Einstellungen & Voraussetzungen für E-Rechnungen

Einstellungen

Standardvorgabe in den Parametern

Im Menüpunkt Einstellungen → Adressen → Parameter kannst Du unter den Adressparametern das Standardformat für E-Rechnungen (ZUGFeRD oder XRechnung) auswählen. Diese Einstellung dient als Vorgabe für neue Belege, wenn in der Belegadresse keine abweichende Einstellung hinterlegt ist.

Änderungen an den Standardeinstellungen der E-Rechnung werden erst nach einem Neuladen der Seite wirksam. Sobald Du eine Anpassung vornimmst, erscheint eine Meldung mit der Option zum Neuladen.

Bankverbindungen und Spracheinstellungen

Bankverbindung

Die Bankverbindung und Spracheinstellung sind in einer E-Rechnung wichtig, weil sie direkt in den strukturierten XML-Daten hinterlegt werden. Diese Angaben beeinflussen, wie die Rechnung verarbeitet wird und welche Informationen der Empfänger erhält.

Bankverbindung in der E-Rechnung

In der XML-Datei einer E-Rechnung werden die Zahlungsinformationen gespeichert, darunter:

• IBAN und BIC (oder andere Zahlungswege)

• Zahlungsreferenz

• Bankname

Diese Daten sind essenziell, da viele Buchhaltungssysteme den Empfänger und die Bankverbindung automatisch aus der Rechnung auslesen und für die Zahlung übernehmen.

Falls in der Adressverwaltung eine bevorzugte Bankverbindung hinterlegt ist, wird diese automatisch für die E-Rechnung genutzt.

Jeder Adresse kann eine Hauptbankverbindung für E-Rechnungen hinterlegt werden. Hier kannst Du auswählen, ob Deine hinterlegte Bankverbindung für E-Rechnungen, die ins Drittland, in die EU oder ins Inland gehen verwendet werden soll:

Spracheinstellungen

• E-Rechnungen können in mehreren Sprachen erstellt werden, wobei die Sprache über einen Parameter in den Rechnungsstammdaten festgelegt wird

• Dies betrifft hauptsächlich die Bezeichnungen in der XML-Datei, wie z. B. Rechnungsart, Zahlungsbedingungen oder Steuerinformationen

• Besonders im internationalen Geschäft ist dies relevant, damit Rechnungen für den Empfänger verständlich und rechtskonform sind.

Die Bankverbindung stellt sicher, dass die Zahlung reibungslos erfolgen kann, während die Spracheinstellung eine korrekte Interpretation der Rechnung durch internationale Geschäftspartner ermöglicht.

UNECE-Code für Mengeneinheiten

Im Bereich Einstellungen → Artikel → Mengeneinheiten kannst Du bei der Neuanlage oder Bearbeitung einer Mengeneinheit ein zusätzliches Feld mit dem Titel UNECE-Code pflegen. Dieses Feld ist insbesondere für die Erstellung von E-Rechnungen relevant. Hier liefern wir im Standard die gängigen Codes für die Mengeneinheiten aus, die Du Dir über unseren Vorgabedatenservice herunterladen kannst.

Mengeneinheit	Bezeichnung	UNECE-Code
Stück	STK	C62
Kilogramm	KG	KGM
Liter	LTR	LTR

Was ist der UNECE-Code?

Der UNECE-Code ist ein international standardisierter Code gemäß der United Nations Economic Commission for Europe (UNECE) zur eindeutigen Kennzeichnung von Mengeneinheiten (z. B. Stück, Kilogramm, Liter). In elektronischen Geschäftsdokumenten wie der E-Rechnung wird dieser Code benötigt, um die Mengeneinheit maschinenlesbar zu übermitteln.

Wenn Du eine E-Rechnung erstellst, wird der der Mengeneinheit zugeordnete UNECE-Code im XML der Rechnung automatisch ausgegeben. Das sorgt für eine standardkonforme und valide E-Rechnung gemäß den aktuellen Anforderungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD).

Ohne UNECE-Code kann es bei der Verarbeitung der E-Rechnung durch öffentliche Auftraggeber oder große Unternehmen zu Ablehnungen oder Fehlermeldungen kommen.

Voraussetzungen und Stammdatenpflege

Damit E-Rechnungen in VARIO Cloud korrekt genutzt werden können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt und Stammdaten gepflegt werden.

Adressstammdaten

Damit die E-Rechnung korrekt genutzt werden kann, sind einige wenige Einstellungen erforderlich. Im Folgenden zeigen wir anhand eines Beispiels die Funktionsweise sowie die wichtigsten Punkte, die Du beachten musst.

In der Adressverwaltung im Reiter Zusatzadressen kannst Du individuelle Einstellungen für Haupt- und Zusatzadressen vornehmen:

• Das Feld Format (E-Rechnungsprofil) ist hier auswählbar.

• Die Leitweg-ID kann für die Hauptadresse und Rechnungszusatzadressen hinterlegt werden.

Das in der Hauptzusatzadresse der Zusatzadressen hinterlegte E-Rechnungsformat wird in den Stammdaten unter der “ Sonstiges” angezeigt und für die Ausgabe verwendet, ist dort jedoch nicht änderbar. Sind in den Zusatzadressen mehrere Adressen hinterlegt, beispielsweise eine abweichende Rechnungsadresse, wird das zugehörige Format für den Beleg übernommen. Du kannst das Format jedoch jederzeit manuell im Beleg anpassen.

Dort findest Du die Felder „Format“ und „Leitweg-ID“. Die Leitweg-ID ist bei einer ZUGFeRD-Rechnung kein Pflichtfeld, kann aber optional eingetragen werden. Wie bereits erwähnt, sind diese Felder in den Stammdaten schreibgeschützt. Um Änderungen vorzunehmen, wechsle in den Tab „Zusatzadressen“. Dort findest Du die Felder in der Karte “ E-Rechnungen“:

Die Leitweg-ID ist bei der XRechnung ein Pflichtfeld und daher auch mit ” \ “* markiert. Ein Speichern ohne das Eintragen einer Leitweg-ID ist hier hingegen nicht möglich.

Außerdem ist neben der vollständigen Angabe der eigenen Anschrift inkl. Rechtsform die Angabe einer Bankverbindung mit einer gültigen IBAN, der eigenen USt-IdNr. sowie Kontaktdaten vom Typ “ E-Mail” und “ Telefon” obligatorisch, um eine valide E-Rechnung zu erhalten. Diese Angaben sollten im besten Fall auch in der Empfängeradresse der E-Rechnung gepflegt sein.

Reihenfolge der E-Rechnungseinstellungen

Die E-Rechnungseinstellungen sind so priorisiert, dass die Angaben in der Haupt-Zusatzadresse Vorrang vor den Einstellungen in den Adress-Parametern haben. Letztere werden nur verwendet, wenn in den Zusatzadressen keine spezifischen Angaben hinterlegt sind.

Ist der Adresse eine abweichende Rechnungsadresse hinterlegt, haben diese Einstellungen die höchste Priorität und können nur noch auf der Ebene eines einzelnen Belegs manuell überschrieben werden.