Workflows erstellen

Um Dir den Einstieg in die Arbeit mit Workflows zu erleichtern, zeigen wir Dir die einzelnen Schritte anhand des Beispiel-Workflows “Lieferungs- und Zahlungsmodalitäten für Angebote”.

Beispiel: Lieferungs- und Zahlungsmodalitäten für Angebote

Dieser Workflow vereinfacht die Erstellung von Angeboten für Interessenten, bei denen noch keine Geschäftsbeziehung hinterlegt ist.

Standardablauf ohne Workflow:

Beim Anlegen eines Angebots für eine Adresse ohne Geschäftsbeziehung (z. B. bei neuen Interessenten) müssen die Zahlungs- und Lieferbedingungen manuell eingetragen werden.

Ablauf mit Workflow:

Mit Hilfe des Workflows werden die Zahlungs- und Lieferungsmodalitäten in diesem Fall automatisch vorausgefüllt, sobald das neue Angebot erstellt wird.

Der Workflow prüft dazu:

• ob es sich um einen Beleg der Kategorie “Angebot” handelt,

• und ob keine Geschäftsbeziehung vom Typ “Kunde” bei der Adresse hinterlegt ist.

Wenn beide Bedingungen zutreffen, werden die Modalitäten aus im Workflow festgelegten Standardwerten übernommen.

Auf den Aufbau und die einzelnen Elemente eines Workflows gehen wir im Abschnitt “Workflow-Elemente” detailliert ein.

Workflow erstellen

Um einen neuen Workflow zu erstellen, gehe folgendermaßen vor:

1

Wähle “+Workflow” aus.

2

Gib dem Workflow eine Bezeichnung, wähle den gewünschten Auslöser aus und klicke auf “Anlegen“.

Auslöser

Die Auslöser legen fest, welche Aktion in VARIO Cloud den Start eines Workflows auslöst. Sie sind nach Funktionsbereiche wie Belege, CRM/Office oder Adressen unterteilt. Je nach Bereich stehen unterschiedliche Auslöser zu Verfügung, wie zum Beispiel das Speichern eines Datensatzes und die Übernahme eines Beleges.

Wichtig: Pro Auslöser kann nur ein aktiver Workflow gleichzeitig bestehen!

Mit der Wahl des Auslösers wird gleichzeitig bestimmt, ob der Workflow synchron oder asynchron ausgeführt wird. Eine Übersicht aller verfügbaren Auslöser und deren Zuordnung zu synchronen oder asynchronen Workflows findest Du im Abschnitt “Synchrone und Asynchrone Workflows“.

Beispiel Auslöser

Für unseren Beispiel-Workflow “Lieferungs- und Zahlungsmodalitäten für Angebote” verwenden wir den Auslöser “Beleg: Bei Erstellung”. Dieser löst einen asynchronen Workflow aus, der unmittelbar nach dem Anlegen eines Belegs gestartet wird.

3

Im nächsten Schritt kannst Du die Bezeichnung und Beschreibung für das Start-Element ggf. anpassen. Bestätige mit “Anlegen”.

4

Nach dem Anlegen öffnet sich die Workflow-Konfiguration. Hier kannst Du per Drag-and-Drop weitere Elemente zur Darstellung hinzufügen.

Workflow-Elemente

Mit den einzelnen Workflow-Elementen bestimmst Du die Schritte innerhalb eines Workflows und legst fest, was an jeder Stelle passieren soll.

– Das Start-Element markiert den Beginn des Workflows.

– Ein Abschließen-Element signalisiert das erfolgreiche Ende des Ablaufs.

– Mit den Elementen “Benutzeraktion” und “Benutzerskript” definierst Du die konkrete Abläufe.

Im Abschnitt “Workflow-Elemente” findest Du eine ausführliche Beschreibung aller verfügbaren Elemente und ihrer Einsatzmöglichkeiten.

5

Beim Hinzufügen eines Elements öffnet sich einen Pop-Up-Fester, in dem Du die Einstellungen bzw. das Skript für das Element festlegen kannst. Die verfügbaren Optionen variieren je nach Elementtyp. Mit einem Doppelklick auf ein bereits eingefügtes Element kannst Du es jederzeit nachträglich bearbeiten.

6

Über die Andockpunkte an den Elementen kannst Du diese in der gewünschte Reihenfolge miteinander verbinden und so den Verlauf des Workflows festlegen.

7

Durch Gedrückthalten des Konfigurationsbereichs kannst Du den Workflow frei verschieben.

8

Mit dem Mausrad oder der Zoom-Leiste am rechten Rad lässt sich die Ansicht vergrößern oder verkleinern.

9

Der Button hilft Dir, die Elemente automatisch übersichtlich anzuordnen, dass der Workflow übersichtlich bleibt – besonders nützlich bei komplexeren Workflows.

10

Jeder Workflow benötigt ein End-Element. Hierfür stehen Dir die Elemente “Abschließen” und “Fehler” zur Verfügung. Weitere Informationen zu diesen findest Du im nächsten Abschnitt.

11

Klicke auf “Speichern”, um den Workflow als Entwurf zu sichern. Über “Workflow aktivieren” kann der Workflow anschließend aktiviert werden.

Bevor Du ein Workflow aktivierst

Stelle sicher, dass der Workflow vollständig und korrekt konfiguriert ist, bevor Du ihn aktivierst. Ein aktivierter Workflow wirkt sich unmittelbar auf die Funktionsweise in den jeweiligen Bereichen von VARIO Cloud aus – fehlerhafte Konfigurationen können zu unerwünschten Abläufen oder Datenänderungen führen.

Fehlermeldungen aus Workflows

Um sie von allgemeinen Systemfehlern zu unterscheiden, werden Fehler, die durch Workflows ausgelöst werden, in Orange statt in Rot angezeigt.

12

Über dem Button kannst Du die Bezeichnung des Workflows anpassen.

Workflow-Trigger-IDs über den Support-Modus

Wenn der Support-Modus aktiviert ist, wird beim Auslösen eines Workflows eine Infobox mit den IDs der möglichen Workflow-Auslöser für den jeweiligen Datensatz angezeigt. Im gezeigten Screenshot siehst Du beispielsweise die potenziellen Auslöser vor und nach dem Speichern einer Adresse.

Unter-Workflows

Unter-Workflows dienen dazu, eine Gruppe von Workflow-Schritten zu speichern, die in verschiedene Workflows eingebunden werden können.

Sie sind besonders hilfreich für:

• wiederverwendbare Teilabläufe, z. B. Standardaktionen,

• die Strukturierung komplexer Workflows, um diese übersichtlicher und wartbarer zu gestalten.

Unter-Workflows sind nicht eigenständig lauffähig und haben aus dem Grund keinen eigenen Auslöser. Auch wenn sie als “aktiv” markiert sind, haben sie keinen direkten Einfluss auf Prozesse in VARIO Cloud, solange sie nicht in einen übergeordneten Workflow integriert wurden.

Unter-Workflows anlegen

Unter-Workflows kannst Du wie jeden anderen Workflow über den Button “+ Workflow” in der Übersicht erstellen. Durch das Aktivieren des Toggles “Unter-Workflow” legst Du fest, dass es sich nicht um einen eigenständigen Workflow, sondern um einen Unter-Workflow handelt.

Nach dem Anlegen kann der Unter-Workflow wie gewohnt bearbeitet und konfiguriert werden. Auch hier gilt:

• Ein Start-Element und mindestens ein End-Element (z. B. „Abschließen“ oder „Fehler“) sind erforderlich.

• Du kannst alle Workflow-Elemente verwenden – mit einer wichtigen Einschränkung: Enthält der Unter-Workflow synchrone Elemente, kann er nicht in einem asynchronen Workflow verwendet werden.

Unter-Workflow integrieren

Bevor ein Unter-Workflow in andere Workflows integriert werden kann, muss er zunächst aktiviert werden.

Innerhalb eines bestehenden Workflows kannst Du den Unter-Workflow anschließend über das Element “Unter-Workflow” einfügen. Dort wählst Du den gewünschten Unter-Workflow aus.