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YouTrack ist ein webbasiertes Tool zur Aufgaben- und Projektverwaltung mit Fokus auf agiles Arbeiten. Über die eigenständige App in VARIO Cloud kannst Du Aufgaben zwischen beiden Systemen synchronisieren, Statusänderungen verfolgen und automatisierte Abläufe definieren. Die App fungiert dabei als Middleware und sorgt für eine stabile, konfigurierbare Verbindung zwischen VARIO Cloud und YouTrack.
Du kannst:
Navigiere zu System/Apps und suche nach der Karte mit dem Batch „YouTrack“.
/app/youtrack/...).Öffne die App-Einstellungen und trage die notwendigen Zugangsdaten ein:
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| API-Token | Wird in YouTrack generiert (unter Benutzerprofil → Authentifizierung) |
| API-Benutzer | Technischer Benutzer mit API-Zugriff in YouTrack |
Hinweis: Der API-Benutzer muss ausreichende Rechte besitzen, um Tickets zu erstellen und zu bearbeiten.
Im Reiter Protokolle stellst Du ein, welche Informationen protokolliert werden sollen. Diese helfen bei der Fehleranalyse und Überwachung der App-Kommunikation.
Weitere Informationen zu verfügbaren Stufen und ihrer Bedeutung findest Du auf der Seite Protokollierung, Webhooks & Migrationen.
Über Webhooks externe Signale definiert, die eine Aktion im ERP auslösen.
Beispiele für mögliche Webhook-Aktionen:
- Statusänderung in YouTrack → Aktivität in VARIO Cloud
- Kommentar in YouTrack → Aktivität im ERP
- Aktivität im ERP → Kommentar in YouTrack
- Tag in YouTrack → Statuswechsel in Aufgabe
Diese Logiken sind individuell anpassbar und werden bspw. im Workflow definiert. Details zur Konfiguration findest Du unter Workflows & Scripting.
Im Reiter Aktionsvorlagen kannst Du automatisierte Abläufe für typische Ticketaktionen konfigurieren. Diese Vorlagen definieren unter anderem:
Hinweis: Die konkrete Verwendung und Platzierung von Aktionsvorlagen richtet sich nach dem Workflow der jeweiligen Installation.
In CRM/DMS → Aufgaben siehst Du bei verknüpften Aufgaben eine zusätzliche Karte mit dem Batch YouTrack.
Beim Anlegen eines Tickets aus einer Aufgabe werden die relevanten Feldinhalte live aus YouTrack geladen, z. B.:
Ein entsprechender Eintrag befindet sich im Aktionsmenü der Aufgabe.
Hinweis: Die Verknüpfung wird auch in YouTrack über die dort integrierte VARIO-App dargestellt.
Das für die Ticketanlage verwendete YouTrack-Projekt wird über die Benutzergruppe in VARIO Cloud bestimmt. Diese Einstellung findest Du unter:
Einstellungen → Allgemein → Benutzer, Gruppen und Rollen → Benutzergruppen
Hinweis: Eine zentrale, gruppenunabhängige Projektvorgabe ist aktuell nicht vorgesehen.
Die gesamte Integration lässt sich flexibel anpassen:
| Bereich | Beschreibung |
|---|---|
| Webhooks | Übertragen Statusänderungen, Kommentare oder Aktivitäten zwischen YouTrack und VARIO Cloud |
| Frontend-Integration | Sichtbarkeit und Bedienung innerhalb der Aufgabenansicht |
| Migrationen | Unterstützt bei der Umstellung bestehender Systeme und Daten (z. B. bei App-Wechsel) |
| Workflows & Skripting | Definiert das Verhalten beim Anlegen, Aktualisieren oder Synchronisieren von Tickets |
Weitere Informationen findest Du auf der Seite Protokollierung, Webhooks & Migrationen sowie im Bereich Workflows & Scripting.
Erfolg:
Teste die App in einem separaten Projekt oder einer internen Testinstallation, bevor Du sie in produktiven Aufgaben einsetzt. So kannst Du Workflows und Synchronisation vollständig durchspielen.
Beispiel:
Du kannst einen Statuswechsel in YouTrack nutzen, um automatisch eine interne Aktivität im ERP zu erzeugen – etwa „Ticket abgeschlossen“. Die Umsetzung erfolgt über ein Skript im Workflow.