# Workflows erstellen

Um Dir den Einstieg in die Arbeit mit Workflows zu erleichtern, zeigen wir Dir die einzelnen Schritte anhand des **Beispiel-Workflows** **“Lieferungs- und Zahlungsmodalitäten für Angebote”**.

<details>

<summary><mark style="color:$primary;"><strong>Beispiel:</strong></mark> Lieferungs- und Zahlungsmodalitäten für Angebote</summary>

Dieser Workflow vereinfacht die **Erstellung von Angeboten** für **Interessenten**, bei denen noch **keine Geschäftsbeziehung** hinterlegt ist.

**Standardablauf ohne Workflow:**

Beim Anlegen eines Angebots für eine Adresse **ohne Geschäftsbeziehung** (z. B. bei neuen Interessenten) müssen die **Zahlungs- und Lieferbedingungen manuell** eingetragen werden.

**Ablauf mit Workflow:**

Mit Hilfe des Workflows werden die **Zahlungs- und Lieferungsmodalitäten** in diesem Fall **automatisch vorausgefüllt**, sobald das neue Angebot erstellt wird.

Der Workflow prüft dazu:

* ob es sich um einen **Beleg der Kategorie “Angebot”** handelt,
* und ob **keine Geschäftsbeziehung vom Typ “Kunde”** bei der Adresse hinterlegt ist.

Wenn beide Bedingungen zutreffen, werden die Modalitäten aus im Workflow festgelegten **Standardwerten** übernommen.

<figure><img src="/files/w5vPoWarmiofzLxo4YLp" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Auf den **Aufbau** und die einzelnen **Elemente eines Workflows** gehen wir im Abschnitt “[**Workflow-Elemente**](https://help.relaunch.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/system/vario-cloud-moduluebersicht/#Workflow-Elemente)” detailliert ein.

</details>

## Workflow erstellen

Um einen neuen Workflow zu erstellen, gehe folgendermaßen vor:

{% stepper %}
{% step %}
Wähle “**+Workflow**” aus.
{% endstep %}

{% step %}
Gib dem Workflow eine **Bezeichnung**, wähle den gewünschten **Auslöser** aus und klicke auf “**Anlegen**“.

<figure><img src="/files/dhVNSrEoa5iOFDAQbnI1" alt="Workflow anlegen" width="479"><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" icon="books" %}

#### Auslöser

Die **Auslöser** legen fest, welche Aktion in VARIO Cloud den **Start** eines Workflows **auslöst**. Sie sind nach Funktionsbereiche wie **Belege**, **CRM/Office** oder **Adressen** unterteilt. Je nach Bereich stehen unterschiedliche Auslöser zu Verfügung, wie zum Beispiel das Speichern eines Datensatzes und die Übernahme eines Beleges.&#x20;

**Wichtig**: **Pro Auslöser** kann **nur ein aktiver Workflow** gleichzeitig bestehen!

&#x20;

Mit der Wahl des Auslösers wird gleichzeitig bestimmt, ob der Workflow **synchron** oder **asynchron** ausgeführt wird. Eine Übersicht aller verfügbaren Auslöser und deren Zuordnung zu synchronen oder asynchronen Workflows findest Du im [**Abschnitt “Synchrone und Asynchrone Workflows“**](/vario-cloud-handbuch/system/workflows.md#synchrone-und-asynchrone-workflows)**.**

&#x20;

**Beispiel Auslöser**

Für unseren Beispiel-Workflow **“Lieferungs- und Zahlungsmodalitäten für Angebote”** verwenden wir den Auslöser **“Beleg: Bei Erstellung”**. Dieser löst einen **asynchronen Workflow** aus, der unmittelbar **nach dem Anlegen eines Belegs** gestartet wird.&#x20;
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}
Im nächsten Schritt kannst Du die **Bezeichnung** und **Beschreibung** für das **Start-Element** ggf. anpassen. Bestätige mit **“Anlegen”**.
{% endstep %}

{% step %}
Nach dem Anlegen öffnet sich die **Workflow-Konfiguration**. Hier kannst Du per **Drag-and-Drop** weitere Elemente zur Darstellung hinzufügen.

<figure><img src="/files/s4W3389hoHcohIoyQR3M" alt="Element Abfrage hinzufügen" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" icon="books" %}

#### Workflow-Elemente

Mit den einzelnen **Workflow-Elementen** bestimmst Du die **Schritte** innerhalb eines Workflows und legst fest, **was an jeder Stelle passieren soll**.

– Das **Start-Element** markiert den **Beginn** des Workflows.

– Ein **Abschließen-Element** signalisiert das **erfolgreiche Ende** des Ablaufs.

– Mit den Elementen “**Benutzeraktion”** und “**Benutzerskript”** definierst Du die konkrete **Abläufe.**

Im [**Abschnitt “Workflow-Elemente”**](/vario-cloud-handbuch/system/workflows/workflow-elemente.md) findest Du eine ausführliche Beschreibung aller verfügbaren Elemente und ihrer Einsatzmöglichkeiten.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}
Beim Hinzufügen eines Elements öffnet sich einen **Pop-Up-Fester**, in dem Du die **Einstellungen** bzw. das **Skript** für das Element festlegen kannst. Die verfügbaren Optionen variieren je nach Elementtyp. Mit einem **Doppelklick** auf ein bereits eingefügtes Element kannst Du es jederzeit **nachträglich bearbeiten**.
{% endstep %}

{% step %}
Über die **Andockpunkte** an den Elementen kannst Du diese in der gewünschte Reihenfolge miteinander verbinden und so den **Verlauf des Workflows** festlegen.

<figure><img src="/files/CYB2qhbp3E8TovV463XU" alt="Elemente verbinden" width="563"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
Durch **Gedrückthalten des Konfigurationsbereichs** kannst Du den Workflow **frei verschieben**.
{% endstep %}

{% step %}
Mit dem **Mausrad** oder der Zoom-Leiste am rechten Rad lässt sich die Ansicht **vergrößern oder verkleinern**.
{% endstep %}

{% step %}
Der **Button** <img src="https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/wp-content/uploads/sites/5/2026/01/UaRulbx3xo.png" alt="Automatisch anordnen" data-size="line"> hilft Dir, die Elemente **automatisch** übersichtlich anzuordnen, dass der Workflow **übersichtlich** bleibt – besonders nützlich bei komplexeren Workflows.
{% endstep %}

{% step %}
Jeder Workflow benötigt ein **End-Element**. Hierfür stehen Dir die **Elemente “Abschließen”** und **“Fehler”** zur Verfügung. Weitere Informationen zu diesen findest Du im nächsten Abschnitt.

<figure><img src="/files/tz6Iwlgi5twY4eGDP0V4" alt="Abschließen Element" width="563"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
Klicke auf **“Speichern”**, um den Workflow als **Entwurf** zu sichern. Über **“Workflow aktivieren”** kann der Workflow anschließend **aktiviert** werden.

{% hint style="danger" %}

#### Bevor Du ein Workflow aktivierst

Stelle sicher, dass der Workflow **vollständig** und **korrekt** konfiguriert ist, bevor Du ihn aktivierst. Ein aktivierter Workflow wirkt sich **unmittelbar auf die Funktionsweise** in den jeweiligen Bereichen von VARIO Cloud aus – fehlerhafte Konfigurationen können zu **unerwünschten Abläufen oder Datenänderungen** führen.
{% endhint %}

{% hint style="info" %}

#### Fehlermeldungen aus Workflows

Um sie von allgemeinen Systemfehlern zu unterscheiden, werden **Fehler**, die durch Workflows ausgelöst werden, in **Orange** statt in **Rot** angezeigt.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}
Über dem **Button** <img src="https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/wp-content/uploads/sites/5/2025/11/6EqdWTIRBE.png" alt="Workflow Button" data-size="line"> kannst Du die Bezeichnung des Workflows anpassen.

{% hint style="info" %}

#### Workflow-Trigger-IDs über den Support-Modus

Wenn der **Support-Modus** aktiviert ist, wird beim Auslösen eines Workflows eine Infobox mit den **IDs** der möglichen **Workflow-Auslöser** für den jeweiligen Datensatz angezeigt. Im gezeigten Screenshot siehst Du beispielsweise die potenziellen Auslöser **vor** und **nach** dem Speichern einer Adresse.

<p align="center"><img src="/files/WVTC3uzZDTSYBj5AbrUi" alt="Workflow-Trigger-IDs über den Support-Modus"></p>
{% endhint %}
{% endstep %}
{% endstepper %}

## Unter-Workflows&#x20;

**Unter-Workflows** dienen dazu, eine **Gruppe von Workflow-Schritten** zu speichern, die in **verschiedene Workflows eingebunden** werden können.

Sie sind besonders hilfreich für:

* **wiederverwendbare Teilabläufe**, z. B. Standardaktionen,
* die **Strukturierung komplexer Workflows**, um diese übersichtlicher und wartbarer zu gestalten.

Unter-Workflows sind **nicht eigenständig lauffähig** und haben aus dem Grund **keinen eigenen Auslöser**. Auch wenn sie als “aktiv” markiert sind, haben sie **keinen** direkten Einfluss auf Prozesse in VARIO Cloud, solange sie nicht in einen **übergeordneten Workflow integriert** wurden.

### Unter-Workflows anlegen

Unter-Workflows kannst Du wie jeden anderen Workflow über den **Button “+ Workflow”** in der Übersicht erstellen.\
Durch das **Aktivieren des Toggles “Unter-Workflow”** legst Du fest, dass es sich nicht um einen eigenständigen Workflow, sondern um einen Unter-Workflow handelt.

<figure><img src="/files/52Rxm7TFUBr1LLJiVSwE" alt="Unter-Workflow anlegen" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

Nach dem Anlegen kann der Unter-Workflow wie gewohnt **bearbeitet und konfiguriert** werden. Auch hier gilt:

* Ein **Start-Element** und mindestens ein **End-Element** (z. B. „Abschließen“ oder „Fehler“) sind erforderlich.
* Du kannst **alle Workflow-Elemente** verwenden – mit einer wichtigen Einschränkung: Enthält der Unter-Workflow **synchrone Elemente**, kann er **nicht** in einem asynchronen Workflow verwendet werden.

### Unter-Workflow integrieren

Bevor ein Unter-Workflow in andere Workflows integriert werden kann, muss er zunächst **aktiviert** werden.

Innerhalb eines bestehenden Workflows kannst Du den Unter-Workflow anschließend über das Element **“Unter-Workflow”** einfügen. Dort wählst Du den gewünschten **Unter-Workflow** aus.

<figure><img src="/files/e7Sy9iBRMCxdT5o0u5w6" alt="Unter-Workflow integrieren" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}

#### Sub-Workflows exportieren und importieren

Beim **Exportieren** **eines Workflows** werden **enthaltene Unter-Workflows** mit ihrem jeweiligen **Namen** gespeichert.

Beim **Import** **eines Workflows** gilt Folgendes:

* **Nicht vorhandene** Unter-Workflows werden anhand des Namens automatisch **neu angelegt**.
* **Bereits vorhandene** Unter-Workflow werden **übersprungen**.
  {% endhint %}


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