Z3-Export

Mit der Z3-Datenträgerüberlassung exportierst Du steuerrelevante Daten aus Deinem System gemäß den Vorgaben der Finanzverwaltung. Um diese Funktion in Deiner VARIO Cloud nutzen zu können, musst Du zunächst unsere VARIO Cloud App “Z3-Export” installieren.

Wie Du Apps installierst erfährst Du auf auf unserer Handbuchseite im Bereich System/Apps.

Nach der Installation ist der Menüpunkt unter Auswertungen/Auswertungen Finanzen/Z3-Datenträgerüberlassung verfügbar.

Hintergrund

Im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung hat die Finanzverwaltung drei Zugriffsarten:

Zugriffsart	Beschreibung
Z1	Unmittelbarer Datenzugriff
Z2	Mittelbarer Zugriff über den Steuerpflichtigen
Z3	Datenträgerüberlassung: Export steuerrelevanter Daten zur maschinellen Auswertung

Bei der Z3-Datenträgerüberlassung wird dem Betriebsprüfer ein vollständiger Export relevanter Daten auf einem digitalen Medium überlassen – inklusive Beschreibung der Struktur und Zusammenhänge der Daten.

Die digitale Bereitstellung von Daten im IDEA-Format ist gesetzlich verpflichtend, wenn das Finanzamt dies verlangt.
Ohne diesen Export drohen Verzögerungen bei Prüfungen oder sogar Bußgelder, wenn Du die Daten nicht in der geforderten Form liefern kannst.
Die Daten müssen GoBD-konform sein (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).

Export durchführen

Öffne den Menüpunkt Auswertungen/Auswertungen Finanzen/Z3-Datenträgerüberlassung.
Gib den gewünschten Zeitraum für den Export an (z. B. 01.01.2025 – 31.12.2025).
Starte den Export.
Der Export wird im Hintergrund als Task ausgeführt. Nach erfolgreichem Abschluss wird das Ergebnis nicht direkt angezeigt, sondern automatisch im Menüpunkt Office/CRM im Bereich DMS abgelegt.
Übergib die Datei an das Finanzamt – per Stick, gesichertem Upload oder nach deren Vorgabe.

Exportdateien liegen im DMS

Du findest im DMS alle erforderlichen Dateien, einschließlich index.xml, export.dtd und der CSV-Daten, in einem strukturierten Verzeichnis.

Aufbau der Exportdateien

Der Export erfolgt gemäß dem GoBD-Beschreibungsstandard:

Daten in CSV-Dateien (ASCII-basiert)
Eine zentrale XML-Datei (index.xml) beschreibt:
- Datenstruktur (Spaltennamen, Formate, Genauigkeit)
- Verknüpfungen (z. B. Foreign Keys, Aliase)
- Steuerungsbefehle (z. B. command.bat zum Entpacken)
Eine DTD-Datei beschreibt die Struktur der XML
Validierung erfolgt automatisch gegen die DTD

Hinweise zur Datenstruktur

Felder ohne definierte Genauigkeit bei Fließkommazahlen führen zu einem Abbruch mit Fehlerhinweis.
Nur steuerrelevante Daten werden berücksichtigt – z. B. keine Angebote.
Datums-, Dezimal- und Formatangaben werden standardkonform ausgegeben.
Eine .bat-Datei erlaubt automatisiertes Entpacken durch die Finanzverwaltung.