Inventuren

Die Lagerinventur ist ein essenzieller Bestandteil des Bestandsmanagements und der Lagerverwaltung. Sie dient dazu, die tatsächlichen Bestände im Lager zu erfassen und mit den buchhalterisch erfassten Beständen abzugleichen. Eine präzise Inventur ist entscheidend für die Genauigkeit der Bestandsführung, die korrekte Bilanzierung und die Optimierung der Lagerprozesse.

Die Lagerinventur hilft dabei, Bestandsdifferenzen zu identifizieren, die durch verschiedene Faktoren wie Diebstahl, Schäden, Fehlbuchungen oder Verluste entstehen können. Durch regelmäßige Inventuren können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Lagerbestände korrekt erfasst sind, was für die Bestandsplanung, die Lieferkette und die finanzielle Gesundheit des Unternehmens von großer Bedeutung ist.

Es gibt verschiedene Methoden der Lagerinventur, darunter die Anfangsinventur, die Stichtagsinventur, die permanente Inventur und die Stichprobeninventur. Jede dieser Methoden hat ihre eigenen Vor- und Nachteile, und die Wahl der richtigen Methode hängt von den spezifischen Anforderungen und Gegebenheiten des Unternehmens ab. In der VARIO Cloud bilden wir derzeit die Anfangsinventur und die Stichtagsinventur ab.

In den folgenden Abschnitten werde ich die wichtigsten Aspekte der Lagerinventur näher beleuchten und Dir zeigen, wie Du diese effektiv in Deinem Unternehmen durchführen kannst.

Inventurübersicht

Zu Beginn möchte ich Dir die Inventurübersicht vorstellen. In dieser findest Du eine Liste aller Inventuren, inklusive ihres Status sowie weiterer relevanter Informationen, wie Inventurart, Stichtag und Lagernummer. Anfangs ist diese Übersicht leer und zeigt daher noch keine Datensätze an.

Inventuranlage

Möchtest Du eine Inventur anlegen, klicke oben rechts auf den Button "+ Inventur". Anschließend öffnet sich folgendes Dialogfenster.

Bezeichnung

Lege hier eine gewünschte Bezeichnung fest, welche als Pflichtfeld mit einem "*" markiert ist. In Unserem Beispiel ist das die Inventur des Kühllagers. An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass im gesamten Programm derartig gekennzeichnete Felder verpflichtend auszufüllen sind.

Beschreibung

Lege Deine Beschreibung fest, wenn gewünscht.

Stichtag

Hier trägst Du den Stichtag ein an dem die Inventur durchgeführt werden soll. Inventuren mit einem Stichtag in der Zukunft können erst an dem entsprechenden Tag eröffnet werden.

Art

Welche Inventurart durchgeführt wird, legst Du hier fest. In Unserem Beispiel ist es eine Stichtagsinventur, welche in der Regel zum Jahresende stattfindet.

Lager

In welchem Lager soll die Inventur stattfinden? Hier ist es unser Standardlager.

Solltest Du Lagerbereiche und Lagerplätze für dein Lager definiert haben, so hast Du die Möglichkeit, diese hier direkt auszuwählen.

Inventur Angelegt

Stammdaten

In den Reiter Stammdaten im Bereich “Verwaltung” findest Du beispielsweise die Bezeichnung Deiner Inventur, die Beschreibung, das Erstelldatum, die Inventurnummer, das Stichtagsdatum, das Lager, in dem die Inventur stattfinden soll, sowie den Ersteller der Inventur.

Über die Aktionen rechts kannst Du die Inventur eröffnen bzw. wieder löschen. Je nach Status der Inventur stehen Dir unterschiedliche Aktionen zur Verfügung.

Lagerplätze

Solltest Du bei der Anlage Deiner Inventur keine Lagerplätze definiert haben, hast Du hier die Möglichkeit, dies nachzuholen. Ebenso kannst Du Lagerplätze, die Du eingangs erstellt hast, aus deiner Inventur entfernen.

Historie

In der Inventurhistorie wird dokumentiert, wann die Inventur angelegt, eröffnet, abgeschlossen oder zurückgesetzt wurde. Zudem enthält die Historie Informationen darüber, welche Mitarbeiter diese Aktionen durchgeführt haben und zu welchem Zeitpunkt.

Inventur Eröffnen

Hast Du Deine Inventur erstellt, kannst Du diese über die Aktion "Eröffnen" eröffnen. Über den Button "Zurücksetzen" kannst Du die Inventur in den Status "Erstellt" zurückversetzen.

Eine eröffnete Inventur sperrt das Lager für Buchungen

Sobald eine Inventur eröffnet ist, sind im betroffenen Lager keine Lagerbuchungen mehr möglich, deren Wertstellungsdatum auf oder nach dem Stichtag liegt. Betroffen sind z. B. Wareneingänge, Lieferscheine und Umlagerungen. Du erhältst dann eine Meldung, dass die Lagerbuchung wegen einer offenen Inventur nicht erlaubt ist.

Ausgenommen sind lediglich die Inventurbuchungen selbst sowie Preiskorrekturen.

Die Sperre bleibt auch im Status “Geschlossen” bestehen. Erst wenn Du die Inventur über “Beenden” in den Status “Beendet” versetzt, ist das Lager wieder frei. Plane Dein Zeitfenster also so, dass zwischen Eröffnen und Beenden möglichst wenig Lagerbetrieb stattfinden muss.

Zählliste erzeugen

Dir ist sicher bereits aufgefallen, dass nun ein zusätzliches Tab eingeblendet wird?! Falls nicht, dann spätestens jetzt :-). Der Tab “Zählung” erscheint und ist nur sichtbar, wenn sich die Inventur im Status “Eröffnet” befindet. Über den Aktionsbutton kannst Du eine Zählliste erzeugen, die in diesem eigeblendet wird.

Mit einem Klick auf die Aktion “Zählliste erzeugen” öffnet sich ein weiterer Dialog, in dem Du angeben kannst, welche Artikel Du in Deinem zuvor ausgewählten Lager zählen möchtest. Du kannst hier entscheiden, ob Du nur Artikel mit Bestand, Artikel ohne Bestand und/oder gesperrte Artikel erfassen möchtest. Mit einem Klick auf den Button “Anlegen” erzeugst Du die gewünschte Zählliste.

Der Button für das erneute Zählen ist hier noch ausgegraut, da wir ihn an dieser Stelle noch nicht benötigen. Im weiteren Verlauf werde ich natürlich auch darauf näher eingehen.

Beim Zählen gelten folgende Regeln:

• Es können nur bestandsgeführte Artikel gezählt werden.
• Deaktivierte Artikel können nicht gezählt werden.
• Bei Artikeln mit Seriennummer darf die gezählte Menge nur 0 oder 1 betragen; ein seriennummernpflichtiger Artikel kann nicht ohne Seriennummer erfasst werden.
• Eine Zählliste lässt sich nur so lange neu generieren, wie noch keine Zähllisteneinträge zu der Inventur existieren. Danach nutzt Du stattdessen “Erneut zählen”.

Nachdem Du mit einem Klick auf den Button “Anlegen” bestätigt hast, befindest Du Dich automatisch im Tab “Zählung” in Deiner frisch erzeugten Zählliste.

Sobald eine Inventur im Menüpunkt Lager/Inventuren angelegt wird, werden die relevanten Daten automatisch in die MDE-Maske übertragen.

In der MDE-Maske kannst Du die zugehörigen Zähllisten anschließend von jedem Endgerät aus bearbeiten – zum Beispiel über ein Tablet oder Smartphone. Alle in der MDE-Maske eingetragenen Mengen werden automatisch zurück in die jeweilige Zählliste übernommen.

Alternativ kannst Du Deine Zählliste auch exportieren, beispielsweise in eine Excel-Tabelle oder als PDF und sie anschließend ausdrucken. In diesem Fall müssen die gezählten Mengen jedoch manuell in die Zählliste übertragen werden.

Jetzt beginnt der praktische Teil für alle Mitarbeiter. Los geht’s!

Artikelzählung über die MDE-Maske

Es ist nun an der Zeit, die Schreibtische zu verlassen und das Lager zu erobern. Mit der MDE-Maske in VARIO Cloud kannst Du die gezählte Mengen flexibel und mobil erfassen – z. B. mit einem Tablet oder Smartphone.

Um die Erfassung zu starten, wähle unter “Lager” den Menüpunkt “MDE” aus.

In der MDE-Maske werden im Bereich “Inventuren” alle Inventuren angezeigt, die sich im Status “Eröffnet” befinden. Wähle die gewünschte Inventur aus, um mit der Zählung zu beginnen. Hier werden Dir alle Artikel angezeigt, die im Rahmen dieser Inventur gezählt werden sollen. Zu diesen Artikeln kannst Du nun direkt die gezählten Mengen erfassen.

Die Eingaben werden dann automatisch in die entsprechende Zählliste im Menüpunkt Lager/Inventuren übernommen.

Inventur Differenzen

Nun kannst Du im Tab “Stammdaten” die Differenzen ausgeben lassen. Mit einem Klick auf den Button "Differenzen berechnen" werden die Differenzen berechnet, und es wird der Tab Differenzen angezeigt.

Auch diese Differenzliste lässt sich in Excel exportieren. Der Export funktioniert nach dem gleichen Schema, welches ich bereits oben im Abschnitt der “Zählliste” beschrieben habe.

Mit einem Klick auf den entsprechenden Button öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Du die Anzahl der Datensätze definieren kannst. Wir möchten alle Datensätze in eine Excel-Tabelle exportieren. Mit einem Klick auf “Exportieren” wird die Excel-Datei erzeugt.

Erneut zählen

Erinnerst Du Dich daran, dass der Button “Erneut zählen” zuvor ausgegraut war? Das ist jetzt nicht mehr der Fall. Diese Funktion ermöglicht es dir, eine neue Zählliste zu erzeugen. Du kannst dabei entscheiden, ob Du alle Positionen oder nur die Positionen, bei denen Differenzen aufgetreten sind, erneut zählen möchtest.

Inventurabschluss

Weichen Soll- und Ist-Bestand voneinander ab, ist das kein Hindernis für den Abschluss: Abweichungen sind der Normalfall und werden beim Beenden der Inventur als Inventurdifferenzen gebucht. Den Abschluss der Inventur kannst Du über den entsprechenden Button "Schließen" fertigstellen. Solltest Du die Inventur später noch einmal eröffnen wollen, hast Du die Möglichkeit, dies über den Button "Wiedereröffnen" zu tun.

Du hast hier noch die Möglichkeit, die Inventur erneut zu eröffnen und eine weitere Zählung durchzuführen. Sobald die Inventur jedoch abgeschlossen und Beendet wurde, ist dies nicht mehr möglich!

Unterbrechung einer Inventur

Du kannst Deine Inventur jederzeit unterbrechen, unabhängig vom aktuellen Status. Ob die Inventur erstellt oder bereits eröffnet wurde, spielt dabei keine Rolle – der Status bleibt gespeichert. Selbst wenn das Zählen bereits begonnen hat, kannst Du die Inventur unterbrechen und später fortsetzen. Dies ist jedoch weniger ratsam. Empfehlenswert ist es, einen festen Stichtag festzulegen, ein ausreichendes Zeitfenster einzuplanen und die Inventur an diesem Stichtag vollständig abzuschließen.

Inventur beenden

Um Deine Inventur erfolgreich zu beenden, muss diese sich im Status “Geschlossen” befinden. Um die Inventur final fertigzustellen, klickst Du auf den Button "Beenden". Du wirst daraufhin noch einmal gewarnt und erneut gefragt, ob Du die Inventur wirklich beenden möchtest, denn mit einem Klick auf “OK” sind keine weiteren Änderungen mehr möglich.

Nachdem Du mit “OK” bestätigt hast befindet sich Deine Inventur im Status “Beendet”.

Wenn Abweichungen zwischen den Soll- und Ist-Beständen festgestellt werden, werden diese als Inventurdifferenzen verbucht. Diese können im Lagerbewegungsprotokoll eingesehen werden.

Gefundene Artikel buchen

Wer kennt es nicht? Du hast Differenzen festgestellt und nach fehlenden Artikeln gesucht, aber nichts gefunden. Doch zwei Tage später tauchen die vermissten Gegenstände plötzlich wieder auf. Für genau diesen Fall haben wir die Option “Gefundene Artikel” eingebaut. Mit einem Klick öffnest Du die Artikelsuche. Hier kannst Du den gefundenen Artikel aus der C-Unit auswählen, die entsprechende Menge manuell eingeben und diese dann bestätigen.