Modul Belegdruck
Im Reiter Belegdruck lassen sich Reporte für alle Belegarten anlegen und verwalten. Im oberen Bereich der Verwaltung werden die vorhandenen Reporte angezeigt. Diese sind in sogenannten Reportgruppen organisiert, die als Reiter dargestellt sind. Durch Wechseln zwischen den Reitern kannst Du die Reporte innerhalb einer Gruppe aufrufen und bearbeiten.
Im unteren Bereich findest Du die zugehörigen Textbausteine, die in den Reporten verwendet werden – beispielsweise für die Kunden- und Artikelangaben. Für jeden Textbaustein kannst Du beliebig viele Übersetzungen hinterlegen, die automatisch in den Beleg eingefügt werden – abhängig von der beim Beleg ausgewählten Sprache. So lassen sich die Belege problemlos mehrsprachig gestalten.
Weitere Informationen zu den Reporten, Reportgruppen und Übersetzungen findest Du in den folgenden Abschnitten.
Reportgruppen
Reportgruppen ermöglichen Dir, die Reporte nach Bedarf in Gruppen zu organisieren. Die als „Standard“ gekennzeichnete Gruppe wird verwendet, wenn keine andere Reportgruppe zutrifft, bzw. unter Einstellungen/Allgemein, Adressen, Belege oder Benutzereinstellungen angegeben wurde. Standardmäßig ist das die Reportgruppe „Beleg“, in der sich auch die Systemvorgaben-Reporte befinden. Um eine Reportgruppe als Standard zu setzen, kannst Du beim Anlegen oder Bearbeiten der Gruppe den Toggle „Standard-Gruppe“ aktivieren.
Beim Bearbeiten von Reportgruppen kannst Du jede Reportgruppe als Standard festlegen. Da jedoch die Systemvorgaben in der Reportgruppe „Belege“ enthalten sind, kann es bei einer abweichenden Standardgruppe dazu kommen, dass in bestimmten Fällen kein passender Report für die Ausgabe gefunden wird – weil nicht auf die Systemvorgabe zurückgegriffen werden kann.
Repportgruppen nutzen bzw. einsetzen
Reportgruppen können an verschiedene Stellen ausgewählt werden, um gezielt für die Belegausgabe eingesetzt zu werden. Die Angabe wird in der folgenden Reihenfolge priorisiert – beginnend mit der spezifischsten Einstellung:
Beleg/Bereich “Belegdaten” – Hier kannst Du eine Reportgruppe auswählen, die für die Ausgabe des aktuell geöffneten Belegs verwendet wird.
Benutzereinstellungen/Ausgabe – Hier kannst Du eine oder mehrere persönliche Ausgaberegel als Präferenz anlegen, mit der Du festgelegen kannst, dass z. B. für einen bestimmten Belegtyp eine bestimmte Reportgruppe verwendet werden soll.
Adresse/Reiter “Ausgaberegeln” – Hier lassen sich Ausgaberegeln mit Reportgruppe definieren, die nur für die Adresse gelten.
Adresse/Stammdaten/Bereich Verwaltung – Hier kannst Du eine allgemeine Standard-Reportgruppe für die Adresse festlegen
Einstellungen/Allgemein/Ausgabe (Ausgaberegeln) – In den globalen Einstellungen lassen sich allgemeine Ausgaberegeln definieren, z. B. für bestimmte Belegtypen oder Fakturierungsarten. Diese greifen, wenn keine spezifische Regel hinterlegt ist.
Reportgruppe anlegen
Gehe folgendermaßen vor, um eine neue Reportgruppe anzulegen:
Klicke auf das Plus neben der bereits vorhandenen Reportgruppen.
Gib der Reportgruppe einen Namen und Schlüssel und klicke auf “Anlegen”. Der Schlüssel dient als eindeutige Kennzeichnung für Skripte in Workflows und Stapelverarbeitungen.
Um eine bestehende Reportgruppe zu bearbeiten, wähle sie aus und klicke auf das Zahnrad-Symbol.
Reportgruppen bearbeiten
Mit Klick auf den Button „Bearbeiten“ wechselst Du in den Bearbeitungsmodus der Reportgruppen. In diesem kannst Du nicht nur Reporte anlegen, sondern auch die bereits verfügbaren Reportgruppen über das Stift-Symbol nachträglich bearbeiten oder über das Mülleimer-Symbol löschen. Über den Button „Speichern“ kannst Du die Änderungen dauerhaft übernehmen.
Reporte
Jede Reportgruppe kann beliebig viele Reporte enthalten. Jeder Report kann mit einzelnen Regeln und Parametern konfiguriert werden, um zu bestimmen, für welche Belege dieser verwendet werden soll und wie dieser aufgebaut sein soll. Dabei stehen Dir drei Reporttypen zur Auswahl:
Formular – Mit diesem Reporttyp kannst Du einzelne Einstellungen am Layout direkt im Report vornehmen, unabhängig von JasperReports-Templates.
Formular (json) – Dieser Reporttyp ist für die Nutzung von Reports auf Basis von JasperReports-Templates vorgesehen.
Benachrichtigung – Mit diesem Report können Vorlagen für Benachrichtigungen angelegt werden, die mithilfe eines Workflows automatisch über eine VARIO Cloud-App, z. B. Microsoft 365, oder über die Kommunikationszentrale gesendet werden können.
In der Standard-Reportgruppe „Beleg“ ist jeweils zu den Reporttypen „Formular“ und „Benachrichtigung“ ein Report als Systemvorgabe vorhanden, der verwendet wird, wenn kein anderer Report aus dieser Reportgruppe zutrifft.
Report anlegen
Um einen Report innerhalb der ausgewählten Reportgruppe anzulegen:
Stelle sicher, dass Du Dich in der gewünschten Reportgruppe befindest, in der Du den Report anlegen willst, in unserem Fall die Gruppe „Beleg“, und klicke auf den Button „+Report“.
Gib einen Reportname an und wähle den Reporttyp aus.
Nach dem Anlegen des Reports gelangst Du zu den Parametern des Reports. Hier kannst Du je nach Reporttyp verschiedene Einstellungen vornehmen. Die Funktion der einzelnen Bereiche und Felder zeigen wir Dir in dem folgenden Abschnitt.
Reporte bearbeiten
Nach dem Anlegen oder der Auswahl eines Reports kannst Du in den jeweiligen Bereichen verschiedene Einstellungen zur Darstellung und Verwendung des Reports vornehmen. Je nach Reporttyp können die verfügbaren Einstellungen variieren.
Bereich Report
Hier kannst Du allgemeine Einstellungen zum Report festlegen. Über dem Button „Bearbeiten“ kannst Du die einzelne Angaben bearbeiten. Der Reportname und die Beschreibung dienen dabei ausschließlich der internen Identifizierung und haben keinen Einfluss auf das Layout oder die Ausgabe des Reports.
Über die Buttons „Template herunterladen“ und „Template hochladen“ kannst Du, je nach Reporttyp, ein JasperReports-Template herunterladen oder importieren. Bevor ein neu angelegter Report eingesetzt werden kann, muss zunächst ein Template hochgeladen werden. Dazu kannst Du das Template aus der Systemvorgabe herunterladen und im neuen Report verwenden.
Zusätzlich stehen Dir folgende Felder zur Verfügung:
Sprachen – Hier kannst Du eine oder mehrere Sprachen auswählen, wenn der Report nur für bestimmte Sprachen verwendet werden soll. Wird die entsprechende Sprache im Beleg unter Belegdaten angegeben, wird automatisch der passende Report verwendet. Wählst Du keine Sprache aus, wird der Report standardmäßig für alle Sprachen verwendet.
Alias – Der Alias dient als Kennzeichnung für den Report und kann beispielsweise als Pfadangabe innerhalb anderer Reporte verwendet werden. Das ist besonders nützlich für Reportbausteine, die z. B. als Fuß-Report eingesetzt werden. Den Alias eines Reportbausteins aus dem Reiter „Reportbausteine“ kannst Du innerhalb eines Reports mit dem Pfad REPORT://ReportAlias einfügen. Dabei ersetzt Du „ReportAlias“ durch den entsprechenden Alias des gewünschten Bausteins.
Report URL – Beim Anlegen des Reports wird automatisch eine individuelle Report URL generiert, die beim Klick darauf kopiert und in JasperReports verwendet werden kann.
Bereich Text Template (Reporttyp Benachrichtigung)
Hier kannst Du eine Vorlage für den Betreff und den Inhalt der Nachricht verfassen, die z. B. als E-Mail versendet werden soll. Diese Vorlage wird verwendet, wenn bei der Verwendung der App Microsoft 365 in Einstellungen/Microsoft365 unter Content-Type die Option „Text“ ausgewählt ist. Weitere Informationen dazu findest Du hier.
Mit einem Rechtsklick innerhalb der Textfelder kannst Du über das Kontextmenü auch Platzhalter hinzufügen.
Bereich HTML Template (Reporttyp Benachrichtigung)
Hier kannst Du eine Vorlage für den Betreff und Inhalt der Nachricht verfassen, die z. B. als E-Mail versendet werden soll. Diese Vorlage wird verwendet, wenn bei der Verwendung der App Microsoft 365 in Einstellungen/Microsoft365 die unter Content-Type die Option „HTML“ ausgewählt ist. Weitere Informationen dazu findest Du hier.
Mit einem Rechtsklick innerhalb der Textfelder kannst Du über das Kontextmenü auch Platzhalter hinzufügen.
Bereich Beleg Print Regeln
Hier kannst Du angeben, in welchen Fällen der Report verwendet werden soll. Dabei kannst Du festlegen, ob er für eine bestimmte Beleg-Gruppe (finanzrelevant, nicht finanzrelevant), bestimmte Belegtypen (z. B. Angebote) oder eine bestimmte Fakturierungsart verwendet werden soll.
Bereich Report Parameter
In diesem Bereich kannst Du jeweils einen Pfad für eine Draft-Wassermarke, eine Sichtmuster-Wassermarke, ein Kopf-Bild und einen Fuß-Report hinterlegen. Dabei kannst Du Dateien oder Reporte verwenden, die bereits in der VARIO Cloud hinterlegt wurden.
Pfad anhand einer Datei-Alias erstellen
Um eine Datei aus dem DMS als z. B. Kopf-Bild zu verwenden, gehe folgendermaßen vor:
Öffne den Menüpunkt DMS (unter CRM/DMS) und rufe die gewünschte Datei auf.
Klicke auf „Bearbeiten“ und trage im Feld „Alias“ einen selbst definierten, nachvollziehbaren und eindeutigen Alias ein. Dieser sollte nachvollziehbar und eindeutig sein. Tipp: Kopiere den Alias direkt mit Strg+C in die Zwischenablage.
Wechsle zurück in den Menüpunkt Ausgabe und öffne den gewünschten Report.
Füge den Alias der Datei im Bereich “Report Parameter” in das Feld “Pfad zu einem Kopf-Bild” ein in dem Format “dms://Alias”.
Pfad anhand eines Report-Alias erstellen
Um ein Reportbaustein aus dem Reiter „Reportbausteine“ als z. B. Fuß-Subreport zu verwenden, gehe folgendermaßen vor:
Wechsle in den Menüpunkt Ausgabe und öffne im Reiter „Reportbausteine“ einen bestehenden Report oder erstelle einen neuen über „+Report“.
Du hast nun zwei Möglichkeiten:
Trage im Feld „Alias“ einen selbst definierten, nachvollziehbaren und eindeutigen Alias ein. Tipp: Kopiere diesen direkt mit Strg+C in die Zwischenablage. Wir empfehlen diese Methode, da der Alias frei gewählt werden kann und somit besser unterscheidbar ist.
Klicke auf den Eintrag im Feld „Report URL“, um den automatisch generierten Pfad in die Zwischenablage zu kopieren.
Wechsle zurück in den Reiter Belegdruck und öffne den gewünschten Report.
Je nach ausgewählte Methode, gib im Feld “Pfad zu einem Kopf-Bild” im Bereich “Report Parameter” den Alias im Format “REPORT://Alias” ein oder füge den zuvor kopierten URL-Pfad ein.
Bereich Belegdruck
Der Bereich „Belegdruck“ steht Dir innerhalb des Reports „Report-Design“ zusätzlich zu den restlichen Bereichen zur Verfügung. In diesem Bereich kannst Du Deine Belege exakt nach Deinen Anforderungen gestalten – direkt innerhalb von VARIO Cloud und ohne den Einsatz eines externen Tools.
Über den Bereich „Belegdruck“ kannst Du die folgenden Bestandteile des Belegs anpassen:
Schriftart und Schriftgröße
Platzierung einzelner Felder
Darstellung und Ausrichtung von Inhalten
Sichtbarkeit bestimmter Elemente
Durch das Aufklappen der einzelnen Unterbereiche kannst Du die jeweiligen Optionen einsehen und bearbeiten. So erhältst Du eine strukturierte Übersicht über alle verfügbaren Gestaltungsmöglichkeiten.
Schriftarten
Im Bereich „Belegdruck“ kannst Du die Schriftart für einzelne Bereiche Deines Belegs individuell anpassen, beispielsweise für Überschriften oder die Empfangsadresse. Dabei wählst Du zwischen den Schriftarten „Verdana“, „Arial“ oder „Courier New“ und legst zusätzlich den gewünschten Schriftgrad fest. Darüber hinaus kannst Du bestimmen, ob der Text fett oder unterstrichen dargestellt werden soll. So hast Du die Möglichkeit, bestimmte Inhalte optisch hervorzuheben und das Layout Deiner Belege an Dein Corporate Design anzupassen.
Allgemeine Report Parameter
Unter den allgemeinen Reportparametern kannst Du grundlegende Einstellungen für das Gesamtlayout Deiner Belege festlegen. Dazu gehören beispielsweise die Definition der Seitenränder sowie die Konfiguration des Logos. Über das Feld „Pfad zu einem Kopf-Bild“ hinterlegst Du das gewünschte Logo und bestimmst anschließend, wie dieses im Beleg dargestellt werden soll.
Zusätzlich stehen Dir Toggles zur Verfügung, mit denen Du festlegen kannst, ob Falzmarken, ein Wasserzeichen, die USt.-IdNr., der Zahlungstext in der Zusammenfassung oder der Liefertext in der Zusammenfassung auf dem Beleg angedruckt werden sollen.
Kopf Parameter
Unter den Kopf-Parametern legst Du alle Einstellungen für den Belegkopf fest. Hier kannst Du bestimmen, ob der Dokument-Kopf-Text und der Dokument-Fuß-Text eingerückt oder fett dargestellt werden sollen. Zusätzlich definierst Du die Breite des Belegkopfs. Über entsprechende Toggles entscheidest Du außerdem, ob der zuständige Benutzer sowie die Belegnummer des Vorbelegs im Belegkopf angedruckt werden sollen.
In den darunterliegenden Feldern kannst Du individuell festlegen, welche Informationen im Belegkopf erscheinen und in welcher Reihenfolge sie angezeigt werden. Dazu wählst Du im Feld „Feld“ jeweils einen der verfügbaren Einträge aus und kannst die einzelnen Felder per Drag and Drop über das 6-Punkte-Symbol in die gewünschte Reihenfolge verschieben. Über den Button „Neuen Eintrag hinzufügen“ ergänzt Du weitere Felder, die ebenfalls individuell positioniert werden können.
Positionen Parameter
Unter den Positionsparametern nimmst Du alle Einstellungen zu den im Beleg aufgeführten Positionen vor. Über die vorhandenen Toggles legst Du fest, ob ein Seitenumbruch innerhalb einer Position – beispielsweise im Artikeltext – zulässig ist und ob Komponenten von Baugruppen mit angedruckt werden sollen. Zusätzlich kannst Du bestimmen, ob bei mehrseitigen Belegen ein Übertrag je Seite erfolgen soll. Mit dem Toggle „Zollstammdaten mit andrucken“ legst Du fest, ob die Angaben aus dem Bereich „Zoll/Intrastat“ der Artikelstammdaten in der Belegausgabe angedruckt werden sollen.
Analog zu den Kopf-Parametern kannst Du außerdem definieren, ob der Positions-Kopftext und der Positions-Fußtext eingerückt oder fett dargestellt werden sollen.
In den darunterliegenden Feldern bestimmst Du, welche Positionsfelder angedruckt werden und in welcher Reihenfolge sie erscheinen. Dazu wählst Du im Feld „Feld“ jeweils einen der verfügbaren Einträge aus, verschiebst die einzelnen Felder per Drag and Drop über das 6-Punkte-Symbol und legst zusätzlich die Breite sowie die Ausrichtung jedes Feldes fest. Wird die Breite der Spalte „Artikelbezeichnung und -Beschreibung“ nicht ausgefüllt, passt sich ihre Breite automatisch der weiteren Spalten an, so dass die Gesamtbreite konstant bleibt.
Über den Button „Neuen Eintrag hinzufügen“ kannst Du weitere Felder ergänzen, die anschließend individuell positioniert werden können.
Fuß Parameter
Unter den Fuß-Parametern legst Du fest, ob die Trennlinie zwischen den Positionen und dem Belegfuß angezeigt werden soll.
Bereich Belegvorschau
Bei Reporte mit dem Typ „Formular“ steht Dir zusätzlich zu den restlichen Bereichen der Bereich „Belegvorschau“ zur Verfügung. In diesem Bereich wird Dir eine Vorschau der im Bereich „Belegdruck“ hinterlegten Parametern angezeigt. Die Vorschau basiert dabei auf einem bereits angelegten Beleg. Über das Lupen-Symbol kannst Du auswählen, welcher Beleg als Grundlage für die Vorschau verwendet werden soll. Über die Pfeile kannst Du die Vorschau nach der Änderung der Parameter neu laden. Über den Button „Herunterladen“ unterhalb der Vorschau kannst Du diese auch herunterladen.
Übersetzungen
Im Bereich „Übersetzungen“ in der Reportverwaltung werden alle relevanten Textbausteine aufgelistet, die für die Belegausgabe in Verbindung mit Angaben aus dem Beleg benötigt werden – z. B. Belegnummer, Adresse und Artikelnummer.
Über dem Button „+Text“ kannst Du jederzeit einen neuen Textbaustein anhand eines Schlüssels hinzufügen. Dieser Schlüssel ermöglicht die Zuordnung des Textbausteins zur entsprechenden Angabe im Beleg.
Nach dem Aufklappen eines Bereichs kannst Du über den Button „+Übersetzung“ eine neue Übersetzung zum jeweiligen Textbaustein hinzufügen. Diese wird automatisch in die Belegausgabe übernommen, sobald die entsprechende Sprache im Beleg unter Belegdaten angegeben wird.
Wenn Du auf einen vorhandenen Textbaustein klickst, werden Dir alle bereits hinterlegten Übersetzungen zu diesem Baustein angezeigt. Diese kannst Du direkt bearbeiten oder ergänzen. Angezeigt werden alle Sprachen, für die bereits eine Übersetzung vorhanden ist.
Falls für eine Sprache noch keine Übersetzung angegeben wird, wird automatisch der Text der Hauptsprache (in der Regel Deutsch) als Platzhalter verwendet. Du kannst diesen Platzhalter ganz einfach durch die gewünschte Übersetzung ersetzen.
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