# E-Rechnungen

E-Rechnungen sind digitale Rechnungen, die in strukturierten Formaten wie **XRechnung** oder **ZUGFeRD** erstellt werden. Sie ermöglichen einen schnellen, fehlerfreien Datenaustausch und erfüllen gesetzliche Standards. Anders als herkömmliche PDF-Rechnungen enthalten sie maschinenlesbare Daten, die eine automatische Verarbeitung erleichtern. Besonders im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern werden E-Rechnungen zunehmend zur Pflicht. Sie sparen Zeit, reduzieren Papierverbrauch und bieten Unternehmen eine effiziente Lösung zur Rechnungsverwaltung. Weitere Informationen zum Thema E-Rechnungspflicht findest Du auch auf unserer Website in unserem [Blogbeitrag](https://www.vario-software.de/blog/e-rechnung-mit-der-vario-warenwirtschaft/).

### Modelle der E-Rechnung

#### ZUGFeRD-Rechnung: Die wichtigsten Fakten

* **Hybrides Format**: Kombiniert ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter XML-Datei.
* **Versionen**: Aktuell ist ZUGFeRD 2.3; erfüllt EU-Standards (EN 16931)
* **Profile**: Basic (einfach), Comfort (Standard), Extended (komplex).
* **Vorteile**: Lesbar für Menschen und maschinenverarbeitbar, ideal für B2B und B2G.
* **Anwendung**: Besonders im deutschen Mittelstand verbreitet, kompatibel mit internationaler Rechnungsabwicklung.

#### XRechnung: Die wichtigsten Fakten

* **XML-basiertes Format**: Ausschließlich maschinenlesbar, kein PDF-Anteil.
* **Standard**: Strikte Vorgaben gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU und EN 16931.
* **Vorgaben**: Verpflichtend für öffentliche Auftraggeber in Deutschland ab 01.01.2025
* **Inhalte**: Leitweg-ID zwingend erforderlich, klar definierte Datenstruktur.
* **Vorteile**: Hohe Automatisierung und Fehlervermeidung durch standardisierte Daten

#### Unterschiede zwischen ZUGFeRD und XRechnung

| **Kriterium**    | **ZUGFeRD**                             | **XRechnung**                         |
| ---------------- | --------------------------------------- | ------------------------------------- |
| **Formattyp**    | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei     | Nur XML, maschinenlesbar              |
| **Zielgruppe**   | B2B und B2G                             | Hauptsächlich B2G                     |
| **Lesbarkeit**   | Mensch- und maschinenlesbar             | Nur maschinenlesbar                   |
| **Leitweg-ID**   | Optional                                | Pflicht                               |
| **Flexibilität** | Mehr Profile für verschiedene Szenarien | Einheitliches, striktes Datenmodell   |
| **Anwendung**    | Breiter Einsatz                         | Fokussiert auf öffentliche Verwaltung |

Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, jedoch ist ZUGFeRD flexibler, während XRechnung durch strenge Vorgaben eine höhere Standardisierung bietet.

### XML-Dateien

Die XML-Datei ist das zentrale Element einer *E-Rechnung*, da sie strukturierte, maschinenlesbare Daten enthält. Hier sind die wichtigsten Aspekte der Generierung:

* **Standardisierung**: Die XML-Datei folgt der Norm **EN 16931**, die sicherstellt, dass alle relevanten Rechnungsinformationen in einem festgelegten Format vorliegen.
* **Formate**: Je nach Rechnungsart wird entweder **ZUGFeRD-XML** (eingebettet in ein PDF) oder eine reine **XRechnung-XML** generiert.
* **Pflichtfelder**: Die XML-Datei enthält unter anderem Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zahlungsinformationen, Steuerdetails und – bei XRechnung – die **Leitweg-ID** für öffentliche Auftraggeber.
* **Automatische Generierung**: Beim Export einer Rechnung in VARIO Cloud wird die XML-Datei basierend auf den eingegebenen Rechnungsdaten erstellt.
* **Validierung**: Bevor eine E-Rechnung versendet wird, sollte die XML-Struktur geprüft werden, um Fehler oder fehlende Pflichtangaben zu vermeiden.

Die XML-Datei stellt sicher, dass Rechnungsdaten fehlerfrei verarbeitet werden können, reduziert manuelle Eingaben und beschleunigt die Rechnungsverarbeitung.


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