Modul Belegdruck
Gestalte den Belegdruck in VARIO Cloud mit Reportgruppen, Reporten, Übersetzungen, JasperReports, Layoutparametern und individuellen Vorlagen.
Im Reiter „Belegdruck“ verwaltest Du die Reporte für alle Belegarten aus Einkauf und Verkauf: das Layout der Belegvorschau, des Ausdrucks und des PDF-Downloads sowie die E-Mail-Vorlage für den Belegversand. Im oberen Bereich siehst Du die Reportgruppen als Tabs und darin die Reporte. Im unteren Bereich findest Du die Übersetzungen der Textbausteine, die in den Reporten verwendet werden.
Mitgeliefert wird die Reportgruppe „Beleg“ (Standard-Gruppe) mit zwei Systemvorgaben:
Report-Designer (Reporttyp Formular) – das Beleglayout für Vorschau, Druck, Download und den PDF-Anhang von E-Mails. Du gestaltest es direkt in VARIO Cloud über Parameter.
Mail-Vorlage (Reporttyp Benachrichtigung) – Betreff und Text der E-Mail, mit der ein Beleg versendet wird.
Wie Reportgruppen, Reporte und die Auswahl des passenden Reports grundsätzlich funktionieren, liest Du auf der Übersichtsseite Ausgabe. Wohin ein Beleg ausgegeben wird (Drucker, E-Mail-Zugang), legst Du in den Ausgaberegeln fest.
In unserem Deep Dive zeigen wir Dir im Kurzformat, wie Du Reporte für den Belegdruck konfigurierst:
Reportgruppen
Reportgruppen ordnen Deine Belegreporte, z. B. „Beleg“ für den Standard, „Beleg EN“ für englische Kunden oder „Filiale Nord“ mit eigenem Briefpapier. Die als „Standard“ markierte Gruppe wird verwendet, wenn weder der Beleg noch eine Ausgaberegel eine andere Gruppe vorgibt. Ab Werk ist das die Gruppe „Beleg“, in der auch die Systemvorgaben liegen.
Du kannst jede Reportgruppe als Standard festlegen. Die Systemvorgaben bleiben aber in der Gruppe „Beleg“. Eine eigene Standard-Gruppe muss deshalb für jede Belegart, Sprache und Fakturierungsart einen passenden Report enthalten – sonst findet VARIO Cloud in bestimmten Fällen keinen Report und die Ausgabe schlägt fehl.
Reportgruppen nutzen bzw. einsetzen
Reportgruppen können an verschiedene Stellen eingesetzt werden. Diese werden in der folgenden Reihenfolge für die Verwendung im Beleg priorisiert:
Beleg/Bereich „Belegdaten“/Feld „Reportgruppe“ – gilt nur für diesen Beleg. Das Feld wird beim Anlegen des Belegs aus dem Feld „Reportgruppe“ der Adresse Vorbelegt, sonst aus der „Report-Gruppe“ des Verkaufskanals. Änderst Du das Feld im Beleg von Hand, bleibt Deine Auswahl erhalten.
Benutzereinstellungen/Ausgabe – Deine persönliche Ausgabepräferenz für das Modul Belegdruck, z. B. „Angebote immer mit Reportgruppe ‚Beleg EN‘“.
Adresse/Reiter „Ausgaberegeln“ – eine Ausgaberegel der Adresse mit Reportgruppe, z. B. „Rechnungen an diesen Kunden mit Reportgruppe ‚Beleg EN‘“.
Adresse/Bereich "Verwaltung"/Feld "Standard Reportgruppe" - Hier kannst Du eine Reportgruppe auswählen, die für alle Belege für die Adresse gilt.
Verkaufskanäle/Bereich „Verkaufskanal“/Feld „Report-Gruppe“ – Hier kannst Du eine Reportgruppe auswählen, die für alle Belege mit diesem Verkaufskanal gilt. Reportgruppen bei Adressen haben Vorrang vor Reportgruppen in Verkaufskanälen.
Einstellungen/Allgemein/Ausgabe – eine allgemeine Ausgaberegel mit Reportgruppe, z. B. für einen Belegtyp oder eine Fakturierungsart.
Reportgruppe anlegen
Gehe folgendermaßen vor, um eine neue Reportgruppe anzulegen:
Klicke auf das Plus neben den bereits vorhandenen Reportgruppen.
Gib der Reportgruppe einen Namen und einen Schlüssel und klicke auf „Anlegen“. Der Schlüssel ist die eindeutige Kennung der Gruppe. Mit ihm sprichst Du die Gruppe in Skripten, Workflows und Stapelverarbeitungen an, siehe Skripte und Ausgabe.
Optional legst Du einen Export-Dateinamen fest, z. B. aus Belegart und Belegnummer. Platzhalter fügst Du über das Kontextmenü ein. Mit dem Toggle „Standard-Gruppe“ machst Du die Gruppe zur Standard-Gruppe des Moduls.
Um eine bestehende Reportgruppe zu bearbeiten, wähle ihren Tab aus und klicke auf das Zahnrad-Symbol. Dort kannst Du die Gruppe auch löschen, sofern sie keine Reporte mehr enthält und keine Systemvorgabe ist.
Reportgruppen bearbeiten
Mit Klick auf den Button „Bearbeiten“ wechselst Du in den Bearbeitungsmodus. Darin kannst Du Reporte anlegen und die vorhandenen Reportgruppen über das Stift-Symbol bearbeiten oder über das Mülleimer-Symbol löschen. Über den Button „Speichern“ übernimmst Du die Änderungen dauerhaft.
Reporte
Jede Reportgruppe kann beliebig viele Reporte enthalten. Über Regeln legst Du je Report fest, für welche Belege er gilt, und über Parameter, wie er aufgebaut ist. Im Modul Belegdruck gibt es zwei Reporttypen:
Formular – erzeugt das Dokument (PDF) für Vorschau, Druck, Download, DMS-Ablage und den E-Mail-Anhang. Ein Formular hat eine von zwei Quellen:
Parameter (Report-Designer) – die Systemvorgabe „Report-Designer“. Das Layout stellst Du im Bereich „Belegdruck“ direkt in VARIO Cloud ein.
Datei – ein eigenes JasperReports-Template (.jrxml), das Du hochlädst. Jeder Report, den Du neu vom Typ Formular anlegst, hat diese Quelle.
Benachrichtigung – erzeugt Betreff und Inhalt einer E-Mail (Text Template und HTML Template). Die Systemvorgabe „Mail-Vorlage“ ist so ein Report. Benachrichtigungen werden auch für Workflows und Apps wie Microsoft 365 verwendet.
Mit Jasper-Reporten können Bilder von Artikeln, die im Reiter „Bilder & Videos“ als Favorit markiert sind, in der Belegausgabe bei den Positionen mit angedruckt werden.
In der Standard-Reportgruppe „Beleg“ liegt zu jedem der beiden Reporttypen eine Systemvorgabe ohne Regeln. Sie wird verwendet, wenn kein anderer Report der Gruppe zutrifft. Wie die Auswahl genau abläuft, liest Du unter Wie VARIO Cloud den passenden Report auswählt.
Report anlegen
Um einen Report innerhalb der ausgewählten Reportgruppe anzulegen:
Stelle sicher, dass Du Dich in der gewünschten Reportgruppe befindest, in unserem Fall die Gruppe „Beleg“, und klicke auf den Button „+ Report“.
Gib einen Reportnamen an und wähle den Reporttyp aus.
Nach dem Anlegen gelangst Du auf die Detailseite des Reports. Ein neuer Report vom Typ Formular ist erst einsatzbereit, wenn Du ein Template hochgeladen hast. Als Ausgangspunkt kannst Du das Template der Systemvorgabe über „Template herunterladen“ laden, in JasperReports anpassen und im neuen Report hochladen.
Tipp: Willst Du nur Kleinigkeiten ändern, lege stattdessen über das Kopier-Symbol in der Reportliste eine Kopie an. Sie übernimmt Layout und Parameter, bekommt aber keine Regeln – diese setzt Du neu.
Reporte bearbeiten
Nach dem Anlegen oder der Auswahl eines Reports kannst Du in den einzelnen Bereichen festlegen, wie der Report aussieht und wann er verwendet wird. Über „Bearbeiten“ in der Kopfzeile wechselst Du in den Bearbeitungsmodus, mit „Speichern“ übernimmst Du die Änderungen. Die Bereiche unterscheiden sich je nach Reporttyp.
Bereich Report
Hier findest Du die allgemeinen Angaben zum Report:
Reportname, Beschreibung
Dienen nur der Orientierung und haben keinen Einfluss auf die Ausgabe.
Alias
Eindeutige Kennung des Reports. Mit dem Pfad REPORT://Alias bindest Du den Report in andere Reporte ein, z. B. einen Reportbaustein als Fuß-Subreport.
Report URL
Automatisch erzeugter Pfad des Reports. Ein Klick kopiert ihn in die Zwischenablage. Er ist die Alternative zum Alias.
Reporttyp
Formular oder Benachrichtigung, nur lesbar.
Sprachen
Leer = der Report gilt für alle Sprachen. Wählst Du Sprachen, wird der Report nur verwendet, wenn die im Beleg unter Belegdaten hinterlegte Sprache dabei ist. So legst Du z. B. einen englischen Report an, der nur bei englischen Belegen greift. Ausgewählten Sprachen haben eine niedrigere Priorität als Filter im Bereich "Beleg Print Regeln".
Aktiv
Inaktive Reporte werden bei der Auswahl übersprungen. Aktivieren und deaktivieren kannst Du über die Auswahl in der Reportliste.
Template herunterladen
Lädt die JasperReports-Datei des Reports. Vorher zeigt Dir ein Dialog die Template-Parameter mit ihren aktuellen Werten, die Du in JasperReports verwenden kannst.
Template hochladen
Ersetzt die JasperReports-Datei eines eigenen Reports. Bei Systemvorgaben ist der Button ausgeblendet.
Report zurücksetzen
Nur beim Report-Designer: setzt Report Parameter und Belegdruck-Einstellungen auf den Auslieferungszustand zurück.
Bereich Text Template (Reporttyp Benachrichtigung)
Hier verfasst Du Betreff und Inhalt der E-Mail als reinen Text. Mit einem Rechtsklick in ein Textfeld fügst Du über das Kontextmenü Platzhalter ein, z. B. Belegart, Belegnummer oder den Namen des Kunden.
Das Text Template wird verwendet, wenn Du den Beleg über den Konsumenten Standard MAIL in Deinem eigenen E-Mail-Programm versendest, sowie von den Apps Microsoft 365 und SMTP Mail, wenn dort als Content-Type die Option „Text“ eingestellt ist.
Bereich HTML Template (Reporttyp Benachrichtigung)
Hier verfasst Du Betreff und Inhalt als HTML, z. B. mit Formatierungen und Logo. Auch hier fügst Du Platzhalter über das Kontextmenü ein. Das HTML Template wird von den Apps Microsoft 365 und SMTP Mail verwendet, wenn dort als Content-Type die Option „HTML“ eingestellt ist.
Bereich Beleg Print Regeln
Hier legst Du fest, für welche Belege dieser Report verwendet wird:
Belegtyp-Gruppe – finanzrelevante oder nicht finanzrelevante Belege.
Belegtyp(-en) – eine oder mehrere Belegarten, z. B. Angebot und Auftrag.
Fakturierungsart – Netto oder Brutto.
Standorte – der Report gilt nur, wenn der ausgebende Benutzer einen dieser Standorte gewählt hat.
Jeder Filter, den Du leer lässt, gilt als „egal“. Ein Report ohne Regeln passt zu jedem Beleg. Je mehr Regeln zutreffen, desto eher wird der Report gegenüber anderen Reporten der Gruppe gewählt. Zwei Reporte mit identischen Regeln in einer Gruppe sind nicht erlaubt.
Bereich Report Parameter
Hier hinterlegst Du Pfade zu Dateien und Reporten, die in den Beleg eingebunden werden:
Pfad zu einer Draft-Wassermarke
Wasserzeichen für die Vorschau eines nicht veröffentlichten Belegs (Entwurf).
Pfad zu einer Sichtmuster-Wassermarke
Wasserzeichen für Ausgaben, die nicht rechtsverbindlich sind, z. B. die PDF-Ansicht einer XRechnung.
Pfad zu einem Kopf-Bild
Logo bzw. Briefkopf.
Pfad zu einem Fuß-Subreport
Ein Reportbaustein als Belegfuß, z. B. mit Bankverbindung und Kontaktdaten.
Pfad zu einem Hintergrund-Bild
Ein Bild, das über die gesamte Seite hinter den Beleginhalt gelegt wird, z. B. digitales Briefpapier.
Versandkostenfrei andrucken ja/nein
Ob bei versandkostenfreien Belegen ein entsprechender Hinweis angedruckt wird.
Als Pfade verwendest Du Dateien aus dem DMS (dms://Alias) oder Reporte (REPORT://Alias bzw. die Report URL). Die Vorgehensweise zeigen die beiden folgenden Anleitungen.
Pfad anhand eines Datei-Alias erstellen
Um eine Datei aus dem DMS z. B. als Kopf-Bild zu verwenden, gehe folgendermaßen vor:
Öffne den Menüpunkt DMS (unter CRM/DMS) und rufe die gewünschte Datei auf.
Klicke auf „Bearbeiten“ und trage im Feld „Alias“ einen selbst definierten, eindeutigen Alias ein, z. B. logo-briefkopf. Tipp: Kopiere den Alias direkt mit Strg+C in die Zwischenablage.
Wechsle zurück in den Menüpunkt Ausgabe und öffne den gewünschten Report.
Trage den Alias im Bereich „Report Parameter“ im Feld „Pfad zu einem Kopf-Bild“ im Format dms://Alias ein.
Lädst Du später eine neue Revision der Datei ins DMS, wird sie automatisch im Beleg verwendet – der Pfad im Report bleibt gleich.
Pfad anhand eines Report-Alias erstellen
Um einen Reportbaustein aus dem Reiter „Reportbausteine“ z. B. als Fuß-Subreport zu verwenden, gehe folgendermaßen vor:
Wechsle in den Menüpunkt Ausgabe und öffne im Reiter „Reportbausteine“ einen bestehenden Report oder erstelle einen neuen über „+ Report“.
Du hast zwei Möglichkeiten:
Trage im Feld „Alias“ einen selbst definierten, eindeutigen Alias ein. Tipp: Kopiere ihn direkt mit Strg+C. Wir empfehlen diese Methode, weil der Alias sprechend und gut unterscheidbar ist.
Klicke auf den Eintrag im Feld „Report URL“, um den automatisch erzeugten Pfad in die Zwischenablage zu kopieren.
Wechsle zurück in den Reiter Belegdruck und öffne den gewünschten Report.
Trage im Bereich „Report Parameter“ im Feld „Pfad zu einem Fuß-Subreport“ den Alias im Format REPORT://Alias ein oder füge den kopierten URL-Pfad ein.
Bereich Belegdruck
Der Bereich „Belegdruck“ steht Dir im Report „Report-Designer“ zusätzlich zu den anderen Bereichen zur Verfügung. Hier gestaltest Du Deine Belege direkt in VARIO Cloud, ohne externes Tool. Nach dem Speichern erzeugt VARIO Cloud das Layout aus Deinen Einstellungen neu.
Über den Bereich „Belegdruck“ passt Du folgende Bestandteile des Belegs an:
Schriftart und Schriftgröße
Platzierung einzelner Felder
Darstellung und Ausrichtung von Inhalten
Sichtbarkeit bestimmter Elemente
Durch das Aufklappen der einzelnen Unterbereiche siehst und bearbeitest Du die jeweiligen Optionen. Mit „Report zurücksetzen“ im Bereich Report kehrst Du jederzeit zur Auslieferung zurück.
Schriftarten
Hier legst Du die Schriftart für einzelne Bereiche Deines Belegs fest, z. B. für Überschriften oder die Empfangsadresse. Du wählst zwischen Verdana, Arial und Courier New, bestimmst den Schriftgrad und ob der Text fett oder unterstrichen dargestellt wird.
Eigene Schriftarten lädst Du als TTF- oder OTF-Datei mit dem DMS-Typ „Schriftart“ ins DMS. Sie stehen danach im Report-Designer zur Auswahl.
Allgemeine Report Parameter
Hier legst Du das Gesamtlayout fest: die Seitenränder und die Konfiguration des Logos. Über das Feld „Pfad zu einem Kopf-Bild“ hinterlegst Du das Logo und bestimmst, wie es dargestellt wird.
Mit Toggles legst Du fest, ob Falzmarken, ein Wasserzeichen, die USt.-IdNr., der Zahlungstext in der Zusammenfassung und der Liefertext in der Zusammenfassung angedruckt werden.
Kopf Parameter
Hier legst Du alle Einstellungen für den Belegkopf fest: ob Dokument-Kopf-Text und Dokument-Fuß-Text eingerückt oder fett dargestellt werden, die Breite des Belegkopfs und ob der zuständige Benutzer sowie die Belegnummer des Vorbelegs angedruckt werden.
In den Feldern darunter bestimmst Du, welche Informationen im Belegkopf erscheinen und in welcher Reihenfolge. Wähle im Feld „Feld“ einen Eintrag aus und verschiebe die Felder per Drag and Drop über das 6-Punkte-Symbol. Über „Neuen Eintrag hinzufügen“ ergänzt Du weitere Felder.
Position Parameter
Hier nimmst Du die Einstellungen zu den Positionen vor. Über Toggles legst Du fest, ob ein Seitenumbruch innerhalb einer Position erlaubt ist, ob Komponenten von Baugruppen angedruckt werden, ob bei mehrseitigen Belegen ein Übertrag je Seite erfolgt und ob mit „Zollstammdaten mit andrucken“ die Angaben aus dem Bereich „Zoll/Intrastat“ der Artikelstammdaten ausgegeben werden.
Wie bei den Kopf-Parametern legst Du fest, ob Positions-Kopftext und Positions-Fußtext eingerückt oder fett dargestellt werden.
In den Feldern darunter bestimmst Du, welche Positionsfelder angedruckt werden, in welcher Reihenfolge, mit welcher Breite und Ausrichtung. Bleibt die Breite der Spalte „Artikelbezeichnung und -Beschreibung“ leer, passt sie sich automatisch an, sodass die Gesamtbreite konstant bleibt. Über „Neuen Eintrag hinzufügen“ ergänzt Du weitere Felder, z. B. die Spalte „Positionsmarkierung“ für optionale und alternative Positionen.
Fuß Parameter
Hier legst Du fest, ob die Trennlinie zwischen den Positionen und dem Belegfuß angezeigt wird.
Bereich Belegvorschau
Bei Reporten vom Typ „Formular“ im Modul Belegdruck steht Dir der Bereich „Belegvorschau“ zur Verfügung. Er zeigt Dir den Report mit den Daten eines echten Belegs. VARIO Cloud schlägt automatisch den neuesten Beleg vor, der zu den Regeln des Reports passt (Belegtyp, Fakturierungsart, Sprache). Über das Lupen-Symbol wählst Du einen anderen Beleg, über den Pfeil lädst Du die Vorschau nach dem Speichern neu, über „Herunterladen“ speicherst Du sie als PDF.
Übersetzungen
Im Bereich „Übersetzungen“ siehst Du alle Textbausteine, die für die Belegausgabe benötigt werden – z. B. die Beschriftungen für Belegnummer, Adresse und Artikelnummer. Jeder Baustein hat einen Schlüssel. Diesen Schlüssel trägst Du im JasperReports-Template an der Stelle ein, an der der Text erscheinen soll.
Über den Button „+ Text“ legst Du einen neuen Textbaustein mit Schlüssel und Texten an.
Nach dem Aufklappen eines Bausteins fügst Du über „+ Übersetzung“ eine weitere Sprache hinzu. Die Ausgabe verwendet automatisch die Sprache, die im Beleg unter Belegdaten hinterlegt ist.
Klickst Du auf einen vorhandenen Textbaustein, siehst Du alle Übersetzungen und kannst sie direkt bearbeiten oder ergänzen. Angezeigt werden alle Sprachen, für die es im Modul bereits Übersetzungen gibt.
Fehlt für eine Sprache noch eine Übersetzung, zeigt VARIO Cloud den Text der Hauptsprache (in der Regel Deutsch) als Platzhalter an. Ersetze ihn einfach durch die gewünschte Übersetzung. Mitgelieferte Texte kannst Du überschreiben, aber nicht löschen.
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