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# Einstellungen & Voraussetzungen für E-Rechnungen

Erfahre, welche Einstellungen und Stammdaten für E-Rechnungen in VARIO Cloud nötig sind – von XRechnung und ZUGFeRD bis zum UNECE-Code.

## Einstellungen

### Standardvorgabe in den Parametern

Im Menüpunkt **Einstellungen → Adressen → Parameter** kannst Du unter den Adressparametern das **Standardformat** für E-Rechnungen (ZUGFeRD oder XRechnung) auswählen. Diese Einstellung dient als Vorgabe für neue Belege, wenn in der Belegadresse keine abweichende Einstellung hinterlegt ist.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2F2KaMcBZzYQx3MyRSH5n5%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=cd8bf95c-740f-48cc-9b58-35e529e44bb4" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Änderungen an den Standardeinstellungen der E-Rechnung werden erst nach einem Neuladen der Seite wirksam. Sobald Du eine Anpassung vornimmst, erscheint eine Meldung mit der Option zum Neuladen.
{% endhint %}

### Bankverbindungen und Spracheinstellungen

#### Bankverbindung in der E-Rechnung

Welche Bankverbindung in der E-Rechnung verwendet wird, hängt von der **Zahlungsart** ab:

* Bei **Überweisung** und **Echtzeitüberweisung** stammen die Bankverbindungen aus Deiner **eigenen Firmenadresse**.
* Bei **Factoring** verwendet VARIO Cloud die Bankverbindungen der **Factoring-Adresse**. Sind dort keine hinterlegt, greift VARIO Cloud auf die eigene Firmenadresse zurück.
* Bei **SEPA-Lastschrift** verwendet VARIO Cloud die **Kunden-IBAN** und die **Mandatsreferenz** aus einem gültigen SEPA-Mandat. Fehlen die erforderlichen Daten, bricht die Erstellung ab.

Bei Überweisung und Factoring überträgt VARIO Cloud **IBAN**, **BIC** und **Kontoinhaber** in die XML-Daten.

Für **XRechnung** muss auch bei SEPA-Lastschrift zusätzlich mindestens eine Bankverbindung an der **eigenen Firmenadresse** hinterlegt sein.

Über das Feld **„Hauptbankverbindung (E-Rechnung)“** legst Du fest, welche Bankverbindung für **Inland**, **EU** oder **Drittland** verwendet werden soll. Fehlt eine passende Kennzeichnung, übernimmt VARIO Cloud alle hinterlegten Bankverbindungen der jeweils verwendeten Adresse.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FfjWZ2xYb1l12IYRrIBaU%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=8a5d931d-9a70-42a6-a0c9-052ea945a4ed" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### Spracheinstellungen

Die Sprache des Belegs stellst Du im Feld **„Sprache“** ein. Bei Rechnungen übernimmt VARIO Cloud sie zunächst aus der Rechnungsadresse. Sie steuert die Sprache der Belegausgabe. Für die XML-Datei verwendet VARIO Cloud die hinterlegten Beleg- und Stammdatentexte; die Sprachwahl übersetzt diese Texte nicht automatisch. Mehr dazu findest Du unter [Belegsprache](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege/belegerfassung.md#sprache).

### UNECE-Code für Mengeneinheiten

Unter **Einstellungen → Artikel → Mengeneinheiten** wählst Du bei der Neuanlage oder Bearbeitung einer Mengeneinheit im Feld **„UNECE-Code“** den passenden Code aus. Gängige Mengeneinheiten mit UNECE-Zuordnung kannst Du über den [Vorgabedatenimport](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/tipps-zur-bedienung.md#vorgabedaten-importieren) übernehmen.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2F156cEfIG3GOMXPoD9ufG%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=1fcd36f0-0f13-4f3b-b21b-6cf365460ce3" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

| Mengeneinheit | Abkürzung | UNECE-Code |
| ------------- | --------- | ---------- |
| Stück         | Stk.      | C62        |
| Kilogramm     | kg        | KGM        |
| Liter         | l         | LTR        |

{% hint style="info" %}
**Was ist der UNECE-Code?**

Der UNECE-Code ist ein international standardisierter Code gemäß der **United Nations Economic Commission for Europe (UNECE)** zur eindeutigen Kennzeichnung von Mengeneinheiten (z. B. Stück, Kilogramm, Liter). In elektronischen Geschäftsdokumenten wie der E-Rechnung wird dieser Code benötigt, um die Mengeneinheit maschinenlesbar zu übermitteln.
{% endhint %}

Bei der Erstellung einer E-Rechnung übernimmt VARIO Cloud den **UNECE-Code** der Mengeneinheit in die XML-Daten der Artikelposition.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2Fl9MOGizpAf76h9lL346n%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=50110589-2b91-4b17-9701-6e8ef9247f44" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="warning" %}
Beim Erzeugen einer E-Rechnung prüft VARIO Cloud die Mengeneinheiten der **Artikelpositionen**. Fehlt eine Mengeneinheit oder ihr **UNECE-Code**, bricht die Ausgabe mit einer Meldung ab. Diese nennt die betroffenen Positionsnummern und die zugehörige Mengeneinheit. Pflege den Code deshalb an den verwendeten Mengeneinheiten.
{% endhint %}

## Voraussetzungen und Stammdatenpflege

Damit E-Rechnungen in VARIO Cloud korrekt genutzt werden können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt und Stammdaten gepflegt werden.

### Adressstammdaten

In der Adressverwaltung kannst Du E-Rechnungseinstellungen für die **Hauptadresse** und für **Rechnungszusatzadressen** hinterlegen:

* Im Feld **„Format“** wählst Du das E-Rechnungsprofil aus.
* Im Feld **„Leitweg-ID / Käuferreferenz“** hinterlegst Du die **Käuferreferenz (BT-10)**.

{% hint style="info" %}
Die Angaben der Hauptadresse kannst Du im Bearbeitungsmodus unter **Stammdaten → Sonstiges** oder unter **Zusatzadressen → E-Rechnungen** ändern. Beide Stellen bearbeiten die Werte der Hauptzusatzadresse. Für abweichende Rechnungszusatzadressen kannst Du eigene Werte hinterlegen. Im Beleg lassen sich Format und Käuferreferenz ebenfalls während der Bearbeitung ändern. Änderungen am Kunden oder an den Adressen können eine neue automatische Ermittlung auslösen.
{% endhint %}

Welche Angaben für eine **ZUGFeRD**-Rechnung erforderlich sind, hängt vom gewählten Profil und den Vorgaben des Rechnungsempfängers ab.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FBLRtQKrocykLZYQRKaeY%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=72f09042-e720-4779-a928-82b315b2de7d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Bei **XRechnung** ist die **Käuferreferenz (BT-10)** Pflicht. Ohne Inhalt im Feld **„Leitweg-ID / Käuferreferenz“** lässt sich die Adresse nicht speichern; auch die Bearbeitung eines entsprechenden Belegs kann nicht abgeschlossen werden. Erforderlich ist eine Käuferreferenz, nicht in jedem Fall eine Leitweg-ID.

{% hint style="info" %}
**Was trägst Du im Feld „Leitweg-ID / Käuferreferenz“ ein?**

Bei **öffentlichen Auftraggebern (B2G)** verwendest Du die Leitweg-ID bzw. eine andere Käuferreferenz entsprechend den Vorgaben des jeweiligen Rechnungsempfängers. Für **B2B-Rechnungen** ist keine Leitweg-ID notwendig: Trage die vom Empfänger vorgegebene Käuferreferenz ein. Das Feld nimmt bis zu **255 Zeichen** auf; VARIO Cloud prüft kein bestimmtes Leitweg-ID-Format.

Ist im B2B-Fall keine Käuferreferenz vorgegeben, akzeptiert VARIO Cloud auch einen manuell eingetragenen Platzhalter wie **„-“**. Eine automatische Ergänzung erfolgt nicht. Beachte die Vorgaben des Empfängers und die [BMF-FAQ zur Käuferreferenz](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html).

Mehr zur Unterscheidung findest Du unter [Käuferreferenz (BT-10) und Leitweg-ID](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/e-rechnungen.md#kauferreferenz-bt-10-und-leitweg-id).
{% endhint %}

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FcAWgfbJsLLs7iY5CvPLU%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=202f46fe-b81d-4f5f-af32-c1a95254271c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Pflege die **eigene Firmenadresse** und die **Empfängeradresse** vollständig und aktuell. Die E-Rechnung übernimmt daraus insbesondere Namen, Anschriften, Steuer- und Kontaktdaten. Welche Angaben erforderlich sind, hängt vom E-Rechnungsprofil, dem Steuerfall und der Zahlungsart ab. Beachte dazu die Hinweise zur Bankverbindung und die bei der Erstellung angezeigten Prüfmeldungen. Weitere Informationen findest Du unter [Validieren von E-Rechnungen](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/e-rechnungen/validieren-von-e-rechnungen.md).

{% hint style="info" %}

#### Reihenfolge der E-Rechnungseinstellungen

Für das **Format** gilt bei der automatischen Ermittlung: **Rechnungszusatzadresse → Hauptadresse → Standardformat aus den Adressparametern**. Bei mehreren Rechnungszusatzadressen wird die für diesen Adresstyp als Standard markierte bevorzugt.

Die **Käuferreferenz** übernimmt VARIO Cloud aus der Rechnungszusatzadresse, ersatzweise aus der Hauptadresse. Gibt es einen **abweichenden Rechnungsempfänger**, stammen die Werte aus dessen Adressdaten; andernfalls aus denen des Belegkunden. Für die Käuferreferenz gibt es keine Vorgabe aus den Adressparametern.
{% endhint %}

## Häufige Fragen

### Warum kann ich eine Rechnung nicht veröffentlichen: „Folgenden Positionen ist keine Einheit mit UN/ECE-Einheitencode (Rec. 20/21) zugeordnet“?

Die Meldung erscheint, wenn mindestens einer **Artikelposition** keine Mengeneinheit mit **UNECE-Code** zugeordnet ist. Prüfe die genannten Positionen und wähle unter **Einstellungen → Artikel → Mengeneinheiten** im Feld **„UNECE-Code“** die passende Zuordnung aus. Fehlt bereits die Mengeneinheit an der Position, ergänze diese ebenfalls. Veröffentliche den Beleg anschließend erneut.


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# Agent Instructions
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