Workflows

Einstieg in Workflows, Einsatzbereiche und Unterschiede zwischen synchronen und asynchronen Workflows.

Im Menüpunkt Workflows kannst Du eigene, individuell angepasste Abläufe definieren. Diese benutzerdefinierten Workflows ermöglichen es Dir, Prozesse zu automatisieren, die von den Standardabläufen in VARIO Cloud abweichen. So kannst Du das System optimal an die Anforderungen und Arbeitsweise Deines Unternehmens anpassen und Deine Arbeit mit der VARIO Cloud noch effizienter gestalten.

Komplexe Geschäftslogik mit Scripting erweitern

Für das Erstellen und Bearbeiten von individuellen und komplexen Workflows sind Kenntnisse in der Programmiersprache JavaScript erforderlich. Die Workflows greifen direkt in die Abläufe von VARIO Cloud ein – fehlerhafte Workflows können daher zu unerwünschtem Verhalten oder Störungen im System führen. Prüfe Deine Workflows daher sorgfältig, bevor Du sie aktivierst.

Mithilfe der integrierten Protokolle und Logs zu den Workflows lassen sich solche Fehler zwar nachvollziehen, dennoch ist technisches Verständnis erforderlich, um sie gezielt zu beheben.

Erfahre in unserer Scripting-Dokumentation, wie man komplexe Geschäftslogik mit Scripting erweitern kann.

Hier ein ein kurzen Überblick über die Workflows:

Hier die Vorteile von Workflows für Dein Unternehmen im Überblick:

• Zeitersparnis: Automatisierung von Routinetätigkeiten reduziert manuellen Aufwand.
• Fehlerreduktion: Standardisierte Abläufe minimieren Eingabefehler.
• Compliance: Geschäftsregeln werden automatisch eingehalten.
• Skalierbarkeit: Prozesse wachsen flexibel mit dem Unternehmen mit.
• Intuitive Bedienung: Workflows werden grafisch erstellt statt mit komplexe Programmierung.
• Nahtlose Integration: Direkt in VARIO Cloud eingebunden, keine externen Workflow-Tools erforderlich.
• Echtzeit-Debugging: Fehler werden präzise angezeigt und lassen sich sofort analysieren und beheben.
• Individuelle Abläufe: Workflows lassen sich exakt auf eigene Prozesse zuschneiden – keine starren Standardlösungen.

Einmal eingerichtet, laufen die meisten Workflow-Abläufe unauffällig im Hintergrund. Dadurch fügen sie sich nahtlos in bestehende Abläufe ein und sind im täglichen Einsatz kaum von systemseitigen Prozessen zu unterscheiden.

Über “+ Workflow” kannst Du einen neuen Workflow anlegen. Bestehende Workflows lassen sich über das Aktionsmenü auch als JSON-Datei importieren.

Synchrone und Asynchrone Workflows

Bevor Du Deinen ersten Workflow erstellst, ist es wichtig, den Unterschied zwischen den beiden verfügbaren Varianten zu kennen: synchrone und asynchrone Workflows.

Welche Variante verwendet wird, hängt vom Workflow-Auslöser ab, den Du beim Anlegen des Workflows festlegst. Je nach Variante stehen Dir unterschiedliche Workflow-Elemente zur Verfügung.

Zusammengefasst:

• Synchrone Workflows werden direkt im Kontext einer Benutzeraktion ausgeführt (z. B. beim Synchronisieren eines Belegs) und können den weiteren Arbeitsablauf beeinflussen.
• Asynchrone Workflows laufen zeitlich unabhängig im Hintergrund und eignen sich z. B. für automatisierte Prüfungen oder Benachrichtigungen.

Wie Du den passenden Workflow-Auslöser auswählst, erfährst Du auf der Seite “Workflow anlegen“.

Synchrone Workflows

Ein synchroner Workflow wird direkt im Rahmen einer Benutzeraktion ausgeführt – z. B. beim Speichern eines Datensatzes. Der Datensatz wird in diesem Fall erst gespeichert, wenn der gesamte Workflow vollständig durchgelaufen ist.

Während der Ausführung kann es zu kurzen Wartezeiten kommen. Der aktive Workflow wird durch eine Hinweismeldung im System angezeigt, und die Änderungen, die durch den Workflow vorgenommen werden, erscheinen sofort im geöffneten Datensatz.

Verwende synchrone Workflows überall dort, wo Daten unmittelbar geprüft oder Folgeprozesse im gleichen Dialog gestartet werden sollen.

Merksatz: Synchron = “blockierend” – der Workflow wird innerhalb der Benutzeraktion ausgeführt und hält den Vorgang an, bis diese abgeschlossen ist.

Beispiel: Synchroner Workflow

Ein Anwendungsfall für einen synchronen Workflow ist die automatische Prüfung und Erstellung eines Deals beim Speichern eines Angebots.

Dabei läuft der Workflow wie folgt ab:

• Existiert bereits einen Deal, wird das Angebot wie gewohnt gespeichert.
• Existiert keinen Deal, legt der Workflow automatisch einen neuen Deal an, bevor der Speichervorgang abgeschlossen wird.

Da es sich um einen synchronen Workflow handelt, wird das Angebot erst gespeichert, wenn die Prüfung abgeschlossen und ggf. der neue Deal erstellt wurde. Der Benutzer kann erst dann mit der Arbeit fortfahren, wenn der gesamte Workflow erfolgreich beendet ist.

Ein Workflow wird synchron ausgeführt, wenn er mit einem der folgenden Auslöser angelegt wird:

• Vor dem Speichern von:

  • Adressen
  • Aktivitäten
  • Aufgaben
  • Deals
  • Projekten
  • Preise (unter Adressen/Verkaufspreise und Einstellungen/Adressen/Preise)
• Bei Synchronisierung von Belegen

Asynchrone Workflows

Ein asynchroner Workflow wird nicht sofort im Rahmen einer Benutzeraktion ausgeführt, sondern nachgelagert. Erst wenn die ursprüngliche Aktion abgeschlossen ist, startet der Workflow im Hintergrund – während der Benutzer bereits weiterarbeiten kann.

Im Gegensatz zu synchronen Workflows entstehen hier keine Wartezeiten. Änderungen, die durch den Workflow vorgenommen werden, sind daher erst nach dessen Abschluss sichtbar. Falls gewünscht, kann der Benutzer über eine im Skript definierte Hinweismeldung informiert werden.

Verwende asynchrone Workflows für ressourcenintensive, zeitaufwändige oder optionale Aufgaben, um den Arbeitsfluss nicht zu unterbrechen.

Merksatz: Asynchron = “hintergründig” – die Benutzeraktion ist sofort abgeschlossen, der Workflow übernimmt den Rest im Nachgang.

Beispiel: Asynchroner Workflow

Ein Anwendungsfall für einen asynchronen Workflow ist die automatische Erstellung eines Deals beim Speichern eines Angebots – unabhängig davon, ob bereits ein Deal zum Angebot existiert.

Der Ablauf sieht wie folgt aus:

• Das Angebot wird sofort gespeichert, ohne Verzögerung für den Benutzer.
• Im Anschluss wird im Hintergrund ein Workflow gestartet, der automatisch einen neuen Deal anlegt.
• Der Benutzer kann währenddessen direkt weiterarbeiten.
• Optional informiert eine Hinweismeldung, die im Workflow integriert ist, über die erfolgreiche Erstellung des Deals.

Ein Workflow wird asynchron ausgeführt, wenn er mit einem der folgenden Auslöser angelegt wird:

• Nach dem Speichern von:

  • Adressen
  • Aktivitäten
  • Aufgaben
  • Belegen
  • Deals
  • Projekten
  • Preise (unter Adressen/Verkaufspreise und Einstellungen/Adressen/Preise)
• Bei Beginn der Bearbeitung von Belegen
• Bei Erstellung von Belegen
• Vor dem Speichern von Belegen
• Übernahme von Belegen
• Dokumentreferenz nach Änderung (z. B. bei der Verknüpfung eines Belegs mit einer Aufgabe)
• Dateianalyse abgeschlossen

Wann sollte ich welchen Workflow-Typ auswählen?

Entscheidungskriterien	Synchron	Asynchron
Benutzerrückmeldung muss sofort sein? (z. B. Validierung, Pflichtfeldprüfung)	✅	❎
Längere Hintergrundlogik (z. B. Angebotsprüfung durch mehrere Regeln)	❎	✅
Direkter Datenzugriff anderer Prozesse nötig? (z. B. Folgeereignis im selben Fenster)	✅	❎
Performance wichtig, Benutzer soll ohne Unterbrechung weiterarbeiten können?	❎	✅

Im direkten Vergleich:

Synchron: Workflow läuft innerhalb der Aktion -> Kurze Wartezeit, sofortige Ergebnisse

Asynchron: Workflow läuft nach der Aktion im Hintergrund -> Keine Wartezeit, Ergebnis erscheint später