktionen Unterhalb der Belegvorschau befinden sich die folgenden drei grundlegenden Belegfunktionen plus zwei zusätzlichen Optionen:
Buttons Belegzusammenfassung
* Herunterladen eines PDF-Exports des Belegs. * Druck des Belegs anhand der Ausgaberegeln unter [**Einstellungen/Allgemein/Ausgabe**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/ausgabe.md#reiter-ausgabe). * Versenden des Belegs per Email. Wenn für die Adresse eine E-Mail-Adresse in einer **Ausgaberegel** im [**Reiter "Ausgaberegeln"** ](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressverwaltung.md#reiter-ausgaberegeln)hinterlegt ist, wird diese automatisch als Empfänger eingetragen. Unter [**System/Ausgabe/Belegdruck**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-belegdruck.md) kann eine **E-Mail-Vorlage** für die entsprechenden Belege erstellt werden. * Über den **Drop-Down-Menü** stehen Dir zwei Optionen zur Verfügung:\ \- **Individuelle Empfängerauswahl**: Ermöglicht Dir die E-Mail-Empfänger unabhängig von den hinterlegten Ausgaberegeln manuell anzupassen. \ \- **Ausgaberegeln verwalten:** Öffnet die Ausgaberegeln der Adresse in einem neuen Tab, in dem diese angepasst werden können. #### Aktion Im Bereich **Aktion** werden Dir alle verfügbaren Aktionen zu dem aktuell geöffneten Beleg angezeigt. Diese können je nach Belegart und -status unterschiedlich ausfallen. Typische Aktionen sind zum Beispiel: * **Speichern** und **Bearbeiten** eines Belegs * Die **Übernahme in einen Folgebeleg** * Das **Kopieren** des aktuellen Belegs * Das **Auflösen** eines Belegs (z.B. beim Auftrag) {% hint style="info" %} **Auflösen:** Angebote und Aufträge können nur aufgelöst werden, wenn sie noch nicht in einen Folgebeleg übernommen wurden. Beim Auflösen werden bestehende Reservierungen in den Artikeln entfernt. Ein aufgelöster Auftrag kann nicht erneut übernommen werden – ein **Kopieren** ist jedoch weiterhin möglich. **Kopieren:** Mit der Aktion “kopieren” erstellt Du einen neuen Beleg auf Basis der aktuellen Daten. Vor dem Erstellen kannst Du eine andere Belegart wählen. {% endhint %} ### Beleghistorie Im Bereich **Beleghistorie** wird der aktuelle Beleg und seine Vorbelege angezeigt. Die anderen Belege lassen sich in einer Vorschau anzeigen oder wahlweise in einem neuen Tab öffnen. Mit Klick auf das entsprechende **Icon** lässt sich die Beleghistorie auch in einer maximierten Ansicht anzeigen. In der Beleghistorie können Teilketten mehrerer Belegketten erfasst sein. Das ist dann der Fall, wenn sich ein zusammengesetzter Geschäftsvorfall nicht in einer einzelnen abgeschlossenen Belegkette darstellen lässt. In der Belegkette wird dann angezeigt, wie die Belege zusammenhängen. Bei komplizierteren Konstellationen kannst Du Dir die Belegkette in der maximierten Ansicht anzeigen lassen um somit einen besseren Überblick gewinnen zu können. ### Zusatzfelder Im unteren Bereich werden die Zusatzfelder hinterlegt, die unter **Einstellungen -> Allgemein -> Zusatzfelder** den Belegen zugeordnet wurden. Über die Option “Einträge verwalten” wirst Du direkt zu den Einstellungen innerhalb eines neuen Tabs geleitet, in dem Du neue und bestehende Zusatzfelder definieren kannst. Eine ausführliche Hilfe dazu findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder.md). Über die Nutzereinstellungen/Zusatzfelder kannst Du die Reihenfolge festlegen, in der die Reiter mit den jeweiligen Zusatzfeldgruppen erscheinen sollen. Mehr dazu findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation.md#reiter-zusatzfelder). *** ### Aktionsmenü Im **Aktionsmenü** werden Dir alle Aktionen zu dem aktuell geöffneten Beleg angezeigt. Diese können je nach z. B. OP-Status oder Belegart **unterschiedlich** ausfallen. So kann hier z. B. ein Zahlungsplan aktiviert oder eine manuelle Bezahlung durchgeführt werden. Nachfolgend erklären wir Dir hier alle möglichen Aktionsbuttons. #### Lieferfreigabe zurücknehmen Mit der **Aktion "Lieferfreigabe zurücknehmen"** kannst Du den **Auftrag** von der Lieferfreigabe zurücknehmen, so dass diese nicht in einen **Lieferschein** bzw. in eine **Lieferschein/Rechnung** übernommen werden kann. Die Aktion steht Dir nur zur Verfügung, wenn der **Toggle "Lieferung freigegeben" aktiviert** ist und kann nur außerhalb des **Bearbeitungsmodus** für Aufträge ausgeführt werden. Der **Toggle "Lieferung freigegeben"** kann wiederum durch die **Aktion "Lieferung freigeben" aktiviert** werden.
Lieferfreigabe zurücknehmen
#### Lieferung freigeben Mit der **Aktion "Lieferung freigeben"** kannst Du den **Auftrag** zur Lieferung freigeben, so dass dieser in einen **Lieferschein** bzw. in eine **Lieferschein/Rechnung** übernommen werden kann. Die Aktion steht Dir nur zur Verfügung, wenn der **Toggle "Lieferung freigeben" deaktiviert** ist und kann nur außerhalb des **Bearbeitungsmodus** nur für Aufträge ausgeführt werden. Der **Toggle "Lieferung freigeben" deaktiviert** kann wiederum durch die **Aktion "Lieferfreigabe zurücknehmen" deaktiviert** werden.
Aktion Lieferung freigeben
#### Kommissionierungstest Mit der **Aktion "Kommissionierungstest"** kannst Du prüfen, ob der **Auftrag erfolgreich** in die **Kommissionierung** übernommen werden kann. Wähle analog zur Kommissionierung im [**Menüpunkt "Warenausgang"**](/vario-cloud-handbuch/lager/warenausgang.md) eine der unter [**Einstellungen/Lager/Picklisten** ](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-lager/picklisten.md)hinterlegten Vorlagen aus, um die Prüfung durchzuführen.
Dabei müssen die **Voraussetzungen** für die Kommissionierung auch erfüllt sein. Das Ergebnis wird dann im **Reiter "Belegprotokoll"** im **Bereich "Kommissionierungsergebnis"** aufgeführt. Bei einer erfolgreichen Prüfung wird ein **grüner Hacken** in der **Spalte "Erfolgreich"** eingetragen. Die Aktion steht nur für **Aufträge außerhalb** des **Bearbeitungsmodus** zur Verfügung.
Kommissionierungsergebnis
Weitere Informationen zur Kommissionierung findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/lager/kommissionierung.md). #### Etiketten drucken Mit der **Aktion "Etiketten drucken"** kannst Du Etiketten anhand eines der Reporte ausdrucken, die unter [**System/Ausgabe/Artikel-Etiketten**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-artikel-etiketten.md) angelegt wurden. Über das erste **Feld "Report"** kannst Du einen Report auswählen, den Du auf alle Reporte anwenden kannst. Für die **einzelnen Artikel** kannst Du jeweils einen **abweichenden Report** auswählen. Mit dem **Toggle "Drucken"** gibst Du an für welche Artikel überhaupt Etiketten ausgedruckt werden sollen. Über das **Feld "Menge"** bestimmst Du wie viele Etiketten für den jeweiligen Artikel ausgedruckt werden sollen. Die Aktion steht nur **außerhalb** des **Bearbeitungsmodus** zur Verfügung.
Artiok Artikel Etiketten ausdrucken
#### E-Rechnung validieren Mit dieser Aktion kannst Du Eingangsrechnungen, die als E-Rechnungen ausgegeben werden, validiert werden. Weitere Informationen zu den **Einstellungen von E-Rechnungen** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/e-rechnungen/einstellungen-and-voraussetzungen-fur-e-rechnungen.md) und zur **Validierung von E-Rechnungen** [**hier**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/e-rechnungen/validieren-von-e-rechnungen.md).
Aktion E-Rechnung validieren
#### FiBu-Übergabe Testlauf Mit der **Aktion "FiBu-Übergabe Testlauf"** kannst Du eine FiBu-Buchung für den Beleg simulieren. Diese Aktion steht nur für finanzrelevante Belege, also **Eingangsrechnungen** und **Eingangsgutschriften** zur Verfügung, die ebenfalls für FiBu-Übergabe relevant sind. Nach dem Auswählen der Aktion werden Dir die dazugehörigen Buchungssätze mit den entsprechenden Angaben aufgeführt, wie sie bei einer FiBu-Übergabe aussehen würden. Dadurch kannst Du z. B. die Kontonummer, den Kontotyp und die Zahlungsart einsehen, die eingetragen würden bzw. ob die Buchung überhaupt zu einem Konto zugeordnet werden würde. Die Aktion steht nur für **finanzrelevante Belege** zur Verfügung.
#### USt.-IdNr.-Prüfprotokoll In diesem Protokoll werden durchgeführte Prüfungen von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) mit Meldung der Prüfung sowie dem Zeitpunkt protokolliert. Details zur Eingabe der USt.-IdNr. in der Adresse findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressverwaltung.md#bereich-verwaltung). Über den kleinen Pfeil oben rechts kannst Du Dir das USt.-IdNr.-Prüfprotokoll für die Adresse in einem neuen Reiter öffnen lassen.
Aktion USt.-IdNr.-Prüfprotokoll
#### Manuell Bezahlen Die Aktion “**Manuell Bezahlen**” wird bei OPs mit dem Status “Offen” und “Teilweise gezahlt” angeboten. Sie kann z. B. verwendet werden, wenn eine Barzahlung erfolgt. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten.md#aktion-manuell-bezahlen).
Aktion Manuell Bezahlen
#### Manuelle Rückerstattung Die Aktion “**Manuelle Rückerstattung**” wird für OPs mit dem Status “Überzahlt” und “In Erstattung” mit dem entsprechenden Betrag angeboten. Sie kann z.B. für eine Rückzahlung bei einer Überzahlung verwendet werden. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten.md#manuelle-ruckerstattung).
Aktion Manuelle Rückerstattung
#### Abschließen Die Aktion “**Abschließen**” wird bei OPs mit dem Status “Offenen Posten” oder “Teilweise gezahlt” angeboten. Hier kann ein OP mit und ohne Rückerstattung geleisteter Zahlungen abgeschlossen werden. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten.md#abschliessen). Die Aktion “**Manuell Bezahlen**” wird bei OPs mit dem Status “Offen” und “Teilweise gezahlt” angeboten. Sie kann z.B. verwendet werden, wenn eine Barzahlung erfolgt. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten.md#aktion-manuell-bezahlen). Die Aktion “**Manuelle Rückerstattung**” wird für OPs mit dem Status “Überzahlt” und “In Erstattung” mit dem entsprechenden Betrag angeboten. Sie kann z.B. für eine Rückzahlung bei einer Überzahlung verwendet werden. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten.md#manuelle-ruckerstattung).
Aktion Abschließen
#### Zahlungsplan Bei der Aktion “**Zahlungsplan**” wird nur bei den Belegarten “Rechnung” und Lieferschein/ Rechnung” angeboten. Sie ermöglicht die Verwaltung eines Ratenzahlungsplans. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten.md#zahlungsplan).
Aktion Zahlungsplan
#### Zahlungsplanberechnung auslösen Diese Aktion “**Zahlungsplanberechnung auslösen**” lässt sich ausführen, sobald für diesen offenen Posten ein Zahlungsplan mit Fälligkeitsregeln bzw. Buchungsvorgaben angelegt wurde. Mit Anwahl wird eine manuelle anstatt automatische Zahlungsplanberechnung durchgeführt. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten.md#zahlungsplanberechnung-auslosen). #### Belegstatus korrigieren Mit dieser Aktion kannst Du den Belegstatus anpassen. Zum Beispiel kannst Du einen Beleg mit dem **Status "Gespeichert"** in den **Status "In Bearbeitung"** versetzen. Damit kann auch der Status von z. B. veröffentlichten und übernommenen Belege geändert werden. {% hint style="danger" %} **Aktion mit Bedacht einsetzen** Je nach Fall, z. B. das Ändern des Status von **"Übernommen"** auf **"In Bearbeitung",** sollte die Aktion **nur mit Bedacht** eingesetzt werden, da damit Daten verändert werden können, die im normalen Geschäftsablauf **nicht verändert werden sollten**! {% endhint %}
Belegstatus korrigieren
#### Freier Report {% hint style="info" %} ### Hier bewegt sich was! Noch ist dieser Bereich nicht ganz vollständig. Aber keine Sorge: Unser Team für Dokumentation und Qualität füllt sie Schritt für Schritt mit allem was Dir im Alltag weiterhilft. Schau bald wieder vorbei, es lohnt sich. {% endhint %} #### Neueste Workflow-Instanz In diesem Protokoll werden durchgeführte Prüfungen von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) mit Meldung der Prüfung sowie dem Zeitpunkt protokolliert. Details zur Eingabe der USt.-IdNr. in der Adresse findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressverwaltung.md#bereich-verwaltung). Mit dieser Aktion werden Dir alle Logs der **letzten Workflow-Instanz** zum geöffneten Beleg aufgelistet. Wähle eines der Logs aus, um die **dazugehörigen Daten** einzusehen. Über die **Workflow-Instanzen-ID** kannst Du Dir den **Verlauf** der Instanz in der **Workflow-Darstellung** in einem neuen Tab anzeigen lassen. Weitere Informationen dazu findest Du auf der [**Seite** "**Workflow-Protokolle und Logs”**.](/vario-cloud-handbuch/system/workflows/protokolle-und-logs.md)
Neueste Workflow-Instanz
#### Workflow-Instanzen Bei der Aktion “**Zahlungsplan**” wird nur bei den Belegarten “Rechnung” und Lieferschein/ Rechnung” angeboten. Sie ermöglicht die Verwaltung eines Ratenzahlungsplans. Weitere Details findest Du [hier.](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten.md#zahlungsplan) Diese Aktion “**Zahlungsplanberechnung auslösen**” lässt sich ausführen, sobald für diesen offenen Posten ein Zahlungsplan mit Fälligkeitsregeln bzw. Buchungsvorgaben angelegt wurde. Mit Anwahl wird eine manuelle anstatt automatische Zahlungsplanberechnung durchgeführt. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten.md#zahlungsplanberechnung-auslosen). Mit dieser Aktion werden Dir die **verschiedenen Workflow-Instanzen** aufgelistet, welche den geöffneten Beleg betreffen. Beim **Aufklappen** einer Instanz über den **grünen Pfeil** werden die Workflow-Elemente aufgelistet, die durchgelaufen sind. Bei einem Workflow, der **unterbrochen** wurde, kann dieser über die **Icons** Workflow abbrechen manuell wieder **zum Laufen** gebracht oder komplett **abgebrochen** werden. Wähle einer der **Instanzen** aus, um Dir den **Verlauf** der Instanz in der **Workflowdarstellung** anzeigen zu lassen. Weitere Informationen dazu findest Du in der Handbuchseite “Workflows” auf der [**Seite** "**Workflow-Protokolle und Logs”**.](/vario-cloud-handbuch/system/workflows/protokolle-und-logs.md)
Aktion Workflow-Instanzen
## Reiter Zahlungsstatus Dieser Reiter wird für Belege der Belegarten **“Rechnung”, “Lieferschein/Rechnung”, “Rechnungskorrektur m. Warenrücknahme”** und **“Rechnungskorrektur o. Warenrücknahme”** angezeigt. Direkt in der Reiterbeschreibung wird der ggf. noch offene Betrag angezeigt.
Hier wird Dir eine Übersicht der Zahlungen für den Beleg angezeigt. Das Kreisdiagramm zeigt an, wie viel von der Gesamtsumme bezahlt wurde und wie viel noch offen ist. Rechts daneben findest Du verschiedene wichtige Informationen und Eckdaten zum offenen Posten des Belegs. Auftrag und Rechnung sind über die jeweilige Belegnummer verlinkt. Weitere Informationen findest Du auf der Handbuchseite [“**Offene Posten**“.](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten.md) Darunter werden Dir die Einzelbuchungen zum offenen Posten des Belegs angezeigt. ## Reiter Deals Dieser Reiter wird nur angezeigt, wenn mindestens ein Deal mit dem Beleg verknüpft ist. In diesem Fall werden alle zugehörigen Projekte aufgelistet. ## Reiter Projekte Dieser Reiter wird nur angezeigt, wenn mindestens ein Projekt mit dem Beleg verknüpft ist. In diesem Fall werden alle zugehörigen Projekte aufgelistet. ## Sendungsübersicht Dieser Reiter wird für Belege der **Belegart “Lieferschein”** angezeigt. Hier werden, sofern vorhanden, die **Einzelsendungen** zum Beleg aufgelistet, die durch die **Optionen “Paketaufkleber drucken”** oder **“Paket erzeugen und bearbeiten”** in der **Belegzusammenfassung** entstehen. Diese stehen zur Verfügung, wenn im **Bereich “Lieferung”** innerhalb der **Belegerfassung** eine **Versandart** hinterlegt ist, die eine **Anbindung an einen Versanddienstleister**, z. B. DHL, enthält. Weitere Informationen zu diesen findest Du[ **hier**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-lager/versender.md).
## Reiter Belegprotokoll
Im Belegprotokoll werden verschiedene Aktionen im Bezug auf den Beleg angezeigt. Bspw. wird hier angezeigt, wenn Vorbelege exisitieren oder wenn der Beleg in einen nachfolgenden Belegtyp aus der Belegkette übernommen wurde. Wenn bspw. durch einen Workflow Änderungen am Beleg vorgenommen wurden, wird dies hier ebenfalls abgebildet. Jeder Eintrag ist mit einem Zeitstempel, dem Benutzer (falls verfügbar), dem Typ der Aktion und der entsprechenden Meldung versehen. {% hint style="info" %} Es besteht die Möglichkeit, Belegprotokolleinträge **manuell zu erfassen**. Diese manuellen Einträge können anschließend auch bearbeitet werden. Ein Löschen dieser Einträge ist nicht möglich. {% endhint %} ## Reiter DMS Im Reiter “DMS” kannst Du Dateien verschiedenster Formate in Deinen Beleg hochladen. Dies ist auf verschiedene Weise möglich: per **Drag-and-Drop**, durch Einfügen aus der Zwischenablage mit **Strg+V** oder über den **Button “+Datei”**. Auch **E-Mails** können per **Drag-and-Drop** hinzugefügt werden. Über das **Download-Symbol** kannst Du die Dateien auch wieder **herunterladen**. Weitere Informationen zum **Dateimanagementsystem (DMS)** findest Du[ **hier**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms.md).
Über das **Auge-Icon** können verschiedene Dateitypen, darunter **PDF**, **PNG** und **JPG**, sowie auch E-Mails in VARIO als **Vorschau** angezeigt werden. Durch das Anklicken einer Datei wird diese im Bereich DMS unter CRM/DMS geöffnet. Mit einem **Rechtsklick** auf einen Datensatz kannst Du im **Kontextmenü** nicht nur die Datei im **Kundenportal veröffentlichen**, sondern auch den [**DMS-Typ** ](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms.md#reiter-beziehungen)**ändern**, ohne die Datei dafür öffnen zu müssen. Beim **Herunterladen des Belegs** über die **Belegzusammenfassung** wird die Datei automatisch im Reiter “DMS” gespeichert und dabei als **Hauptdokument** gekennzeichnet. Die als Hauptdokument gekennzeichnete Datei wird als **Vorschau** des Belegs angezeigt und für die **FiBu-Übergabe** verwendet.
Sind zu einem Beleg mehrere Dateien hinterlegt, kannst Du per **Rechtsklick** auf eine andere Datei festlegen, dass diese stattdessen als Hauptdokument gekennzeichnet werden soll. Dies ist jedoch nur möglich wenn unter [**Einstellungen/Belege/Belegarten**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege/belegarten.md) die **Option “Veröffentlichungsrichtlinie”** für die entsprechende **Belegart** auf **“Manuell”** gesetzt ist.
{% hint style="info" %} Die für einen Beleg zusätzlich hinterlegten Dateien werden nicht in Folgebelege übernommen. Wenn Du zu einem Beleg eine Zusatzdatei hochlädst, so ist diese nur dem aktuellen Beleg und nicht automatisch auch allen Folgebelegen zugeordnet. {% endhint %} ## Rückabwicklung einer Rechnung In VARIO stehen Dir drei Möglichkeiten zur Verfügung, um eine bereits erstellte Rechnung rückgängig zu machen: 1. Stornierung einer Rechnung oder Lieferschein/Rechnung (R, L/R) und 2. Rechnungskorrektur bzw. Gutschriftsforderung mit Warenrücknahme (m. WR) 3. Rechnungskorrektur bzw. Gutschriftsforderung ohne Warenrücknahme (o. WR) ### Stornierung einer veröffentlichten Rechnung oder Lieferschein/Rechnung Diese Methode kann verwendet werden, wenn beispielsweise die Ware noch nicht ausgeliefert wurde und die Rechnung intern nochmal korrigiert werden muss, weil die Rechnungsadresse z.B. fehlerhaft eingetragen wurde.
#### Voraussetzung * R, L/R muss veröffentlicht sein * ein Lagerplatz oder ein Lager für Retouren muss in den Einstellungen hinterlegt sein #### Auswirkungen * **Belegtyp:** “in Storno Rechnung übernehmen” bzw. “in Storno-Lieferschein/Rechnung übernehmen” * **Belegnummer**: bleibt gleich * **Bestand bei** **L/R:** Zugang ins Retourenlager (Prio hat der Retourenlagerplatz des Beleges, sonst Retourenlager) * **Bestand bei R:** keine Lagerbewegung * **Offene Posten:** wird automatisch ausgeglichen, der Reiter “Zahlungsstatus” verschwindet * **Bearbeitung:** nicht mehr möglich, kopieren bleibt erlaubt * **Belegkette:** = 2 Belege, R, L/R und Stornobeleg mit **einer Belegnummer** * **Ausgabe:** R, L/R mit Wasserzeichen “Storno” (s.o.), = Stornobeleg mit entsprechendem Titel * **Statussymbol:** ### Rechnungskorrektur mit Warenrücknahme Diese Methode wird verwendet, wenn die **Ware bereits versendet** wurde und der Kunde die **Ware** **zurücksendet**. {% hint style="info" %} Die folgenden Beispiele und Beschreibungen beziehen sich auf die **Rechnungskorrektur mir Warenrücknahme** im Verkauf. Für die **Gutschriftsforderung mit Warenrücknahme** im Einkauf gelten jedoch die gleichen Voraussetzungen und Auswirklungen. {% endhint %} #### Voraussetzungen * R, L/R muss gespeichert oder veröffentlicht sein. (nur beim veröffentlichten Beleg wird die automatische Verrechnung angeboten, sonst manuell). * Lagerplatz oder Lager für Retouren muss im Lager vorhanden sein * Zahlungsart “VmV-Zur Verrechnung mit Vorbeleg” (für die **manuelle** Verrechnung) #### Auswirkungen * **Belegtyp:** “in Rechnungskorrektur mit WR übernehmen” * **Belegnummer:** neue Belegnummer wird vergeben * **Bestand:** Zugang ins Retourenlager (Prio hat der Retourenlagerplatz des Beleges, sonst Retourenlager) * **Verrechnen**: Mit Anwahl des Belegtyps “Rechnungskorrektur….” wird der Dialog **“Direkt verrechnen”** angeboten: * **mit Ja:** wird die **R, L/R** **automatisch** mit der **Rechnungskorrektur** verrechnet * **mit Nein:** muss **manuell** die Zahlungsart auf “VmV” zur Verrechnung geändert werden. **In beiden Fällen werden im Reiter “Zahlungsstatus”:** * der **Zahlungsstatus** auf **“Keine Zahlung”** und der **Status** auf **“Abgeschlossen”** gesetzt * unter **“Buchungen**” wird der OP durch einen Buchungssatz mit Kommentar ausgeglichen (s. Beispiele) * **Bearbeitung:** nach Veröffentlichung nicht mehr möglich, kopieren bleibt erlaubt * **Belegkette** = 2 Belege, R, L/R und Rechnungskorrektur m. WR mit **unterschiedlichen Belegnummern** * **Ausgabe:** “*Rechnungskorrektur zur Rechnung \[Belegnummer]*“ * **Statussymbol:** je nach Bearbeitungsstatus (gespeichert, veröffentlicht)
### Rechnungskorrektur ohne Warenrücknahme Diese Variante wird genutzt, wenn der Kunde die Ware behält, aber eine Korrektur der Rechnung notwendig ist, beispielsweise aufgrund einer Beanstandung der Ware, die er aber trotzdem bereit ist zu behalten. Du kannst Deinem Kunden dann über die Rechnungskorrektur einen Nachlass gewähren. {% hint style="info" %} Die folgenden Beispiele und Beschreibungen beziehen sich auf die **Rechnungskorrektur ohne Warenrücknahme** im Verkauf. Für die **Gutschriftsforderung ohne Warenrücknahme** im Einkauf gelten jedoch die gleichen Voraussetzungen und Auswirklungen. {% endhint %} #### Voraussetzungen * R, L/R muss gespeichert oder veröffentlicht sein. (nur beim veröffentlichten Beleg wird die automatische Verrechnung angeboten, sonst manuell). * Zahlungsart “VmV” (Zur Verrechnung mit Vorbeleg) #### Auswirkungen Die Auswirkungen sind **bis auf diese Punkte** identisch mit der Rechnungskorrektur m. WR: * **Belegtyp:** “in Rechnungskorrektur ohne WR übernehmen” * **Bestand:** Keine Lagerbewegung * **Belegkette** = 2 Belege, R, L/R und Rechnungskorrektur **o.** WR mit unterschiedlichen Belegnummern {% hint style="info" %} Rechnungskorrekturen mit und ohne Warenrücknahme können im Aktionsmenü über “bearbeiten” und “löschen” rückgängig gemacht werden. Dabei wird der Beleg “Rechnungskorrektur” aus der Belegkette gelöscht und zurück in den Ursprungsbeleg verzweigt. {% endhint %} ## Berechnungsmethode der Steuer in VARIO Cloud In Deutschland sind zwei Arten zur Berechnung der Steuer zugelassen. Die sogenannte vertikale (gesamtpositionsbezogen) und die sogenannte horizontale Berechnung (zeilenweise). Bei der horizontalen Berechnung der Mehrwertsteuer wird für jede Position im Vorgang die Steuer separat ermittelt. Für jedes Produkt oder jede Dienstleistung wird die Mehrwertsteuer individuell berechnet. Bei mehreren Positionen werden die Steuerbeträge summiert, um den Gesamtbetrag der Mehrwertsteuer für den Vorgang zu bestimmen, der am Ende separat ausgewiesen wird. Bei der vertikalen Berechnung der Mehrwertsteuer wird zuerst der Nettobetrag jeder einzelnen Position im Vorgang summiert, um den Gesamtnettobetrag zu ermitteln. Anschließend wird die Mehrwertsteuer basierend auf dem Steuersatz der jeweiligen Position auf diesen Gesamtnettobetrag angewendet. Das bedeutet, dass trotz unterschiedlicher Mehrwertsteuersätze für verschiedene Produkte oder Dienstleistungen die Steuer für den gesamten Vorgang basierend auf dem kumulierten Nettobetrag berechnet wird. VARIO Cloud berechnen wir die Steuer anhand der horizontalen Berechnung. In der VARIO 8 wird die Steuer jedoch mit der vertikalen Berechnung ermittelt. Daher kann es zu Rundungsdifferenzen kommen. Ein Beleg befindet sich immer in einem bestimmten **Status** und ist Teil einer **Belegkette**/Beleghistorie. Andere Belege aus der Belegkette kannst Du ganz einfach per Link öffnen. So behältst Du immer den Überblick und kannst schnell zwischen den einzelnen Belegen wechseln. --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.