# Modul Belegdruck Im Reiter **Belegdruck** lassen sich Reporte für alle Belegarten anlegen und verwalten. Im **oberen Bereich** der Verwaltung werden die vorhandenen **Reporte** angezeigt. Diese sind in sogenannten **Reportgruppen** organisiert, die als **Reiter** dargestellt sind. Durch Wechseln zwischen den Reitern kannst Du die Reporte innerhalb einer Gruppe aufrufen und bearbeiten. Im **unteren Bereich** findest Du die zugehörigen **Textbausteine**, die in den Reporten verwendet werden – beispielsweise für die **Kunden- und Artikelangaben**. Für jeden Textbaustein kannst Du beliebig viele **Übersetzungen** hinterlegen, die automatisch in den Beleg eingefügt werden – abhängig von der beim Beleg ausgewählten Sprache. So lassen sich die Belege problemlos **mehrsprachig** gestalten. Weitere Informationen zu den **Reporten**, **Reportgruppen** und **Übersetzungen** findest Du in den **folgenden Abschnitten**.
## Reportgruppen Reportgruppen ermöglichen Dir, die Reporte nach Bedarf in Gruppen zu organisieren. Die als „**Standard**“ gekennzeichnete Gruppe wird verwendet, wenn keine andere Reportgruppe zutrifft, bzw. unter Einstellungen/Allgemein, Adressen, Belege oder Benutzereinstellungen angegeben wurde. Standardmäßig ist das die **Reportgruppe „Beleg“**, in der sich auch die **Systemvorgaben-Reporte** befinden. Um eine Reportgruppe als Standard zu setzen, kannst Du beim Anlegen oder Bearbeiten der Gruppe den **Toggle „Standard-Gruppe“** aktivieren. {% hint style="warning" %} Beim Bearbeiten von Reportgruppen kannst Du **jede Reportgruppe** als **Standard** festlegen. Da jedoch die Systemvorgaben in der **Reportgruppe „Belege“** enthalten sind, kann es bei einer **abweichenden Standardgruppe** dazu kommen, dass in bestimmten Fällen **kein passender Report** für die Ausgabe gefunden wird – weil nicht auf die Systemvorgabe zurückgegriffen werden kann. {% endhint %} ### Repportgruppen nutzen bzw. einsetzen Reportgruppen können an **verschiedene Stellen** ausgewählt werden, um gezielt für die Belegausgabe eingesetzt zu werden. Die Angabe wird in der **folgenden Reihenfolge priorisiert** – beginnend mit der spezifischsten Einstellung: * **Beleg/Bereich “Belegdaten”** – Hier kannst Du eine Reportgruppe auswählen, die für die Ausgabe des aktuell geöffneten Belegs verwendet wird. * **Benutzereinstellungen/Ausgabe** – Hier kannst Du eine oder mehrere persönliche **Ausgaberegel** als **Präferenz** anlegen, mit der Du festgelegen kannst, dass z. B. für einen bestimmten Belegtyp eine bestimmte Reportgruppe verwendet werden soll. * **Adresse/Reiter “Ausgaberegeln”** – Hier lassen sich Ausgaberegeln mit Reportgruppe definieren, die nur für die Adresse gelten. * **Adresse/Stammdaten/Bereich Verwaltung** – Hier kannst Du eine allgemeine Standard-Reportgruppe für die Adresse festlegen * **Einstellungen/Allgemein/Ausgabe (Ausgaberegeln)** – In den globalen Einstellungen lassen sich allgemeine Ausgaberegeln definieren, z. B. für bestimmte Belegtypen oder Fakturierungsarten. Diese greifen, wenn keine spezifische Regel hinterlegt ist. ### Reportgruppe anlegen Gehe folgendermaßen vor, um eine neue Reportgruppe anzulegen: {% stepper %} {% step %} Klicke auf das Plus neben der bereits vorhandenen Reportgruppen.
{% endstep %} {% step %} Gib der Reportgruppe einen **Namen** und **Schlüssel** und klicke auf **“Anlegen”**. Der Schlüssel dient als eindeutige Kennzeichnung für **Skripte** in **Workflows** und **Stapelverarbeitungen**.
{% endstep %} {% step %} Um eine **bestehende Reportgruppe** zu bearbeiten, wähle sie aus und klicke auf das **Zahnrad-Symbol**.
{% endstep %} {% endstepper %} ### Reportgruppen bearbeiten Mit Klick auf den **Button „Bearbeiten“** wechselst Du in den Bearbeitungsmodus der Reportgruppen. In diesem kannst Du nicht nur Reporte anlegen, sondern auch die bereits verfügbaren Reportgruppen über das **Stift-Symbol** nachträglich bearbeiten oder über das **Mülleimer-Symbol** löschen. Über den **Button** **„Speichern“** kannst Du die Änderungen dauerhaft übernehmen.
## Reporte Jede Reportgruppe kann beliebig viele Reporte enthalten. Jeder Report kann mit einzelnen Regeln und Parametern konfiguriert werden, um zu bestimmen, für welche Belege dieser verwendet werden soll und wie dieser aufgebaut sein soll. Dabei stehen Dir drei Reporttypen zur Auswahl: **Formular** – Mit diesem Reporttyp kannst Du einzelne Einstellungen am Layout direkt im Report vornehmen, unabhängig von JasperReports-Templates. **Formular (json)** – Dieser Reporttyp ist für die Nutzung von Reports auf Basis von JasperReports-Templates vorgesehen. **Benachrichtigung** – Mit diesem Report können Vorlagen für Benachrichtigungen angelegt werden, die mithilfe eines Workflows automatisch über eine VARIO Cloud-App, z. B. Microsoft 365, oder über die Kommunikationszentrale gesendet werden können. In der **Standard-Reportgruppe „Beleg“** ist jeweils zu den **Reporttypen „Formular“** und **„Benachrichtigung“** ein Report als Systemvorgabe vorhanden, der verwendet wird, wenn kein anderer Report aus dieser Reportgruppe zutrifft. ### Report anlegen Um einen Report innerhalb der ausgewählten Reportgruppe anzulegen: {% stepper %} {% step %} Stelle sicher, dass Du Dich in der **gewünschten Reportgruppe** befindest, in der Du den Report anlegen willst, in unserem Fall die **Gruppe „Beleg“**, und klicke auf den **Button „+Report“**.
{% endstep %} {% step %} Gib einen **Reportname** an und wähle den **Reporttyp** aus.
{% endstep %} {% step %} Nach dem Anlegen des Reports gelangst Du zu den Parametern des Reports. Hier kannst Du je nach Reporttyp verschiedene Einstellungen vornehmen. Die Funktion der einzelnen Bereiche und Felder zeigen wir Dir in dem folgenden Abschnitt. {% endstep %} {% endstepper %} ### Reporte bearbeiten Nach dem Anlegen oder der Auswahl eines Reports kannst Du in den jeweiligen Bereichen verschiedene Einstellungen zur Darstellung und Verwendung des Reports vornehmen. **Je nach Reporttyp** können die verfügbaren Einstellungen **variieren**.
#### **Bereich Report** Hier kannst Du allgemeine Einstellungen zum Report festlegen. Über dem **Button „Bearbeiten“** kannst Du die einzelne Angaben bearbeiten. Der **Reportname** und die **Beschreibung** dienen dabei ausschließlich der **internen Identifizierung** und haben keinen Einfluss auf das Layout oder die Ausgabe des Reports. Über die **Buttons „Template herunterladen“** und **„Template hochladen“** kannst Du, je nach Reporttyp, ein **JasperReports-Template** herunterladen oder importieren. Bevor ein **neu angelegter Report** eingesetzt werden kann, muss zunächst ein Template hochgeladen werden. Dazu kannst Du das Template aus der **Systemvorgabe** herunterladen und im neuen Report verwenden. Zusätzlich stehen Dir folgende **Felder** zur Verfügung: **Sprachen** – Hier kannst Du eine oder mehrere Sprachen auswählen, wenn der Report nur für bestimmte Sprachen verwendet werden soll. Wird die entsprechende Sprache im **Beleg** unter **Belegdaten** angegeben, wird automatisch der passende Report verwendet. Wählst Du **keine Sprache** aus, wird der Report **standardmäßig** für alle Sprachen verwendet. **Alias** – Der Alias dient als Kennzeichnung für den Report und kann beispielsweise als **Pfadangabe** innerhalb anderer Reporte verwendet werden. Das ist besonders nützlich für **Reportbausteine**, die z. B. als **Fuß-Report** eingesetzt werden. Den Alias eines Reportbausteins aus dem **Reiter „Reportbausteine“** kannst Du innerhalb eines Reports mit dem Pfad `REPORT://ReportAlias` einfügen. Dabei ersetzt Du **„ReportAlias“** durch den entsprechenden Alias des gewünschten Bausteins. **Report URL** – Beim Anlegen des Reports wird automatisch eine **individuelle Report URL** generiert, die beim Klick darauf kopiert und in **JasperReports** verwendet werden kann. #### **Bereich Text Template (Reporttyp Benachrichtigung)** Hier kannst Du eine Vorlage für den **Betreff** und den **Inhalt** der Nachricht verfassen, die z. B. als **E-Mail** versendet werden soll. Diese Vorlage wird verwendet, wenn bei der Verwendung der **App Microsoft 365** in **Einstellungen/Microsoft365** unter **Content-Type** die **Option „Text“** ausgewählt ist. Weitere Informationen dazu findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/apps/apps-von-vario/microsoft-365.md#content-type). Mit einem **Rechtsklick** innerhalb der Textfelder kannst Du über das **Kontextmenü** auch **Platzhalter** hinzufügen.
#### **Bereich HTML Template (Reporttyp Benachrichtigung)** Hier kannst Du eine Vorlage für den **Betreff** und **Inhalt** der Nachricht verfassen, die z. B. als **E-Mail** versendet werden soll. Diese Vorlage wird verwendet, wenn bei der Verwendung der **App Microsoft 365** in **Einstellungen/Microsoft365** die unter **Content-Type** die **Option „HTML“** ausgewählt ist. Weitere Informationen dazu findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/apps/apps-von-vario/microsoft-365.md#content-type). Mit einem **Rechtsklick** innerhalb der Textfelder kannst Du über das **Kontextmenü** auch **Platzhalter** hinzufügen. #### **Bereich Beleg Print Regeln** Hier kannst Du angeben, in welchen Fällen der Report verwendet werden soll. Dabei kannst Du festlegen, ob er für eine bestimmte **Beleg-Gruppe** **(finanzrelevant, nicht finanzrelevant)**, bestimmte **Belegtypen** (z. B. Angebote) oder eine bestimmte **Fakturierungsart** verwendet werden soll. #### **Bereich Report Parameter** In diesem Bereich kannst Du jeweils einen Pfad für eine **Draft-Wassermarke**, eine **Sichtmuster-Wassermarke**, ein **Kopf-Bild** und einen **Fuß-Report** hinterlegen. Dabei kannst Du Dateien oder Reporte verwenden, die bereits in der VARIO Cloud hinterlegt wurden. #### **Pfad anhand einer Datei-Alias erstellen** Um eine **Datei** aus dem DMS als z. B. **Kopf-Bild** zu verwenden, gehe folgendermaßen vor: {% stepper %} {% step %} Öffne den **Menüpunkt DMS** (unter CRM/DMS) und rufe die gewünschte Datei auf. {% endstep %} {% step %} Klicke auf **„Bearbeiten“** und trage im **Feld „Alias“** einen selbst definierten, nachvollziehbaren und eindeutigen Alias ein. Dieser sollte nachvollziehbar und eindeutig sein. **Tipp:** Kopiere den Alias direkt mit **Strg+C** in die Zwischenablage.
{% endstep %} {% step %} Wechsle zurück in den **Menüpunkt Ausgabe** und öffne den gewünschten Report. {% endstep %} {% step %} Füge den Alias der Datei im **Bereich “Report Parameter”** in das **Feld “Pfad zu einem Kopf-Bild”** ein in dem Format **“dms\://Alias”**.
{% endstep %} {% endstepper %} #### **Pfad anhand eines Report-Alias erstellen** Um ein **Reportbaustein** aus dem **Reiter „Reportbausteine“** als z. B. **Fuß-Subreport** zu verwenden, gehe folgendermaßen vor: {% stepper %} {% step %} Wechsle in den **Menüpunkt Ausgabe** und öffne im **Reiter „Reportbausteine“** einen bestehenden Report oder erstelle einen neuen über **„+Report“**. {% endstep %} {% step %} Du hast nun zwei Möglichkeiten: * Trage im **Feld „Alias“** einen selbst definierten, nachvollziehbaren und eindeutigen Alias ein. **Tipp:** Kopiere diesen direkt mit **Strg+C** in die Zwischenablage. Wir empfehlen diese Methode, da der Alias frei gewählt werden kann und somit besser unterscheidbar ist. * Klicke auf den Eintrag im **Feld „Report URL“**, um den automatisch generierten **Pfad** in die Zwischenablage zu **kopieren**.
{% endstep %} {% step %} Wechsle zurück in den **Reiter Belegdruck** und öffne den gewünschten Report. {% endstep %} {% step %} Je nach ausgewählte Methode, gib im **Feld “Pfad zu einem Kopf-Bild”** im **Bereich “Report Parameter”** den **Alias** im Format **“REPORT://Alias”** ein oder füge den zuvor kopierten **URL-Pfad** ein.
{% endstep %} {% endstepper %} #### **Bereich Belegdruck** Der **Bereich „Belegdruck“** steht Dir innerhalb des **Reports „Report-Design“** zusätzlich zu den restlichen Bereichen zur Verfügung. In diesem Bereich kannst Du Deine Belege exakt nach Deinen Anforderungen gestalten – **direkt innerhalb von VARIO Cloud** und **ohne** den Einsatz eines **externen Tools**. Über den **Bereich „Belegdruck“** kannst Du die folgenden **Bestandteile des Belegs** anpassen: * Schriftart und Schriftgröße * Platzierung einzelner Felder * Darstellung und Ausrichtung von Inhalten * Sichtbarkeit bestimmter Elemente
Durch das **Aufklappen der einzelnen Unterbereiche** kannst Du die jeweiligen Optionen einsehen und bearbeiten. So erhältst Du eine **strukturierte Übersicht** über **alle verfügbaren Gestaltungsmöglichkeiten**. **Schriftarten** Im **Bereich „Belegdruck“** kannst Du die **Schriftart** für einzelne Bereiche Deines Belegs individuell anpassen, beispielsweise für **Überschriften** oder die **Empfangsadresse**. Dabei wählst Du zwischen den **Schriftarten „Verdana“**, **„Arial“** oder **„Courier New“** und legst zusätzlich den gewünschten **Schriftgrad** fest. Darüber hinaus kannst Du bestimmen, ob der Text **fett** oder **unterstrichen** dargestellt werden soll. So hast Du die Möglichkeit, bestimmte Inhalte optisch hervorzuheben und das Layout Deiner Belege an Dein Corporate Design anzupassen.
**Allgemeine Report Parameter** Unter den allgemeinen Reportparametern kannst Du grundlegende Einstellungen für das **Gesamtlayout** Deiner Belege festlegen. Dazu gehören beispielsweise die Definition der **Seitenränder** sowie die **Konfiguration des Logos**. Über das **Feld „Pfad zu einem Kopf-Bild“** hinterlegst Du das gewünschte Logo und bestimmst anschließend, wie dieses im Beleg dargestellt werden soll. Zusätzlich stehen Dir **Toggles** zur Verfügung, mit denen Du festlegen kannst, ob **Falzmarken**, ein **Wasserzeichen**, die **USt.-IdNr.**, der **Zahlungstext in der Zusammenfassung** oder der **Liefertext in der Zusammenfassung** auf dem Beleg angedruckt werden sollen.
**Kopf Parameter** Unter den Kopf-Parametern legst Du alle Einstellungen für den **Belegkopf** fest. Hier kannst Du bestimmen, ob der **Dokument-Kopf-Text** und der **Dokument-Fuß-Text** eingerückt oder fett dargestellt werden sollen. Zusätzlich definierst Du die **Breite des Belegkopfs**. Über entsprechende **Toggles** entscheidest Du außerdem, ob der **zuständige Benutzer** sowie die **Belegnummer des Vorbelegs** im Belegkopf angedruckt werden sollen. In den darunterliegenden Feldern kannst Du individuell festlegen, **welche Informationen** im Belegkopf erscheinen und in **welcher Reihenfolge** sie angezeigt werden. Dazu wählst Du im **Feld „Feld“** jeweils einen der verfügbaren Einträge aus und kannst die einzelnen Felder **per Drag and Drop** über das **6-Punkte-Symbol** in die gewünschte Reihenfolge verschieben. Über den **Button „Neuen Eintrag hinzufügen“** ergänzt Du **weitere Felder**, die ebenfalls individuell positioniert werden können.
**Positionen Parameter** Unter den Positionsparametern nimmst Du alle Einstellungen zu den im Beleg aufgeführten Positionen vor. Über die vorhandenen **Toggles** legst Du fest, ob ein **Seitenumbruch** innerhalb einer Position – beispielsweise im Artikeltext – zulässig ist und ob **Komponenten von Baugruppen** mit angedruckt werden sollen. Zusätzlich kannst Du bestimmen, ob bei **mehrseitigen Belegen ein Übertrag je Seite** erfolgen soll. Mit dem **Toggle „Zollstammdaten mit andrucken“** legst Du fest, ob die Angaben aus dem **Bereich „Zoll/Intrastat“** der **Artikelstammdaten** in der **Belegausgabe** angedruckt werden sollen. Analog zu den **Kopf-Parametern** kannst Du außerdem definieren, ob der **Positions-Kopftext** und der **Positions-Fußtext** eingerückt oder fett dargestellt werden sollen. In den darunterliegenden Feldern bestimmst Du, **welche Positionsfelder** angedruckt werden und in welcher **Reihenfolge** sie erscheinen. Dazu wählst Du im **Feld „Feld“** jeweils einen der verfügbaren Einträge aus, verschiebst die einzelnen Felder per **Drag and Drop** über das **6-Punkte-Symbol** und legst zusätzlich die **Breite** sowie die **Ausrichtung** jedes Feldes fest. Wird die **Breite** der **Spalte „Artikelbezeichnung und -Beschreibung“** nicht ausgefüllt, passt sich ihre Breite automatisch der weiteren Spalten an, so dass die **Gesamtbreite** konstant bleibt. Über den **Button „Neuen Eintrag hinzufügen“** kannst Du weitere Felder ergänzen, die anschließend individuell positioniert werden können.
**Fuß Parameter** Unter den Fuß-Parametern legst Du fest, ob die **Trennlinie zwischen den Positionen** und dem **Belegfuß** angezeigt werden soll. **Bereich Belegvorschau** Bei Reporte mit dem **Typ „Formular“** steht Dir zusätzlich zu den restlichen Bereichen der **Bereich „Belegvorschau“** zur Verfügung. In diesem Bereich wird Dir eine **Vorschau** der im **Bereich „Belegdruck“** hinterlegten Parametern angezeigt. Die Vorschau basiert dabei auf einem bereits angelegten Beleg. Über das **Lupen-Symbol** kannst Du auswählen, welcher Beleg als Grundlage für die Vorschau verwendet werden soll. Über die **Pfeile** kannst Du die **Vorschau** nach der **Änderung der Parameter** neu laden. Über den **Button „Herunterladen“** unterhalb der Vorschau kannst Du diese auch herunterladen.
## Übersetzungen Im **Bereich „Übersetzungen“** in der **Reportverwaltung** werden alle relevanten **Textbausteine** aufgelistet, die für die Belegausgabe in Verbindung mit **Angaben aus dem Beleg** benötigt werden – z. B. Belegnummer, Adresse und Artikelnummer. Über dem **Button „+Text“** kannst Du jederzeit einen **neuen Textbaustein** anhand eines Schlüssels hinzufügen. Dieser Schlüssel ermöglicht die Zuordnung des Textbausteins zur entsprechenden Angabe im Beleg.
Nach dem Aufklappen eines Bereichs kannst Du über den **Button „+Übersetzung“** eine **neue Übersetzung** zum jeweiligen Textbaustein hinzufügen. Diese wird automatisch in die Belegausgabe übernommen, sobald die entsprechende **Sprache** im **Beleg** unter **Belegdaten** angegeben wird.
Wenn Du auf einen **vorhandenen Textbaustein** klickst, werden Dir **alle bereits hinterlegten Übersetzungen** zu diesem Baustein angezeigt. Diese kannst Du direkt bearbeiten oder ergänzen. Angezeigt werden alle Sprachen, für die bereits eine Übersetzung vorhanden ist. Falls für eine Sprache noch **keine Übersetzung** angegeben wird, wird automatisch der Text der Hauptsprache (in der Regel Deutsch) als **Platzhalter** verwendet. Du kannst diesen Platzhalter ganz einfach durch die gewünschte Übersetzung ersetzen.
--- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-belegdruck.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.