Datenmigration aus VARIO 8

Diese Anleitung zeigt Dir, wie Du Deine Daten aus deiner VARIO 8 On-Premise in Deine neue VARIO Cloud Installation überführen kannst. Der Import in VARIO Cloud ist schnell erledigt – die gründliche Vorbereitung in VARIO 8 ist jedoch entscheidend für eine erfolgreiche Migration.

Beachte das sowohl der Export, als auch der Import je nach Datenmenge einige Zeit in Anspruch nehmen kann.

Version beachten

Der Menüpunkt für die Datenprüfung zur Vorbereitung auf die VARIO Cloud Datenmigration steht Dir ab Version 8.6.22 zur Verfügung. Verwende immer die aktuellste Version, da unsererseits regelmäßig Anpassungen und Optimierungen erfolgen.

Allgemeine Vorbereitungen

Benutzer anlegen und zuordnen

• Lege in der Cloud im Admin Center alle Benutzer an.

• Weise jeden Benutzer der Installation zu.

• Kopiere die Kunden-Benutzer-Referenz-ID und trage sie in VARIO 8 als „ Externe ID“ ein.

Tipp: Platzhalter-Benutzer für inaktive Benutzer

Für inaktive Benutzer kann ein Platzhalter wie beispielsweise user_altdaten verwendet werden.

Zahlungs- und Lieferbedingungen mappen

• Nutze die Gelegenheit, Deine Bedingungen in VARIO 8 zu bereinigen.

• Trage in den Zahlungsarten und Lieferbedingungen unter „ externe Informationen“ die Zielbedingung aus VARIO Cloud ein.

Zahlungs- und Lieferbedingungen müssen in VARIO Cloud nicht manuell angelegt werden – der Import übernimmt die für Dich.

Datenqualität in VARIO 8 sicherstellen

Export-Assistent öffnen

• Menüpunkt 9.6.3 – Migration Vario-Cloud öffnen.

• Starte eine Datenprüfung.

• Du erhältst Hinweise, welche Daten noch unvollständig oder unpassend für die Cloud sind. Wie zum Beispiel: Fehlende Benutzerzuweisungen, ungültige Artikelnummern oder nicht gemappte Zahlungsarten.

• Rote Einträge müssen behoben werden.

• Gelbe Einträge sind optional, sollten aber geprüft und ebenfalls bearbeitet werden um konsistente Daten zu erhalten.

SQL-Hilfen nutzen

Zu jeder Prüfung bekommst Du passende SQL-Statements, um die betroffenen Datensätze schnell zu identifizieren.

Beseitige Fehler immer auf Quellseite (VARIO 8) – das spart Zeit bei späteren Migrationen.

Datenexport aus VARIO 8

Diese Funktion steht aktuell nur unseren Mitarbeitern zur Verfügung, die Sie in einem Migrationsprojekt begleiten. Wir bitten Sie, sofern Sie die Migration selbständig ohne unsere Unterstützung vornehmen möchten, die aktuell freigeschaltete Prüffunktion zu nutzen, um Ihre Daten auf die Migration vorzubereiten. Wir informieren Sie über unsere News oder auf dieser Seite, wenn die Exportfunktion freigeschaltet wird.

Export vorbereiten

• Im Assistenten im Reiter Export, ein Export-Verzeichnis wählen:

• Upload im Reiter Upload deaktivieren.

• Im Reiter Dateien den Pfad entfernen – Die Migration von DMS-Daten befindet sich noch in Arbeit

Export starten

• Speichere die Konfigurationsdatei.

• Klicke auf „JSON-Export starten“ – es wird eine ZIP-Datei erzeugt.

Vorbereitungen in VARIO Cloud

Leere Cloud-Installation starten

• Öffne Deine neue, leere Installation, die Du von uns erhalten hast.

• Führe den Willkommensassistenten durch.

Grundeinstellungen

Bereich	Maßnahme
Zählerkreise	Unter Einstellungen > Allgemein > Zählerkreise auf manuell stellen.
Artikelnummern	Unter Einstellungen > Artikel > Parameter die Option „freie Eingabe“ aktivieren, damit Sonderzeichen oder Leerzeichen beim Import akzeptiert werden
Zusatzfelder	Unter Einstellungen > Allgemein > Zusatzfelder die Vorgabedaten über das Wolken-Symbol herunterladen
Importvorlage	Unter System > Datenimport > +Importvorgang ‘Mit Vorlage’ die Vorgabedaten über das Wolken-Symbol herunterladen

Import in VARIO Cloud

Datensicherung vorher erstellen!

Nachdem Du alle Einstellungen in VARIO Cloud getroffen hast, sichere Deinen Stand VOR dem Import. Somit kannst Du jederzeit neue Testmigrationen durchführen und hast später zum Go-Live direkt einen vorbereiteten Stand. Ein Backup kannst Du im Admin-Center im Bereich der Installation erstellen.

Die Migrationsvorlage wird regelmäßig aktualisiert – prüfe vor dem Import, ob es eine neue Version gibt.

1

Importvorgang anlegen

Unter System > Datenimport auf +Importvorgang > Mit Vorlage klicken.

2

Heruntergeladene V8-Migrationsvorlage auswählen.

3

ZIP-Datei hochladen

Die ZIP-Datei aus dem VARIO 8 Export per Drag-and-drop hochladen.

4

Importe initialisieren

Die Importe starten automatisch in der vorgegebenen Reihenfolge.

5

Daten importieren

Klicke auf „Daten importieren“, um den Vorgang zu starten.

6

Benutzertask prüfen

Über das Menü System > Task Manager > Benutzertasks oder das Profilbild erreichst Du die laufenden Tasks.

7

Validierung von Importen

Fehlerhafte Importe erkennst Du an roten Symbolen.

Mit Klick auf den Eintrag kannst Du die Importvorschau aufrufen.

Beispiel: Ein fehlendes Land bei einer Adresse kann direkt im Importvorgang ergänzt werden. Im Bereich „Quellspalten“ kannst Du die Mapping-Fehler bearbeiten.

Einzelne Importe wiederholen

Nach Korrektur kann die Validierung erneut und nur fehlerhafte Datensätze erneut importiert werden.

Nächste Schritte

Du hast Deine Daten erfolgreich von VARIO 8 in VARIO Cloud übertragen! Sobald der Import abgeschlossen ist, kannst Du sofort loslegen und profitierst von den Vorteilen der Cloud-Plattform – ganz ohne lokale IT-Infrastruktur.

• Prüfe, ob alle wichtigen Prozesse in der Cloud wie gewünscht abgebildet sind.

• Passe Reporte an.

• Richte ggf. neue Benutzerrechte, Workflows oder Automatismen ein.

• Plane frühzeitig die Go-Live-Migration mit Echt-Daten.