E-Rechnungen in Verkaufs-Belegen

Nachdem Du alle erforderlichen Einstellungen vorgenommen hast, möchten wir Dir die Funktionsweise anhand eines einfachen Beispiels verdeutlichen. Im Beispiel ist das E-Rechnungsformat sowohl in den Adresseinstellungen als auch in der zugehörigen Haupt-Zusatzadresse hinterlegt.

Beispiel ZUGFeRD

Im Bereich Belegdaten findest Du das in der Adresse hinterlegte Format und, wenn vorhanden, die Leitweg-ID. Hier werden wie beschrieben die Einstellungen einer abweichenden Zusatz-Rechnungsadresse vorrangig vor den Einstellungen in der Haupt-Zusatzadresse priorisiert. Ist keins von beidem in der Adresse hinterlegt, werden die E instellungen aus den Adressparametern gezogen.

Wenn Du mit der Maus über das Feld hoverst, wird Dir die Herkunft der E-Rechnungseinstellung angezeigt:

Du kannst außerdem in jedem Beleg nochmal eine nur für diesen Beleg geltende abweichende Einstellung vornehmen, indem Du einfach das Format und ggf. die Leitweg-ID manuell überschreibst:

Um die ZUGFeRD-Rechnung zu erhalten müssen wir diese veröffentlichen bzw. herunterladen.

Danach öffnet sich die Rechnung als PDF-Datei automatisch. In dieser Rechnung im PDF Format befindet sich im Anhang die maschinenlesbare XML Datei.

Beispiel XRechnung

Ist in Deinem Beleg das Format XRechnung eingestellt und eine entsprechende Leitweg-ID hinterlegt, findest Du nach dem Veröffentlichen des Belegs, sprich dem Herunterladen, eine XML-Datei in Deinem Download-Verzeichnis.

Hier hast Du im Gegensatz zum ZUGFeRD-Format nur die strukturierten Daten in der Datei vorliegen. Du erkennst in der Datei die entsprechend verwendete XRechnungs-Version:

Wasserzeichen „DRAFT“

In VARIO Cloud wird eine E-Rechnung im Status Entwurf („DRAFT“) erzeugt, solange sie noch nicht final veröffentlicht oder heruntergeladen wurde. Dieses Verfahren dient zur Kennzeichnung, dass die Rechnung noch nicht verbindlich ist und Änderungen somit möglich sind.

Beim Download oder Versand

Sobald die Rechnung final heruntergeladen oder an den Empfänger gesendet wird, wird der „DRAFT“-Stempel bei ZUGFeRD-Formaten automatisch entfernt. Die Rechnung gilt dann als offiziell ausgestellt und kann nicht mehr verändert werden.

Der Stempel stellt sicher, dass unfertige oder versehentlich generierte Rechnungen nicht als gültige Dokumente angesehen oder weitergegeben werden.

Wasserzeichen “Sichtmuster”

Da XRechnungen kein PDF enthalten, stellt VARIO Cloud beim Klick auf den Button „Beleg anzeigen“ einen speziellen Belegreport zur Verfügung. Dieser basiert auf dem Rechnungsinhalt, dient aber nur zur Ansicht für interne Zwecke.

Der angezeigte Belegreport ist nicht Bestandteil der übermittelten XRechnung und dient lediglich zur Vereinfachung für den Menschen. Die XML hat Vorrang!

Als Wasserzeichen dieses Reports findest du gut sichtbar den Stempel „Sichtmuster“. Dieser kennzeichnet eindeutig, dass es sich nicht um ein offizielles Dokument handelt, sondern um eine rein visuelle Darstellung des XRechnungsinhalts:

Das Sichtmuster darf nicht an Kunden oder Behörden weitergegeben werden – es handelt sich nicht um kein gültiges Rechnungsdokument!