Microsoft 365
Mit der Microsoft 365 App integrierst Du Deinen Outlook-Account direkt in VARIO Cloud und nutzt eine nahtlose E-Mail-Kommunikation ohne Umwege über den Browser. Nach einmaliger Anmeldung wird der Mailversand automatisiert über Microsoft 365 gesteuert – inklusive Vorlagen, Anhängen und Ausgabeoptionen.
Vorteil gegenüber dem Standard-Mailversand
Ohne die Anbindung an Microsoft 365 öffnet sich zwar ebenfalls Dein Mailprogramm mit der vorgesehenen Vorlage – der Beleganhang muss jedoch manuell heruntergeladen und hinzugefügt werden.
Durch die Verwendung der Microsoft 365 App entfällt dieser manuelle Schritt, da der Anhang automatisch eingefügt wird. Damit sparst Du Zeit, reduzierst Fehlerquellen und beschleunigst den Versandprozess – besonders bei wiederkehrenden Aufgaben wie dem Belegversand.
Einrichtung der Schnittstelle
Nach der Installation der Microsoft365-App unter System/Apps, steht Dir in Deinen persönlichen Benutzereinstellungen ein neuer Reiter “Microsoft365” zur Verfügung:
Um die Schnittstelle nutzen zu können, musst Du Dich zunächst in diesem Reiter anmelden. Nach erfolgreicher Anmeldung wird ein Zugriffstoken generiert, der automatisch erneuert wird.
Nach erfolgreicher Anmeldung stehen Dir weitere Optionen zur Verfügung, wie das Abmelden, das Ändern der Anmeldung sowie weitere administrative Einstellungen und die Möglichkeit, die Schnittstelle zu testen.
Verknüpfung prüfen
Sollte die Anbindung nicht wie erwartet funktionieren, prüfe bitte in den Benutzereinstellungen unter Microsoft 365, ob die Schnittstelle korrekt verknüpft ist.
Einstellungen
Standard E-Mail Verhalten
Hier legst Du fest, wie E-Mails beim Versand über Microsoft 365 verarbeitet werden sollen:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Sofort senden | Die E-Mail wird direkt versendet, basierend auf einer Text- oder HTML-Vorlage. |
| Entwurf öffnen | Die E-Mail wird im Posteingang als Entwurf geöffnet, sodass Du sie vor dem Versand prüfen oder anpassen kannst. |
Wenn Du Belege regelmäßig vor dem Versand individualisieren möchtest, wähle “Entwurf öffnen”.
Content Type
Bestimme hier, ob E-Mails mit Textvorlagen oder HTML-Vorlagen aus den Reporteinstellungen versendet werden sollen. Die Auswahl wirkt sich auf das Layout und die Formatierung der Mail aus.
Mehr Informationen zu den Vorlagen findest Du im Abschnitt Textvorlagen.
Ausgabearten
Benutzereinstellungen
Im Reiter Ausgabe in Deinen Benutzereinstellungen kannst Du eine Ausgaberegel als Präferenz anlegen. Damit kannst Du definieren, über welchen Konsumenten, z. B. Microsoft 365, Belege standardmäßig per E-Mail versendet werden sollen. Der Aufbau der Ausgaberegeln basiert auf den allgemeinen Ausgaberegeln unter System/Ausgabe.
Adresseinstellungen
Die Empfängeradresse von finanzrelevanten, nicht-finanzrelevanten Verkaufs- und Einkaufsbelegen sowie anderen Belegen kann in der jeweiligen Adresse im Reiter Ausgaberegeln gepflegt werden.
Ausgaberegeln bei “Sofort senden” wichtig
Wenn Du in den Benutzereinstellungen “Sofort senden” aktiviert hast, muss die E-Mail-Adresse korrekt hinterlegt sein – andernfalls kann der Versand fehlschlagen.
Allgemeine Einstellungen
Weitere globale Einstellungen für den Mailversand über Microsoft 365 kannst Du unter System/Ausgabe vornehmen. Dort legst Du z. B. zentrale Vorlagen oder Absenderadressen fest.
Mailversand im Beleg
DMS-Zugriffsberechtigung “Lesen” zwingend erforderlich
Damit Beleg-PDFs automatisiert an die erzeugte E-Mail angehängt werden können, muss in der durch die App-Installation automatisch angelegten Benutzerrolle ‘app_role_app_microsoft365’ zwingend im Bereich “DMS-Zugriffsberechtigung: Lesen” ein entsprechend gültiger Wert eingetragen werden.
Mehr zu den Benutzerrollen und den DMS-Zugriffsberechtigungen findest Du hier.
In Belegen findest Du im Bereich Veröffentlichen die Funktion “Als E-Mail versenden”.
Je nach hinterlegter Ausgabeart wird dabei der Mailversand über Microsoft 365 ausgelöst – vorausgesetzt, die Einstellungen in den Benutzerdaten und zur aktuellen Belegart unterstützen diese Funktion. Sobald alles korrekt eingerichtet ist, genügt ein Klick – der Beleg wird mit der passenden Vorlage an die gewünschte Adresse versendet.
Mailversand ohne Microsoft 365
Ist keine Einstellung mit dem Konsumenten Microsoft 365 hinterlegt, öffnet sich ebenfalls Outlook mit den im Report hinterlegten Textvorlagen, jedoch wird der Beleganhang separat heruntergeladen und muss manuell dem Beleg hinzugefügt werden.
Je nach hinterlegter Benutzereinstellung findest Du die versendete Mail entweder in Deinem Postausgang oder im “Entwürfe“-Ordner:
Textvorlagen
Unter System/Ausgabe kannst Du individuelle Text- und HTML-Vorlagen für Deine Reporte erstellen.
Je nach Einstellung, die Du in den Benutzereinstellungen für Dich getroffen hast, wird entweder das Text-Template oder das HTML-Template verwendet.
Hierbei stehen Dir Platzhalter zur Verfügung, mit denen Du Betreff und Inhalt dynamisch gestalten kannst:
| Bereich | Beispiele für Platzhalter |
|---|---|
| Betreff | Belegbezeichnung, Belegnummer |
| Inhalt | Kundenname, Rechnungsbetrag, Datum etc. |
Detaillierte Informationen zur Arbeit mit Reportvorlagen findest Du auf der Handbuchseite zum Thema Ausgabe.