VARIO Local Link
Erfahre im VARIO Cloud Handbuch, wie Du VARIO Local Link einrichtest und lokale Drucker, Ordner sowie Datenimporte mit VARIO Cloud verbindest.
Mit dem VARIO Local Link stehen Dir verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, Deine lokalen Endgeräte mit Deiner VARIO Cloud zu verbinden. Dazu zählen beispielsweise:
Drucker für das Drucken direkt aus der Cloud heraus
Waagen zur Gewichtsermittlung in Belegen
Ordnerverknüpfungen, um Dateien direkt aus lokalen Verzeichnissen in die VARIO Cloud zu importieren
Den VARIO Local Link kannst Du im Admin-Center unter dem Bereich “Downloads” zur jeweiligen Installation herunterladen.
In den folgenden Abschnitten zeigen wir Dir Schritt für Schritt:
wie Du den VARIO Local Link installierst und einrichtest
wie Du lokale Geräte mit der VARIO Cloud über Local Link verbindest
wie Du lokale Ordner effizient mit VARIO Cloud verbindest
Einrichtung von Local Link
Diesen kannst Du in unserem Admin Center im Bereich Downloads unter Deiner Installation herunterladen. Für die Installation sind folgende Voraussetzungen erforderlich:
Voraussetzung
Beschreibung
Windows-PC
Lokaler Rechner mit aktuellem Windows-System
Netzwerkzugriff
Zugriff auf alle gewünschten Drucker im Netzwerk
Administratorrechte
Zugriff auf das Admin Center zur Installation der Local Link-Software
Stabile Verbindung
Der PC muss dauerhaft eingeschaltet und mit dem Internet verbunden sein
Installation von Local Link
Diese Anleitung zeigt Dir Schritt für Schritt, wie Du den VARIO Local Link installierst und konfigurierst. Folge den Anweisungen, um eine erfolgreiche Einrichtung sicherzustellen.
Admin-Center öffnen
Öffne das Admin-Center über den Menüpunkt System/Admin-Center und melde Dich mit Deinen Zugangsdaten für VARIO Cloud an. Hierfür wird die administrative Rolle “Operator” benötigt.
Menüpunkt “Downloads” öffnen
Navigiere innerhalb der entsprechenden Installation, in unserem Fall qs-team, zum Menüpunkt “Downloads”.
VARIO Local-Link installieren
Lade den “VARIO Cloud Local-Link Install” herunter und führe die .exe anschließend aus.
Für die Installation von VARIO Local Link wird zusätzlich die Anwendung Node.js benötigt. Diese wird automatisch über den Local Link Installer mit installiert, sodass keine separate Installation erforderlich ist. Weitere Informationen zu Node.js findest Du auf der offiziellen Webseite des Herstellers.
Bei der Installation von Local Link wirst Du durch den Assistenten geführt und kannst entweder den vorgeschlagenen Port 8088 verwenden oder einen eigenen vergeben.
Passwort vergeben
Nach der Installation und zuvor gesetztem Haken ‘Local Link öffnen’ sollte sich automatisch ein Browserfenster mit der URL “http://localhost:8088” (laut unserem Beispiel) öffnen. Hier musst Du ein Passwort für den Login vergeben.
Sollte das nicht der Fall sein oder aber die Seite nicht geladen werden führe folgenden Schritt durch:
Überprüfe in den Windows-Diensten, ob der Dienst “VARIO Local-Link” gestartet ist. Wenn nicht, starte ihn manuell.
Installation konfigurieren
Klicke oben rechts auf “Installations Einstellungen” und im Anschluss auf +Installation.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Du die erforderlichen Daten für Deine Installation eingeben musst.
Nach erfolgreicher Eingabe und Konfiguration sollte alles korrekt eingerichtet sein. Dies erkennst Du am Status im Bereich“ Home“.
Passwort vergessen
Aktuell steht Die Funktion „Passwort vergessen“ noch nicht zur Verfügung und arbeiten an dieser Funktion.
Als vorübergehender Workaround kann die Konfigurationsdatei gelöscht werden. Diese befindet sich bei Standardinstallation unter folgendem Pfad:
C:\ProgramData\VARIO Cloud\Local Link\config.dat
Wichtig: Durch das Löschen der Datei gehen alle bestehenden Einstellungen verloren. Du musst Deine Installation anschließend erneut einrichten.
Einstellungen überprüfen
Überprüfe nach der Konfiguration alle Einstellungen und speichere sie ab. Sobald alles richtig eingestellt ist, kannst Du den VARIO Local-Link verwenden.
Drucker
Im Bereich “Drucker” kannst Du mithilfe des Druckservers Deine lokalen Drucker über den Local Link mit Deiner VARIO Cloud verbinden.
Dadurch ist es möglich, manuelle oder automatisierte Druckvorgänge direkt aus der Cloud heraus auf lokale Drucker auszuführen – z. B. für Belege oder Etiketten.
Drucken in VARIO Cloud
Drucken über den Browser
Du kannst in VARIO Cloud direkt über den Browser auch ohne unseren VARIO Local Link drucken – also ganz ohne zusätzliche Software. Dabei gelten jedoch folgende Einschränkungen:
Manuelle Druckerauswahl: Bei jedem Druck öffnet sich das standardmäßige Druckdialogfenster des Browsers. Du musst den gewünschten Drucker manuell auswählen.
Nur lokale Drucker sichtbar: Es stehen nur die Drucker zur Verfügung, die am aktuell verwendeten Arbeitsplatz eingerichtet sind.
Bestätigung notwendig: Einstellungen wie Papierquelle (z. B. Schachtwahl) oder Farboptionen müssen manuell bestätigt werden.
Für gelegentliches Drucken
Diese Methode eignet sich vor allem für sporadische oder einfache Ausdrucke, z. B. Einzelbelege oder Übersichten.
Drucken mit VARIO Local Link
Für komfortables, automatisiertes und modulspezifisches Drucken empfiehlt sich die Installation der Software VARIO Local Link.
Diese wird auf einem lokalen Windows-PC installiert, der Zugriff auf alle gewünschten Drucker im Netzwerk hat. VARIO Cloud überträgt dann Druckaufträge direkt an diesen PC – vollautomatisiert und ohne manuelle Bestätigung.
Individuelle Druckregeln
Mit VARIO Local Link kannst Du pro Modul eigene Ausgaberegeln definieren – z. B. dass Versandetiketten immer auf dem Etikettendrucker und Rechnungen auf dem Büro-Laserdrucker ausgegeben werden.
Ausschließlich lokale Drucker
Mit Local Link können ausschließlich lokale bzw. physisch angebundene Drucker verwendet werden, die so eingerichtet sind, dass sie von Local Link als lokal verfügbar erkannt werden.
Drucker, die über Gruppenrichtlinien (GPO) zentral ausgerollt wurden, stehen mit Local Link nicht zur Verfügung. Diese Drucker werden nicht erkannt und können daher auch nicht verwendet werden.
Vorteile von VARIO Local Link
Manuelle Auswahl nötig
✔
❌
Modulabhängige Voreinstellungen
❌
✔
Zugriff auf Netzwerkdrucker
Nur lokal sichtbar
Zentraler Zugriff
Bestätigung bei jedem Druck
✔
❌
Unterstützt Ausgaberegeln
❌
✔
Drucker über Local Link einrichten
Die Drucker kannst Du über einen Druckserver im Local Link und entsprechende Ausgaberegel individuell einrichten und verwalten.
Druckserver anlegen
Klicke auf "Neuen Server anlegen" um ein neuen Druckserver anzulegen. Vergib eine Bezeichnung für den Druckserver. Optional: Trage eine Beschreibung ein. Bestätige die Eingaben mit „Anlegen“.
Bereits vorhandene Druckserver auswählen
Wenn bereits Druckserver angelegt wurden, kann einer dieser über den Button "Bestehende Server verwenden" ausgewählt werden.
Nach dem Anlegen sollte der neue Druckserver in der Übersicht im Local Link unter „Drucker“ angezeigt werden.
Der Druckserver wird in VARIO Cloud unter Einstellungen/Allgemein/Ausgabe als Konsument aufgelistet. In diesem werden die angebundenen Drucker angezeigt.
Ausgaberegeln anlegen
Unter Einstellungen/Allgemein/Ausgabe kannst Du dann Ausgaberegeln mit dem Drucker festlegen. Wähle hier den Ausgabetyp "PRINT" für den Ausdruck aus und unter Modul den gewünschten Bereich, für den die Regel gelten soll, z. B. Belegdruck. Über die restlichen Filter kannst Du die Regel für konkrete Anwendungsfälle weiter eingrenzen.
Im Bereich Einstellungen wählst Du als Konsument Deinen in Local Link angelegten Druckserver aus. Daraufhin kannst Du darunter den gewünschten Drucker auswählen und pro Ausgaberegel Layout und Skalierungseinstellungen festlegen sowie Papierzufuhrschacht und Papiergröße bestimmen.
Warum werden mir nicht alle Drucker angezeigt?
Wenn nicht alle Drucker angezeigt werden, liegt das häufig daran, dass der LocalLink-Dienst mit dem aktuell angemeldeten Windows-Benutzer ausgeführt wird. Drucker müssen im Benutzerprofil installiert sein, das den Dienst ausführt – also auf dem Windows-Benutzerkonto, das gerade aktiv ist.
Melde Dich mit dem Windows-Benutzer an, der den LocalLink-Dienst verwendet, und überprüfe, ob die benötigten Drucker dort verfügbar sind.
Datentransfer: Datenimporte
Im Bereich “Dateinimporte” kannst Du einen oder mehrere lokale Ordner mit Deinem DMS in VARIO Cloud verknüpfen. Dadurch werden Dateien, die in diesen Ordner hinzugefügt werden, automatisch in das DMS hochgeladen.
So kannst Du Dateien effizient und ohne manuellen Upload direkt aus Deinem Ordnerverzeichnis in das DMS übernehmen – ohne den entsprechenden Bereich oder einen konkreten Datensatz in VARIO Cloud öffnen zu müssen.
Ordnerverknüpfung erstellen
Um eine Verknüpfung mit einem lokalen Ordner über Local Link herzustellen, gehst Du wie folgt vor:
Öffne zunächst den Bereich “Datenimporte”. Im Feld “Ordner” gibst Du das gewünschte Ordnerverzeichnis an, über das die Verknüpfung erfolgen soll. In diesem werden später die hochgeladenen Dateien aufgezeichnet. Mit einem Klick auf “Anlegen” wird die Verknüpfung erstellt.
Über den Symbol rechts im Feld kannst Du Dir Deine Ordnerverzeichnisse anzeigen lassen.
Wechsle in den Reiter “Ordner überwachen”. Klicke auf “+Neuen Ordner überwachen”, um festzulegen, aus welchem Ordner Dateien automatisch hochgeladen werden sollen. Du kannst hierüber auch mehrere Ordner definieren, wenn Dateien aus unterschiedlichen Verzeichnissen importiert werden sollen.
Beim Anlegen der Ordnerüberwachung kannst Du neben der Bezeichnung folgende Angaben machen:
Im Feld “Ordner” gibst Du das Ordnerverzeichnis an, aus dem die Dateien hochgeladen werden sollen.
Im Feld “Typ” wählst Du einen der unter Einstellungen/CRM/DMS angelegten DMS-Typen aus. Die hochgeladenen Dateien werden automatisch diesem DMS-Typ zugeordnet.
Mit dem Toggle “Fortlaufende Revision” bestimmst Du, ob neue Dateien als eigenständige Dateien oder als Revision der ersten hochgeladenen Datei angelegt werden. Bei aktiviertem Toggle wird die hier angegebene Bezeichnung für die Bezeichnung der hochgeladenen Datei übernommen.
Durch Aufklappen des Feldes “Tags” kannst Du auswählen, mit welchen Tags die hochgeladenen Dateien automatisch versehen werden sollen.
Nach dem Anlegen der Ordnerüberwachung kannst Du die Verknüpfung über den Button “Aktivieren” starten. Solange die Verknüpfung deaktiviert ist, werden bereits hinzugefügte Dateien im Reiter “Warteschlange” aufgelistet.
Sobald Du eine Datei in das unter “Ordner überwachen” angegebene Verzeichnis speicherst, wird diese automatisch in das DMS hochgeladen und im Reiter “Erfolgreich” aufgelistet. Über das Verlinkungs-Symbol kannst Du die jeweilige Datei direkt im DMS öffnen und prüfen.
Im DMS wird die Datei mit den Einstellungen aus der angelegten Ordnerüberwachung angezeigt.
Im angegebenen Import-Verzeichnis werden beim Hochladen automatisch zusätzliche Ordner angelegt. Darin werden die hochgeladenen Dateien je nach Status (erfolgreich, fehlgeschlagen, in Warteschlange) dokumentiert.
Kontextmenü
Über das Kontextmenü stehen Dir zusätzliche Optionen zur Verfügung:
Fehlerdetails – Zeigt Dir genaue Informationen zur Ursache des Fehlers an.
Fehlgeschlagene wiederholen – Wiederholt den Übertragungsvorgang für fehlgeschlagenen Dateien.
Datei-Import leeren– Entfernt die aufgezeichneten Dateien aus den Reitern “Warteschlange”, “Erfolgreich” und “Fehlgeschlagen”. Bereits erfolgreich ins DMS hochgeladene Dateien bleiben erhalten. Es werden lediglich die zu den hochgeladenen Dateien dokumentierten Einträge bereinigt.
Ordnerüberwachungen deaktivieren/aktivieren
Statt den gesamten Datenimport über das Kontextmenü zu aktivieren oder zu deaktivieren, kannst Du einzelne Ordnerüberwachungen gezielt über das Drei-Punkte-Menü steuern. Wenn Du eine Ordnerüberwachung deaktivierst, wird die Dateiübertragung aus diesem Ordner gestoppt, während alle anderen Ordnerüberwachungen weiterhin aktiv bleiben und unbeeinflusst arbeiten.
Deaktivierte Ordnerüberwachungen kannst Du über das Symbol Archiv-Box oberhalb der C-Unit einsehen und bei Bedarf auf dem gleichen Weg wieder aktivieren, sodass der automatische Upload erneut gestartet wird.
Verknüpfung zu einem Automatisierten Import herstellen
Wenn beim Anlegen einer Ordnerüberwachung der DMS-Typ “Datenimport” ausgewählt wird, dann wird das Feld “Automatisierter Import” eingeblendet. In diesem kannst Du einen der in VARIO Cloud unter System/Import/Automatisierte Datenimporte angelegten automatisierten Importe auswählen. Durch diese Verknüpfung werden Dateien, die über den Ordner in die VARIO Cloud hochgeladen werden, automatisch dem entsprechenden automatisierten Import hinzugefügt.
Dabei werden die Dateien unter dem Reiter “Beziehungen” mit einer Beziehung zum automatisierten Import vermerkt.
Dateien automatisch Artikeln zuordnen
Mit dem Vorgabe-Stapel-Skript “Bilddateien-Artikeln-zuordnen” können nach einem Upload über Local Link automatisch zu Artikel zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt anhand des Dateinamens bzw. der Ordnerbezeichnung, die der Artikelnummer entsprechen muss. So kannst Du Artikelbilder, Dokumente oder Preislisten automatisiert und ohne manuelle Verknüpfung den jeweiligen Artikeln zuweisen.
Je nach Bedarf stehen zwei Vorgehensweisen zur Verfügung:
Ein Ordner pro Artikel: Lege für jeden Artikel einen eigenen Ordner an, dessen Ordnerbezeichnung der Artikelnummer entspricht. In Verbindung mit aktiviertem Toggle “Fortlaufende Revision” können neue Dateien automatisch dem entsprechenden Artikel als Revision innerhalb desselben DMS-Datensatzes gespeichert.
Ein Ordner für mehrere Artikel: Lege einen zentralen Ordner an, in dem Du die Dateien direkt mit der Artikelnummer als Dateinamen hochladen kannst. Diese können dann automatisch den entsprechenden Artikeln zugeordnet werden.
Das Skript kannst Du inklusive des Skript-Startersets als Vorgabedaten im Menüpunkt “Skripte” heruntergeladen. Anschließend kann das Skript für eine Stapelverarbeitung als vordefinierte Stapel-Aktion im DMS ausgeführt werden.
In den folgenden Schritten zeigen wir Dir anhand eines zentralen Ordners, wie Du Dateien über das Skript zuordnen kannst:
Verknüpfung zu einem lokalen Ordner herstellen
Stelle zunächst eine Verknüpfung zu einem lokalen Ordner her – wie im oberen Abschnitt “Datenimporte” beschrieben.
Dateien mit Artikelnummern benennen
Vergib Deinen Dateien die entsprechenden Artikelnummern als Dateinamen. Füge diese Dateien anschließend dem verknüpften Ordner hinzu.
Zum DMS wechseln
Wechsle in VARIO Cloud zum Menüpunkt “DMS”. Wenn bereits eine große Anzahl an Dateien vorhanden ist, kannst Du vorhandene Filter oder einer Selektion verwenden, um die Dateien zu selektieren.
Stapel-Verarbeitung öffnen
Klicke oberhalb der Datensätze auf “Stapel-Verarbeitung”. Wähle anschließend auf die Option “vordefinierte Stapel-Verarbeitung”.
Skript auswählen
Wähle das Skript “Bilddateien-Artikeln-zuordnen” aus.
Validierung starten
Innerhalb der Skriptverarbeitung wechsle zum Schritt “Validierung”. Klicke auf “Validierung starten”.
Aktiviere den Toggle “Alle Datensätze”, um direkt alle selektierten Datensätze zu validieren. Starte anschließend die Validierung. Beachte das dies je nach Menge einige Zeit in Anspruch nehmen kann.
Fehler prüfen
Nach Abschluss der Validierung werden Dir ggf. fehlerhafte Datensätze angezeigt. Als fehlerhaft werden die Dateien aufgelistet, die bereits einem Artikel zugeordnet wurden oder deren Bezeichnung keiner Artikelnummer entspricht. Die Anzahl der korrekt validierten Datensätzen wird oberhalb der Datensatzauflistung angezeigt.
Daten verarbeiten
Klicke auf “Daten verarbeiten”, um die Zuordnung endgültig durchzuführen.
Erfolgreiche Zuordnung prüfen
Nach Abschluss der Verarbeitung werden die erfolgreich zugeordneten Dateien aufgelistet. So kannst Du die durchgeführte Zuordnung direkt nachvollziehen.
Verknüpfung im Artikel ansehen
Die zugeordneten Dateien findest Du im entsprechenden Artikel unter dem Reiter “Beziehungen”. Dort sind die Dokumente nun automatisch verknüpft und können weiterverarbeitet oder im DMS eingesehen werden.
Datentransfer: Datenexporte
Mit dem Datenexport über Local Link exportierst Du Dateien aus dem DMS in VARIO Cloud in einen vorgegebenen Ordner auf Deinem Gerät. Über Ausgaberegeln legst Du fest, welche Dateien exportiert werden sollen, ob zum Beispiel alle Dateien oder nur Belege. So behältst Du den Überblick über die exportierten Dateien und verwaltest sie effizienter.
Datenexport einrichten
So richtest Du den Datenexport für Deine VARIO Cloud ein:
Server anlegen
Öffne den Bereich "Datenexporte" und klicke auf "Neuen Server anlegen". Vergib anschließend eine Bezeichnung und eine Beschreibung.
Vorhandenen Server verwenden
Wenn bereits ein Server angelegt wurde, kannst Du ihn über "Bestehenden Server verwenden" auswählen.
Nach dem Anlegen wird der Server in der Übersicht angezeigt. Über "Bearbeiten" kannst Du die Angaben später anpassen.
Exportziel anlegen
Klicke auf "Exportziel hinzufügen". Gib anschließend das Exportziel für die Dateien an.
Gib dem Exportziel eine Bezeichnung und einen Dateipfad.
Der Export-Server wird in VARIO Cloud unter Einstellungen/Allgemein/Ausgabe bei den Konsumenten mit dem Ausgabetyp "FILE_EXPORT" aufgeführt. Wie Du ihn einsetzt, zeigen wir Dir im nächsten Abschnitt.
Datenexport in VARIO Cloud einsetzen
Um den Datenexport aus Local Link für die Dateien in VARIO Cloud zu verwenden, muss dieser in den Ausgaberegeln in VARIO Cloud eingebunden werden. Ausgaberegeln können an verschiedene Stellen angelegt werden:
Einstellungen/Allgemein/Ausgabe — Hier legst Du Ausgaberegeln an, die für alle Datensätze und alle Benutzer gelten.
Adressen/Ausgaberegeln — Im Reiter „Ausgaberegeln“ der Adressen legst Du Ausgaberegeln an, die nur für die jeweilige Adresse gelten. Sie bestimmen Reportgruppe und Empfänger, aber keinen Konsumenten.
Persönliche Benutzereinstellungen/Ausgabe — Hier legst Du Ausgaberegeln an, die nur für den jeweiligen Benutzer gelten. Diese Regeln haben Vorrang vor allen anderen.
System/Import/Automatisierte Datenexporte — Innerhalb eines automatisierten Datenexports kannst Du Ausgaberegeln gezielt für diesen Export hinterlegen.
Ausgaberegel anlegen
Das Anlegen von Ausgaberegeln ist in den verschiedenen Bereichen gleich. Wie Du sie für den Datenexport über Local Link anlegst, zeigen wir Dir am Beispiel von Ausgaberegeln in Einstellungen/Allgemein:
Gehe in VARIO Cloud zu Einstellungen/Allgemein/Ausgabe und klicke auf "+Ausgaberegel".
Wähle den Ausgabetyp "FILE_EXPORT" und das gewünschte Modul, z. B. Belegdruck.
Im Feld "Konsument" wählst Du den angelegten Export-Server aus. Im Feld "Ablageordner" wählst Du das Exportziel aus.
Weitere Informationen zu den restlichen Felder findest Du hier.
Wenn Du jetzt ein Dokument aus VARIO Cloud exportierst, das den gesetzten Filtern entspricht, wird es direkt in den Zielordner exportiert.
Ausgaberegel für automatisierte Datenexporte
Beim Verwalten von automatisierten Datenexporten kannst Du auch Ausgaberegeln anlegen. Damit exportierst Du die durch den automatisierten Datenexport generierten Dateien direkt in den angegebenen Zielordner.
Wechsle hierfür zu System/Importe und öffne im Reiter "Automatisierte Datenexporte" den gewünschten Export. Klicke dann oben rechts auf "+Ausgaberegel".
Wähle im Pop-up-Fenster eine der Reportgruppen aus, die unter System/Ausgabe/Automatisierter Export hinterlegt sind. Als Konsument wählst Du den Export-Server aus Local Link aus. Als Ablageort wählst Du das angelegte Exportziel.
System
Im Bereich “System” stehen Dir zusätzliche Unterbereiche zur Verfügung, die Dich beim Umgang mit VARIO Local Link unterstützen. Hier findest Du zentrale Funktionen zur Verwaltung und Wartung der Anwendung.
Versionen
Im Bereich “Versionen” kannst Du die aktuell auf Deinem System installierte Version einsehen. Über dem Button “Auf Update überprüfen” kannst Du überprüfen, ob neue Updates verfügbar sind. Wenn ein Update zur Verfügung steht, wird dieses automatisch installiert.
Mit dem Button “Neustarten” kannst Du die gesamte Anwendung neu starten, z. B. wenn Probleme auftreten.
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