Datenmigration aus VARIO 8
Diese Anleitung zeigt Dir, wie Du Deine Daten aus deiner VARIO 8 On-Premise in Deine neue VARIO Cloud Installation überführen kannst. Der Import in VARIO Cloud ist schnell erledigt – die gründliche Vorbereitung in VARIO 8 ist jedoch entscheidend für eine erfolgreiche Migration.
Version beachten
Der Menüpunkt für die Datenprüfung zur Vorbereitung auf die VARIO Cloud Datenmigration steht Dir ab Version 8.6.22 zur Verfügung. Verwende immer die aktuellste Version, da unsererseits regelmäßig Anpassungen und Optimierungen erfolgen.
Allgemeine Vorbereitungen
Benutzer anlegen und zuordnen
- Lege in der Cloud im Admin Center alle Benutzer an.
- Weise jeden Benutzer der Installation zu.
- Kopiere die Kunden-Benutzer-Referenz-ID und trage sie in VARIO 8 als „Externe ID“ ein.
Platzhalter-Benutzer für inaktive Benutzer
Für inaktive Benutzer kann ein Platzhalter wie beispielsweise user_altdaten verwendet werden.
Zahlungs- und Lieferbedingungen mappen
- Nutze die Gelegenheit, Deine Bedingungen in VARIO 8 zu bereinigen.
- Trage in den Zahlungsarten und Lieferbedingungen unter „externe Informationen“ die Zielbedingung aus VARIO Cloud ein.
Anlage erfolgt über Import
Zahlungs- und Lieferbedingungen müssen in VARIO Cloud nicht manuell angelegt werden – der Import übernimmt die für Dich.
Vorgaben verwenden
Wir haben für Dich schon Vorgabedaten angelegt, die Du ganz einfach über den Button ‘Vorgabedaten verwenden’ automatisch in die Liefer- und Zahlungsbedingungen eintragen lassen kannst. Bitte kontrolliere im Anschluss, ob die Vorgabedaten deinen Vorstellungen entsprechen.
Datenqualität in VARIO 8 sicherstellen
Export-Assistent öffnen
- Menüpunkt 9.6.3 – Migration Vario-Cloud öffnen.
- Starte eine Datenprüfung.
- Du erhältst Hinweise, welche Daten noch unvollständig oder unpassend für die Cloud sind.
Beispiele
Fehlende Benutzerzuweisungen, ungültige Artikelnummern oder nicht gemappte Zahlungsarten.
- Rote Einträge müssen behoben werden.
- Gelbe Einträge sind optional, sollten aber geprüft und ebenfalls bearbeitet werden um konsistente Daten zu erhalten.
SQL-Hilfen nutzen
Zu jeder Prüfung bekommst Du passende SQL-Statements, um die betroffenen Datensätze schnell zu identifizieren.
Daten in VARIO 8 korrigieren
Beseitige Fehler immer auf Quellseite (VARIO 8) – das spart Zeit bei späteren Migrationen.
Datenexport aus VARIO 8
Funktion noch nicht freigeschaltet
Diese Funktion steht aktuell nur unseren Mitarbeitern zur Verfügung, die Sie in einem Migrationsprojekt begleiten. Wir bitten Sie, sofern Sie die Migration selbständig ohne unsere Unterstützung vornehmen möchten, die aktuell freigeschaltete Prüffunktion zu nutzen, um Ihre Daten auf die Migration vorzubereiten. Wir informieren Sie über unsere News oder auf dieser Seite, wenn die Exportfunktion freigeschaltet wird.
Export vorbereiten
- Im Assistenten Export-Verzeichnis wählen.
- Upload im Reiter Upload deaktivieren.
- Im Reiter Dateien den Pfad entfernen – Die Migration von DMS-Daten befindet sich noch in Arbeit
Export starten
- Speichere die Konfigurationsdatei.
- Klicke auf „JSON-Export starten“ – es wird eine ZIP-Datei erzeugt.
Vorbereitungen in VARIO Cloud
Leere Cloud-Installation starten
- Öffne Deine neue, leere Installation, die Du von uns erhalten hast.
- Führe den Willkommensassistenten durch.
Grundeinstellungen
| Bereich | Maßnahme |
|---|---|
| Zählerkreise | Unter Einstellungen > Allgemein > Zählerkreise auf manuell stellen. |
| Artikelnummern | Unter Einstellungen > Artikel > Parameter die Option „freie Eingabe“ aktivieren, damit Sonderzeichen oder Leerzeichen beim Import akzeptiert werden |
| Zusatzfelder | Unter Einstellungen > Allgemein > Zusatzfelder die Vorgabedaten über das Wolken-Symbol herunterladen |
| Importvorlage | Unter System > Datenimport > +Importvorgang ‘Mit Vorlage’ die Vorgabedaten über das Wolken-Symbol herunterladen |
Zählerkreise
Artikelnummervergabe
Zusatzfelder
Importvorlage
Import in VARIO Cloud
Datensicherung vorher erstellen!
Nachdem Du alle Einstellungen in VARIO Cloud getroffen hast, sichere Deinen Stand VOR dem Import. Somit kannst Du jederzeit neue Testmigrationen durchführen und hast später zum Go-Live direkt einen vorbereiteten Stand.
Ein Backup kannst Du im Admin-Center im Bereich der Installation erstellen.
Importvorgang anlegen
Importvorlage aktualisieren!
Die Migrationsvorlage wird regelmäßig aktualisiert – prüfe vor dem Import, ob es eine neue Version gibt.
- Unter System > Datenimport auf +Importvorgang > Mit Vorlage klicken.
2. heruntergeladene V8-Migrationsvorlage auswählen.
- Die ZIP-Datei aus dem VARIO 8 Export per Drag-and-drop hochladen.
Importe initialisieren
- Die Importe starten automatisch in der vorgegebenen Reihenfolge.
Daten importieren
- Klicke auf „Daten importieren“, um den Vorgang zu starten.
Nachbearbeitung und Fehlerkorrektur
Benutzertasks prüfen
- Über das Menü System > Task Manager > Benutzertasks oder das Profilbild erreichst Du die laufenden Tasks.
Validierung von Importen
- Fehlerhafte Importe erkennst Du an roten Symbolen.
- Mit Klick auf den Eintrag kannst Du die Importvorschau aufrufen.
- Im Bereich „Quellspalten“ kannst Du die Mapping-Fehler bearbeiten.
Beispiel: Ein fehlendes Land bei einer Adresse kann direkt im Importvorgang ergänzt werden.
Einzelne Importe wiederholen
- Nach Korrektur kann die Validierung erneut und nur fehlerhafte Datensätze erneut importiert werden.
Du hast Deine Daten erfolgreich von VARIO 8 in VARIO Cloud übertragen! Sobald der Import abgeschlossen ist, kannst Du sofort loslegen und profitierst von den Vorteilen der Cloud-Plattform – ganz ohne lokale IT-Infrastruktur.
Nächste Schritte
- Prüfe, ob alle wichtigen Prozesse in der Cloud wie gewünscht abgebildet sind.
- Richte ggf. neue Benutzerrechte, Workflows oder Automatismen ein.
- Plane frühzeitig die Go-Live-Migration mit Echt-Daten.