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# Validieren von E-Rechnungen

Prüfe E-Rechnungen in VARIO Cloud automatisch oder manuell auf gültige Standards wie XRechnung und ZUGFeRD. Alle Details im Cloud-Handbuch.

## Validierung von E-Rechnung mit Valitool

Mit der Validierungsfunktion prüfst Du Deine elektronischen Verkaufsbelege auf technische Format- und Regelanforderungen des gewählten E-Rechnungsformats, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn die entsprechende **Validierungs-Lizenz** aktiv ist. Erst nach Erwerb der Lizenz werden die zugehörigen Einstellungen und Funktionen im System freigeschaltet.

### Validierungsmodus einstellen

Unter [**Einstellungen/Belege/Parameter**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/einstellungen/belege/#EN16931-Validierung-mit-Valitool) findest Du bei aktiver Lizenz die Auswahlmöglichkeit für den Validierungsmodus:

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FFzWPBzIUyskmdQVdAYCM%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=47209d7f-7dfa-45bd-80e1-828d1af02cdd" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

| Modus           | Beschreibung                                                              |
| --------------- | ------------------------------------------------------------------------- |
| **Manuell**     | Die Validierung erfolgt durch Klick auf ein Prüf-Icon im Beleg.           |
| **Automatisch** | Die Validierung findet automatisch bei Veröffentlichung des Belegs statt. |

### Manuelle Validierung im Beleg

Wird der Modus **Manuell** gewählt, steht in finanzrelevanten Belegarten bei hinterlegtem E-Rechnungs-Profil wie zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ein Prüf-Icon zur Verfügung, beispielsweise in:

* Rechnungen
* Lieferschein/Rechnungen
* Storno-Rechnungen
* Storno-Lieferschein/Rechnungen
* Rechnungskorrekturen mit und ohne Warenrücknahme

### Icon-Zustände und Bedeutung

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2Fz7T0ym1kgdrGiIAzmpKq%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=3d5d6854-45e6-4a8b-b446-d85879e1b8bc" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

| Symbolfarbe           | Bedeutung                                        |
| --------------------- | ------------------------------------------------ |
| Orange (Fragezeichen) | Beleg wurde noch nicht validiert.                |
| Rot (Ausrufezeichen)  | Beleg konnte nicht erfolgreich validiert werden. |
| Grün (Häkchen)        | Beleg wurde erfolgreich validiert.               |

Beim Überfahren des Icons mit der Maus erscheint ein Tooltip mit dem aktuellen Validierungsstatus.

### Validierung durchführen

{% stepper %}
{% step %}
Öffne einen finanzrelevanten Beleg mit E-Rechnungsprofil, beispielsweise eine Rechnung mit dem Format XRechnung.
{% endstep %}

{% step %}
Klicke auf das gelbe Prüf-Icon mit dem Fragezeichen ganz oben.
{% endstep %}

{% step %}
Die Validierung wird angestoßen, die Ergebnisse werden als PDF-Protokoll im Reiter **DMS** gespeichert.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FJ5ycOxh8gyaCxQK5vEka%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=85e73ffc-725d-40d0-a299-7c1def138455" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FHKIcE3x1L2dyZisEgiti%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=b08f8472-c40c-4e4a-9c74-717af2ac27ea" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
Der Belegstatus wird entsprechend dem Ergebnis aktualisiert (siehe oben).

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2Ffyj02LGUpYN0eaXpzWxU%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=488f271e-5ad7-49c1-a506-ced56d3a8c04" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}
{% endstepper %}

Eine fehlerhafte XRechnung führt dazu, dass das Icon auf Rot springt und das Prüfprotokoll im DMS erscheint. So erkennst Du auf einen Blick, dass der Beleg noch nicht korrekt übermittelt werden kann.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FYWuHXWD6W83SzMLSqxyK%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=38b61f6e-3efc-4f3d-880d-da0f500abb4a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
**Fehlende Käuferreferenz (BT-10)**

Bei einer XRechnung ist BT-10 ein Pflichtfeld des Formats. Eine fehlende Angabe ist ein Geschäftsregelfehler. In VARIO Cloud wird BT-10 über das Feld **„Leitweg-ID / Käuferreferenz“** erfasst; im B2B ist dafür keine Leitweg-ID erforderlich. Prüfe bei einer entsprechenden Meldung den Inhalt dieses Feldes und die Vorgaben des Rechnungsempfängers.

Mehr zur passenden Eingabe findest Du unter [Käuferreferenz (BT-10) und Leitweg-ID](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/e-rechnungen.md#kauferreferenz-bt-10-und-leitweg-id). Quelle: [BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6b](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-10-15-einfuehrung-obligatorische-e-rechnung.pdf).
{% endhint %}

### Automatische Validierung im Beleg

Wird in den Einstellungen der Modus Automatisch aktiviert, erfolgt die Validierung beim:

* Drucken des Belegs
* Versenden per E-Mail
* Herunterladen (z. B. durch den Kunden)

{% hint style="info" %}
**Keine Veröffentlichung bei fehlgeschlagener Validierung**

Wenn die Validierung fehlschlägt, wird der Beleg **nicht veröffentlicht**. Es erscheint stattdessen eine Fehlermeldung, und das Prüfprotokoll wird – wie bei der manuellen Prüfung – im DMS gespeichert. In der Belegvorschau ist das Protokoll ebenfalls sichtbar.
{% endhint %}

Die automatische Prüfung kann technische Format- und Regelfehler vor der Ausgabe erkennen. Ein erfolgreiches Prüfergebnis ersetzt keine inhaltliche oder steuerliche Prüfung der Rechnung.


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# Agent Instructions
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