Validieren von E-Rechnungen

Validierung von E-Rechnung mit Valitool

Mit der Validierungsfunktion von E-Rechnungen kannst Du sicherstellen, dass Deine elektronischen Verkaufsbelege dem gültigen Standard (z. B. XRechnung/ZUGFeRD) entsprechen. Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn die entsprechende Validierungs-Lizenz aktiv ist. Erst nach Erwerb der Lizenz werden die zugehörigen Einstellungen und Funktionen im System freigeschaltet.

Validierungsmodus einstellen

Unter Einstellungen/Belege/Parameter findest Du bei aktiver Lizenz die Auswahlmöglichkeit für den Validierungsmodus:

Modus	Beschreibung
Manuell	Die Validierung erfolgt durch Klick auf ein Prüf-Icon im Beleg.
Automatisch	Die Validierung findet automatisch bei Veröffentlichung des Belegs statt.

Manuelle Validierung im Beleg

Wird der Modus “Manuell” gewählt, steht in finanzrelevanten Belegarten bei hinterlegtem E-Rechnungs-Profil wie zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ein Prüf-Icon zur Verfügung, beispielsweise in:

• Rechnungen

• Lieferschein/Rechnungen

• Storno-Rechnungen

• Storno-Lieferschein/Rechnungen

• Rechnungskorrekturen mit und ohne Warenrücknahme

Icon-Zustände und Bedeutung

Symbolfarbe	Bedeutung
Orange (Fragezeichen)	Beleg wurde noch nicht validiert.
Rot (Ausrufezeichen)	Beleg konnte nicht erfolgreich validiert werden.
Grün (Häkchen)	Beleg wurde erfolgreich validiert.

Beim Überfahren des Icons mit der Maus erscheint ein Tooltip mit dem aktuellen Validierungsstatus.

Validierung durchführen

1

Öffne einen finanzrelevanten Beleg mit E-Rechnungsprofil (Beispielsweise eine Rechnung mit dem Format XRechnung.

2

Klicke auf das gelbe Prüf-Icon mit dem Fragezeichen ganz oben.

3

Die Validierung wird angestoßen, die Ergebnisse werden als PDF-Protokoll im Reiter DMS gespeichert.

4

Der Belegstatus wird entsprechend dem Ergebnis aktualisiert (siehe oben).

Eine fehlerhafte XRechnung führt dazu, dass das Icon auf Rot springt und das Prüfprotokoll im DMS erscheint. So erkennst Du auf einen Blick, dass der Beleg noch nicht korrekt übermittelt werden kann.

Automatische Validierung im Beleg

Wird in den Einstellungen der Modus “Automatisch” aktiviert, erfolgt die Validierung beim:

• Drucken des Belegs

• Versenden per E-Mail

• Herunterladen (z. B. durch den Kunden)

Kein veröffentlichen bei fehlgeschlagener Validierung

Wenn die Validierung fehlschlägt, wird der Beleg nicht veröffentlicht. Es erscheint stattdessen eine Fehlermeldung, und das Prüfprotokoll wird – wie bei der manuellen Prüfung – im DMS gespeichert. In der Belegvorschau ist das Protokoll ebenfalls sichtbar.

Das automatische Prüfverfahren verhindert die unbeabsichtigte Übermittlung fehlerhafter E-Rechnungen und unterstützt so Deine rechtssichere Rechnungsstellung.