Projekte

Projekte ist ein Tool zur optimalen Planung von Projekten für nahezu alle Bereiche im Unternehmen. Egal, ob es sich um Vertrieb, Marketing, Service, IT oder Buchhaltung handelt. Jeder Bereich kann seine eigenen Projekte erfassen oder seine Aktivitäten, Aufgaben oder Deals einem Bereichsübergreifenden Projekt zuordnen. Zusätzlich können Dateien, Notizen und Belege hinterlegt werden, sodass die Projektmanager und zugewiesenen Teilnehmer alle Informationen und Funktionen an einer Stelle finden um so fokussierter und produktiver arbeiten zu können.

Der Administrator kann in den Einstellungen/Allgemein in den Benutzerrollen Berechtigungen für die Projekte vergeben, wie z.B. wer darf Projekte ändern, erstellen, lesen oder löschen.

Im CRM-Dashboard kannst Du Dir die Anzeige der Projekte über das Widget “Projekte” konfigurieren.

Projektübersicht

In der Projektübersicht werden alle Projekte mit den wichtigsten Details nach Nummern absteigend sortiert angezeigt. Über die Filter und die Spaltensortierung kann die gewünschte Auswahl getroffen werden.

Wie Du Dir die Übersicht mit Filtern und einer Spaltenauswahl selber anpassen kannst, findest Du hier. So kannst Du z. B. mit der Spalte “Letzte Aktivität” das Datum der letzten Aktivität zum Projekt im Datagrid anzeigen lassen und darauf basierend einen Filter erstellen.

Neues Projekt anlegen

Über den Button kannst Du ein neues Projekt anlegen. Je nach Pflichtfeldmarkierung (*) müssen bzw. können hier Angaben wie bspw. die Priorität, eine abhängige Adresse oder der geplante Projektzeitraum angegeben werden. Die Auswahl in den Feldern Projekttyp, -status und -phase wird entsprechend den Angaben aus den Einstellungen/CRM/Reiter Projekte angeboten.

Reiter Dashboard im Projekt

Im Reiter “Dashboard” des geöffneten Projektes, kannst Du zwischen den Dashboards wechseln, die Du in den persönlichen Benutzereinstellungen im Reiter “Dashboards” als Projekt-Dashboards hinzugefügt hast. Diese kannst Du hier über die Option “Dashboard konfigurieren” jederzeit bearbeiten. Dabei kannst Du Dir Widgets mit Daten aus dem Projekt sowie aus anderen Bereichen, wie z. B. die Aufgaben oder Adressen, anzeigen lassen und beliebig anordnen. Neue Dashboards kannst Du unter Einstellungen/ Allgemein/Dashboards individuell erstellen und mit Widgets konfigurieren.

Mehr zur Konfiguration der Dashboards erfährst Du auf der Seite “Grundlagen zu den Dashboards“.

Informationen zum Widget “Abfrage” findest hier, zu den Widgets “Adresse”, “Konfigurierbares” und “Zusatzfelder” hier und zum Widget “Checkliste” hier.

Beispiel – So könnte Dein Dashboard im Projekt aussehen:

Projekt Dashboard — Beispiel: Dashboard im Deal

Widget Aktivitäten

Dieses Widget (siehe Beispiel) zeigt alle Aktivitäten des geöffneten Projektes an und bietet alle Funktionen des Menüpunktes “Aktivitäten”.

Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen findet Du hier.

Reiter Stammdaten

Mit Anwahl von wird das Projekt angelegt und automatisch im Reiter “Stammdaten” geöffnet. Hier, sowie in den anderen Reitern werden viele Möglichkeiten angeboten, diesem Projekt z.B. Details, Verknüpfungen, Dateien, Notizen, Belege, Aufgaben oder Deals zu hinterlegen bzw. zuzuordnen. Somit ist immer alles zentral zu jedem einzelnen Projekt gesammelt und einfach zu verwalten.

Bereich Verwaltung

Mit dem Anlegen des Projekts wurden bereits die meisten Inhalte übergeben. Im Feld “Adresse” wird mit einer Mausbewegung über den Namen ein Infofenster eingeblendet und mit Anwahl des Minisymbols in die Anzeige aller Adress-Aktivitäten verzweigt. Der Projektstatus kann manuell über die Dropdown-Liste oder durch Anwahl des Statuspfeils (lt. Beispiel Offen, in Arbeit,…) verändert werden. Die Felder “Projektzeitraum von/bis” füllen sich mit dem Datum der ersten bzw. letzten Aktivität des Projekts oder einer verknüpften Aufgabe (Aktivitäten von verknüpften Deals werden nicht berücksichtigt). Die Felder “Gesamt Aufwandschätzung” und “Gesamt Beauftragter Aufwand” bilden die Summe aus den gleichnamigen Feldern aller verknüpften Aufgaben. Im Bearbeitungsmodus der Beschreibung und Notizen kann über das Kontextmenü (Rechtsklick) ein Zeitstempel hinzugefügt werden. Dadurch können nachträgliche Änderungen besser nachvollzogen werden.

Bereich Checkliste

Erstelle im Bearbeitungsmodus eine individuelle Checkliste über das “+” zum aktuellen Projekt.

Erledigte To Do`s werden einfach angehakt, wodurch sich automatisch die kleine Statusanzeige (in Ampeloptik) aktualisiert.

Bereich Aktivitäten

Mit Anwahl von kannst Du Aktivitäten zum geöffnete Projekt erfassen. Neben den Aktivitäten zum Projekt, werden hier auch die Aktivitäten der untergeordneten Aufgaben und Deals angezeigt. Eine Beschreibung zum Thema “Aktivität anlegen” findest Du hier.

Tag bearbeiten

Im Bearbeitungsmodus können Tags hinzugefügt werden. Voraussetzung ist, dass unter Einstellungen/Allgemein/Tags diese dem Verwendungstyp Allgemein, Projekte oder CRM zugewiesen wurden. Tags werden als Chips dargestellt und sind farblich konfigurierbar.

Die Hilfeseite zu den Themen “Tags” und “Tag-Gruppen” findest Du hier.

Bereich Projektmanager

Im Bereich “Projektmanager” (Anzeige bei nur zugeordneter Adresse) lassen sich ein interner und ein externer Projektmanager sowie mehrere interne und externe Projektbeteiligte hinterlegen. Dabei werden die Ansprechpartner aus der eigenen Adresse sowie aus der im Bereich “Verwaltung” ausgewählten Adresse vorgeschlagen. Über “Einträge verwalten” können diese auch direkt ergänzt werden.

Hinweis zur Kommunikationszentrale

Ansprechpartner des eigenen Unternehmens erhalten über die Kommunikationszentrale eine Benachrichtigung, wenn im Reiter “Ansprechpartner” der Adresse, das Feld “Benutzer” gefüllt ist.

Erinnerung anlegen

Die Hilfeseite zum Thema “Erinnerung anlegen” findest Du hier.

Bereich Benutzer

In Bereich Benutzer ist für Dich ersichtlich welche Benutzer als Beobachter festgelegt sind. Diese können im Bearbeitungsmodus nachträglich bearbeitet werden. Beobachter erhalten bei Statusänderungen, die durch einen anderen Benutzer durchgeführt werden, eine Benachrichtigung über die Kommunikationszentrale.

Bereich Abhängigkeiten

Im Bereich Abhängigkeiten kann ein bestehender Einkaufs- und Verkaufsbelege mit diesem Projekt verknüpft werden.

Die verknüpften Belege werden anschließend hier im Bereich “Abhängigkeiten” angezeigt sowie im Reiter “Belege” des Projekts. Im Verkaufs- bzw. Einkaufsbeleg selber findest Du umgedreht den Reiter “Projekte” mit dem verknüpften Projekt.

Bereich Verknüpfungen

Hier hast Du die Möglichkeit Aufgaben und Deals diesem Projekt unterzuordnen sowie ein anderes Projekt diesem Projekt überzuordnen. Die Verknüpfungen findest Du nach Aktualisierung auch in den Reitern “Aufgaben” bzw. “Deals” wieder.

Tipps zu den Bereichen Abhängigkeiten und Verknüpfungen

-Wenn in einem Projekt eine Adresse hinterlegt ist, wird bei der Suche die Adresse automatisch in das Suchfeld “Adresse” übernommen. Diese kann manuell geändert werden.

– Mehrere Belege lassen sich mit gedrückter Strg-Taste markieren und der Bestätigungstaste übergeben.

– Durch das Hovern mit der Maus über eine zugeordnete Abhängigkeit oder Verknüpfung wird ein Infofenster zu dieser eingeblendet. – Mit Anwahl einer Abhängigkeit oder Verknüpfung wird der Datensatz (VK-Beleg, Aufgabe, Projekt) in einem neuen Tab geöffnet.
– Ein grüner Dropdown-Pfeil zeigt an, das Daten hinterlegt sind. Diese Features findest Du übrigens auch in anderen Bereichen innerhalb von VARIO Cloud.

Bereich Zusatzfelder

Auch für den CRM-Bereich kannst Du individuelle Zusatzfelder anlegen. Alle, die die Zuordnung “Projekte” besitzen, werden hier angezeigt. Wie Du Zusatzfelder definierst, erfährst Du hier.

Über die persönliche Benutzereinstellungen/Zusatzfelder kannst Du die Reihenfolge festlegen, in der die Reiter mit den jeweiligen Zusatzfeldgruppen erscheinen sollen. Mehr dazu findest Du hier.

Aktionsbuttons

Buttons	Bedeutung
/	Über diesen Button kann sich der angemeldete Benutzer als Beobachter des Projekts aktivieren bzw. deaktivieren. Der Name des Benutzers wird dabei im Feld “Beobachter” im Bereich Benutzer eingetragen bzw. entfernt.
	Entweder über diesen Button oder über den Bereich Erinnerungen, kannst Du eine Erinnerung für einen bestimmten Benutzer anlegen. Details siehe unter “Erinnerung anlegen”.
	Hierüber kannst Du einen Deal für dieses Projekt anlegen. Dieser wird in einem neuen Tab geöffnet und dann automatisch (nach Aktualisierung) im Reiter “Deals” abgelegt.
	Hier kannst Du einen Einkaufs– bzw. Verkaufsbeleg anlegen, der automatisch mit dem Projekt und der Adresse aus dem Projekt verknüpft wird.
	Hierüber kannst Du dieses Projekt einem Deal oder einer Aufgabe überordnen sowie einem anderen Projekt unterordnen. Die Verknüpfungen werden im Bereich Verknüpfungen sowie in den entsprechenden Reitern abgelegt.
	Hier können eine oder mehrere Aufgaben für das Projekt anlegt werden. Bei „Aufgaben“ kann eine Vorlagengruppe ausgesucht werden. Die Aufgaben werden dann als untergeordnete Aufgaben direkt mit dem Projekt verknüpft.
	Mit Hilfe der KI können zu einer geöffneten Aufgabe, einem Deal oder einem Projekt verfügbare Informationen zusammengefasst oder anhand einer Frage gezielt durchsucht werden. Details findest Du hier.
	– Änderungsprotokoll: Im Änderungsprotokoll werden alle Änderungen archiviert. Weitere Informationen hierzu findest Du hier. – Reaktivieren: Wurde eine Aufgabe abgeschlossen, kann über die Funktion “Reaktivieren” der Status “Erledigt” zurückgesetzt werden. Dadurch wird die Aufgabe wieder bearbeitbar. – Neueste Workflow-Instanz und Workflow-Instanzen: Hier werden Die die letzte sowie alle Workflow-Instanzen zum Projekt aufgelistet. Weitere Informationen findest Du hier.
	Wie auch an vielen anderen Stellen in VARIO Cloud, kann hier der Link geteilt werden. Details findest Du hier.
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Reiter DMS

Im Reiter “DMS” können verschiedene Dateiformate (z.B. MSG, PNG, PDF) wie folgt hinzugefügt werden:

per Drag and Drop
per Strg+V (Einfügen) aus der Zwischenablage
über den Button

Mit dem Auge wird die Vorschau angezeigt und mit der Auswahl wird die Datei im Bereich DMS unter CRM/Office geöffnet.

Mit einem Rechtsklick auf einen Datensatz kannst Du im Kontextmenü nicht nur die Datei im Kundenportal veröffentlichen, sondern auch den DMS-Typ ändern, ohne die Datei dafür öffnen zu müssen. Weitere Informationen dazu findest Du hier.

Über das Icon kannst Du die Dateien auch herunterladen. Weitere Informationen zum Dateimanagementsystem (DMS) findest Du hier.

Reiter Notizen

Im Reiter “Notizen” steht ein Textfeld mit viel Platz für interne Notizen zur Verfügung. Über die Formatierungsleiste kann der Text wie gewünscht formatiert werden. Über die Spracheingabe kann der Text (vorausgesetzt ein Mikrofon ist angeschlossen) diktiert werden und über die KI der Text formatiert werden.

Informationen zur KI-Unterstützung in Text-Editoren findest Du hier.

Reiter Belege

Hier werden alle Belege aufgeführt, die diesem Projekt über den Bereich Abhängigkeiten zugeordnet wurden. Mit Anwahl wird direkt in den entsprechenden Beleg verzweigt.

Reiter Aufgaben

Hier werden alle Aufgaben aufgeführt, die Du aus diesem Projekt heraus über den Aktionsbutton “Aufgabe hinzufügen” oder “Aufgaben hinzufügen” angelegt oder über den Bereich Verknüpfungen/Untergeordnete Aufgaben zugeordnet hast.

Reiter Deals

Hier werden alle Deals aufgeführt, die Du aus diesem Projekt über den Aktionsbutton “Deal hinzufügen” angelegt oder über den Bereich Verknüpfungen/Untergeordnete Deals zugeordnet hast.