DMS Upload-Link

Mit der App “DMS Upload-Link” kannst Du externen Personen ermöglichen, Dateien direkt in Deine VARIO Cloud hochzuladen – und zwar gezielt zu einem bestimmten Datensatz (z. B. einer Adresse, einem Beleg oder einem Artikel).

So kannst Du z. B. Deinen Kunden Upload-Links bereitstellen, über den sie Dokumente, Verträge, Retourenscheine oder andere Dateien direkt in das verknüpfte DMS hochladen können – ganz ohne direkten Zugriff auf das System.

Upload Links anlegen

Sobald die App “DMS Upload-Link” installiert ist, kannst Du Upload Links an allen Stellen generieren, an denen Dateien im Reiter “DMS” hochgeladen werden können. Dazu zählen:

• Adressen
• Artikel
• Belege
• CRM-Objekte wie Aktivitäten, Aufgaben, Deals und Projekte

Im folgenden zeigen wir Dir Schritt für Schritt, wie Du einen Upload-Link über den Reiter “DMS” in einer Adresse erzeugst:

• Öffne eine Adresse und wechsle in den Reiter “DMS”.

• Klicke oberhalb der C-Unit-Tabelle auf den Button “Apps” und wähle dort die Option “Upload Link erstellen” aus.

• In dem sich öffnenden Dialog gib eine Beschreibung für den Upload-Link an. Wähle anschließend den DMS-Typ, dem die hochgeladene Datei zugeordnet werden soll, sowie das Ablaufdatum für die Gültigkeit des Links. Die verfügbaren DMS-Typen kannst Du unter Einstellungen/CRMOffice/DMS bearbeiten und bei Bedarf erweitern.

• Mit einem Klick auf Anlegen wird der Upload-Link generiert.
  • Mit einem Klick auf den Link, wird dieser automatisch in die Zwischenablage kopiert und kann direkt an gewünschter Stelle eingefügt werden, z. B. per E-Mail an den Kunden.
  • Über das QR-Code-Symbol kannst Du alternativ einen QR-Code generieren und mit einem Klick heruntergeladen.

• Der Empfänger des Links bzw. des QR-Codes erhält beim Öffnen des Links eine Upload-Fläche, auf der die gewünschte Datei entweder per Drag & Drop oder per Klick hochgeladen werden kann.

• Nach dem erfolgreichen Upload wird die Datei automatisch im entsprechenden DMS-Reiter angezeigt. In Einzelfällen musst Du die Seite neu laden, um den aktuellen Upload sichtbar zu machen.

• Der Upload-Link ist ungültig, sobald eine Datei erfolgreich hochgeladen wurde oder das hinterlegte Ablaufdatum erreicht ist. Ein weiterer Upload ist dann nicht mehr möglich.

Upload Links verwalten

Alle erstellten Upload-Links kannst Du zentral im Reiter “Upload Links” unter System/Apps/DMS Upload-Link einsehen und verwalten. In dieser Übersicht werden Dir alle Upload-Links angezeigt – unabhängig davon, in welchem Bereich (z. B. Adresse, Beleg, Artikel) sie erstellt wurden.

• Über das Pfeil-Symbol kann die bereits hochgeladene Datei in einem neuen Tab geöffnet werden.
• Über das Mülleimer-Symbol kann der Upload-Link gelöscht werden. Bereits hochgeladene Dateien bleiben dabei im DMS erhalten.