Stapel-Verarbeitung
Mehrere Datensätze per Import oder Skript gesammelt verarbeiten und automatisiert anpassen.
In jedem Bereich in VARIO kannst Du über das Stapel-Verarbeitungs-Symbol 
oberhalb der C-Unit eine Stapel-Verarbeitung für den Bereich starten. Die Stapel-Verarbeitung kann nicht nur für Datensätze wie Artikel, Adressen oder Belege durchgeführt werden, sondern auch für Datensätze, die unter den Einstellungen oder System hinterlegt sind, wie z. B. Belegarten, Aufgabentypen und Workflows.
Dabei stehen Dir die vier Optionen zur Verfügung:
Vordefinierte Stapel-Aktionen: Du kannst für die in der C-Unit selektierten Datensätze eine Stapel-Verarbeitung anhand eines der Vorgabe-Skripte durchführen, die im Menüpunkt System/Skripte verwaltet werden.
Individuelle Stapel-Aktion: Du kannst für die in der C-Unit selektierten Datensätze eine Stapel-Verarbeitung mithilfe eines Skripts, das auf JavaScript basiert, durchführen.
Import-Verarbeitung: Du kannst für die in der C-Unit selektierten Datensätze eine Stapel-Verarbeitung anhand von selbst definierter Quell- und Zielspalten durchführen.
Export-Verarbeitung: Du kannst die in der C-Unit selektierten Datensätze anhand der eingestellten Parameter als CSV-, JSON- oder XML-Datei exportieren.
In den folgenden Abschnitten gehen wir die einzelnen Stapel-Verarbeitungen Schritt-für-Schritt durch. Der Ablauf basiert dabei auf dem Ablauf eines Datenimports, mit Abweichungen je nach Art der Verarbeitung. Aus dem Grund findest Du genauere Informationen zu den einzelnen Schritten auf der Seite "Manuelle Datenimporte".
Datensätze vor der Verarbeitung selektieren!
Die Datensätze, die geändert werden sollen, müssen vor einer Stapel-Verarbeitung selektiert werden. Werden sie nicht selektiert, wirken sich die Änderungen der Stapel-Verarbeitung auf alle im Bereich hinterlegten Datensätze aus!
Weitere Informationen dazu findest Du im nächsten Abschnitt.
Vorbereitung: Datensätze selektieren
Da die Stapel-Verarbeitung anhand der in der C-Unit aufgelisteten Datensätzen durchgeführt wird, müssen diese zuerst durch eine Selektion gefiltert werden. Genauere Informationen zu C-Units und Selektionen findest Du auf der Handbuchseite "Konfigurierbare Tabellen (C-Units)".
Um eine Selektion zu erstellen, gehe folgendermaßen vor:
Selektion öffnen
Um eine Selektion für den Bereich zu erstellen, klicke links im grünen Tabellenkopf auf das Zahnrad-Icon.
Bezeichnung eintragen
Gib im Feld "Bezeichnung" eine Bezeichnung für die Selektion ein.
Selektion konfigurieren
Nutze die verschiedenen Reiter in der Selektion, um die Datensätze anhand verschiedener Parameter zu konfigurieren. Im Reiter "Filter" kannst Du über das Pluszeichen mehrere Filter anlegen, anhand derer Du die Datensätze selektieren kannst.
Genauere Informationen zur Konfiguration von Selektionen findest Du auf unserer Handbuchseite "Selektionen konfigurieren".
Selektion speichern
Verwende die Buttons "Speichern" und "Speichern und anwenden" unten rechts, um die Selektion zu speichern. Mit dem Button "Speichern" kann die Selektion zwischengespeichert werden, während mit dem Button "Speichern und anwenden" das Fenster nach dem Speichern direkt geschlossen wird.
Vordefinierte Stapel-Aktionen
Bei einer vordefinierten Stapel-Aktion kannst Du für die in der C-Unit selektierten Datensätze eine Stapel-Verarbeitung anhand eines der Skripte durchführen, die im Menüpunkt System/Skripte hinterlegt sind.
Um eine vordefinierte Stapel-Aktion durchzuführen, gehe folgendermaßen vor:
Vordefinierte Stapel-Aktion anlegen
Wähle über das Stapel-Verarbeitungs-Symbol 
rechts oberhalb der C-Unit die Option "vordefinierte Stapel-Aktion" aus, um eine Stapel-Verarbeitung für die selektierten Datensätze anzulegen.
Skript auswählen
Wähle eines der aufgelisteten Skripte aus. Hier werden alle Skripte aus dem Menüpunkt System/Skripte aufgelistet, die der Domäne "Import/Stapelverarbeitung" zugeordnet sind.
Selektierte Datensätze einsehen
Nach dem Anlegen der Verarbeitung sind die selektierten Datensätze anhand der Quellspalten zu sehen.
Klicke auf den Schritt "Skript", um mit der Verarbeitung fortzufahren.
Skript überprüfen & ggf. anpassen
Im Schritt "Skript" kannst Du das ausgewählte Skript einsehen. Über das Drop-Down-Feld "Skript-Verarbeitung" kannst Du das Skript aufklappen und bearbeiten.
Sind für das Skript Parameter hinterlegt, kannst Du diese im unteren Bereich ausfüllen und speichern.
Über das Disketten-Icon 
in der oberen Leiste des Skript-Editors kannst Du Änderungen am Skript speichern.
Gespeicherte Änderungen innerhalb der Skript-Verarbeitung wirken sich nur auf die geöffnete Verarbeitung aus, nicht auf das unter System/Skripte hinterlegte Skript.
Klicke auf "Weiter" oder auf den Schritt "Validierung", um mit der Skriptverarbeitung fortzufahren.
Verarbeitung validieren
Wechsle in den Schritt "Validierung" und klicke auf den Button "Validierung starten", um zu überprüfen, ob die Datensätze problemlos verarbeitet werden können.
Vordefinierte Stapel-Aktion abschließen
Nach erfolgreicher Validierung klicke unten rechts auf "Daten verarbeiten", um die Anpassungen durchzuführen.
Nachdem alle Datensätze bearbeitet wurden, erreicht die Verarbeitung den Schritt "Abgeschlossen". Nach Abschluss der Verarbeitung können die durchgeführten Schritte eingesehen, aber nicht weiter bearbeitet werden.
Individuelle Stapel-Aktion
Bei einer individuellen Stapel-Aktion kannst Du für die in der C-Unit selektierten Datensätzen eine Stapel-Verarbeitung anhand eines Skripts durchführen.
Um eine individuelle Stapel-Aktion durchzuführen, gehe folgendermaßen vor:
Individuelle Stapel-Aktion anlegen
Wähle über das Stapel-Verarbeitungs-Symbol rechts oberhalb der C-Unit die Option "individuelle Stapel-Aktion" aus, um eine Stapel-Verarbeitung für die selektierten Datensätze anzulegen.
Selektierte Datensätze einsehen
Nach dem Anlegen der Verarbeitung sind die selektierten Datensätze anhand der Quellspalten zu sehen.
Klicke auf den Schritt "Skript", um mit der Verarbeitung fortzufahren.
Skript bearbeiten
Im Schritt "Skript" kannst Du das Skript für die Verarbeitung verfassen, anhand dessen die Datensätze verarbeitet werden.
Im Feld "Skript-Modul" kannst Du alternativ eines der im Menüpunkt "Skripte" hinterlegten Skripte auswählen. Diese kannst Du für die geöffnete Verarbeitung individuell anpassen.
Im unteren Bereich kannst Du über das Pluszeichen rechts Parameter hinzufügen, die im Skript mitverwendet werden können.
Nachdem Du das Skript fertig erstellt hast, klicke auf "Weiter" oder auf den Schritt "Validierung", um mit der Skriptverarbeitung fortzufahren.
Verarbeitung validieren
Im Schritt "Validierung" klicke auf den Button "Validierung starten", um zu überprüfen, ob die Datensätze problemlos verarbeitet werden können.
Individuelle Stapel-Aktion abschließen
Klicke unten rechts auf "Daten verarbeiten", um die Anpassungen durchzuführen.
Nachdem alle Datensätze bearbeitet wurden, erreicht die Verarbeitung den Schritt "Abgeschlossen". Nach Abschluss der Verarbeitung können die durchgeführten Schritte eingesehen, aber nicht weiter bearbeitet werden.
Import-Verarbeitung
Mit der Import-Verarbeitung kannst Du durch das Hinzufügen von Spalten Änderung an allen im geöffneten Bereich selektierten Datensätze durchführen.
In den folgenden Abschnitten stellen wir Dir Schritt für Schritt dar, wie Du eine Import-Verarbeitung durchführen kannst.
Datensätze vor der Verarbeitung selektieren!
Die Datensätze, die geändert werden sollen, müssen vor einer Stapel-Verarbeitung selektiert werden. Werden sie nicht selektiert, wirken sich die Änderungen der Stapel-Verarbeitung auf alle im Bereich hinterlegten Datensätze aus!
Weitere Informationen dazu findest Du im nächsten Abschnitt.
1. Import-Verarbeitung anlegen
Um die Import-Verarbeitung, z. B. im Menüpunkt "Artikel", durchzuführen, gehe wie folgt vor:
Import-Verarbeitung anlegen
Klicke im gewünschten Bereich auf das Stapel-Verarbeitungs-Symbol rechts über dem Tabellenkopf und wähle die Option "Import-Verarbeitung" aus.
Bereich auswählen
Wähle den entsprechenden Bereich aus – in unserem Beispiel den Bereich "Artikel".
Import-Verarbeitung anlegen
Nach dem erfolgreichen Anlegen wird Dir die Import-Verarbeitung mit den entsprechenden Schritten angezeigt.
Wie Du die Schritte der Import-Verarbeitung einzeln durchführen kannst, zeigen wir Dir im folgenden Abschnitt.
2. Import-Verarbeitung durchführen
Die Import-Verarbeitung gliedert sich, wie der manuelle Datenimport im Menüpunkt "System/Import", in vier Schritte. Im Folgenden zeigen wir Dir die Funktionen der einzelnen Schritte.
Schritt Zielspalten statt Quellspalten
Beim Anlegen der Import-Verarbeitung wird diese direkt im Schritt "Zielspalten" mit der bereits zugeordneten Spalte ID geöffnet. Falls erforderlich, kannst Du jedoch zum Schritt "Quellspalten" zurückkehren, um zusätzliche Spalten zuzuordnen.
Quellspalten zuordnen
Im Schritt "Quellspalten" kannst Du die selektierten Spalten Feldern zuordnen.
Standardmäßig wird die Spalte mit den Artikeln-IDs beim Anlegen der Import-Verarbeitung automatisch zugeordnet.
Weitere Spalten kannst Du durch einen Klick auf die Spaltenköpfe zuordnen. Genauere Informationen zur Spaltenzuordnung findest Du hier.
Anhand der zugeordneten Spalten werden die vorgenommenen Änderungen den selektierten Datensätze zugeordnet. Diese sind dann im Schritt "Zielspalten" zu sehen.
Klicke auf "Weiter" oder auf den Schritt "Zielspalten", um mit der Verarbeitung fortzufahren.
Zielspalten konfigurieren
Im Schritt "Zielspalten" sind die Spalten zu sehen, die den Quellspalten zugeordnet wurden. Standardmäßig wird die Spalte "Id" angezeigt. Anhand dieser kannst Du die selektierten Datensätze einsehen.
Über das Feld "Nach Spalten suchen" kannst Du weitere Spalten hinzufügen, über die die gewünschten Änderungen konfiguriert werden können.
Nach dem Auswählen einer Spalte öffnet sich ein Pop-Up-Fenster, in dem Du den Eintrag der neuen Spalte bearbeiten kannst. Dieser wird dann für alle Datensätze übernommen.
Weitere Informationen zur Spaltenkonfiguration und den einzelnen Operationen findest Du hier.
Beispiel: neuen Tag hinzufügen
In diesem Beispiel kannst Du festlegen, dass allen selektierten Datensätzen ein neuer Tag hinzugefügt wird.
Füge die Spalte "Bezeichnung" aus dem Objekt "Tags" hinzu.
Wähle im Feld "Typ" die Operation "Fester Wert" aus und gib im Feld "Wert" die Bezeichnung des gewünschten Tags ein. Speichere anschließend die Konfiguration.
Die angegebene Tagbezeichnung wird als neuer Wert in eine neue Spalte zu allen Datensätzen hinzugefügt.
Für jede weitere Änderung, die an den Datensätzen vorgenommen werden soll, kannst Du eine weitere Spalte hinzufügen. Diese kann dann jeweils in der Zielspalten Konfiguration angepasst werden.
Nachdem alle Anpassungen hinzugefügt wurden, klicke auf "Weiter" oder auf den Schritt "Validierung", um auf diesen zu wechseln.
Änderungen validieren
In der Validierung kannst Du prüfen, ob die Änderungen für alle Datensätze problemlos durchgeführt werden können.
Klicke auf "Validierung starten", um die Validierung durchzuführen. Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster, in dem Du angeben kannst, ob alle Datensätze oder nur bestimmte Datensätze überprüft werden sollen.
Nach der Validierung werden Dir alle Datensätze mit dem entsprechenden Status angezeigt, ob diese korrekt verarbeitet werden können oder nicht. Wird ein Datensatz als fehlerhaft angegeben, wird der Grund des Fehlers ebenfalls angezeigt.
Weitere Informationen zur Validierung findest Du hier.
Export-Verarbeitung
Mit der Export-Verarbeitung kannst Du die in der C-Unit selektierten Datensätze als CSV-, JSON- oder XML-Datei exportieren. Über die vorgegebenen Parameter kannst Du das Format der zu exportierenden Datei definieren. Da diese etwas umfangreicher sind, gehen wir sie in einem eigenen Abschnitt einzeln darauf ein.
Um eine XLSX-Datei mit den Datensätze aus der C-Unit zu erstellen, kanns Du diese über das Export-Icon rechts neben dem Stapel-Verarbeitungs-Icon exportieren. Weitere Informationen dazu findest Du hier.
1. Export-Verarbeitung anlegen
Um eine Export-Verarbeitung anzulegen, gehe folgendermaßen vor:
Export-Verarbeitung anlegen
Wähle über das Stapel-Verarbeitungs-Symbol rechts oberhalb der C-Unit die Option "Export-Verarbeitung" aus, um einen Export mit den selektierten Datensätzen zu starten.
Datei-Format auswählen
Wähle im Pop-Up-Fenster das Dateiformat der zu exportierenden Datei aus. In unserem Beispiel wählen wir das Format "XML" aus.
Export-Einstellungen anlegen
Im neuen Pop-Up-Fenster kannst Du neben der Bezeichnung der Datei verschiedene Parameter festlegen, anhand derer die Datei erstellt wird. Genauere Informationen zu den einzelnen Parameter findest Du im nächsten Abschnitt.
Nachdem alle Parameter eingestellt wurden, kannst Du auf "Anlegen" klicken, um die Export-Verarbeitung zu erstellen. Im Abschnitt "Export durchführen" erklären wir Dir Schritt für Schritt, wie Du die Spalten der Zieldatei konfigurieren kannst.
Die Export-Einstellungen kannst Du auch nachträglich innerhalb der Spaltenzuordnung anpassen 😉.
2. Parameter einstellen
Beim Anlegen einer Export-Verarbeitung stehen Dir verschiedene Parameter zur Verfügung, mit denen Du festlegen kannst, wie die Zieldatei formatiert werden soll.
Hier einen Überblick über die einzelnen Parameter und deren Verwendung:
Zeichensatz
Wähle eine der Zeichenkodierungen aus, anhand dessen die Daten dargestellt werden sollen. Zur Auswahl stehen ASCII, LATIN 1, UTF-8 und UTF-8 BOM. Die Zeichenkodierungsstandards eignen sich jeweils für verschiedene Anwendunsfälle.
Parameter für das Dateiformat CSV
Kopfzeile schreiben
Lege fest, ob die Datei eine Kopfzeile mit den zugeordneten Spalten enthalten soll.
Zeilenumbruch
Wähle das Format für die Zeilenumbrüche in der Exportdatei. Es stehen Dir die Optionen CR (\r), CR_LF (\r\n) und LF (\n) zur Auswahl.
Anführungszeichen & Trennzeichen
Trage die Zeichen ein, welche in der Zieldatei als Anführungszeichen und Trennzeichen verwendet werden sollen.
Dabei werden Anführungszeichen für die Abgrenzung von Satzzeichen verwendet während das Trennzeichen für die Trennung der einzelne Daten eingesetzt wird.
CSV-Spalten hinzufügen
Gib die Bezeichnungen für die Spalten der Zieldatei ein. Durch das Bestätigen eines Eintrags mit Enter wird jeweils ein neues Feld eingeblendet in dem die nächste Spaltenbezeichnung eingetragen werden kann.
Wird ein Eintrag nicht mit Enter bestätigt, wird er nicht gespeichert!
Die eingetragenen Spalten können im nächsten Schritt den Spalten der C-Unit zugeordnet werden.
Parameter für das Dateiformat JSON
Leserlich formatieren
Ist diese Option aktiviert, wird die JSON-Datei übersichtlich formatiert dargestellt.
Zeilenumbruch
Wähle das Format für die Zeilenumbrüche in der Exportdatei. Es stehen Dir die Optionen CR (\r), CR_LF (\r\n) und LF (\n) zur Auswahl.
JSON-Zielknoten - Name
Gib den Namen der einzelnen Zielknoten für die JSON-Datei ein. Die Zielknoten können im nächsten Schritt den Spalten der C-Unit zugeordnet werden.
Über das Pluszeichen kannst Du weitere Zielknote hinzufügen.
JSON-Zielknoten - Typ
Wähle den Typ des Inhalts für den jeweiligen Zielknoten aus. Z. B. kannst Du für das Erstellungsdatum den Typ "Datum" auswählen, während sich für den Verkaufspreis der Typ "Zahl" eignet.
Datensätze müssen dem ausgewählten Typ entsprechen
Achte darauf, dass alle Daten, die dem Knoten zugeordnet werden sollen, dem gewählten Typ entsprechen. Wenn ein Zielknoten z. B. den Typ "Zahl" hat, dürfen die zugeordneten Werte, z. B. Artikelnummern, nur aus Zahlen bestehen.
Mit dem Typ "Objekt" kannst Du Unterknoten innerhalb eines Knoten hinzufügen. Das eignet sich zum Beispiel für den Export von Kundeninformationen und Lieferanteninformationen zu Adressen.
Dabei können die einzelnen Angaben zur Adresse als Kunde bzw. Lieferant als Unterknoten konfiguriert werden.
JSON-Zielknoten - Liste
Der Toggle "Liste" kann für Zielknoten aktiviert werden, die für Datentypen bestimmt sind, die mehrere Werte enthalten können, z. B. Tags. Damit kannst Du festlegen, dass alle vorhandenen Werte dieses Datentyps innerhalb des Knotens aufgelistet werden.
In Verbindung mit dem Typ "Objekt" der Zielknoten kannst Du auch mehrere unterschiedliche Datentypen anhand von Unterknoten innerhalb eines Knotens auflisten lassen.
Parameter für das Dateiformat XML
XML-Deklaration
Lege fest, ob die XML-Datei eine XML-Deklaration enthalten soll. Diese ist optional, wird aber empfohlen, da sie Angaben wie XML-Version und Zeichenkodierung enthält.
Beispiel: <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
Leserlich formatieren
Ist diese Option aktiviert, wird die XML-Datei übersichtlich formatiert dargestellt.
Knoten - Name
Gib die gewünschte Bezeichnung für die Knoten der Zieldatei an. Dabei kannst Du einen Hauptknoten definieren, z. B. Artikel, der mehrere Unterknoten enthält, z. B. Art.-Bezeichnung oder Art.-Nummer. Die Unterknoten können im nächsten Schritt den Spalten aus der C-Unit zugeordnet werden.
Alternativ kannst Du auch einen Hauptknoten ohne Unterknoten definieren und ihn einer einzelnen Spalte zuordnen.
Über den Button "+Knoten" kannst Du die einzelne Unterknoten hinzufügen, die ebenfalls weitere Unterknoten enthalten können.
Knoten - Neues Attribut
Füge über das Pluszeichen ein oder mehrere Attribute zu den einzelnen Knoten hinzu. Durch das Bestätigen eines Eintrags mit Enter wird jeweils ein neues Feld eingeblendet, in das ein weiteres Attribut eingetragen werden kann.
Wird der Eintrag nicht mit Enter bestätigt, wird dieser nicht gespeichert!
3. Spalten zuordnen
Nachdem Du den Export mit den gewünschten Parameter angelegt hast, kannst Du die konfigurierten Zielspalten aus den Parametern den Spalten der selektierten Datensätzen zuordnen, um den Export anschließend durchzuführen. Wie Du dabei vorgehen kannst, zeigen wird Dir anhand eines Beispiels mit einem JSON-Export:
Quellspalten zuordnen
Nach dem Anlegen der Export-Verarbeitung werden Dir die selektierten Datensätze im Schritt "Quellspalten" aufgelistet.
Klicke auf einen der Spaltenköpfe, um die jeweilige Spalte zuzuordnen. Die Spaltenköpfe sind dabei mit den originalen Feldbezeichnungen versehen.
Anschließend werden Dir die in den Export-Einstellungen konfigurierten Zielspalten angezeigt. Wähle für alle benötigten Spalten die entsprechende Zielspalte aus. Dabei müssen nicht alle selektierten Spalten zugeordnet werden.
Alternativ kannst Du nicht zugeordnete Zielspalten im nächsten Schritt mit manuellen Werten hinzufügen.
Über den Button "Export-Einstellungen" kannst Du die Spalten für die Exportdatei nachträglich anpassen.
Bei Zielknoten mit dem Typ "Objekt" stehen die darin enthaltene Unterknoten für die Zuordnung zur Auswahl.
Nachdem die gewünschten Spalten zugeordnet wurden, kannst Du unten rechts auf "Weiter" klicken, um zum nächsten Schritt fortzufahren.
Zielspalten nach Bedarf konfigurieren
Im Schritt "Zielspalten" kannst Du die Inhalte der einzelnen Spalte auch individuell konfigurieren.
Mit einem Klick auf einen der Spaltenköpfe kannst Du die Zielspalten Konfiguration öffnen. Dort stehen Dir über verschiedene Operationen mehrere Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung.
Genauere Informationen zu diesen findest Du im Abschnitt "Zielspalten Konfiguration" auf unserer Handbuchseite zum manuellen Datenimport.
Zielspalten die nicht über die Quellspalten zugeordnet wurden, können über das Feld "Nach Spalten suchen" ausgewählt und mit manuellen Werten ausgefüllt werden. Bereits zugeordnete Spalten werden dabei als angehakt angezeigt.
Diese Funktion kannst Du verwenden, um Werte zu ergänzen, die in VARIO Cloud nicht vorhanden sind, oder um abweichende Werte für alle Datensätze zu exportieren. Ein Beispiel ist das Hinzufügen von abweichenden Tags zu den in der VARIO zugeordneten Tags.
In der Zielspalten Konfiguration kannst Du den Wert der neuen Spalte frei konfigurieren. Mit der Operation "Fester Wert" kannst Du beispielsweise einen bestimmten Wert eingeben, der zu allen Datensätzen hinzugefügt wird.
Export abschließen
Um die Datensätze anschließend zu exportieren, klicke unten auf "Weiter".
Nach dem Export wird die Verarbeitung auf den Status "Abgeschlossen" gesetzt und Dir werden die erfolgreich exportierten Datensätze aufgelistet.
Die exportierte Datei findest Du anschließend im Menüpunkt "DMS" unter "CRM/DMS". Dort kannst Du die Datei über das Export-Icon ganz rechts in der Tabelle herunterladen.
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