Manuelle Datenimporte

Schritt-für-Schritt-Anleitung für den manuellen Import von CSV- und Excel-Dateien in VARIO Cloud.

Hier kannst Du externe Datensätze aus einer CSV- oder Excel-Datei manuell Schritt für Schritt in die VARIO Cloud importieren.

Auch die Vorgabedaten-Importe, also der von VARIO bereitgestellten Daten wie Aufgabentypen, -status und -prioritäten, können im Reiter “Manuelle Datenimporte” eingesehen und nachgeprüft werden. Weitere Informationen zu den Vorgabendaten findest Du hier.

Importvorgang im Überblick

Ein Importvorgang in VARIO Cloud besteht grundsätzlich aus fünf Schritten:

1. Datei hochladen: Jeder Importvorgang beginnt mit dem Hochladen einer Quelldatei (CSV oder Excel). Diese Datei dient als Grundlage für den Datenimport.

2. Quellspalten: In diesem Schritt wird analysiert, welche Spalten in der Quelldatei vorhanden sind. Anschließend ordnest Du die Spalten den passenden Feldern in VARIO Cloud zu.

3. Zielspalten: In diesem Schritt kannst Du die Daten aus der Quelldatei anpassen oder erweitern, bevor sie importiert werden. Du hast dabei unter anderem die Möglichkeit, bestimmte Werte zu ersetzen, Festwerte zu definieren oder neue Spalten hinzuzufügen.

4. Validierung: Die Daten werden vor dem eigentlichen Import geprüft – z. B. auf Pflichtfelder, Datenformate oder doppelte Einträge. Eventuelle Fehler werden entsprechend ausgewiesen und können vor dem Import korrigiert werden.

5. Abschluss: Nach dem erfolgreichen Import kannst Du die importierten Datensätze einsehen. Zudem kannst Du zu vorherigen Schritten zurückkehren, um diese bei Bedarf noch einmal zu überprüfen.

Importvorgang starten

Mit einem Klick auf den Button “+Datenimport” kannst Du einen neuen Import erstellen. Es öffnet sich eine Auswahl der verschiedenen Bereiche in VARIO Cloud – z. B. Adressen oder Artikel, aus der Du den Bereich auswählen kannst, in dem die zu importierende Daten importiert werden sollen. Diese Auswahl legt fest, welche Zielfelder Dir im nächsten Schritt für die Feldzuordnung zur Verfügung stehen. Alternativ kannst Du über die Option “Aus Vorlage erstellen” auch einen neuen Import aus einer Vorlage erstellen. Hierfür machst Du auf einen schon abgeschlossenen Import aus Deiner Übersicht einen Rechtsklick und wählst "Als Vorlage für neuen Import verwenden" aus. Weitere Informationen dazu findest Du auf der Unterseite "Vorlagen erstellen".

Neben Hauptbereichen, wie Adressen oder Artikel, kannst Du auch zugehörige Unterbereiche auswählen, z. B. Ansprechpartner oder Zusatzadressen.

Auswahl des Bereichs für den Import

Ein Import von Datensätzen, die zu einem Hauptdatensatz gehören, z. B. Ansprechpartnern oder Zusatzadressen, muss direkt über den jeweiligen Unterbereich erfolgen. Ein Import über den Hauptbereich, wie in diesem Fall Adressen, ist nicht möglich.

Damit die Zuordnung korrekt erfolgt, sollte in der Quelldatei ein eindeutiges Kennzeichen der Hauptadresse angegeben sein, z. B. die passende Adressnummer. Anhand dieses Feldes erkennt VARIO Cloud automatisch, zu welchem Adressdatensatz die importierten Ansprechpartner oder Zusatzadressen zugeordnet werden sollen.

Sofort nach dem Anlegen wird der Importvorgang mit Zeitstempel in der Übersicht gespeichert und Du gelangst direkt in den ersten Schritt des Imports – die Dateiauswahl.

1. Datei hochladen

Der erste Schritt des Imports ist das Hochladen der Quelldatei. Dazu kannst Du entweder auf die Upload-Fläche klicken und die gewünschte Datei aus Deinem Dateisystem auswählen oder die Datei per Drag & Drop direkt in die Fläche ziehen.

Mögliche Dateiformate

Der Excel- bzw. CSV-Import ist für den Import von Zellwerten vorgesehen. Unterstützt werden die Dateiformate XLSX und CSV.

Zählerkreise vor dem Import beachten!

Bevor Du einen Import durchführst, prüfe unbedingt die Einstellungen zu den Zählerkreisen für den entsprechenden Bereich unter Einstellungen/Allgemein/ Zählerkreise.

Je nach gewähltem Vergabeverfahren kann es dazu kommen, dass die in der Importdatei angegebenen Adressen- oder Artikelnummern vom System überschrieben werden. Ist das Vergabeverfahren auf “automatisch” eingestellt, vergibt VARIO Cloud die Nummern selbstständig und überschreibt dabei die Werte aus der Importdatei. Um die in der Importdatei enthaltenen Nummern zu übernehmen, muss das Vergabeverfahren auf “manuell” gestellt sein.

Damit Du keine unerwünschten Ergebnisse erhältst, zeigt Dir VARIO Cloud bereits beim Import einen Hinweis zu den eingestellten Vergabeverfahren an.

Nach Auswahl der Datei aus dem Dateisystem wird der Importvorgang direkt mit dem zweiten Schritt “Quellspalten” fortgesetzt.

Wenn Du die Quelldatei wechseln möchtest, kannst Du entweder über den Button “Zurück” oder durch Klick auf den Dateinamen in der Schrittauswahl wieder zur Dateiauswahl zurückkehren.

Dort kannst Du mit einem erneuten Klick auf die Fläche eine neue Datei aus Deinem System auswählen. Beachte jedoch, dass dabei alle Änderungen in den folgenden Schritten verloren gehen. Wenn nötig, kannst Du die Datei über den Button “Herunterladen” erneut herunterladen.

Navigation zwischen Schritten des Imports

Innerhalb eines Importvorgangs kannst Du in fast allen Situationen über die Buttons “Zurück” und “Weiter” oder durch Klick auf die jeweilige Schritt zwischen den einzelnen Schritten wechseln. Dabei kann es jedoch erforderlich sein, bestimmte Einstellungen erneut vorzunehmen.

Beispiel: Nimmst Du nach der Validierung Änderungen in einem der vorherigen Schritte vor, muss der Schritt Validierung anschließend erneut ausgeführt werden, damit die Daten erneut geprüft werden.

Bezeichnung anpassen

Über das Stift-Symbol neben der Bezeichnung des Imports kannst Du den Namen jederzeit ändern. Dies ist in allen Schritten des Importvorgangs möglich – bis der Import endgültig abgeschlossen ist.

2. Quellspalten

Im zweiten Schritt des Datenimports ordnest Du die Quellspalten aus Deiner Datei den entsprechenden Feldern aus dem Bereich in VARIO Cloud zu.

Als Beispiel haben wir eine Excel-Datei mit Adressdaten hochgeladen. Die Spaltenüberschriften und Spalteninhalte aus dieser Datei werden unter Quellspalten angezeigt.

• Die erste Zeile enthält die Spaltenüberschriften der Importdatei und wird mit dem Symbol gekennzeichnet.

• Das Symbol markiert die Zeile, ab der die zu importierenden Daten beginnen – in diesem Fall die Adressen.

Inhalt aus der Quelldatei wird in VARIO hinterlegt

Sobald Du im ersten Schritt Deine Quelldatei ausgewählt hast, werden die darin enthaltenen Daten in den Importvorgang geladen. Der direkte Zugriff auf die Quelldatei ist damit für diesen Import abgeschlossen. Die Daten sind innerhalb des Importvorgangs sicher hinterlegt und werden für das eigentliche Importieren auch nicht mehr aus der Quelldatei, sondern aus dem Datagrid des Imports selbst geladen.

Spaltenzuordnung

Um die Spalten aus der Quelldatei zu den Feldern in VARIO Cloud zuzuordnen gehe wie folgt vor:

1

Klicke auf eine Spaltenüberschrift im grünen C-Unit-Spaltenkopf. Die Spalten sind mit den Buchstaben aus Deiner Excel-Datei gekennzeichnet.

2

Wähle im sich öffnenden Dropdown-Menü das passende Feld aus. Einige Felder sind in Gruppierungen organisiert. Klappe die gewünschte Gruppe auf, um das Feld anzuzeigen (z. B. Kundennummer unter Kundeninformationen).

3

Über das Eingabefeld “Nach Spalten suchen” kannst Du gezielt nach Feldbezeichnungen suchen.

4

Nach Auswahl eines Feldes erscheint dessen Name als neue Spaltenüberschrift in der C-Unit, ggf. mit der Bezeichnung der dazugehörigen Gruppierung.

5

Bereits zugeordnete Felder sind mit dem Hinweis “Zugeordnet zu Spalte …” markiert. Mit dem Symbol “Regel ersetzen” kannst Du eine bestehende Zuordnung auflösen und durch eine neue ersetzen.

6

Um eine Zuordnung zu entfernen, klicke erneut auf das aktuell zugewiesene Feld in der Auswahl – es wird dadurch abgewählt.

Nach der erfolgreichen Zuordnung aller Spalten aus unserer Beispiel-Quelldatei sehen die Quellspalten wie folgt aus:

Alle zu importierenden Spalten müssen zugeordnet werden

Damit alle Daten aus der Excel-Datei importiert werden können, müssen alle Spalten zu einem Feld in VARIO Cloud zugeordnet werden. Nicht zugeordnete Spalten werden im nächsten Schritt verworfen und nicht importiert.

Spalten zu spezifischen Feldern zuordnen

In manchen Fällen ist nicht sofort ersichtlich, wie die Bezeichnung des Feldes in VARIO Cloud lautet, zu dem eine Spalte aus der Quelldatei zugeordnet werden soll. Dies liegt daran, dass bestimmte Angaben von weiteren Feldern oder Einstellungen abhängig sein können.

Beispiel Feld “Telefon”

Ein Beispiel dafür ist die in der hochgeladenen Beispiel-Datei enthaltene Spalte “Handy”, welche die Telefonnummern der Kunden enthält. In VARIO Cloud werden Telefonnummern in der Adresse unter den Kontaktinformationen gespeichert.

Hier bestimmt jedoch die Angabe des Kontakttyps, ob das Feld “Telefon” oder z. B. “E-Mail” im Datensatz zur Verfügung steht. Das Feld “Telefon” und dessen Inhalt sind somit vom gewählten Kontakttyp abhängig und stehen nur dann zur Verfügung, wenn der entsprechende Typ angegeben wird.

Aus dem Grund ist bei der Spaltenzuordnung im Import kein Feld mit der Bezeichnung “Telefon” zu finden. Stattdessen muss das Feld “Wert” ausgewählt werden. Dieses dient als universelles Eingabefeld für alle Kontaktinformationen – unabhängig davon, ob es sich um eine Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder eine andere Kontaktart handelt. Das Feld “Wert” ist in der Gruppierung Adressen/Kontaktinformationen zu finden.

Für die Bestimmung des entsprechenden Kontakttyps muss im nächsten Schritt eine zusätzliche Spalte unter den Zielspalten hinzugefügt werden. Wie Du dabei vorgehst, zeigen wir Dir im Abschnitt “Operation Fester Wert“.

Mehrere Kontaktinformationen importieren

Wenn Du mehrere Kontaktinformationen gleichzeitig importieren möchtest – z. B. eine Telefonnummer und eine E-Mail – muss in den Quelldatei-Einstellungen das Experten Modus aktiviert werden. Eine Anleitung dazu findest Du im Abschnitt “Experten Modus”.

Beispiel Feld “Land” bzw. “Ländercode”

Ähnlich wie bei der Spalte “Handy” kann auch die Spalte “Land” in unsere Quelldatei nicht direkt einem gleichnamigen Feld in VARIO Cloud zugeordnet werden. In den Adressdaten von VARIO Cloud existiert nämlich kein Feld “Land”. Stattdessen wird in der Anschrift der Ländercode gespeichert.

Aus diesem Grund ist bei der Spaltenzuordnung kein Feld “Land” in der Suche vorhanden. Stattdessen erscheinen die Felder “ISO ALPHA-2” und “ISO ALPHA-3“. In VARIO Cloud wird standardmäßig ISO ALPHA-2 als Länderkennzeichnung für Adressen verwendet (z. B. DE, AT, CH). Deshalb kann für den Import das Feld “ISO ALPHA-2” ausgewählt werden.

Die Länderangaben in Deiner Quelldatei müssen dabei an das ausgewählte Länderkennzeichen (hier ISO ALPHA-2) angepasst werden. Ist dies nicht der Fall, wie in unsere Beispiel-Quelldatei, kannst Du diese im nächsten Schritt – den Zielspalten – für die gesamte Spalte anpassen. Wie Du dabei vorgehst, zeigen wir Dir im Abschnitt “Operation Ersetzen“.

Originale Feldbezeichnungen für die Spaltenzuordnung verwenden

Wenn bei der Suche nach dem passenden Feld in der Spaltenauswahl des Imports die Bezeichnung nicht sofort eindeutig ist, kann es hilfreich sein, die interne bzw. originale Bezeichnung des Feldes direkt in VARIO Cloud nachzusehen.

So gehst Du vor – am Beispiel der Adress-Stammdaten:

1

Klicke mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Feld – z. B. das Feld “Telefon” unter den Kontaktinformationen.

2

Ganz unten im Kontextmenü wird die technische Bezeichnung des Feldes angezeigt – hier contact.value.

3

Mit einem Klick auf die Bezeichnung wird diese automatisch in die Zwischenablage kopiert.

4

Wechsle nun zum Importvorgang zurück und füge die Bezeichnung in das Suchfeld für die Spaltenzuordnung ein. Für die Suche wird nur der zweite Teil der Bezeichnung benötigt, also im Beispiel nur “value” (Wert). Der erste Teil (contact) gibt lediglich den Bereich an, in dem sich das Feld befindet, in diesem Fall die Kontaktinformationen.

Quelldaten manuell bearbeiten

Durch das Anklicken einer Zeile in der Tabelle kannst Du die darin enthaltenen Daten manuell bearbeiten. Die vorgenommenen Änderungen werden direkt in den Quellspalten gespeichert und automatisch in den weiteren Importvorgang übernommen.

Änderungen in den Quelldatei-Einstellungen beachten

Sobald Du Änderungen in den Quelldatei-Einstellungen vornimmst und speicherst, werden die Datenwerte aus der Quelldatei neu geladen. Bereits manuell geänderte Werte in den einzelnen Datensätzen gehen dabei verloren.

Vergewissere Dich deshalb, dass die Angaben in den Quelldatei-Einstellungen korrekt sind, bevor Du eine größere Anzahl an Datensätzen manuell bearbeitest.

Weitere Informationen zu den Quelldatei-Einstellungen findest Du im nächsten Abschnitt.

Anpassungen von mehreren Einträgen

Anpassungen in den Quellspalten eignen sich nur für einzelne Einträge – z. B. die Korrektur des Namens eines Kunden.

Wenn Du dagegen mehrere Werte in einer gesamten Spalte ändern möchtest, nutze den nächsten Schritt, die Zielspalten. Dort können alle Einträge einer Spalte gleichzeitig angepasst werden, z. B. durch Ersetzen bestimmter Werte oder durch die Vergabe von Festwerten für alle Datensätze.

Quelldatei-Einstellungen

Oben rechts in der Ansicht der Quellspalten findest Du den Button “Quelldatei-Einstellungen”. Hier kannst Du verschiedene Einstellungen zur Quelldatei anpassen, z. B. in welcher Zeile sich die Kopfzeile Deiner Quelldatei befindet.

In den Quelldatei-Einstellungen stehen Dir folgende Optionen zur Verfügung:

Datensätze ab/Datensätze bis – Mit diesen Feldern kannst Du festlegen, welche Datensätze importiert werden sollen. Standardmäßig ist hier die zweite Zeile als Startpunkt eingetragen. Diese ist mit dem Symbol in der Vorschau markiert.

Kopfzeilenindex – Gibt die Zeile der Quelldatei an, die als Kopfzeile verwendet wird. Standardmäßig ist hier die erste Zeile eingetragen, die entsprechend mit dem Symbol markiert wird.

Datum: Muster – Definiert das Muster für die Datumsangaben. Damit der Import für alle Datensätze erfolgreich durchgeführt werden kann, müssen alle Datumsangaben in der Quelldatei den eingetragenen Muster entsprechen. Dabei steht die Angabe “yyyy” für das Jahr, “MM” für den Monat und “dd” für den Tag.

Datum und Uhrzeit: Muster – Entspricht dem Datums-Muster, erweitert um Uhrzeitangaben. Auch hier müssen alle Werte im gleichen Format vorliegen. Neben der Datumsangabe stehen die Angaben “HH” für die Uhrzeit, “mm” für die Minuten und “ss” für die Sekunden.

Zahl: Tausender-Trennzeichen – Hier gibst Du an, welches Zeichen für die Trennung von Tausendern verwendet wird.

Zahl: Dezimal-Trennzeichen – Hier definierst Du das Zeichen für Dezimalstellen.

Boolean: Wert für true – Definiert, welcher Wert in der Quelldatei für das booleschen Wert true (wahr) steht. In VARIO Cloud werden boolesche Werte meist als Toggles dargestellt – bei true ist der Toggle aktiviert.

Boolean: Wert für false – Definiert, welcher Wert in der Quelldatei für das booleschen Wert false (falsch) steht. In VARIO Cloud werden boolesche Werte meist als Toggles dargestellt – bei false ist der Toggle deaktiviert.

Regelwerk herunterladen/hochladen – Alle Anpassungen an den Quellspalten und Quelldatei-Einstellungen kannst Du als Regelwerk herunterladen und für spätere Importe mit gleichen Spaltenköpfen wiederverwenden. So sparst Du Zeit bei wiederkehrenden Importen.

Experten Modus – Führt die Schritte Quellspalten und Zielspalten zusammen. Dadurch stehen zusätzliche Möglichkeiten zur Datenmanipulation zur Verfügung. Details dazu findest Du auf der Seite "Experten Modus".

Experten Modus ist endgültig

Nachdem der Experten-Modus einmal aktiviert wurde, kann er für den laufenden Importvorgang nicht mehr deaktiviert werden!

Beispiele für Datum und Uhrzeit-Muster

Muster	Beispiel	Beschreibung
yyyy-MM-dd	2015-10-21	ISO 8601-Format
dd.MM.yyyy	21.10.2015	deutsches Format, mit verpflichtenden führenden Nullen
d.M.yyyy	1.1.2015	deutsches Format, führende Nullen optional
MM/dd/yyyy	10/21/2015	US-Format
yyyy-MM-dd[‘T’HH:mm:ss]	2015-10-21T14:59:42	Der Zeitanteil wird hier einfach weggeschnitten
yyyy-MM-dd’T’HH:mm:ssZ	2015-10-21T14:59:42Z	ISO 8601 – Zeit in UTC

Export-Einstellungen

Hier bewegt sich was!

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3. Zielspalten

Nachdem alle Spalten zugeordnet wurden, kannst Du mit dem dritten Schritt fortfahren. Klicke dazu auf “Weiter” oder direkt auf den Schritt “Zielspalten” in der oberen Leiste. In diesem Schritt kannst Du die Daten aus Deiner Quelldatei so anpassen, dass diese effizient und erfolgreich importiert werden. Dazu kannst Du beispielsweise neue Spalten hinzufügen und mit Festwerten füllen oder bestehende Werte über die Zielspalten Konfiguration gezielt ersetzen. Bereits bearbeitete Zielspalten werden mit einem Männchen-Symbol gekennzeichnet.

Mit einem Klick auf eine Zeile werden die Daten des einzelnen Datensatzes im Überblick angezeigt. Die Darstellung erfolgt dabei analog zu den Quellspalten.

Suche von Zieleinträgen

In den Zielspalten steht Dir oben links die Suche nach Zieleinträgen zur Verfügung. Damit kannst Du schnell bestimmte Datensätze aus Deinen Importdaten finden. Die Suche funktioniert unabhängig vom Feld – Du kannst sowohl nach der Adressnummer als auch nach dem Namen der Adresse oder anderen Angaben suchen.

Damit Suchergebnisse angezeigt werden, muss die Eingabe mindestens drei Zeichen umfassen. Die Ergebnisliste wird jedoch nach jeder Eingabe automatisch aktualisiert.

Zielspalten hinzufügen

Über die allgemeine Spaltensuche kannst Du – ähnlich wie bei den Quellspalten – nach Spalten suchen, die zu den Felder in VARIO Cloud entsprechen, um diese zu den bereits vorhanden Spalten hinzuzufügen. In Verbindung mit der Zielspalten Konfiguration hast Du so die Möglichkeit, fehlende Werte durch das Einfügen von Festwerten nachträglich zu ergänzen oder Inhalte aus einer Quellspalte auf mehrere Zielspalten aufzuteilen.

Im Abschnitt “Operation Fester Wert” zeigen wir Dir am Beispiel, wie Du durch das Hinzugefügen einer neuen Zielspalte den fehlendenden Kontakttyp für vorhandene Telefonnummern ergänzen kannst.

Wie Du die Werte aus einer Quellspalte in zwei separate Spalten aufteilst – z. B. um Straßenname und Hausnummer aus einer gemeinsamen Spalte zu trennen – erfährst Du im Abschnitt “Operation Ersetzen (Regex)”.

Welche Spalten sind für den Import erforderlich?

Im Allgemeinen gibt es – abgesehen von den Pflichtfeldern in VARIO Cloud – keine feste Vorgabe, welche Spalten für einen erfolgreichen Import notwendig sind. Das hängt stark vom jeweiligen Datensatztyp ab, also ob es sich z. B. um einen Artikel oder eine Adresse handelt.

Fehlende Spalten werden spätestens im Schritt “Validierung” angezeigt und können anschließend unter den Zielspalten nachträglich ergänzt werden.

Zielspalten Konfiguration

Wenn Du unter “Zielspalten” auf eine Spaltenüberschrift klickst, öffnet sich ein Pop-up-Fenster. Dort stehen Dir im Feld “Typ” verschiedene Operationen zur Verfügung, mit denen Du die Inhalte der gewählten Spalte bearbeiten kannst. Auf diese Weise kannst Du die Daten genau so anpassen, wie Du sie für den Import benötigst.

Je nach gewählter Operation kannst Du für eine Spalte auch mehrere weitere Operationen definieren und miteinander kombinieren. Auf diese Weise lassen sich verschachtelte Konfigurationen einrichten, mit denen auch komplexere Anforderungen im Importprozess abgebildet werden können.

Nach dem Speichern einer Zielspalten-Konfiguration kannst Du diese jederzeit durch erneutes Anklicken des Spaltenkopfs anpassen. Über den Button “Löschen” lässt sich die gesamte Konfiguration für die entsprechende Spalte entfernen – die ursprünglichen Werte aus der Quelldatei bleiben dabei unverändert erhalten.

Felder der Zielspalten Konfiguration (unabhängig der ausgewählte Operation):

Zielspalte – Auswahl des Feldes, dem die Daten aus der Quellspalte zugeordnet werden sollen. Dies entspricht der Spaltenzuordnung im Schritt “Quellspalten”. Je nach Zielspalte wird angezeigt, wie lang ein Wert sein darf bzw. ob er zwingend gefüllt sein muss, damit der Import erfolgreich durchgeführt werden kann.

Typ – Hier legst Du die gewünschte Operation fest. Standardmäßig ist “Aus Spalte auslesen” vorausgewählt, sodass die Daten direkt aus der unter “Spaltenbezeichnung” angegebenen Quellspalte übernommen werden. Je nach Operation kann diese auch über die drei Punkte rechts ausgewählt werden.

Spaltenbezeichnung – Auswahl der Quellspalte, aus der die Werte für die Operation übernommen werden sollen.

Erweiterte Einstellungen/Leerwerte – Lege fest, ob leere Werte aus der Quelldatei beim Import ignoriert werden oder ob sie bestehende Daten im System ersetzen sollen. Mit Leerwerten sind ausschließlich komplett fehlende Angaben gemeint – nicht Werte wie “0” oder Felder mit Leerzeichen. Das Ersetzen durch Leerwerte spielt insbesondere eine Rolle, wenn bereits vorhandene Datensätze durch den Import aktualisiert werden.

Gültige Werte – Je nach Zielspalte werden hier die vordefinierten Werte angezeigt, die zugeordnet werden können. Dies betrifft Felder mit fest in VARIO integrierten Werten, die nicht selbst angelegt werden können, z. B. Geschäftsbeziehungen, Artikelart oder Preisbasis. Beim Hoovern über einen Wert wird die jeweilige Übersetzung eingeblendet. Ein Beispiel dazu findest Du im Abschnitt Operation “Ersetzen”.

Konfiguration ändern oder entfernen

Nach dem Speichern einer Zielspalten Konfiguration kann diese jeder Zeit im Schritt “Zielspalten” durch erneutem Anklicken des Spaltenkopfs angepasst werden. Über dem Button “Löschen” kann die gesamte Konfiguration für die entsprechende Spalte entfernt werden, ohne dass die ursprünglichen Werten aus der Quelldatei verloren gehen.

Operationen miteinander kombinieren

Bei Operationen wie “Trimmen”, “Coalesce (NULL-Ersetzung)” oder “Verketten” kannst Du durch das Hoovern über die drei Punkte ober- oder unterhalb einer Operation mit dem Pluszeichen weitere Operationen hinzufügen. Auf diese Weise lassen sich mehrere Operationen miteinander kombinieren.

Operation Aus Spalte auslesen

Die Operation “Aus Spalte auslesen” ist die Standardoperation. Dabei werden die Werte direkt aus der im Feld “Spaltenbezeichnung” angegebenen Quellspalte übernommen. Standardmäßig ist dies die Quellspalte, die im vorherigen Schritt der Zielspalte zugeordnet wurde. Falls erforderlich, kannst Du hier jedoch auch eine andere Quellspalte auswählen, aus der die Daten ausgelesen werden sollen.

Operation Coalesce (NULL-Ersetzung)

Mit der Operation “Coalesce (NULL-Ersetzung)” kannst Du fehlende Werte durch vordefinierte Werte ersetzen – ohne dabei bereits vorhandene Daten zu überschreiben. Dabei handelt es sich um nicht vorhandene Datenwerte – also leere Angaben, nicht um Inhalte wie Null oder Leerzeichen.

Wenn Du die Operation “Coelesce” (NULL-Ersetzung)” auswählst, erscheinen zwei ausklappbare Bereiche:

• Im ersten Bereich legst Du fest, welche Leerwerten ersetzt werden sollen.

• Im zweiten Bereich gibst Du mithilfe der entsprechende Operation den Wert an, durch den die Leerwerten ersetzt werden sollen.

Fehlt z. B. in einer Quelldatei bei allen Adressen aus Neuwied die Angabe der Stadt, kannst Du mit de Operation “Coalesce (NULL-Ersetzung)” den festen Wert “Neuwied” in die entsprechende Spalte einfügen.

Um die fehlende Werte mit einem festen Wert zu ergänzen, gehe wie folgt vor:

1

Öffne die Zielspalten Konfiguration für die Spalte mit den fehlenden Werten und wähle im Feld “Typ” die Operation “Coelesce (NULL-Ersetzung)” aus. Im ersten Feldbereich wird automatisch die ausgewählte Zielspalte, in diesem Fall “Stadt“, unter Spaltenbezeichnung vorausgewählt.

2

Klappe den zweiten Feldbereich auf, wähle den Typ “Fester Wert” aus und trage den gewünschten Wert ein – in unserem Beispiel “Neuwied”.

3

Speichere die Konfiguration. Die zuvor leeren Werte in der Spalte werden nun automatisch mit dem angegebenen Wert gefüllt.

Operation Ersetzen

Mit der Operation “Ersetzen” kannst Du bestimmte Werten aus einer Spalte durch vordefinierte Werte ersetzen. Ein Beispiel ist das Ersetzen von Ländernamen durch Ländercodes, die im System für die Erkennung des Landes und die zugehörige Sprache benötigt werden.

Dafür stehen Dir folgende Felder zur Verfügung:

• Suchen nach: Gib hier den Wert ein, das ersetzt werden soll.

• Ersetzen durch: Gib hier den Wert ein, durch den der ursprüngliche Wert ersetzt werden soll.

Über das Pluszeichen kannst Du beliebig viele Werte hinzufügen, die innerhalb derselben Spalte ersetzt werden sollen. Wenn die bestehende Werte durch gültige Werte ersetzt werden müssen, erscheint im Feld “Ersetzen durch” einen Drop-Down-Menü. Über dieses kannst Du den entsprechenden gültigen Wert auswählen.

Zusatzoptionen zur Operation Ersetzen

Neben den Feldern “Suchen nach” und “Ersetzen durch” stehen Dir weitere Optionen zur Verfügung, um das Ersetzen von Werten genauer zu steuern:

Nur gesamten Wert ersetzen

Mit dem Toggle kannst Du bestimmen, ob nur ganze Werte ersetzt werden sollen oder auch einzelne Bestandteil davon, wie z. B. ein Buchstabe, eine Zahl oder ein Wort.

Groß/Kleinschreibung beachten

Mit dem Toggle legst Du fest, ob die Groß- und Kleinschreibung beim Ersetzen berücksichtigt werden soll. Ist der Toggle deaktiviert, werden alle Werte ersetzt – unabhängig davon, ob sie groß- oder kleingeschrieben sind.

Fallback verwenden, wenn kein Ausdruck passt

Im darunterliegenden Feld kannst Du einen Fallback-Wert angeben, der eingesetzt wird, wenn keiner der definierten Werten zutrifft. Beachte jedoch, dass in diesem Fall alle Werte ersetzt werden – auch solche, die möglicherweise unverändert bleiben sollten. Lässt Du das Feld “Fallback” bei aktiviertem Toggle leer, werden alle nicht ersetzten Werte automatisch entfernt.

Geschäftsbeziehungen mit Gültigen Werten ersetzen

Einige Werte müssen durch die unter “Gültige Werte” aufgeführten Einträge ersetzt werden, damit sie erfolgreich importiert und den Datensätzen korrekt zugeordnet werden können. Dabei handeln sich größtenteils um fest in der Software integrierte Werte wie z. B. Geschäftsbeziehungen oder Artikelarten. Damit diese erkannt werden, müssen die unter “Gültige Werte” aufgelisteten originalen Bezeichnungen verwendet werden. Diese entsprechen den Bezeichnungen, wie sie in VARIO Cloud systemintern geführt und verarbeitet werden.

Fehlen in einer Spalte die Originalbezeichnungen bzw. gültigen Werte, wird dies spätestens im Schritt “Validierung” deutlich gekennzeichnet. Anschließend kannst Du einfach zu den Zielspalten zurückkehren und die Angaben entsprechend anpassen.

Geschäftsbeziehungen mit Gültigen Werten ersetzen

Einige Werte müssen durch die unter “Gültige Werte” aufgeführten Einträge ersetzt werden, damit sie erfolgreich importiert und den Datensätzen korrekt zugeordnet werden können. Dabei handeln sich größtenteils um fest in der Software integrierte Werte wie z. B. Geschäftsbeziehungen oder Artikelarten. Damit diese erkannt werden, müssen die unter “Gültige Werte” aufgelisteten originalen Bezeichnungen verwendet werden. Diese entsprechen den Bezeichnungen, wie sie in VARIO Cloud systemintern geführt und verarbeitet werden.

Fehlen in einer Spalte die Originalbezeichnungen bzw. gültigen Werte, wird dies spätestens im Schritt “Validierung” deutlich gekennzeichnet. Anschließend kannst Du einfach zu den Zielspalten zurückkehren und die Angaben entsprechend anpassen.

Um die in der Quelldatei verwendeten Werte – z. B. die Geschäftsbeziehung – durch Gültige Werte zu ersetzen, gehe folgendermaßen vor:

1

Öffne die Zielspalten Konfiguration für die entsprechende Spalte, indem Du auf die Spaltenüberschrift klickst, und wähle im Feld “Typ” die Operation “Ersetzen” aus.

2

Füge über das Pluszeichen (+) so viele Felder hinzu, wie es unterschiedliche Werte in der Spalte vorkommen.

3

Trage die einzelnen Werte aus der Quelldatei in die jeweiligen Feldern “Suchen nach” ein – in unserem Beispiel: Kunde, Lieferant, Interessent und Dienstleister.

4

Hoovere über die Einträge unter “Gültige Werte“, um die originalen Bezeichnungen einzublenden.

5

Wähle im Drop-Down-Menü unter den Feldern “Ersetzen durch” die passenden Bezeichnungen aus und speichere die Konfiguration.

Operation Ersetzen (Regex)

Mit der Operation “Ersetzen (Regex)” können Werte anhand von regulären Ausdrücken (Regex) ersetzt oder aufgeteilt werden. Reguläre Ausdrücke sind Zeichenketten, mit sich bestimmte Muster in Text beschreiben lassen. Damit kannst Du z. B. Zahlen von Buchstaben unterscheiden und dadurch Werte gezielt trennen oder anpassen.

Wenn z. B. in einer Spalte sowohl der Straßenname als auch die Hausnummer zusammengeführt sind – wie in unserer Beispiel-Quelldatei –, kannst Du mit der Operation “Ersetzen (Regex)” beide Werte voneinander trennen. So gehst Du vor:

1

Öffne die Zielspalten-Konfiguration für die Spalte, in der Straßenname und Hausnummer zusammen enthalten sind, und wähle im Feld “Typ” die Operation “Ersetzen (Regex)” aus.

2

Gib in das Feld “Suchausdruck” folgenden Regex-Ausdruck ein, der alle möglichen Zeichen berücksichtigt: ^(.*?)[\s]*?(\d+\s*[A-Za-z]?(?:[/-]\d+\s*[A-Za-z]?)?(?:-\d+\s*[A-Za-z]?)?)\s*$

3

Trage im Feld “Ersetzungsausdruck” den Wert “$1” ein und speichere die Konfiguration. Damit werden nur die Buchstaben ausgegeben, also der Straßenname.

4

Füge eine neue Spalte hinzu, indem Du über die Spaltensuche die Spalte “Hausnummer” aus der Gruppierung “Adressen” auswählst.

5

Wähle in der Zielspalten Konfiguration der neuen Spalte ebenfalls die Operation “Ersetzen (Regex)” aus. Unter “Spaltenbezeichnung” wählst Du erneut die Quellspalte, in der Straßenname und Hausnummer zusammen enthalten sind.

6

Gib im Feld “Suchausdruck” nochmals denselben Regex-Ausdruck ein wie oben und trage im Feld “Ersetzungsausdruck” den Wert “$2” ein. Damit wird die Hausnummer extrahiert.

7

Speichere die Konfiguration. Nun wird die Zielspalte “Hausnummer” automatisch mit den entsprechenden Hausnummern aus der Quellspalte ergänzt, während in der ursprünglichen Spalte nur der Straßenname erhalten bleibt.

Operation Fester Wert

Mit der Operation “Fester Wert” kannst Du einen bestimmten Wert für die gesamte Spalte einfügen. Diese Operation ist besonders nützlich für neu hinzugefügte Zielspalten, die nur mit einem einzigen Wert gefüllt werden müssen.

Typische Anwendungsfälle sind Werte, die für die Vollständigkeit der Daten oder für die Zuordnung zu bestehenden Angaben erforderlich sind – z. B. der Kontakttyp zu den jeweiligen Kontaktinformationen.

Voraussetzungen

Damit ein Kontakttyp beim Import erfolgreich zugewiesen werden kann, muss dieser zuvor unter Einstellungen/Adressen/Kontaktarten angelegt worden sein.

Um mit der Operation “Fester Wert” einen Kontakttyp zu allen Adressen hinzuzufügen, gehe wie folgt vor:

1

Suche in der Spaltensuche nach der Spalte “Bezeichnung” aus der Gruppierung Adressen/Kontaktinformationen/Kontakttyp. Beim Auswählen öffnet sich automatisch die Zielspalten Konfiguration.

2

Wähle im Feld “Typ” die Operation “Fester Wert” aus.

3

Gib im Feld “Wert” den gewünschten Kontakttyp ein, z. B. “Telefon“. Achte darauf, dass der eingegebene Wert mit der Beschriftung eines unter Einstellungen/Adresse/Kontaktarten angelegten Kontakttyps übereinstimmt.

4

Speichere die Konfiguration. Die Spalte Kontakttyp wird nun mit dem angegebenen festen Wert für alle Datensätze ergänzt.

Operation Großschreibung

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Operation Kleinschreibung

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Operation Trimmen

Mit der Operation “Trimmen” werden Leerzeichenam Anfang und Ende der Werte aus der Quelldatei entfernt. Leerzeichen innerhalb eines Wertes, z. b. im Name einer Adresse, bleiben dabei erhalten.

Im einfachsten Fall musst Du in der Zielspalten Konfiguration für die gewünschte Spalte lediglich im Feld “Typ” die Operation “Trimmen” auswählen und die Konfiguration speichern. Dadurch werden die überflüssigen Leerzeichen bei allen Werten dieser Spalte automatisch entfernt.

Je nach Umfang und Struktur der Quelldatei – insbesondere bei Dateien mit sehr vielen Datensätzen – kann es sinnvoll sein, die Operation “Trimmen” grundsätzlich in allen Spalten einzusetzen. So stellst Du sicher, dass die Daten sauber und ohne störende Leerzeichen importiert werden.

Wie sich diese Operation mit anderen kombinieren lässt, erfährst Du im nächsten Abschnitt zur Operation “Verketten”.

Operation Verketten

Mit der Operation “Verketten” kannst Du mehrere verschiedene Operationen miteinander kombinieren. Das ist besonders nützlich für Operationen, die in allen Spalten angewendet werden sollten, wie z. B. das Trimmen von Leerzeichen, um diese mit weiteren Operationen wie “Ersetzen” oder “Coalesce (NULL-Ersetzung)” zu verbinden.

Eine Verkettung muss mindestens zwei Operationen enthalten. Außerdem können auch weitere Verkettungen innerhalb einer Verkettung eingebaut werden, um komplexere Abläufe abzubilden.

Nach Auswahl der Operation “Verketten” steht Dir ein Feldbereich zur Verfügung, in dem Du die erste Operation im Feld “Typ” festlegst. Standardmäßig ist – wie bei anderen Operationen – der Typ “Aus Spalte auslesen” vorausgewählt.

Durch das Hoovern über die drei Punkte ober- oder unterhalb einer Operation kannst Du mit dem Pluszeichen (+) weitere Operationen hinzufügen.

Die Operationen werden in der angegebenen Reihenfolge für die Spalte ausgeführt. Im folgenden Beispiel werden zunächst die leeren Werte mit der Operation “Coalesce (NULL-Ersetzung)” ersetzt. Anschließend entfernt die Operation “Trimmen” die überflüssigen Leerzeichen in allen Werten der Spalte.

Mit dem Symbol rechts kannst Du die einzelnen Operationen jederzeit verschieben und neu anordnen, um die gewünschte Reihenfolge festzulegen.

4. Validierung

Nachdem Du die Konfigurierung der Zielspalten abgeschlossen hast, kannst Du über den Button “Weiter” oder durch Klick auf den Schritt “Validierung” in der oberen Leiste zur Validierung wechseln.

Mit dem Button “Validierung starten” führst Du die Validierung durch. Bevor Du diese startest, kannst Du jedoch über den Button “Relationsverhalten” zusätzliche Einstellungen vornehmen – mehr dazu ehrfährst Du im untenstehenden Abschnitt.

Beim Start der Validierung wird der Validierungsvorgang in VARIO Cloud als Task angelegt. Mit einem Klick auf Dein Profilbild und anschließend auf den Button “Benutzertasks” kannst Du den Verlauf Deiner Benutzertasks einsehen.

Nach Abschluss der Validierung erscheint eine entsprechende Meldung:

Die Validierung kann beliebig oft durchgeführt werden, solange die Datensätze noch nicht endgültig importiert wurden. So kannst Du sie nach jeder nachträglichen Anpassung erneut ausführen. Über den Button “Zurück” oder durch Auswahl eines vorherigen Schritts in der oberen Leiste kannst Du jederzeit zu einem früheren Schritt zurückkehren und dort Änderungen vornehmen.

Links neben dem Button “Relationsverhalten” wird angezeigt, wie viele Datensätze ignoriert, wie viele als korrekt und wie viele als fehlerhaft ausgewertet wurden. Ein Klick auf die jeweilige Zahl filtert die Datensätze entsprechenden. Es wird ebenfalls aufgelistet welche Datensätze bereits importiert wurden und welche noch ausstehen. Diese können mit einem erneuten Klick auf “Daten importieren” auch nachträglich im gleichen Importvorgang importiert werden.

Fehlerhafte Datensätze werden mit einem roten Drop-Down-Symbol markiert. Beim Aufklappen erhältst Du detaillierte Hinweise darüber, warum der Datensatz als fehlerhaft validiert wurde. Über den Button “Validierungsfehler” kannst Du zudem eine Gesamtübersicht aller Fehlermeldungen einsehen.

Alle als korrekt validierten Datensätzen können mit einem Klick auf “Daten importieren” in Deine VARIO Cloud übernommen werden. Über das Hackensymbol unterhalb der Datensätze kannst Du alle markieren.

Relationsverhalten

Über die Relationsverhalten-Einstellungen kannst Du festlegen, ob beim Import die Datensätze neu hinzugefügt oder aktualisiert werden sollen, oder beides.

Die Werte sind nach Kategorien gegliedert, die den Spaltengruppierungen entsprechen. So kannst Du datenspezifisch festlegen, welche Datensätze neu eingefügt und welche aktualisiert werden sollen. Je nach gewählter Kategorie, stehen Dir folgende Optionen zur Verfügung:

• Aktualisieren: Es werden nur bereits vorhandene Datensätze aktualisiert. Dafür muss ein eindeutiger Datenwert, z. B. Kundennummer oder Adressnummer, vorhanden sein, über den die Datensätze in VARIO Cloud anhand der Werte unter “Felder zum Identifizieren” erkannt und zugeordnet werden können.

• Einfügen: Es werden ausschließlich neue Datensätze hinzugefügt.

• Einfügen oder Aktualisieren: Es werden sowohl bereits vorhandene Datensätze aktualisiert als auch neue hinzugefügt. Bereits vorhandene Datensätze werden anhand der Werte unter “Felder zum Identifizieren” erkannt.

• Laden: Bereits vorhandene Datensätze werden aus der Datenbank übernommen. Diese Option steht standardmäßig bei Datensätzen aus den Einstellungen zur Verfügung, z. B. Tags oder Rechtsformen.

• Einfügen oder Laden: Bereits vorhandene Datensätze werden übernommen oder – falls sie nicht existieren – neu hinzugefügt. Diese Optionen steht ebenfalls standardmäßig bei Datensätzen aus den Einstellungen zur Auswahl, z. B. Tags oder Rechtsformen.

Bei den Optionen “Aktualisieren”, “Einfügen und Aktualisieren” und “Einfügen und Laden” muss mindestens ein Feld zur Identifizierung angegeben werden. Als Felder zum Identifizieren werden die Felder aus der Kategorie ausgewählt, anhand derer bereits vorhandene Datensätze erkannt werden sollen, z. B. die ID oder Adressennummer. Anhand dieser Felder kann das System die bestehende Datensätze eindeutig identifiziert und die entsprechende Datensätze aktualisiert oder laden. Nach Auswahl eines Feldes wird automatisch ein weites Feld hinzugefügt, sodass Du bei Bedarf mehrere Identifikationsfelder definieren kannst.

Beispiel: nicht angelegte Rechtsformen

Bei einigen Datenwerten, die aus den selbst angelegten Stammdaten in den Einstellungen herangezogen werden, aber dort noch nicht vorhanden sind, können diese automatisch während des Imports angelegt werden. So entfällt die manuelle Anlage im Vorfeld.

Voraussetzung dafür ist, dass der jeweilige Datenwert nur eine Bezeichnung benötigt und keine weiteren Angaben erforderlich sind – wie z. B. im Fall der Rechtsform.

Wenn in Deiner Quelldatei Rechtsformen enthalten sind, die in Deinem System noch nicht hinterlegt wurden, kannst Du in den Relationsverhalten-Einstellungen unter Rechtsform die Option “Einfügen oder Laden” statt “Laden” auswählen.

Mit dieser Einstellung werden bereits vorhandene Rechtsformen den Datensätzen zugeordnet, während nicht vorhandene Rechtsformen automatisch während des Imports unter Einstellungen angelegt werden.

Bedingungen zum Ignorieren

Nach dem Aufklappen des Bereich kannst Du über das Pluszeichen (+) Bedingungen hinzufügen, nach denen eine gesamte Datenkategorie (Objekt) ignoriert werden soll. Im Gegensatz zur Option “Ignorieren” innerhalb der Zielspalten Konfiguration, betrifft diese Einstellung nicht nur einzelne Werte aus einer Spalte, sondern alle Daten der jeweiligen Kategorie, die zu einem Datensatz gehören, z. B. alle Werte zur Kontaktinformation. Fügst Du also eine Bedingung zum Hauptobjekt hinzu, wird der gesamte Datensatz vom Import ausgeschlossen.

Im folgenden Beispiel wird mit einer Bedingung festgelegt, dass, wenn das Feld ID leer ist, der gesamte Datensatz vom Import ausgeschlossen werden soll.

Folgende Felder stehen Dir für die Definition der Bedingungen zur Verfügung:

Feld – Wähle das Feld aus, anhand dessen bestimmt werden soll, ob der Datensatz ignoriert werden soll.

Vergleichsoperator – Bestimmt, welcher Teil des im Feld “Vergleichswert” angegebenen Werts oder welches Kriterium für den Abgleich verwendet wird.

Vergleichswert – Gib den Wert an, anhand dessen die Datensätze erkannt werden, die beim Import ignoriert werden sollen.

5. Abgeschlossen

Nachdem Du die Validierung abgeschlossen und alle notwendigen Anpassungen vorgenommen hast, kannst Du über den Button “Daten importieren” die Datensätze in Deine VARIO Cloud übernemmen.

Dabei wird ebenfalls ein Task gestartet, der vom VARIO Task-Manager gesteuert wird. Mit einem Klick auf Dein Profilbild und anschließend auf den Button “Benutzertasks” kannst Du den Verlauf Deiner Benutzertasks einsehen.

Nach Abschluss des Import erscheint eine entsprechende Meldung:

Nachdem alle Datensätze importiert wurden, werden diese im Schritt “Abschluss” aufgelistet. Auch nach Abschluss des Imports kannst Du über die oben angeordneten Schritte weiterhin auf die vorherigen Abschnitte zugreifen.

Zwar sind nachträgliche Änderungen dann nicht mehr möglich, jedoch können so die getroffenen Einstellungen und Zuordnungen innerhalb des Imports auch im Nachhinein eingesehen werden.

Auch wenn nur ein Teil der Datensätze korrekt validiert wurde, können diese dennoch – ohne die fehlerhaften Datensätze – importiert werden. In diesem Fall erhält der Importvorgang den Status “Fehlerhaft”. Nach entsprechender Anpassung können die fehlerhaften Datensätze auch nachträglich über den Button “Daten importieren” im Validierungsschritt importiert werden.