Filteroptionen in C-Units
Nutze das volle Potenzial der Filterfunktionen mit UND-/ODER-Gruppen, Datumsangaben, Variablen und benutzerdefinierten Werten.
Im Reiter “Filter” kannst Du detailliert einstellen, welche Datensätze im Datagrid angezeigt werden sollen.
Im Screenshot ist die Standard-Einstellung für die Adressverwaltung zu sehen. Diese legt fest, dass:
- ein Feld für die Volltextsuche (1) vorhanden ist, mit dem die Datensätze durch die Eingabe einer Zeichenkette gefiltert werden können
- der Standardfilter “Geschäftsbeziehung” (2) vorhanden ist, mit dem die Datensätze nach einer oder mehreren Geschäftsbeziehungen gefiltert werden können
- der jeweilige Datensatz aktiv sein muss
UND und ODER-Filtergruppen
Standardmäßig besteht die Selektion aus einer UND-Gruppe, in der die einzelnen Zeilen mit UND verknüpft sind, d. h. alle Filter müssen zutreffen: Die Datensätze müssen den eingetragenen Wert aus der Volltextsuche enthalten, den ausgewählten Geschäftsbeziehungen entsprechen und der Aktiv-Status muss dem aktuellen Wert des Aktiv-Buttons folgen.
Durch Hinzufügen eines neuen Filters und Klicken auf “Oder” kannst Du auch eine ODER-Gruppe erstellen.
Als Beispiel können zwei ODER-Filter angelegt werden, die festlegen, dass sowohl Datensätze, welche die Stadt Neuwied als auch Datensätze welche die Stadt Koblenz enthalten, aufgelistet werden sollen. Diese ODER-Gruppe (2) befindet sich innerhalb der bereits vorhandenen UND-Gruppe (1), in der auch weitere ODER-Gruppen angelegt werden können.
Über die drei Punkte (3) im Kopf der obersten Gruppenebene, kann eine neue ODER- bzw. UND-Gruppe als oberste Ebene hinzugefügt werden. Über das Kreuz (4) kann die Gruppe auch wieder entfernt werden.
Auch ein bereits angelegter UND-Filter kann über den Button “Oder” in eine ODER-Gruppe umgewandelt werden, zu der weitere ODER-Filter hinzugefügt werden können. Alternativ kannst Du durch das Verschieben von einem Filter auf einen anderen diese in eine ODER- bzw. UND-Filter umwandeln.
Organisation der Filterzeilen
Wenn Du mit der Maus über die drei Punkten (1) fährst, die sich zwischen den einzelnen Filtern befinden, kannst Du an dieser Stelle über das eingeblendete Pluszeichen (2) einen weiteren Filter hinzufügen. Mit den sechs Punkten (3) rechts außen lassen sich die Filtereinträge nach oben und unten verschieben. Filtergruppen können über das kleine Pfeilsymbol (4) links ein- und ausgeklappt werden.
Felder
Als Feld kannst Du eine Angabe auswählen, nach der die Datensätze gefiltert werden sollen. Das kann eine Feldangabe sein, wie z. B. die Adressnummer oder der Name der Adresse, oder einen Attribut zum Datensatz, wie z. B. das Datum, an dem der Datensatz angelegt oder geändert wurde. Wie auch im Reiter “Spalten” ist es auch hier möglich, durch die Eingabe der Anfangsbuchstaben nach einem bestimmten Feld zu suchen.
Operationen
Für die Bildung des Filters können je nach ausgewähltem Feld verschiedene Vergleichsoperationen ausgeführt werden.
Die Operationen “Liegt im Bereich” und “Liegt nicht im Bereich” sind z. B. nur für Felder verfügbar, die sich auf einen Datumswert beziehen. Diese ermöglichen die Eingabe eines Anfangs- und Enddatums, zwischen denen die aufgelisteten Daten (nicht) liegen sollen.
Filter mit selbst angelegten Stammdaten
Wenn Du eigene Werte in der VARIO Cloud anlegst – z. B. Warengruppen, Aufgabentypen oder andere, nicht standardmäßig integrierte Angaben –, können diese ebenfalls für Filter verwendet werden. Damit sie jedoch als Auswahlliste in einem Filter erscheinen, muss das entsprechende ID-Feld in den Filtereinstellungen ausgewählt werden.
Beispiel:
Du hast unter Einstellungen/Artikel/Warengruppen eigene Warengruppen angelegt. Um in einem Filter eine oder mehrere dieser Warengruppen auswählen zu können, wähle das Feld ID unter Warengruppe aus. Dadurch erscheint im Filter eine Auswahlliste mit allen verfügbaren Warengruppen.
Optionen für Filterwerte
Für die Filterwerte können folgende Optionen ausgewählt werden: Fester Wert, Pflichtvariable, freie Variable, Suche und Archiv.
Fester Wert: Die Datensätze werden automatisch nach einem vorgegebenen Wert gefiltert, wenn die Selektion ausgewählt wird.
Pflichtvariable: Es wird ein Variablen-Feld für die Übersicht generiert, in das ein entsprechender Wert eingetragen werden muss, nach dem die Datensätze eingeschränkt werden sollen. Wenn nichts eingegeben wird, werden keine Ergebnisse angezeigt. Die Variablen können im Reiter “Variablen” angeordnet werden.
Freie Variable: Es wird ein Variablen-Feld für die Übersicht generiert, in das ein entsprechender Wert eingetragen werden kann, nach dem die Datensätze eingeschränkt werden sollen. Die Variablen können im Reiter “Variablen” angeordnet werden.
Suche: Standardmäßig wird diese Option zur Eingrenzung der Datensätze über die Volltextsuche festgelegt. Die Suche kann jedoch durch Auswahl eines anderen Feldes eingeschränkt werden, wodurch die Ergebnisse unter Umständen schneller ausgegeben werden können.
Archiv: Der Wert “Archiv” ist nur beim Feld “Aktiv” verfügbar und wird immer durch das aktuelle Archiv-Symbol 
in der Übersicht bestimmt. Standardmäßig werden die aktiven Datensätze angezeigt, also die Datensätze, die sich nicht im Archiv befinden. Im Gegensatz dazu kann mit dem “Festwert-Toggle” unabhängig vom Archiv–Symbol bestimmt werden, ob die aktiven oder die deaktivierten Datensätze aufgelistet werden sollen.
Suche, freie- und Pflichtvariable
Der Wert “Suche” darf nur einmal in eine Selektion vergeben werden. Für weitere Filtereinschränkungen durch Benutzereingaben muss dann eine “Freie Variable” oder eine “Pflichtvariable” verwendet werden.
Anwendungsbeispiel für Filter und Filter-Optionen
Beispielsweise kann mit der Option “Fester Wert” ein Filter erstellt werden, der die Datensätze nach einer bestimmten Stadt einschränkt. Dadurch werden nur die Datensätze aufgelistet, die der angegebenen Stadt entsprechen, sobald die Selektion in der Übersicht ausgewählt wird.
Mit der Option “Freie Variable” kann z. B. ein Filter erzeugt werden, mit dem die Datensätze neben der Volltextsuche auch nach der Bezeichnung eines Tags eingegrenzt werden können. Die gewünschte Tag-Bezeichnung kann dann in das entsprechende Feld oberhalb der Datensätze eingegeben werden.
Mit der Operation “Endet mit” kann wiederum eine Freie Variable erstellt werden, mit der die Datensätze z. B. nach der Endziffer statt der Anfangsziffer der Adressnummer eingegrenzt werden können. Dies kann sinnvoll sein, wenn die Anfangsziffern der meisten Adressen gleich sind und so nur die abweichenden Endziffern eingegeben werden müssen.
Option Eigener Benutzer
Für Felder, bei denen nach einer Benutzer-ID gefiltert wird, wie z. B. “Verantwortlicher Benutzer” bei Aufgaben oder die Benutzer-ID bei Aktivitäten, steht die Option “Eigener Benutzer” zur Verfügung. Diese Option filtert die Datensätze automatisch nach dem eigenen Benutzer.
Sonderfall mit dem Filter “Zugeordneter Benutzer”
Auch bei einem Filter mit dem Feld “Zugeordneter Benutzer” als freie Variable steht Dir bei einer Selektion für ein Abfrage-Widget eine zusätzliche Funktion zur Verfügung.
In den Einstellungen des Abfrage-Widgets kannst Du für den Filter flexibel festlegen, ob die Datensätze nach dem eigenen Benutzer oder nach einem anderen Benutzer gefiltert werden sollen.
Die Einstellung wird mit dem Dashboard gespeichert, d. h. ein Abfrage-Widget mit der gleichen Selektion kann in einem Dashboard nach dem eigenen Benutzer filtern, während es in einem anderen Dashboard auf einen anderen Benutzer eingestellt sein kann. Dies ist besonders nützlich, wenn Dashboards für andere Benutzer konfiguriert werden, um automatisch deren eigene Datensätzen anzuzeigen.
Filtern anhand von IDs
Wenn Du als Feld die ID eines Datensatztyps auswählst – z. B. “Status“, “Priorität” oder “Typ” bei CRM-Objekten –, wird Dir im Wertefeld automatisch ein Drop-Down-Menü mit den verfügbaren Datensätzen angezeigt.
Das ist besonders hilfreich, um z. B. nach dem Status, die Priorität oder den Typ von CRM-Objekte zu filtern. Um z. B. nach einer der angelegten Prioritäten einer Aufgabe zu filtern, gehe wie folgt vor:
- Öffne im Menüpunkt “Aufgaben” die C-Unit-Einstellungen über den Zahnrad-Symbol. Gib bei einer neuen Selektion eine Bezeichnung ein.
- Wechsle in den Reiter “Filter”. Fahre mit der Maus über die drei Punkte und klicke auf das Pluszeichen, um eine neue Filterregel anzulegen.
- Wähle in der neuen Regel das Feld “ID” aus der Kategorie “Priorität” und die Operation “Ist gleich”.
- Über das Männchen-Symbol kannst Du entscheiden, ob der Filter als Variable oder Fester Wert verwendet werden soll.
Filtern anhand von Datumsangaben
In den Einstellungen Deiner C-Unit hast Du verschiedene Möglichkeiten, nach dem Datum für ein bestimmtes Attribut zu filtern. Hierbei sind absolute von relativen Datumsangaben zu unterscheiden.
Absolute Datumsangaben stehen fest und sind nicht veränderlich (Fixdatum). Relative Datumsangaben werten das aktuelle Datum aus und aktualisieren sich stets mit diesem (“die letzten vier Tage”).
Die Angaben setzen sich hierbei immer aus dem Feld, der Operation und dem Filterwert zusammen!
Absolute Datumsangabe
Eine absolute Datumsangabe kann über den Datepicker erzeugt werden. Durch Klicken auf das rechte Kalender-Symbol öffnet sich ein Eingabe-Overlay mit einer Kalenderanzeige und einem Rad zur Auswahl der Uhrzeit. Wähle Datum und ggf. Uhrzeit durch Klick auf die Bereiche aus. Durch Eingabe eines Wertes für Kalenderwoche kannst Du in die jeweilige Kalenderwoche springen. Die ausgewählte Angaben werden sofort in den Filterwert übernommen.
Relative Datumsangabe
Neben dem Button für den Datepicker findest Du den Button für die relative Datumsangabe.
Nach Anklicken des Buttons wechselt das Feld für den Filterwert zur Darstellung anhand der rdt-Notation. Hiermit können von Dir beliebige relative Datumsangaben gemacht werden.
Wenn Du diese Datumsnotation aktivierst, enthält der Filter zunächst den Wert “rdt{*.*.* *:*:*}” (Datum und Uhrzeit) oder “rd{*.*.*}” (nur Datum) je nach ausgewählten Feld. Der Ausdruck “rdt{…}” bzw. “rd{…}” signalisiert die Nutzung der relativen Datumsangabe; innerhalb der geschweiften Klammern werden das relative Datum bzw. die relative Uhrzeit definiert.
Das relative Datum und die relative Uhrzeit bestehen grundsätzlich aus jeweils drei Stellen. Dementsprechend steht bei “rdt{*.*.* *:*:*}” von links nach rechts eine Stelle für Tag, Monat und Jahr, gefolgt von einer Stelle für Stunde, Minute und Sekunde. Ein Sternchen an einer dieser Stellen steht für den Wert des aktuellen Datums bezogen auf diese Stelle, so dass rdt{*.*.* *:*:*} für das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit steht, während “rd{*.*.*}” nur für das aktuelle Datum steht.
Es können bis zu allen Stellen dieser Notation mit festen Werten gefüllt werden. So kann z.B. beim Erstellungsdatum auf alle Daten größer rdt{1.1.* *:*:*} eingeschränkt werden (Datensätze die später als das Jahresbeginn des aktuellen Jahres erstellt wurden). Hierdurch lassen sich verschiedene Konstellationen realisieren.
Die führende Null bei Tag und Monat kann gesetzt oder weggelassen werden. Bei den Jahresangaben sollte das Jahr ausgeschrieben werden.
Falsche absolute Datumsangaben
Falsche absolute Datumsangaben innerhalb dieser rdt-Notation führen zu einem Fehler bei der Ausführung. Es ist darauf zu achten, dass der entsprechende Ausdruck richtig ist (z.B. dass es keinen 30. Februar gibt).
Um Dir bei der Nutzung die Eingabe bestimmter Konstellationen erleichtern, kannst Du auch bestimmte Kürzel für die Tage verwenden:
- E: Der erste Tag des Monats. Z.B. rdt{E.5.* *:*:*} für den ersten Mai des laufenden Jahres.
- EW: Der erste Werktag des Monats.
- L: Der letzte Tag des Monats. Z.B. rdt{L.7.* *:*:*} für den letzten Tag des Monats Juli des laufenden Jahres.
- LW: Der letzte Werktag des Monats.
Daten zuzüglich oder abzüglich Zeitwert
Wenn Du Daten im Rahmen der oben beschriebenen rdt-Notation zuzüglich oder abzüglich bestimmter Zeitwerte darstellen möchtest, kannst Du dies tun, indem Du die Stellen mit einem Plus- oder Minuszeichen versiehst.
Z.B. rdt{-4.*.* *:*:*} für die Zeitspanne des aktuellen Datums minus vier Tage.
Z.B. rdt{*.-1.* *:*:*} für die Zeitspanne des aktuellen Datums minus ein Monat.
Z.B. rdt{*.*.-2 *:*:*} für die Zeitspanne des aktuellen Datums minus zwei Jahre.
Z.B. rdt{*.*.* -1:*:*} für die Zeitspanne des aktuellen Datums und der aktuellen Uhrzeit minus eine Stunden.
Es ist wichtig, sich mit der Notation, den Kürzeln und der Verwendung von +/- durch Testen etwas vertraut zu machen, um Missverständnissen und Fehler bei der Verwendung zu vermeiden.