Ausgabe

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Im Bereich Ausgabe kannst Du Reporte zu den verschiedenen Bereichen (Module) hinterlegen, darunter Belege, Mahnungen und Lager-Listen. Je nach Bereich kannst Du einen individuell in JasperReports erstellten Template hochladen, um zusätzliche Anpassungen, wie Kopf-Bild, Fuß-Subreport und Übersetzungen, vorzunehmen und in VARIO Cloud zu verwenden. Mit bestimmten Reporttypen können, z. B. im Modul Belegdruck auch individuelle Einstellungen vorgenommen werden – beispielsweise für Schriftarten, Seitenränder oder andere Layout-Elemente.

Die als “Systemvorgabe” gekennzeichnete Vorlage ist der Standardreport, der immer dann greift, wenn keinen anderen spezifischen Report zutrifft. Zudem wird dieser Report verwendet, wenn Anpassungen am Reportdesign vorgenommen werden, die systemseitig durch uns umgesetzt werden. Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass individuelle Reporte nicht unbeabsichtigt überschrieben oder verändert werden. Gleichzeitig ist es aus technischen Gründen nicht möglich, solche zentralen Anpassungen automatisch auf alle individuell konfigurierten Reporte zu übertragen.

Die Handhabung und Struktur der Reportverwaltung ist für die meisten Module ähnlich. Aus dem Grund werden wir Dir die Erstellung und Bearbeitung eines Reports in ihren Einzelheiten Schritt für Schritt anhand der Belegreporte im Reiter “Belegdruck” ausführlich darstellen.

Zusätzliche Einstellungen zu den Ausgaben kannst Du unter Einstellungen/Allgemein/Ausgabe vornehmen. Dort kannst Du Ausgaberegeln festlegen und weitere Konsumenten anbinden. Weitere Informationen dazu findest Du hier.

Modul Adress-Listen

In diesem Reiter kannst Du über die Reporte den Text für Benachrichtigungen definieren, die bei Aktionen mit abonnierten Adressen ausgelöst werden. Beim Abonnieren einer Adresse, erhält der Benutzer eine Benachrichtigung in der Kommunikationszentrale wenn ein anderer Benutzer eine vordefinierte Aktion, z. B. eine Änderung, bei dieser Adresse ausführt. Wie Du neue Reporte anlegst und konfigurierst, erfährst Du Schritt für Schritt im Abschnitt “Modul Belegdruck”.

Um einen Report für Benachrichtigungen zu erstellen, muss beim Anlegen der Reporttyp “Benachrichtigung” ausgewählt werden.

Report für Adress-Listen konfigurieren

Beim Bearbeiten des Reports kannst Du im Bereich “Text Template” sowohl den Betreff als auch den Inhalt der Benachrichtigung festlegen. Innerhalb des Textes kannst Du Platzhalter verwenden, um automatisch relevante Informationen wie den Namen der Adresse oder die Adressnummer einzufügen. So ist in der Benachrichtigung direkt ersichtlich, um welche Adresse es sich handelt.

Im Bereich “Beleg Print Regeln” kannst Du festlegen, bei welchen Aktionen die Benachrichtigung ausgelöst werden soll – z. B. wenn die Adresse bearbeitet oder ein Beleg zur Adresse erstellt wird. Die hier definierten Regeln steuern somit, wann und in welchem Zusammenhang eine Benachrichtigung angezeigt wird.

Modul Automatisierter Export

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Modul Belegdruck

Im Reiter Belegdruck lassen sich Reporte für alle Belegarten anlegen und verwalten. Im oberen Bereich der Verwaltung werden die vorhandenen Reporte angezeigt. Diese sind in sogenannten Reportgruppen organisiert, die als Reiter dargestellt sind. Durch Wechseln zwischen den Reitern kannst Du die Reporte innerhalb einer Gruppe aufrufen und bearbeiten.

Im unteren Bereich findest Du die zugehörigen Textbausteine, die in den Reporten verwendet werden – beispielsweise für die Kunden- und Artikelanagaben. Für jeden Textbaustein kannst Du beliebig viele Übersetzungen hinterlegen, die automatisch in den Beleg eingefügt wird – abhängig von der beim Beleg ausgewählten Sprache. So lassen sich die Belege problemlos mehrsprachig gestalten.

Weitere Informationen zu den Reporten, Reportgruppen und Übersetzungen findest Du in den folgenden Abschnitten.

Reportgruppen

Reportgruppen ermöglichen Dir, die Reporte nach Bedarf in Gruppen zu organisieren. Die als “Standard” gekennzeichnete Gruppe wird verwendet, wenn keine andere Reportgruppe zutrifft, bzw. unter Einstellungen/Allgemein, Adressen, Belege oder Benutzereinstellungen angegeben wurde. Standardmäßig ist das die Reportgruppe “Beleg”, in der sich auch die Systemvorgaben-Reporte befinden. Um eine Reportgruppe als Standard zu setzen, kannst Du beim Anlegen oder Bearbeiten der Gruppe den Toggle “Standard-Gruppe” aktivieren.

Wechsel der Standard-Reportgruppe

Beim Bearbeiten von Reportgruppen kannst Du jede Reportgruppe als Standard festlegen. Da jedoch die Systemvorgaben in der Reportgruppe “Belege” enthalten sind, kann es bei einer abweichenden Standardgruppe dazu kommen, dass in bestimmten Fällen kein passender Report für die Ausgabe gefunden wird – weil nicht auf die Systemvorgabe zurückgegriffen werden kann.

Repportgruppen einsetzen

Reportgruppen können an verschiedene Stellen ausgewählt werden, um gezielt für die Belegausgabe eingesetzt zu werden. Die Angabe wird in der folgenden Reihenfolge priorisiert – beginnend mit der spezifischsten Einstellung:

1. Beleg/Bereich “Belegdaten” – Hier kannst Du eine Reportgruppe auswählen, die für die Ausgabe des aktuell geöffneten Belegs verwendet wird.
2. Benutzereinstellungen/Ausgabe – Hier kannst Du eine oder mehrere persönliche Ausgaberegel als Präferenz anlegen, mit der Du festgelegen kannst, dass z. B. für einen bestimmten Belegtyp eine bestimmte Reportgruppe verwendet werden soll.
3. Adresse/Reiter “Ausgaberegeln” – Hier lassen sich Ausgaberegeln mit Reportgruppe definieren, die nur für die Adresse gelten.
4. Adresse/Stammdaten/Bereich Verwaltung – Hier kannst Du eine allgemeine Standard-Reportgruppe für die Adresse festlegen
5. Einstellungen/Allgemein/Ausgabe (Ausgaberegeln) – In den globalen Einstellungen lassen sich allgemeine Ausgaberegeln definieren, z. B. für bestimmte Belegtypen oder Fakturierungsarten. Diese greifen, wenn keine spezifische Regel hinterlegt ist.

Reportgruppe anlegen

Gehe folgendermaßen vor, um eine neue Reportgruppe anzulegen:

Klicke auf das Plus neben der bereits vorhandenen Reportgruppen.

Gib der Reportgruppe einen Namen und Schlüssel und klicke auf “Anlegen”. Der Schlüssel dient als eindeutige Kennzeichnung für Skripte in Workflows und Stapelverarbeitungen.

Um eine bestehende Reportgruppe zu bearbeiten, wähle sie aus und klicke auf das Zahnrad-Symbol.

Reportgruppen bearbeiten

Mit Klick auf den Button “Bearbeiten” wechselst Du in den Bearbeitungsmodus der Reportgruppen. In diesem kannst Du nicht nur Reporte anlegen, sondern auch die bereits verfügbaren Reportgruppen über das Stift-Symbol nachträglich bearbeiten oder über das Mülleimer-Symbol löschen. Über den Button “Speichern” kannst Du die Änderungen dauerhaft übernommen.

Reporte

Jede Reportgruppe kann beliebig viele Reporte enthalten. Jeder Report kann mit einzelnen Regeln und Parametern konfiguriert werden, um zu bestimmen, für welche Belege dieser verwendet werden soll und wie dieser aufgebaut sein soll. Dabei stehen Dir drei Reporttypen zur Auswahl:

Formular – Mit diesem Reporttyp kannst Du einzelne Einstellungen am Layout direkt im Report vornehmen, unabhängig von JasperReports-Templates.

Formular (json) – Dieser Reporttyp ist für die Nutzung von Reports auf Basis von JasperReports-Templates vorgesehen.

Benachrichtigung – Mit diesem Report können Vorlagen für Benachrichtigungen angelegt werden, die mithilfe eines Workflows automatisch über eine VARIO Cloud-App, z. B. Microsoft 365, oder über die Kommunikationszentrale gesendet werden können.

In der Standard-Reportgruppe “Beleg” ist jeweils zu den Reporttypen “Formular” und “Benachrichtigung” ein Report als Systemvorgabe vorhanden, der verwendet wird, wenn kein anderer Report aus dieser Reportgruppe zutrifft.

Report anlegen

Um einen Report innerhalb der ausgewählten Reportgruppe anzulegen:

Stelle sicher, dass Du Dich in der gewünschten Reportgruppe befindest, in der Du den Report anlegen willst, in unserem Fall die Gruppe “Beleg”, und klicke auf den Button “+Report”.

Gib einen Reportname an und wähle den Reporttyp aus.

Nach dem Anlegen des Reports gelangst Du zu den Parametern des Reports. Hier kannst Du je nach Reporttyp verschiedene Einstellungen vornehmen. Die Funktion der einzelnen Bereiche und Felder zeigen wir Dir in dem folgenden Abschnitt.

Reporte bearbeiten

Nach dem Anlegen oder der Auswahl eines Reports kannst Du in den jeweiligen Bereichen verschiedene Einstellungen zur Darstellung und Verwendung des Reports vornehmen. Je nach Reporttyp können die verfügbaren Einstellungen variieren.

Bereich Report

Hier kannst Du allgemeine Einstellungen zum Report festlegen. Über dem Button “Bearbeiten” kannst Du die einzelne Angaben bearbeiten. Der Reportname und die Beschreibung dienen dabei ausschließlich der internen Identifizierung und haben keinen Einfluss auf das Layout oder die Ausgabe des Reports.

Über die Buttons “Template herunterladen” und “Template hochladen” kannst Du, je nach Reporttyp, ein JasperReports-Template herunterladen oder importieren. Bevor ein neu angelegter Report eingesetzt werden kann, muss zunächst ein Template hochgeladen werden. Dazu kannst Du das Template aus der Systemvorgabe herunterladen und im neuen Report verwenden.

Zusätzlich stehen Dir folgende Felder zur Verfügung:

Sprachen – Hier kannst Du eine oder mehrere Sprachen auswählen, wenn der Report nur für bestimmte Sprachen verwendet werden soll. Wird die entsprechende Sprache im Beleg unter Belegdaten angegeben, wird automatisch der passende Report verwendet. Wählst Du keine Sprache aus, wird der Report standardmäßig für alle Sprachen verwendet.

Alias – Der Alias dient als Kennzeichnung für den Report und kann beispielsweise als Pfadangabe innerhalb anderer Reporte verwendet werden. Das ist besonders nützlich für Reportbausteine, die z. B. als Fuß-Report eingesetzt werden. Den Alias eines Reportbausteins aus dem Reiter “Reportbausteine” kannst Du innerhalb eines Reports mit dem Pfad REPORT://ReportAlias einfügen. Dabei ersetzt Du “ReportAlias” durch den entsprechenden Alias des gewünschten Bausteins.

Report URL – Beim Anlegen des Reports wird automatisch eine individuelle Report URL generiert, die beim Klick darauf kopiert und in JasperReports verwendet werden kann.

Bereich Text Template (Reporttyp Benachrichtigung)

Hier kannst Du eine Vorlage für den Betreff und den Inhalt der Nachricht verfassen, die z. B. als E-Mail versendet werden soll. Diese Vorlage wird verwendet, wenn bei der Verwendung der App Microsoft 365 in Einstellungen/Microsoft365 unter Content-Type die Option “Text” ausgewählt ist. Weitere Informationen dazu findest Du hier.

Mit einem Rechtsklick innerhalb der Textfelder kannst Du über das Kontextmenü auch Platzhalter hinzufügen.

Bereich HTML Template (Reporttyp Benachrichtigung)

Hier kannst Du eine Vorlage für den Betreff und Inhalt der Nachricht verfassen, die z. B. als E-Mail versendet werden soll. Diese Vorlage wird verwendet, wenn bei der Verwendung der App Microsoft 365 in Einstellungen/Microsoft365 die unter Content-Type die Option “HTML” ausgewählt ist. Weitere Informationen dazu findest Du hier.

Mit einem Rechtsklick innerhalb der Textfelder kannst Du über das Kontextmenü auch Platzhalter hinzufügen.

Bereich Beleg Print Regeln

Hier kannst Du angeben, in welchen Fällen der Report verwendet werden soll. Dabei kannst Du festlegen, ob er für eine bestimmte Beleg-Gruppe (finanzrelevant, nicht finanzrelevant), bestimmte Belegtypen (z. B. Angebote) oder eine bestimmte Fakturierungsart verwendet werden soll.

Bereich Report Parameter

In diesem Bereich kannst Du jeweils einen Pfad für eine Draft-Wassermarke, eine Sichtmuster-Wassermarke, ein Kopf-Bild und einen Fuß-Report hinterlegen. Dabei kannst Du Dateien oder Reporte verwenden, die bereits in der VARIO Cloud hinterlegt wurden.

Pfad anhand einer Datei-Alias erstellen

Um eine Datei aus dem DMS als z. B. Kopf-Bild zu verwenden, gehe folgendermaßen vor:

Öffne den Menüpunkt DMS (unter CRM/DMS) und rufe die gewünschte Datei auf.
Klicke auf “Bearbeiten” und trage im Feld “Alias” einen selbst definierten, nachvollziehbaren und eindeutigen Alias ein. Dieser sollte nachvollziehbar und eindeutig sein. Tipp: Kopiere den Alias direkt mit Strg+C in die Zwischenablage.

Wechsle zurück in den Menüpunkt Ausgabe und öffne den gewünschten Report.
Füge den Alias der Datei im Bereich “Report Parameter” in das Feld “Pfad zu einem Kopf-Bild” ein in dem Format “dms://Alias”.

Pfad anhand eines Report-Alias erstellen

Um ein Reportbaustein aus dem Reiter “Reportbausteine” als z. B. Fuß-Subreport zu verwenden, gehe folgendermaßen vor:

1. Option:

Wechsle in den Menüpunkt Ausgabe und öffne im Reiter “Reportbausteine” einen bestehenden Report oder erstelle einen neuen über “+Report”.
Du hast nun zwei Möglichkeiten:
- Trage im Feld “Alias” einen selbst definierten, nachvollziehbaren und eindeutigen Alias ein. Tipp: Kopiere diesen direkt mit Strg+C in die Zwischenablage. Wir empfehlen diese Methode, da der Alias frei gewählt werden kann und somit besser unterscheidbar ist.
- Klicke auf den Eintrag im Feld “Report URL”, um den automatisch generierten Pfad in die Zwischenablage zu kopieren.

Wechsle zurück in den Reiter Belegdruck und öffne den gewünschten Report.
Je nach ausgewählte Methode, gib im Feld “Pfad zu einem Kopf-Bild” im Bereich “Report Parameter” den Alias im Format “REPORT://Alias” ein oder füge den zuvor kopierten URL-Pfad ein.

Position Parameter

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In diesem Bereich kannst Du Positionsparameter für den Belegdruck festlegen. Diese bestimmen, wie Positionen auf den Belegen dargestellt werden. Die Einträge können per Drag and Drop verschoben und somit die Reihenfolge geändert werden.

Anpassungen für den Belegdruck

Du kannst unter anderem folgende Einstellungen vornehmen:

Überträge drucken: Soll der Übertrag einzelner Seiten angedruckt werden?
Seitenumbruch in Rechnungspositionen: Soll ein Seitenumbruch innerhalb von Rechnungspositionen erlaubt sein?

Markierungen für Positionstypen

Zusätzlich kannst Du Markierungen für alternative Positionen in einem Angebot definieren.

Beispiel:
Soll die Markierung einer alternativen Position hinter der Artikelnummer angezeigt werden, muss der entsprechende Eintrag für die Markierung hinzugefügt werden.

In der Belegvorschau erscheint die Markierung dann direkt hinter der Artikelnummer.

Positionsmarkierung nach der Artikelnummer

Durch gezielte Positionsparameter kannst Du die Darstellung deiner Belege optimieren und an individuelle Anforderungen anpassen.

Übersetzungen

Im Bereich “Übersetzungen” werden alle relevanten Textbausteine aufgelistet, die für die Belegausgabe in Verbindung mit Angaben aus dem Beleg benötigt werden – z. B. Belegnummer, Adresse und Artikelnummer.

Über dem Button “+Text” kannst Du jederzeit einen neuen Textbaustein anhand eines Schlüssels hinzufügen. Dieser Schlüssel ermöglicht die Zuordnung des Textbausteins zur entsprechenden Angabe im Beleg.

Nach dem Aufklappen eines Bereichs kannst Du über den Button “+Übersetzung” eine neue Übersetzung zum jeweiligen Textbaustein hinzufügen. Diese wird automatisch in die Belegausgabe übernommen, sobald die entsprechende Sprache im Beleg unter Belegdaten angegeben wird.

Wenn Du auf einen vorhandenen Textbaustein klickst, werden Dir alle bereits hinterlegten Übersetzungen zu diesem Baustein angezeigt. Diese kannst Du direkt bearbeiten oder ergänzen. Angezeigt werden alle Sprachen, für die bereits eine Übersetzung vorhanden ist.

Falls für eine Sprache noch keine Übersetzung angegeben wird, wird automatisch der Text der Hauptsprache (in der Regel Deutsch) als Platzhalter verwendet. Du kannst diesen Platzhalter ganz einfach durch die gewünschte Übersetzung ersetzen.

Modul CRM-Aufgaben

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Modul CRM-Deals

In diesem Reiter kannst Du über die Reporte den Text für Benachrichtigungen definieren, die bei Aktionen mit abonnierten Deals ausgelöst werden. Beim Abonnieren eines Deals, erhält der Benutzer eine Benachrichtigung in der Kommunikationszentrale wenn ein anderer Benutzer eine vordefinierte Aktion, z. B. eine Änderung, bei diesem Deal ausführt. Wie Du neue Reporte anlegst und konfigurierst, erfährst Du Schritt für Schritt im Abschnitt “Modul Belegdruck”.

Um einen Report für Benachrichtigungen zu erstellen, muss beim Anlegen der Reporttyp “Benachrichtigung” ausgewählt werden.

Report für Deals Benachrichtigungen anlegen

Report für CRM-Deals konfigurieren

Beim Bearbeiten des Reports kannst Du im Bereich “Text Template” sowohl den Betreff als auch den Inhalt der Benachrichtigung festlegen. Innerhalb des Textes kannst Du Platzhalter verwenden, um automatisch relevante Informationen wie die Bezeichnung oder die Nummer des Deals einzufügen. So ist in der Benachrichtigung direkt ersichtlich, um welchen Deal es sich handelt.

Text Template für Deals Benachrichtigungen

Im Bereich “Beleg Print Regeln” kannst Du zum einen festlegen, bei welchen Aktionen die Benachrichtigung ausgelöst werden soll – z. B. wenn die Adresse bearbeitet oder ein Beleg zur Adresse erstellt wird. Zum anderen kannst Angaben definieren, die vorgeben, bei welchen abonnierten Deals die Benachrichtigung erscheinen soll. Du kannst beispielsweise festlegen, dass die Benachrichtigung nur für Deals eines bestimmten Typs mit hoher Priorität erscheinen soll.

Modul CRM-Projekte

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Modul CUnit

Im Reiter “CUnit” kannst Du Reporte erstellen, um Tabellenselektionen aus nahezu allen Bereichen in VARIO Cloud zu exportieren. Wie Du Reporte und Reportgruppen anlegst und bearbeitest, erklären wir Dir exemplarisch im Abschnitt zum Reiter “Belegdruck”.

Du kannst den Inhalt einer Tabelle aus jedem Bereich über das Exportsymbol im jeweiligen C-Unit-Datagrid exportieren. Weitere Informationen zu den C-Units findest Du hier.

Modul Generik

Im Reiter “Generik” kannst Du Reporte erstellen, die für generische Ausgaben in VARIO Cloud verwendet werden. Wie Du Reporte und Reportgruppen anlegst und bearbeitest, erklären wir Dir exemplarisch im Abschnitt zum Reiter “Belegdruck”.

Modul Lager-Listen

Im Reiter “Lager-Listen” kannst Du Reporte für den Export von Lager-Listen erstellen. Wie Du Reporte und Reportgruppen anlegst und bearbeitest, erklären wir Dir exemplarisch im Abschnitt zum Reiter “Belegdruck”.

Modul Mahnungen-Listen

Im Reiter “Mahnungen-Listen” kannst Du Reporte für die Ausgabe von Mahnungen erstellen. Wie Du Reporte und Reportgruppen anlegst und bearbeitest, erklären wir Dir exemplarisch im Abschnitt zum Reiter “Belegdruck”.

Modul Provisionen

Im Reiter “Provisionen” kannst Du Reporte für die Ausgabe von Provisionsabrechnungen erstellen. Wie Du Reporte und Reportgruppen anlegst und bearbeitest, erklären wir Dir exemplarisch im Abschnitt zum Reiter “Belegdruck”.

Modul Reportbausteine

Im Reiter “Reportbausteine” kannst Du Bausteine erstellen, die in andere Reporte eingebunden werden können, z. B. für den Belegfuß oder Belegkopf. Diese Bausteine ermöglichen eine zentrale Pflege von wiederkehrenden Reportelementen und sorgen für einheitliche Ausgaben über verschiedene Reporte hinweg.

Wie Du Reporte und Reportgruppen anlegst und bearbeitest, erklären wir Dir exemplarisch im Abschnitt zum Reiter “Belegdruck”.

Reportbausteine verwenden

Um einen Reportbaustein in einem anderen Report zu verwenden, öffne zunächst den gewünschten Reportbaustein und trage im Feld “Alias” einen eindeutigen Namen ein. Alternativ kannst Du auch den Eintrag im Feld “Report URL” verwenden. Mit einem Klick auf die Report URL kannst Du diese direkt in die Zwischenablage kopieren.

Diesen Alias oder die Report URL trägst Du anschließend im gewünschten Report, z. B. im Reiter Belegdruck, im Bereich “Report-Parameter” als Pfad ein.

Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung findest Du im Abschnitt “Pfad anhand eines Report-Alias erstellen” unter “Reporte bearbeiten”.

Modul Saldenbestätigung

Im Reiter “Saldenbestätigung” kannst Du Reporte für die Ausgabe von Saldenbestätigung erstellen. Wie Du Reporte und Reportgruppen anlegst und bearbeitest, erklären wir Dir exemplarisch im Abschnitt zum Reiter “Belegdruck”.

Modul Versandaufkleber

Im Reiter “Saldenbestätigung” kannst Du Reporte für die Ausgabe von Versandaufkleber erstellen. Wie Du Reporte und Reportgruppen anlegst und bearbeitest, erklären wir Dir exemplarisch im Abschnitt zum Reiter “Belegdruck”.

Modul WMS Picklisten

Im Reiter “WMS Picklisten“ kannst Du Reporte für die Ausgabe von WMS Picklisten erstellen. Wie Du Reporte und Reportgruppen anlegst und bearbeitest, erklären wir Dir exemplarisch im Abschnitt zum Reiter “Belegdruck”.