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# Ausgabe
Gestalte Ausgaben in VARIO Cloud flexibel und verwalte Reporte, Vorlagen, Reportgruppen sowie individuelle Layouts für Belege, Mahnungen und Listen.
Unter **System/Ausgabe** verwaltest Du die **Reporte** von VARIO Cloud. Ein Report ist die **Vorlage** für eine Ausgabe: das Layout eines Belegs, der Text einer E-Mail, ein Etikett oder eine Benachrichtigung. Hier legst Du fest, **wie** eine Ausgabe aussieht.
**Wohin** eine Ausgabe geht (Drucker, E-Mail-Zugang, Download), legst Du nicht hier fest, sondern über die **Ausgaberegeln** unter [Einstellungen/Allgemein/Ausgabe](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/ausgabe.md). Dort findest Du auch eine [Einführung in das Zusammenspiel](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/ausgabe.md#die-ausgabesteuerung-im-uberblick) aller Bausteine.
## So ist die Seite aufgebaut
* Oben siehst Du einen **Reiter je Modul**, z. B. **Belegdruck**, **Mahnung-Listen** oder **Artikel-Etiketten**. Ein Modul ist ein Bereich von VARIO Cloud, der etwas ausgeben kann.
* In jedem Modul gibt es **Reportgruppen**, dargestellt als Tabs. Eine Reportgruppe bündelt Reporte, die zusammengehören, z. B. „Beleg“ für alle Belegreporte.
* In jeder Reportgruppe liegen die **Reporte**. Mit Klick auf einen Report öffnest Du seine Detailseite.
* Unten findest Du die **Übersetzungen**: die Textbausteine des Moduls in allen Sprachen.
Die Bedienung ist in allen Modulen gleich. Ausführlich zeigen wir sie Dir am Beispiel des [Moduls Belegdruck](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-belegdruck.md).
## Begriffe kurz erklärt
| Begriff | Bedeutung |
| ---------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ |
| **Modul** | Ein Bereich, der Ausgaben erzeugt (Belege, Mahnungen, Etiketten …). Jedes Modul hat einen eigenen Reiter und eigene Filterfelder. |
| **Reportgruppe** | Eine Sammlung von Reporten mit einem **Namen** und einem **Schlüssel**. Ausgaberegeln, Adressen, Belege und Skripte verweisen immer auf eine Reportgruppe, nie auf einen einzelnen Report. |
| **Standard-Gruppe** | Die Reportgruppe eines Moduls, die genommen wird, wenn keine Regel eine andere Gruppe vorgibt. Je Modul gibt es genau eine. |
| **Report** | Eine einzelne Vorlage innerhalb einer Gruppe. Über **Regeln** (z. B. Belegtyp, Sprache) legst Du fest, wann dieser Report genommen wird. |
| **Reporttyp** | **Formular** für gedruckte oder heruntergeladene Dokumente (PDF, XLSX). **Benachrichtigung** für E-Mail-Texte und Benutzer-Nachrichten (Betreff und Inhalt). |
| **Systemvorgabe** | Ein Report oder eine Gruppe, die VARIO Cloud mitliefert. Systemvorgaben kannst Du nicht löschen. Sie sind der Rückfall, wenn kein eigener Report passt. |
| **Template** | Die Layoutdatei eines Formular-Reports im Format **JasperReports** (.jrxml). Du kannst sie herunterladen, extern bearbeiten und wieder hochladen. |
| **Report-Designer** | Die Systemvorgabe im Modul Belegdruck, deren Layout Du **direkt in VARIO Cloud** über Parameter gestaltest, ohne externes Tool. |
| **Alias / Report URL** | Kennzeichen eines Reports, mit dem Du ihn in anderen Reporten einbinden kannst, z. B. einen Reportbaustein als Belegfuß. |
| **Freier Report** | Eine Reportgruppe, die Benutzer über die Aktion **„Freier Report“** direkt an einem Datensatz ausgeben können, unabhängig von den Ausgaberegeln. |
## Module im Überblick
| Reiter (Modul) | Wofür | Mitgelieferte Standard-Gruppe | Wo die Ausgabe ausgelöst wird |
| ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------- | -------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------ |
| [**Adress-Listen**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-adress-listen.md) | Benachrichtigungen zu abonnierten Adressen | „Ausgabe“ | Automatisch bei Ereignissen an abonnierten Adressen, Aktion „Freier Report“ in der Adresse |
| [**Artikel-Etiketten**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-artikel-etiketten.md) | Etiketten für Artikel, Seriennummern und Chargen | „DIN A4 3x7“ | Artikel, Belege, Lager/Seriennummern, Wareneingang und Warenausgang |
| **Assets** | Reporte zu Assets | „Asset“ | Aktion „Freier Report“ im Asset |
| [**Automatisierter Export**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-automatisierter-export.md) | Ablage der Dateien aus automatisierten Datenexporten | – | System/Import, automatisierte Datenexporte |
| **Beleg - Freie Reporte** | Zusätzliche Reporte zu Belegen, die nicht die Belegausgabe ersetzen | – | Aktion „Freier Report“ im Beleg |
| [**Belegdruck**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-belegdruck.md) | Alle Einkaufs- und Verkaufsbelege, Belegvorschau, Beleg-E-Mails | „Beleg“ | Belegfunktionen im Beleg, Sammelausgabe in der Belegübersicht, Skripte |
| [**CRM-Aufgaben**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-crm-aufgaben.md), [**CRM-Deals**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-crm-deals.md), [**CRM-Projekte**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-crm-projekte.md) | Benachrichtigungen zu abonnierten Aufgaben, Deals, Projekten | „Ausgabe“ | Automatisch bei Ereignissen, Aktion „Freier Report“ |
| [**CUnit**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-cunit.md) | Export und Druck von Tabellen (Selektionen) | – | Export-Symbol über jeder Tabelle, Reiter „Ausgabe“ einer Selektion |
| [**Kassen**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-kassen.md) | Kassenbons | „Kassenbon“ | Kasse |
| [**Kundenverträge**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-kundenvertrage.md) | Verträge | „Kundenvertrag“ | Vertrag |
| [**Lagerplatz-Etiketten**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-lager-listen.md) | Etiketten für Lagerplätze | „Etikettendruck (Lagerplätze)“ | Einstellungen/Lager/Lagerverwaltung, Aktion „Lagerplatzetiketten drucken“ |
| [**Mahnung-Listen**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-mahnungen-listen.md) | Mahnungen | „Mahnung“ | Finanzen/Mahnwesen, Offene Posten, Skripte |
| [**Nachschub**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-nachschub.md) | Nachschubvorschläge | „Nachschubvorschlag“ | Lager/Nachschubvorschläge |
| [**Produktion**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-produktion.md) | Produktionsaufträge | „Produktion“ | Produktionsauftrag, Aktion „Freier Report“ |
| [**Provisionen**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-provisionen.md) | Provisionsabrechnungen | „Provision“ | Provisionsläufe |
| [**Reportbausteine**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-reportbausteine.md) | Wiederverwendbare Bausteine wie Belegkopf und Belegfuß | „Bausteine“ | Keine eigene Ausgabe, wird in andere Reporte eingebunden |
| [**Saldenbestätigung**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-saldenbestatigung.md) | Saldenbestätigungen | „Saldenbestätigung“ | Adresse, Aktion „Salden-Bestätigung“; Offene Posten |
| [**Versandaufkleber**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-versandaufkleber.md) | Versandetiketten der Versender | – | Versand in Belegen und Picklisten |
| [**WMS Picklisten**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-wms-picklisten.md) | Picklisten | je Picklistentyp „Pickliste (…)“ | Picklistenvorlage, Warenausgang, Pickliste |
## Reportgruppen
Eine **Reportgruppe** ist ein Ordner für Reporte. Alles, was auf ein Layout verweist, verweist auf eine Gruppe: die **Ausgaberegeln**, das Feld **„Reportgruppe“** in Adresse, Beleg und Verkaufskanal sowie **Skripte**. VARIO Cloud sucht sich innerhalb der Gruppe dann selbst den passenden Report aus.
Über das **Plus** neben den Tabs legst Du eine Gruppe an, über das **Zahnrad** am aktiven Tab bearbeitest Du sie. Eine Gruppe hat diese Felder:
| Feld | Bedeutung |
| -------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ |
| **Name** | Bezeichnung, die in Ausgaberegeln, Adressen und Belegen angezeigt wird. |
| **Schlüssel** | Eindeutige Kennung innerhalb des Moduls. Mit dem Schlüssel sprichst Du die Gruppe in **Skripten**, **Workflows** und **Stapelverarbeitungen** an. Bei Systemvorgaben ist der Schlüssel fest. |
| **Standard-Gruppe** | Toggle. Die Standard-Gruppe wird verwendet, wenn keine Ausgaberegel und kein Datensatz eine Gruppe vorgibt. Je Modul gibt es genau eine Standard-Gruppe. Setzt Du eine andere Gruppe als Standard, verliert die bisherige den Status. |
| **Freier Report** | Toggle, nur bei Modulen, die freie Reporte unterstützen. Die Gruppe steht dann in der Aktion **„Freier Report“** zur Auswahl. |
| **Export-Dateiname** | Muster für den Dateinamen beim Herunterladen, mit **Platzhaltern** aus dem Kontextmenü, z. B. Belegart und Belegnummer. Ein Report kann das Muster mit einem eigenen Dateinamen überschreiben. |
| **Skript** | Nur bei den Benachrichtigungsmodulen CRM-Aufgaben, CRM-Deals und CRM-Projekte: eine **Ausgabe-Kondition**. Das Skript entscheidet je Ausgabe, ob die Benachrichtigung gesendet wird. Siehe [Skripte und Ausgabe](/vario-cloud-handbuch/system/skripte.md#skripte-und-ausgabe). |
Badges an den Tabs zeigen Dir **Systemvorgabe**, **Standard** und **Freier Report**.
{% hint style="warning" %}
**Standard-Gruppe mit Bedacht wechseln**
Die Systemvorgaben-Reporte liegen in der mitgelieferten Gruppe, z. B. „Beleg“. Machst Du eine eigene Gruppe zur Standard-Gruppe, muss sie für **jeden** Fall einen passenden Report enthalten – sonst schlägt die Ausgabe mit der Meldung „für diese Druckanfragen wurde kein passender Report gefunden“ fehl, weil nicht auf die Systemvorgabe zurückgegriffen wird.
{% endhint %}
Eine Gruppe kannst Du nur **löschen**, wenn sie keine Reporte mehr enthält und keine Systemvorgabe ist. Ausgaberegeln, die auf die Gruppe verweisen, musst Du vorher anpassen.
## Reporte
Ein **Report** ist eine einzelne Vorlage. Über **„+ Report“** legst Du in der aktiven Gruppe einen neuen Report an, über das **Kopier-Symbol** am Zeilenanfang eine Kopie eines bestehenden Reports.
### Reporttypen
| Reporttyp | Erzeugt | Passt zu Ausgabetypen | Aufbau |
| -------------------- | --------------------------------------- | ----------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Formular** | Dokumente (PDF, bei Tabellen auch XLSX) | Vorschau, Druck, Datei-Export, Nur Archiv | Entweder eine hochgeladene **Template-Datei** (JasperReports, .jrxml) oder – nur bei der Systemvorgabe „Report-Designer“ im Belegdruck – ein Layout aus **Parametern**, das Du direkt in VARIO Cloud einstellst. |
| **Benachrichtigung** | Texte mit Betreff und Inhalt | E-Mail, Benutzer-Nachricht | **Text Template** und **HTML Template**, jeweils mit Platzhaltern. Wird für E-Mail-Anschreiben („Mail-Vorlage“) und für Benachrichtigungen verwendet. |
Beim Versand eines Belegs per **E-Mail** arbeiten beide Typen zusammen: Die **Benachrichtigung** liefert Betreff und Text der E-Mail, das **Formular** liefert das PDF im Anhang.
### Felder eines Reports
| Feld / Bereich | Bedeutung |
| -------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Reportname**, **Beschreibung** | Nur zur Orientierung. Kein Einfluss auf die Ausgabe. |
| **Alias** | Frei wählbare, eindeutige Kennung. Mit `REPORT://Alias` bindest Du den Report in andere Reporte ein, z. B. einen Reportbaustein als Fuß-Subreport. |
| **Report URL** | Automatisch erzeugter Pfad des Reports. Ein Klick kopiert ihn. Alternative zum Alias. |
| **Reporttyp** | Formular oder Benachrichtigung. Wird beim Anlegen festgelegt. |
| **Sprachen** | Leer = der Report gilt für alle Sprachen. Sind Sprachen gewählt, wird der Report **nur** für diese Sprachen verwendet (Sprache des Belegs bzw. der Adresse). |
| **Aktiv** | Inaktive Reporte werden bei der Auswahl übersprungen. Aktivieren und deaktivieren kannst Du über die Auswahl in der Reportliste. |
| **Regeln des Moduls** | Bereich mit dem Namen des Moduls, z. B. **„Beleg Print Regeln“**: die Filter, für welche Datensätze dieser Report gilt (Belegtyp, Fakturierungsart, Standorte …). |
| **Report Parameter** | Nur Formular: Einstellungen wie Kopf-Bild, Fuß-Subreport, Wasserzeichen oder Hintergrund-Bild, als Pfade auf DMS-Dateien (`dms://Alias`) oder Reporte (`REPORT://Alias`). |
| **Text Template** / **HTML Template** | Nur Benachrichtigung: Betreff und Inhalt als Text bzw. HTML. Platzhalter fügst Du mit einem Rechtsklick über das Kontextmenü ein. |
| **Template herunterladen / hochladen** | Nur Formular: die JasperReports-Datei laden oder ersetzen. Bei Systemvorgaben ist das Hochladen gesperrt. |
| **Report zurücksetzen** | Nur beim Report-Designer: setzt alle Parameter auf die Auslieferung zurück. |
Die Detailseite eines Reports und die Gestaltung mit dem Report-Designer zeigen wir Dir Schritt für Schritt im [Modul Belegdruck](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-belegdruck.md#reporte-bearbeiten).
### Reporte kopieren
Mit dem **Kopier-Symbol** legst Du eine Kopie eines Reports in der aktuellen Gruppe an. Die Kopie übernimmt Layout, Parameter und Texte, bekommt aber **keine Regeln** – diese setzt Du neu. Kopien erkennst Du am Badge **„Kopie“**. So passt Du zum Beispiel einen mitgelieferten Etikettenreport an, ohne die Systemvorgabe zu verändern.
### Systemvorgaben
Reporte mit dem Badge **„Systemvorgabe“** liefert VARIO Cloud mit. Für sie gilt:
* Du kannst sie **nicht löschen** und ihre Quelle (Datei oder Parameter) nicht ändern.
* Du kannst ihre **Regeln, Parameter und Texte** anpassen, z. B. die Mail-Vorlage oder das Layout des Report-Designers.
* Sie sind der **Rückfall**: Passt kein eigener Report, greift die Systemvorgabe. Bei gleich guter Übereinstimmung gewinnt immer Dein eigener Report.
* Layout-Verbesserungen, die VARIO mit einem Update ausliefert, kommen nur in den Systemvorgaben an. Eigene Reporte und Kopien bleiben unverändert.
## Wie VARIO Cloud den passenden Report auswählt
Wenn eine Ausgabe die **Reportgruppe** kennt (siehe [Welche Ausgaberegel gewinnt?](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/ausgabe.md#welche-ausgaberegel-gewinnt)), sucht VARIO Cloud innerhalb der Gruppe den Report nach diesen Kriterien:
1. **Aktiv**: Inaktive Reporte werden übersprungen.
2. **Reporttyp passt zum Ausgabetyp**: Für Druck, Download und DMS-Ablage kommen nur **Formulare** in Frage, für E-Mail und Benutzer-Nachrichten nur **Benachrichtigungen**.
3. **Sprache**: Ein Report ohne Sprachen passt immer. Ein Report mit Sprachen passt nur, wenn die Sprache der Ausgabe dabei ist – sonst wird er ausgeschlossen. Ein Sprachtreffer ist ein kleiner Vorteil.
4. **Regeln des Reports**: Jeder gesetzte Filter (z. B. Belegtyp) muss passen, sonst wird der Report ausgeschlossen. Je mehr Filter passen, desto besser.
5. **Eigene Reporte vor Systemvorgaben**: Bei gleich vielen Treffern gewinnt der eigene Report.
Findet VARIO Cloud keinen Report, erscheint die Meldung „für diese Druckanfragen wurde kein passender Report gefunden“ mit Modul, Reportgruppe, Ausgabetyp und Sprache.
{% hint style="info" %}
**Beispiel:** In der Gruppe „Beleg“ liegen die Systemvorgabe „Report-Designer“ ohne Regeln und ein eigener Report „Angebot EN“ mit Belegtyp „Angebot“ und Sprache „Englisch“. Ein englisches Angebot bekommt „Angebot EN“. Ein deutsches Angebot bekommt den Report-Designer, weil „Angebot EN“ wegen der Sprache ausgeschlossen ist. Eine Rechnung bekommt ebenfalls den Report-Designer.
{% endhint %}
Zwei Reporte mit **identischen Regeln** in einer Gruppe lehnt VARIO Cloud mit der Meldung „Ein Report mit diesem Regelsatz existiert bereits.“ ab. Unterscheide sie über die Regeln oder die Sprache.
## Übersetzungen
Unten auf jeder Modulseite findest Du die **Textbausteine** des Moduls, z. B. die Spaltenüberschriften eines Belegs. Jeder Textbaustein hat einen **Schlüssel** und je Sprache einen **Text**. Über **„+ Text“** legst Du eigene Bausteine an, über **„+ Übersetzung“** weitere Sprachen. Die Ausgabe nimmt automatisch die Sprache des Belegs bzw. der Adresse. Fehlt eine Übersetzung, wird der Text der Hauptsprache verwendet. Details unter [Übersetzungen im Modul Belegdruck](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-belegdruck.md#ubersetzungen).
## Freie Reporte
Ein **freier Report** ist eine zusätzliche Ausgabe zu einem Datensatz, die Du von Hand anstößt – unabhängig davon, was die Ausgaberegeln für die normale Ausgabe vorsehen. Beispiele: eine interne Auftragsübersicht zu einem Beleg, ein Datenblatt zu einer Adresse, ein Laufzettel zu einer Pickliste.
So verwendest Du freie Reporte:
{% stepper %}
{% step %}
Markiere unter **System/Ausgabe** im passenden Modul eine Reportgruppe mit dem Toggle **„Freier Report“** und lege darin Deine Reporte an. Module mit freien Reporten sind u. a. **Beleg - Freie Reporte**, **Adress-Listen**, **CRM-Aufgaben/-Deals/-Projekte**, **Kundenverträge**, **Mahnung-Listen**, **Provisionen**, **Saldenbestätigung**, **Produktion**, **Nachschub**, **WMS Picklisten** und **Assets**.
{% endstep %}
{% step %}
Öffne den Datensatz (z. B. einen Beleg) und wähle im **Aktionsmenü** die Aktion **„Freier Report“**.
{% endstep %}
{% step %}
Wähle im Dialog das **Ausgabe-Modul** (falls mehrere passen), die **Ausgabeart** (Vorschau, Drucken, Datei-Export, E-Mail), das **Exportformat** (PDF oder XLSX) und die **Report-Gruppe**. Vorbelegt ist die Standard-Gruppe unter den freigegebenen Gruppen.
{% endstep %}
{% step %}
Klicke auf **„Drucken“** bzw. **„Vorschau“**. Drucker und E-Mail-Zugang bestimmen wie immer die **Ausgaberegeln** des Moduls.
{% endstep %}
{% endstepper %}
## Zusammenspiel mit anderen Bereichen
* **Ausgaberegeln** unter [Einstellungen/Allgemein/Ausgabe](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/ausgabe.md), in der [Adresse](/vario-cloud-handbuch/adressen/weitere-reiter-in-adressen.md#reiter-ausgaberegeln) und in den [Benutzereinstellungen](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation.md#reiter-ausgabe) wählen die **Reportgruppe** und den **Konsumenten**.
* Das Feld **„Reportgruppe“** in [Adresse](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressstammdaten.md), [Beleg](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege.md#reportgruppe) und [Verkaufskanal](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-verkaufskanale/stammdaten.md) legt die Gruppe direkt am Datensatz fest.
* **Skripte und Workflows** geben Belege, Mahnungen und Benachrichtigungen aus und können eine Reportgruppe über ihren **Schlüssel** wählen, siehe [Skripte und Ausgabe](/vario-cloud-handbuch/system/skripte.md#skripte-und-ausgabe).
* Die [**Ausgabewarteschlange**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabewarteschlange.md) zeigt, was mit einer Ausgabe passiert ist.
* Bilder und Schriftarten für Reporte legst Du im [**DMS**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms.md) ab und sprichst sie über ihren **Alias** an (`dms://Alias`).
## Häufige Fragen
Kann ich ein eigenes Beleglayout ohne JasperReports bauen?
Ja. Verwende im Modul **Belegdruck** die Systemvorgabe **„Report-Designer“**. Dort stellst Du Schriftarten, Kopf, Positionen und Fuß direkt in VARIO Cloud ein, siehe [Bereich Belegdruck](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-belegdruck.md#bereich-belegdruck). Für völlig freie Layouts lädst Du eine JasperReports-Datei in einen neuen Report hoch.
Warum sehe ich meinen neuen Report nicht in der Ausgaberegel?
Ausgaberegeln wählen **Reportgruppen**, keine einzelnen Reporte. Lege den Report in die gewünschte Gruppe und wähle in der Regel die Gruppe. Welcher Report innerhalb der Gruppe genommen wird, steuerst Du über die **Regeln des Reports** (Belegtyp, Sprache …).
Ich habe eine Gruppe gelöscht bzw. umbenannt – was passiert mit Belegen und Regeln?
Regeln und Datensätze verweisen auf die Gruppe selbst, nicht auf ihren Namen. Eine Umbenennung ist unkritisch. Löschen kannst Du eine Gruppe nur, wenn sie leer ist; passe vorher die Ausgaberegeln an, die sie verwenden.
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# Agent Instructions
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## Querying This Documentation
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```
GET https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe.md?ask=&goal=
```
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