> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://help.vario-software.de/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/datenmigration-aus-vario-8.md). # Datenmigration aus VARIO 8 Datenmigration von VARIO 8 in VARIO Cloud vorbereiten und durchführen inkl.Datenprüfung, Export, Cloud-Vorbereitung, Import und Validierung. {% hint style="warning" %} ### **VARIO 8 Version beachten** Der Menüpunkt **"9.6.3 – Migration VARIO Cloud"** für die **Datenprüfung zur Vorbereitung auf die VARIO Cloud Datenmigration** steht Dir ab Version 8.6.22 zur Verfügung. **WICHTIG:** Verwende immer die **aktuellste Version**, da unsererseits regelmäßig Anpassungen und Optimierungen erfolgen. {% endhint %} ## Dein Fahrplan von VARIO 8 in die Cloud Dein Wechsel beginnt mit der Vorbereitung und führt über eine Testphase zur endgültigen Umstellung. Dieser Fahrplan zeigt Dir die wichtigsten Schritte. Die ausführlichen Anleitungen zur Datenprüfung und Migration findest Du im weiteren Verlauf dieser Seite. In der Regel ist Dein Wechsel von VARIO 8 in die Cloud innerhalb von **1–4 Wochen** abgeschlossen. In Ausnahmefällen, insbesondere bei komplexen Themenstellungen, kann die Umstellung auch deutlich länger dauern. 1. **Umfang und Zeitplan festlegen**\ Überlege, welche Daten und welche Historie Du in der Cloud wirklich benötigst. Berücksichtige auch Deine Geschäftsabläufe, Schnittstellen, Formulare und Auswertungen. Lege Verantwortlichkeiten fest und plane ausreichend Zeit für Datenbereinigung, Einarbeitung und Tests ein. 2. **Daten in VARIO 8 prüfen und bereinigen**\ Nutze die Datenprüfung in VARIO 8 und bearbeite die angezeigten Hinweise. Korrigiere Datenfehler möglichst direkt in VARIO 8, damit die bereinigten Daten auch für die spätere finale Migration zur Verfügung stehen. 3. **Eine Testmigration durchführen**\ Übertrage Deine Daten nach der folgenden Anleitung zunächst testweise in eine vorbereitete Cloud-Installation. Prüfe das Ergebnis und halte fest, welche Korrekturen nötig sind. Ermittle dabei auch den Zeitbedarf für Export und Import. 4. **Die Cloud kennenlernen und eigene Abläufe erproben**\ Mache Dich und Dein Team durch Selbststudium oder eine Schulung von uns mit der Cloud vertraut. Spiele anschließend typische Geschäftsvorgänge mit Deinen übernommenen Daten durch. Während dieser Testphase läuft Dein Tagesgeschäft weiterhin in VARIO 8. Kläre offene Punkte und bestätige den Umstellungstermin, sobald die benötigten Abläufe funktionieren. 5. **VARIO 8 für die Umstellung abschließen**\ Erledige zum vereinbarten Umstellungstermin die erforderlichen Abschlussarbeiten anhand einer vorbereiteten Checkliste. Lege einen eindeutigen Zeitpunkt fest, ab dem keine neuen Vorgänge oder Änderungen mehr in VARIO 8 erfasst werden. 6. **Die finale Migration durchführen**\ Übertrage den abschließenden Datenstand aus VARIO 8 anhand des zuvor erprobten Vorgehens in die für den Produktivstart vorbereitete Cloud-Installation. Beachte dabei die beschriebenen Vorbereitungen und Datensicherungen. 7. **Nacharbeiten und Abschlussprüfung erledigen**\ Führe die erforderlichen Nacharbeiten durch und prüfe die übernommenen Daten sowie die für den Start benötigten Einstellungen und Abläufe. Gib die Installation anschließend für die tägliche Arbeit frei. 8. **In der Cloud arbeiten**\ Ab der Freigabe bearbeitest Du Deine neuen Geschäftsvorgänge in VARIO Cloud. Plane für die ersten Tage Zeit ein, um Fragen aus dem Arbeitsalltag zu klären und Einstellungen bei Bedarf nachzujustieren. {% hint style="info" %} **Datenexport gemeinsam mit VARIO planen** Die Datenprüfung und -bereinigung in VARIO 8 kannst Du bereits selbst durchführen. Der Datenexport steht aktuell ausschließlich VARIO-Mitarbeitern zur Verfügung. Stimme deshalb die Testmigration und die finale Migration im Rahmen Deines Migrationsprojekts mit uns ab. {% endhint %} ## Allgemeine Hinweise ### Datenmigration Für die Migration steht in VARIO 8 ein Datenprüfungs- und Exportassistent zur Verfügung. Dieser identifiziert potenzielle Datenprobleme und unterstützt bei der Vorbereitung der Datenübernahme in die VARIO Cloud. Voraussetzung für eine weitestgehend vollständige Migration ist, dass die im Assistenten aufgeführten Prüfungen erfolgreich abgeschlossen und die erkannten Datenfehler vor dem Export bereinigt werden. Nur auf dieser Grundlage können Stammdaten, Bewegungsdaten und weitere Informationen in einem möglichst hohen Umfang übernommen werden. Bitte beachte, dass aufgrund der unterschiedlichen technischen Grundlagen und Datenmodelle von VARIO 8 und VARIO Cloud auch bei vollständig bereinigten Daten nicht jede Information oder individuelle Konfiguration automatisch übernommen werden kann. Sollte die Bereinigung der Datenbestände nicht gewünscht sein oder den wirtschaftlich vertretbaren Aufwand überschreiten, besteht alternativ die Möglichkeit, ausschließlich die relevanten Stammdaten (z. B. Kunden, Lieferanten, Artikel) zu übernehmen und die Historie in VARIO 8 als Archivsystem vorzuhalten. ### Formulare und Reports Formulare, Drucklayouts, Auswertungen und individuelle Reports aus VARIO 8 werden nicht automatisch in die VARIO Cloud übernommen. Die VARIO Cloud verfügt über einen integrierten Reportdesigner, mit dem viele Formulare und Auswertungen eigenständig erstellt und angepasst werden können. Für zahlreiche Anwendungsfälle reichen die Standardfunktionen bereits aus. Sofern individuelle Anforderungen bestehen, die über die Möglichkeiten der Standardkonfiguration hinausgehen, müssen entsprechende Reports, Formulare oder Auswertungen im Rahmen des Projekts neu erstellt beziehungsweise angepasst werden. Der hierfür erforderliche Aufwand ist abhängig vom jeweiligen Umfang und wird gesondert bewertet. ### Auswertungen und Dashboards Auswertungen, Dashboards und individuelle Kennzahlen aus VARIO 8 können aufgrund der neuen technischen Architektur und des geänderten Datenmodells nicht automatisch in die VARIO Cloud übernommen werden. Bestehende Auswertungen und Dashboards müssen daher in der VARIO Cloud neu aufgebaut werden. Viele Anforderungen lassen sich dabei mit den Standardfunktionen und Konfigurationsmöglichkeiten der VARIO Cloud umsetzen. Für individuelle Auswertungen, Kennzahlen oder Dashboards kann zusätzlicher Implementierungsaufwand entstehen. Wir empfehlen, bestehende Auswertungen im Rahmen der Migration kritisch zu überprüfen und nur die tatsächlich benötigten Informationen in die neue Softwaregeneration zu übernehmen. ## Allgemeine Vorbereitungen ### Benutzer anlegen und zuordnen * Lege in der Cloud im [**Admin Center**](/admin-center-handbuch/benutzerverwaltung.md#neuen-benutzer-anlegen) alle Benutzer an. * Weise jeden Benutzer der **Installation** zu. * Kopiere die **Kunden-Benutzer-Referenz-ID** und trage sie in VARIO 8 als **„Externe ID“** ein.
{% hint style="info" %} **Tipp: Platzhalter-Benutzer für inaktive Benutzer** Für inaktive Benutzer kann ein Platzhalter wie beispielsweise `user_altdaten` verwendet werden. {% endhint %} ### Zahlungs- und Lieferbedingungen mappen * Nutze die Gelegenheit, Deine Bedingungen in VARIO 8 zu bereinigen. * Trage in den Zahlungsarten und Lieferbedingungen unter **„externe Informationen“** die Zielbezeichnung aus VARIO Cloud ein.
{% hint style="info" %} Die **Import-Vorlage für V8-Migration** legt **Zahlungsarten**, **Zahlungsbedingungen**, **Lieferarten** und **Lieferbedingungen** anhand der externen Bezeichnungen an oder aktualisiert bereits vorhandene Einträge. Du musst sie deshalb nicht vorab manuell in VARIO Cloud anlegen. {% endhint %} ## Datenqualität in VARIO 8 sicherstellen ### Export-Assistent öffnen * Menüpunkt **9.6.3 – Migration Vario-Cloud** öffnen.
* Starte eine **Datenprüfung**. * Du erhältst Hinweise, welche Daten noch unvollständig oder unpassend für die Cloud sind. Wie zum Beispiel: Fehlende Benutzerzuweisungen, ungültige Artikelnummern oder nicht gemappte Zahlungsarten.
* Rote Einträge **müssen behoben** werden. * Gelbe Einträge sind **optional**, sollten aber geprüft und ebenfalls bearbeitet werden, um konsistente Daten zu erhalten. ### SQL-Hilfen nutzen Zu jeder Prüfung bekommst Du passende **SQL-Statements**, um die betroffenen Datensätze schnell zu identifizieren. {% hint style="info" %} Korrigiere Datenfehler möglichst schon in **VARIO 8**, damit sie auch bei einer späteren Migration behoben sind. Übernimm nötige Korrekturen aus der Testmigration deshalb auch in den Quelldaten. {% endhint %} ## Datenexport aus VARIO 8 {% hint style="info" %} Diese Funktion steht aktuell nur VARIO-Mitarbeitern zur Verfügung, die Dich in einem Migrationsprojekt begleiten. Wenn Du die Migration selbstständig vorbereiten möchtest, nutze zunächst die freigeschaltete Datenprüfung. Wir informieren Dich über unsere News oder auf dieser Seite, sobald die Exportfunktion freigeschaltet wird. {% endhint %} ### Export vorbereiten * Wähle im Assistenten im Reiter **„Export“** ein Export-Verzeichnis.
* Deaktiviere den Upload im Reiter **„Upload“**. * Entferne im Reiter **„Dateien“** den Pfad. DMS-Dateien werden in dem hier beschriebenen Ablauf nicht übernommen. ### Export starten * Speichere die **Konfigurationsdatei**. * Klicke auf **„JSON-Export starten“** – es wird eine ZIP-Datei erzeugt.
## Vorbereitungen in VARIO Cloud ### Leere Cloud-Installation starten * Öffne Deine **neue, leere Installation**, die Du von uns erhalten hast. * Führe den **Willkommensassistenten** durch. ### Grundeinstellungen | Bereich | Maßnahme | | -------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Zählerkreise | Unter **Einstellungen → Allgemein → Zählerkreise** die für die übernommenen **Adress-, Kunden-, Lieferanten- und Kontonummern** relevanten Zählerkreise auf **„Manuell“** stellen. Prüfe dabei die Nummernlänge anhand der Quelldaten; nicht alle Zählerkreise unterstützen eine manuelle Vergabe. | | Artikelnummern | Unter **Einstellungen → Artikel → Parameter** den **„Modus zur Verifizierung von Artikelnummern“** auf **„Freie Eingabe“** stellen, damit Sonderzeichen und Leerzeichen erhalten bleiben. Die Eindeutigkeit der Artikelnummern wird weiterhin geprüft. | | Zusatzfelder | Unter **Einstellungen → Allgemein → Zusatzfelder** über das **Wolken-Symbol** die Vorgabedaten für die VARIO-8-Migration auswählen und importieren. Warte den erfolgreichen Abschluss ab. | | Importvorlage | Unter **System → Import / Export** auf **„Aus Vorlage erstellen“** klicken. In der Liste **„Importvorlagen“** über das **Wolken-Symbol** (**„Import aus VARIO Cloud“**) das Paket **„VARIO8-Importe“** übernehmen. Es enthält die Vorlage **„Import-Vorlage für V8-Migration“**. | ## Import in VARIO Cloud {% hint style="danger" %} **Datensicherung vorher erstellen!** Nachdem Du alle Einstellungen in VARIO Cloud getroffen hast, sichere Deinen Stand **VOR** dem Import. Somit kannst Du jederzeit neue Testmigrationen durchführen und hast später zum Go-Live direkt einen vorbereiteten Stand. Ein Backup kannst Du im [**Admin-Center im Bereich der Installation**](/admin-center-handbuch/installationen-im-uberblick/backups-lizenzen-und-logs.md#manuelle-backups) erstellen. {% endhint %} {% hint style="info" %} Die **Import-Vorlage für V8-Migration** wird regelmäßig aktualisiert. Übernimm sie vor jedem Import erneut über das **Wolken-Symbol**, damit Du mit dem aktuellen Stand arbeitest. {% endhint %} {% stepper %} {% step %} ### Vorlage öffnen Klicke unter **System → Import / Export** auf **„Aus Vorlage erstellen“**. Es öffnet sich die Liste **„Importvorlagen“**.
{% endstep %} {% step %} ### Vorlage auswählen Wähle die **„Import-Vorlage für V8-Migration“** aus. VARIO Cloud legt daraus eine neue [**mehrstufige Verarbeitung**](/vario-cloud-handbuch/system/import-export/mehrstufige-verarbeitung.md) an.
{% endstep %} {% step %} ### ZIP-Datei hochladen Die **ZIP-Datei** aus dem VARIO 8 Export **per Drag-and-drop hochladen**.
{% endstep %} {% step %} ### Importe initialisieren Klicke auf **„Importe initialisieren“**. VARIO Cloud entpackt die ZIP-Datei und legt für jede Tabelle aus VARIO 8 einen eigenen **Teilimport** an. Die Teilimporte erscheinen unterhalb des Dateiuploads. Danach lässt sich die ZIP-Datei nicht mehr austauschen. Die eigentliche Datenübernahme startest Du im nächsten Schritt.
{% endstep %} {% step %} ### Daten importieren Klicke auf **„Daten importieren“**. Die Teilimporte laufen Stufe für Stufe in der Reihenfolge der Vorlage. Wie das genau abläuft, erfährst Du im Abschnitt [**So arbeitet die mehrstufige Verarbeitung**](#so-arbeitet-die-mehrstufige-verarbeitung).
{% endstep %} {% step %} ### Benutzertask prüfen Über das Menü **System > Task Manager > Benutzertasks** oder das Profilbild erreichst Du die laufenden Tasks.
{% endstep %} {% step %} ### Validierung von Importen Fehlerhafte Importe erkennst Du an roten Symbolen.
Mit Klick auf den Eintrag kannst Du die **Importvorschau** aufrufen.
**Beispiel:** Ein fehlendes Land bei einer Adresse kannst Du im betroffenen Quelldatensatz ergänzen. Fehlerhafte Werte bearbeitest Du in den **„Quellspalten“**; falsche Feldzuordnungen korrigierst Du in der Importkonfiguration.
{% endstep %} {% endstepper %} ### So arbeitet die mehrstufige Verarbeitung Die **Import-Vorlage für V8-Migration** besteht aus vielen Teilimporten, die in **Stufen** geordnet sind. Jeder Teilimport liest genau eine JSON-Datei aus der ZIP-Datei. Sein Name zeigt dazu die Bezeichnung und in Klammern den Dateinamen. Die Reihenfolge der Stufen sorgt dafür, dass Grunddaten vor den Daten importiert werden, die auf ihnen aufbauen. So kommen z. B. Länder, Währungen und Steuersätze vor den Adressen, und die Adressen vor den Belegen. | Situation | Was passiert? | | ------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Start über **„Daten importieren“** | Alle Teilimporte der ersten Stufe starten gemeinsam. | | Alle Teilimporte einer Stufe sind beendet | Die nächste Stufe startet automatisch. Als beendet gilt ein Teilimport, der abgeschlossen, fehlerhaft oder ignoriert ist. | | Ein Teilimport ist fehlerhaft | Der Durchlauf wird nicht angehalten. Alle Stufen werden einmal vollständig durchlaufen; die fehlerhaften Datensätze bleiben zur Korrektur stehen. | | Die ZIP-Datei enthält keine passende Datei | Der Teilimport wird als **ignoriert** markiert und übersprungen. | | Alle Teilimporte sind beendet | Die mehrstufige Verarbeitung ist **abgeschlossen** – oder **fehlerhaft**, sobald mindestens ein Teilimport fehlerhaft ist. | {% hint style="info" %} #### Alle Fehler auf einen Blick Über das **Export-Symbol** oben in der mehrstufigen Verarbeitung lädst Du alle Fehler und Meldungen aller Teilimporte samt Datensatz als **JSON-Datei** herunter. So musst Du nicht jeden Teilimport einzeln öffnen, um die Ursachen zu sammeln. {% endhint %} ### Einzelne Importe wiederholen Korrigiere die betroffenen Daten oder Zuordnungen und führe die **Validierung erneut** aus. Starte anschließend **denselben Import** erneut. Bereits erfolgreich importierte Datensätze werden dabei übersprungen; noch nicht abgeschlossene Datensätze werden erneut verarbeitet. Startest Du den Import aus einem Teilimport heraus, fragt VARIO Cloud, ob nur dieser Import (**„Nur diesen Import“**) oder danach auch alle weiteren Teilimporte (**„Alle Importe ausführen“**) laufen sollen. Klickst Du in der mehrstufigen Verarbeitung erneut auf **„Daten importieren“**, beginnt VARIO Cloud bei der ersten Stufe, die noch nicht abgeschlossene Teilimporte enthält. Abgeschlossene Teilimporte bleiben unverändert. ## Support-Tasks ausführen Lass die folgenden Support-Tasks nach erfolgreichem Import durch **VARIO** oder entsprechend **berechtigte Benutzer** ausführen. Stimme die passende Ausführung und die Parameter im Migrationsprojekt ab. | Task | Zweck | | --------------------------------- | ------------------------------------------------------------- | | `job_document_chain_creation` | Baut die Belegketten auf. | | `statistic_rebuild_purchase_fact` | Bereitet die Einkaufsstatistiken nach der Datenübernahme auf. | | `statistic_rebuild_sales_fact` | Bereitet die Verkaufsstatistiken nach der Datenübernahme auf. | ## Nächste Schritte ### Nach der Testmigration Nutze die übernommenen Daten, um Dich und Dein Team mit VARIO Cloud vertraut zu machen und Deine Geschäftsabläufe zu erproben. Dein Tagesgeschäft läuft in dieser Phase weiterhin in VARIO 8. * Prüfe die übernommenen Daten und ob alle wichtigen Prozesse in der Cloud wie gewünscht abgebildet sind. * Passe die benötigten Reports an und richte Benutzerrechte, Workflows oder Automatismen für die Tests ein. * Halte notwendige Korrekturen fest und bereinige Datenfehler möglichst in VARIO 8. Wiederhole die Testmigration bei Bedarf. * Kläre offene Punkte und plane die finale Migration mit dem abschließenden Datenstand aus VARIO 8. Bestätige den Umstellungstermin, sobald Daten, Abläufe und Team bereit sind. ### Nach der finalen Migration Schließe vor dem Produktivstart die beschriebenen Nacharbeiten ab und prüfe die übernommenen Daten sowie die für den Start benötigten Einstellungen und Abläufe. Prüfe dabei auch die gewünschten Vergabemodi und Zählerstände der Zählerkreise. Gib die Installation anschließend für die tägliche Arbeit frei. Ab der Freigabe erfasst Du neue Geschäftsvorgänge in VARIO Cloud. Plane für die ersten Tage Zeit ein, um Fragen aus dem Arbeitsalltag zu klären und Einstellungen bei Bedarf nachzujustieren. ## Häufige Fragen ### Was bedeutet die Fehlermeldung „Der Pfad … ist für das Import-Modul nicht zulässig“ beim Import der V8-Migrationsdaten? Die Meldung bedeutet, dass ein in der Importvorlage verwendetes **Zielfeld** im gewählten **Import-Modul** nicht verfügbar ist. Prüfe den angegebenen Pfad. Verweist er auf ein **Zusatzfeld**, kontrolliere zuerst, ob die benötigten Vorgabedaten unter **Einstellungen → Allgemein → Zusatzfelder** über das **Wolken-Symbol** erfolgreich importiert wurden. Prüfe außerdem, ob Importvorlage und Import-Modul zusammenpassen. Lass eine weiterhin bestehende Abweichung im Migrationsprojekt klären, bevor Du Zuordnungen entfernst. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/datenmigration-aus-vario-8.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. 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