Workflows

Im Menüpunkt Workflows kannst Du eigene, individuell angepasste Abläufe definieren. Diese benutzerdefinierten Workflows ermöglichen es Dir, Prozesse zu automatisieren, die von den Standardabläufen in VARIO Cloud abweichen. So kannst Du das System optimal an die Anforderungen und Arbeitsweise Deines Unternehmens anpassen und Deine Arbeit mit der VARIO Cloud noch effizienter gestalten.

Hier die Vorteile von Workflows für Dein Unternehmen im Überblick:

• Zeitersparnis: Automatisierung von Routinetätigkeiten reduziert manuellen Aufwand.
• Fehlerreduktion: Standardisierte Abläufe minimieren Eingabefehler.
• Compliance: Geschäftsregeln werden automatisch eingehalten.
• Skalierbarkeit: Prozesse wachsen flexibel mit dem Unternehmen mit.
• Intuitive Bedienung: Workflows werden grafisch erstellt statt mit komplexe Programmierung.
• Nahtlose Integration: Direkt in VARIO Cloud eingebunden, keine externen Workflow-Tools erforderlich.
• Echtzeit-Debugging: Fehler werden präzise angezeigt und lassen sich sofort analysieren und beheben.
• Individuelle Abläufe: Workflows lassen sich exakt auf eigene Prozesse zuschneiden – keine starren Standardlösungen.

Einmal eingerichtet, laufen die meisten Workflow-Abläufe unauffällig im Hintergrund. Dadurch fügen sie sich nahtlos in bestehende Abläufe ein und sind im täglichen Einsatz kaum von systemseitigen Prozessen zu unterscheiden.

Über “+ Workflow” kannst Du einen neuen Workflow anlegen. Bestehende Workflows lassen sich über das Aktionsmenü auch als JSON-Datei importieren.

Synchrone und Asynchrone Workflows

Bevor Du Deinen ersten Workflow erstellst, ist es wichtig, den Unterschied zwischen den beiden verfügbaren Varianten zu kennen: synchrone und asynchrone Workflows.

Welche Variante verwendet wird, hängt vom Workflow-Auslöser ab, den Du beim Anlegen des Workflows festlegst. Je nach Variante stehen Dir unterschiedliche Workflow-Elemente zur Verfügung.

Wie Du den passenden Workflow-Auslöser auswählst, erfährst Du im Abschnitt “Workflow anlegen“.

Synchrone Workflows

Ein synchroner Workflow wird direkt im Rahmen einer Benutzeraktion ausgeführt – z. B. beim Speichern eines Datensatzes. Der Datensatz wird in diesem Fall erst gespeichert, wenn der gesamte Workflow vollständig durchgelaufen ist.

Während der Ausführung kann es zu kurzen Wartezeiten kommen. Der aktive Workflow wird durch eine Hinweismeldung im System angezeigt, und die Änderungen, die durch den Workflow vorgenommen werden, erscheinen sofort im geöffneten Datensatz.

Verwende synchrone Workflows überall dort, wo Daten unmittelbar geprüft oder Folgeprozesse im gleichen Dialog gestartet werden sollen.

Merksatz: Synchron = “blockierend” – der Workflow wird innerhalb der Benutzeraktion ausgeführt und hält den Vorgang an, bis diese abgeschlossen ist.

Ein Workflow wird synchron ausgeführt, wenn er mit einem der folgenden Auslöser angelegt wird:

• Vor dem Speichern von:
  • Adressen
  • Aktivitäten
  • Aufgaben
  • Deals
  • Projekten
• Bei Synchronisierung von Belegen

Asynchrone Workflows

Ein asynchroner Workflow wird nicht sofort im Rahmen einer Benutzeraktion ausgeführt, sondern nachgelagert. Erst wenn die ursprüngliche Aktion abgeschlossen ist, startet der Workflow im Hintergrund – während der Benutzer bereits weiterarbeiten kann.

Im Gegensatz zu synchronen Workflows entstehen hier keine Wartezeiten. Änderungen, die durch den Workflow vorgenommen werden, sind daher erst nach dessen Abschluss sichtbar. Falls gewünscht, kann der Benutzer über eine im Skript definierte Hinweismeldung informiert werden.

Verwende asynchrone Workflows für ressourcenintensive, zeitaufwändige oder optionale Aufgaben, um den Arbeitsfluss nicht zu unterbrechen.

Merksatz: Asynchron = “hintergründig” – die Benutzeraktion ist sofort abgeschlossen, der Workflow übernimmt den Rest im Nachgang.

Ein Workflow wird asynchron ausgeführt, wenn er mit einem der folgenden Auslöser angelegt wird:

• Nach dem Speichern von:
  • Adressen
  • Aktivitäten
  • Aufgaben
  • Belegen
  • Deals
  • Projekten
• Bei Beginn der Bearbeitung von Belegen
• Bei Erstellung von Belegen
• Vor dem Speichern von Belegen
• Übernahme von Belegen
• Dokumentreferenz nach Änderung (z. B. bei der Verknüpfung eines Belegs mit einer Aufgabe)
• Dateianalyse abgeschlossen

Wann sollte ich welchen Workflow-Typ auswählen?

Entscheidungskriterien	Synchron	Asynchron
Benutzerrückmeldung muss sofort sein? (z. B. Validierung, Pflichtfeldprüfung)	✅	❎
Längere Hintergrundlogik (z. B. Angebotsprüfung durch mehrere Regeln)	❎	✅
Direkter Datenzugriff anderer Prozesse nötig? (z. B. Folgeereignis im selben Fenster)	✅	❎
Performance wichtig, Benutzer soll ohne Unterbrechung weiterarbeiten können?	❎	✅

Workflow erstellen

Um Dir den Einstieg in die Arbeit mit Workflows zu erleichtern, zeigen wir Dir die einzelnen Schritte anhand des Beispiel-Workflows “Lieferungs- und Zahlungsmodalitäten für Angebote”.

Um einen neuen Workflow zu erstellen, gehe folgendermaßen vor:

Workflow-Elemente

Mit den einzelnen Workflow-Elementen bestimmst Du die Schritte und Abläufe innerhalb eines Workflows. Jedes Element definiert, was genau in einem bestimmten Abschnitt des Workflows passieren soll.

Damit ein Workflow aktiviert werden kann, müssen mindestens folgende Elemente enthalten sein:

• ein Start-Element
• mindestens ein End-Element – entweder „Abschließen“ oder „Fehler“

Die verfügbaren Elemente richten sich nach der Art des Workflows: synchron oder asynchron. Je nach Variante stehen unterschiedliche Funktionen zur Verfügung. In Elementen wie dem Benutzerskript-Element wird die Funktion mittels Skript definiert. Hier legst Du den konkreten Ablauf fest – z. B. Bedingungen, Berechnungen oder Aktionen wie das Erstellen eines Datensatzes. Durch das Hovern mit der Maus über ein Element wird ein Tooltip mit einer kurzen Beschreibung des Elements eingeblendet.

Start

Das Element “Start” kennzeichnet den Beginn des Workflows. Es steht für den Workflow-Auslöser, der beim Anlegen des Workflows definiert wurde und wird beim Erstellen eines neuen Workflows automatisch hinzugefügt.

Abschließen

Das Element “Abschließen” kennzeichnet das Ende eines Workflows. Im Gegensatz zum Fehler-Element, das einen Workflow z. B. mit einer Fehlermeldung beendet, steht das Abschließen-Element für einen erfolgreichen Abschluss des Ablaufs.

Fehler

Mit dem Element “Fehler” lässt sich ein individueller Fehlerfall definieren. Es dient als alternative Abschlussvariante, die nach den entsprechenden Schritten im Workflow eintreten soll – z. B. wenn bestimmte Felder leer bleiben.

Alternativ kann ein Fehler auch direkt im Skript, z. B. im Benutzerskript-Element, integriert werden, z. B. mit dem Befehl “throw’“. Auf diese Weise lässt sich gezielt eine Aktion verhindern. Der ausgelöste Fehler wird anschließend als solches im Workflow-Protokoll vermerkt. Weitere Informationen dazu findest Du um Abschnitt “Fehlermeldungen in Workflows“.

Benutzeraktion

Das Element “Benutzeraktion” fügt dem Workflow einen manuellen Zwischenschritt hinzu, bei dem eine Interaktion durch den Benutzer erforderlich ist, um den Ablauf fortzusetzen.

Typischerweise wird dem Benutzer ein Pop-up-Fenster mit Auswahlmöglichkeiten angezeigt. Erst nachdem die Aktion bestätigt oder eine Auswahl getroffen wurde, läuft der Workflow weiter.

Allgemein

Neben den Feldern “Bezeichnung” und “Beschreibung” stehen Dir im Reiter “Allgemein” folgende Optionen zur Verfügungen. Für die Aktivierung des Workflow muss eine dieser Einstellungen ausgewählt werden:

• Zuständige Benutzer und Zuständige Benutzergruppe: hier kannst Du festlegen, wer die Benutzeraktion ausführen soll, wenn dies nicht der Benutzer sein soll, der die Aktion ausgelöst hat.

• Toggle “Verantwortlicher Benutzer ist ausführender Benutzer”: ist dieser Schalter aktiviert, wird die Benutzeraktion vom gleichen Benutzer ausgeführt, der sie ausgelöst hat.

Benutzeraktionen

Über den Button “+Benutzeraktion” kannst Du eine neue Benutzeraktion anlegen. Jede Benutzeraktion steht für eine manuelle Entscheidung oder Eingabe, die vom Benutzer vorgenommen werden muss, z. B. die Auswahl zwischen mehreren Optionen in einem Pop-Up-Fenster. Die Benutzeraktion kann jederzeit über das Kreuz in der oberen rechten Ecke des Elements wieder entfernt werden.

Eine Benutzeraktion unterteilt sich in drei Teilbereiche. Dies sind die Benutzeraktion (1) selbst, die Auswahlmöglichkeiten (2) innerhalb der Benutzeraktion und die Folgeentscheidungen (3) in den jeweiligen Auswahlmöglichkeiten. In den folgenden Abschnitten gehen wir näher auf diese Teilbereiche und die entsprechenden Felder ein.

Benutzeraktion

Innerhalb einer Benutzeraktion kannst Du aus drei Strukturierungsvarianten wählen:

• Einfaches Eingabefeld oder Toggle: Der Benutzer muss einen Wert eintragen (z. B. Text, Datum, Zahl) oder eine Option aktivieren.
• Suchdialog: Der Benutzer wählt einen bestehenden Datensatz aus einem bestimmten Bereich der VARIO Cloud, z. B. eine Adresse oder einen Artikel.
• Auswahlmöglichkeiten mit Folgeentscheidungen: Der Benutzer trifft eine Auswahl zwischen mehreren vordefinierten Optionen. Je nach gewählter Option, kann eine eigene Folgeentscheidung definiert werden, anhand der das Ergebnis der Benutzeraktion weiterverarbeitet wird.

Felder zur Benutzeraktion

Ergebnisname der Benutzeraktion – Interner Kennzeichnung, unter der die Benutzeraktion im Skript des nachfolgenden Elements verwendet wird. Der Name kann frei gewählt werden, sollte jedoch eindeutig und nachvollziehbar sein, so dass er auch nachträglich verständlich bleibt.

Typ – Bestimmt den Feldtyp für die Eingabe, z. B. Text, Datum oder Währung. Für Auswahlmöglichkeiten muss “Text” ausgewählt sein. Bei Suchdialogen entfällt dieser.

Toggle “Mehrfachauswahl” – Ermöglicht es dem Benutzer, mehrere Optionen gleichzeitig auszuwählen. Nur relevant bei Auswahlfeldern.

Toggle “Synchron” – Gibt an, ob die Benutzeraktion synchron (vor sofortiger Fortsetzung des Workflows) oder asynchron (zeitversetzt) ausgeführt wird.

Suchdialog – Ermöglich die Auswahl eines Datensatzes aus einem VARIO Cloud Bereich (z. B. Adresse).

Bezeichnung Benutzeraktion – Beschreibungstext, der im Pop-up-Fenster über den Auswahlmöglichkeiten angezeigt wird. Beispiel: “Deal mit Angebot verknüpfen”.

Auswahlmöglichkeit

Innerhalb einer Benutzeraktion kannst Du mehrere Auswahlmöglichkeiten definieren, aus denen der Benutzer im Pop-up-Fenster wählen kann. Jede Auswahlmöglichkeit steht dabei für eine Option, die zur Auswahl steht.

Im Beispiel “Deal anlegen?” stehen dem Benutzer folgende Optionen zur Verfügung:

• “Zu einem bestehenden Deal zuordnen“
• “Zu einem neuen Deal zuordnen“
• “Keine Zuordnung“

Über den Button “+Auswahlmöglichkeit” kannst Du die einzelne Optionen hinzufügen und definieren.

Felder zur Auswahlmöglichkeit

Bezeichnung Auswahlmöglichkeit – Beschreibungstext zur Auswahlmöglichkeit, der dem Benutzer in der Benutzeraktion angezeigt wird. Beispiel: “Zu einem bestehenden Deal zuordnen“.

Ergebniswert des Auswahlmöglichkeit – Interner Kennzeichnung, unter der die Benutzeraktion im Skript des nachfolgenden Elements verwendet wird. Der Name kann frei gewählt werden, sollte jedoch eindeutig und nachvollziehbar sein, so dass er auch nachträglich verständlich bleibt.

Toogle “Standard” – Legt fest, welche Option beim Öffnen des Pop-ups standardmäßig vorausgewählt ist. Beispiel: “Zu einem neuen Deal zuordnen” bei häufigem Anwendungsfall.

Folgeentscheidung

Zu jeder Auswahlmöglichkeit kann eine Folgeentscheidung definiert werden. Diese wird ausgeführt, sobald der Benutzer die jeweilige Auswahl im Pop-up-Fenster trifft.

Felder zur Folgeentscheidung:

Ergebnisname der Folgeentscheidung – Interner Kennzeichnung, unter der die Folgeentscheidung im Skript des nachfolgenden Elements verwendet wird. Der Name kann frei gewählt werden, sollte jedoch eindeutig und nachvollziehbar sein, so dass er auch nachträglich verständlich bleibt.

Typ – Definiert den Feldtyp der Eingabe (z. B. Text, Datum, Währung). Wird ein Suchdialog verwendet, legt der Typ fest, welcher Wert aus dem Datensatz genutzt wird – z. B. die ID eines Deals (Typ: Zahl).

Suchdialog – Ermöglicht die Auswahl eines Datensatzes aus einem Bereich der VARIO Cloud – z. B. ein bestehender Deal oder ein Deal-Thema.

Bezeichnung Folgeentscheidung – Beschreibungstext zur Folgeentscheidung, der dem Benutzer in der Benutzeraktion angezeigt wird. Beispiel zur Auswahlmöglichkeit “Zu einem bestehenden Deal zuordnen”: “Bestehenden Deal auswählen“

Ergebnisnamen und -werten im Skript integrieren

Damit die Entscheidung, die Du in einer Benutzeraktion triffst, auch eine konkrete Auswirkung im Workflow hat, müssen die verwendeten Ergebnisnamen und Ergebniswerte korrekt in ein Folgeelement – zum Beispiel ein Benutzerskript – übernommen werden. Nur so kann der Workflow abhängig von Deiner Auswahl unterschiedliche Aktionen ausführen.

In unserem Beispiel wird das Angebot erst durch die Verarbeitung im Benutzerskript mit einem bereits vorhandenen oder einem neuen Deal verknüpft. Dazu werden die in der Benutzeraktion definierten Ergebnisnamen und Ergebniswerte im Skript des darauffolgenden Benutzerskript-Elements wie folgt integriert:

Benutzerskript

Mit dem Element fügst Du dem Workflow einen automatisierten Schritt hinzu, der ohne Benutzerinteraktion ausgeführt wird. Die Ausführung erfolgt anhand eines individuell definierten Skripts.

Skript

Im Reiter “Skript” steht Dir ein integrierter JavaScript-Editor zur Verfügung, in dem Du das Skript für das Benutzerskript-Element bearbeiten kannst. Hier kannst Du auf verschiedene Utility-Funktionen, Parameter und Services zugreifen und diese gezielt einsetzen, um den gewünschten Ablauf im Workflow zu steuern.

Im Feld “Skript-Modul” kannst Du eines der unter dem Menüpunkt “Skripte” gespeicherten Skripte auswählen. So musst Du den Skripttext nicht bei jedem Element neu verfassen und kannst zentrale Skripte bei Bedarf gezielt anpassen oder erweitern.

Wenn Du kein Skript aus der Liste auswählst, muss der Skript direkt im Element manuell eingetragen werden, um das Element speichern zu können.

Im Skript eines Benutzerskript-Elements stehen Dir verschiedene Funktionen und Objekte zur Verfügung, mit denen Du den Ablauf des Workflows gezielt steuern kannst. Hier ein Überblick über die wichtigsten Begriffe:

Begriff	Beschreibung
setGuard (optional)	Definiert eine Bedingung, unter der der Workflow ausgeführt werden soll. Beispiel: nur bei bestimmtem Ländercode.
return true	Gibt innerhalb der setGuard an, dass die definierte Aktion immer ausgeführt wird.
return false	Gibt innerhalb der setGuard an, dass die definierte Aktion nie ausgeführt wird.
setPrepare (optional)	Hier können Variablen mit Parametern befüllt werden, die später in setAction verwendet werden.
setAction	Definiert die eigentliche Aktion, die im Workflow ausgeführt werden soll.
ctx	Bietet Zugriff auf verschiedene Kontextinformationen, die sich je nach Workflow-Auslöser unterscheiden können.
ctx.availableinput	Zugriff auf die für den Workflow verfügbaren Parameter, je nach Auslöser (z. B. die Aufgaben-ID bei einem Workflow mit dem Auslöser “Nach dem Speichern einer Aufgabe”).
ctx.instanceDetails	Zugriff auf Informationen zur aktuellen Workflow-Instanz.
ctx.parameters	Zugriff auf vordefinierte Parameter, z. B. Vorgängerbeleg oder vorherige Datensatzversion. Anders als bei availableinput können diese erweitert werden, z. B. durch C-Units.
ctx.parameters[‘previousDocument’]	Zugriff auf die vorherige Version des Beleges für Workflows mit den Auslösern “Vor dem Speichern“, “Nach dem Speichern“, “Bei Beginn der Bearbeitung” und “Bei Synchronisierung” von Belegen.
ctx.parameters[‘sourceDocumentId’]	Zugriff auf die ID des Ursprungsbelegs für einen Workflow mit dem Auslöser Übernahme von Belegen.
ctx.services	Zugriff auf die für den Workflow zur Verfügung stehenden Verarbeitungsmethoden, mit denen wiederum auf auf die Geschäftsobjekte in der VARIO Cloud, z. B. Adressen oder Artikel, zugegriffen werden kann. Beispiel: ctx.services.accountService.create = Adresse anlegen
ctx.services.logger.info(…)	Fügt einen selbst definierten Hinweis zum Log des Elements hinzu.
ctx.services.vqlService	Ausführung einer VQL-Abfrage um im Workflow auf das Ergebnis dieser zugreifen zu können.

Parameter

Im Reiter “Parameter” kannst Du über “+Parameter” zusätzliche Parameter anlegen, die im Skript verwendet werden können. Dabei stehen Dir zwei Optionen zur Verfügung:

• Fester Wert: Du kannst ein festen Parameter anlegen, der aus einem Text, einer Zahl oder einem booleschen Wert besteht.
• Selektionsergebnis: Du kannst das Ergebnis einer vorhandenen Selektion verwenden. Dafür muss die Selektion den Toggle “Workflow” aktiviert haben, damit diese in einem Workflow verfügbar ist. Weitere Informationen dazu findest Du hier.

Über die Symbols / kannst Du zwischen beide Optionen wechseln.

Felder zur Parametereinrichtung

Name – Interne Kennzeichnung des Parameters, der im Skript verwendet wird. Der Name kann frei gewählt werden, sollte jedoch eindeutig und nachvollziehbar sein.

Wert – Der feste Wert, der dem Parameter zugewiesen wird und im Workflow bzw. Skript verwendet werden kann.

Datentyp – Legt fest, welche Art von Wert im Feld “Wert” angegeben werden kann. Zur Auswahl stehen: Text, Zahl und Boolesch.

Selektion – Hier kannst Du eine im voraus angelegte Selektion auswählen. Voraussetzung: Toggle “Workflow” ist aktiv.

Pfad – Gibt den Spalten- oder Feldnamen aus den C-Unit-Einstellungen an, der bestimmt, welcher Wert aus der Selektion für den Parameter übernommen wird.
Die benötigten Bezeichnungen kannst Du im Support-Modus der Selektion über den Toggle “Originale C-Unit Bezeichnungen anzeigen” einsehen.

Abfrage

Das Element “Abfrage” teilt den Workflow in mehrere mögliche Pfade auf. Welcher Pfad ausgeführt wird, hängt von der im Element definierten Bedingung ab.

Im Beispiel-Workflow „Lieferungs- und Zahlungsmodalitäten für Angebote“ wird eine Abfrage eingesetzt, um zu prüfen, ob der neu angelegte Beleg ein Angebot ist:

• Wenn ja, wird der Pfad über das Benutzerskript-Element „Füllung von Zahlungs- und Liefermodalitäten“ geführt.
• Wenn nein, verzweigt der Workflow direkt zum Warten-Element, das die verschiedenen Pfade wieder zusammenführt.

Mit der Abfrage steuerst Du also gezielt, welcher Ablauf im Workflow abhängig von definierten Bedingungen durchlaufen wird.

Skript

Im Reiter “Skript” des Abfrage-Elements steht Dir ein integrierter JavaScript-Editor zur Verfügung. Dort definierst Du eine Bedingung, deren Ergebnis als Zeichenkette (string) zurückgegeben wird. Jede zurückgegebene Zeichenkette entspricht einer möglichen Abzweigung, die Du im Reiter “Abzweigungen” anlegen kannst. Auf Basis des Rückgabewerts wird der entsprechende Pfad im Workflow fortgeführt. Die möglichen Abzweigungen legst Du im Skript mit setSplit() fest.

Hinweis: Weitere Informationen zum Aufbau und zur Funktionsweise des Skripts findest Du im vorherigen Abschnitt zum Benutzerskript.

Parameter

Wie beim Benutzerskript-Element kannst Du auch im Reiter “Parameter” des Abfrage-Elements über “+ Parameter” zusätzliche Werte anlegen, die im Skript verwendet werden können. Dabei stehen Dir zwei Optionen zur Verfügung:

• Fester Wert: Du kannst ein festen Parameter anlegen, der aus einem Text, einer Zahl oder einem booleschen Wert besteht.
• Selektionsergebnis: Du kannst das Ergebnis einer vorhandenen Selektion verwenden. Dafür muss die Selektion den Toggle “Workflow” aktiviert haben, damit diese in einem Workflow verfügbar ist. Weitere Informationen dazu findest Du hier.

Über die Symbols / kannst Du zwischen beide Optionen wechseln. Weitere Informationen zu den einzelnen Feldern findest Du im vorherigen Abschnitt.

Abzweigungen

Im Reiter “Abzweigungen” kannst Du die gewünschten Pfad-Abzweigungen hinzufügen und diese entsprechend der Rückgabewerte im Skript benennen.
Jede hier angelegte Abzweigung stellt einen möglichen Verlauf im Workflow dar, abhängig vom Ergebnis der Bedingung im Skript.

Warten (eins)

Das Element “Warten (eins)” dient dazu, mehrere Pfade, die zuvor durch ein Abfrage-Element entstanden sind, wieder zusammenzuführen.

Sobald einer der Pfade das Warten-Element erreicht, wird der Workflow fortgesetzt – ohne darauf zu warten, dass auch die anderen Pfade abgeschlossen sind.

Warten (alle)

Ähnlich wie beim Element “Warten (eins)” werden mit “Warten (alle)” mehrere zuvor verzweigte Pfade wieder zusammengeführt.

Unterschied: Der Workflow wird erst dann fortgesetzt, wenn alle angebundenen Pfade vollständig abgeschlossen sind.

Warten (indirekt)

Mit dem Element “Warten (indirekt)” kannst Du im Workflow einen Zwischenstopp einbauen, der den Ablauf temporär pausiert. Die Fortsetzung erfolgt asynchron, sobald ein bestimmtes Signal, eine Bedingung oder ein Zeitpunkt eintritt.

Diese Bedingungen werden – ähnlich wie im Abfrage-Element – im Reiter “Skript” definiert und im Reiter “Fortsetzungssignale” angelegt. Es muss mindestens ein Fortsetzungssignal vorhanden sein, damit der Workflow mit dem Element “Warten (indirekt)” aktiviert werden kann. Es können jedoch beliebig viele Fortsetzungssignale hinzugefügt werden.

Timeout

Mit dem Element “Timeout” lässt sich eine feste Wartezeit im Workflow einbauen. Im Feld “Timeout (in Millisekunden)” gibst Du die gewünschte Zeitspanne an, über die der Workflow pausiert werden soll.
Erst nach Ablauf dieser Zeit wird der Workflow automatisch fortgesetzt.

Unter-Workflow

Mit dem Element “Unter-Workflow” kannst Du einen bereits angelegten Unter-Workflow auswählen und in den aktuellen Workflow einfügen. Das ist besonders hilfreich, wenn wiederkehrende Abläufe in mehreren Workflows verwendet werden oder wenn Du komplexe Prozesse übersichtlich strukturieren möchtest.

Weitere Informationen zur Erstellung und Verwendung von Unter-Workflows findest Du im Abschnitt “Unter-Workflows”.

Abfrage der Dokumentkategorien

Das Element “Abfrage der Dokumentkategorien” ist eine vordefinierte Variante des klassischen Abfrage-Elements. Es dient dazu, den Workflow abhängig von der Belegkategorie in mehrere Pfade aufzuteilen.

Im Gegensatz zum regulären Abfrage-Element ist das Skript bereits vorkonfiguriert. Im Reiter “Abzweigungen” sind die gängigen Belegkategorien bereits als vordefinierte Abzweigungen angelegt. Diese kannst Du je nach Bedarf bearbeiten, anpassen oder erweitern.

Workflows sicher bearbeiten

Beim Bearbeiten eines aktiven Workflows wird automatisch eine Kopie erstellt. Diese kann frei bearbeitet und als Entwurf gespeichert werden. Der Entwurf erscheint in Übersicht unterhalb des aktiven Workflows. So musst Du den Workflow nicht unterbrechen, um Anpassungen vorzunehmen – besonders hilfreich bei Workflows, die dauerhaft im Einsatz sind.

Sobald der Entwurf aktiviert wird, ersetzt er automatisch den bisherigen aktiven Workflow. Die alte Version des Workflows wird dabei deaktiviert und ist anschließend unter den deaktivierten Workflows zu finden.

Wenn Du einen inaktiven Workflow bearbeitest, wird kein Duplikat erstellt. Stattdessen ändert sich der Status von “Inaktiv” zu “Entwurf” und der Workflow kann anschließend frei bearbeitet werden.

Workflow löschen bzw. deaktivieren

Nur Workflow-Entwürfe können gelöscht werden. Einen Workflow-Entwurf kannst Du entweder über die drei Punkte im Datagrid oder über den Button “Löschen” beim Bearbeiten des Workflows entfernen.

Beim Löschen eines Entwurfs wird dieser nicht endgültig entfernt, sondern lediglich deaktiviert. Dadurch bleibt der Entwurf erhalten und kann bei Bedarf nachträglich eingesehen oder wieder aktiviert werden.

Ein aktiver Workflow kann über den Button “Workflow deaktivieren” in der Workflow-Konfiguration deaktiviert werden. Auch hier bleibt der Workflow erhalten, wechselt jedoch in den Status “Inaktiv”.

Deaktivierte Workflows

Deaktivierte Workflows kannst Du über das Symbol im Datagrid einsehen.

Durch das Auswählen eines Workflows und den Button “Workflow aktivieren” kannst Du diesen wieder aktivieren.

Aktionen

Skripte

Workflow exportieren

Über die Aktionen innerhalb eines Workflows kannst Du den geöffneten Workflow als JSON-Datei exportieren.

Die Workflows kannst Du auch über den Drei-Punkte-Menü exportiert werden.

Workflow importieren

Über die Aktionen im Workflow-Datagrid kannst Du einen Workflow mittels Auswahl einer JSON-Datei importieren.

Es öffnet sich ein Menü, in welchem Du die entsprechende Datei auswählen oder per Drag & Drop hinzufügen kannst:

Danach musst Du nur noch auf den Button “Workflow importieren” klicken:

Unter-Workflows

Unter-Workflows dienen dazu, eine Gruppe von Workflow-Schritten zu speichern, die in verschiedene Workflows eingebunden werden können.

Sie sind besonders hilfreich für:

• wiederverwendbare Teilabläufe, z. B. Standardaktionen,
• die Strukturierung komplexer Workflows, um diese übersichtlicher und wartbarer zu gestalten.

Unter-Workflows sind nicht eigenständig lauffähig und haben aus dem Grund keinen eigenen Auslöser. Auch wenn sie als “aktiv” markiert sind, haben sie keinen direkten Einfluss auf Prozesse in VARIO Cloud, solange sie nicht in einen übergeordneten Workflow integriert wurden.

Unter-Workflows anlegen

Unter-Workflows kannst Du wie jeden anderen Workflow über den Button “+ Workflow” in der Übersicht erstellen.
Durch das Aktivieren des Toggles “Unter-Workflow” legst Du fest, dass es sich nicht um einen eigenständigen Workflow, sondern um einen Unter-Workflow handelt.

Nach dem Anlegen kann der Unter-Workflow wie gewohnt bearbeitet und konfiguriert werden. Auch hier gilt:

• Ein Start-Element und mindestens ein End-Element (z. B. „Abschließen“ oder „Fehler“) sind erforderlich.
• Du kannst alle Workflow-Elemente verwenden – mit einer wichtigen Einschränkung: Enthält der Unter-Workflow synchrone Elemente, kann er nicht in einem asynchronen Workflow verwendet werden.

Unter-Workflow integrieren

Bevor ein Unter-Workflow in andere Workflows integriert werden kann, muss er zunächst aktiviert werden.

Innerhalb eines bestehenden Workflows kannst Du den Unter-Workflow anschließend über das Element “Unter-Workflow” einfügen. Dort wählst Du den gewünschten Unter-Workflow aus.

Workflow-Protokoll (Logs)

Alle Ausführungen von Workflows werden in VARIO Cloud protokolliert, um Abläufe nachvollziehbar zu machen – was insbesondere bei Fehlern oder unerwartetem Verhalten nützlich ist.

Die Logs bleiben so lange erhalten, bis der Workflow erneut bearbeitet und gespeichert wird. Solange ein Workflow nur deaktiviert wird, bleiben die Protokolle erhalten.

Die Protokolle (Logs) sind an mehreren Stellen einsehbar:

• im Workflow selbst (im Bearbeitungsbereich),
• im Datagrid der Workflows (im Menüpunkt Workflows),
• im Datensatz, der in dem Workflow mit einbezogen wurde (z. B. Angebot oder Adresse).

Protokolle im Workflow

Wähle einen Workflow aus und klicke auf den Button “Ausführungen”. Hier werden alle bisherigen Ausführungen des Workflows aufgelistet. Es stehen Dir zwei Möglichkeiten zur Verfügung, auf denen auch die Protokollansichten in anderen Bereichen basieren:

1. Möglichkeit:

2. Möglichkeit:

Protokolle im Workflow-Datagrid

Protokolle im Datensatz

Über die Aktionen innerhalb eines Datensatzes kannst Du gezielt die Workflow-Instanzen einsehen, in denen der jeweilige Datensatz einbezogen oder verwendet wurde. Im Fall unseres Beispiel-Workflows “Lieferungs- und Zahlungsmodalitäten für Angebote” kannst Du die Protokolle direkt in einem geöffneten Angebot einsehen, dessen Erstellung unseren aktiven Workflow ausgelöst hat.

Öffne dazu den entsprechenden Datensatz, z. B. das Angebot, und klicke auf dem Button “Aktionen”. Dort stehen Dir zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Möglichkeit – Workflow-Instanzen

2. Möglichkeit – Neuste Workflow-Instanzen

Nützliche Workflows

Versandlieferscheine übernehmen

Mit diesem Workflow werden Versandlieferscheine beim Speichern automatisch in den Status “Übernommen” versetzt – somit können diese nicht mehr in eine Rechnung übernommen werden. Dies kann nützlich sein, um eine individuell angelegte Belegarten wie den “Versandauftrag” und den “Versandlieferschein” beispielsweise für kostenlose Mustersendungen zu verwenden.

Alle anderen Belegarten der Belegkategorie “Lieferschein” werden trotzdem weiterhin wie gewohnt erst bei der Übernahme in den Folgebeleg in den Status “Übernommen” gesetzt.

Um diesen Workflow anzulegen, gehe wie folgt vor:

Der Workflow kann selbstverständlich beliebig erweitert und mit anderen Workflow-Pfaden und –Schritten kombiniert werden.

Belege beim Speichern in Folgebeleg übernehmen

In einem Workflow mit dem Auslöser “Nach dem Speichern von Belegen” kannst Du in einem Benutzerskript-Element folgendes Skript hinterlegen, um Belege einer bestimmten Belegart automatisch beim Speichern in den jeweiligen Folgebeleg übernehmen zu lassen – in diesem Beispiel ein Angebot in einen Auftrag. Der Aufbau des Workflows kann dabei an den Workflow “Versandlieferscheine übernehmen” angelehnt oder individuell erweitert und angepasst werden.

Die in diesem Beispiel verwendeten Belegarten “Angebot” und “Auftrag” lassen sich durch beliebige, selbst angelegte Belegarten ersetzen, sofern diese in der Belegkette direkt aufeinanderfolgen.

VQL in Workflow-Skripten

Mit VQL kannst Du in einem Workflow-Skript auf bestimmte Daten zugreifen. Dazu steht Dir im Skript-Editor der vql-Service zur Verfügung. Du erreichst ihn dort ganz einfach über:

ctx.services.vqlservice

Mehr Informationen zu VQL findest Du auf unserer Handbuchseite zur freien VQL.

Fehlermeldungen in Workflows

In bestimmten Fällen ist es sinnvoll, einen Workflow gezielt in einen Fehler laufen zu lassen – beispielsweise, wenn ein bestimmtes Feld nicht ausgefüllt wurde oder bestimmte Bedingungen nicht erfüllt sind. Im Skript des betroffenen Elements (z. B. Benutzerskript) kann dazu eine individuelle Fehlermeldung hinterlegt werden, die dem Benutzer beim Ausführen des Workflow-Schritts angezeigt wird.

Zahlungs- und Lieferbedingungen für Angebote ohne Geschäftsbeziehungen

Mit diesem Workflow kannst Du die Erstellung von Angeboten für Interessenten vereinfachen, bei denen noch keine Geschäftsbeziehung hinterlegt ist.

Standardmäßig müssten in solchen Fällen die Zahlungs- und Lieferungsmodalitäten manuell im Angebot eingetragen werden. Mit diesem Workflow werden diese Angaben automatisch mit vordefinierten Standardwerten ausgefüllt, die im Workflow festgelegt wurden.

Um diesen Workflow anzulegen, gehe wie folgt vor:

Zuweisung des Projektleiters in Aufgaben des Projekts

Mit diesem Workflow wird beim Wechsel eines bestimmten Projektstatus, in unserem Beispiel vom Status “00 – Angelegt” in den Status “05 – in Vorbereitung für Kick-Off”, der im Projekt hinterlegte Projektmanager (intern) als zugeordneter Benutzer in den verknüpften Aufgaben eingetragen. Zusätzlich wird der Status der betroffenen Aufgaben auf einen vordefinierten Status gesetzt, bspw. “Zugeordnet“.

Geschenk-Artikel zu Angeboten hinzufügen

Mit diesem Workflow kann ein beliebiger Artikel als Genschenk-Artikel automatisch mit einem vorgegebenen Rabatt zu einem Angebot hinzugefügt werden, beispielsweise für bestimmte Adressen, bei denen z. B. einen vordefinierten Umsatz erreicht wurde. Dabei kann frei definiert werden welcher Umsatz als Variable gesetzt wird und welcher Rabatt der Artikel erhalten soll.

In unserem Beispiel wird der Artikel “ACC-1083” mit einem Rabatt von 100% in Angebote für Adressen hinzugefügt, die einen Umsatz von mindestens 10.000 erreicht haben.