E-Rechnungen

E-Rechnungen sind digitale Rechnungen, die in strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden. Sie ermöglichen einen schnellen, fehlerfreien Datenaustausch und erfüllen gesetzliche Standards. Anders als herkömmliche PDF-Rechnungen enthalten sie maschinenlesbare Daten, die eine automatische Verarbeitung erleichtern. Besonders im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern werden E-Rechnungen zunehmend zur Pflicht. Sie sparen Zeit, reduzieren Papierverbrauch und bieten Unternehmen eine effiziente Lösung zur Rechnungsverwaltung. Weitere Informationen zum Thema E-Rechnungspflicht findest Du auch auf unserer Website in unserem Blogbeitrag.

Modelle der E-Rechnung

ZUGFeRD-Rechnung: Die wichtigsten Fakten

• Hybrides Format: Kombiniert ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter XML-Datei.

• Versionen: Aktuell ist ZUGFeRD 2.3; erfüllt EU-Standards (EN 16931)

• Profile: Basic (einfach), Comfort (Standard), Extended (komplex).

• Vorteile: Lesbar für Menschen und maschinenverarbeitbar, ideal für B2B und B2G.

• Anwendung: Besonders im deutschen Mittelstand verbreitet, kompatibel mit internationaler Rechnungsabwicklung.

XRechnung: Die wichtigsten Fakten

• XML-basiertes Format: Ausschließlich maschinenlesbar, kein PDF-Anteil.

• Standard: Strikte Vorgaben gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU und EN 16931.

• Vorgaben: Verpflichtend für öffentliche Auftraggeber in Deutschland ab 01.01.2025

• Inhalte: Leitweg-ID zwingend erforderlich, klar definierte Datenstruktur.

• Vorteile: Hohe Automatisierung und Fehlervermeidung durch standardisierte Daten

Unterschiede zwischen ZUGFeRD und XRechnung

Kriterium	ZUGFeRD	XRechnung
Formattyp	PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei	Nur XML, maschinenlesbar
Zielgruppe	B2B und B2G	Hauptsächlich B2G
Lesbarkeit	Mensch- und maschinenlesbar	Nur maschinenlesbar
Leitweg-ID	Optional	Pflicht
Flexibilität	Mehr Profile für verschiedene Szenarien	Einheitliches, striktes Datenmodell
Anwendung	Breiter Einsatz	Fokussiert auf öffentliche Verwaltung

Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, jedoch ist ZUGFeRD flexibler, während XRechnung durch strenge Vorgaben eine höhere Standardisierung bietet.

XML-Dateien

Die XML-Datei ist das zentrale Element einer E-Rechnung, da sie strukturierte, maschinenlesbare Daten enthält. Hier sind die wichtigsten Aspekte der Generierung:

• Standardisierung: Die XML-Datei folgt der Norm EN 16931, die sicherstellt, dass alle relevanten Rechnungsinformationen in einem festgelegten Format vorliegen.

• Formate: Je nach Rechnungsart wird entweder ZUGFeRD-XML (eingebettet in ein PDF) oder eine reine XRechnung-XML generiert.

• Pflichtfelder: Die XML-Datei enthält unter anderem Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zahlungsinformationen, Steuerdetails und – bei XRechnung – die Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber.

• Automatische Generierung: Beim Export einer Rechnung in VARIO Cloud wird die XML-Datei basierend auf den eingegebenen Rechnungsdaten erstellt.

• Validierung: Bevor eine E-Rechnung versendet wird, sollte die XML-Struktur geprüft werden, um Fehler oder fehlende Pflichtangaben zu vermeiden.

Die XML-Datei stellt sicher, dass Rechnungsdaten fehlerfrei verarbeitet werden können, reduziert manuelle Eingaben und beschleunigt die Rechnungsverarbeitung.