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# Modul Belegdruck

Gestalte den Belegdruck in VARIO Cloud mit Reportgruppen, Reporten, Übersetzungen, JasperReports, Layoutparametern und individuellen Vorlagen.

Im **Reiter „Belegdruck“** verwaltest Du die Reporte für **alle Belegarten** aus Einkauf und Verkauf: das Layout der Belegvorschau, des Ausdrucks und des PDF-Downloads sowie die **E-Mail-Vorlage** für den Belegversand. Im **oberen Bereich** siehst Du die **Reportgruppen** als Tabs und darin die **Reporte**. Im **unteren Bereich** findest Du die **Übersetzungen** der Textbausteine, die in den Reporten verwendet werden.

Mitgeliefert wird die **Reportgruppe „Beleg“** (Standard-Gruppe) mit zwei **Systemvorgaben**:

* **Report-Designer** (Reporttyp **Formular**) – das Beleglayout für Vorschau, Druck, Download und den PDF-Anhang von E-Mails. Du gestaltest es direkt in VARIO Cloud über Parameter.
* **Mail-Vorlage** (Reporttyp **Benachrichtigung**) – Betreff und Text der E-Mail, mit der ein Beleg versendet wird.

Wie Reportgruppen, Reporte und die Auswahl des passenden Reports grundsätzlich funktionieren, liest Du auf der [Übersichtsseite Ausgabe](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe.md). Wohin ein Beleg ausgegeben wird (Drucker, E-Mail-Zugang), legst Du in den [Ausgaberegeln](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/ausgabe.md) fest.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FX8VyEEj24cgzu13ZRxoU%2Fimage.png?alt=media&amp;token=b5065bcf-f242-4861-a7e8-dedcd3016a19" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In unserem **Deep Dive** zeigen wir Dir im Kurzformat, wie Du Reporte für den **Belegdruck** konfigurierst:

{% embed url="<https://www.youtube.com/watch?index=5&list=PL0EUYY7rOquvH67AHkOjoAGmcsgMt8ihx&v=WJWMBTrZLbE>" %}

## Reportgruppen

Reportgruppen ordnen Deine Belegreporte, z. B. „Beleg“ für den Standard, „Beleg EN“ für englische Kunden oder „Filiale Nord“ mit eigenem Briefpapier. Die als **„Standard“** markierte Gruppe wird verwendet, wenn weder der Beleg noch eine Ausgaberegel eine andere Gruppe vorgibt. Ab Werk ist das die Gruppe **„Beleg“**, in der auch die Systemvorgaben liegen.

{% hint style="warning" %}
Du kannst jede Reportgruppe als **Standard** festlegen. Die Systemvorgaben bleiben aber in der Gruppe **„Beleg“**. Eine eigene Standard-Gruppe muss deshalb für **jede** Belegart, Sprache und Fakturierungsart einen passenden Report enthalten – sonst findet VARIO Cloud in bestimmten Fällen **keinen Report** und die Ausgabe schlägt fehl.
{% endhint %}

### Reportgruppen nutzen bzw. einsetzen

Reportgruppen können an verschiedene Stellen eingesetzt werden. Diese werden in der folgenden Reihenfolge für die Verwendung im Beleg priorisiert:

1. **Beleg/Bereich „Belegdaten“/Feld „Reportgruppe“** – gilt nur für diesen Beleg. Das Feld wird beim Anlegen des Belegs aus dem Feld **„Reportgruppe“** der [Adresse](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressstammdaten.md) Vorbelegt, sonst aus der **„Report-Gruppe“** des [Verkaufskanals](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-verkaufskanale/stammdaten.md). Änderst Du das Feld im Beleg von Hand, bleibt Deine Auswahl erhalten.
2. **Benutzereinstellungen/Ausgabe** – Deine persönliche [Ausgabepräferenz](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation.md#reiter-ausgabe) für das Modul Belegdruck, z. B. „Angebote immer mit Reportgruppe ‚Beleg EN‘“.
3. **Adresse/Reiter „Ausgaberegeln“** – eine [Ausgaberegel der Adresse](/vario-cloud-handbuch/adressen/weitere-reiter-in-adressen.md#reiter-ausgaberegeln) mit Reportgruppe, z. B. „Rechnungen an diesen Kunden mit Reportgruppe ‚Beleg EN‘“.
4. **Adresse/Bereich "Verwaltung"/Feld "Standard Reportgruppe" -** Hier kannst Du eine Reportgruppe auswählen, die für alle Belege für die Adresse gilt.
5. **Verkaufskanäle/Bereich „Verkaufskanal“/Feld „Report-Gruppe“** – Hier kannst Du eine Reportgruppe auswählen, die für alle Belege mit diesem Verkaufskanal gilt. Reportgruppen bei Adressen haben Vorrang vor Reportgruppen in Verkaufskanälen.
6. **Einstellungen/Allgemein/Ausgabe** – eine [allgemeine Ausgaberegel](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/ausgabe.md#bereich-ausgaberegeln) mit Reportgruppe, z. B. für einen Belegtyp oder eine Fakturierungsart.

### Reportgruppe anlegen

Gehe folgendermaßen vor, um eine neue Reportgruppe anzulegen:

{% stepper %}
{% step %}
Klicke auf das **Plus** neben den bereits vorhandenen Reportgruppen.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FpyOIqqhYl686PJW78dKN%2Fimage.png?alt=media&amp;token=c157f464-55b9-46ce-9340-d8f2bfef82da" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
Gib der Reportgruppe einen **Namen** und einen **Schlüssel** und klicke auf **„Anlegen“**. Der Schlüssel ist die eindeutige Kennung der Gruppe. Mit ihm sprichst Du die Gruppe in **Skripten**, **Workflows** und **Stapelverarbeitungen** an, siehe [Skripte und Ausgabe](/vario-cloud-handbuch/system/skripte.md#skripte-und-ausgabe).

Optional legst Du einen **Export-Dateinamen** fest, z. B. aus Belegart und Belegnummer. Platzhalter fügst Du über das Kontextmenü ein. Mit dem Toggle **„Standard-Gruppe“** machst Du die Gruppe zur Standard-Gruppe des Moduls.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FEJbmcAWRMeDVQcFBJjPU%2Fimage.png?alt=media&amp;token=0516ede8-05e9-46c7-b15d-7e5611b5b550" alt="" width="563"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
Um eine **bestehende Reportgruppe** zu bearbeiten, wähle ihren Tab aus und klicke auf das **Zahnrad-Symbol**. Dort kannst Du die Gruppe auch **löschen**, sofern sie keine Reporte mehr enthält und keine Systemvorgabe ist.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2Fwmiha8nRuppTFMvrhZyX%2Fimage.png?alt=media&amp;token=c7f20abc-413c-4e2c-b6bf-7a7768dc2697" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Reportgruppen bearbeiten

Mit Klick auf den **Button „Bearbeiten“** wechselst Du in den Bearbeitungsmodus. Darin kannst Du Reporte anlegen und die vorhandenen Reportgruppen über das **Stift-Symbol** bearbeiten oder über das **Mülleimer-Symbol** löschen. Über den **Button „Speichern“** übernimmst Du die Änderungen dauerhaft.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FpKB27rVoLXPwNeSaSkiv%2Fimage.png?alt=media&amp;token=aff6112a-3a99-422f-9ccb-1446b34b50e2" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Reporte

Jede Reportgruppe kann beliebig viele Reporte enthalten. Über **Regeln** legst Du je Report fest, für welche Belege er gilt, und über **Parameter**, wie er aufgebaut ist. Im Modul Belegdruck gibt es zwei **Reporttypen**:

**Formular** – erzeugt das Dokument (PDF) für Vorschau, Druck, Download, DMS-Ablage und den E-Mail-Anhang. Ein Formular hat eine von zwei Quellen:

* **Parameter** (Report-Designer) – die Systemvorgabe „Report-Designer“. Das Layout stellst Du im [Bereich „Belegdruck“](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-belegdruck.md#bereich-belegdruck) direkt in VARIO Cloud ein.
* **Datei** – ein eigenes **JasperReports-Template** (.jrxml), das Du hochlädst. Jeder Report, den Du neu vom Typ Formular anlegst, hat diese Quelle.

**Benachrichtigung** – erzeugt Betreff und Inhalt einer E-Mail (**Text Template** und **HTML Template**). Die Systemvorgabe „Mail-Vorlage“ ist so ein Report. Benachrichtigungen werden auch für Workflows und Apps wie [Microsoft 365](/vario-cloud-handbuch/apps/apps-von-vario/microsoft-365.md) verwendet.

{% hint style="info" %}
**Wie hängen E-Mail-Vorlage und Beleglayout zusammen?** Beim Versand per E-Mail nimmt VARIO Cloud aus der Reportgruppe die passende **Benachrichtigung** für Betreff und Text und zusätzlich das passende **Formular** für das PDF im Anhang. Beide werden nach denselben Regeln ausgewählt (Belegtyp, Sprache …).
{% endhint %}

Die Systemvorgabe **„Mail-Vorlage“** hat keine Sprache und gilt deshalb für Belege in jeder Sprache. Für E-Mails in einer anderen Sprache legst Du in derselben Reportgruppe eine eigene **Benachrichtigung** an und wählst im Feld **„Sprachen“** die gewünschte Sprache, z. B. Englisch. Englische Belege bekommen dann Deinen englischen Text, alle anderen weiterhin die Mail-Vorlage.

{% hint style="warning" %}
Mit **Jasper-Reporten** können **Bilder** von **Artikeln**, die im [**Reiter „Bilder & Videos“**](/vario-cloud-handbuch/artikel/weitere-reiter-in-artikel.md#reiter-bilder-and-videos) als **Favorit** markiert sind, in der Belegausgabe bei den Positionen mit angedruckt werden.
{% endhint %}

In der **Standard-Reportgruppe „Beleg“** liegt zu jedem der beiden Reporttypen eine **Systemvorgabe** ohne Regeln. Sie wird verwendet, wenn kein anderer Report der Gruppe zutrifft. Wie die Auswahl genau abläuft, liest Du unter [Wie VARIO Cloud den passenden Report auswählt](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe.md#wie-vario-cloud-den-passenden-report-auswahlt).

### Report anlegen

Um einen Report innerhalb der ausgewählten Reportgruppe anzulegen:

{% stepper %}
{% step %}
Stelle sicher, dass Du Dich in der **gewünschten Reportgruppe** befindest, in unserem Fall die **Gruppe „Beleg“**, und klicke auf den **Button „+ Report“**.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2Fy34pbPUvvdY4LvmwLh4k%2Fimage.png?alt=media&amp;token=68e602f4-d6b3-48c9-b060-fbf6484797db" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
Gib einen **Reportnamen** an und wähle den **Reporttyp** aus.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FlZO0gxVgbeo9xcdVPn4j%2Fimage.png?alt=media&amp;token=13d7bb11-1090-43d2-9006-d1b1e78cfe3d" alt="" width="563"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
Nach dem Anlegen gelangst Du auf die Detailseite des Reports. Ein neuer Report vom Typ **Formular** ist erst einsatzbereit, wenn Du ein **Template hochgeladen** hast. Als Ausgangspunkt kannst Du das Template der Systemvorgabe über **„Template herunterladen“** laden, in JasperReports anpassen und im neuen Report hochladen.

**Tipp:** Willst Du nur Kleinigkeiten ändern, lege stattdessen über das **Kopier-Symbol** in der Reportliste eine **Kopie** an. Sie übernimmt Layout und Parameter, bekommt aber keine Regeln – diese setzt Du neu.
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Reporte bearbeiten

Nach dem Anlegen oder der Auswahl eines Reports kannst Du in den einzelnen Bereichen festlegen, wie der Report aussieht und wann er verwendet wird. Über **„Bearbeiten“** in der Kopfzeile wechselst Du in den Bearbeitungsmodus, mit **„Speichern“** übernimmst Du die Änderungen. Die Bereiche unterscheiden sich **je nach Reporttyp**.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FQ82ohjux7DXuoimxP9s8%2Fimage.png?alt=media&amp;token=45b1b245-c8d2-4f74-87c1-ccddc5eb227f" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### **Bereich Report**

Hier findest Du die allgemeinen Angaben zum Report:

| Feld / Button                    | Bedeutung                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 |
| -------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Reportname**, **Beschreibung** | Dienen nur der Orientierung und haben keinen Einfluss auf die Ausgabe.                                                                                                                                                                                                                                                                                                    |
| **Alias**                        | Eindeutige Kennung des Reports. Mit dem Pfad `REPORT://Alias` bindest Du den Report in andere Reporte ein, z. B. einen [Reportbaustein](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-reportbausteine.md) als Fuß-Subreport.                                                                                                                                                 |
| **Report URL**                   | Automatisch erzeugter Pfad des Reports. Ein Klick kopiert ihn in die Zwischenablage. Er ist die Alternative zum Alias.                                                                                                                                                                                                                                                    |
| **Reporttyp**                    | Formular oder Benachrichtigung, nur lesbar.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               |
| **Sprachen**                     | Leer = der Report gilt für **alle Sprachen**. Wählst Du Sprachen, wird der Report **nur** verwendet, wenn die im Beleg unter **Belegdaten** hinterlegte Sprache dabei ist. So legst Du z. B. einen englischen Report an, der nur bei englischen Belegen greift. Ausgewählten Sprachen haben eine **niedrigere Priorität** als Filter im **Bereich "Beleg Print Regeln".** |
| **Aktiv**                        | Inaktive Reporte werden bei der Auswahl übersprungen. Aktivieren und deaktivieren kannst Du über die Auswahl in der Reportliste.                                                                                                                                                                                                                                          |
| **Template herunterladen**       | Lädt die JasperReports-Datei des Reports. Vorher zeigt Dir ein Dialog die **Template-Parameter** mit ihren aktuellen Werten, die Du in JasperReports verwenden kannst.                                                                                                                                                                                                    |
| **Template hochladen**           | Ersetzt die JasperReports-Datei eines eigenen Reports. Bei Systemvorgaben und bei Kopien (Badge „Kopie“) ist der Button ausgeblendet.                                                                                                                                                                                                                                     |
| **Report zurücksetzen**          | Nur beim Report-Designer: setzt Report Parameter und Belegdruck-Einstellungen auf den Auslieferungszustand zurück.                                                                                                                                                                                                                                                        |

#### **Bereich Text Template (Reporttyp Benachrichtigung)**

Hier verfasst Du **Betreff** und **Inhalt** der E-Mail als **reinen Text**. Mit einem **Rechtsklick** in ein Textfeld fügst Du über das **Kontextmenü** **Platzhalter** für z. B. Belegart, Belegnummer, Kundennamen oder Vertreterdaten ein.&#x20;

Das Text Template wird verwendet, wenn Du den Beleg über den Konsumenten **Standard MAIL** in Deinem eigenen E-Mail-Programm versendest, sowie von den Apps [Microsoft 365](/vario-cloud-handbuch/apps/apps-von-vario/microsoft-365.md#content-type) und [SMTP Mail](/vario-cloud-handbuch/apps/apps-von-vario/smtp-mail.md), wenn dort als **Content-Type** die Option **„Text“** eingestellt ist.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2F9Wgy2O9L3wqk6mLK2VGG%2Fimage.png?alt=media&amp;token=bd46a76f-46ef-488a-9426-20d538d9d55a" alt="" width="446"><figcaption></figcaption></figure>

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FjoN6vrnx5sjkvnGCK6rd%2Fimage.png?alt=media&amp;token=71f640a0-25d9-4e99-91d5-2964683fce9e" alt=""><figcaption><p>Platzhalter lassen sich je nach Deiner Einstellung im Bereich "Text Template" und "HTML Template" hinzufügen</p></figcaption></figure>

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FNW6OsXkIX2tQaSJMYOUp%2Fimage.png?alt=media&amp;token=dc745a39-b407-4dae-833b-e89a525baabf" alt="Beispiel einer Mailvorlage mit Platzhaltern"><figcaption><p>Beispiel eines Mails mit Vertreter-Platzhaltern</p></figcaption></figure>

#### **Bereich HTML Template (Reporttyp Benachrichtigung)**

Hier verfasst Du **Betreff** und **Inhalt** als **HTML**, z. B. mit Formatierungen und Logo. Auch hier fügst Du Platzhalter über das Kontextmenü ein. Das HTML Template wird von den Apps Microsoft 365 und SMTP Mail verwendet, wenn dort als **Content-Type** die Option **„HTML“** eingestellt ist.

{% hint style="info" %}
Pflege am besten **beide** Templates. Fehlt ein Template, kann die E-Mail je nach Konsument ohne Text versendet werden.
{% endhint %}

#### **Bereich Beleg Print Regeln**

Hier legst Du fest, **für welche Belege** dieser Report verwendet wird:

* **Belegtyp-Gruppe** – finanzrelevante oder nicht finanzrelevante Belege.
* **Belegtyp(-en)** – eine oder mehrere Belegarten, z. B. Angebot und Auftrag.
* **Fakturierungsart** – Netto oder Brutto.
* **Standorte** – der Report gilt nur, wenn der ausgebende Benutzer einen dieser [Standorte](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/standorte.md) gewählt hat.

Jeder Filter, den Du leer lässt, gilt als „egal“. Ein Report ohne Regeln passt zu jedem Beleg. Je mehr Regeln zutreffen, desto eher wird der Report gegenüber anderen Reporten der Gruppe gewählt. Zwei Reporte mit identischen Regeln in einer Gruppe sind nicht erlaubt.

#### **Bereich Report Parameter**

Hier hinterlegst Du Pfade zu Dateien und Reporten, die in den Beleg eingebunden werden:

| Parameter                                 | Bedeutung                                                                                                                                    |
| ----------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Pfad zu einer Draft-Wassermarke**       | Wasserzeichen für die Vorschau eines **nicht veröffentlichten** Belegs (Entwurf).                                                            |
| **Pfad zu einer Sichtmuster-Wassermarke** | Wasserzeichen für Ausgaben, die nicht rechtsverbindlich sind, z. B. die PDF-Ansicht einer XRechnung.                                         |
| **Pfad zu einem Kopf-Bild**               | Logo bzw. Briefkopf.                                                                                                                         |
| **Pfad zu einem Fuß-Subreport**           | Ein [Reportbaustein](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-reportbausteine.md) als Belegfuß, z. B. mit Bankverbindung und Kontaktdaten. |
| **Pfad zu einem Hintergrund-Bild**        | Ein Bild, das über die gesamte Seite hinter den Beleginhalt gelegt wird, z. B. digitales Briefpapier.                                        |
| **Versandkostenfrei andrucken ja/nein**   | Ob bei versandkostenfreien Belegen ein entsprechender Hinweis angedruckt wird.                                                               |

Als Pfade verwendest Du Dateien aus dem DMS (`dms://Alias`) oder Reporte (`REPORT://Alias` bzw. die Report URL). Die Vorgehensweise zeigen die beiden folgenden Anleitungen.

#### **Pfad anhand eines Datei-Alias erstellen**

Um eine **Datei** aus dem DMS z. B. als **Kopf-Bild** zu verwenden, gehe folgendermaßen vor:

{% stepper %}
{% step %}
Öffne den **Menüpunkt DMS** (unter CRM/DMS) und rufe die gewünschte Datei auf.
{% endstep %}

{% step %}
Klicke auf **„Bearbeiten“** und trage im **Feld „Alias“** einen selbst definierten, eindeutigen Alias ein, z. B. `logo-briefkopf`. **Tipp:** Kopiere den Alias direkt mit **Strg+C** in die Zwischenablage.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FYRuw2sXsMsdqsCigMPVo%2Fimage.png?alt=media&amp;token=bbe599a2-d438-46e4-b0fa-6ed417f3d3c7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
Wechsle zurück in den **Menüpunkt Ausgabe** und öffne den gewünschten Report.
{% endstep %}

{% step %}
Trage den Alias im **Bereich „Report Parameter“** im **Feld „Pfad zu einem Kopf-Bild“** im Format `dms://Alias` ein.

Lädst Du später eine **neue Revision** der Datei ins DMS, wird sie automatisch im Beleg verwendet – der Pfad im Report bleibt gleich.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FN6I5D5xOfUS0UPpggPdi%2Fimage.png?alt=media&amp;token=939e4100-f1cd-46c4-b980-de281caf65a2" alt="" width="563"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}
{% endstepper %}

#### **Pfad anhand eines Report-Alias erstellen**

Um einen **Reportbaustein** aus dem **Reiter „Reportbausteine“** z. B. als **Fuß-Subreport** zu verwenden, gehe folgendermaßen vor:

{% stepper %}
{% step %}
Wechsle in den **Menüpunkt Ausgabe** und öffne im **Reiter „Reportbausteine“** einen bestehenden Report oder erstelle einen neuen über **„+ Report“**.
{% endstep %}

{% step %}
Du hast zwei Möglichkeiten:

* Trage im **Feld „Alias“** einen selbst definierten, eindeutigen Alias ein. **Tipp:** Kopiere ihn direkt mit **Strg+C**. Wir empfehlen diese Methode, weil der Alias sprechend und gut unterscheidbar ist.
* Klicke auf den Eintrag im **Feld „Report URL“**, um den automatisch erzeugten **Pfad** in die Zwischenablage zu **kopieren**.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FwuRAgT4vKzu9rGRbMIMG%2Fimage.png?alt=media&amp;token=f92bfde0-0ba8-4647-af4f-cd9c0918a379" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
Wechsle zurück in den **Reiter Belegdruck** und öffne den gewünschten Report.
{% endstep %}

{% step %}
Trage im **Bereich „Report Parameter“** im **Feld „Pfad zu einem Fuß-Subreport“** den Alias im Format `REPORT://Alias` ein oder füge den kopierten **URL-Pfad** ein.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2F4w37G0DzPvZtQGa3doPe%2Fimage.png?alt=media&amp;token=872f9980-33c0-4ae0-b7fb-ac87f3620192" alt="" width="563"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}
{% endstepper %}

#### **Bereich Belegdruck**

Der **Bereich „Belegdruck“** steht Dir im Report **„Report-Designer“** zusätzlich zu den anderen Bereichen zur Verfügung. Hier gestaltest Du Deine Belege **direkt in VARIO Cloud**, ohne externes Tool. Nach dem Speichern erzeugt VARIO Cloud das Layout aus Deinen Einstellungen neu.

Über den **Bereich „Belegdruck“** passt Du folgende **Bestandteile des Belegs** an:

* Schriftart und Schriftgröße
* Platzierung einzelner Felder
* Darstellung und Ausrichtung von Inhalten
* Sichtbarkeit bestimmter Elemente

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FxHg1ud8YHdLpFUtLE2br%2Fimage.png?alt=media&amp;token=566e8734-18c0-4be4-978d-aac6efb80a42" alt="" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

Durch das **Aufklappen der einzelnen Unterbereiche** siehst und bearbeitest Du die jeweiligen Optionen. Mit **„Report zurücksetzen“** im Bereich Report kehrst Du jederzeit zur Auslieferung zurück.

**Schriftarten**

Hier legst Du die **Schriftart** für einzelne Bereiche Deines Belegs fest, z. B. für **Überschriften** oder die **Empfangsadresse**. Du wählst zwischen **Verdana**, **Arial** und **Courier New**, bestimmst den **Schriftgrad** und ob der Text **fett** oder **unterstrichen** dargestellt wird.

Eigene Schriftarten lädst Du als **TTF-** oder **OTF-Datei** mit dem **DMS-Typ „Schriftart“** ins [DMS](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms.md). Sie stehen danach im Report-Designer zur Auswahl.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FnV9HZHj6m0OVXRqxyH2p%2Fimage.png?alt=media&amp;token=dd34b7a4-d443-4575-99f3-bdec85cf9ec5" alt="" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

**Allgemeine Report Parameter**

Hier legst Du das **Gesamtlayout** fest: die **Seitenränder** und die **Konfiguration des Logos**. Über das **Feld „Pfad zu einem Kopf-Bild“** hinterlegst Du das Logo und bestimmst, wie es dargestellt wird.

Mit **Toggles** legst Du fest, ob **Falzmarken**, ein **Wasserzeichen**, die **USt.-IdNr.**, der **Zahlungstext in der Zusammenfassung** und der **Liefertext in der Zusammenfassung** angedruckt werden.

Mit dem Feld **„Schweizer Zahlungsschein erzeugen“** bestimmst Du, ob bei finanzrelevanten Belegen, z. B. Rechnungen, ein Schweizer Zahlungsschein auf einer zusätzlichen Seite angedruckt wird. Er wird nur gedruckt, wenn als Zahlungsart eine Überweisung angegeben ist und die eigene Adresse eine schweizerische oder litauische IBAN enthält.

Mit dem Toggle **„GiroCode andrucken“** bestimmst Du, ob bei finanzrelevanten Belegen, z. B. Rechnungen, ein GiroCode vor dem AGB-Text angedruckt wird. Auch er wird nur gedruckt, wenn als Zahlungsart eine Überweisung angegeben ist.

Die Inhalte des GiroCodes und des Zahlungsscheins kannst Du im **Bereich „Texte“** der Übersetzungen bearbeiten. Ihre Schlüssel beginnen mit **"qr"**.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FbxqYByL5mrdpndGkEl0I%2Fimage.png?alt=media&amp;token=afc647b9-ba24-44d4-92b6-90226c142082" alt="" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

**Kopf Parameter**

Hier legst Du alle Einstellungen für den **Belegkopf** fest: ob **Dokument-Kopf-Text** und **Dokument-Fuß-Text** eingerückt oder fett dargestellt werden, die **Breite des Belegkopfs** und ob der **zuständige Benutzer** sowie die **Belegnummer des Vorbelegs** angedruckt werden.

In den Feldern darunter bestimmst Du, **welche Informationen** im Belegkopf erscheinen und in **welcher Reihenfolge**. Wähle im **Feld „Feld“** einen Eintrag aus und verschiebe die Felder per **Drag and Drop** über das **6-Punkte-Symbol**. Über **„Neuen Eintrag hinzufügen“** ergänzt Du weitere Felder.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FLpqInRq33f0eOT5DJvZP%2Fimage.png?alt=media&amp;token=5f610993-062d-4977-9007-59798830d130" alt="" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

**Position Parameter**

Hier nimmst Du die Einstellungen zu den Positionen vor. Über die folgenden Toggles legst Du fest, ob:

* Ein **Seitenumbruch** innerhalb einer Position erlaubt ist
* Nur **Positionsnummern** von echten Artikelzeilen anzudrucken sind
* **Komponenten von Baugruppen** angedruckt werden
* Bei mehrseitigen Belegen ein **Übertrag je Seite** erfolgt
* Wenn **„Zollstammdaten mit andrucken“** angewählt ist, die Angaben aus dem **Bereich „Zoll/Intrastat“** der Artikelstammdaten ausgegeben werden
* Der **Grundpreis** unter dem **Einzelpreis** jedes Artikels angedruckt werden soll

„Nur Positionsnummern von echten Artikelzeilen andrucken“ ist ab Werk aktiviert. Positionen vom Typ „Optional“ oder „Alternativ“ werden weiterhin ausgegeben, erhalten jedoch keine eigene Artikelpositionsnummer. Deaktivierst Du den Toggle, verwendet die Positionsspalte die allgemeine Positionsnummer.

Mit „Grundpreis unter dem Einzelpreis andrucken“ ergänzt der Report-Designer in der Einzelpreisspalte eine zweite Zeile, z. B. „12,50 €/l“ oder „12,50 €/100 g“. Der Toggle ist ab Werk ausgeschaltet. Der Wert wird aus dem Positionspreis sowie Inhalt, Grundinhalt und den zugehörigen Einheiten berechnet. Fehlen die erforderlichen Angaben, erscheint keine zusätzliche Zeile. Die Einzelpreisspalte muss im Layout enthalten sein. In Kunden-Lieferscheinen druckt der Report-Designer keine Preise.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FjLSp12fcGeAnWrGegqot%2Fimage.png?alt=media&amp;token=a815365b-366b-4800-922a-57dd3064ea6e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Wie bei den Kopf-Parametern legst Du fest, ob **Positions-Kopftext** und **Positions-Fußtext** eingerückt oder fett dargestellt werden.

In den Feldern darunter bestimmst Du, **welche Positionsfelder** angedruckt werden, in welcher **Reihenfolge**, mit welcher **Breite** und **Ausrichtung**. Bleibt die **Breite** der Spalte **„Artikelbezeichnung und -Beschreibung“** leer, passt sie sich automatisch an, sodass die **Gesamtbreite** konstant bleibt. Über **„Neuen Eintrag hinzufügen“** ergänzt Du weitere Felder, z. B. die **Spalte „Positionsmarkierung“** für optionale und alternative Positionen.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FbcbvvSaUbzp8gDfInS19%2Fimage.png?alt=media&amp;token=05558172-2ced-43c1-9b6a-219ae9b6e46b" alt="" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

**Fuß Parameter**

Hier legst Du fest, ob die **Trennlinie zwischen den Positionen** und dem **Belegfuß** angezeigt wird.

**Bereich Belegvorschau**

Bei Reporten vom Typ **„Formular“** im Modul Belegdruck steht Dir der **Bereich „Belegvorschau“** zur Verfügung. Er zeigt Dir den Report mit den Daten eines **echten Belegs**. VARIO Cloud schlägt automatisch den neuesten Beleg vor, der zu den **Regeln** des Reports passt (Belegtyp, Fakturierungsart, Sprache). Über das **Lupen-Symbol** wählst Du einen anderen Beleg, über den **Pfeil** lädst Du die Vorschau nach dem Speichern neu, über **„Herunterladen“** speicherst Du sie als PDF.

{% hint style="info" %}
Die Vorschau zeigt immer den **gespeicherten** Stand. Speichere Deine Änderungen, bevor Du die Vorschau neu lädst.
{% endhint %}

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FjuFbIDdshSeRPj8SrkYW%2Fimage.png?alt=media&amp;token=04bbc160-a7d3-4364-a6d5-6d594e434032" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Übersetzungen

Im **Bereich „Übersetzungen“** siehst Du alle **Textbausteine**, die für die Belegausgabe benötigt werden – z. B. die Beschriftungen für Belegnummer, Adresse und Artikelnummer. Jeder Baustein hat einen **Schlüssel**. Diesen Schlüssel trägst Du im JasperReports-Template an der Stelle ein, an der der Text erscheinen soll. Über das Suchfeld **„Texte“** filterst Du die Liste. Die mitgelieferten **Standardtexte** gibt es nur auf **Deutsch**.

Über den **Button „+ Text“** legst Du einen **neuen Textbaustein** mit Schlüssel und Texten an. Die Zeile in der Sprache Deiner **eigenen Adresse** ist Pflicht und lässt sich nicht entfernen. Weitere Sprachen ergänzt Du im Dialog über **„+ Übersetzung“**.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FHs0Do2IV9dLcKPoXZVQX%2Fimage.png?alt=media&amp;token=0f5efa1e-e063-4587-bf53-811b3d838917" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Nach dem Aufklappen eines Bausteins fügst Du über **„+ Übersetzung“** eine weitere **Sprache** hinzu. Die Ausgabe verwendet automatisch die [**Sprache**](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege/belegerfassung.md#sprache), die im Beleg unter **Belegdaten** hinterlegt ist. Hat der Beleg keine Sprache, gilt die Sprache Deiner eigenen Adresse.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2F6EQODxisK4QjVyBFA6AF%2Fimage.png?alt=media&amp;token=12353983-cce3-4560-99ac-3288aaa7d9f1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Klickst Du auf einen vorhandenen Textbaustein, siehst Du **alle Übersetzungen** und kannst sie direkt bearbeiten oder ergänzen. Angezeigt werden alle Sprachen, für die es im Modul bereits Übersetzungen gibt.

Fehlt für eine Sprache noch eine eigene Übersetzung, zeigt VARIO Cloud den **mitgelieferten Standardtext** grau als **Platzhalter** an. Lässt Du das Feld leer, bleibt es beim Standardtext. Mitgelieferte Texte kannst Du überschreiben, aber nicht löschen. Löschst Du in der aufgeklappten Liste eine einzelne Sprachzeile, gilt für diese Sprache wieder der Standardtext.

Manche Standardtexte enthalten **Platzhalter** wie `{0}` und `{1}`, z. B. „{0} von {1}“ für die Seitenzahl. VARIO Cloud setzt dort beim Druck Werte ein. Übernimm die Platzhalter in Deine Übersetzung. Mit einem **Rechtsklick** in das Textfeld fügst Du sie über das Kontextmenü **„Parameter“** ein.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FKPY8HWbwx0q0QuLe3831%2Fimage.png?alt=media&amp;token=fa249007-ab6e-4def-831f-29cefacfd523" alt="" width="476"><figcaption></figcaption></figure>

### Welcher Text wird gedruckt?

Für jeden Textbaustein sucht VARIO Cloud den Text in dieser Reihenfolge:

1. Dein **eigener Text** in der Sprache der Ausgabe.
2. Der **mitgelieferte Standardtext** (Deutsch).
3. Der **Schlüssel** selbst, wenn es weder das eine noch das andere gibt, z. B. bei eigenen Bausteinen ohne Text in dieser Sprache.

Groß- und Kleinschreibung spielt beim Schlüssel dabei keine Rolle.

{% hint style="warning" %}
**Geänderte deutsche Texte gelten nicht für andere Sprachen**

Hast Du einen Standardtext nur auf Deutsch geändert, druckt ein englischer Beleg ohne englische Übersetzung den **mitgelieferten** deutschen Standardtext, nicht Deine geänderte Fassung. Lege für jede Sprache, in der Du Belege ausgibst, eine eigene Übersetzung an.
{% endhint %}


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```
GET https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-belegdruck.md?ask=<question>&goal=<user_goal>
```

`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case.

The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

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