Belege - Verkauf

In diesem Artikel wird der Bereich “Verkauf” in VARIO Cloud beschrieben. Hier verwaltest Du Deine Verkaufsbelege.

Anhand der Verkaufsbelege kannst Du in VARIO Cloud nachvollziehen, welche Geschäftsdokumente verkaufsseitig bei Dir vorliegen.

Die Belege stehen immer im Zusammenhang mit Deinen Adressen und Artikeln und stellen einen Kernaspekt von VARIO Cloud dar. In der Belegübersicht aus Einkauf und Verkauf sind Deine Geschäftsaktivitäten dokumentiert und für Dich nachvollziehbar angeordnet.

Ein Beleg befindet sich immer in einem bestimmten Status und ist Teil einer Belegkette/Beleghistorie. Andere Belege aus der Belegkette kannst Du ganz einfach per Link öffnen. So behältst Du immer den Überblick und kannst schnell zwischen den einzelnen Belegen wechseln.

Verkaufsbelege

Wenn Du mit VARIO Cloud neu startest, hast Du noch keine Belege die Dir angezeigt werden können. Die Übersicht ist ungefüllt.

Klicke auf den Button um einen neuen Verkaufsbeleg anzulegen.

Hierbei stehen Dir folgende Belegtypen zur Verfügung:

• Angebot
• Auftrag
• Lieferschein
• Rechnung
• Lieferschein/Rechnung
• Rechnungskorrektur m. WR (mit Warenrücknahme)
• Rechnungskorrektur o. WR (ohne Warenrücknahme)
• Storno-Lieferschein/Rechnung

Von oben nach unten sind diese Belegtypen nach ihrer Position in der Belegkette angeordnet.

So kann bspw. ein Angebot in einen Auftrag übernommen werden und dieser Auftrag widerrum kann in einen Lieferschein übernommen werden.

Einen neuen Beleg anlegen

Klicke auf den Button für die Neuanlage eines Verkaufsbeleges.

Dabei musst Du nicht mit einem Angebot oder Auftrag beginnen, Du kannst bspw. auch direkt einen Lieferschein anlegen.

Ein Auftrag oder ein Beleg, der nach diesem in der Belegkette des Einkaufs steht, kann nur auf Adressen ausgestellt werden, die in den Adressstammdaten als Kunde vorliegen (Geschäftsbeziehung: Kunde).

Sobald Du einen neuen Beleg anlegst, wird dieser in die Liste Deiner Verkaufsbelege aufgenommen. Hierzu reicht die Angabe der Adresse und des Belegtyps aus. Der Beleg liegt damit im Status “In Bearbeitung” vor. Dies ist nicht zu verwechseln mit dem Status “Gespeichert”:

Um den Beleg als wirksames Geschäftsdokument zu speichern, sind folgende Felder verpflichtend zu füllen:

• Artikelposition
• Versandart und Lieferbedingung
• Zahlungsart und Zahlungsbedingung

Klicke danach auf Speichern, um den Beleg in den Status “Gespeichert” zu versetzen.

Belege in der Belegkette

Die Belege sind, sowohl im Einkauf, als auch im Verkauf, in eine eigene Belegkette eingegliedert.

Verkaufsseitig besteht die Belegkette aus folgenden Belegtypen. Dabei muss nicht mit dem Angebot gestartet werden; innerhalb eines Vorgangs kann bspw. auch direkt ein Lieferschein angelegt werden. Angebote und Aufträge können durch den entsprechenden Aktionsbutton aufgelöst werden.

Angebot

Angebot bzgl. der Belegpositionen für Kunden

Auftrag

Positionen, die in einem Verkaufsauftrag hinterlegt sind, können im Feld “Auftragsposition” zu den Positionen in eine Anfrage, Bestellung, einen Eingangslieferschein oder eine Eingangslieferschein/-rechnung übernommen werden.

Wenn ein Auftrag direkt in eine Bestellung übernommen wird, wird das Feld “Auftragsposition” in der Bestellung automatisch mit der entsprechenden Position aus dem Auftrag gefüllt. Bestände, welche über eine mit einem Auftrag verknüpften Eingangslieferung gebucht werden, sind nur für diesen verknüpften Auftrag verfügbar.

Lieferschein

Der Lieferschein für die Lieferung der Artikel

Rechnung

Die Rechnung zu einem erfolgten Verkauf.

Lieferschein/Rechnung

Kombination aus Lieferschein und Rechnung.

Rechnungskorrektur mit oder ohne Warenrücknahme

Gutschrift mit oder ohne Warenrücknahme: Belegarten, um die Gutschrift von Kunden bestellten Artikeln darzustellen.

Bei der Übernahme von veröffentlichten und noch offenen Rechnungen sowie von Lieferscheinen/Rechnungen in eine Rechnungskorrektur mit oder ohne Warenrücknahme erscheint eine Abfrage, mit der beide Belege automatisch miteinander verrechnet werden können.

Belegübersicht

Deine Verkaufsbelegübersicht findest Du unter Menüpunkt 500 “Verkauf”. Diese werden Dir tabellarisch dargestellt.

Icons der Belegübersicht

Status Icons	Bedeutung
	Beleg in Bearbeitung
	Beleg gespeichert.
	Der Beleg befindet sich im Status ‘Gespeichert, Veröffentlicht’. Der Beleg wurde gespeichert und außerdem noch veröffentlicht, indem er z.B. als Email-Ausgabe generiert wurde.
	Beleg veröffentlicht & aufgelöst
	Beleg übernommen
	Beleg übernommen, veröffentlicht
	Beleg übernommen, in Bearbeitung
	Beleg teilweise übernommen
	In Kommissionierung
	Kommissionierung beendet
	Beleg aufgelöst
	Folgebeleg wird Bearbeitet
	In Workflow-Verarbeitung
	Vorkommissionierung in Abschluss
	Vorkommissionierung abgeschlossen

Eine Zeile in der Übersicht (Datensatz für einen Verkaufsbeleg) lässt sich links in der Zeile durch Klick auf den grauen dropdown Pfeil erweitern. Dir werden zusätzliche Informationen zu dem Beleg angezeigt.

Links wird Dir in einer Ansicht der Beleg in der Belegkette angezeigt. So kannst Du Dir Vorbelege in einer Vorschau ansehen und öffnen.

Rechts davon werden in einer Schnell-Übersicht die Positionen des Beleges dargestellt. Mit Klick auf eine dieser Positionen, öffnet sich der entsprechende Artikel in einem neuen Tab (Artikelverwaltung).

Die dargestellten Informationen in der Kopfzeile der Belegübersicht sind abhängig von Deinen Einstellungen für die Spaltenselektion (C-Unit genannt). Hierüber kannst Du eingrenzen, welche Informationen Dir angezeigt werden sollen.

Im Standard werden Dir folgende Spalten dargestellt:

Belegnummer

Jeder Beleg wird bei der Erzeugung mit einer eindeutigen Belegnummer versehen.

Belegstatus

Ein Beleg befindet sich in VARIO Cloud immer in einem bestimmten Status. Mit einem gewissen Status gehen weitere Eigenschaften einher, z. B. welche Aktionen auf den Beleg ausgeführt werden können.

Belegart

Ein Beleg ist immer ein Beleg einer bestimmten Belegart. Eine Änderung der Belegart ist nicht vorgesehen. So bleibt z. B. ein Angebots-Beleg genau als solcher inklusive eindeutiger Belegnummer bestehen und kann dann ggf. in einen Auftrag übernommen werden. Der Auftrag stellt dann den zweiten eigenständigen Beleg innerhalb der Belegkette dar. Die Belege der Belegkette stellen in der Übersicht separate Datensätze dar. Die Referenzierung zwischen verschiedenen Belegen kannst Du jederzeit anhand der Belegkette in der erweiterten Ansicht eines Datensatzes oder im Beleg selbst einsehen.

Adressname

Ein Beleg ist immer auf eine bestimmte Zieladresse ausgestellt. Verkaufsseitig legst Du hierüber fest, an wen verkauft wird. Im Feld Name wird hier der Name, der im Beleg hinterlegten Adresse angezeigt.

Belegdatum

Das Datum der Belegerstellung.

Betrag Netto/ Brutto

Der sich aus den Positionen des Belegs ergebende Gesamtbetrag in Netto/- Brutto.

Erstellt am

Für einen schnellen Überblick wird Dir hier in einer relativen Formulierung angezeigt, wie lange die Erstellung des Beleg zurückliegt. Wenn Du am PC mit der Maus auf das Feld zeigst (Mouseover), wird Dir hier nochmal das Datum mit genauem Zeitstempel angezeigt.

Kundennummer

Zu der Belegadresse wird Dir hier die entsprechende Kundennummer angezeigt.

Offener Betrag

Sobald Du einen Lieferschein in eine Rechnung übernimmst, wird für diese Rechnung der Bruttobetrag aus den Positionen des Eingangslieferscheins als offener Betrag im Reiter “Zahlungsstatus” erfasst.
Der Zahlungsstatus des Belegs ist solange offen, bis der Kunde den offenen Betrag durch die Summe seiner Zahlungen beglichen hast.

Wenn Du auf einen Datensatz zu einem Beleg klickst, wird dieser im aktuellen Tab Deines Browsers geöffnet. In dieser Detailansicht des Belegs kannst Du alle wichtigen Informationen zu einem Beleg erfassen und bearbeiten.

Reiter Belegerfassung

Im Reiter Belegerfassung werden die wichtigsten Eckdaten zu Deinem Verkaufsbeleg festgehalten und Dir stehen Funktionen zur Verfügung, um den Beleg selbst zu bearbeiten oder ihn in andere Belegtypen zu übernehmen.

Hauptadresse

Im Bereich Hauptadresse werden die Adressdaten eingetragen, an die der Beleg ausgestellt ist. Im Verkauf folgt dies der Logik “Ich verkaufe die Positionen an folgende Adresse”.

Normalerweise wird durch Neuanlage eines Belegs direkt die Adresssuche (Übersicht) geöffnet, in welcher Du dann eine Adresse auswählen kannst. Ist die Adresse nicht als Kunde gekennzeichnet, muss dies vor Anlage eines Verkaufsbeleges in den Stammdaten erfolgen, wie oben beschrieben kannst Du dies aber auch bei der Belegerfassung erledigen.

Die Hauptadresse kann im Beleg händisch angepasst, bzw. geändert werden.

Unterhalb der Hauptadresse kann durch Klick auf einen der Buttons, eine abweichende Liefer- oder Rechnungsadresse aus den Zusatzadressen ausgewählt werden.

Belegdaten

Mit der Belegnummer ist jeder Beleg eindeutig identifiziert und das Belegdatum kennzeichnet das Erstellungsdatum eines jeden Beleges. Die Adressnummer zeigt die Adressnummer der ausgewählten Hauptadresse an.

Leistungsdatum

Wenn es ein vom Belegdatum abweichendes Leistungsdatum gibt, lässt sich dieses hier eintragen. Relevant u. a. für die FiBu.

Kundennummer

zeigt die Kundennummer der ausgewählten Hauptadresse an. (Lieferantennummer und Kundennummer sind nicht mit der Adressnummer einer Adresse zu verwechseln.)

Toggle Steuerpflichtig

Wenn es sich um ein steuerpflichtiges Geschäft handelt, muss dieser Toggle aktiviert sein. Der entsprechende Mehrwertsteuersatz wird dann auf den Betrag angewandt.

Für steuerfreie Warenlieferungen werden unter folgenden Voraussetzungen diese Texte in der Belegausgabe ausgegeben:

Land	Toggle “Steuerpflichtig”	Toggle “§13b”	geprüfte Ust.-IdNr.	Info	Textausgabe
Inland	Ja	Ja	Ja	Land Toggle “Steuerpflichtig” Toggle “§13b” geprüfte USt.-IdNr. Info Textausgabe	“Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger/ Reverse Charge Verfahren”
EU	Nein	Nein	Ja		“steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung”
Drittland	Nein	Nein	Ja		“steuerfreie Ausfuhrlieferung/ tax free Export”

Bestellt von

In diesem Feld wählst Du einen Ansprechpartner aus, der der im Beleg hinterlegten Kundenadresse zugeordnet ist. Die Auswahl erfolgt aus den beim Kunden hinterlegten Ansprechpartnern. Alternativ kannst Du auch einen freien Text eintragen – zum Beispiel, wenn der Ansprechpartner nicht im System gespeichert ist oder eine individuelle Bezeichnung erforderlich ist.
Die Information aus diesem Feld wird standardmäßig im zugehörigen Beleg-Report (z. B. Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung) mit ausgegeben.

Zuständiger Benutzer

Für den Beleg (bzw. für den Geschäftsvorgang der damit zusammenhängt) zuständiger VARIO Benutzer.

Wenn der ausgewählte Benutzer als Ansprechpartner in der eigenen Adresse hinterlegt ist– inklusive der zugehörigen Kontaktinformationen – werden diese automatisch im Belegausdruck übernommen. Weitere Informationen zum Thema Ansprechpartner findest Du hier.

Vorgabelager

Hier kann ein Lager ausgewählt werden, dass für Aktionen im Zusammenhang mit dem Beleg als Standardlager ausgewiesen wird.

Reportgruppe

Hier kannst Du eine der unter System/Ausgabe angelegten Reportgruppen auswählen, die spezifisch für diesen Beleg gelten soll. Weitere Informationen zu den Reportgruppen findest Du hier.

Belegtyp nach Kommissionierung

In diesem Feld kannst Du auswählen, in welchen Belegtyp der Beleg (Auftrag) nach einer abgeschlossenen Kommissionierung übernommen werden soll. Hier kannst Du Belegarten aus den Kategorien “Lieferschein” und “Lieferschein/Rechnung” auswählen. Standardmäßig wird die Standardbelegart aus der Kategorie “Lieferschein” ausgewählt, sofern keine andere Belegart in der Adresse festgelegt ist.

Weitere Informationen zur Kommissionierung findest Du hier.

Externe Belegnummer

Wenn es bei der im Beleg eingetragenen Adresse eine eigene (Beleg-) Nummer oder Referenznummer zu dem Vorgang gibt, kann diese hier eingetragen werden.

Max. Lieferungen

Hierüber kann für einen Beleg definiert werden, dass die enthaltenen Artikelpositionen in einer vorgegebenen Anzahl von Lieferungen komplett geliefert werden sollen.

Stapel-Priorität

Hier kannst Du einstellen, welche Priorität der Beleg bei der Stapelverarbeitung erhalten soll. Sofern keine weitere Priorität in der Adresse festgelegt wurde, wird standardmäßig die Priorität 5 angegeben.

Fakturierungsart

Mit diesem Feld kannst Du Dich entschieden, ob der Beleg als Brutto– oder Nettorechnung ausgegeben werden soll. Bei einer Bruttorechnung werden die Bruttopreise aller Positionen angezeigt, aus denen der Gesamtbruttobetrag inklusive der Umsatzsteuer errechnet wird. Bei einer Nettorechnung werden hingegen die Nettopreise der einzelnen Positionen aufgelistet. Diese werden zum Nettogesamtpreis zusammengerechnet bevor die Umsatzsteuer hinzugerechnet werden. Die Gesamtsumme der Rechnung ist in beiden Fällen gleich.

Leistungsland

Leistungsland für den Steuerermittlungsprozess

Das Leistungsland ist entscheidend für die korrekte Steuerermittlung, insbesondere bei grenzüberschreitenden Lieferungen oder Dienstleistungen. Das System kann das Leistungsland auf unterschiedlichen Ebenen automatisch ermitteln.

Übersicht des Steuerermittlungsprozesses

Die folgende Reihenfolge zeigt, welche Einstellungsebene beim Leistungsland Vorrang hat (von höchster zu niedrigster Priorität):

• Im Beleg selbst: Diese Einstellung hat Vorrang vor allen anderen Einstellungen
• Aus dem Ländercode der USt-IdNr. der Lieferadresse
• Aus dem Ländercode der USt-IdNr. der Hauptadresse
• Aus dem Leistungsland der Hauptadresse
• Aus dem Ländercode der Hauptadresse

FiBu-Übergabe anhand des Leistungslandes

Der Wert aus dem Feld “Leistungsland” wird auch bei der FiBu-Übergabe berücksichtigt, um die Buchung für den Verkaufsbeleg zu einem entsprechenden Konto zuzuordnen. Wenn z. B. Frankreich als Leistungsland eingetragen wurde, werden Buchungen automatisch zu einem Konto zugeordnet, das Europa als Region der Leistungserbringung enthält. 

Dem §3a Abs. 1, 2 UStG nach ist die Bestimmung des umsatzsteuerlichen Leistungsortes bei Dienstleistungen, mit Ausnahmen, abhängig davon, ob:

• der Leistungsempfänger eine Privatperson ist (B2C): dabei gilt der Sitz des leistenden Unternehmens als Leistungsort
• der Leistungsempfänger ein Unternehmen ist (B2B): dabei gilt der Sitz des Leistungsempfängers als Leistungsort

Ermittlung des Wechselkurses, Umrechnungskurs, Basiswährung & Währung

Wir haben die Beschreibung dieser vier Felder nachfolgend zusammengefasst, da sie funktional zusammengehören.

Ermittlung des Wechselkurses

Mit dieser Option kann gezielt gesteuert werden, wie der Umrechnungskurs im Beleg ermittelt wird. Das ist besonders hilfreich, wenn z.B. zwischen Auftrag und Rechnungsstellung einige Zeit vergangen ist. Zur Auswahl stehen drei Optionen:

• Automatisch ermittelt: Diese Einstellung ist standardmäßig hinterlegt. Der Kurs wird automatisch anhand des Leistungsdatums (vorrangig) oder des Belegdatums ermittelt.
• Automatisch für das aktuelle Datum ermittelt: Wird diese Option manuell ausgewählt, verwendet das System den tagesaktuellen Kurs.
• Manuell vorgegeben: Der Kurs kann hier individuell eingegeben werden, z.B. bei festen Vertragskursen oder Sondervereinbarungen.

Umrechnungskurs

Der Umrechnungskurs richtet sich nach den Angaben in den Feldern “Basiswährung” und “Währung”. Im Standard sind die Felder jeweils mit “EUR” belegt was einen Umrechnungskurs von 1 ergibt. Arbeitest Du hingegen mit einer fremden Währung, dann wird der von dir in den Einstellungen hinterlegte Umrechnungskurs ermittelt bzw. Dein manuell erfasster Kurs verwendet.

Basiswährung

Bei dem Feld “Basiswährung” handelt es sich um ein read-only Feld. Die Basiswährung (Hauswährung) ist aktuell auf “EUR” eingestellt und wird aus der Geschäftsbeziehung “Eigene Firma” der Adresse gezogen.

Währung

Das Feld “Währung” wird je nach Belegart aus den Geschäftsbeziehungen “Kunde”, “Lieferant” oder “Vertreter” der Adresse gezogen. Diese Einstellung legt fest, in welcher Währung dieser Beleg (VK, EK) inklusiver aller relevanter Bereiche und Aktionen geführt wird. In unserem Beispiel haben wir eine Lieferschein/Rechnung mit der Währung “BSD” (Bahama-Dollar) erstellt. In diesem Fall werden sämtliche Beträge (z.B. Artikelpreis, Rabatte/Zuschläge, Zahlungsstatus) in der Fremdwährung angezeigt. Wie Du siehst greifen Fremdwährungen an vielen Stellen in VARIO Cloud, weshalb wir Dir anhand unserer Zusammenfassung einen Überblick verschaffen wollen, wo und welche Bereiche betroffen sein.

Zusammenfassung aller Bereiche und Aktionen mit Fremdwährungsbezug

• Im Reiter “Belegerfassung”
  • Im Bereich Positionen: Einzel- und Gesamtpreis
  • In der Detailansicht: Rabatt/Zuschlag, ggf. Provisionen
  • Im Bereich Versandkosten: Versandkosten
  • Im Bereich Rabatte und Gebühren: Rabatt- und Zuschlagsbeträge
  • In der Summenübersicht: Alle Beträge bis auf Rohertrag und Kreditlimit
  • Belegvorschau und -ausdruck

• Im Reiter “Zahlungsstatus”
  • In der Summenübersicht
  • Im Buchungssatz: Alle Beträge inklusive Mahngebühren und -zinsen

• Im Aktionsmenü des Belegs:
  • Aktion “Manuell bezahlen”
  • Aktion “Zahlungsplan”
• Außerhalb des Belegs:
  • Auswertung/Finanzen: Gesamtumsatzsatistik
  • Auswertung/ Belege: Rechnungsausgangsbuch
  • Dashboard Adressen: Widgets OP-Salden, Adresse, OP
  • Finanzen/ Mahnwesen
  • Verkauf/ Provisionen

Hier, in der Adresse/Bereich Verwaltung findest Du eine Zusammenfassung aller Eingabefelder für Währungen.

Informationen zu den Einstellungen von Währungscodes und Umrechnungskursen findest Du hier.

Umsatzsteuerberechnung

Hier kannst Du zwischen der “Horizontalen” und der “Vertikalen” Umsatzsteuerberechnung wählen. Diese Einstellung hat Vorrang vor allen anderen Einstellungen. Weitere Details findest Du hier.

Sprache

Die Sprache wird automatisch gemäß folgender Logik gesetzt:

• Standardmäßig wird die Sprache aus der Adresse übernommen, auf die der Beleg ausgestellt wird.
• Existiert eine abweichende Rechnungsadresse, hat deren Sprache Vorrang.
• Ausnahme bei Lieferscheinen: Hier hat die Sprache der Lieferadresse Vorrang.

Die Sprache kann weiterhin manuell im Beleg geändert werden.

Stapelverarbeitung

Hier hast Du die Wahl zwischen den folgenden Optionen:

Gemäß Kriterien im Stapel: Der Auftrag wird gemäß den Vorgaben der unter Einstellungen/Lager/Picklisten erstellten Picklistenvorlage in Einzel-Kommissionierung übernommen.

Keine Verarbeitung: Der Auftrag darf nur manuell in die Kommissionierung übernommen werden und wird bei der automatischen Picklistenerstellung im Menüpunkt Lager/Warenausgang nicht berücksichtigt.

Kompletten Auftrag liefern: Der Auftrag wird nur in die Kommissionierung übernommen, wenn alle Positionen lieferbar sind, indem ausreichend Bestand zur Verfügung steht.

Nur komplette Positionen liefern: Es werden nur Positionen in einen Kommissionierschein übernommen, deren Gesamtmenge lieferbar ist.

Nur komplette Positionen liefern, aber maximal zwei Teillieferungen: Entsprechend der Option „Nur komplette Position“ werden nur vollständig lieferbare Positionen berücksichtigt – es sind jedoch maximal zwei Teillieferungen zulässig.

Nur komplette Positionen liefern, aber maximal drei Teillieferungen: Entsprechend der Option “Nur komplette Position” werden nur vollständig lieferbare Positionen berücksichtigt – es sind jedoch maximal drei Teillieferungen zulässig.

Ohne Kommissionierung: Der Auftrag darf weder manuell in die Kommissionierung übernommen noch bei der Erstellung von Picklisten im Menüpunkt Lager/Warenausgang berücksichtigt werden.

Verfügbare Mengen liefern: Der Auftrag darf beliebig oft in einen Kommissionsschein übernommen werden, solange für die jeweiligen Positionen ausreichende Mengen verfügbar sind.

Verfügbare Mengen liefern, aber maximal zwei Teillieferungen: Entsprechend der Option “Verfügbare Mengen liefern” kann der Auftrag beliebig oft in einen Kommissionsschein übernommen werden – es sind jedoch maximal zwei Teillieferungen zulässig.

Verfügbare Mengen liefern, aber maximal drei Teillieferungen: Entsprechend der Option “Verfügbare Mengen liefern” kann der Auftrag beliebig oft in einen Kommissionsschein übernommen werden – es sind jedoch maximal drei Teillieferungen zulässig.

Verfügbare Mengen liefern, dann Auftrag abschließen: Nach der ersten Lieferung der im Lager verfügbaren Mengen können die verbleibenden Restmengen eines Auftrags nicht mehr in einen Kommissionsschein übernommen werden.

Weiterverarbeiten wenn Vor-Kommissionierung abgeschlossen: Auftrag erst weiterverarbeitet werden, nachdem er über den Menüpunkt Lager/Warenausgang vor-kommissioniert wurde. Dafür ist eine Picklistenvorlage vom Typ “Vor-Kommissionierung” unter Einstellungen/Lager/Picklisten erforderlich.

Sofern keine der Optionen in der Adresse bereits festgelegt wurde, ist standardmäßig die Option “Gem. Kriterien im Stapel” vorausgewählt.

Toggle Lieferung freigegeben:

Dieser Toggle wird ab dem Belegtyp “Auftrag” angezeigt. Wenn der Toggle deaktiviert ist, kannst Du nach Speichern des Auftrags diesen nicht in den nächsten Belegtyp (Lieferschein bzw. Lieferschein/Rechnung) übernehmen.

Toggle § 13b UStG

Der § 13b UStG regelt, dass bei bestimmten Geschäften die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht. Dieses Verfahren nennt man auch “Reverse Charge” und kommt vor allem bei Geschäften über die Landesgrenzen hinaus zum tragen. Die Umsatzsteuer wird dabei nicht auf der Rechnung ausgewiesen, sondern ist vom Leistungsempfänger an das zuständige Finanzamt zu entrichten. Dies betrifft unter anderem den Emissionshandel, Entsorgung von Produktionsabfällen, Bauleistungen und Leistungen aus dem Ausland. Aktiviere diesen Toggle, um Belege gemäß §13b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) zu behandeln. Weitere Details findest Du hier unter Toggle “Steuerpflichtig”)

Schieberegler

Mit dem Schieberegler kannst Du auswählen, wie viele Informationen Dir in der Belegbearbeitung zu deinen Artikelpositionen angezeigt werden sollen. Du kannst hier zwischen den Größen “S” und “XL” wählen.

Zusätzlich sind in den Eingangsrechnungen mit der Einstellung ‘XL’ auch buchhalterische Informationen verfügbar.

Positionen

Im Bereich “Positionen” werden alle Positionen bzw. Artikel des Beleges erfasst. Über die Lupe kann die Artikelsuche geöffnet und der gewünschte Artikel ausgewählt werden.

Bei gedrückter “Strg“-Taste können mehrere Positionen zum Beleg hinzugefügt werden. Dazu müssen alle Positionen mit gedrückter “Strg”-Taste angeklickt und anschließend die Schaltfläche “Hinzufügen” angeklickt werden. Die Auswahl kann auch mit der “Enter“-Taste bestätigt werden. Zusätzlich können mehrere aufeinanderfolgende Positionsnummern mit gedrückter “Shift“-Taste dem Beleg hinzugefügt werden.

Es kann sich hierbei um Artikelpositionen handeln, deren Daten aus der Artikelverwaltung stammen. Zusätzlich können beliebig viele Textpositionen in den Beleg eingefügt werden.

Bei Klick auf das Plus-Symbol (‘+’) wird eine neue Artikelposition erfasst. Der Cursor wird dabei in die neue Zeile gesetzt und durch Texteingabe wird eine Volltextsuche in der Artikelverwaltung gestartet. Alternativ kann weiter rechts in der Zeile auf das Lupen-Symbol geklickt werden, um ohne Texteingabe die verfügbaren Artikel anzuzeigen.

Nach Auswahl eines Artikels wird dieser in die Zeile geladen. Dabei werden für die folgenden Felder verfügbaren Informationen aus den Stammdaten geladen:
Artikelnummer, Artikel (Artikelbezeichnung) und Einzelpreis (bzgl. Verkauf). Für die Menge wird standardmäßig der Wert ‘1’ eingetragen und Rabatt/Aufschlag muss manuell eingetragen werden. Der Gesamtpreis wird passend zu den anderen Werten je Zeile automatisch berechnet.

Funktionen bzgl. einzelner Position

Mithilfe des Symbols rechts, können die Positionen per drag and drop verschoben bzw untereinander getauscht werden, sofern Du mehrere Positionen erfasst hast. Das Symbol neben dem Gesamtbetrag gibt an, ob der Preis manuell eingetragen wurde oder aus dem Artikel bzw. Vorbeleg stammt.

Das Checkbox-Icon zeigt den Lieferungsstatus für diese Position an:

• Offen (graue Checkbox)
• Teilweise abgeschlossen (gelbe Checkbox)
• Abgeschlossen (grüne Checkbox)

Durch Klick auf das Mülleimer-Symbol wird die entsprechende Positionszeile gelöscht.

Daneben kann durch Klick auf das Icon die Detailansicht der Position geöffnet werden. Hier können die grundlegenden Merkmale der Belegposition, sowie die folgenden Bereiche im Detail bearbeitet werden:

• Rabatt/Aufschlag
• Zusatzfelder
• Kalkulation
• Bestände
• Texte
• Lieferung
• Steuersätze

Außerdem findest Du noch diese Buttons:

zeigt die Lieferbarkeit von Positionen an (grün: vollständig lieferbar, gelb: teilweise lieferbar, rot: nicht lieferbar)

ermöglicht die Eingabe bzw. das Einsehen von z.b. einem Artikeltext (grün: Text ist hinterlegt, grau: kein Text hinterlegt)

Zwischensummen im Beleg

Über den markierten Button im Screen kannst Du Zwischensummen einfügen. Dieser Button befindet sich unter der letzten Position des Belegs. Mit einem Klick darauf wird die Zwischensumme eingefügt, und Du hast die Möglichkeit, eine Bezeichnung zu vergeben.

Falls der Beleg mehrere oder viele Positionen enthält und Du die Zwischensumme beispielsweise zwischen der ersten und zweiten Position einfügen möchtest, kannst Du sie per Drag-and-Drop mit Hilfe des Buttons verschieben. Um durch viele Positionen zu scrollen, ist es aufgrund der Browserbeschränkungen erforderlich, die Zwischensumme an den oberen Bildschirmrand zu ziehen und festzuhalten. Dadurch kannst Du durch die Positionen navigieren und die Zwischensumme an der gewünschten Stelle platzieren.

Detailansicht der Position

Rabatt/Zuschlag

In Textform können hierüber Rabatte oder Zuschläge mit einer individuellen Bezeichnung zu einer Artikelposition erfasst werden. Bitte beachte die aufgeführten Beispiele zur Notation. Ohne Angabe des Euro-Zeichens wird die Zahl als Prozentwert interpretiert; keine Leerzeichen verwenden.

Zuschlag plus zwei Prozent	+2	+2%
Zuschlag plus zwei Euro	+2€
Rabatt minus fünf Prozent	5	-5	(5% und -5%)	(%5 und %-5)
Rabatt minus fünf Euro	5€	-5€

Über die kleine Lupe kannst Du bereits hinterlegte Rabatte/Zuschläge auswählen. Weitere Informationen zum hinterlegen der Rabatte/Zuschläge findest Du hier

Zusatzfelder

Hier werden die Zusatzfelder, die über Einstellungen -> Allgemein -> Zusatzfelder den Belegpositionen zugeordnet wurden, hinterlegt. Wie Du Zusatzfelder anlegen und bearbeiten kannst, erfährst Du hier.

Kalkulation

Unter Kalkulation kannst Du neben dem oben beschriebenen Rabatt/Aufschlag eine noch detailliertere Kalkulation anwenden.
Alle Anpassungen aus Rabatt/Aufschlag werden Dir auch hier angezeigt.

Klicke auf die Rabatt-/Aufschlag-Felder um diese anzupassen.

Ob ein Feldwert bearbeitbar ist, kannst Du an der Markierung des Werts und an der Grünfärbung der Linie erkennen.

Nachdem Du alle Eingaben zur Kalkulation gemacht hast, wendest Du durch Klick auf den Button die Kalkulation auf den Beleg an.

Bestände

Hier erhältst Du eine Übersicht, wie viel von dem entsprechenden Artikel in Deinem Lager bzw. Deinen Lägern verfügbar ist.

Texte

Hier können Texte für die einzelne Artikelposition eingetragen werden. Über das Platzhalter–Icon oder durch Rechtsklick auf die einzelnen Textfelder können Platzhalter in die Beschreibung eingefügt werden.

Außerhalb der Positionsansicht kannst Du Dir die finale Darstellung jederzeit über die Belegvorschau anzeigen lassen.

Lieferung

Hier kannst Du Lieferdaten für die einzelne Position eintragen.

Diese positionsbezogenen Lieferdaten können von den Lieferdaten für den Gesamtbeleg abweichen und haben (bezogen auf den Artikel) vor diesem Vorrang.

Das Lieferdatum des Artikels, beeinflusst das Feld “Nächste Lieferung” im Artikel. Das nächste Lieferdatum aller derzeitigen Versanddaten für diesen Artikel wird in dem Feld angezeigt.

Optional/Alternativ

Dieser Bereich steht ausschließlich für Belege vom Typ “Angebot” zur Verfügung. Du kannst damit einzelne Belegpositionen als optional oder alternativ kennzeichnen.

Optionale Positionen

Optionale Positionen bieten Dir zusätzliche Auswahlmöglichkeiten, ohne das diese fest in das Angebot eingeplant sind.

• Ohne Verknüpfung (eigenständige Option)
  • Wenn eine Position als optional gekennzeichnet ist, ohne dass im Feld “Optional zu” eine Hauptposition angegeben wird, erscheint bei Übergabe in einen Folgebeleg (z.B. Auftrag) ein Hinweisdialog. Hier kannst Du entscheiden, ob diese Position übernommen ober ignoriert werden soll.
  • In der Belegansicht und -ausgabe (Vorschau, PDF) des Angebots wird die Position ganz normal aufgeführt, jedoch nicht in der Gesamtsumme des Angebots berücksichtigt.

• Mit Verknüpfung (“Optional zu”)
  • Wenn im Feld “Optional zu” eine andere Belegposition angegeben wird, ist die aktuelle Position als Zusatzposition zu dieser verknüpft. In der Positionszeile wird dies durch ein entsprechendes Label deutlich.
  • Bei der Übergabe in einen Folgebeleg kannst Du per Checkbox festlegen, ob die optionale Position übernommen werden soll.
  • Auch hier gilt: Die optionale Position wird aufgeführt, aber nicht in der Gesamtsumme des Angebots berücksichtigt.

Alternative Positionen

Bei der Auswahl “Alternativ” gibst Du an, dass die aktuelle Position eine Alternative zu einer anderen Position darstellt. Es muss immer genau eine Alternativposition angegeben werden.

• Im Angebotsbeleg werden beide Positionen angezeigt, jedoch nicht in die Gesamtsumme einbezogen.
• Bei der Übernahme in einen Folgebeleg wirst Du aufgefordert, eine der beiden Alternativen auszuwählen. Dabei wird nur die gewählte Position in de neuen Beleg übernommen.

Steuersätze

Hier werden Dir zu der Position Informationen über den Steuersatz, den Steuertyp, den Steuerbetrag, sowie dem steuerpflichtigen Betrag angezeigt.

Finanzbuchhaltung

Im Bereich “Finanzbuchhaltung” kannst Du dem Beleg eine Kontonummer und eine Kostenstelle zuweisen. Diese werden bei der FiBu-Übergabe automatisch übernommen.

Seriennummern/Chargennummern

Bei seriennummerngeführten Artikeln kannst Du die gewünschten Seriennummern über die integrierte Suche auswählen. Durch Halten der Strg-Taste und gleichzeitigen Linksklick lassen sich auch mehrere Seriennummern zeitgleich auswählen. Mit dem Plus-Icon kannst Du eine neue Seriennummer hinzufügen, mit dem Minus-Icon kannst Du sie wieder entfernen. Die Anzahl der Seriennummern, die hinzugefügt werden können, ist dabei auf die zuvor erfasste Positionsmenge beschränkt. Du kannst also nur so viele Seriennummern auswählen, wie Artikel im Beleg enthalten sind.

Die gleichen Mechanismen gelten ebenso für Chargen oder Artikel mit doppelter Seriennummer.

Weitere Informationen zu Seriennummern- und Chargenartikeln findest Du hier.

Versandkosten

Der Bereich Versandkosten bezieht sich auf den gesamten Beleg.

Die Versandkosten werden verwaltet im Rahmen von Versandkostenartikeln.

Je Lieferbedingung muss einer dieser Versandkostenartikel hinterlegt sein. Die Konditionen für die Versandkosten werden in der Lieferbedingung festgelegt.

Versandkosten im Beleg

Die Höhe der Versandkosten für die Positionen dieses Belegs.
Für die einzelnen Positionen lassen sich unter “Lieferung” unterschiedliche Versandarten einstellen.

Wenn eine Versandart für eine Position eingetragen ist, ist das entsprechende Symbol grün hinterlegt.

Toggle Versandkostenfrei

Wenn dieser aktiviert ist, werden in der Berechnung für die Summen des Beleges keine Versandkosten aufgeführt oder berechnet.
Auch dann nicht, wenn innerhalb des Beleges Versandkosten bspw. aus der Versandart gezogen werden.

Bereich Rabatte und Gebühren

In diesem Feld lassen sich Rabatte und Gebühren auf den gesamten Beleg anwenden.

Die Notation kann dabei direkt dem Infotext aus dem Feld entnommen werden, sie folgt dem oben bei den Positionen beschriebenen Muster.

Abrunden von Beträgen

Du kannst Beträge in den Positionsrabatten und im Gesamtrabattfeld (Belegrabatt) gezielt abrunden, indem Du “-“ verwendest. Diese Funktion hilft Dir, Rechnungsbeträge einfach und flexibel anzupassen.

So funktioniert es:

• Gib “-“ ein, um die letzte Stelle (Cent) abzurunden.
• Verwende “–“, um zwei Stellen (z. B. volle Euro) abzurunden.
• Für weitere Stellen gibst Du entsprechend mehr “-“ ein.

Lieferung

In diesem Bereich werden alle für eine etwaige Lieferung wichtigen Eckdaten erfasst.
Diese beziehen sich auf den gesamten Beleg und können für einzelne Artikelpositionen in der Detailansicht der Position angepasst werden.

Für das Abspeichern des Beleges müssen hier eine Versandart und Lieferbedingung ausgewählt werden.

Weiter kann im Feld Gesamtgewicht das Gewicht entweder automatisch berechnet werden, oder manuell eingetragen werden. Daneben hast Du die Möglichkeit, die Gewichtseinheit zu wählen und Einträge dazu zu verwalten.

Voraussichtliche Paketanzahl

Hier kannst Du die voraussichtliche Paketanzahl manuell eintragen.
Die Anzahl im Feld wird aktualisiert, wenn über den Versender (z.B. DHL) ein Paketaufkleber gedruckt wird und dabei mehrere Pakete angegeben werden. Zusätzlich können in der Lieferbedingung Versandkosten hinterlegt werden, die erst ab einer bestimmten Anzahl angewandt werden. Diese Anzahl bezieht sich auf das hier beschriebene Feld.

Versanddatum

Falls bekannt, kann hier das Versanddatum zum Beleg bzw. zu den Belegpositionen eingetragen werden.

Lieferdatum(Wunsch)

Wenn Dein Kunde einen Wunschtermin für das Lieferdatum angegeben hat, kann dieser hier eingetragen werden.

Lieferdatum(Bestätigt)

Hier lässt sich festhalten, welches Lieferdatum Du Deinem Kunden bestätigt hast.

Lieferbemerkung

Hierbei handelt es sich um ein Textfeld, mit dem ein Text ‘Lieferbemerkung’ zur Lieferung festgehalten werden kann.

Zahlung

Zahlungsart

Auswahl der Zahlungsart. Einträge stammen aus der Verwaltung der Zahlungsarten. Per Shortcut kann dorthin gewechselt werden, um Einträge für Zahlungsarten zu bearbeiten oder neue anzulegen.

Zahlungsbedingung

Auswahl der Zahlungsbedingung. Einträge stammen aus der Verwaltung der Zahlungsbedingungen. Per Shortcut kann dorthin gewechselt werden, um Einträge für Zahlungsbedingungen zu bearbeiten oder um neue anzulegen.

USt-IdNr.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für den Beleg wird aus der hinterlegten Hauptadresse des Belegs geladen. Sie kann hier im Beleg aber auch händisch angepasst werden. Details findest Du hier.

Valutadatum

Optionales Feld zur Bestimmung des Startpunkts für die Zahlungsfrist. Ist ein Valutadatum hinterlegt, beginnt die Frist gemäß Zahlungsbedingung ab diesem Datum – andernfalls gilt das Rechnungsdatum.

Toggle “Zahlungsplan”

Mit Aktivierung des Toggles “Zahlungsplan” wird ab den Belegarten Rechnung und Lieferschein/Rechnung ein zusätzlicher Bereich “Zahlungsplan” eingeblendet. Dieser kann dann über den offenen Posten bearbeitet werden. Detaillierte Informationen zum Zahlungsplan findest Du hier.

Belegzusammenfassung

Dieser Bereich trägt als Titel immer die Belegart des aktuellen Belegs.

In der angezeigten Berechnung werden alle relevanten Werte zu dem Beleg erfasst, um eine Summe zum Beleg bzw. zu den Positionen zu berechnen. Darunter werden zusätzlich die Zahlungsart und die Versandart des Belegs angezeigt.

Unterhalb der Netto- und Brutto-Beträge findest Du die Infos zum Rohertrag aus dem Beleg. Dieser ergibt sich aus der Summe der Verkaufspreise abzüglich der Umsatzsteuer und abzüglich des Einkaufspreises.

Bei Rechnungen und Lieferschein Rechnungen wird hier auch der aktuelle Status des Belges innerhalb der FiBu-Übergabe angezeigt, mit einer entsprechende Verlinkung.

Kreditlimit

In den Adressstammdaten im Bereich Verwaltung kann einem Kunden ein Kreditlimit hinterlegt werden.

Für Adressen mit eingetragenem Kreditlimit werden im Belegunterhalb des Rohbetrags Infos dazu angezeigt. Die Kreditlimitprüfung ist aktiv bei Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Lieferschein/Rechnungen. Verkaufsbelege beeinflussen das offene Kreditlimit des Kunden.

Wenn Du mit einem zu speichernden Beleg das Kreditlimit einer Adresse überziehst, wird Dir das in der Berechnung angezeigt.

Wenn Du daraufhin den Beleg speichern möchtest, erhältst Du eine entsprechende Warnmeldung. Du kannst Dich trotz Überschreitung des Kreditlimits dazu entscheiden, den Beleg zu speichern.

Auch teilgelieferte Aufträge und offene Posten aus gebuchten Rechnungen werden bei Berechnungen im Zusammenhang mit dem Kreditlimit beachtet.

In den Benutzerrollen im Bereich Einstellungen/Allgemein kannst Du entscheiden, ob ein Benutzer das Kreditlimit überschreiten kann. Ist das Recht in der dem Benutzer zugewiesenen Benutzerrolle gesetzt, kann er in der Meldung neben ‘Speichern‘ auch ‘Ignorieren‘ auswählen, um den Beleg trotz Kreditlimitüberschreitung zu speichern.

Weitere Informationen zu den Benutzerrollen findest du hier.

Belegvorschau

Durch Klick auf den Button wird Dir eine PDF-Vorschau des Belegs angezeigt. Diese lässt sich herunterladen oder ausdrucken. Wenn die Vorschau nicht gedruckt wurde, trägt sie bis dahin ein Stempel-Overlay (Draft).

Belegfunktionen

Unterhalb der Belegvorschau befinden sich die folgenden vier grundlegenden Belegfunktionen:

	Herunterladen eines PDF-Exports des Belegs.
	Öffnet einen Druck-Dialog zum Drucken des Belegs.
	Versenden des Belegs per Email. Wenn für die Adresse ein aktiven Kommunikationskriterium vorhanden ist, wird automatisch die E-Mail-Adresse aus diesem als Empfänger eingetragen. Unter Einstellungen -> Allgemein -> Reiter “Kommunikation” kann eine E-Mail-Vorlage für die entsprechenden Belege erstellt werden.
	Ausgabe des Belegs über die hinterlegten Kommunikationsmittel, um z. B. den Beleg per E-Mail anhand eines Workflows zu versenden. Hierfür muss mindestens ein Kommunikationskriterium für die entsprechende Adresse hinterlegt sein.

Aktion

Im Bereich Aktion werden Dir alle verfügbaren Aktionen zu dem aktuell geöffneten Beleg angezeigt. Diese können je nach Belegart und -status unterschiedlich ausfallen. Typische Aktionen sind zum Beispiel:

• Speichern und Bearbeiten eines Belegs
• Die Übernahme in einen Folgebeleg
• Das Kopieren des aktuellen Belegs
• Das Auflösen eines Belegs (z.B. beim Auftrag)

Beleghistorie

Im Bereich Beleghistorie wird der aktuelle Beleg und seine Vorbelege angezeigt.

Die anderen Belege lassen sich in einer Vorschau anzeigen oder wahlweise in einem neuen Tab öffnen.

Mit Klick auf das entsprechende Icon lässt sich die Beleghistorie auch in einer maximierten Ansicht anzeigen.

In der Beleghistorie können Teilketten mehrerer Belegketten erfasst sein.
Das ist dann der Fall, wenn sich ein zusammengesetzter Geschäftsvorfall nicht in einer einzelnen abgeschlossenen Belegkette darstellen lässt. In der Belegkette wird dann angezeigt, wie die Belege zusammenhängen. Bei komplizierteren Konstellationen kannst Du Dir die Belegkette in der maximierten Ansicht anzeigen lassen um somit einen besseren Überblick gewinnen zu können.

Zusatzfelder

Im unteren Bereich werden die Zusatzfelder hinterlegt, die unter Einstellungen -> Allgemein -> Zusatzfelder den Belegen zugeordnet wurden. Über die Option “Einträge verwalten” wirst Du direkt zu den Einstellungen innerhalb eines neuen Tabs geleitet, in dem Du neue und bestehende Zusatzfelder definieren kannst. Eine ausführliche Hilfe dazu findest Du hier.

Über die Nutzereinstellungen/Zusatzfelder kannst Du die Reihenfolge festlegen, in der die Reiter mit den jeweiligen Zusatzfeldgruppen erscheinen sollen. Mehr dazu findest Du hier.

Aktionsmenü

Im Aktionsmenü werden Dir alle Aktionen zu dem aktuell geöffneten Beleg angezeigt. Diese können je nach z.B. OP-Status oder Belegart unterschiedlich ausfallen. So kann hier z.B. ein Zahlungsplan aktiviert oder eine manuelle Bezahlung durchgeführt werden. Nachfolgend erklären wir Dir hier alle möglichen Aktionsbuttons.

SG hier weiterAbschließen

Die Aktion “Abschließen” wird bei OPs mit dem Status “Offenen Posten” oder “Teilweise gezahlt” angeboten. Hier kann ein OP mit und ohne Rückerstattung geleisteter Zahlungen abgeschlossen werden. Weitere Details findest Du hier.

Belegstatus korrigieren

E-Rechnung validieren

FiBu-Übergabe Testlauf

Lieferung freigeben

Manuell Bezahlen

Die Aktion “Manuell Bezahlen” wird bei OPs mit dem Status “Offen” und “Teilweise gezahlt” angeboten. Sie kann z.B. verwendet werden, wenn eine Barzahlung erfolgt. Weitere Details findest Du hier.

Manuelle Rückerstattung

Die Aktion “Manuelle Rückerstattung” wird für OPs mit dem Status “Überzahlt” und “In Erstattung” mit dem entsprechenden Betrag angeboten. Sie kann z.B. für eine Rückzahlung bei einer Überzahlung verwendet werden. Weitere Details findest Du hier.

Neueste Workflow-Instanz

Offene Posten entsperren

USt.-IdNr.-Prüfprotokoll

In diesem Protokoll werden durchgeführte Prüfungen von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) mit Meldung der Prüfung sowie dem Zeitpunkt protokolliert. Details zur Eingabe der USt.-IdNr. in der Adresse findest Du hier.

Workflow-Instanzen

Zahlungsplan

Bei der Aktion “Zahlungsplan” wird nur bei den Belegarten “Rechnung” und Lieferschein/ Rechnung” angeboten. Sie ermöglicht die Verwaltung eines Ratenzahlungsplans. Weitere Details findest Du hier.

Zahlungsplanberechnung auslösen

Diese Aktion “Zahlungsplanberechnung auslösen” lässt sich ausführen, sobald für diesen offenen Posten ein Zahlungsplan mit Fälligkeitsregeln bzw. Buchungsvorgaben angelegt wurde. Mit Anwahl wird eine manuelle anstatt automatische Zahlungsplanberechnung durchgeführt. Weitere Details findest Du hier.

Reiter Zahlungsstatus

Dieser Reiter wird für Belege der Belegarten “Rechnung”, “Lieferschein/Rechnung”, “Rechnungskorrektur m. Warenrücknahme” und “Rechnungskorrektur o. Warenrücknahme” angezeigt. Direkt in der Reiterbeschreibung wird der ggf. noch offene Betrag angezeigt.

Hier wird Dir eine Übersicht der Zahlungen für den Beleg angezeigt.

Das Kreisdiagramm zeigt an, wie viel von der Gesamtsumme bezahlt wurde und wie viel noch offen ist.

Rechts daneben findest Du verschiedene wichtige Informationen und Eckdaten zum offenen Posten des Belegs. Auftrag und Rechnung sind über die jeweilige Belegnummer verlinkt.

Weitere Informationen findest Du auf der Handbuchseite “Offene Posten“.

Buchungen

Hier werden Dir die Einzelbuchungen zum offenen Posten des Belegs angezeigt.

Reiter Deals

Dieser Reiter wird nur angezeigt, wenn mindestens ein Deal mit dem Beleg verknüpft ist. In diesem Fall werden alle zugehörigen Projekte aufgelistet.

Reiter Projekte

Dieser Reiter wird nur angezeigt, wenn mindestens ein Projekt mit dem Beleg verknüpft ist. In diesem Fall werden alle zugehörigen Projekte aufgelistet.

Reiter Belegprotokoll

Im Belegprotokoll werden verschiedene Aktionen im Bezug auf den Beleg angezeigt.

Bspw. wird hier angezeigt, wenn Vorbelege exisitieren oder wenn der Beleg in einen nachfolgenden Belegtyp aus der Belegkette übernommen wurde.

Wenn bspw. durch einen Workflow Änderungen am Beleg vorgenommen wurden, wird dies hier ebenfalls abgebildet.

Jeder Eintrag ist mit einem Zeitstempel, dem Benutzer (falls verfügbar), dem Typ der Aktion und der entsprechenden Meldung versehen.

Reiter DMS

Im Reiter “DMS” kannst Du Dateien verschiedenster Formate in deinen Beleg hochladen. Dies ist auf verschiedene Weise möglich: per Drag-and-Drop, durch Einfügen aus der Zwischenablage mit Strg+V oder über den Button . Auch E-Mails können per Drag-and-Drop hinzugefügt werden. (Der Datensatz des Beleges muss dazu nicht im Bearbeitungsmodus sein.)

Über das Auge-Icon können verschiedene Dateitypen, darunter PDF, PNG und JPG, sowie auch E-Mails in VARIO als Vorschau angezeigt werden. Durch das Anklicken einer Datei wird diese im Bereich DMS unter CRM/DMS geöffnet. Mit einem Rechtsklick auf einen Datensatz kannst Du im Kontextmenü nicht nur die Datei im Kundenportal veröffentlichen, sondern auch den DMS-Typ ändern, ohne die Datei dafür öffnen zu müssen. Weitere Informationen dazu findest Du hier.

Über das Icon kannst Du die Dateien auch wieder herunterladen. Weitere Informationen zum Dateimanagementsystem (DMS) findest Du hier.

Sendungsübersicht

Dieser Reiter wird für Belege der Belegart “Lieferschein” angezeigt.

Aufgelistet werden die verschiedenen Einzelsendungen zum Beleg, sofern vorhanden.

Rückabwicklung einer Rechnung

In VARIO stehen Dir drei Möglichkeiten zur Verfügung, um eine bereits erstellte Rechnung rückgängig zu machen:

1. Stornierung einer Rechnung oder Lieferschein/Rechnung (R, L/R) und
2. Rechnungskorrektur bzw. Gutschriftsforderung mit Warenrücknahme (m. WR)
3. Rechnungskorrektur bzw. Gutschriftsforderung ohne Warenrücknahme (o. WR)

Stornierung einer veröffentlichten Rechnung oder Lieferschein/Rechnung

Diese Methode kann verwendet werden, wenn beispielsweise die Ware noch nicht ausgeliefert wurde und die Rechnung intern nochmal korrigiert werden muss, weil die Rechnungsadresse z.B. fehlerhaft eingetragen wurde.

Voraussetzung

• R, L/R muss veröffentlicht sein
• ein Lagerplatz oder ein Lager für Retouren muss in den Einstellungen hinterlegt sein

Auswirkungen

• Belegtyp: “in Storno Rechnung übernehmen” bzw. “in Storno-Lieferschein/Rechnung übernehmen”
• Belegnummer: bleibt gleich
• Bestand bei L/R: Zugang ins Retourenlager (Prio hat der Retourenlagerplatz des Beleges, sonst Retourenlager)
• Bestand bei R: keine Lagerbewegung
• Offene Posten: wird automatisch ausgeglichen, der Reiter “Zahlungsstatus” verschwindet
• Bearbeitung: nicht mehr möglich, kopieren bleibt erlaubt
• Belegkette: = 2 Belege, R, L/R und Stornobeleg mit einer Belegnummer
• Ausgabe: R, L/R mit Wasserzeichen “Storno” (s.o.), = Stornobeleg mit entsprechendem Titel
• Statussymbol:

Rechnungskorrektur mit Warenrücknahme

Diese Methode wird verwendet, wenn die Ware bereits versendet wurde und der Kunde die Ware zurücksendet.

Voraussetzungen

• R, L/R muss gespeichert oder veröffentlicht sein. (nur beim veröffentlichten Beleg wird die automatische Verrechnung angeboten, sonst manuell).
• Lagerplatz oder Lager für Retouren muss im Lager vorhanden sein
• Zahlungsart “VmV-Zur Verrechnung mit Vorbeleg” (für die manuelle Verrechnung)

Auswirkungen

• Belegtyp: “in Rechnungskorrektur mit WR übernehmen”
• Belegnummer: neue Belegnummer wird vergeben
• Bestand: Zugang ins Retourenlager (Prio hat der Retourenlagerplatz des Beleges, sonst Retourenlager)
• Verrechnen: Mit Anwahl des Belegtyps “Rechnungskorrektur….” wird der Dialog “Direkt verrechnen” angeboten:
  • mit Ja: wird die R, L/R automatisch mit der Rechnungskorrektur verrechnet
  • mit Nein: muss manuell die Zahlungsart auf “VmV” zur Verrechnung geändert werden. In beiden Fällen werden im Reiter “Zahlungsstatus”:
    • der Zahlungsstatus auf “Keine Zahlung” und der Status auf “Abgeschlossen” gesetzt
    • unter “Buchungen” wird der OP durch einen Buchungssatz mit Kommentar ausgeglichen (s. Beispiele)
• Bearbeitung: nach Veröffentlichung nicht mehr möglich, kopieren bleibt erlaubt
• Belegkette: = 2 Belege, R, L/R und Rechnungskorrektur m. WR mit unterschiedlichen Belegnummern
• Ausgabe: “Rechnungskorrektur zur Rechnung [Belegnummer]“
• Statussymbol: je nach Bearbeitungsstatus (gespeichert, veröffentlicht)

Rechnungskorrektur ohne Warenrücknahme

Diese Variante wird genutzt, wenn der Kunde die Ware behält, aber eine Korrektur der Rechnung notwendig ist, beispielsweise aufgrund einer Beanstandung der Ware, die er aber trotzdem bereit ist zu behalten. Du kannst Deinem Kunden dann über die Rechnungskorrektur einen Nachlass gewähren.

Voraussetzungen

• R, L/R muss gespeichert oder veröffentlicht sein. (nur beim veröffentlichten Beleg wird die automatische Verrechnung angeboten, sonst manuell).
• Zahlungsart “VmV” (Zur Verrechnung mit Vorbeleg)

Auswirkungen

Die Auswirkungen sind bis auf diese Punkte identisch mit der Rechnungskorrektur m. WR:

• Belegtyp: “in Rechnungskorrektur ohne WR übernehmen”
• Bestand: Keine Lagerbewegung
• Belegkette: = 2 Belege, R, L/R und Rechnungskorrektur o. WR mit unterschiedlichen Belegnummern