Vertreter und Provisionen

In dieser Beschreibung erklären wir Dir Schritt für Schritt, wie Du Handelsvertreter anlegst, verwaltest und deren Provisionen abrechnest, wenn sie eine Provision für die bei Kunden erzielten Umsätze erhalten sollen. Dabei zeigen wir Dir anhand von Beispielen die verschiedenen Möglichkeiten auf, z. B. ob die Provision fix und/oder prozentual, für bestimmte Adressen, Artikelnummern, Warengruppen oder für einen bestimmten Zeitraum ermittelt werden soll. Außerdem kannst Du zwischen verschiedenen Provisionstypen pro Vertreter wählen, also ob die Provision bei Auftrag, Rechnung oder Zahlung ermittelt werden soll.

Vorbereitungen

Damit Provisionen in Verkaufsbelegen korrekt ermittelt werden können, müssen zunächst diese Vorbereitungen getroffen werden.

Schritt 1: Vertreter anlegen

Jeder Vertreter, für den Provisionen ermittelt werden sollen, muss zunächst als Adresse angelegt werden. Erforderlich ist hierbei, dass im Bereich “Verwaltung” die Geschäftsbeziehung “Vertreter” gewählt wird. Im neu eingeblendeten Bereich “Vertreter” sind Dir die meisten Pflichtfelder wie z.B. Zahlungsart oder Lieferbedingung bereits aus der Geschäftsbeziehung “Kunde” bekannt. Entscheidend für die Provisionsermittlung ist die Auswahl im Feld “Provisionstyp“.

Hier die Bedeutung der wichtigsten Felder:

• Provisionstyp: Legt fest, ab wann eine Provisionszahlung anfällt.
  • Auftrag: Sobald ein Auftrag angelegt wurde
  • Rechnung: Sobald eine Rechnung, oder ein Lieferschein/Rechnung erstellt wurde
  • Zahlung: Bei Zahlungseingang, wenn der OP-Status auf “Abgeschlossen” gesetzt ist

Schritt 2: Artikel anlegen

Im Artikelstamm muss einmalig ein Artikel für die Provisionsabrechnung angelegt werden. Wir haben ihn einfach “Provisionsabrechnung” genannt. Wichtig ist, dass in den Feldern die Artikelart “Bestandslos”, die Mengeneinheit “Stück” und die Preiseinheit “1” sowie das entsprechende “Steuerschema” ausgewählt werden.

Die Toggles “Lieferbar”, “Aktiv”, “Provisionierbar”, “Alleine lieferbar” sind bei einer Neuanlage bereits korrekt aktiviert. Lediglich der Toggle “Verkaufsartikel” ist hier noch zu aktivieren.

Des Weiteren sollte der Artikel keinen hinterlegten Verkaufspreis haben, da dieser sich ja aus den Provisionssätzen ermittelt.

Schritt 3: Provision anlegen

Unter Einstellungen/ Allgemein/ Provisionen ist zunächst im Bereich “Provisionsabrechnungsparameter” der Artikel für die Provisionsabrechnung zu hinterlegen. Anschließend empfehlen wir, für jeden Vertreter über einen Provisionssatz anzulegen. Dies hat den Vorteil, dass die Provisionssätze in Verbindung mit einer Adressbeziehung (s. Schritt 4) beim Anlegen des Verkaufsbeleges automatisch ermittelt werden.

Die Bedeutung der wichtigsten Felder:

• Beschreibung: Freitext zur individuelle Beschreibung des Provisionssatzes
• Typ:
  • Fix: Legt eine feste Provision in Euro fest
  • Prozent: Legt eine prozentuale Provision auf den Verkaufsartikel fest
• Provisionswert: Eingabe des Wertes in € oder %
• Artikel: Die Provision erfolgt nur für einem bestimmten Artikel.
• Adresse: Die Provision erfolgt nur für eine bestimmte Adresse.
• Vertreteradresse: Der ausgewählte Vertreter ist für diesen Provisionssatz gültig.
• Gültig von/bis: Eine Datumsangabe begrenzt den Provisionssatz auf den angegebenen Zeitraum

Schritt 4: Adressbeziehung anlegen

Damit die automatische Provisionsermittlung und die spätere Provisionsabrechnung funktionieren, muss für jede Adresse mindestens eine Adressbeziehung zu einem Vertreter angelegt werden. Klicke bitte in der Adresse auf den Button , wähle den Typ “Vertreter” und den Namen des Vertreters aus:

Automatische Provisionsermittlung

Nachdem die in den Schritten 1 bis 4 beschriebenen Vorbereitungen durchgeführt wurden, wird im Verkaufsbeleg beim Hinzufügen jedes Artikels (im Hintergrund) geprüft, ob und für welchen Vertreter eine Provision anfällt. Die ermittelten Provisionen sind je Artikel in der Detailansicht einsehbar.

Manuelle Provisionserfassung

Aus der Detailansicht/ Provisionen des Verkaufbeleges, kann über auch manuell eine Provision zugefügt oder eine ermittelte geändert werden.

Provisionsabrechnung

Unter Verkauf/ Provisionen werden im Reiter “Provisionsabrechnungen” über die Provisionsabrechnungen erstellt. Abhängig von den Einstellungen (Provisionen ab/bis, Vertreternummer von/bis) im Dialog „Abrechnung anlegen“ sowie vom Provisionstyp in der Vertreteradresse werden alle Provisionen der Herkunft „Automatisch“ und „Manuell“ aus den Verkaufsbelegen ermittelt.

Dabei werden folgende Einträge erzeugt:

• Eine Provisionsabrechnung „Gesamt” mit dem Status “Offen”
• Pro Vertreter ein Verkaufsbeleg „Provisionsabrechnung (gespeichert)“
• Ein Eintrag „Provisionsabrechnung“ im Rechnungsausgangsbuch

Mit Auswahl wird der Inhalt geöffnet. In unserem Beispiel werden alle 3 Vertreter unserer beiden Verkaufsbelege aufgelistet. Für “Susi” und “Tilly” werden die Provisionsbeträge sowie die Belegnummer angezeigt. Bei “Tom” fehlt beides, was daran liegt, dass bei ihm der Provisionstyp “Zahlung” hinterlegt ist, der offene Posten aber noch nicht ausgeglichen ist. (Dazu später mehr).

Durch Auswahl der Belegnummer wird in den Verkaufsbeleg “Provisionsabrechnung (gespeichert)” des Vertreters verzweigt und über das der Entwurf geöffnet. Über denkönnen weitere Details wie z.B. Kundenadresse, Artikel, Provisionsdatum oder Provisionswert pro Vertreter eingesehen werden.

Wie oben beschrieben wurde für den Vertreter “Tom” zunächst keine Provision ermittelt. Bei einer nächsten Provisionsabrechnung für diesen Zeitraum, wird sobald der OP den Status “Abgeschlossen” erhält, diese Provision berücksichtigt. Es wird also nichts vergessen!

Die Bedeutung der Buttons:

	Die Provisionsabrechnung “Gesamt” wechselt den Status von “Offen” auf “Abgeschlossen.” Änderungen sind nicht mehr möglich.
	In der Provisionsabrechnung wird die Provisionsabrechnung “Gesamt” storniert, erhält den Status “Zurückgesetzt” und der Beleg wird als Storno gekennzeichnet. Im Verkauf werden die Belege “Provisionsabrechnung” pro Vertreter ebenfalls storniert und im Rechnungsausgangsbuch wird ein Stornosatz erzeugt . Für eine neue Provisionsabrechnung muss ein neuer Provisionslauf angelegt werden.
	Diese Funktion ermöglicht das Teilen des Links. Weitere Infos findest Du hier.

Im Reiter “Provisionssätze” können alle Provisionen der ermittelten Provisionsabrechnungen eingesehen werden:

Verkaufsbeleg-Provisionsabrechnung

Beim Erstellen einer Provisionsabrechnung und einer ermittelten Vertreterprovision wird ein Verkaufsbeleg “Provisionsabrechnung Gespeichert” und im Reiter “Zahlungsstatus” eine Verbindlichkeit über den offenen Betrag erzeugt:

Über die Belegaktion “in Storno-Provisionsabrechnung übernehmen” wird die Belegnummer für diesen Beleg aus der Provisionsabrechnung entfernt. Diese Funktion empfiehlt sich, wenn nur ein Beleg und nicht die gesamte Provisionsabrechnung storniert/ zurückgesetzt werden soll.