> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://help.vario-software.de/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/e-rechnungen/validieren-von-e-rechnungen.md).

# Validieren von E-Rechnungen

## Validierung von E-Rechnung mit Valitool

Mit der Validierungsfunktion von E-Rechnungen kannst Du sicherstellen, dass Deine elektronischen Verkaufsbelege dem gültigen Standard (z. B. XRechnung/ZUGFeRD) entsprechen. Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn die entsprechende **Validierungs-Lizenz** aktiv ist. Erst nach Erwerb der Lizenz werden die zugehörigen Einstellungen und Funktionen im System freigeschaltet.

### Validierungsmodus einstellen

Unter [**Einstellungen/Belege/Parameter**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/einstellungen/belege/#EN16931-Validierung-mit-Valitool) findest Du bei aktiver Lizenz die Auswahlmöglichkeit für den Validierungsmodus:

<figure><img src="/files/UzbGHYsUIBw5ycfUiv3x" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

| Modus           | Beschreibung                                                              |
| --------------- | ------------------------------------------------------------------------- |
| **Manuell**     | Die Validierung erfolgt durch Klick auf ein Prüf-Icon im Beleg.           |
| **Automatisch** | Die Validierung findet automatisch bei Veröffentlichung des Belegs statt. |

### Manuelle Validierung im Beleg

Wird der Modus “Manuell” gewählt, steht in finanzrelevanten Belegarten bei hinterlegtem E-Rechnungs-Profil wie zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ein Prüf-Icon zur Verfügung, beispielsweise in:

* Rechnungen
* Lieferschein/Rechnungen
* Storno-Rechnungen
* Storno-Lieferschein/Rechnungen
* Rechnungskorrekturen mit und ohne Warenrücknahme

### Icon-Zustände und Bedeutung

<figure><img src="/files/HNLEoT26fKbXwxQPbGn7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

| Symbolfarbe           | Bedeutung                                        |
| --------------------- | ------------------------------------------------ |
| Orange (Fragezeichen) | Beleg wurde noch nicht validiert.                |
| Rot (Ausrufezeichen)  | Beleg konnte nicht erfolgreich validiert werden. |
| Grün (Häkchen)        | Beleg wurde erfolgreich validiert.               |

Beim Überfahren des Icons mit der Maus erscheint ein Tooltip mit dem aktuellen Validierungsstatus.

### Validierung durchführen

{% stepper %}
{% step %}
Öffne einen finanzrelevanten Beleg mit E-Rechnungsprofil (Beispielsweise eine Rechnung mit dem Format XRechnung.
{% endstep %}

{% step %}
Klicke auf das gelbe Prüf-Icon mit dem Fragezeichen ganz oben.
{% endstep %}

{% step %}
Die Validierung wird angestoßen, die Ergebnisse werden als PDF-Protokoll im **Reiter DMS** gespeichert.

<figure><img src="/files/epw4fMO8sgnDdY0pj0IM" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<figure><img src="/files/OqAMKJZIMrYUXVIPHHwe" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
Der Belegstatus wird entsprechend dem Ergebnis aktualisiert (siehe oben).

<figure><img src="/files/PASYG9cTtpUi7iw3Umku" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}
{% endstepper %}

Eine fehlerhafte XRechnung führt dazu, dass das Icon auf Rot springt und das Prüfprotokoll im DMS erscheint. So erkennst Du auf einen Blick, dass der Beleg noch nicht korrekt übermittelt werden kann.

<figure><img src="/files/9UWS1DNUX4kAGlnIYGEZ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Automatische Validierung im Beleg

Wird in den Einstellungen der Modus “Automatisch” aktiviert, erfolgt die Validierung beim:

* Drucken des Belegs
* Versenden per E-Mail
* Herunterladen (z. B. durch den Kunden)

{% hint style="info" %}
**Kein veröffentlichen bei fehlgeschlagener Validierung**

Wenn die Validierung fehlschlägt, wird der Beleg **nicht veröffentlicht**. Es erscheint stattdessen eine Fehlermeldung, und das Prüfprotokoll wird – wie bei der manuellen Prüfung – im DMS gespeichert. In der Belegvorschau ist das Protokoll ebenfalls sichtbar.
{% endhint %}

Das automatische Prüfverfahren verhindert die unbeabsichtigte Übermittlung fehlerhafter E-Rechnungen und unterstützt so Deine rechtssichere Rechnungsstellung.


---

# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.

## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter:

```
GET https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/e-rechnungen/validieren-von-e-rechnungen.md?ask=<question>&goal=<endgoal>
```

`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal.

The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.