# Workflows

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FS1HrqhLuPL31eEmocS8p%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=9ebf0559-4a40-4583-a2c8-3a9281784ddd" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Im **Menüpunkt Workflows** kannst Du **eigene**, **individuell** angepasste **Abläufe** definieren. Diese benutzerdefinierten Workflows ermöglichen es Dir, Prozesse zu **automatisieren**, die von den Standardabläufen in VARIO Cloud abweichen. So kannst Du das System optimal an die Anforderungen und Arbeitsweise **Deines Unternehmens** anpassen und Deine Arbeit mit der VARIO Cloud noch **effizienter** gestalten.

Hier die Vorteile von Workflows für Dein Unternehmen im Überblick:

* **Zeitersparnis:** Automatisierung von Routinetätigkeiten reduziert manuellen Aufwand.
* **Fehlerreduktion:** Standardisierte Abläufe minimieren Eingabefehler.
* **Compliance:** Geschäftsregeln werden automatisch eingehalten.
* **Skalierbarkeit:** Prozesse wachsen flexibel mit dem Unternehmen mit.
* **Intuitive Bedienung:** Workflows werden grafisch erstellt statt mit komplexe Programmierung.
* **Nahtlose Integration:** Direkt in VARIO Cloud eingebunden, keine externen Workflow-Tools erforderlich.
* **Echtzeit-Debugging:** Fehler werden präzise angezeigt und lassen sich sofort analysieren und beheben.
* **Individuelle Abläufe:** Workflows lassen sich exakt auf eigene Prozesse zuschneiden – keine starren Standardlösungen.

Einmal eingerichtet, laufen die meisten Workflow-Abläufe unauffällig **im Hintergrund**. Dadurch fügen sie sich **nahtlos** in bestehende Abläufe ein und sind im täglichen Einsatz kaum von systemseitigen Prozessen zu unterscheiden.

{% hint style="danger" %}

#### JavaScript-Kenntnisse erforderlich

Für das Erstellen und Bearbeiten von Workflows sind Kenntnisse in der Programmiersprache **JavaScript** erforderlich. Die **Workflows greifen direkt in die Abläufe von VARIO Cloud** **ein** – **fehlerhafte** Workflows können daher zu unerwünschtem Verhalten oder Störungen im System führen. Prüfe Deine Workflows daher sorgfältig, bevor Du sie aktivierst.&#x20;

Mithilfe der integrierten **Protokolle und** **Logs** zu den Workflows lassen sich solche Fehler zwar nachvollziehen, dennoch ist **technisches Verständnis erforderlich,** um sie gezielt zu beheben.
{% endhint %}

Über **“+ Workflow”** kannst Du einen neuen Workflow anlegen. Bestehende Workflows lassen sich über das Aktionsmenü auch als **JSON-Datei importieren**.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FlI2TWgJ72RQO98RGf7y3%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=5f1b65cb-4801-4c5b-b373-ce03d23154d9" alt="Menüpunkt Workflows"><figcaption></figcaption></figure>

## **Synchrone und Asynchrone Workflows** <a href="#synchrone-und-asynchrone-workflows" id="synchrone-und-asynchrone-workflows"></a>

Bevor Du Deinen ersten Workflow erstellst, ist es wichtig, den Unterschied zwischen den beiden verfügbaren Varianten zu kennen: **synchrone** und **asynchrone Workflows**.

Welche Variante verwendet wird, hängt vom **Workflow-Auslöser** ab, den Du beim **Anlegen des Workflows** festlegst. Je nach Variante stehen Dir **unterschiedliche Workflow-Elemente** zur Verfügung.

{% hint style="info" %}

#### Zusammengefasst:

* **Synchrone Workflows** werden direkt im Kontext einer Benutzeraktion ausgeführt (z. B. beim Synchronisieren eines Belegs) und können den weiteren Arbeitsablauf beeinflussen.
* **Asynchrone Workflows** laufen zeitlich unabhängig im Hintergrund und eignen sich z. B. für automatisierte Prüfungen oder Benachrichtigungen.
  {% endhint %}

Wie Du den passenden **Workflow-Auslöser** auswählst, erfährst Du auf der **Seite** “[**Workflow anlegen**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/system/workflows/workflows-erstellen)“.

### Synchrone Workflows <a href="#synchrone-workflows" id="synchrone-workflows"></a>

Ein **synchroner Workflow** wird direkt im Rahmen einer Benutzeraktion ausgeführt – z. B. beim **Speichern eines Datensatzes**. Der Datensatz wird in diesem Fall **erst gespeichert**, wenn der gesamte Workflow vollständig durchgelaufen ist.

Während der Ausführung kann es zu kurzen **Wartezeiten** kommen. Der aktive Workflow wird durch eine **Hinweismeldung** im System angezeigt, und die Änderungen, die durch den Workflow vorgenommen werden, erscheinen **sofort** im geöffneten Datensatz.

Verwende synchrone Workflows überall dort, wo Daten **unmittelbar** geprüft oder Folgeprozesse **im gleichen Dialog** gestartet werden sollen.

**Merksatz:** Synchron = “**blockierend**” – der Workflow wird **innerhalb der Benutzeraktion** ausgeführt und hält den Vorgang an, bis diese abgeschlossen ist.

<details>

<summary><mark style="color:$primary;"><strong>Beispiel:</strong></mark> Synchronen Workflow</summary>

Ein Anwendungsfall für einen **synchronen Workflow** ist die **automatische Prüfung und Erstellung eines Deals** beim Speichern eines Angebots.

Dabei läuft der Workflow wie folgt ab:

* **Existiert bereits einen Deal**, wird das Angebot wie gewohnt gespeichert.
* **Existiert keinen Deal**, legt der Workflow automatisch einen neuen Deal an, bevor der Speichervorgang abgeschlossen wird.

Da es sich um einen **synchronen Workflow** handelt, wird das Angebot **erst gespeichert**, wenn die Prüfung abgeschlossen und ggf. der neue Deal erstellt wurde. Der Benutzer kann erst dann **mit der Arbeit fortfahren**, wenn der gesamte Workflow erfolgreich **beendet** ist.

</details>

Ein Workflow wird **synchron** ausgeführt, wenn er mit einem der folgenden **Auslöser** angelegt wird:

* Vor dem Speichern von:
  * Adressen
  * Aktivitäten
  * Aufgaben
  * Deals
  * Projekten
  * Preise (unter Adressen/Verkaufspreise und Einstellungen/Adressen/Preise)
* Bei Synchronisierung von Belegen

### Asynchrone Workflows

Ein **asynchroner Workflow** wird **nicht sofort** im Rahmen einer Benutzeraktion ausgeführt, sondern **nachgelagert**. Erst wenn die ursprüngliche Aktion abgeschlossen ist, startet der Workflow im **Hintergrund** – während der Benutzer bereits weiterarbeiten kann.

Im Gegensatz zu synchronen Workflows entstehen hier **keine Wartezeiten**. Änderungen, die durch den Workflow vorgenommen werden, sind daher erst **nach dessen Abschluss** sichtbar. Falls gewünscht, kann der Benutzer über eine **im Skript** definierte **Hinweismeldung** informiert werden.

Verwende asynchrone Workflows für **ressourcenintensive**, **zeitaufwändige** oder **optionale Aufgaben**, um den Arbeitsfluss nicht zu unterbrechen.

**Merksatz:** Asynchron = “**hintergründig**” – die Benutzeraktion ist sofort abgeschlossen, der Workflow übernimmt den Rest im Nachgang.

<details>

<summary><mark style="color:$primary;"><strong>Beispiel:</strong></mark> Asynchronen Workflow</summary>

Ein Anwendungsfall für einen **asynchronen Workflow** ist die automatische Erstellung eines Deals beim Speichern eines Angebots – unabhängig davon, ob bereits ein Deal zum Angebot existiert.

Der Ablauf sieht wie folgt aus:

* Das Angebot wird **sofort gespeichert**, ohne Verzögerung für den Benutzer.
* Im Anschluss wird im **Hintergrund** ein Workflow gestartet, der automatisch einen neuen Deal anlegt.
* Der Benutzer kann währenddessen **direkt weiterarbeiten**.
* Optional informiert eine **Hinweismeldung**, die im Workflow integriert ist, über die erfolgreiche Erstellung des Deals.

</details>

Ein Workflow wird **asynchron** ausgeführt, wenn er mit einem der folgenden **Auslöser** angelegt wird:

* Nach dem Speichern von:
  * Adressen
  * Aktivitäten
  * Aufgaben
  * Belegen
  * Deals
  * Projekten
  * Preise (unter Adressen/Verkaufspreise und Einstellungen/Adressen/Preise)
* Bei Beginn der Bearbeitung von Belegen
* Bei Erstellung von Belegen
* Vor dem Speichern von Belegen
* Übernahme von Belegen
* Dokumentreferenz nach Änderung (z. B. bei der Verknüpfung eines Belegs mit einer Aufgabe)
* Dateianalyse abgeschlossen

### Wann sollte ich welchen Workflow-Typ auswählen?

<table><thead><tr><th width="514">Entscheidungskriterien</th><th width="111" align="center">Synchron</th><th width="120" align="center">Asynchron</th></tr></thead><tbody><tr><td>Benutzerrückmeldung muss sofort sein? (z. B. Validierung, Pflichtfeldprüfung)</td><td align="center">✅</td><td align="center">❎</td></tr><tr><td>Längere Hintergrundlogik (z. B. Angebotsprüfung durch mehrere Regeln)</td><td align="center">❎</td><td align="center">✅</td></tr><tr><td>Direkter Datenzugriff anderer Prozesse nötig? (z. B. Folgeereignis im selben Fenster)</td><td align="center">✅</td><td align="center">❎</td></tr><tr><td>Performance wichtig, Benutzer soll ohne Unterbrechung weiterarbeiten können?</td><td align="center">❎</td><td align="center">✅</td></tr></tbody></table>

{% hint style="info" icon="chart-bullet" %}

#### Im direkten Vergleich:

**Synchron:** Workflow läuft **innerhalb** der Aktion -> Kurze Wartezeit, sofortige Ergebnisse

**Asynchron:** Workflow läuft **nach** der Aktion **im Hintergrund** -> Keine Wartezeit, Ergebnis erscheint später
{% endhint %}


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```
GET https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/system/workflows.md?ask=<question>
```

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The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

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