# Manuelle Datenimporte

Hier kannst Du **externe Datensätze** aus einer **CSV- oder Excel-Datei** manuell Schritt für Schritt in die VARIO Cloud importieren.

Auch die **Vorgabedaten-Importe**, also der von VARIO bereitgestellten Daten wie **Aufgabentypen**, **-status** und **-prioritäten**, können im **Reiter “Manuelle Datenimporte”** eingesehen und nachgeprüft werden. Weitere Informationen zu den Vorgabendaten findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/tipps-zur-bedienung.md#vorgabedaten-importieren).

## Importvorgang im Überblick

Ein Importvorgang in VARIO Cloud besteht grundsätzlich aus **fünf Schritten**:

1. **Datei hochladen**: Jeder Importvorgang beginnt mit dem **Hochladen einer Quelldatei** (CSV oder Excel). Diese Datei dient als Grundlage für den Datenimport.
2. **Quellspalten**: In diesem Schritt wird analysiert, **welche Spalten in der Quelldatei** vorhanden sind. Anschließend ordnest Du die Spalten den passenden **Feldern in VARIO Cloud** zu.
3. **Zielspalten**: In diesem Schritt kannst Du die **Daten aus der Quelldatei** **anpassen oder erweitern**, bevor sie importiert werden. Du hast dabei unter anderem die Möglichkeit, bestimmte **Werte zu ersetzen**, **Festwerte** zu definieren oder **neue Spalten** hinzuzufügen.
4. **Validierung**: Die Daten werden vor dem eigentlichen Import **geprüft** – z. B. auf Pflichtfelder, Datenformate oder doppelte Einträge. Eventuelle Fehler werden entsprechend ausgewiesen und können vor dem Import korrigiert werden.
5. **Abschluss**: Nach dem erfolgreichen Import kannst Du die **importierten Datensätze** einsehen.\
   Zudem kannst Du zu vorherigen Schritten zurückkehren, um diese bei Bedarf noch einmal zu überprüfen.

## Importvorgang starten <a href="#importvorgang-starten" id="importvorgang-starten"></a>

Mit einem Klick auf den **Button** “**+Datenimport**” kannst Du einen neuen Import erstellen. Es öffnet sich eine Auswahl der verschiedenen **Bereiche in VARIO Cloud** – z. B. **Adressen** oder **Artikel**, aus der Du den Bereich auswählen kannst, in dem die zu importierende Daten importiert werden sollen. Diese Auswahl legt fest, **welche Zielfelder** Dir im nächsten Schritt für die Feldzuordnung zur Verfügung stehen. Alternativ kannst Du über die **Option “Aus Vorlage erstellen”** auch einen neuen Import aus einer Vorlage erstellen. Hierfür machst Du auf einen schon abgeschlossenen Import aus Deiner Übersicht einen Rechtsklick und wählst "Als Vorlage für neuen Import verwenden" aus. Weitere Informationen dazu findest Du auf der [**Unterseite "Vorlagen erstellen"**](/vario-cloud-handbuch/system/import-export/manuelle-datenimporte/vorlagen-erstellen.md).

<figure><img src="/files/t94HQA7r4CfbefpLBwF2" alt="Importvorgang starten"><figcaption></figcaption></figure>

Neben **Hauptbereichen,** wie **Adressen** oder **Artikel,** kannst Du auch zugehörige **Unterbereiche** auswählen, z. B. **Ansprechpartner** oder **Zusatzadressen**.

{% hint style="info" %}

#### Auswahl des Bereichs für den Import

Ein Import von Datensätzen, die zu einem Hauptdatensatz gehören, z. B. **Ansprechpartnern** oder **Zusatzadressen,** muss direkt über den **jeweiligen Unterbereich** erfolgen. Ein Import über den Hauptbereich, wie in diesem Fall Adressen, ist nicht möglich.

Damit die Zuordnung korrekt erfolgt, sollte in der Quelldatei ein **eindeutiges Kennzeichen** der Hauptadresse angegeben sein, z. B. die passende **Adressnummer**. Anhand dieses Feldes erkennt VARIO Cloud automatisch, zu welchem Adressdatensatz die importierten Ansprechpartner oder Zusatzadressen zugeordnet werden sollen.
{% endhint %}

Sofort nach dem Anlegen wird der **Importvorgang mit Zeitstempel** in der Übersicht gespeichert und Du gelangst direkt in den ersten Schritt des Imports – die **Dateiauswahl**.

## 1. Datei hochladen

Der **erste Schritt** des Imports ist das **Hochladen der Quelldatei**. Dazu kannst Du entweder auf die **Upload-Fläche** ![](/files/OcM7XRwvPfquuveWBRTl)klicken und die gewünschte Datei aus Deinem Dateisystem auswählen oder die Datei per **Drag & Drop** direkt in die Fläche ziehen.

{% hint style="info" %}

#### Mögliche Dateiformate

Der **Excel- bzw. CSV-Import** ist für den Import von **Zellwerten** vorgesehen. Unterstützt werden die Dateiformate **XLSX** und **CSV**.
{% endhint %}

<figure><img src="/files/mh4cG06yjBFLdIXAjU1r" alt="1. Datei hochladen"><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="danger" %}

#### Zählerkreise vor dem Import beachten!

Bevor Du einen Import durchführst, prüfe unbedingt die **Einstellungen zu den Zählerkreisen** für den entsprechenden Bereich unter [**Einstellungen/Allgemein/ Zählerkreise**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zahlerkreise.md).

Je nach gewähltem **Vergabeverfahren** kann es dazu kommen, dass die in der Importdatei angegebenen **Adressen- oder Artikelnummern** vom System überschrieben werden. Ist das Vergabeverfahren auf **“automatisch”** eingestellt, vergibt VARIO Cloud die Nummern selbstständig und **überschreibt** dabei die Werte aus der Importdatei. Um die in der Importdatei enthaltenen Nummern zu **übernehmen**, muss das Vergabeverfahren auf **“manuell”** gestellt sein.

Damit Du keine unerwünschten Ergebnisse erhältst, zeigt Dir VARIO Cloud bereits beim Import einen **Hinweis** zu den eingestellten Vergabeverfahren an.
{% endhint %}

Nach Auswahl der Datei aus dem Dateisystem wird der Importvorgang direkt mit dem **zweiten Schritt** “**Quellspalten**” fortgesetzt.

Wenn Du die **Quelldatei wechseln** möchtest, kannst Du entweder über den Button **“Zurück”** oder durch Klick auf den **Dateinamen in der Schrittauswahl** wieder zur **Dateiauswahl** zurückkehren.

<figure><img src="/files/FcrHqSaPpb8MvOm7UuPV" alt="zu 1. Schritt zurückkehren"><figcaption></figcaption></figure>

Dort kannst Du mit einem erneuten Klick auf die Fläche eine neue Datei aus Deinem System auswählen. Beachte jedoch, dass dabei **alle Änderungen in den folgenden Schritten verloren gehen**. Wenn nötig, kannst Du die Datei über den **Button “Herunterladen”** erneut herunterladen.

<figure><img src="/files/U1NsG0Ql6xFTfmEgGAn9" alt="neue Datei hochladen"><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}

#### Navigation zwischen Schritten des Imports

Innerhalb eines Importvorgangs kannst Du in fast allen Situationen über die Buttons **“Zurück”** und “**Weiter”** oder durch Klick auf die jeweilige **Schritt** zwischen den einzelnen Schritten wechseln. Dabei kann es jedoch erforderlich sein, bestimmte Einstellungen erneut vorzunehmen.

**Beispiel:** Nimmst Du nach der **Validierung** Änderungen in einem der vorherigen Schritte vor, muss der Schritt **Validierung** anschließend erneut ausgeführt werden, damit die Daten erneut geprüft werden.

<img src="/files/3vKUVNB2yBDhP2xhzwns" alt="Navigation zwischen Schritten des Imports" data-size="original">
{% endhint %}

### Bezeichnung anpassen

Über das **Stift-Symbol** neben der Bezeichnung des Imports kannst Du den Namen jederzeit ändern. Dies ist in **allen Schritten des Importvorgangs** möglich – bis der Import endgültig abgeschlossen ist.

<figure><img src="/files/x9TfxMmW1HaC1mhs5hFI" alt="Bezeichnung anpassen"><figcaption></figcaption></figure>

## 2. Quellspalten

Im zweiten Schritt des Datenimports ordnest Du die **Quellspalten** aus Deiner Datei den entsprechenden **Feldern aus dem Bereich in VARIO Cloud** zu.

Als Beispiel haben wir eine **Excel-Datei mit Adressdaten** hochgeladen. Die **Spaltenüberschriften** und **Spalteninhalte** aus dieser Datei werden unter Quellspalten angezeigt.

* Die **erste Zeile** enthält die Spaltenüberschriften der Importdatei und wird mit dem **Symbol** ![Spaltenüberschriften](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/wp-content/uploads/sites/5/2025/09/Spaltenueberschriften.png)gekennzeichnet.
* Das **Symbol** markiert die Zeile, ab der die **zu importierenden Daten** beginnen – in diesem Fall die Adressen.

<figure><img src="/files/LQPmhgvg3AADBgswnLsT" alt="Quellspalten"><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}

#### Inhalt aus der Quelldatei wird in VARIO hinterlegt

Sobald Du im ersten Schritt Deine Quelldatei ausgewählt hast, werden die darin enthaltenen Daten **in den Importvorgang** **geladen**. Der **direkte Zugriff** auf die Quelldatei ist damit für diesen Import **abgeschlossen**. Die Daten sind innerhalb des Importvorgangs sicher **hinterlegt** und werden für das eigentliche Importieren auch **nicht mehr aus der Quelldatei**, sondern **aus dem Datagrid** des Imports selbst geladen.
{% endhint %}

### Spaltenzuordnung

Um die Spalten aus der Quelldatei zu den Feldern in VARIO Cloud zuzuordnen gehe wie folgt vor:

{% stepper %}
{% step %}
Klicke auf eine **Spaltenüberschrift** im **grünen C-Unit-Spaltenkopf**. Die Spalten sind mit den **Buchstaben** aus Deiner Excel-Datei gekennzeichnet.
{% endstep %}

{% step %}
Wähle im sich öffnenden **Dropdown-Menü** das passende Feld aus. Einige Felder sind in **Gruppierungen** organisiert. **Klappe** die gewünschte Gruppe **auf**, um das Feld anzuzeigen (z. B. **Kundennummer** unter **Kundeninformationen**).

<figure><img src="/files/e2YL6wBzecm8mPdNLEK6" alt="Spaltenzuordnung" width="563"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
Über das Eingabefeld **“Nach Spalten suchen”** kannst Du gezielt nach Feldbezeichnungen suchen.
{% endstep %}

{% step %}
**Nach Auswahl eines Feldes** erscheint dessen Name als neue **Spaltenüberschrift** in der C-Unit, ggf. mit der Bezeichnung der dazugehörigen **Gruppierung**.
{% endstep %}

{% step %}
Bereits **zugeordnete Felder** sind mit dem **Hinweis “Zugeordnet zu Spalte …”** markiert. Mit dem **Symbol “Regel ersetzen”** kannst Du eine bestehende Zuordnung **auflösen** und durch eine neue **ersetzen**.

<figure><img src="/files/bS6Axg2AXYnkNosZdANC" alt="Regel ersetzen" width="563"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
Um eine Zuordnung zu **entfernen**, klicke **erneut** auf das aktuell **zugewiesene Feld** in der Auswahl – es wird dadurch abgewählt.

<figure><img src="/files/lhpHOqnRyb5chNOb03Ty" alt="Spalten entfernen" width="563"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}
{% endstepper %}

Nach der **erfolgreichen Zuordnung aller Spalten** aus unserer Beispiel-Quelldatei sehen die Quellspalten wie folgt aus:

<figure><img src="/files/0XHDN80fEZU3KuIJjSsG" alt="Erfolgreiche Spaltenzuordnung"><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}

#### Alle zu importierenden Spalten müssen zugeordnet werden

Damit **alle Daten** aus der Excel-Datei importiert werden können, müssen **alle Spalten** zu einem Feld in VARIO Cloud **zugeordnet** werden.\
**Nicht zugeordnete** Spalten werden **im nächsten Schritt verworfen** und **nicht importiert.**
{% endhint %}

#### Spalten zu spezifischen Feldern zuordnen

In manchen Fällen ist nicht sofort ersichtlich, wie die Bezeichnung des Feldes in VARIO Cloud lautet, zu dem eine Spalte aus der Quelldatei zugeordnet werden soll. Dies liegt daran, dass bestimmte Angaben **von weiteren Feldern oder Einstellungen abhängig** sein können.

**Beispiel Feld “Telefon”**

Ein Beispiel dafür ist die in der hochgeladenen Beispiel-Datei enthaltene **Spalte “Handy”**, welche die Telefonnummern der Kunden enthält. In **VARIO Cloud** werden **Telefonnummern** in der Adresse unter den **Kontaktinformationen** gespeichert.

Hier bestimmt jedoch die Angabe des **Kontakttyps**, ob das **Feld “Telefon”** oder z. B. **“E-Mail”** im Datensatz zur Verfügung steht. Das **Feld “Telefon”** und dessen Inhalt sind somit vom **gewählten Kontakttyp abhängig** und stehen nur dann zur Verfügung, wenn der entsprechende Typ angegeben wird.

<figure><img src="/files/prmleOiUeWydHPkrQDG1" alt="Typen von Kontaktinformationen" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

Aus dem Grund ist bei der **Spaltenzuordnung** im Import kein Feld mit der **Bezeichnung “Telefon”** zu finden. Stattdessen muss das **Feld “Wert”** ausgewählt werden. Dieses dient als **universelles Eingabefeld für alle Kontaktinformationen** – unabhängig davon, ob es sich um eine Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder eine andere Kontaktart handelt. Das **Feld “Wert”** ist in der Gruppierung **Adressen/Kontaktinformationen** zu finden.

<figure><img src="/files/wOagXfFxV2ZuVZcWDrji" alt="Spalten zu spezifischen Feldern zuordnen" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

Für die Bestimmung des entsprechenden **Kontakttyps** muss im nächsten Schritt eine zusätzliche Spalte unter den **Zielspalten** hinzugefügt werden. Wie Du dabei vorgehst, zeigen wir Dir im [Abschnitt “**Operation Fester Wert**“](/vario-cloud-handbuch/system/import-export/manuelle-datenimporte.md#operation-fester-wert).

{% hint style="info" %}

#### Mehrere Kontaktinformationen importieren

Wenn Du **mehrere Kontaktinformationen** gleichzeitig importieren möchtest – z. B. eine Telefonnummer und eine E-Mail – muss in den **Quelldatei-Einstellungen** das **Experten Modus** aktiviert werden. Eine Anleitung dazu findest Du im [**Abschnitt “Experten Modus”**](/vario-cloud-handbuch/system/import-export/manuelle-datenimporte/experten-modus.md#mehrere-kontaktinformationen-importieren).
{% endhint %}

**Beispiel Feld “Land” bzw. “Ländercode”**

Ähnlich wie bei der Spalte **“Handy”** kann auch die **Spalte “Land”** in unsere Quelldatei nicht direkt einem gleichnamigen Feld in VARIO Cloud zugeordnet werden. In den Adressdaten von VARIO Cloud existiert nämlich **kein Feld “Land”**. Stattdessen wird in der **Anschrift** der **Ländercode** gespeichert.

<figure><img src="/files/LwO7Ey3CUGQvuoXfyULB" alt="Feld Ländercode" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

Aus diesem Grund ist bei der Spaltenzuordnung **kein Feld “Land”** in der Suche vorhanden. Stattdessen erscheinen die **Felder “ISO ALPHA-2”** und “**ISO ALPHA-3**“. In VARIO Cloud wird standardmäßig **ISO ALPHA-2** als Länderkennzeichnung für Adressen verwendet (z. B. DE, AT, CH). Deshalb kann für den Import das **Feld “ISO ALPHA-2”** ausgewählt werden.

<figure><img src="/files/W4liuGy4GRAhWT1ywAyG" alt="Spalten ISO ALPHA-2"><figcaption></figcaption></figure>

Die Länderangaben in Deiner Quelldatei müssen dabei an das **ausgewählte Länderkennzeichen** (hier ISO ALPHA-2) angepasst werden. Ist dies nicht der Fall, wie in unsere Beispiel-Quelldatei, kannst Du diese im nächsten Schritt – den **Zielspalten** – für die **gesamte Spalte** anpassen. Wie Du dabei vorgehst, zeigen wir Dir im [Abschnitt “**Operation Ersetzen**“](#operation-ersetzen).

#### Originale Feldbezeichnungen für die Spaltenzuordnung verwenden

Wenn bei der Suche nach dem passenden Feld in der **Spaltenauswahl des Imports** die Bezeichnung **nicht sofort eindeutig** ist, kann es hilfreich sein, die **interne bzw. originale Bezeichnung** des Feldes direkt in VARIO Cloud nachzusehen.

So gehst Du vor – am Beispiel der **Adress-Stammdaten**:

{% stepper %}
{% step %}
Klicke mit der **rechten Maustaste** auf das entsprechende **Feld** – z. B. das **Feld “Telefon”** unter den **Kontaktinformationen**.

<figure><img src="/files/TYJvpC7yuhxiMH02ecDZ" alt="Originale Feldbezeichnung" width="563"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
Ganz unten im **Kontextmenü** wird die **technische Bezeichnung des Feldes** angezeigt – hier **contact.value**.
{% endstep %}

{% step %}
Mit einem **Klick auf die Bezeichnung** wird diese automatisch in die **Zwischenablage kopiert**.
{% endstep %}

{% step %}
Wechsle nun zum **Importvorgang** zurück und füge die **Bezeichnung in das Suchfeld** für die Spaltenzuordnung ein. Für die Suche wird nur der **zweite Teil** der Bezeichnung benötigt, also im Beispiel nur “**value**” (**Wert**). Der **erste Teil (contact)** gibt lediglich den **Bereich** an, in dem sich das Feld befindet, in diesem Fall die **Kontaktinformationen.**

<figure><img src="/files/yJsX4NqHU63JD76rh2b6" alt="Originale Feldbezeichnungen in der Spaltenzuordnung" width="416"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Quelldaten manuell bearbeiten

Durch das **Anklicken einer Zeile** in der Tabelle kannst Du die darin enthaltenen Daten **manuell bearbeiten**.\
Die vorgenommenen Änderungen werden direkt in den **Quellspalten gespeichert** und automatisch in den **weiteren Importvorgang** übernommen.

{% hint style="danger" %}

#### Änderungen in den Quelldatei-Einstellungen beachten

Sobald Du Änderungen in den **Quelldatei-Einstellungen** vornimmst und speicherst, werden die Datenwerte aus der Quelldatei **neu geladen**. Bereits manuell **geänderte Werte** in den einzelnen Datensätzen gehen dabei **verloren**.

Vergewissere Dich deshalb, dass die **Angaben in den Quelldatei-Einstellungen** korrekt sind, bevor Du eine größere Anzahl an Datensätzen manuell bearbeitest.

Weitere Informationen zu den **Quelldatei-Einstellungen** findest Du im **nächsten Abschnitt.**
{% endhint %}

<figure><img src="/files/ZTsBsCs30dXghdId2Cus" alt="Quelldaten manuell bearbeiten" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}

#### Anpassungen von mehreren Einträgen

Anpassungen in den **Quellspalten** eignen sich nur für **einzelne Einträge** – z. B. die Korrektur des Namens eines Kunden.

Wenn Du dagegen **mehrere Werte** in einer **gesamten Spalte** ändern möchtest, nutze den nächsten Schritt, die **Zielspalten**.\
Dort können alle Einträge einer Spalte gleichzeitig angepasst werden, z. B. durch **Ersetzen bestimmter Werte** oder durch die **Vergabe von Festwerten** für alle Datensätze.
{% endhint %}

### Quelldatei-Einstellungen

Oben rechts in der Ansicht der Quellspalten findest Du den **Button “Quelldatei-Einstellungen”**. Hier kannst Du verschiedene Einstellungen zur **Quelldatei** anpassen, z. B. in welcher Zeile sich die **Kopfzeile Deiner Quelldatei** befindet.

<figure><img src="/files/VdDbMAHWztTVFuD0kDip" alt="Quelldatei-Einstellungen" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

In den **Quelldatei-Einstellungen** stehen Dir folgende Optionen zur Verfügung:

**Datensätze ab/Datensätze bis –** Mit diesen Feldern kannst Du festlegen, welche Datensätze importiert werden sollen. Standardmäßig ist hier die **zweite Zeile** als **Startpunkt** eingetragen. Diese ist mit dem **Symbol** ![untere Zeilen](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/wp-content/uploads/sites/5/2025/09/untere-Zeilen.png) in der Vorschau markiert.

**Kopfzeilenindex –** Gibt die Zeile der Quelldatei an, die als **Kopfzeile** verwendet wird. Standardmäßig ist hier die **erste Zeile** eingetragen, die entsprechend mit dem **Symbol** ![Spaltenüberschriften](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/wp-content/uploads/sites/5/2025/09/Spaltenueberschriften.png) markiert wird.

**Datum: Muster –** Definiert das Muster für die **Datumsangaben**. Damit der Import für alle Datensätze erfolgreich durchgeführt werden kann, müssen alle Datumsangaben in der Quelldatei den eingetragenen Muster entsprechen. Dabei steht die Angabe “**yyyy**” für das Jahr, “**MM**” für den Monat und “**dd**” für den Tag.

**Datum und Uhrzeit: Muster –** Entspricht dem Datums-Muster, erweitert um **Uhrzeitangaben**. Auch hier müssen alle Werte im gleichen Format vorliegen. Neben der Datumsangabe stehen die Angaben “**HH**” für die Uhrzeit, “**mm**” für die Minuten und “**ss**” für die Sekunden.

**Zahl: Tausender-Trennzeichen –** Hier gibst Du an, welches Zeichen für die Trennung von Tausendern verwendet wird.

**Zahl: Dezimal-Trennzeichen –** Hier definierst Du das Zeichen für Dezimalstellen.

**Boolean: Wert für true –** Definiert, welcher Wert in der Quelldatei für das **booleschen Wert** **true (wahr)** steht. In VARIO Cloud werden boolesche Werte meist als **Toggles** dargestellt – bei true ist der Toggle **aktiviert**.

**Boolean: Wert für false –** Definiert, welcher Wert in der Quelldatei für das **booleschen Wert** **false (falsch)** steht. In VARIO Cloud werden boolesche Werte meist als **Toggles** dargestellt – bei false ist der Toggle **deaktiviert**.

**Regelwerk herunterladen/hochladen –** Alle Anpassungen an den Quellspalten und Quelldatei-Einstellungen kannst Du als Regelwerk **herunterladen** und für spätere Importe mit **gleichen Spaltenköpfen** **wiederverwenden**. So sparst Du Zeit bei wiederkehrenden Importen.

**Experten Modus –** Führt die Schritte **Quellspalten** und **Zielspalten** zusammen. Dadurch stehen zusätzliche Möglichkeiten zur **Datenmanipulation** zur Verfügung. Details dazu findest Du auf der [**Seite "Experten Modus**](/vario-cloud-handbuch/system/import-export/manuelle-datenimporte/experten-modus.md)**"**.

{% hint style="danger" %}

#### Experten Modus ist endgültig

Nachdem der **Experten-Modus** einmal aktiviert wurde, kann er für den laufenden Importvorgang **nicht mehr deaktiviert** werden!
{% endhint %}

<details>

<summary><mark style="color:$primary;"><strong>Beispiele</strong></mark> für <strong>Datum</strong> und <strong>Uhrzeit-Muster</strong></summary>

<table><thead><tr><th width="228">Muster</th><th>Beispiel</th><th>Beschreibung</th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>yyyy-MM-dd</strong></td><td>2015-10-21</td><td>ISO 8601-Format</td></tr><tr><td><strong>dd.MM.yyyy</strong></td><td>21.10.2015</td><td>deutsches Format, mit verpflichtenden führenden Nullen</td></tr><tr><td><strong>d.M.yyyy</strong></td><td>1.1.2015</td><td>deutsches Format, führende Nullen optional</td></tr><tr><td><strong>MM/dd/yyyy</strong></td><td>10/21/2015</td><td>US-Format</td></tr><tr><td><strong>yyyy-MM-dd[‘T’HH:mm:ss]</strong></td><td>2015-10-21T14:59:42</td><td>Der Zeitanteil wird hier einfach weggeschnitten</td></tr><tr><td><strong>yyyy-MM-dd’T’HH:mm:ssZ</strong></td><td>2015-10-21T14:59:42Z</td><td>ISO 8601 – Zeit in UTC</td></tr></tbody></table>

</details>

### **Export-Einstellungen**

{% hint style="info" %}

#### Hier bewegt sich was!

Noch ist dieser Bereich nicht ganz vollständig. Aber keine Sorge: Unser Team für Dokumentation und Qualität füllt sie Schritt für Schritt mit allem, was Dir im Alltag weiterhilft. Schau bald wieder vorbei, es lohnt sich!
{% endhint %}

## 3. Zielspalten

Nachdem alle Spalten zugeordnet wurden, kannst Du mit dem **dritten Schritt** fortfahren. Klicke dazu auf **“Weiter”** oder direkt auf den **Schritt “Zielspalten”** in der oberen Leiste. In diesem Schritt kannst Du die Daten aus Deiner Quelldatei so anpassen, dass diese effizient und erfolgreich importiert werden. Dazu kannst Du beispielsweise **neue Spalten hinzufügen** und mit **Festwerten** füllen oder **bestehende Werte** über die **Zielspalten Konfiguration** gezielt **ersetzen**. Bereits **bearbeitete Zielspalten** werden mit einem **Männchen-Symbol** ![Männchen Import](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/wp-content/uploads/sites/5/2025/09/maennchen.png) gekennzeichnet.

<figure><img src="/files/VqNpeG5fc0XIZh2IJAGu" alt="Zielspalten"><figcaption></figcaption></figure>

Mit einem **Klick auf eine Zeile** werden die **Daten des einzelnen Datensatzes** **im Überblick** angezeigt. Die Darstellung erfolgt dabei **analog zu den Quellspalten**.

<figure><img src="/files/49oLF8oSFTft3MORed3u" alt="Zielspalten - Eintragvorschau" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

### Suche von Zieleinträgen

In den **Zielspalten** steht Dir **oben links** die Suche nach **Zieleinträgen** zur Verfügung. Damit kannst Du schnell bestimmte Datensätze aus Deinen Importdaten finden. Die Suche funktioniert unabhängig vom Feld – Du kannst sowohl nach der **Adressnummer** als auch nach dem **Namen der Adresse** oder anderen Angaben suchen.

Damit Suchergebnisse angezeigt werden, muss die Eingabe **mindestens drei Zeichen** umfassen. Die Ergebnisliste wird jedoch nach jeder Eingabe automatisch **aktualisiert**.

<figure><img src="/files/7JyIvapsX5B5kf6q1hpv" alt="Suche von Zieleinträgen" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

### Zielspalten hinzufügen

Über die allgemeine Spaltensuche kannst Du – ähnlich wie bei den Quellspalten – nach Spalten suchen, die zu den Felder in VARIO Cloud entsprechen, um diese zu den bereits vorhanden **Spalten hinzuzufügen**. In Verbindung mit der **Zielspalten Konfiguration** hast Du so die Möglichkeit, **fehlende Werte** durch das Einfügen von **Festwerten** nachträglich zu ergänzen oder Inhalte aus einer Quellspalte auf **mehrere Zielspalten aufzuteilen**.

<figure><img src="/files/YskxLYosl1jBIZieQvHQ" alt="Zielspalten hinzufügen"><figcaption></figcaption></figure>

Im **Abschnitt** [**“Operation Fester Wert”**](#operation-fester-wert) zeigen wir Dir am Beispiel, wie Du durch das Hinzugefügen einer neuen Zielspalte den fehlendenden **Kontakttyp** für vorhandene **Telefonnummern** ergänzen kannst.

Wie Du die Werte aus einer Quellspalte in zwei separate Spalten aufteilst – z. B. um **Straßenname und Hausnummer** aus einer gemeinsamen Spalte zu trennen – erfährst Du im **Abschnitt** [**“Operation** **Ersetzen (Regex)”**](#operation-ersetzen-regex)**.**

{% hint style="info" icon="message-question" %}

#### Welche Spalten sind für den Import erforderlich?

Im Allgemeinen gibt es – abgesehen von den **Pflichtfeldern** in VARIO Cloud – **keine feste Vorgabe**, welche Spalten für einen erfolgreichen Import notwendig sind. Das hängt stark vom jeweiligen **Datensatztyp** ab, also ob es sich z. B. um einen **Artikel** oder eine **Adresse** handelt.

Fehlende Spalten werden spätestens im Schritt **“Validierung”** angezeigt und können anschließend unter den **Zielspalten** nachträglich ergänzt werden.
{% endhint %}

### Zielspalten Konfiguration

Wenn Du unter **“Zielspalten”** auf eine **Spaltenüberschrift** klickst, öffnet sich ein **Pop-up-Fenster**. Dort stehen Dir im **Feld “Typ”** verschiedene **Operationen** zur Verfügung, mit denen Du die Inhalte der gewählten Spalte bearbeiten kannst. Auf diese Weise kannst Du die Daten genau so anpassen, wie Du sie für den Import benötigst.

Je nach gewählter **Operation** kannst Du für eine Spalte auch **mehrere weitere Operationen** definieren und miteinander **kombinieren**. Auf diese Weise lassen sich **verschachtelte Konfigurationen** einrichten, mit denen auch **komplexere Anforderungen** im Importprozess abgebildet werden können.

Nach dem Speichern einer Zielspalten-Konfiguration kannst Du diese jederzeit durch erneutes **Anklicken des Spaltenkopfs** anpassen. Über den Button **“Löschen”** lässt sich die gesamte Konfiguration für die entsprechende Spalte entfernen – die **ursprünglichen Werte** aus der Quelldatei bleiben dabei unverändert **erhalten**.

<figure><img src="/files/pJlaJRhDKsnIdvacaEyo" alt="Zielspalten Konfiguration" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

#### Felder der Zielspalten Konfiguration (unabhängig der ausgewählte Operation):

**Zielspalte** – Auswahl des Feldes, dem die Daten aus der Quellspalte **zugeordnet** werden sollen. Dies entspricht der **Spaltenzuordnung** im **Schritt “Quellspalten”**. Je nach Zielspalte wird angezeigt, wie lang ein Wert sein darf bzw. ob er zwingend gefüllt sein muss, damit der Import erfolgreich durchgeführt werden kann.

**Typ** – Hier legst Du die gewünschte **Operation** fest. Standardmäßig ist **“Aus Spalte auslesen”** vorausgewählt, sodass die Daten direkt aus der unter **“Spaltenbezeichnung”** angegebenen **Quellspalte** übernommen werden. Je nach Operation kann diese auch über die **drei Punkte** rechts ausgewählt werden.

**Spaltenbezeichnung** – Auswahl der **Quellspalte**, aus der die Werte für die Operation übernommen werden sollen.

**Erweiterte Einstellungen/Leerwerte** – Lege fest, ob leere Werte aus der Quelldatei beim Import **ignoriert** werden oder ob sie **bestehende Daten im System ersetzen** sollen. Mit **Leerwerten** sind ausschließlich **komplett fehlende Angaben** gemeint – nicht Werte wie “0” oder Felder mit Leerzeichen. Das Ersetzen durch Leerwerte spielt insbesondere eine Rolle, wenn **bereits vorhandene Datensätze** durch den Import **aktualisiert** werden.

**Gültige Werte** – Je nach Zielspalte werden hier die **vordefinierten Werte** angezeigt, die zugeordnet werden können. Dies betrifft Felder mit fest in VARIO integrierten Werten, die nicht selbst angelegt werden können, z. B. **Geschäftsbeziehungen**, **Artikelart** oder **Preisbasis**. Beim Hoovern über einen Wert wird die jeweilige **Übersetzung** eingeblendet. Ein Beispiel dazu findest Du im **Abschnitt** [**Operation “Ersetzen”**](#operation-ersetzen).

#### Konfiguration ändern oder entfernen

Nach dem Speichern einer Zielspalten Konfiguration kann diese jeder Zeit im **Schritt “Zielspalten”** durch erneutem **Anklicken des Spaltenkopfs** angepasst werden. Über dem **Button “Löschen”** kann die **gesamte Konfiguration** für die entsprechende Spalte **entfernt** werden, **ohne** dass die **ursprünglichen Werten** aus der Quelldatei **verloren** gehen.

{% hint style="info" icon="lightbulb-on" %}

#### Operationen miteinander kombinieren

Bei Operationen wie **“Trimmen”**, **“Coalesce (NULL-Ersetzung)”** oder **“Verketten”** kannst Du durch das **Hoovern über die drei Punkte** ober- oder unterhalb einer Operation mit dem **Pluszeichen** weitere Operationen hinzufügen. Auf diese Weise lassen sich mehrere Operationen miteinander kombinieren.

<img src="/files/OlP0E6beGhqk0rhS5h3J" alt="Operationen miteinander kombinieren" data-size="original">
{% endhint %}

#### Operation Aus Spalte auslesen

Die **Operation “Aus Spalte auslesen”** ist die **Standardoperation**. Dabei werden die Werte direkt **aus der** im **Feld “Spaltenbezeichnung”** angegebenen Quellspalte übernommen. Standardmäßig ist dies die Quellspalte, die im vorherigen Schritt der Zielspalte zugeordnet wurde. Falls erforderlich, kannst Du hier jedoch auch eine andere Quellspalte auswählen, aus der die Daten ausgelesen werden sollen.

<figure><img src="/files/pYsbgrEaSBndFCPIV2Ms" alt="Operation Aus Spalte auslesen" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

#### Operation Coalesce (NULL-Ersetzung)

Mit der Operation **“Coalesce (NULL-Ersetzung)”** kannst Du **fehlende Werte** durch **vordefinierte Werte** ersetzen – **ohne** dabei bereits vorhandene Daten zu überschreiben. Dabei handelt es sich um **nicht vorhandene Datenwerte** – also leere Angaben, nicht um Inhalte wie Null oder Leerzeichen.

Wenn Du die Operation **“Coelesce” (NULL-Ersetzung)”** auswählst, erscheinen **zwei ausklappbare Bereiche**:

* Im **ersten Bereich** legst Du fest, **welche Leerwerten** ersetzt werden sollen.
* Im **zweiten Bereich** gibst Du mithilfe der entsprechende Operation den **Wert** an, durch den die Leerwerten ersetzt werden sollen.

<figure><img src="/files/gmpEOUoCovyy0VVYhPHY" alt="Operation Coalesce (NULL-Ersetzung)" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

Fehlt z. B. in einer Quelldatei bei allen Adressen aus Neuwied die Angabe der **Stadt**, kannst Du mit de **Operation “Coalesce (NULL-Ersetzung)”** den **festen Wert** **“Neuwied”** in die entsprechende Spalte einfügen.

<figure><img src="/files/h248UjDfidbrja3Heo4N" alt="Fehlende Werte" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

Um die fehlende Werte mit einem **festen Wert** zu **ergänzen,** gehe wie folgt vor:

{% stepper %}
{% step %}
Öffne die Zielspalten Konfiguration für die Spalte mit den fehlenden Werten und wähle im **Feld “Typ”** die **Operation “Coelesce (NULL-Ersetzung)”** aus. Im **ersten Feldbereich** wird automatisch die ausgewählte Zielspalte, in diesem Fall “**Stadt**“, unter **Spaltenbezeichnung** vorausgewählt.

<figure><img src="/files/MbShMoDMcnbYLzkJVTVL" alt="Typ Operation Coalesce (NULL-Ersetzung)" width="563"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
Klappe den **zweiten Feldbereich** auf, wähle den **Typ “Fester Wert”** aus und trage den gewünschten **Wert** ein – in unserem Beispiel **“Neuwied”**.

<figure><img src="/files/wOtQ63Drq3jin5v6cbie" alt="Fester Wert Neuwied" width="563"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Speichere** die Konfiguration. Die zuvor **leeren Werte** in der Spalte werden nun automatisch mit dem angegebenen Wert gefüllt.

<figure><img src="/files/R9blbk9DGapcGhupW5yo" alt="eingefügte Fester Wert" width="563"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}
{% endstepper %}

#### Operation Ersetzen

Mit der **Operation “Ersetzen”** kannst Du bestimmte Werten aus einer Spalte durch vordefinierte Werte ersetzen. Ein **Beispiel** ist das **Ersetzen** von **Ländernamen** durch **Ländercodes**, die im System für die Erkennung des Landes und die zugehörige Sprache benötigt werden.

Dafür stehen Dir folgende Felder zur Verfügung:

* **Suchen nach**: Gib hier den Wert ein, das ersetzt werden soll.
* **Ersetzen durch**: Gib hier den Wert ein, durch den der ursprüngliche Wert ersetzt werden soll.

Über das **Pluszeichen** kannst Du beliebig viele Werte hinzufügen, die innerhalb derselben Spalte ersetzt werden sollen. Wenn die bestehende Werte durch **gültige Werte** ersetzt werden müssen, erscheint im **Feld “Ersetzen durch”** einen **Drop-Down-Menü**. Über dieses kannst Du den entsprechenden gültigen Wert auswählen.

<figure><img src="/files/Td5FQ9b2gqdcnfQtUB7k" alt="Operation Ersetzen" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

#### Zusatzoptionen zur Operation Ersetzen

Neben den Feldern **“Suchen nach”** und **“Ersetzen durch”** stehen Dir weitere Optionen zur Verfügung, um das Ersetzen von Werten genauer zu steuern:

**Nur gesamten Wert ersetzen**

Mit dem Toggle kannst Du bestimmen, ob nur **ganze Werte** ersetzt werden sollen oder auch **einzelne Bestandteil** davon, wie z. B. ein Buchstabe, eine Zahl oder ein Wort.

**Groß/Kleinschreibung beachten**

Mit dem Toggle legst Du fest, ob die **Groß- und Kleinschreibung** beim Ersetzen berücksichtigt werden soll. Ist der Toggle **deaktiviert**, werden alle Werte ersetzt – unabhängig davon, ob sie groß- oder kleingeschrieben sind.

**Fallback verwenden, wenn kein Ausdruck passt**

Im darunterliegenden Feld kannst Du einen Fallback-Wert angeben, der eingesetzt wird, wenn **keiner der definierten Werten zutrifft**. **Beachte** jedoch, dass in diesem Fall alle Werte ersetzt werden – auch solche, die möglicherweise unverändert bleiben sollten. Lässt Du das **Feld “Fallback”** bei **aktiviertem** Toggle **leer**, werden alle nicht ersetzten Werte automatisch **entfernt**.

**Geschäftsbeziehungen mit Gültigen Werten ersetzen**

Einige Werte müssen durch die unter **“Gültige Werte”** aufgeführten Einträge ersetzt werden, damit sie erfolgreich importiert und den Datensätzen korrekt zugeordnet werden können. Dabei handeln sich größtenteils um fest in der Software **integrierte Werte** wie z. B. **Geschäftsbeziehungen** oder **Artikelarten**. Damit diese erkannt werden, müssen die unter “**Gültige Werte**” aufgelisteten originalen Bezeichnungen verwendet werden. Diese entsprechen den Bezeichnungen, wie sie in **VARIO Cloud systemintern geführt und verarbeitet** werden.

**Fehlen** in einer Spalte die Originalbezeichnungen bzw. gültigen Werte, wird dies spätestens im **Schritt “Validierung”** deutlich **gekennzeichnet**. Anschließend kannst Du einfach zu den **Zielspalten** zurückkehren und die Angaben entsprechend anpassen.

#### Geschäftsbeziehungen mit Gültigen Werten ersetzen

Einige Werte müssen durch die unter **“Gültige Werte”** aufgeführten Einträge ersetzt werden, damit sie erfolgreich importiert und den Datensätzen korrekt zugeordnet werden können. Dabei handeln sich größtenteils um fest in der Software **integrierte Werte** wie z. B. **Geschäftsbeziehungen** oder **Artikelarten**. Damit diese erkannt werden, müssen die unter “**Gültige Werte**” aufgelisteten originalen Bezeichnungen verwendet werden. Diese entsprechen den Bezeichnungen, wie sie in **VARIO Cloud systemintern geführt und verarbeitet** werden.

**Fehlen** in einer Spalte die Originalbezeichnungen bzw. gültigen Werte, wird dies spätestens im **Schritt “Validierung”** deutlich **gekennzeichnet**. Anschließend kannst Du einfach zu den **Zielspalten** zurückkehren und die Angaben entsprechend anpassen.

<figure><img src="/files/SoiYGEfGursYGeO469LF" alt="nicht gültige Werten" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

Um die in der Quelldatei verwendeten Werte – z. B. die **Geschäftsbeziehung** – durch **Gültige Werte** zu ersetzen, gehe folgendermaßen vor:

{% stepper %}
{% step %}
Öffne die **Zielspalten Konfiguration** für die entsprechende Spalte, indem Du auf die **Spaltenüberschrift klickst**, und wähle im **Feld “Typ”** die **Operation “Ersetzen”** aus.
{% endstep %}

{% step %}
Füge über das **Pluszeichen (+)** so viele Felder hinzu, wie es unterschiedliche Werte in der Spalte vorkommen.

<figure><img src="/files/V7fDg1xe6hWmJR4eei66" alt="Neues Feld hinzufügen" width="563"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
Trage die einzelnen **Werte aus der Quelldatei** in die jeweiligen **Feldern “Suchen nach”** ein – in unserem Beispiel: Kunde, Lieferant, Interessent und Dienstleister.

<figure><img src="/files/SUQgopx8vpCPXT2nr1cz" alt="Werte aus der Quelldatei" width="563"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Hoovere** über die Einträge unter “**Gültige Werte**“, um die originalen Bezeichnungen einzublenden.

<figure><img src="/files/uosxqxvfXM5CPUyPBpIO" alt="Auflistung der Gültigen Werten" width="563"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
Wähle im Drop-Down-Menü unter den **Feldern “Ersetzen durch”** die passenden Bezeichnungen aus und **speichere** die Konfiguration.

<figure><img src="/files/1HL9M2792aKQvIS4pcJX" alt="Gültige Werte auswählen" width="563"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}
{% endstepper %}

#### Operation Ersetzen (Regex)

Mit der **Operation “Ersetzen (Regex)”** können Werte anhand von regulären Ausdrücken (Regex) ersetzt oder aufgeteilt werden. **Reguläre Ausdrücke** sind **Zeichenketten,** mit sich bestimmte Muster in Text beschreiben lassen. Damit kannst Du z. B. **Zahlen von Buchstaben unterscheiden** und dadurch Werte gezielt trennen oder anpassen.

Wenn z. B. in einer Spalte sowohl der **Straßenname** als auch die **Hausnummer** **zusammengeführt** sind – wie in unserer Beispiel-Quelldatei –, kannst Du mit der Operation **“Ersetzen (Regex)”** beide Werte **voneinander trennen.** So gehst Du vor:

{% stepper %}
{% step %}
**Öffne die Zielspalten-Konfiguration** für die Spalte, in der Straßenname und Hausnummer zusammen enthalten sind, und wähle im **Feld “Typ”** die **Operation “Ersetzen (Regex)”** aus.

<figure><img src="/files/eGHmsOQCjXEPTMHvC96F" alt="Operation Ersetzen (Regex)" width="563"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
Gib in das **Feld “Suchausdruck”** folgenden **Regex-Ausdruck** ein, der alle möglichen Zeichen berücksichtigt: <kbd>*^(.\*?)\[\s]\*?(\d+\s\*\[A-Za-z]?(?:\[/-]\d+\s\*\[A-Za-z]?)?(?:-\d+\s\*\[A-Za-z]?)?)\s\*$*</kbd>
{% endstep %}

{% step %}
Trage im **Feld** **“Ersetzungsausdruck”** den Wert **“$1”** ein und **speichere** die Konfiguration. Damit werden nur die **Buchstaben** ausgegeben, also der **Straßenname**.

<figure><img src="/files/KvlAcZ35nAcGj7RlLGeT" alt="Ersetzungsausdruck eingeben" width="563"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
Füge eine **neue Spalte** hinzu, indem Du über die **Spaltensuche** die **Spalte “Hausnummer”** aus der **Gruppierung “Adressen”** auswählst.

<figure><img src="/files/UzyjwpdUBVhZFL79okxA" alt="Spalte Hausnummer einfügen" width="563"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
Wähle in der Zielspalten Konfiguration der neuen Spalte ebenfalls die **Operation “Ersetzen (Regex)”** aus. Unter **“Spaltenbezeichnung”** wählst Du erneut die Quellspalte, in der Straßenname und Hausnummer zusammen enthalten sind.

<figure><img src="/files/lsyqXZgrgO5YXE0LmXSS" alt="Spaltenbezeichnung auswählen" width="563"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
Gib im **Feld “Suchausdruck”** nochmals denselben **Regex-Ausdruck** ein wie oben und trage im **Feld “Ersetzungsausdruck”** den Wert **“$2”** ein. Damit wird die Hausnummer extrahiert.

<figure><img src="/files/s0eRmkkuPGbhCqFOU3pk" alt="Ersetzungsausdruck der zweiten Spalte" width="563"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Speichere die Konfiguration**. Nun wird die **Zielspalte “Hausnummer”** automatisch mit den entsprechenden Hausnummern aus der Quellspalte ergänzt, während in der **ursprünglichen Spalte** **nur der Straßenname** erhalten bleibt.

<figure><img src="/files/lpivRaghpl7RO4S7zkzh" alt="getrennte Straßenname und Hausnummer" width="563"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}
{% endstepper %}

#### Operation Fester Wert

Mit der **Operation “Fester Wert”** kannst Du einen **bestimmten Wert** für die **gesamte Spalte** einfügen. Diese Operation ist besonders nützlich für **neu hinzugefügte Zielspalten**, die nur mit einem einzigen Wert gefüllt werden müssen.

Typische Anwendungsfälle sind Werte, die für die **Vollständigkeit der Daten** oder für die **Zuordnung zu bestehenden Angaben** erforderlich sind – z. B. der **Kontakttyp** zu den jeweiligen Kontaktinformationen.

{% hint style="info" %}

#### Voraussetzungen

Damit ein **Kontakttyp** beim Import erfolgreich zugewiesen werden kann, muss dieser zuvor unter **Einstellungen/Adressen/Kontaktarten** angelegt worden sein.
{% endhint %}

Um mit der **Operation “Fester Wert”** einen **Kontakttyp** zu allen Adressen hinzuzufügen, gehe wie folgt vor:

{% stepper %}
{% step %}
Suche in der **Spaltensuche** nach der **Spalte “Bezeichnung”** aus der Gruppierung **Adressen/Kontaktinformationen/Kontakttyp**. Beim Auswählen öffnet sich automatisch die **Zielspalten Konfiguration**.

<figure><img src="/files/NsTZScFg8YqZ5vvOB0JG" alt="Spalte Bezeichnung auswählen" width="563"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
Wähle im **Feld “Typ”** die **Operation “Fester Wert”** aus.

<figure><img src="/files/p5G5wgmGyuVojKKJDz5k" alt="Operation Fester Wert auswählen" width="563"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
Gib im **Feld “Wert”** den gewünschten **Kontakttyp** ein, z. B. “**Telefon**“. Achte darauf, dass der eingegebene Wert mit der **Beschriftung** eines unter **Einstellungen/Adresse/Kontaktarten** angelegten **Kontakttyps** übereinstimmt.

<figure><img src="/files/hbEIINHRY6nfY6TOqryF" alt="Wert Telefon eintragen" width="563"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Speichere** die Konfiguration. Die Spalte **Kontakttyp** wird nun mit dem angegebenen festen Wert für alle Datensätze ergänzt.

<figure><img src="/files/Q6Bo1OkOIZHWm0Qjibbl" alt="neue Spalte Kontakttyp" width="563"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}
{% endstepper %}

#### Operation Großschreibung

{% hint style="info" %}

#### Hier bewegt sich was!

Noch ist dieser Bereich nicht ganz vollständig. Aber keine Sorge: Unser Team für Dokumentation und Qualität füllt sie Schritt für Schritt mit allem, was Dir im Alltag weiterhilft. Schau bald wieder vorbei, es lohnt sich!
{% endhint %}

#### Operation Kleinschreibung

{% hint style="info" %}

#### Hier bewegt sich was!

Noch ist dieser Bereich nicht ganz vollständig. Aber keine Sorge: Unser Team für Dokumentation und Qualität füllt sie Schritt für Schritt mit allem, was Dir im Alltag weiterhilft. Schau bald wieder vorbei, es lohnt sich!
{% endhint %}

#### Operation Trimmen

Mit der **Operation “Trimmen”** werden **Leerzeichenam Anfang und Ende** der Werte aus der Quelldatei entfernt. **Leerzeichen innerhalb eines Wertes**, z. b. im Name einer Adresse, bleiben dabei **erhalten**.

Im einfachsten Fall musst Du in der **Zielspalten Konfiguration** für die gewünschte Spalte lediglich im Feld **“Typ”** die **Operation “Trimmen”** auswählen und die Konfiguration speichern. Dadurch werden die überflüssigen Leerzeichen bei allen Werten dieser Spalte automatisch entfernt.

<figure><img src="/files/lok3IGNB7mlA6i6ZVHDp" alt="Operation Trimmen" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

Je nach Umfang und Struktur der Quelldatei – insbesondere bei Dateien mit **sehr vielen Datensätzen** – kann es sinnvoll sein, die **Operation “Trimmen”** grundsätzlich in allen Spalten einzusetzen. So stellst Du sicher, dass die Daten **sauber** und ohne störende Leerzeichen importiert werden.

Wie sich diese Operation mit anderen kombinieren lässt, erfährst Du im **nächsten Abschnitt** zur **Operation “Verketten”**.

#### Operation Verketten

Mit der **Operation “Verketten”** kannst Du mehrere verschiedene Operationen **miteinander kombinieren**. Das ist besonders nützlich für Operationen, die in allen Spalten angewendet werden sollten, wie z. B. das **Trimmen von Leerzeichen**, um diese mit weiteren Operationen wie **“Ersetzen”** oder **“Coalesce (NULL-Ersetzung)”** zu verbinden.

Eine Verkettung muss **mindestens zwei Operationen** enthalten. Außerdem können auch **weitere Verkettungen** innerhalb einer Verkettung eingebaut werden, um komplexere Abläufe abzubilden.

Nach Auswahl der **Operation “Verketten”** steht Dir ein **Feldbereich** zur Verfügung, in dem Du die erste Operation im **Feld “Typ”** festlegst. Standardmäßig ist – wie bei anderen Operationen – der **Typ** “**Aus Spalte auslesen**” vorausgewählt.

<figure><img src="/files/vbVlLoGdttYD6QF4svjo" alt="Operation Verketten" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

Durch das **Hoovern** über die **drei Punkte** **ober- oder unterhalb** einer **Operation** kannst Du mit dem **Pluszeichen (+)** weitere Operationen hinzufügen.

<figure><img src="/files/CaKyRNxg9CmPJnpZGHo6" alt="Operation Verketten - neue Spalten hinzufügen" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

Die Operationen werden in **der angegebenen Reihenfolge** für die Spalte **ausgeführt**. Im folgenden Beispiel werden zunächst die **leeren Werte** mit der **Operation “Coalesce (NULL-Ersetzung)”** ersetz&#x74;**.** Anschließend entfernt die **Operation “Trimmen”** die überflüssigen Leerzeichen in allen Werten der Spalte.

<figure><img src="/files/SiKTo5koKW9iG4mVbOxf" alt="Reihenfolge der Operationen" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

Mit dem **Symbol** ![Reihenfolge verschieben](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/wp-content/uploads/sites/5/2024/08/Punkte-zum-verschieben.png) rechts kannst Du die einzelnen Operationen jederzeit **verschieben** und **neu anordnen,** um die gewünschte Reihenfolge festzulegen.

## 4. Validierung

Nachdem Du die **Konfigurierung der Zielspalten** abgeschlossen hast, kannst Du über den **Button “Weiter”** oder durch Klick auf den **Schritt “Validierung”** in der **oberen Leiste** zur Validierung wechseln.

Mit dem **Button “Validierung starten”** führst Du die Validierung durch. Bevor Du diese startest, kannst Du jedoch über den **Button “Relationsverhalten”** zusätzliche Einstellungen vornehmen – mehr dazu ehrfährst Du im untenstehenden Abschnitt.

<figure><img src="/files/u3Rm7mU6ShzlJjTwsq0P" alt="Validierung" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

Beim Start der Validierung wird der **Validierungsvorgang** in VARIO Cloud als **Task** angelegt. Mit einem Klick auf Dein **Profilbild** und anschließend auf den **Button “Benutzertasks”** ![Benutzertasks](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/wp-content/uploads/sites/5/2025/01/Benutzertasks.png) kannst Du den **Verlauf Deiner** **Benutzertasks** einsehen.

Nach **Abschluss der Validierung** erscheint eine entsprechende Meldung:

<figure><img src="/files/lLZdm8POCrMbC3qkHXqj" alt="Validierung - Taskmeldung" width="427"><figcaption></figcaption></figure>

Die Validierung kann **beliebig oft** durchgeführt werden, solange die Datensätze noch **nicht endgültig importiert** wurden. So kannst Du sie nach jeder nachträglichen Anpassung erneut ausführen. Über den **Button “Zurück”** oder durch Auswahl eines vorherigen **Schritts in der oberen Leiste** kannst Du jederzeit zu einem früheren Schritt zurückkehren und dort Änderungen vornehmen.

**Links** neben dem **Button “Relationsverhalten”** wird angezeigt, wie **viele Datensätze** **ignoriert**, wie viele als **korrekt** und wie viele als **fehlerhaft** ausgewertet wurden. Ein **Klick** auf die jeweilige Zahl **filtert** die Datensätze entsprechenden. Es wird ebenfalls aufgelistet welche Datensätze **bereits importiert** wurden und welche noch **ausstehen**. Diese können mit einem erneuten Klick auf **“Daten importieren”** auch nachträglich im gleichen Importvorgang importiert werden.

**Fehlerhafte Datensätze** werden mit einem **roten Drop-Down-Symbol** markiert. Beim **Aufklappen** erhältst Du detaillierte **Hinweise** darüber, warum der Datensatz als fehlerhaft validiert wurde. Über den **Button “Validierungsfehler”** kannst Du zudem eine **Gesamtübersicht aller Fehlermeldungen** einsehen.

<figure><img src="/files/FItp2KDrwRA0e0yT4QRK" alt="Validierung - Fehlermeldungen" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

Alle als **korrekt** validierten Datensätzen können mit einem Klick auf “**Daten importieren**” in Deine VARIO Cloud übernommen werden. Über das **Hackensymbol** unterhalb der Datensätze kannst Du alle markieren.

### Relationsverhalten

Über die **Relationsverhalten-Einstellungen** kannst Du festlegen, ob beim Import die Datensätze **neu hinzugefügt** oder **aktualisiert** werden sollen, oder **beides**.

Die Werte sind nach **Kategorien** gegliedert, die den **Spaltengruppierungen** entsprechen. So kannst Du **datenspezifisch** festlegen, welche Datensätze neu eingefügt und welche aktualisiert werden sollen. Je nach gewählter Kategorie, stehen Dir folgende Optionen zur Verfügung:

* **Aktualisieren**: Es werden nur bereits vorhandene Datensätze aktualisiert. Dafür muss ein eindeutiger Datenwert, z. B. Kundennummer oder Adressnummer, vorhanden sein, über den die Datensätze in VARIO Cloud anhand der Werte unter “**Felder zum Identifizieren**” erkannt und zugeordnet werden können.
* **Einfügen**: Es werden ausschließlich neue Datensätze hinzugefügt.
* **Einfügen oder Aktualisieren**: Es werden sowohl bereits vorhandene Datensätze aktualisiert als auch neue hinzugefügt. Bereits vorhandene Datensätze werden anhand der Werte unter “**Felder zum Identifizieren**” erkannt.
* **Laden**: Bereits vorhandene Datensätze werden aus der Datenbank übernommen. Diese Option steht standardmäßig bei Datensätzen aus den Einstellungen zur Verfügung, z. B. Tags oder Rechtsformen.
* **Einfügen oder Laden**: Bereits vorhandene Datensätze werden **übernommen** oder – falls sie nicht existieren – **neu hinzugefügt**. Diese Optionen steht ebenfalls standardmäßig bei Datensätzen aus den Einstellungen zur Auswahl, z. B. Tags oder Rechtsformen.

<figure><img src="/files/KuhBAEKqgSj7mFGHDKdY" alt="Relationsverhalten" width="476"><figcaption></figcaption></figure>

Bei den **Optionen “Aktualisieren”, “Einfügen und Aktualisieren”** und **“Einfügen und Laden”** muss mindestens ein **Feld zur Identifizierung** angegeben werden. Als **Felder zum Identifizieren** werden die Felder aus der Kategorie ausgewählt, anhand derer bereits **vorhandene Datensätze erkannt werden** sollen, z. B. die **ID** oder **Adressennummer**. Anhand dieser Felder kann das System die bestehende Datensätze eindeutig **identifiziert** und die entsprechende Datensätze **aktualisiert** oder **laden**. **Nach Auswahl** eines Feldes wird automatisch ein **weites Feld** hinzugefügt, sodass Du bei Bedarf **mehrere Identifikationsfelder** definieren kannst.

<figure><img src="/files/SdfKMkfca003xcQ3EJA5" alt="Felder zum Identifizieren" width="375"><figcaption></figcaption></figure>

<details>

<summary><mark style="color:$primary;"><strong>Beispiel:</strong></mark> nicht angelegte Rechtsformen</summary>

Bei einigen Datenwerten, die aus den selbst angelegten Stammdaten in den **Einstellungen** herangezogen werden, aber dort noch **nicht vorhanden** sind, können diese **automatisch während des Imports** angelegt werden. So entfällt die manuelle Anlage im Vorfeld.

Voraussetzung dafür ist, dass der jeweilige Datenwert **nur eine Bezeichnung** benötigt und keine weiteren Angaben erforderlich sind – wie z. B. im Fall der **Rechtsform**.

<figure><img src="/files/CUl34nUDy9OzeixGsNgj" alt="Rechtsform anlegen" width="375"><figcaption></figcaption></figure>

Wenn in Deiner **Quelldatei** **Rechtsformen** enthalten sind, die in Deinem System noch **nicht hinterlegt** wurden, kannst Du in den **Relationsverhalten-Einstellungen** unter **Rechtsform** die Option **“Einfügen oder Laden”** statt **“Laden”** auswählen.

Mit dieser Einstellung werden bereits **vorhandene Rechtsformen** den Datensätzen **zugeordnet**, während **nicht vorhandene Rechtsformen** automatisch während des Imports **unter Einstellungen** **angelegt** werden.

<figure><img src="/files/7BHdxzvdC8ZuzWJjeYL8" alt="Relationsverhalten - Felder hinzufügen" width="375"><figcaption></figcaption></figure>

</details>

#### Bedingungen zum Ignorieren

Nach dem **Aufklappen** des Bereich kannst Du über das **Pluszeichen (+)** Bedingungen hinzufügen, nach denen eine **gesamte Datenkategorie** (Objekt) **ignoriert** werden soll. Im Gegensatz zur Option “Ignorieren” innerhalb der Zielspalten Konfiguration, betrifft diese Einstellung **nicht nur einzelne Werte** aus einer Spalte, sondern **alle Daten** der jeweiligen Kategorie, die zu einem Datensatz gehören, z. B. alle Werte zur Kontaktinformation. Fügst Du also eine Bedingung zum **Hauptobjekt** hinzu, wird der **gesamte Datensatz** vom Import ausgeschlossen.

Im folgenden Beispiel wird mit einer Bedingung festgelegt, dass, wenn das Feld ID leer ist, der gesamte Datensatz vom Import ausgeschlossen werden soll.

<figure><img src="/files/fjt0mv3KvBWnenQaO9OL" alt="Bedingungen zum Ignorieren" width="375"><figcaption></figcaption></figure>

Folgende **Felder** stehen Dir für die Definition der Bedingungen zur Verfügung:

**Feld** – Wähle das **Feld** aus, anhand dessen bestimmt werden soll, ob der **Datensatz ignoriert** werden soll.

**Vergleichsoperator** – Bestimmt, **welcher Teil** des im **Feld “Vergleichswert”** angegebenen Werts oder **welches Kriterium** für den Abgleich verwendet wird.

**Vergleichswert** – Gib den **Wert** an, anhand dessen die Datensätze erkannt werden, die beim Import **ignoriert** werden sollen.

## 5. Abgeschlossen

Nachdem Du die Validierung abgeschlossen und alle notwendigen Anpassungen vorgenommen hast, kannst Du über den **Button “Daten importieren”** die Datensätze in Deine VARIO Cloud übernemmen.

Dabei wird ebenfalls ein **Task** gestartet, der vom VARIO [**Task-Manager**](/vario-cloud-handbuch/system/task-manager.md) gesteuert wird. Mit einem Klick auf Dein **Profilbild** und anschließend auf den **Button “Benutzertasks”** ![Benutzertasks](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/wp-content/uploads/sites/5/2025/01/Benutzertasks.png) kannst Du den Verlauf Deiner **Benutzertasks** einsehen.

Nach **Abschluss des Import** erscheint eine entsprechende Meldung:

<figure><img src="/files/M3Kea66NKCnHLq04bFpg" alt="Taskmeldung bei abgeschlossene Validierung" width="357"><figcaption></figcaption></figure>

Nachdem alle Datensätze importiert wurden, werden diese im **Schritt “Abschluss”** aufgelistet. Auch nach Abschluss des Imports kannst Du über die oben angeordneten Schritte weiterhin auf die vorherigen Abschnitte zugreifen.

Zwar sind nachträgliche Änderungen dann nicht mehr möglich, jedoch können so die **getroffenen Einstellungen und Zuordnungen** innerhalb des Imports auch im Nachhinein **eingesehen** werden.

<figure><img src="/files/ghPEmwnNvOlxk0FHi0LJ" alt="Schritte nachträglich einsehen"><figcaption></figcaption></figure>

Auch wenn **nur ein Teil** der Datensätze **korrekt validiert** wurde, können diese dennoch – **ohne die fehlerhaften Datensätze** – importiert werden. In diesem Fall erhält der Importvorgang den **Status “Fehlerhaft”**. Nach entsprechender Anpassung können die fehlerhaften Datensätze auch **nachträglich** über den **Button “Daten importieren”** im Validierungsschritt importiert werden.

<figure><img src="/files/wtLSVJUHzJxrxzyUIsqG" alt="Status Fehlerhaft"><figcaption></figcaption></figure>


---

# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/system/import-export/manuelle-datenimporte.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.