Inventuren

Die Lagerinventur ist ein essenzieller Bestandteil des Bestandsmanagements und der Lagerverwaltung. Sie dient dazu, die tatsächlichen Bestände im Lager zu erfassen und mit den buchhalterisch erfassten Beständen abzugleichen. Eine präzise Inventur ist entscheidend für die Genauigkeit der Bestandsführung, die korrekte Bilanzierung und die Optimierung der Lagerprozesse.

Die Lagerinventur hilft dabei, Bestandsdifferenzen zu identifizieren, die durch verschiedene Faktoren wie Diebstahl, Schäden, Fehlbuchungen oder Verluste entstehen können. Durch regelmäßige Inventuren können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Lagerbestände korrekt erfasst sind, was für die Bestandsplanung, die Lieferkette und die finanzielle Gesundheit des Unternehmens von großer Bedeutung ist.

Es gibt verschiedene Methoden der Lagerinventur, darunter die Anfangsinventur, die Stichtagsinventur, die permanente Inventur und die Stichprobeninventur. Jede dieser Methoden hat ihre eigenen Vor- und Nachteile, und die Wahl der richtigen Methode hängt von den spezifischen Anforderungen und Gegebenheiten des Unternehmens ab. In der VARIO Cloud bilden wir derzeit die Anfangsinventur und die Stichtagsinventur ab.

In den folgenden Abschnitten werde ich die wichtigsten Aspekte der Lagerinventur näher beleuchten und Dir zeigen, wie Du diese effektiv in Deinem Unternehmen durchführen kannst.

Inventurübersicht

Zu Beginn möchte ich Dir die Inventurübersicht vorstellen. In dieser findest Du eine Liste aller Inventuren, inklusive ihres Status sowie weiterer relevanter Informationen, wie Inventurart, Stichtag und Lagernummer. Anfangs ist diese Übersicht leer und zeigt daher noch keine Datensätze an.

Inventuranlage

Möchtest Du eine Inventur anlegen, klicke oben rechts auf den Button "+ Inventur". Anschließend öffnet sich folgendes Dialogfenster.

Bezeichnung

Lege hier eine gewünschte Bezeichnung fest. In Unserem Beispiel ist das die Inventur des Kühllagers, welches als Pflichtfeld mit einem ” \ “* markiert ist. An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass im gesamten Programm derartig gekennzeichnete Felder verpflichtend auszufüllen sind.

Beschreibung

Lege Deine Beschreibung fest, wenn gewünscht.

Stichtag

Hier trägst Du den Stichtag ein an dem die Inventur durchgeführt werden soll. Dieser darf nicht in der Vergangenheit liegen.

Art

Welche Inventurart durchgeführt wird, legst Du hier fest. In Unserem Beispiel ist es eine Stichtagsinventur, welche in der Regel zum Jahresende stattfindet.

Lager

In welchem Lager soll die Inventur stattfinden? Hier ist es unser Standardlager.

Solltest Du Lagerbereiche und Lagerplätze für dein Lager definiert haben, so hast Du die Möglichkeit, diese hier direkt auszuwählen.

Inventur Angelegt

Stammdaten

In den Reiter Stammdaten im Bereich “Verwaltung” findest Du beispielsweise die Bezeichnung deiner Inventur, die Beschreibung, das Erstelldatum, die Inventurnummer, das Stichtagsdatum, das Lager, in dem die Inventur stattfinden soll, sowie den Ersteller der Inventur.

Lagerplätze

Solltest Du bei der Anlage deiner Inventur keine Lagerplätze definiert haben, hast Du hier die Möglichkeit, dies nachzuholen. Ebenso kannst Du Lagerplätze, die Du eingangs erstellt hast, aus deiner Inventur entfernen.

Historie

In der Inventurhistorie wird dokumentiert, wann die Inventur angelegt, eröffnet, abgeschlossen oder zurückgesetzt wurde. Zudem enthält die Historie Informationen darüber, welche Mitarbeiter diese Aktionen durchgeführt haben und zu welchem Zeitpunkt.

Inventur Eröffnen

Hast Du Deine Inventur erstellt, kannst Du diese eröffnen. Des Weiteren hast Du die Möglichkeit diese zu löschen. In unserem Beispiel belassen wir die Inventur im Status “Eröffnet” und ich zeige dir, wie es weitergeht.

Zählliste erzeugen

Dir ist sicher bereits aufgefallen, dass nun ein zusätzliches Tab eingeblendet wird?! Falls nicht, dann spätestens jetzt :-). Das Tab “Zählung” erscheint und ist nur sichtbar, wenn sich die Inventur im Status “Eröffnet” befindet. Dort hast Du die Möglichkeit, über den Aktionsbutton eine Zählliste zu erzeugen.

Mit einem Klick auf den Button “Zählliste erzeugen” öffnet sich ein weiterer Dialog, in dem Du angeben kannst, welche Artikel Du in Deinem zuvor ausgewählten Lager zählen möchtest. Du kannst hier entscheiden, ob Du nur Artikel mit Bestand, Artikel ohne Bestand und/oder gesperrte Artikel erfassen möchtest. Mit einem Klick auf den Button “Anlegen” erzeugst Du die gewünschte Zählliste.

Der Button für das erneute Zählen ist hier noch ausgegraut, da wir ihn an dieser Stelle noch nicht benötigen. Im weiteren Verlauf werde ich natürlich auch darauf näher eingehen.

Nachdem Du mit einem Klick auf den Button “Anlegen” bestätigt hast, befindest Du Dich automatisch im Tab “Zählung” in Deiner frisch erzeugten Zählliste.

Sobald eine Inventur im Menüpunkt Lager/Inventuren angelegt wird, werden die relevanten Daten automatisch in die MDE-Maske übertragen.

In der MDE-Maske kannst Du die zugehörigen Zähllisten anschließend von jedem Endgerät aus bearbeiten – zum Beispiel über ein Tablet oder Smartphone. Alle in der MDE-Maske eingetragenen Mengen werden automatisch zurück in die jeweilige Zählliste übernommen.

Alternativ kannst Du Deine Zählliste auch exportieren, beispielsweise in eine Excel-Tabelle oder als PDF und sie anschließend ausdrucken. In diesem Fall müssen die gezählten Mengen jedoch manuell in die Zählliste übertragen werden.

Jetzt beginnt der praktische Teil für alle Mitarbeiter. Los geht’s!

Artikelzählung über die MDE-Maske

Es ist nun an der Zeit, die Schreibtische zu verlassen und das Lager zu erobern. Mit der MDE-Maske in VARIO Cloud kannst Du die gezählte Mengen flexibel und mobil erfassen – z. B. mit einem Tablet oder Smartphone.

Um die Erfassung zu starten, wähle unter “Lager” den Menüpunkt “MDE” aus.

In der MDE-Maske werden im Bereich “Inventuren” alle Inventuren angezeigt, die sich im Status “Eröffnet” befinden. Wähle die gewünschte Inventur aus, um mit der Zählung zu beginnen. Hier werden Dir alle Artikel angezeigt, die im Rahmen dieser Inventur gezählt werden sollen. Zu diesen Artikeln kannst Du nun direkt die gezählten Mengen erfassen.

Die Eingaben werden dann automatisch in die entsprechende Zählliste im Menüpunkt Lager/Inventuren übernommen.

Inventur Differenzen

Nun kannst Du im Tab “Stammdaten” die Differenzen ausgeben lassen. Mit einem Klick auf den Button "Differenzen berechnen" werden die Differenzen berechnet, und es wird der Tab Differenzen angezeigt.

Auch diese Differenzliste lässt sich in Excel exportieren. Der Export funktioniert nach dem gleichen Schema, welches ich bereits oben im Abschnitt der “Zählliste” beschrieben habe.

Mit einem Klick auf den entsprechenden Button öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Du die Anzahl der Datensätze definieren kannst. Wir möchten alle Datensätze in eine Excel-Tabelle exportieren. Mit einem Klick auf “Exportieren” wird die Excel-Datei erzeugt.

Erneut zählen

Erinnerst Du Dich daran, dass der Button “Erneut zählen” zuvor ausgegraut war? Das ist jetzt nicht mehr der Fall. Diese Funktion ermöglicht es dir, eine neue Zählliste zu erzeugen. Du kannst dabei entscheiden, ob Du alle Positionen oder nur die Positionen, bei denen Differenzen aufgetreten sind, erneut zählen möchtest.

Inventurabschluss

Dein “Soll-/Ist”-Bestand sollte am Ende natürlich übereinstimmen, um die Inventur erfolgreich abzuschließen. Den Abschluss der Inventur kannst Du dann über den entsprechenden Button "Schließen", fertigstellen. Solltest Du die Inventur später noch einmal eröffnen wollen, hast Du die Möglichkeit, dies über den Button "Wiedereröffnung" zu tun.

Du hast hier noch die Möglichkeit, die Inventur erneut zu eröffnen und eine weitere Zählung durchzuführen. Sobald die Inventur jedoch abgeschlossen und Beendet wurde, ist dies nicht mehr möglich!

Unterbrechung einer Inventur

Du kannst Deine Inventur jederzeit unterbrechen, unabhängig vom aktuellen Status. Ob die Inventur erstellt oder bereits eröffnet wurde, spielt dabei keine Rolle – der Status bleibt gespeichert. Selbst wenn das Zählen bereits begonnen hat, kannst Du die Inventur unterbrechen und später fortsetzen. Dies ist jedoch weniger ratsam. Empfehlenswert ist es, einen festen Stichtag festzulegen, ein ausreichendes Zeitfenster einzuplanen und die Inventur an diesem Stichtag vollständig abzuschließen.

Inventur beenden

Um Deine Inventur erfolgreich zu beenden, muss diese sich im Status “Geschlossen” befinden. Um die Inventur final fertigzustellen, klickst Du auf den Button "Beenden". Du wirst daraufhin noch einmal gewarnt und erneut gefragt, ob Du die Inventur wirklich beenden möchtest, denn mit einem Klick auf “OK” sind keine weiteren Änderungen mehr möglich.

Nachdem Du mit “OK” bestätigt hast befindet sich Deine Inventur im Status “Beendet”.

Wenn Abweichungen zwischen den Soll- und Ist-Beständen festgestellt werden, werden diese als Inventurdifferenzen verbucht. Diese können im Lagerbewegungsprotokoll eingesehen werden.

Gefundene Artikel buchen

Wer kennt es nicht? Du hast Differenzen festgestellt und nach fehlenden Artikeln gesucht, aber nichts gefunden. Doch zwei Tage später tauchen die vermissten Gegenstände plötzlich wieder auf. Für genau diesen Fall haben wir die Option “Gefundene Artikel” eingebaut. Mit einem Klick öffnest Du die Artikelsuche. Hier kannst Du den gefundenen Artikel aus der C-Unit auswählen, die entsprechende Menge manuell eingeben und diese dann bestätigen.