Ausgabe

Gestalte Ausgaben in VARIO Cloud flexibel und verwalte Reporte, Vorlagen, Reportgruppen sowie individuelle Layouts für Belege, Mahnungen und Listen.

Unter System/Ausgabe verwaltest Du die Reporte von VARIO Cloud. Ein Report ist die Vorlage für eine Ausgabe: das Layout eines Belegs, der Text einer E-Mail, ein Etikett oder eine Benachrichtigung. Hier legst Du fest, wie eine Ausgabe aussieht.

Wohin eine Ausgabe geht (Drucker, E-Mail-Zugang, Download), legst Du nicht hier fest, sondern über die Ausgaberegeln unter Einstellungen/Allgemein/Ausgabe. Dort findest Du auch eine Einführung in das Zusammenspiel aller Bausteine.

So ist die Seite aufgebaut

• Oben siehst Du einen Reiter je Modul, z. B. Belegdruck, Mahnung-Listen oder Artikel-Etiketten. Ein Modul ist ein Bereich von VARIO Cloud, der etwas ausgeben kann.
• In jedem Modul gibt es Reportgruppen, dargestellt als Tabs. Eine Reportgruppe bündelt Reporte, die zusammengehören, z. B. „Beleg“ für alle Belegreporte.
• In jeder Reportgruppe liegen die Reporte. Mit Klick auf einen Report öffnest Du seine Detailseite.
• Unten findest Du die Übersetzungen: die Textbausteine des Moduls in allen Sprachen.

Die Bedienung ist in allen Modulen gleich. Ausführlich zeigen wir sie Dir am Beispiel des Moduls Belegdruck.

Begriffe kurz erklärt

Begriff	Bedeutung
Modul	Ein Bereich, der Ausgaben erzeugt (Belege, Mahnungen, Etiketten …). Jedes Modul hat einen eigenen Reiter und eigene Filterfelder.
Reportgruppe	Eine Sammlung von Reporten mit einem Namen und einem Schlüssel. Ausgaberegeln, Adressen, Belege und Skripte verweisen immer auf eine Reportgruppe, nie auf einen einzelnen Report.
Standard-Gruppe	Die Reportgruppe eines Moduls, die genommen wird, wenn keine Regel eine andere Gruppe vorgibt. Je Modul gibt es genau eine.
Report	Eine einzelne Vorlage innerhalb einer Gruppe. Über Regeln (z. B. Belegtyp, Sprache) legst Du fest, wann dieser Report genommen wird.
Reporttyp	Formular für gedruckte oder heruntergeladene Dokumente (PDF, XLSX). Benachrichtigung für E-Mail-Texte und Benutzer-Nachrichten (Betreff und Inhalt).
Systemvorgabe	Ein Report oder eine Gruppe, die VARIO Cloud mitliefert. Systemvorgaben kannst Du nicht löschen. Sie sind der Rückfall, wenn kein eigener Report passt.
Template	Die Layoutdatei eines Formular-Reports im Format JasperReports (.jrxml). Du kannst sie herunterladen, extern bearbeiten und wieder hochladen.
Report-Designer	Die Systemvorgabe im Modul Belegdruck, deren Layout Du direkt in VARIO Cloud über Parameter gestaltest, ohne externes Tool.
Alias / Report URL	Kennzeichen eines Reports, mit dem Du ihn in anderen Reporten einbinden kannst, z. B. einen Reportbaustein als Belegfuß.
Freier Report	Eine Reportgruppe, die Benutzer über die Aktion „Freier Report“ direkt an einem Datensatz ausgeben können, unabhängig von den Ausgaberegeln.

Module im Überblick

Reiter (Modul)	Wofür	Mitgelieferte Standard-Gruppe	Wo die Ausgabe ausgelöst wird
Adress-Listen	Benachrichtigungen zu abonnierten Adressen	„Ausgabe“	Automatisch bei Ereignissen an abonnierten Adressen, Aktion „Freier Report“ in der Adresse
Artikel-Etiketten	Etiketten für Artikel, Seriennummern und Chargen	„DIN A4 3x7“	Artikel, Belege, Lager/Seriennummern, Wareneingang und Warenausgang
Assets	Reporte zu Assets	„Asset“	Aktion „Freier Report“ im Asset
Automatisierter Export	Ablage der Dateien aus automatisierten Datenexporten	–	System/Import, automatisierte Datenexporte
Beleg - Freie Reporte	Zusätzliche Reporte zu Belegen, die nicht die Belegausgabe ersetzen	–	Aktion „Freier Report“ im Beleg
Belegdruck	Alle Einkaufs- und Verkaufsbelege, Belegvorschau, Beleg-E-Mails	„Beleg“	Belegfunktionen im Beleg, Sammelausgabe in der Belegübersicht, Skripte
CRM-Aufgaben, CRM-Deals, CRM-Projekte	Benachrichtigungen zu abonnierten Aufgaben, Deals, Projekten	„Ausgabe“	Automatisch bei Ereignissen, Aktion „Freier Report“
CUnit	Export und Druck von Tabellen (Selektionen)	–	Export-Symbol über jeder Tabelle, Reiter „Ausgabe“ einer Selektion
Kassen	Kassenbons	„Kassenbon“	Kasse
Kundenverträge	Verträge	„Kundenvertrag“	Vertrag
Lagerplatz-Etiketten	Etiketten für Lagerplätze	„Etikettendruck (Lagerplätze)“	Einstellungen/Lager/Lagerverwaltung, Aktion „Lagerplatzetiketten drucken“
Mahnung-Listen	Mahnungen	„Mahnung“	Finanzen/Mahnwesen, Offene Posten, Skripte
Nachschub	Nachschubvorschläge	„Nachschubvorschlag“	Lager/Nachschubvorschläge
Produktion	Produktionsaufträge	„Produktion“	Produktionsauftrag, Aktion „Freier Report“
Provisionen	Provisionsabrechnungen	„Provision“	Provisionsläufe
Reportbausteine	Wiederverwendbare Bausteine wie Belegkopf und Belegfuß	„Bausteine“	Keine eigene Ausgabe, wird in andere Reporte eingebunden
Saldenbestätigung	Saldenbestätigungen	„Saldenbestätigung“	Adresse, Aktion „Salden-Bestätigung“; Offene Posten
Versandaufkleber	Versandetiketten der Versender	–	Versand in Belegen und Picklisten
WMS Picklisten	Picklisten	je Picklistentyp „Pickliste (…)“	Picklistenvorlage, Warenausgang, Pickliste

Reportgruppen

Eine Reportgruppe ist ein Ordner für Reporte. Alles, was auf ein Layout verweist, verweist auf eine Gruppe: die Ausgaberegeln, das Feld „Reportgruppe“ in Adresse, Beleg und Verkaufskanal sowie Skripte. VARIO Cloud sucht sich innerhalb der Gruppe dann selbst den passenden Report aus.

Über das Plus neben den Tabs legst Du eine Gruppe an, über das Zahnrad am aktiven Tab bearbeitest Du sie. Eine Gruppe hat diese Felder:

Feld	Bedeutung
Name	Bezeichnung, die in Ausgaberegeln, Adressen und Belegen angezeigt wird.
Schlüssel	Eindeutige Kennung innerhalb des Moduls. Mit dem Schlüssel sprichst Du die Gruppe in Skripten, Workflows und Stapelverarbeitungen an. Bei Systemvorgaben ist der Schlüssel fest.
Standard-Gruppe	Toggle. Die Standard-Gruppe wird verwendet, wenn keine Ausgaberegel und kein Datensatz eine Gruppe vorgibt. Je Modul gibt es genau eine Standard-Gruppe. Setzt Du eine andere Gruppe als Standard, verliert die bisherige den Status.
Freier Report	Toggle, nur bei Modulen, die freie Reporte unterstützen. Die Gruppe steht dann in der Aktion „Freier Report“ zur Auswahl.
Export-Dateiname	Muster für den Dateinamen beim Herunterladen, mit Platzhaltern aus dem Kontextmenü, z. B. Belegart und Belegnummer. Ein Report kann das Muster mit einem eigenen Dateinamen überschreiben.
Skript	Nur bei den Benachrichtigungsmodulen CRM-Aufgaben, CRM-Deals und CRM-Projekte: eine Ausgabe-Kondition. Das Skript entscheidet je Ausgabe, ob die Benachrichtigung gesendet wird. Siehe Skripte und Ausgabe.

Badges an den Tabs zeigen Dir Systemvorgabe, Standard und Freier Report.

Standard-Gruppe mit Bedacht wechseln

Die Systemvorgaben-Reporte liegen in der mitgelieferten Gruppe, z. B. „Beleg“. Machst Du eine eigene Gruppe zur Standard-Gruppe, muss sie für jeden Fall einen passenden Report enthalten – sonst schlägt die Ausgabe mit der Meldung „für diese Druckanfragen wurde kein passender Report gefunden“ fehl, weil nicht auf die Systemvorgabe zurückgegriffen wird.

Eine Gruppe kannst Du nur löschen, wenn sie keine Reporte mehr enthält und keine Systemvorgabe ist. Ausgaberegeln, die auf die Gruppe verweisen, musst Du vorher anpassen.

Reporte

Ein Report ist eine einzelne Vorlage. Über „+ Report“ legst Du in der aktiven Gruppe einen neuen Report an, über das Kopier-Symbol am Zeilenanfang eine Kopie eines bestehenden Reports.

Reporttypen

Reporttyp	Erzeugt	Passt zu Ausgabetypen	Aufbau
Formular	Dokumente (PDF, bei Tabellen auch XLSX)	Vorschau, Druck, Datei-Export, Nur Archiv	Entweder eine hochgeladene Template-Datei (JasperReports, .jrxml) oder – nur bei der Systemvorgabe „Report-Designer“ im Belegdruck – ein Layout aus Parametern, das Du direkt in VARIO Cloud einstellst.
Benachrichtigung	Texte mit Betreff und Inhalt	E-Mail, Benutzer-Nachricht	Text Template und HTML Template, jeweils mit Platzhaltern. Wird für E-Mail-Anschreiben („Mail-Vorlage“) und für Benachrichtigungen verwendet.

Beim Versand eines Belegs per E-Mail arbeiten beide Typen zusammen: Die Benachrichtigung liefert Betreff und Text der E-Mail, das Formular liefert das PDF im Anhang.

Felder eines Reports

Feld / Bereich	Bedeutung
Reportname, Beschreibung	Nur zur Orientierung. Kein Einfluss auf die Ausgabe.
Alias	Frei wählbare, eindeutige Kennung. Mit REPORT://Alias bindest Du den Report in andere Reporte ein, z. B. einen Reportbaustein als Fuß-Subreport.
Report URL	Automatisch erzeugter Pfad des Reports. Ein Klick kopiert ihn. Alternative zum Alias.
Reporttyp	Formular oder Benachrichtigung. Wird beim Anlegen festgelegt.
Sprachen	Leer = der Report gilt für alle Sprachen. Sind Sprachen gewählt, wird der Report nur für diese Sprachen verwendet (Sprache des Belegs bzw. der Adresse).
Aktiv	Inaktive Reporte werden bei der Auswahl übersprungen. Aktivieren und deaktivieren kannst Du über die Auswahl in der Reportliste.
Regeln des Moduls	Bereich mit dem Namen des Moduls, z. B. „Beleg Print Regeln“: die Filter, für welche Datensätze dieser Report gilt (Belegtyp, Fakturierungsart, Standorte …).
Report Parameter	Nur Formular: Einstellungen wie Kopf-Bild, Fuß-Subreport, Wasserzeichen oder Hintergrund-Bild, als Pfade auf DMS-Dateien (dms://Alias) oder Reporte (REPORT://Alias).
Text Template / HTML Template	Nur Benachrichtigung: Betreff und Inhalt als Text bzw. HTML. Platzhalter fügst Du mit einem Rechtsklick über das Kontextmenü ein.
Template herunterladen / hochladen	Nur Formular: die JasperReports-Datei laden oder ersetzen. Bei Systemvorgaben ist das Hochladen gesperrt.
Report zurücksetzen	Nur beim Report-Designer: setzt alle Parameter auf die Auslieferung zurück.

Die Detailseite eines Reports und die Gestaltung mit dem Report-Designer zeigen wir Dir Schritt für Schritt im Modul Belegdruck.

Reporte kopieren

Mit dem Kopier-Symbol legst Du eine Kopie eines Reports in der aktuellen Gruppe an. Die Kopie übernimmt Layout, Parameter und Texte, bekommt aber keine Regeln – diese setzt Du neu. Kopien erkennst Du am Badge „Kopie“. So passt Du zum Beispiel einen mitgelieferten Etikettenreport an, ohne die Systemvorgabe zu verändern.

Systemvorgaben

Reporte mit dem Badge „Systemvorgabe“ liefert VARIO Cloud mit. Für sie gilt:

• Du kannst sie nicht löschen und ihre Quelle (Datei oder Parameter) nicht ändern.
• Du kannst ihre Regeln, Parameter und Texte anpassen, z. B. die Mail-Vorlage oder das Layout des Report-Designers.
• Sie sind der Rückfall: Passt kein eigener Report, greift die Systemvorgabe. Bei gleich guter Übereinstimmung gewinnt immer Dein eigener Report.
• Layout-Verbesserungen, die VARIO mit einem Update ausliefert, kommen nur in den Systemvorgaben an. Eigene Reporte und Kopien bleiben unverändert.

Wie VARIO Cloud den passenden Report auswählt

Wenn eine Ausgabe die Reportgruppe kennt (siehe Welche Ausgaberegel gewinnt?), sucht VARIO Cloud innerhalb der Gruppe den Report nach diesen Kriterien:

1. Aktiv: Inaktive Reporte werden übersprungen.
2. Reporttyp passt zum Ausgabetyp: Für Druck, Download und DMS-Ablage kommen nur Formulare in Frage, für E-Mail und Benutzer-Nachrichten nur Benachrichtigungen.
3. Sprache: Ein Report ohne Sprachen passt immer. Ein Report mit Sprachen passt nur, wenn die Sprache der Ausgabe dabei ist – sonst wird er ausgeschlossen. Ein Sprachtreffer ist ein kleiner Vorteil.
4. Regeln des Reports: Jeder gesetzte Filter (z. B. Belegtyp) muss passen, sonst wird der Report ausgeschlossen. Je mehr Filter passen, desto besser.
5. Eigene Reporte vor Systemvorgaben: Bei gleich vielen Treffern gewinnt der eigene Report.

Findet VARIO Cloud keinen Report, erscheint die Meldung „für diese Druckanfragen wurde kein passender Report gefunden“ mit Modul, Reportgruppe, Ausgabetyp und Sprache.

Beispiel: In der Gruppe „Beleg“ liegen die Systemvorgabe „Report-Designer“ ohne Regeln und ein eigener Report „Angebot EN“ mit Belegtyp „Angebot“ und Sprache „Englisch“. Ein englisches Angebot bekommt „Angebot EN“. Ein deutsches Angebot bekommt den Report-Designer, weil „Angebot EN“ wegen der Sprache ausgeschlossen ist. Eine Rechnung bekommt ebenfalls den Report-Designer.

Zwei Reporte mit identischen Regeln in einer Gruppe lehnt VARIO Cloud mit der Meldung „Ein Report mit diesem Regelsatz existiert bereits.“ ab. Unterscheide sie über die Regeln oder die Sprache.

Übersetzungen

Unten auf jeder Modulseite findest Du die Textbausteine des Moduls, z. B. die Spaltenüberschriften eines Belegs. Jeder Textbaustein hat einen Schlüssel und je Sprache einen Text. Über „+ Text“ legst Du eigene Bausteine an, über „+ Übersetzung“ weitere Sprachen. Die Ausgabe nimmt automatisch die Sprache des Belegs bzw. der Adresse. Fehlt eine Übersetzung, wird der Text der Hauptsprache verwendet. Details unter Übersetzungen im Modul Belegdruck.

Freie Reporte

Ein freier Report ist eine zusätzliche Ausgabe zu einem Datensatz, die Du von Hand anstößt – unabhängig davon, was die Ausgaberegeln für die normale Ausgabe vorsehen. Beispiele: eine interne Auftragsübersicht zu einem Beleg, ein Datenblatt zu einer Adresse, ein Laufzettel zu einer Pickliste.

So verwendest Du freie Reporte:

1

Markiere unter System/Ausgabe im passenden Modul eine Reportgruppe mit dem Toggle „Freier Report“ und lege darin Deine Reporte an. Module mit freien Reporten sind u. a. Beleg - Freie Reporte, Adress-Listen, CRM-Aufgaben/-Deals/-Projekte, Kundenverträge, Mahnung-Listen, Provisionen, Saldenbestätigung, Produktion, Nachschub, WMS Picklisten und Assets.

2

Öffne den Datensatz (z. B. einen Beleg) und wähle im Aktionsmenü die Aktion „Freier Report“.

3

Wähle im Dialog das Ausgabe-Modul (falls mehrere passen), die Ausgabeart (Vorschau, Drucken, Datei-Export, E-Mail), das Exportformat (PDF oder XLSX) und die Report-Gruppe. Vorbelegt ist die Standard-Gruppe unter den freigegebenen Gruppen.

4

Klicke auf „Drucken“ bzw. „Vorschau“. Drucker und E-Mail-Zugang bestimmen wie immer die Ausgaberegeln des Moduls.

Zusammenspiel mit anderen Bereichen

• Ausgaberegeln unter Einstellungen/Allgemein/Ausgabe, in der Adresse und in den Benutzereinstellungen wählen die Reportgruppe und den Konsumenten.
• Das Feld „Reportgruppe“ in Adresse, Beleg und Verkaufskanal legt die Gruppe direkt am Datensatz fest.
• Skripte und Workflows geben Belege, Mahnungen und Benachrichtigungen aus und können eine Reportgruppe über ihren Schlüssel wählen, siehe Skripte und Ausgabe.
• Die Ausgabewarteschlange zeigt, was mit einer Ausgabe passiert ist.
• Bilder und Schriftarten für Reporte legst Du im DMS ab und sprichst sie über ihren Alias an (dms://Alias).

Häufige Fragen

Kann ich ein eigenes Beleglayout ohne JasperReports bauen?

Ja. Verwende im Modul Belegdruck die Systemvorgabe „Report-Designer“. Dort stellst Du Schriftarten, Kopf, Positionen und Fuß direkt in VARIO Cloud ein, siehe Bereich Belegdruck. Für völlig freie Layouts lädst Du eine JasperReports-Datei in einen neuen Report hoch.

Warum sehe ich meinen neuen Report nicht in der Ausgaberegel?

Ausgaberegeln wählen Reportgruppen, keine einzelnen Reporte. Lege den Report in die gewünschte Gruppe und wähle in der Regel die Gruppe. Welcher Report innerhalb der Gruppe genommen wird, steuerst Du über die Regeln des Reports (Belegtyp, Sprache …).

Ich habe eine Gruppe gelöscht bzw. umbenannt – was passiert mit Belegen und Regeln?

Regeln und Datensätze verweisen auf die Gruppe selbst, nicht auf ihren Namen. Eine Umbenennung ist unkritisch. Löschen kannst Du eine Gruppe nur, wenn sie leer ist; passe vorher die Ausgaberegeln an, die sie verwenden.