Persönliche Benutzereinstellungen
Passe persönliche Einstellungen für Arbeitsbereich, Tabs, Dashboards, Ausgaben und weitere Bereiche an.
Gerätübergreifende Anpassungen
Anpassungen, die Du in den Benutzereinstellungen vornimmst, werden automatisch auf alle weiteren Geräte übertragen, mit denen Du auf VARIO Cloud zugreifst. So müssen diese nicht in jedem Gerät neu konfiguriert werden.
Reiter Persönliche Daten
Im Bereich “Allgemeine Informationen” kannst Du Dein Benutzerbild anpassen. Die anderen Felder sind nur lesbar und können nur vom Administrator geändert werden. Im Bereich “Benutzersprache” kannst Du derzeit zwischen Deutsch und Englisch wählen. VARIO Cloud wird entsprechend der gewählten Sprache angezeigt.
Reiter Abonnements
Im Bereich “Abonnements” kannst Du festlegen, zu welchen Datensätzen Du Benachrichtigungen erhalten möchtest – z. B. bei Änderungen an einer Adresse oder eines Deal durch einen anderen Benutzer. Über den Button “+Abonnement-Einstellungen” legst Du fest, in welchen Fällen Dir eine Benachrichtigung angezeigt wird. In der Übersicht “Abonnements” siehst Du alle Datensätze, die Du aktuell abonniert hast. Durch einen Klick darauf können diese in einem neuen Tab geöffnet werden. Du kannst einzelne Datensätze wie Adressen und Deals direkt abonnieren, indem Du sie öffnest und oben auf das Sternsymbol im Kontextmenü klickst. Den Inhalt der Benachrichtigung kannst Du jeweils unter System/Ausgabe im entsprechenden Reiter, z. B. Adress-Listen, bearbeiten.
Beim Bearbeiten und Anlegen von Abonnement-Einstellungen können keine zwei Abonnement-Einstellungen für de gleichen Abonnement-Typ angelegt werden. Deshalb müssen in diesem Fall bereits vorhandene Abonnements bearbeitet werden.
Reiter Sicherheit
Im Bereich “Passwort ändern” kannst Du ein neues Passwort vergeben. Hierfür muss zunächst das alte Passwort erfasst werden. Über den Button “Zweiter Faktor” lässt sich über die Typen “OTP” (One-Time-Passwort) oder “PASSKEY” (passwortloser Login) neben Deinem Passwort ein zweiter Faktor zur Anmeldung einrichten. Nach erneuter Anmeldung werden dann die erforderlichen Schritte zur Vorgehensweise angezeigt.
Wir empfehlen vor der Änderung des Passwortes die aktuellen Passwort-Richtlinien beim Administrator zu erfragen. Außerdem sollten für die Einrichtung eines zweiten Faktors Kenntnisse vorhanden sein!
Reiter Arbeitsbereich
Hier kannst Du verschiede persönliche Einstellungen zu Deinem Arbeitsbereich in VARIO Cloud einstellen.
Über den Button „Lokalen Cache leeren“ oben in der Leiste löschst Du die Artikelbilder, die VARIO Cloud in Deinem Browser zwischenspeichert, z. B. für die Kasse und die Artikel-Schnellansicht. Das betrifft nur das Gerät, an dem Du gerade arbeitest. Die Bilder werden danach neu geladen.
Bereich Design
Im Bereich “Design” kann zwischen den Anzeigen “Hell”, “Dunkel” und “Barrierefrei” gewählt werden. Beim barrierefreien Design ist im Vergleich zur dunklen Anzeige der Kontrast zwischen den Farben etwas stärker. Mit Anwahl wird direkt ins gewählte Design gewechselt. Wähle aus, was für Dich passt.
Bereich Position
Im Bereich “Position” wählst Du Links oder Rechts (Standard: Rechts) und tauschst damit die Position der Buttons für Links- und Rechtshänder. Die Einstellung wirkt an zwei Stellen:
in der MDE-Maske auf die Buttons am unteren Rand,
auf schmalen Bildschirmen wie Smartphones auf den schwebenden Aktions-Button unten auf der Seite.
Bereich Schnellzugriff
Im Bereich “Schnellzugriffe” hast Du die Möglichkeit, das Schnellzugriffsmenü in der Infoleiste individuell anzupassen. Im Standard werden die Datensätze Aufgaben, Adressen, Artikel, Verkaufsbelege und Einkaufsbelege angeboten. Über den Button „Schnellzugriffe hinzufügen“ kannst Du diese Auswahl um weitere Datensätze wie Aktivitäten, Assets, Deals und Projekte erweitern und die Reihenfolge über das Drag n Drop Symbol nach Deinen Wünschen anpassen. Mit “Zurücksetzen” stellst Du die Standardauswahl jederzeit wieder her.
Bereich Zusätzliche Einstellungen
Im Bereich “Zusätzliche Einstellungen” findest Du folgende Schalter und Felder:
Führende "0" zu Telefonnummern bei ausgehenden Anrufen automatisch hinzufügen (Desktop) und (Mobile)
Beim Anrufen per Klick wird der Telefonnummer eine „0“ vorangestellt, getrennt nach Anrufen vom Desktop und vom Mobilgerät. Ob Du das brauchst, hängt von Deinem Telefonsystem ab. Eine Anleitung zur Anbindung der 3CX-Telefonanlage findest Du hier.
aus
Editor im Markdown-Modus starten
Die Texteditoren starten im Markdown-Modus (Quelltext-Modus).
aus
Google Maps Fenster bei Adresse anlegen zeigen
Beim Anlegen einer neuen Adresse wird die eingegebene Anschrift in einer Google Maps Karte angezeigt.
aus
Aufgabenstatus bei "Strg+Aktivität speichern" übernehmen und veröffentlichen
Blendet das Pflichtfeld Aufgabenstatus ein. Die Wirkung ist unter der Tabelle beschrieben.
aus
Lagerumbuchung: Ziel-Lagerplatz als letzte Eingabe erfassen und beim Scan direkt buchen
Gilt für die manuelle Sammelumbuchung und die Pseudo-Chargen-Umbuchung unter Lagerbewegung: Der Ziel-Lagerplatz steht am Ende der Zeile. Erfasst Du ihn per Scanner und die Zeile ist vollständig, wird sofort gebucht.
aus
Standard-Quelllager für Lagerumbuchungen und Standard-Ziellager für Lagerumbuchungen
Füllt Quell- und Ziellager in den Lagerumbuchungen vor, solange dort noch kein Lager gewählt ist.
leer
MDE: Meldungen bleiben stehen, bis sie geschlossen werden
Das Meldungsbanner im Kopf der MDE-Maske blendet sich nicht mehr nach 10 Sekunden aus. Es bleibt sichtbar, bis Du es über das X oder Verstanden schließt oder die nächste Meldung es ersetzt.
aus
Preise, Rabatte und Zuschläge aus Verkaufsbelegpositionen direkt im Kontextmenü in die Kundenbeziehung übernehmen können
Legt Sonderpreise, Rabatte und Zuschläge aus Verkaufsbelegpositionen ohne weiteren Dialog in der Kunden-Artikel-Beziehung an. Die Bedienung ist unter der Tabelle beschrieben.
aus
Menge aus der Belegposition bei der Direktübernahme berücksichtigen
Nur sichtbar, wenn die Einstellung darüber aktiv ist. Übernimmt zusätzlich die Menge der Belegposition.
aus
Aufgabenstatus beim Speichern mit Strg
Ist der Schalter „Aufgabenstatus bei "Strg+Aktivität speichern" übernehmen und veröffentlichen“ aktiv, wählst Du im Feld Aufgabenstatus einen Status (z. B. Angelegt, Zugeordnet). Speicherst Du anschließend in einer Aufgabe eine Aktivität mit gedrückter Strg-Taste, werden die Aktivität und die zugehörige Aufgabe automatisch veröffentlicht und der hier ausgewählte Aufgabenstatus auf die Aufgabe angewendet. Hat die Aufgabe Tags, öffnet sich vorher ein Dialog, in dem Du Tags entfernen kannst. Befindet sich die Aufgabe selbst im Bearbeitungsmodus, erscheint die Meldung „Für das Ändern des Aufgabenstatus muss sich die Aufgabe nicht im Bearbeitungsmodus befinden.“
Preise, Rabatte und Zuschläge direkt übernehmen
Um Preise, Rabatte oder Zuschläge zuzuordnen, klicke in der Belegposition mit Rechtsklick auf den Einzelpreis, Rabatt oder Zuschlag. Wähle anschließend die Option „Sonderpreis für diesen Kunden sofort anlegen“, „Ersten Rabatt für diesen Kunden sofort anlegen“ bzw. „Ersten Zuschlag für diesen Kunden sofort anlegen“ aus.
E-Mail mit Anhängen versenden
Über die Optionen unter “E-Mail mit Anhängen versenden” kannst Du auswählen, ob beim Versenden einer Datei über E-Mail, z. B. ein Beleg, die Datei separat heruntergeladen werden soll, während gleichzeitig ein E-Mail-Entwurf erstellt wird, oder ob stattdessen eine EML-Datei heruntergeladen werden soll. In der EML-Datei ist der E-Mail-Entwurf bereits inklusive des Anhangs eingebettet. Diese Datei kannst Du anschließend mit Deiner E-Mail-Anwendung, beispielsweise Outlook, öffnen und versenden. Standard ist „Datei herunterladen + Mailprogramm öffnen“.
Feldreihenfolge in Belegpositionen
Die Optionen unter “Feldreihenfolge in Belegpositionen” ermöglichen Dir festzulegen, welches Feld beim Hinzufügen einer neuen Position in einem Beleg automatisch fokussiert wird: Einzelpreis zuerst (Standard) oder Menge zuerst. Dadurch kannst Du direkt mit der Eingabe in dem gewünschten Feld beginnen, ohne dieses manuell auswählen zu müssen.
Positionsdarstellung im Beleg
Im Feld „Positionen je Seite“ kannst Du bestimmen, wie viele Positionen eines Belegs pro Seite aufgelistet werden (10, 25, 50, 100 oder Alle; Standard: 25). Bei mehr Positionen als angegeben kannst Du über die Pfeile und Seitenzahlen zwischen den Seiten wechseln. Diese Angabe betrifft nicht die Belegausgabe.
Unterhalb der Auflistung kannst Du die Anzahl manuell anpassen. Hier kannst Du Dir auch alle Positionen anzeigen lassen.
Mit der Suchverzögerung in Belegpositionen (in Millisekunden) legst Du fest, wie lange VARIO Cloud nach Deiner letzten Eingabe wartet, bevor die Artikelsuche in einer neuen Belegposition startet (Standard: 750). Die Einstellung wirkt unabhängig vom Toggle darunter.
Mit dem Toggle „Artikelsuche in Belegpositionen automatisch öffnen“ legst Du das Verhalten der Artikelsuche fest (Standard: aktiviert). Ist der Toggle aktiviert, öffnet sich die Suche automatisch während Deiner Eingabe. Ist der Toggle deaktiviert, öffnet sich die Suchliste nur über das Lupen-Icon oder mit Enter, wenn die eingegebene Artikelnummer nicht gefunden wurde.
Wird nur ein passender Artikel aufgelistet, kannst Du ihn in beiden Fällen mit Enter auswählen.
Suchverzögerung und Zeichenanzahl für die Suche
Unter “Suchverzögerung (in Millisekunden)” legst Du fest, wie lange nach Deiner letzten Eingabe gewartet wird, bevor die Suche startet (Standard: 300). Unter “Minimale Zeichenanzahl für die Suche” bestimmst Du, ab wie vielen Zeichen gesucht wird (Standard: 3). Beide Werte gelten für die globale Volltextsuche und die Suche in C-Units.
Die Suchverzögerung darf nicht unter 100 Millisekunden liegen.
Die Zeichenanzahl darf nicht unter drei Zeichen liegen.
Wird ein Wert außerhalb dieser Grenze gespeichert, korrigiert das System ihn automatisch auf den kleinstmöglichen gültigen Wert. In diesem Fall erscheint eine entsprechende Meldung.
Benutzerparameter
Im Bereich “Benutzerparameter” findest Du den Toggle “Abfrage nach Drag & Drop von E-Mail auf “+Aktivität”.
Bedeutet: Mit Aktivierung des Toggles kann in eine Adresse/Reiter “Aktivitäten” eine externe oder interne E-Mail auf den Button "+ Aktivität" gezogen werden. Im darauffolgenden Dialog “Bestätigung” kann dann gewählt werden, ob eine Aktivität mit dem Typ “E-Mail-Bearbeitung” oder “E-Mail-Archivierung” angelegt werden soll. Bei deaktiviertem Toggle wird ohne Rückfrage eine Aktivität des Typs “E-Mail-Archivierung” erstellt. Mehr dazu findest Du unter Abfrage bei Drag-and-Drop von E-Mail.
Mit den Togglen “Automatische Veröffentlichung von “Aktivitäten” und “Automatische Veröffentlichung von “Aufgaben” kannst Du festlegen, ob beim Anlegen einer Aktivität bzw. Aufgabe automatisch der Toggle “Veröffentlicht” aktiviert werden soll. Dadurch wird die Aktivität oder Aufgabe nach dem Speichern im Kundenportal veröffentlicht. Bei Aktivitäten werden dabei auch die angehängten Dateien veröffentlicht.
Im Feld „Abweichender Verkaufskanal“ kannst Du einen der Verkaufskanäle auswählen. Legst Du einen neuen Beleg an, ohne ausdrücklich einen Verkaufskanal anzugeben, erhält der Beleg diesen Verkaufskanal. Ist kein abweichender Verkaufskanal hinterlegt, wird der Standard-Verkaufskanal verwendet.
Reiter Tabs
Im Reiter „Tabs“ (Tab-Reihenfolgen) kannst Du die Reihenfolge der Tabs (Reiter) der einzelnen Bereichen anpassen. Über den Button “Bearbeiten” kannst Du in den Bearbeitungsmodus wechseln, in dem Du die einzelnen Tabs über die sechs Punkte (1) nach oben oder unten verschieben kannst. Durch die Auswahl einzelner oder mehrerer Tabs können diese über die drei Punkte (2) auch entfernt werden. Entfernte Tabs können anschließend über den Button “Tabs auswählen” (3) wieder hinzugefügt werden. Über den Button “Zurücksetzen” kann die ursprüngliche Reihenfolge wiederhergestellt werden.
Mit der Option “Tab-Reihenfolge aus Einstellungen auswählen” (4) kannst Du alternativ eine bereits unter Einstellungen -> Allgemein angelegte Tab-Reihenfolge auswählen und übernehmen. Mehr dazu findest Du hier.
Anschließend können die Änderungen über die Option “Speichern” abgespeichert werden.
Reiter Tastenkürzel
Hier findest Du eine Liste der häufigsten Aktionen mit hinterlegten Tastenkombinationen. Dies hat den Vorteil, dass an vielen Stellen zwischen Maus- und Tastaturbedienung gewählt werden kann. Für die Volltextsuche haben wir beispielsweise die Tastenkombination “Alt+F” hinterlegt. Nach Auswahl der Tastenkombination und Anklicken des Buttons kann eine neue Kombination z. B. ALT+V zugewiesen werden. Individuell angepasste Tastenkombinationen werden gekennzeichnet. Über den Toggle “Aktiv” lassen sich einzelne z. B. nicht benötigte Tastenkürzel deaktivieren.
Reiter Dashboards
In den Einstellungen/Allgemein/Dashboards kannst Du mehrere individuelle Startseiten- und Menü-Dashboards anlegen und diesen die Sichtbarkeit “Alle”, “Benutzer” oder “Benutzergruppe” zuordnen. Da Du aber eventuell selber nicht alle Dashboards angezeigt haben möchtest, hast Du hier über den Button “Dashboard auswählen” die Möglichkeit in den jeweiligen Bereichen die Dashboards auszuwählen, welche Du angezeigt haben willst. Bedeutet: Nur die hier Ausgewählten werden Dir in der VARIO Cloud Startmaske bzw. in den entsprechenden Bereichen unter Dashboards jeweils angeboten.
Die Reihenfolge der Dashboards kannst Du festlegen, indem Du diese mithilfe des Symbols 
verschiebst. Das Dashboard, das in den jeweiligen Bereichen an erster Stelle steht, ist das Dashboard, das beim Öffnen des Menüs “Dashboards” bzw. eines Datensatzes in einem entsprechenden Bereich standardmäßig angezeigt wird.
Im Abschnitt Startseite kannst Du Deine Startseiten-Dashboards über den Button „Gruppen verwalten“ zu Gruppen zusammenfassen, die in der Navigation unter Dashboards erscheinen. Wie das geht, erfährst Du unter Einstellungen/Allgemein/Dashboards.
Reiter CRM/DMS
Hier kannst Du Aktivitätstypen als Standard für Aktivitäten hinterlegen. Wähle im Feld "Aktivitätstyp" einen der Aktivitätstypen aus Einstellungen/CRM/Aktivitäten aus und die gewünschte Abrechnungsart im Feld "Abrechnungsart von Aktivitäten". Mit dem Toggle "Standard für Benutzer" kannst Du den Aktivitätstyp als Standard setzen. Dieser wird beim Anlegen einer Aktivität vorausgewählt.
E-Mails in Aktivitäten ziehen
Du hast die Möglichkeit, E-Mails – beispielsweise aus Outlook – direkt in Aktivitäten zu ziehen. Ziehe die E-Mail entweder auf den Button “+Aktivität” oder in eine bereits vorhandene Aktivität. Beim Drag-and-Drop werden Absender und Empfänger der E-Mail automatisch ausgelesen und mit den E-Mail-Adressen der Ansprechpartner in der zugehörigen Adresse abgeglichen. Sind die Ansprechpartner in der Adresse hinterlegt, werden sie automatisch in die Aktivität übernommen.
Aktivitätstypen
Es können benutzerdefinierte Verknüpfungen zwischen dem “Aktivitätstyp” und der “Abrechnungsart von Aktivitäten” erstellt werden. Das hat den Vorteil, dass bei Anlage einer neuen Aktivität automatisch das Feld “Aktivitätstyp” mit der Standardauswahl (lt. Bsp. “Praktikantentätigkeit”) vorbelegt ist und die Abrechnungsart (lt. Bsp. “Unklar”) nach dem Speichern der Aktivität automatisch gesetzt wird. Je Benutzer können mehrere solcher Verknüpfungen angelegt, aber nur eine als Standard per Toggle bestimmt werden.
Reiter Zusatzfelder
Hier kannst Du festlegen, in welcher Reihenfolge die unter Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder angelegten Zusatzfeldgruppen in den verschiedenen Bereichen, wie z. B. Artikel oder Adressen, erscheinen sollen. Du kannst die einzelnen Zusatzfeldgruppen innerhalb der jeweiligen Bereiche in die gewünschte Position verschieben.
Mehr zur Erstellung von Zusatzfeldern findest Du hier.
Reiter Ausgabe
Im Reiter „Ausgabe“ hinterlegst Du Deine persönlichen Ausgabepräferenzen. Eine Ausgabepräferenz ist eine Ausgaberegel, die nur für Dich gilt: Sie legt fest, mit welcher Reportgruppe und über welchen Konsumenten (z. B. welchen Drucker) Deine Ausgaben erfolgen. Deine Präferenzen gehen den Ausgaberegeln der Adresse und den allgemeinen Ausgaberegeln unter Einstellungen/Allgemein/Ausgabe vor.
Typische Beispiele:
Deine Belege sollen auf dem Drucker neben Deinem Arbeitsplatz gedruckt werden, nicht auf dem Standarddrucker der Abteilung.
Du versendest Belege per E-Mail über Dein eigenes Microsoft-365-Profil statt über das Sammelpostfach.
Du möchtest Angebote immer mit einer bestimmten Reportgruppe ausgeben.
Über den Button „+ Präferenz“ legst Du eine Präferenz an. Die Felder entsprechen den allgemeinen Ausgaberegeln:
Modul
Der Bereich, für den die Präferenz gilt, z. B. Belegdruck. Leer = alle Module.
Ausgabetyp
Für welche Art der Ausgabe sie gilt, z. B. PRINT (Druck) oder MAIL (E-Mail).
Modulspezifische Filter
Erscheinen nach der Wahl des Moduls, z. B. Belegtyp(-en) oder Fakturierungsart im Belegdruck. Leere Filter gelten als „egal“.
Reportgruppe
Die Reportgruppe aus System/Ausgabe, die verwendet werden soll. „Standard“ übernimmt die Standard-Gruppe des Moduls.
Konsument
Der Drucker, E-Mail-Zugang oder Standard-Konsument, der die Ausgabe ausführt. Zur Auswahl stehen nur Konsumenten, die den Ausgabetyp unterstützen.
Anzahl der Drucke
Wie viele Exemplare beim Druck ausgegeben werden.
Konsumenteinstellung
Bei einem Local-Link-Druckserver: Drucker, Layout, Skalierung, Papierzufuhrschacht, Papiergröße und Kassenschublade öffnen.
Reiter Kassen-Oberfläche
Im Reiter „Kassen-Oberfläche“ wählst Du im Feld „Oberfläche auswählen“ Deine bevorzugte Oberfläche für die Kasse. Mit Keine Oberfläche (Standard) entfällt die persönliche Auswahl. Wie die Kasse ermittelt, welche Oberfläche sie zeigt, und wie Du Oberflächen anlegst, erfährst Du unter Kassen-Oberflächen.
Reiter Microsoft365
Dieser Reiter ist nur sichtbar, wenn Du die App Microsoft 365 installiert hast. Informationen zur Einrichtung und Funktionsweise der App findest Du hier.
Reiter MCP-Server
Dieser Reiter ist nur sichtbar, wenn die App MCP-Server installiert ist. Hier verbindest Du einen KI-Assistenten wie Claude, ChatGPT, Cursor oder VS Code mit VARIO Cloud: Du wählst das KI-Tool, die Zugriffsstufe und den Wiki-Umfang und erhältst den API-Key samt fertiger Konfiguration. Unter „Meine MCP-Zugriffs-Token“ siehst Du Deine Zugänge und ziehst sie zurück. Alles Weitere steht unter MCP-Server.
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