Datenmigration aus VARIO 8
Datenmigration von VARIO 8 in VARIO Cloud vorbereiten und durchführen inkl.Datenprüfung, Export, Cloud-Vorbereitung, Import und Validierung.
Diese Anleitung zeigt Dir, wie Du Deine Daten aus deiner VARIO 8 On-Premise in Deine neue VARIO Cloud Installation überführen kannst. Der Import in VARIO Cloud ist schnell erledigt – die gründliche Vorbereitung in VARIO 8 ist jedoch entscheidend für eine erfolgreiche Migration.
Beachte das sowohl der Export, als auch der Import je nach Datenmenge einige Zeit in Anspruch nehmen kann und vor der finalen Umstellung getestet wurde.
Version beachten
Der Menüpunkt für die Datenprüfung zur Vorbereitung auf die VARIO Cloud Datenmigration steht Dir ab Version 8.6.22 zur Verfügung. Verwende immer die aktuellste Version, da unsererseits regelmäßig Anpassungen und Optimierungen erfolgen.
Allgemeine Hinweise
Datenmigration
Für die Migration steht in VARIO 8 ein Datenprüfungs- und Exportassistent zur Verfügung. Dieser identifiziert potenzielle Datenprobleme und unterstützt bei der Vorbereitung der Datenübernahme in die VARIO Cloud.
Voraussetzung für eine weitestgehend vollständige Migration ist, dass die im Assistenten aufgeführten Prüfungen erfolgreich abgeschlossen und die erkannten Datenfehler vor dem Export bereinigt werden. Nur auf dieser Grundlage können Stammdaten, Bewegungsdaten und weitere Informationen in einem möglichst hohen Umfang übernommen werden.
Bitte beachten Sie, dass aufgrund der unterschiedlichen technischen Grundlagen und Datenmodelle von VARIO 8 und VARIO Cloud auch bei vollständig bereinigten Daten nicht jede Information oder individuelle Konfiguration automatisch übernommen werden kann.
Sollte die Bereinigung der Datenbestände nicht gewünscht sein oder den wirtschaftlich vertretbaren Aufwand überschreiten, besteht alternativ die Möglichkeit, ausschließlich die relevanten Stammdaten (z. B. Kunden, Lieferanten, Artikel) zu übernehmen und die Historie in VARIO 8 als Archivsystem vorzuhalten.
Formulare und Reports
Formulare, Drucklayouts, Auswertungen und individuelle Reports aus VARIO 8 werden nicht automatisch in die VARIO Cloud übernommen.
Die VARIO Cloud verfügt über einen integrierten Reportdesigner, mit dem viele Formulare und Auswertungen eigenständig erstellt und angepasst werden können. Für zahlreiche Anwendungsfälle reichen die Standardfunktionen bereits aus.
Sofern individuelle Anforderungen bestehen, die über die Möglichkeiten der Standardkonfiguration hinausgehen, müssen entsprechende Reports, Formulare oder Auswertungen im Rahmen des Projekts neu erstellt beziehungsweise angepasst werden. Der hierfür erforderliche Aufwand ist abhängig vom jeweiligen Umfang und wird gesondert bewertet.
Auswertungen und Dashboards
Auswertungen, Dashboards und individuelle Kennzahlen aus VARIO 8 können aufgrund der neuen technischen Architektur und des geänderten Datenmodells nicht automatisch in die VARIO Cloud übernommen werden.
Bestehende Auswertungen und Dashboards müssen daher in der VARIO Cloud neu aufgebaut werden. Viele Anforderungen lassen sich dabei mit den Standardfunktionen und Konfigurationsmöglichkeiten der VARIO Cloud umsetzen. Für individuelle Auswertungen, Kennzahlen oder Dashboards kann zusätzlicher Implementierungsaufwand entstehen.
Wir empfehlen, bestehende Auswertungen im Rahmen der Migration kritisch zu überprüfen und nur die tatsächlich benötigten Informationen in die neue Softwaregeneration zu übernehmen.
Allgemeine Vorbereitungen
Benutzer anlegen und zuordnen
Lege in der Cloud im Admin Center alle Benutzer an.
Weise jeden Benutzer der Installation zu.
Kopiere die Kunden-Benutzer-Referenz-ID und trage sie in VARIO 8 als „ Externe ID“ ein.
Tipp: Platzhalter-Benutzer für inaktive Benutzer
Für inaktive Benutzer kann ein Platzhalter wie beispielsweise user_altdaten verwendet werden.
Zahlungs- und Lieferbedingungen mappen
Nutze die Gelegenheit, Deine Bedingungen in VARIO 8 zu bereinigen.
Trage in den Zahlungsarten und Lieferbedingungen unter „ externe Informationen“ die Zielbedingung aus VARIO Cloud ein.
Zahlungs- und Lieferbedingungen müssen in VARIO Cloud nicht manuell angelegt werden – der Import übernimmt die für Dich.
Datenqualität in VARIO 8 sicherstellen
Export-Assistent öffnen
Menüpunkt 9.6.3 – Migration Vario-Cloud öffnen.
Starte eine Datenprüfung.
Du erhältst Hinweise, welche Daten noch unvollständig oder unpassend für die Cloud sind. Wie zum Beispiel: Fehlende Benutzerzuweisungen, ungültige Artikelnummern oder nicht gemappte Zahlungsarten.
Rote Einträge müssen behoben werden.
Gelbe Einträge sind optional, sollten aber geprüft und ebenfalls bearbeitet werden um konsistente Daten zu erhalten.
SQL-Hilfen nutzen
Zu jeder Prüfung bekommst Du passende SQL-Statements, um die betroffenen Datensätze schnell zu identifizieren.
Beseitige Fehler immer auf Quellseite (VARIO 8) – das spart Zeit bei späteren Migrationen.
Datenexport aus VARIO 8
Diese Funktion steht aktuell nur unseren Mitarbeitern zur Verfügung, die Sie in einem Migrationsprojekt begleiten. Wir bitten Sie, sofern Sie die Migration selbständig ohne unsere Unterstützung vornehmen möchten, die aktuell freigeschaltete Prüffunktion zu nutzen, um Ihre Daten auf die Migration vorzubereiten. Wir informieren Sie über unsere News oder auf dieser Seite, wenn die Exportfunktion freigeschaltet wird.
Export vorbereiten
Im Assistenten im Reiter Export, ein Export-Verzeichnis wählen:
Upload im Reiter Upload deaktivieren.
Im Reiter Dateien den Pfad entfernen – Die Migration von DMS-Daten befindet sich noch in Arbeit
Export starten
Speichere die Konfigurationsdatei.
Klicke auf „JSON-Export starten“ – es wird eine ZIP-Datei erzeugt.
Vorbereitungen in VARIO Cloud
Leere Cloud-Installation starten
Öffne Deine neue, leere Installation, die Du von uns erhalten hast.
Führe den Willkommensassistenten durch.
Grundeinstellungen
Zählerkreise
Unter Einstellungen > Allgemein > Zählerkreise auf manuell stellen.
Artikelnummern
Unter Einstellungen > Artikel > Parameter die Option „freie Eingabe“ aktivieren, damit Sonderzeichen oder Leerzeichen beim Import akzeptiert werden
Zusatzfelder
Unter Einstellungen > Allgemein > Zusatzfelder die Vorgabedaten über das Wolken-Symbol herunterladen
Importvorlage
Unter System > Datenimport > +Importvorgang ‘Mit Vorlage’ die Vorgabedaten über das Wolken-Symbol herunterladen
Import in VARIO Cloud
Datensicherung vorher erstellen!
Nachdem Du alle Einstellungen in VARIO Cloud getroffen hast, sichere Deinen Stand VOR dem Import. Somit kannst Du jederzeit neue Testmigrationen durchführen und hast später zum Go-Live direkt einen vorbereiteten Stand. Ein Backup kannst Du im Admin-Center im Bereich der Installation erstellen.
Die Migrationsvorlage wird regelmäßig aktualisiert – prüfe vor dem Import, ob es eine neue Version gibt.
Heruntergeladene V8-Migrationsvorlage auswählen.
Einzelne Importe wiederholen
Nach Korrektur kann die Validierung erneut und nur fehlerhafte Datensätze erneut importiert werden.
Nächste Schritte
Du hast Deine Daten erfolgreich von VARIO 8 in VARIO Cloud übertragen! Sobald der Import abgeschlossen ist, kannst Du sofort loslegen und profitierst von den Vorteilen der Cloud-Plattform – ganz ohne lokale IT-Infrastruktur.
Prüfe, ob alle wichtigen Prozesse in der Cloud wie gewünscht abgebildet sind.
Passe Reporte an.
Richte ggf. neue Benutzerrechte, Workflows oder Automatismen ein.
Plane frühzeitig die Go-Live-Migration mit Echt-Daten.
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