DMS

Im Dokumentenmanagementsystem (DMS) werden alle im System hochgeladenen Dateien zentral verwaltet und angezeigt. Das DMS unterstützt verschiedene Dateiformate wie PDF, JPG, DOCX sowie Outlook-E-Mails, die jeweils über den Auge-Symbol im Vollbildmodus angezeigt werden können. Veröffentlichte Belege, z. B. durch Herunterladen oder Drucken, werden automatisch dem DMS hinzugefügt.

Bei der Navigation zwischen den Datensätzen mit den Pfeiltasten (nach unten/nach oben), nach einem Kick in das Suchfeld “DMS”, wird eine Vorschau der Dateien rechts neben dem Datagrid angezeigt. Mit den Schnellfunktionen oberhalb der Vorschau kannst Du die Datei auch freigeben, herunterladen und im Vollbildmodus einsehen.

Durch Auswahl einer oder mehrerer Dateien über die Checkboxen auf der linken Seite kann der Löschstatus der Dateien manuell geändert werden. Eine Übersicht und Erläuterung der verfügbaren Löschstatus findest Du im Bereich “DMS-Typ”.

Mit einem Rechtsklick auf einer Datei, die nur mit einem Bereich, z. B. Aufgaben, verknüpft ist, kann die Datei über das Kontextmenü im Kundenportal veröffentlicht werden. Weitere Informationen dazu findest Du hier. Per Rechtsklick kannst Du auch den Datei-Typ ändern, ohne die Datei vorher öffnen zu müssen. Dies gilt ebenfalls für alle anderen Bereiche, in denen Dateien hinzugefügt werden können.

Ein Klick auf einer Datei öffnet die Stammdaten zu der Datei sowie Informationen zu Revisionen und Verknüpfungen mit anderen Bereichen.

Reiter Stammdaten

Im Reiter “Stammdaten” werden neben der Vorschau die grundlegenden Informationen zur Datei angezeigt, darunter Beschreibung, Dateigröße, Eintragsdatum und Speicherort. Zudem können hier Notizen hinterlegt, der DMS-Typ verwaltet und Tags zur besseren Kategorisierung hinzugefügt werden.

Wenn eine Datei größer als 10 MB ist, wird sie nicht automatisch in der Vorschau angezeigt, da das Laden länger dauern kann. Stattdessen erscheint eine Hinweismeldung mit der Option “Vorschau laden”, über die die Vorschau manuell geladen werden kann.

Bereich Stammdaten

Im Bereich Stammdaten werden die wichtigsten Informationen zur Datei angezeigt. Neben der Beschreibung, dem Eintragungsdatum und der Dateigröße gibt die Revisionsnummer an, wie oft die Datei über den Reiter “Revisionen” überarbeitet wurde. Der Speicherverweis (engl. storagehandle) dient als interner Verweis auf den Speicherort der Datei innerhalb des Systems.

Im Feld “Alias” kannst Du eine Kennzeichnung für die Datei hinterlegen. Diese dient dazu, die Datei in anderen Bereichen wiederzuverwenden – zum Beispiel für eine Pfadangabe innerhalb eines Reports unter System/Ausgaben. So wird das Bild bzw. die Datei auch nach einer neuen Revision im entsprechenden Bereich, z. B. in der Belegausgabe, automatisch aktualisiert dargestellt, ohne dass die Parameter im Report angepasst werden müssen.

Übersicht Dateigrößen

Einheit	Größe in Bytes	Hinweis
KB (Kilobyte)	1.000 Bytes	Dezimalpräfix (SI). Wird häufig im Alltag verwendet
KiB (Kibibyte)	1.024 Bytes	Binärpräfix (IEC). Exakter Wert, in IT-Systemen oft technisch relevanter
MB (Megabyte)	1.000.000 Bytes (10^6)	Dezimalpräfix (SI)
MiB (Mebibyte)	1.048.576 Bytes	Binärpräfix (IEC)
GB (Gigabyte)	1.000.000.000 Bytes (10^9)	Dezimalpräfix (SI)
GiB (Gibibyte)	1.073.741.824 Bytes	Binärpräfix (IEC)

Bereich Notizen

Hier können zur internen Dokumentation zusätzliche Informationen oder Anmerkungen zur Datei hinterlegt werden.

Bereich DMS-Typ

Beim Hochladen einer neuen Datei wird im Feld “DMS-Typ” automatisch den Typ “Sonstiges” ausgewählt. Im Bearbeitungsmodus kannst Du einen der weiteren DMS-Typen auswählen, die unter Einstellungen/CRM/DMS hinterlegt sind. Die weiteren Felder werden automatisch basierend auf dem ausgewählten DMS-Typ ausgefüllt.

Löschungsdatum

Das Feld “Geplantes Löschungsdatum” wird automatisch berechnet basierend auf dem Eintragungsdatum im Bereich “Stammdaten” und der Aufbewahrungsfrist. Wurde z. B. als Eintragungsdatum der 01.04.25 angegeben und es gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren, so wird als geplantes Löschungsdatum der 01.04.35 gesetzt.

Nach Erreichen dieses Datums wird die Datei jedoch nicht sofort gelöscht. Stattdessen ändert sich der Löschstatus von “Noch nicht zur Löschung vorgesehen” in “Zur Löschung vorgemerkt“. Ab diesem Zeitpunkt beginnt eine vierwöchige Frist, in der der Status noch manuell über die Aktionen geändert werden kann.

Erfolgt innerhalb der vier Wochen keine Statusänderung, wird die Datei automatisch aus dem DMS entfernt und der Löschstatus auf Gelöscht gesetzt. Die Stammdaten und das Änderungsprotokoll der Datei bleiben anschließend für weitere 12 Monate erhalten, bevor auch diese endgültig gelöscht werden.

Löschstatus

Der Löschstatus einer Datei wird entweder automatisch aus dem Zusammenspiel von Eintragungsdatum und Aufbewahrungsfrist ermittelt oder kann manuell über die Aktionen angepasst werden. Folgende Löschstatus sind möglich:

Noch nicht zur Löschung vorgesehen – Standardstatus für alle Dateien mit angegebener Aufbewahrungsfrist. Bleibt aktiv, bis das geplante Löschungsdatum erreicht ist.

Zur Löschung vorgemerkt – Wird automatisch gesetzt, sobald das Löschungsdatum erreicht ist. Die Datei wird für vier Wochen zur Löschung vorgemerkt – in dieser Zeit kann der Löschstatus noch manuell geändert werden. Die Datei wird dabei deaktiviert, sodass sie im Standard-Datagrid nicht mehr sichtbar ist, sondern nur noch über das Archiv-Symbol eingesehen werden kann.

Manuell behalten – Setzt das geplante Löschungsdatum außer Kraft. Die Datei bleibt dauerhaft erhalten, bis der Löschstatus erneut geändert wird. Beim Zurücksetzen wird das Löschungsdatum anhand des ursprünglichen Eintragungsdatums und der Aufbewahrungsfrist neu berechnet.

Bereich Zusatzfelder

Hier kannst Du die Zusatzfelder ausfüllen, die unter Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder dem DMS zugeordnet wurden. Weitere Informationen zu den Zusatzfelder findest Du hier.

Bereich Tags

Mit der Option “Tags bearbeiten” im Bearbeitungsmodus kannst Du die entsprechenden Tags für die Datei auswählen. Die Tags können unter Einstellungen/Allgemein/Tags verwaltet und bearbeitet werden.

Reiter Beziehungen

Im Reiter “Beziehungen” werden die Verknüpfungen der Datei mit den anderen Bereichen in VARIO Cloud verwaltet. Hier siehst Du, in welchem Kontext das Dokument erstellt oder verwendet wurde. Über den Button “+Beziehung” kannst Du neue Verknüpfungen erstellen, indem Du den Bereich und den entsprechenden Datensatz auswählst.

Es können auch mehrere Beziehungen zu einer Datei hinzugefügt werden. Dies hat den Vorteil, dass die Datei nicht mehrfach im System vorhanden sein muss, um an den gewünschten Stellen angezeigt zu werden. Das spart Speicherplatz.

Ein Klick auf die Bezeichnung öffnet den verknüpften Datensatz in einem neuen Tab.

Mit einem Rechtsklick auf einer Beziehung kannst Du die Datei über das Kontextmenü im Kundenportal veröffentlichen. Dateien, die mit einer Aktivität verknüpft sind, werden automatisch veröffentlicht, sobald die Aktivität veröffentlicht wird.

Veröffentlichte Dateien sind am grünen Haken in der Spalte “Soll das Dokument im Portal veröffentlicht werden?” erkennbar. Um die Veröffentlichung aufzuheben, kannst Du den gleichen Weg über das Kontextmenü nutzen.

Reiter Revisionen

Im Reiter “Revisionen” werden alle Versionen einer Datei aufgelistet. Über den Button “+Revision” kannst Du eine überarbeitete Version hochladen. Frühere Versionen bleiben dabei erhalten und können bei Bedarf über das Auge-Symbol eingesehen und über das Herunterladen-Symbol wieder heruntergeladen werden. Mithilfe der Berechtigung “Vorherige Revisionen von einer Datei einsehen” in den Benutzerrollen kann festgelegt werden, welche Benutzer alte Revisionen herunterladen und deren Vorschau einsehen dürfen.

In der Vorschau im Reiter “Stammdaten” wird immer die neuste Version angezeigt.

Reiter Öffentliche Links

Im Reiter “Öffentliche Links” kannst Du die freigegebenen Links zur Datei verwalten. Über den Button “+ Teilen” kannst Du einen neuen Link erstellen und die Datei mit diesem für einen bestimmten Zeitraum extern verfügbar machen. Dieser Link ermöglicht den Zugriff auf die Datei, unabhängig von den Zugriffsstufen, die in den Stammdaten hinterlegt wurden. Sobald der Link gelöscht wird, ist er nicht mehr gültig.

Mit dem Pfeilsymbol am Ende der Tabellenzeile kannst Du den Link direkt über die Share-API mit einem Kontakt teilen oder mit dem Link-Symbol kopieren.

Über das QR-Code-Symbol kannst Du Dir einen QR-Code zum Link anzeigen lassen und einscannen.

Aktionsmenüleiste

Die Aktionsmenüleiste bietet zusätzliche Funktionen für die Datei, wie das Herunterladen der geöffneten Datei über das Herunterladen-Symbol und das Teilen über das Pfeilsymbol sowie weitere Aktionen.

Aktionen

Das Aktionsmenü bietet zusätzliche Funktionen, die für die Datei ausgeführt werden können.

Änderungsprotokoll

Über das Änderungsprotokoll kannst Du alle vorgenommenen Änderungen zu den Stammdaten der Datei einsehen. Revisionen und öffentliche Links werden dabei nicht berücksichtigt. Mehr dazu erfährst Du hier.

Löschstatus ändern

Über diese Aktion kannst Du das Löschstatus im Bereich “DMS-Typ” manuell anpassen. Dabei wird das Datum im Feld “Geplantes Löschungsdatum” entsprechend aktualisiert oder gelöscht. Eine Übersicht und Erläuterung der verfügbaren Löschstatus findest Du im Bereich “DMS-Typ”.